itpm project integration

Project Integration

ManagementKelompok 1SETIAWAN WASITO (371163)VIRGIAWAN HUDA AKBAR (372132)RASMIATI RASYID (371458)

Manajemen Integrasi Proyek ?

Suatu aktifitas mengkoordinasi seluruh project management knowledge area yang ada dalam suatu siklus proyek.

Memastikan semua elemen proyek ada disaat diperlukan

Kunci sukses proyek secara umum terletak pada manajemen integrasi proyek yang baik

Merupakan tugas dari seorang project manager, dibantu dengan tim beserta para stakeholder

Proses Manajemen Integrasi Proyek

• Membuat proyek charter bersama para stakeholder untuk membuat dokumen yang secara resmi mengotorisasi proyek

• Membuat rencana manajemen proyek termasuk mengkoordinasikan seluruh rencana untuk menciptakan suatu dokumen yang konsisten dan koheren.

• Memimpin dan mengelola pelaksanaan proyek termasuk melaksanakan rencana manajemen proyek dan hal-hal terkait di dalamnya.

Proses Manajemen Integrasi Proyek (lanj.)

• Memantau dan mengelola proyek termasuk mengawasi kegiatan agar objektif dari suatu proyek terpenuhi.

• Melakukan kontrol perubahan terpadu termasuk mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan di seluruh siklus hidup proyek.

• Menutup proyek dengan menyelesaikan semua kegiatan.

Strategic Planning and Project Selection

Merupakan langkah yang dilakukan sebelum melakukan suatu proyek

Strategic planning dilakukan dengan melakukan analisis terhadap kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari peluang dan ancaman, memprediksi trend, memperkirakan kebutuhan-kebutuhan lain untuk menunjang produk dan layanan baru.

Dilakukan dengan membuat SWOT analisi (Strengths, Weaknesses, Opportunitics, and Threats Analysis)

Strategic Planning and Project Selection (lanj.)

SWOT analisis dapat dilakukan dengan menggunakan mindmap

Strategic planning terdiri dari :• Mengidentifikasi proyek yang potensial

untuk dikerjakan• Memilih proyek yang akan dikerjakan

dengan menggunakan suatu metode tertentu

• Membuat project charter

Metode Pemilihan Proyek

Dilakukan berdasarkan proyek mana yang memberikan keuntungan lebih bagi organisasi

Metode yang umum dilakukan : • Focusing on board organizational needs• Categorizing information technology projects• Performing net present value and other

financial analyses• Using weight scoring model• Implementing a balanced scorecard

Metode Pemilihan Proyek(Focusing on board

organizational needs)Untuk menentukan proyek mana yang akan dikerjakan dapat dilakukan berdasarkan kriteria kebutuhan, dana, dan keinginan.

Untuk proyek yang sulit diukur keuntungannya secara finansial

Metode Pemilihan Proyek(Categorizing information

technology projects)Mengkategorikan proyek berdasarkan beberapa kriteria

Kriteria yang umum digunakan :• Latar belakang yang mendorong adanya

proyek tersebut• Latar belakang umumnya : masalah, peluang,

perintah

• Lamanya waktu pengerjaan dari proyek yang akan dilakukan

• Berdasarkan prioritas proyek secara umum• Prioritas high, medium, low

Metode Pemilihan Proyek(Performing net present value and other

financial analyses)

Terdapat tiga metode :

1. Net Present Value Analysis ( NPV Analysis )

2. Return on Invesment ( ROI )

3. Payback Analysis

Mengembangkan Rencana Manajemen

ProyekDokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan proyek dan kontrol

dinamis, fleksibel, dan dapat berubah ketika lingkungan atau proyek perubahan

Isi Rencana Manajemen Proyekgambaran proyek

deskripsi bagaimana penyusunan proyek dikelola

pengelolaan proses dan teknik yang digunakan

deskripsi pekerjaan

jadwal

biaya yang diperlukan

Gambaran Proyek

Nama proyek

Sebuah deskripsi singkat dari proyek dan kebutuhan yang ditanganinya

Nama sponsor

Nama dari project manager dan anggota tim inti

Penyerahan proyek

Daftar referensi penting.

