komputerisasi pengolahan data perpustakaan...
Post on 03-Mar-2019
232 Views
Preview:
TRANSCRIPT
KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA
PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Aditya Rizky
05.02.5971
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2012
COMPUTERIZATION DATA PROCESSING OF LIBRARY AT
GENERAL LIBRARY OF REGENCY KULON PROGO
KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA
PERPUSTAKAAN UMUM KABUPATEN KULON PROGO
Aditya Rizky
Armadyah Amborowati
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
It is well known that information systems play an important role in the company and provide useful information for the operation and management. Therefore, many companies have a department of information technology or information systems. So is the library - libraries in Indonesia.
Data was collected by survey (to check and verify the condition of the library
computer system), observation and evaluation of library information systems that have been organized. Library I have encountered in Kulon Progo is still using - the manual method of recording transactions such as decision support and reporting. In that regard, there are some interesting questions: What should be addressed in transaction activity in the library? How do I reduce the weaknesses supposing application development by third parties On decision making development of new systems called information system plan?
In this thesis, the researcher tried to analyze the main points of discussion and the results shown to provide suggestions for the library in Kulon Progo in managing information systems. In addition, the researchers also suggested the library in Kulon Progo to develop a data base of customers to leverage the data already stored in the database in order to provide better value for customers.
Keywords: information, information systems, database, library
1. Pendahuluan
Perpustakaan merupakan salah satu tempat yang sangat penting buat kita. Salah
satu langkah yang sangat menentukan berhasil atau tidaknya proses belajar mengajar
yang diharapkan perlu adanya kegiatan membaca. Untuk mengembangkan budaya
membaca kita sebagai masyarakat Indonesia harus giat membaca. Dengan adanya
perpustakaan, masyarakat tidak perlu membeli buku baru untuk dibaca tapi dengan
adanya perpustakaan kita dapat meminjam secara gratis buku-buku yang kita inginkan.
Banyak macam-macam buku yang ada didalam perpustakaan guna menambah ilmu
pengetahuan kita.
2. Landasan Teori
2.1. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu sistem tidak
akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi tanpa adanya
suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan tidak bisa beroperasi
(Andri Kristanto. 2003:6). Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu
organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta
menyediakan pihak luar dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi
Suatu informasi dapat dikatakan memiliki manfaat dalam proses pengambilan
keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria informasi
yang baik adalah:
1. Akurat; informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari
kesalahan.
2. Tepat waktu; yang berarti informasi yang samai kepada penerima
tidak boleh terlambat, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk
mendapatkan, mengolah dan mengirimnya.
3. Relevan; informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang
menerimanya.
Data Informasi Pengolah
Penyimpanan data
Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya; informasi yang dihasilkan bisa dipercaya
kebenarannya tidak mengada-ada. Informasi mempunyai manfaat yang lebih besar
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat
tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
2.2. Komponen Sistem Informasi
Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa
komponen yang fungsinya sangat penting di dalam sistem informasi, yang dapat
dijelaskan sebagai berikut:
a. Input
Input adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi,
termasuk di dalamnya ada dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.
Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu
bentuk sehingga dapat diterima oleh pengguna yang meliputi; pencatatan,
penyimpanan, pengujian dan pengkodean.
b. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasikan
input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan
seterusnya diolah menjadi output. Komponen ini bertugas merubah segala
masukan menjadi keluaran yang terdiri atas; manusia(pemakai),
metode/prosedur, peralatan komputer dan penyimpanan data.
c. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah
diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.
d. Teknologi
Merupakan bagian yang berfungsi memasukkan input, mengolah input
dan menghasilkan keluaran.
e. Basis data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan
satu dengan yang lain sehingga membentuk satu bangunan data yang
disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan
perangkat lunak.
f. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk
menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan
tidak mengalami gangguan. Pengendalian diperlukan terhadap backup file,
reindexing dan pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.
Gambar 2.3 Siklus informasi
3. Tinjauan Umum
Perpustakaan umum mempunyai peranan yang sangat vital bagi kehidupan kita,
karena dengan adanya perpustakaan ini akan sangat berguna dan bermanfaat bagi
seluruh elemen masyarakat guna menambah ilmu pengetahuan kita.
