kirsi piha: sisäinen viestintä - käärmettä pyssyyn?

Sisäinen viestintä –

käärmettä pyssyyn?

Mitä on sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea tiedonkulkua ja vuorovaikutusta, joka

tapahtuu organisaation tai yhteisön jäsenten tai ryhmien välillä.

Sisäinen viestintä voi olla joko virallista tai epävirallista ja sen viestin viejinä ovat kaikki

organisaation työntekijät johtoportaasta työntekijöihin.

Hyvä sisäinen viestintä on avointa, rehellistä, nopeaa ja helposti ymmärrettävää.

Tavoitteena on, että jokainen organisaation tai yhteisön jäsen tietää missä organisaatiossa mennään ja on myös perillä mahdollisista

tulevista muutoksista.

Sisäisen viestinnän kanavia

Painettu viestintä

Kasvok-kainen

PalaveritNeuvottelut

PalauteKäytävä-

keskustelut

Sisäiset tiedotteet ja

lehdetIlmoitustaulu

SähköpostiIntranet

MobiilityökalutSome

Sähköinen viestintä

Teknologian huima kehitystahti on vaikuttanut myös sisäiseen viestintään.

Uudet päätelaitteet, pilvipalvelut ja sosiaaliset työkalut ovat tutkimusten mukaan paitsi tehostaneet tiedon jakamista,

myös luoneet täysin uudenlaisia tapoja tuntea yhteenkuuluvuutta.

Mikään teknologia ei kuitenkaan voi korvata sosiaalista kontaktia, joka syntyy kasvokkaisessa kohtaamisessa.

Kasvokkaista viestintää pidetäänkin yhä sisäisen viestinnän kanavista keskeisimpänä.

90%

Kasvokkaisessa viestinnässä sanojen merkityksen ohella mm. katseet, eleet ja kehon

kieli vaikuttavat kommunikaatioon.

Entä mitä merkitystä sisäisellä viestinnällä on?

Tutkimuksen mukaan työntekijät, jotka ovat tyytyväisiä organisaationsa sisäiseen

viestintään, suhtautuvat työhönsä positiivisemmin ja ovat sitoutuneempia.

Organisaa-tion mission,

toiminta-ajatuksen ja

arvojen jalkautta-minen Palautteen

antaminen ja vastaanotta

minen

Sisäisen viestinnän

tehtäviä

Työtehtäviin liittyvän tiedon

välittäminen

Sisäisen kulttuurin rakenta-minen ja vahvista-

minen

Organi-saation

muutoksista viestiminen

Sisäisen viestinnän keskeinen tehtävä on organisaation mission, toiminta-ajatuksen ja

arvojen jalkauttaminen sekä työtehtäviin liittyvän tiedon välittäminen.

Sisäinen viestintä luo siis pohjan koko organisaation toiminnalle.

”Mikä mun merkitys on?”

Onnistuneella sisäisellä viestinnällä työntekijöille luodaan vastuullinen ja tärkeä

suhde organisaation asioihin.

Eli ymmärrys ja innostus minun osastani tässä kokonaisuudessa.

Ja kun tuo ymmärrys on saavutettu, ovat työntekijät paitsi motivoituneita myös

sitoutuneempia.

Yritykset, joissa työntekijät ovat sitoutuneimpia, tehdään kaksi ja puoli kertaa enemmän tuottoa kuin niissä, joissa sitoutuminen on

matalaa.

Lisäksi näissä yrityksissä onnistutaan karsimaan työntekijöiden vaihtuvuudesta

aiheutuvia kustannuksia jopa 40 %.

25 % enemmän tuottoa

vuosittain ja liikevaihdon kasvua 48 %

vuodesta 2008

Vahva sitou-

tuminen,

”life as a rackers”

Energiset ja motivoituneet

”rackerit” tarjoavat

poikkeuksel-lista asiakas-

palvelua

We are building a great company.

I want everyone, every Racker, to know that their individual efforts push us closer. I believe that we give

an invitation to all Rackers to be great and let them figure out how to manifest that for themselves and in

their role. We expect to strive for greatness.

Graham Weston, Chairman, Rackspace

”

Sisäinen viestintä luo siis fiilistä yrityksen sisällä.

Sen avulla rakennetaan kulttuuria, joka mahdollistaa paremman tuloksen.

89% globaaleista johtajista on sitä mieltä, että kulttuuri on yhtä tärkeä

liiketoiminnalle kuin strategia.

Bain&Co 2012: The chemistry of engagement

Ja melkein kaikissa organisaatioissa 100% on sitä mieltä, että

”Meillä sisäinen viestintä on ihan perseestä!”

Sisäisen viestinnän sudenkuoppia

”En minä ainakaan ole kuullut tästä mitään.”

Sisäinen viestintä ei ole uskon asia. Tieto ei liiku itsestään edes organisaation sisällä.

Onnistuneen sisäisen viestinnän edellytys on, että viesti kulkee tasapuolisesti kaikille

työntekijöille yhtä aikaa.

Ja nykyaikana, kun informaatiota tulee vähän joka tuutista on relevantin tiedon

vastaanottaminen ja sisäistäminen haaste.

