informatizacija splitsko-dalmatinske županije

INFORMATIZACIJA SPLITSKO DALMATINSKE ŽUPANIJE

Župan: Ante Sanader

Voditelj Projekta: Sven Gotovac

Kronologija informatizacije SDŽ (1)

• Do 2006. nije bilo sustavnog/planiranog uvođenja informatičke potpore.– Večina proračuna trošena je na “hardware”

– Aplikacije su se nabavljale neorganizirano, sukladno viđenjima pojedinih pročelnika/voditelja

– Aplikacije nisu bile umrežene, rađene su u različitim tehnologijama, različitih dobavljača

– Uobičajeno su se podaci ručno prebacivali iz aplikacije u aplikaciju.

– Do informacija se teško dolazilo.

Kronologija informatizacije SDŽ (2)

• Župan je uočio teškode/sporost pristupa informacijama

– Postavljena je zadada: Informatizirati sustav

• Kako se radi o velikom, složenom sustavu ovakav projekt mogude je realizirati samo projektnim pristupom.

• Pokrenut je Projekt informatizacije SDŽ u suradnji sa Sveučilštem u Splitu, Fakultetom elektrotehnike, strojarstva i brodogradnje (FESB).

Kronologija informatizacije SDŽ (3)

• Napravljena je:– Detaljna snimka postojedeg stanja– Identificirani su ključni poslovni procesi te detaljno

razrađeni– Izrađena je detaljna specifikacija informatičkih rješenja

ključnih poslovnih procesa odnosno detaljna projektna dokumentacija

– Izrađen je plan informatizacije koji je uzeo u obzir postojede stanje, resurse SDŽ, stanje na tržištu.

• Dokument je detaljno raspravljen na svim razinama i službeno usvojen.

Kronologija informatizacije SDŽ (4)

• Izrađeni dokument ukazao je na dva strateška projekta:– Financijski informatički sustav– Sustav za elektroničko upravljanje dokumentacijom

(dokumenti sudjeluju u svim poslovnim procesima, nisu uredno arhivirani, gube se, potrebna dokumentacija teško je dostupna)

• Utvrđeno je da za potrebe informatizacije finacijskog poslovanja postojede rješenje predstavlja dobru osnovu

• Postoje tvrke koje imaju potrebna znanja i iskustva te rješenja koja se mogu prilagoditi potrebama SDŽ.

Kronologija informatizacije SDŽ (5)

• Za sustav za elektroničko upravljanje dokumentacijom nisu identificirani odgovarajudi strateški partneri te se odlučilo na razvoj vlastitog rješenja.

– Ustrojen je projektni tim pod vodstvom FESBa

– Definirane su tehnologije izrade – otvoreni kod

– Provedena je obuka programera

– Pokrenuta je izrada rješenja sukladno usvojenom projektnom planu

Elektronički sustav za upravljanje dokumentacijom (1)

• U prvom koraku rješen je problem zahtvata dokumenata sukladno zakonu o uredskom poslovanju– Prijam dokumenata – prijamna kancelarija

– Zavođenje dokumenata – pisarnica

– Razvođenje dokumenata – slanje dokumenta referentu na izradu.

• Koncepcija rješenja je da se može raditi s više lokacija (pa čak iz kude) – WEB rješenje– SDŽ ima 10 dislociranih ispostava

– Ukupno 250 korisnika

– Stranke moraju imati pristup svojim predmetima

Elektronički sustav za upravljanje dokumentacijom (2)

• REZULTATI– Svi službeni dokumenti su uredno (sukladno zakonu)

zavedeni(Nema izgubljenih dokumenata i svi se lako pronalaze – sukladno ovlastima)

– Svi referenti imaju uvid i mogučnost rada u elektroničkom obliku nad njima dodjeljenim predmetima

– Ugrađene su automatske obavjesti o rokovima

– Nadređeni imaju uvid u izvršenje referenata

– Korisnici imaju WEB uvid u svoje predmete

Proces izdavanja građevinskih i lokacijskih dozvola (1)

• Ovaj proces identificiran je kao prioritet:

– Važan za građanstvo

– Mnoštvo dokumentacije i subjekata koji u njemu sudjeluju

– Brojni nerješeni predmeti

– Sporost rješavanja

– Nemogudnost uvida u stanje

– 10 dislociranih ispostava koje treba povezati

Proces izdavanja građevinskih i lokacijskih dozvola (2)

• Referentima je omoguden izravan pistup svoj dokumentaciji

• Izrađeni su brojni predložci po kojima se izrađuju jednostavnije potrebni akti

• Signalizacije o zakonski postavljenim rokovima

• Korisnici imaju izravan uvid u predmet

• Pročelnik i voditelji ispostava imaju uvid u rad (ispunjenje norme) svakog referenta

Pradenje dokumentacije vezane uz izvršenje proračuna

• Proces izvršenja proračuna prati brojna dokumentacija– Pokretanje postupka nabave

– Natječajna dokumentacija

– Ponude

– Odluke

– Pradenje isporuke

– Pladanje

• Brojni dokumenti prolaze proceduru odobravanjaPROBLEMI:(zagube se, preskoče se pojedini koraci, prekorače rokovi,...)

Pradenje dokumentacije vezane uz izvršenje proračuna

• Realizirano i implementirano automatsko kolanje dokumenata i elektroničko potpisivanje

• Referent elektronički kreira dokument, elektronički ga potpiše i proslijedi nadređenoj osobi na potpis

• Nadređena osoba ima na uvid listu dokumenata za ovjeru.

• Pregledava elektronički dokumente te ih ovjerava (elektroničkim potpisom) ili ih s primjedbama odbija, odnosno vrada na doradu.

• Referent kontinuirano ima uvid u stanje svojih predmeta (ovjereni, na ovjeri, vradeni, odbijeni)

Trenutno u fazi izrade

• Integracija svih postojedih rješenja:

– Elektronički sustav za upravljenje dokumentima

– Finacijski sustav:

• Proračun i plan izvršenja

• Glavna knjiga

• Nakon implementacije e-identiteta građanina i pravnih subjekata omogučiti elektroničku dostavu dokumentacije

Planovi

• Nakon implementacije e-identiteta građanina i pravnih subjekata omogučiti elektroničku dostavu dokumentacije

• Integracija s ostalim državnim informacijskim sustavima

– OIB

– Matice

– MUP

Rezultati• Sva dokumentacija je brzo i jednostavno dostupna

• Poslovni procesi se odvijaju sukladno propisanim procedurama – transparentno poslovanje

• Referentima je omoguden lakši rad s dodjeljenim predmetima (svi predmeti na jednom mjestu, obavijesti o rokovima, statusima, predlošci,..)

• Postignut je bolji uvid u rad referenata, njihovu angažiranost, učinak

• Identificirana su slabe točke te uska grla u procesima

• Korisnici imaju uvid u svoje predmete

PODIGNUTA RAZINA UČINKOVITOSTI I TRANSPARENTNOSTI RADA SPLITSKO DALMATINSKE ŽUPANIJE

Zaključci• Informatizacijom je napravljen jedan značajan

iskorak u učinkovitosti i transparentnosti rada Splitsko dalmatinske županije

• Vrlo složen, zahtjevan i mukotrpan proces

• Potrebno dobro planiranje, odabir sudionika, podrška korisnicima, vođenje projekta te aktivna podrška s najviših razina

• Informatizacija je trajan proces (nove funkcijonalnosti, dorada postojedih)

• Vlastiti razvoj uz podršku lokalnih partnera