Daftar istilah dan singkatan project,

Penyusunan Proyek

Bagan organisasi

Tanggungjawab proyek

Informasi organisasi atau proses lain yang terkait

Pengelolaan Proses dan Teknik

Tujuan dari proyek

Control project

Manajement resiko

Staf proyek

Proses teknis

Deskripsi Pekerjaan

Paket pekerjaan utama

Kiriman kunci

Informasi kerja terkait lainnya

Jadwal

Jadwal ringkasan

Jadwal rinci

Informasi jadwal lain yang terkait

Biaya

Ringkasan biaya

Rincian anggaran

Informasi terkait anggaran lainnya

Mengelola Pelaksanaan ProjekPermintan yang sering berubah

Faktor lingkungan perusahaan

Proses organisasi

Teknik Pelaksanaan Proyek

Manajer project bisa saja berkonsultasi dengan para ahli mengenai metodologi, bahasa pemrograman yang digunakan.

Memantau dan Mengendalikan Proyek

Perubahan merupakan sesuatu yang pasti terjadi dalam suatu proyek maka penting bagi pengembang untuk mengikuti proses dalam memantau dan mengontrol proyek.

Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan, mengukur, dan melaporkan hasilnya.

Dua keluaran penting dari proses pemantauan dan pengendalian proyek mencakup rekomendasi tindakan koreksi dan tindakan preventif

Kendali Perubahan Terintegrasi

Ada 3 jenis objek integrated change control yaitu:1. Faktor yang menyebabkan perubahan

dan memastikan bahwa perubahan tersebut menguntungkan.

2. Memastikan bahwa perubahan terjadi.3. Mengatur perubahan yang terjadi;

Kendali Perubahan pada Proyek IT

Pandangan Kuno: Tim proyek harus berusaha keras untuk melakukan pekerjaan tepat seperti rencana, tepat waktu, dan sesuai anggaran

Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu dan biaya tidak akurat

Pandangan modern: Manajemen proyek merupakan suatu proses komunikasi dan negosiasi secara berkelanjutan

Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek harus merencanakannya.

Sistem Pengontrol Perubahan

Sebuah proses yang terdokumentasi secara formal yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen dan pekerjaan proyek berubah

Mendiskripsikan siapa yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana caranya

Change Control Boards (CCBs)

Sekelompok orang yg secara formal bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam suatu proyek

CCBs menyediakan panduan utk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan yg telah disetujui

CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi

CCBs jarang melakukan pertemuan sehingga kemungkinan memakan waktu yang lama untuk sebuah perubahan

Peraturan lain yang biasa digunakan: Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan untuk perubahan dan

mempunyai waktu 48 jam untuk medapatkan persetujuan dari manajemen tertinggi.

Mengkomunikasikan perubahan kepada level manajemen paling bawah dan memastikan tiap orang mengetahui perubahan yang terjadi

Manajemen Konfigurasi

Memastikan bahwa gambaran produk sudah benar dan lengkap

Manajemen Konfigurasi secara khusus mengidentifikasi dan mengkonfigurasi kebutuhan dokumen, mengontrol perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan,serta memeriksa dan menguji produk apakah sesuai dengan kebutuhan.

Suggestions for Performing Integrated Change Control

Menutup Proyek

Untuk menutup proyek maka tim harus menyelesaikan semua aktivitas dan memberikan pekerjaan yang selesai atau yang di batalkan ke pihak yang tepat atau yang berwenang

Output meliputi:

Produk akhir, servis, dan akibat dari transisi

Proses mengubah modal organisasi

Menggunakan Software dalam Manajemen Integrasi Proyek

Beberapa jenis perangkat lunak yang bisa digunakan dalam manajemen integrasi proyek yaitu

Dokumen bisa dibuat dengan menggunakan perangkat lunak word prosessing

Persentasi bisa dibuat dengan menggunakan perangkat lunak presentation

Mengolah informasi dengan spreeadshets atau database

Mengirimkan data dengan menggunakan perangkat lunak komunikasi seperti e-mail

Perangkat lunak manajemen proyek yang bisa melakukan sesuatu secara bersamaan dan menampilkan informasi secara singkat dan jelas.

Business service Manajemen (BSM) tools menggambarkan arah pelaksanaan proses bisnis.

KesimpulanManajemen integrasi proyek merupakan area ilmu pengetahuan tentang bagaimana mengatur suatu proyek dengan menggunakan project live cycle.

Manajemen integrasi proyek memiliki beberapa proses seperti berikut ini :

1. Membuat Project charter

2. Membuat rencana manajemen proyek

3. Memimpin dan mengatur pelaksanaan proyek

4. Mengawasi pekerjaan proyek

5. Melaksanakan perubahan yang terintegrasi

6. Menutup proyek.