3.1. Syarat Menjadi Anggota Perpustakaan
Masyarakat Umum
1. Penduduk berdomisili di dekat perpustakaan itu berada
2. Mendapat rekomendasi dari desa/kelurahan. Blanko rekomendasi
disediakan kantor perpustakaan umum.
3. Menyerahkan pas foto 3x4 2 lembar
Pelajar di lingkungan Perpustakaan
1. Mendapat rekomendasi dari sekolah, blanko rekomendasi disediakan
kantor perpustakaan daerah.
2. Menyerahkan pas foto 3x4 cm sebanyak dua lembar.
Input (data) Input (data)
Data ditangkap Data ditangkap
Hasil tindakan Hasil tindakan
Dasar
data
Proses (model)
Gambar 3.1 Bagan syarat-syarat menjadi anggota Perpustakaan Umum
Kabupaten Kulon Progo
3.2. Prosedur Pendaftaran Anggota
1. Bagi pelajar atau masyarakat umum menyerahkan blanko rekomendasi
yang sudah ditandatangani dari pihak berwenang (baik sekolah maupun
kelurahan)
2. Bagi PNS dan Mahasiswa UNY Wates menunjukkan kartu mahasiswa,
kartu tanda penduduk atau bukti diri
3. Menyerahkan pas foto
4. Setelah itu kartu dibuat, dicetak dan ditandatangani oleh petugas
sehingga langsung siap digunakan meminjam buku. Kartu anggota berlaku
satu tahun.
Pelajar (syarat terpenuhi)
PNS (syarat terpenuhi)
Mahasiswa (syarat terpenuhi)
Petugas pendaftaran
Lap.data anggota
perpustakaan
Arsip
Masyarakat umum (syarat terpenuhi)
Gambar 3.2 Bagan prosedur pendaftaran anggota
3.3. Prosedur Peminjaman Buku
1. Pengunjung langsung mencari koleksi di rak sesuai dengan subyek yang
dikehendaki.
2. Pengunjung menyerahkan buku yang akan dipinjam beserta kartu anggota
perpustakaan kepada petugas pelayanan sirkulasi.
3. Setiap anggota hanya boleh meminjam buku 1 eksemplar yang lama
peminjaman satu minggu.
4. Buku diproses oleh petugas pelayanan sirkulasi, kartu buku diberi cap
pengembalian dan nomer anggota, lalu peminjam membubuhkan tanda
tangan, kemudian buku bisa dibawa pulang.
Gambar 3.3 Bagan prosedur peminjaman buku
Pemrosesan oleh
petugas
Buku diserahkan dan tanda
tangan
Pengunjung cari koleksi
buku
Koleksi buku
Laporan peminjaman
Pendaftar serahkan
rekomendasi
Pemrosesan oleh
petugas
Kartu anggota
Pendaftar serahkan foto
3.4. Prosedur Pengembalian Buku
1. Peminjam menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas pelayanan
sirkulasi.
2. Petugas akan mencocokkan nomer dan tanggal kembali pada buku
dengan nomer dan tanggal kembali rak kartu peminjaman perpustakaan.
3. Setelah diketemukan dan sesuai, kartu anggota perpustakaan
diserahkan peminjam dan kartu buku dimasukkan kembali dibuku.
Gambar 3.4 Bagan prosedur pengembalian buku
Petugas cek
nomor dan
tanggal
kembali
Buku
Kartu
diserahkan
kepada
peminjam
Laporan
pengembalian
3.5. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum
Gambar 3.6 Bagan Struktur Organisasi
4. Pembahasan
4.1. Perancangan Sistem
Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk
memberikan gambaran umum pada pemakai tentang komputerisasi sistem
informasi yang dikembangkan. Adapun perancangan ini akan diawali oleh
tahapan-tahapan perancangan yang bertujuan untuk memudahkan
perancangan perangkat lunak sistem aplikasi. Tahaan-tahapan tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut;
1. Bagian perancangan data base
a. Diagram Entity Relationship (ERD)
b. Perancangan struktur database
c. Perancangan program
2. Pembuatan Desain sistem
a. Flowchart Sistem yang diusulkan
Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan
untuk menggambarkan sistem fisik.
b. Data Flow Diagram
DFD bertujuan untuk memudahkan penguna dalam memahami
dan mempelajari arus data dari suatu sistem.