Välineistä viestin välittämiseen ei nykyaikana ole pulaa. Tärkeää on kuitenkin valita

tarkoitukseen sopiva kanava.

Sähköposti sopii palavereista tiedottamiseen, mutta esimerkiksi vaikeista asioista on hyvä

puhua aina kasvotusten.

Tabletteja, älypuhelimia saati työkonetta ei myöskään löydy kaikilta.

HYVIÄ ESIMERKKEJÄ

Se on saatu aikaan käyttämällä

sosiaalista mediaa, joka vahvistaa

sisäistä dialogia ja brändikäsitystä

Roviolla on läpinäkyvyyden, itseilmaisun ja

innovaation kulttuuri

Sosiaalinen media ei kuitenkaan aina ratkaise ongelmia.

Esimerkiksi Ericssonilla huomattiin, että työntekijät eivät kokeneet sen käyttöä luonnolliseksi työympäristössä.

Harkitse tarkkaan, sopiiko sisäinen some yrityksen toimintatapoihin ja kulttuuriin

Sen toimiva käyttö tarvitsee kaikkien tuen

Deloitten kilpailukykyä uhkasi työntekijöiden laskenut motivaatio ja sitoutuminen.

Ratkaisu: uusi työntekijöiden sitouttamisen suunnitelma, jonka avainkohtia ovat yhteisöllisyys, yhteisesti jaetut

arvot ja yhteisen kehityksen seuraaminen.

80 % työntekijöistä oli puolen vuoden

jälkeen sitoutuneita työhönsä

Kokemus sisäisestä

läpinäkyvyydestä vahvistui,

työntekijöistä tuli innokkaita

brändilähettiläitä

Bacardilla huomattiin, ettei työntekijöillä ole

yhtenäistäkäsitystä yrityksen tarinasta

Juhlavuoden kunniaksi

lanseerattiin ”The Anniversary

Hub”, vuorovaikutteinen

online-alusta

Mikä tekee Alkosta huippuluokan työpaikan?

Sisäiseen vuorovaikutukseen kiinnitetään erityistä huomiota

Työntekijöitä arvostetaan yksilöinä

Esimiehet pitävät huolen työilmapiiristä

Tiimit ovat avoimia ja niillä on aikaa keskusteluille

Paljon kehittymis- ja kouluttautumismahdollisuuksia

1. Välittömälle vuorovaikutukselle

varataan mahdollisimman paljon

tilaa ja aikaa

2. Muut sisäisen viestinnän kanavat

tukevat tätä viestintätapaa (Yammer,

työntekijöiden oma radiokanava)

Sisäinen kysely paljasti, että Ikean työntekijät toivovat

enemmän kasvokkain

tapahtuvaa, välitöntä vuorovaikutusta

Vodafonen sisäinen viestintä oli tehotonta ja tarve tiedottaa asioista syrjäytti vuorovaikutuksen.

Sitten alettiin kiinnittää huomiota viestinnän kohdentamiseen ja ajoittamiseen. Aidoille

keskusteluille ja dialogille jäi enemmän aikaa.

Työntekijät olivat tyytymättömiä Lufthansan sisäiseen kulttuuriin ja vuorovaikutukseen.

”Slow and old”

”Strong blame culture”

”There is no innovation due a lack of learning organization culture”

Intensiivinen kehitysjakson ansiosta työntekijöiden luottamus saatiin takaisin:

1. 51 dialogiin keskittyvää tapahtumaa eri maissa2. ”Breakfast with the Executive Board”

3. Laaja henkilöstökysely, josta rahaa hyväntekeväisyyteen

Sisäisen viestinnän merkitys korostuu muutostilanteissa

Fuusioita, lomautuksia ja jatkuvia organisaatiomuutoksia. Suomalaisesta

työelämästä ei ole viime aikoina puuttunut vauhtia.

Muutostilanteissa on tärkeää, että oma väki tietää missä mennään. Muuten työntekijät

kyllästyvät sekavaan tilanteeseen ja ovi alkaa käydä.

”Eivät ihmiset ole muutosvastarintaisia”Arto Hiltunen: Johtamisen taito

Vai miltä sinusta tuntuisi jos saisit tänään kuulla että tehtäväsi muuttuvat huomisesta alkaen

organisaatiomuutoksen myötä?

Avoin sisäinen viestintä tulevasta auttaa sopeutumaan muutokseen hyvissä ajoin.

Aktiivinen viestintä johdon ja alaisten välillä sekä organisaation sisäisten muutosagenttien

tunnistaminen ja innostaminen tekevät muutoksesta sujuvamman.

Kriisiviestinnästä puhutaan paljon. Viestintä kriisitilanteessa keskittyy kuitenkin liian usein ulkoisen maineen vaalimiseen.

Kriisitilanteessa pitäisikin maineen kiillottamisen sijaan keskittyä kertomaan

työntekijöille mitä tilanne tarkoittaa heidän kannaltaan.

Sisäinen viestintä on epäonnistunut, jos työntekijät lukevat yt-uutisista aamun

sanomalehdestä.

Sisäisessä viestinnässä tieto ei lisää tuskaa, vaan se katkaisee huhuilta siivet.

Puskaradion perättömät puheet pilaavat työilmapiriin ja heikentävät tulosta.

On tälle nimikin, nimittäin huhukustannukset.

"Jos 2 500 euroa ansaitseva henkilö käyttää

20 minuuttia työpäivästään huhujen vatvomiseen, kahdensadan henkilön

organisaatiossa se tarkoittaa vuoden aikana

yli kahdensadantuhannen euron menetystä”.

Ja mikä ehkä oleellisinta, sisäinen ja ulkoinen kulkevat käsikädessä.

Ulos ei voida viestiä toista kuin mitä sisällä tapahtuu. Kun organisaation sisällä kuohuu, ei

ulospäin voida vakuutella, että kaikki on kunnossa.

Ristiriitaiset viestit syövät uskottavuutta.

Muutama varoittava esimerkki siitä, miten sisäisen viestinnän ongelmat voivat ottaa tulta

alleen – myös julkisuudessa:

Globaalisti ihmisoikeuksia puolustavaa Amnesty Internationalia repivät sisäiset ristiriidat.

Ideologiset erimielisyydet ja organisaatiomuutokset ovat johtaneet mm. lakkoihin ja työntekijöiden

irtisanoutumisiin.

Sisäinen viestintä on epäonnistunut konfliktin ratkaisussa ja se on eskaloitunut jo ulkoiseksi kriisiksi.

Finnairin johdon ja työntekijöiden vastakkainasettelu on ryöpsähtänyt myös

otsikoihin.

Mediassa ovat puhuttaneet mm. johdon bonukset ja asuntojärjestelyt sekä

työntekijöihin kohdistuvat kustannuspaineet.

Sisäisten konfliktien vellominen mediassa on myös vaikuttanut organisaation maineeseen.

Mutta ei sisäinen viestintä mitään ydinfysiikka ole.

Loppujen lopuksi sisäisessä viestinnässä on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta.

Eikä siihen tarvita mitään temppuja, vaan ihan perus-juttuja.

1. Hyviä ja kohteliaita käytöstapoja

2. Positiivista vuorovaikutusta (tervehditään, sanotaan kiitos, otetaan toisemme huomioon, kuunnellaan, mietitään ennen kuin valitetaan)

Dialogi jättityöpaja 19.11.2013 – amisten tekoja paremman työelämän puolesta

”

Avoimen vuorovaikutusilmapiirin tavoittamiseksi on kuitenkin tehtävä töitä. Sisäisen viestinnän tehtävänä on luoda puitteet, joissa yhteistä dialogia voidaan

käydä.

Eikä dialogi näytä tältä!

Alaiset

Johto

VIE

ST

I

Organisaation sisäisen vuorovaikutuksen kulttuurin luominen vaatii kaikkien yhteisön jäsenten työtä, osallisuutta ja sitoutumista.

Johto näyttää mallia.

Kuvakaappaus: Inc. 1/2014

Meyer pysähtyi henkilökohtaisesti kiittämään ja halaamaan tytäryhtiönsä Shake Shackin

työntekijöitä, jotka päivystivät kylmässä äitien päivän illassa.

Giving them that quick hug which didn’t take that long — three minutes — is going to somehow be

felt by someone at the company, I know it.Danny Meyer, Union Hospitality Group

”

?

Tarvitaan oikeat välineet3

The medium is the message

Marshall McLuhan

”

Halutaan tätä oikeasti2

Sisäistä viestintää ei tehdä vain muodon vuoksi. Vaan siksi, että sillä on oikeasti

merkitystä.

Asenne kuntoon1

Yksisuuntaisesta viestin välittämisestä pitää siirtyä aktiiviseen vuorovaikutukseen.

Tällöin ihmiset eivät jää vain odottamaan informaatiota, vaan etsivät ja tuottavat sitä

myös itse.

Asia on niin, että suomalaiset ovat aikoinaan aivan oikeasti ajaneet käärmeitä pyssyyn. Kyseessä on metsästäjien taika. Esimerkiksi

kirjassa ”Suomen kansan muinaisia taikoja” neuvotaan seuraavasti, miten korjataan pyssy, jota joku on katsonut pahalla silmällä:

”Metsästäessä, jos pyssyn on joku toinen silmännyt, ett’ei elävätä kohti käy, tahi ei laukea, saadaan se siten ennalleen, että ensimmäinen käärme, mikä metsässä tavataan, lasketaan matelemaan pyssyn

volasta sisään latingin luntiksi, jonne se mielellään meneekin, kun vaan pyssyn suun ojentaa käärmeen päätä kohti. Sitte latinki ammutaan

käärmeineen ilmaan, mutta se on vaarallinen ampua, kun käärme on itse pehmeä ja perään antava, joten se pyssystä vaikeasti ulos tulee, ja ruudilla kun on kiiru lähtö, särkee pyssyn ja latinki toisinnan tulee perän

kautta ulos, jos se ei ole erittäin vankka.”

Ilmeisesti käärmeen pyssyyn ajaminen on ollut vaikeaa; siitä sanonta.

Kiitos!