Kepala kantor
Ka sub bagian TU
Kasi pelayanan dan pemasyarakatan
Kelompok jabatan fungsional
Kasi akuisisi dan pengolahan
3. Manual Program
4.2. Rancangan Data Base
4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan.
Data model adalah cara formal untuk menggambarkan data yang
digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Data modelling dibedakan
menjadi dua, yaitu: logical data model dan Physical data model . Penyusunan
model data harus seimbang dengan model proses. Salah satu cara pemodelan
data adalah dengan ERD-Entity Relationship Diagram. Yang. Yang merupakan
rancangan gambar yang menunjukkan informasi dibuat disimpan dan
digunakan dalam suatu system informasi. Adapun rancangan ERD yang
diusulkan adalah sebagai berikut:
1
M
M M
M
M
M
M
M
M
M
1 M
1 1
Gambar 4.7 Entity Relation Diagram Yang Diusulkan
Anggota
Buku
No_Anggota
Kode_Kec
Nama
Pekerjaan
Tgl_Lahir
Judul
Pengarang
Kode_Buku
Penerbit Thn_Terbit
Id_Jenis
No_Anggota
No_pinjam
Tgl_Pinjam Tgl_HrsKembal
i
Mempunyai
Tgl_Kembali
Alamat
Kode_Kec
Alamat
Kecamatan
Kls/jur Tgl_Daftar
Detail pinjam
No_pinjam Kode_Buku
No_kembali
No_pinjam Sumber
Jen_kelami
n
Jenis Jenis Buku
Id_jenis
Kode_CD
Judul_CD
CD Kode_CD
Berjenis
Jabatan Pekerjaan
Detail
pengembalian
pengembalian
mempunyai
meminjam
denda
4.2.2. Diagram Relasi Antar Tabel
Diagram relasi antar tabel yang saling berhubungan digunakan dalam
pemodelan struktur data. Relasi antar tabel dihubungkan oleh sebuah primary
key, terdapat sebelas buah tabel yaitu data buku, data pengarang, data
penerbit, data jenis buku, data CD, data anggota, data alamat, data
peminjaman, detail pinjam, data pengembalian dan detail pengembalian.
Atribut dari masing-masing tabel dapat dilihat ada gambar berikut ini:
4.2.3. Desain Sistem
1. Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan
Gambar 4.1 Flowchart sistem informasi perpustakaan yang diusulkan
Jenis
Input jenis
Pengolahan
jenis
jenis
Pembuatan laporan
jenis
jenis
buku
Input buku
Pengolahan
buku
buku
Pembuatan laporan
buku
buku
Detail pengembal
ian
Input
detail
pengembalian
Pengolahan detail
pengembal
ian
Detail
pengembalian
Pembuatan laporan
detail
pengembalian
Detail pengembal
ian
pengembal
ian
Input
pengembal
ian
Pengolaha
n
pengembalian
pengembal
ian
Pembuatan laporan
pengembal
ian
pengembal
ian
cd
Input cd
Pengolahan
cd
cd
Pembuatan
laporan cd
cd
Detail
pinjam
Input
detail
pinjam
Pengolahan
detail
pinjam
Detail
pinjam
Pembuatan laporan
detail
pinjam
Detail
pinjam
peminjam
an
Input
peminjam
an
Pengolahan peminjama
n
peminjama
n
Pembuatan laporan
peminjama
n
peminjama
n
anggota
Input
anggota
Pengolahan
anggota
anggota
Pembuatan
laporan
anggota
anggota
jabatan alamat
Input
alamat
Input
jabatan
Pengolahan
jabatan
Pengolahan
alamat
jabatan alamat
Pembuatan laporan
jabatan
Pembuatan
laporan
alamat
jabatan alamat
4.2.4. Data Flow Diagram yang diusulkan
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses
yang dibuat untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi dan
memecah menjadi level yang paling rendah (dekomposisi). Perancangan ini
dimulai dalam bentuk yang paling global yaitu diagram konteks (level 0)
kemudian diagram konteks ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail.
Dengan kata lain, DFD menggambarkan dari mana asal data dan kemana
tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan
proses yang dikenakan pada data tersebut. Dari analisa yang dilakukan
diperoleh diagram konteks seperti terlihat pada gambar 4.2, sebagai berikut :
Diagram Konteks
Menunjukkan konteks dimana semua proses utama yang
menyusun keseluruhan sistem. Level ini menunjukkan bagaimana
proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Struktur
diagram terlihat pada gambar 4.1
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
Gambar 4.1 Diagram Konteks
Sistem Informasi
Perpustakaan Petugas
Laporan Data Anggota
Laporan Data Buku
Laporan Data Transaksi
Data Buku
Data Transaksi
Data Anggota
Gambar 4.2 (DFD level 0)
petugas
Peng
olaha
n
jenis
Peng
olaha
n
buku
Pengolahan
detai
pengembali
an
Pengolah
an
pengemba
lian
Pengola
han cd
Pengolahan
detail
pinjaman
Pengolaha
n
peminjaman
Pengolahan
anggota
aa
Peng
olaha
n
jabata
n
Peng
olaha
n
alama
t
cd
pengemb
alian
Detail
pengembalian
buku
jenis
peminja
man
Detail
pinjam
jabatan
alamat
anggota
Pemb
uatan
jenis
Pemb
uatan
buku
Pembuatan
detai
pengembali
an
Pembuata
n
pengemba
lian
Pemb
uatan
cd
Pembuata
n detail pinja
m
Pembuata
npeminja
man
Pemb
uatan
angg
ota
Pemb
uatan
alama
t
Pemb
uatan
jabata
n
petugas
4.3. Rancangan Struktur File Database
Rancangan file merupakan bagian dari elemen basis data yang terdiri
dari field-field, dimana field tersebut merupakan judul dari kolom-kolom data
yang dibuat untuk mengidentifikasi dan mengklarifikasi data berdasarkan pada
tipe datanya, lebar spasi yang dipakai dan setting terhadap jumlah angka di
belakang koma (desimal).
4.4. Rancangan Interface
Rancangan sebuah progam sistem informasi perpustakaan ini
mempunyai sebuah menu utama yang di dalamnya terdapat beberapa
submenu utama yang masing –masing submenu utama tersebut memiliki
submenu yang sesuai dengan kegunaanya.
4.5. Manual Program
Implementasi progam merupakan wujud dari analisa dan desain sistem
yang telah dilakukan sebelumnya. Kemudian antarmuka atau interface
merupakan suatu sarana yang memungkinkan terjadinya interaksi antar
manusia dan computer. Oleh karena itu interface dari system yang dibangun
harus userfriendly agar user senang menggunakannya.
a. Form Password
Form password / login merupakan form yang telah dibuat sedemikian
rupa, yang berfungsi sebagai sarana autentefikasi agar tidak sembarangan
user dapat masuk ke dalam system aplikasi ini. Hal ini dilakukan sebagai suatu
langkah untuk mengamankan data.
Gambar 4.19 Form Password
b. Konfirmasi salah password
Form ini akan muncul jika penggunaan login tidak cocok dengan kata
sandi yang telah terprogram.
Gambar 4.20 Konfirmasi Login
c. Form Menu Utama
Menu utama merupakan form program yang berfungsi untuk
menginputkan data ke dalam sistem, pengolahan transaksi, pembuatan
laporan dan lain-lain. Isi dari menu utama ini antara lain; menu file (data
anggota, data buku, data CD,dan menu exit.), menu transaksi, meliputi
peminjaman dan pengembalian, menu laporan (data anggota , data koleksi dan
data sirkulasi serta menu utility yaitu menu tentang program dan lain-lain.
Gambar 4.21 merupakan capture dari form menu utama.
Gambar 4.21 Form menu utama
d. Form input data anggota
Gambar 4.22 Form data anggota
e. Form edit anggota
Gambar 1.23 Form edit data anggota
f. Form Cari data anggota
Gambar 1.24 form cari anggota
g. Form input data buku
Gambar 4.25 Form data buku
h. Form edit data buku
Gambar 4.26 Form edit koleksi buku
i. Form Pencarian Buku
Gambar 4.27 form cari data buku
j. Form data koleksi CD
Gambar 4.28 Form koleksi CD
k. Form edit data CD
Gambar 4.29 Form edit data CD
l. Form cari data CD
Gambar 4.30 form pencarian data CD
m. Form-form Transakasi
Form transaksi ini digunakan untuk peminjaman buku/CD dan
pengembalian buku/CD. Hal ini menyesuaikan dengan kondisi di Perpustakaan
Kabupaten Kulon Progo.
i. Form transaksi peminjaman seperti pada gambar 4.31
ii. Form transaksi pengembalian seperti pada gambar 4.32
Gambar 4.31 form transaksi pinjam
Gambar 4.32 Form transaksi Pengembalian
n. Form Utility yaitu form yang berisi tentang perangkat lunak yang dipakai
agar sistem informasi dapat berjalan dengan optimal dan informasi tentang
pembuat program sistem informasi perpusda. Form utility terdiri dari :
2. Form lihat Kecamatan seperti gambar 4.33
2. Form Lihat Jenis Buku seperti gambar 4.34
3. Form About program seperti gambar 4.35
4. Form About Programmer seperti gambar 4.36
Gambar 4.35 form about program
Gambar 4.36 form about programer
o. Form – Form Laporan
Form laporan adalah form yang dibuat dengan maksud agar data dapat
dicetak untuk kepentingan instansi perpustakaan.form-formnya antara lain:
1. form laporan data anggota seperti gambar4.37
2. form laporan koleksi buku seperti gambar 4.38
3. form laporan koleksi CD seperti gambar 4.39
4. form transaksi peminjaman seperti gambar 4.40
5. form transasksi pengembalian seperti gambar 4.41
Gambar 4.37 form laporan data anggota
Gambar 4.38 form laporan buku
Gambar 4.41 form laporan pengembalian
5. Penutup
Berdasarkan dari data-data penelitian, pengamatan serta analisa dan
perancangan program sistem informasi , maka penyuasun tugaas akhir menyimpulkan
bahwa,
1. Penggunaan aplikasi database memungkinkan pencarian untuk
mendapatkan suatu informasi yang lebih akurat akan semakin mudah dan
optimal. Sehingga untuk mencapainya diperlukan perancangan sistem informasi
yang didukung dengan menggunakan perangkat lunak antara lain Visual Basic
6.0 dan SQL Server 2000.
2. Diadakannya program komputerisasi ini, diharapkan dapat meningkatkan
kinerja lembaga, yang berdampak semakin maju dan maksimalnya dalam
melayani masyarakat. pada Perpustakaan Umum Kabupaten Kulon Progo.
Pada kesempatan ini juga penyusun memberi saran kepada kantor
perpustakaan umum untuk lebih meningkatkan pelayanan publik, terutama
tentang pelayanan dan kenyamanan bagi pengunjung atau anggota
perpustakaan (keterbatasan ruang membaca). Sedangkan untuk penulis sendiri,
meskipun hasil daripada penyusunan tugas akhir ini masih sederhana dan jauh
dari sempurna, semoga bisa bermanfaat bagi kalangan yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Andri, Kristanto, 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakata: Gava Media.
Budiharto,Widodo S.Si, 2002. Aplikasi Database Dengan SQL Server 2000 dan Visual
Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo. Hengky ,Alexander, M, 2004. Aplikasi Database Menggunakan ADO Visual Basic 6 dan
SQL Server 2000. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo. Tim Divisi Pelatihan dan Pengembangan MADCOMS. 2005. Panduan Aplikasi
Pemrograman Database dengan Visual Basic6.0 dan Crystal Report, Andi. Yogyakarta.
Uus, Rohmawan, 2004. Mengolah Database Dengan SQL dan Cristal Report Dalam
Visual Basic 6.0. Jakarta: PT. Elek Media Komputindo.
top related