lezioni imperfette di project management

LEZIONI IMPERFETTE DI PROJECT MANAGEMENT

Indizi, suggerimenti e strumenti per la gestione social di un progetto

Di cosa stiamo parlando?

Un progetto è uno sforzo

temporaneo intrapreso per creare un

unico servizio o prodotto

….quindi….

temporaneo

unico

ha inizio e fine definiti

uno sforzo indefinito nel

tempo non può essere considerato

un  progetto

il risultato è unico

Può essere un prodotto, un servizio, un

documento, una conoscenza

Il Progetto è ….

un insieme di attività con le seguenti proprietà:

finalizzazione: tutte le attività sono rivolte al conseguimento di un obiettivo comune predefinito e sono distinte dalle altre attività aziendali

multidisciplinarietà: con relativa necessità di integrazione

unicità: l’obiettivo è peculiare del progetto e richiede uno sforzo di definizione, non ripetitivo, del modo di operare

temporaneità: è dato un orizzonte temporale e, dopo aver raggiunto l’obiettivo, il progetto termina.

risorse limitate, da usare, quindi, in maniera efficace ed efficiente.

Il Project management è…

Lewis Un progetto è un compito con più attività che ha specifiche di prestazione, costi, tempo e obiettivi e viene realizzato una sola volta

Juran Un progetto è un problema pianificato per essere risolto

Wideman L’arte di dirigere e coordinare risorse umane e materiali per raggiungere obiettivi prefissati in un limite di tempo, budget e di soddisfazione del cliente

Bibby L’arte di far succedere le cose

Patel &Morris La disciplina di gestire con successo i progetti

PMBOOK L’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di raggiungerne obiettivi e specifiche

Mochal I progetti non sono la routine …

Linee guida per un (in)sicuro successo

Stabilire specifici indicatori di successo che incontrino le aspettative degli stakeholder, controllare la coerenza del progetto, stabilire indici di test

Designare come project manager una persona che abbia le capacità necessarie per guidare un progetto: “commitment to success”, ottime capacità di relazione, autorevolezza.

Chiarire le gerarchie e il percorso progressivo perché siano prese decisioni corrette e tempestive

Individuare e pianificare le attività principali, le risorse e le competenze necessarie per un realistico rispetto dei tempi

Riconoscere e risolvere tempestivamente le criticità (gestione dei rischi)

Ripercorrere i passi progettuali per individuare gli elementi di forza e farne tesoro per le esperienze successive

Project life cycle

Planning (ideazione + pianificazione)

Design (progetto dettagliato) Development (sviluppo) Integration (integrazione) Deployment (messa in esercizio) Post-deployment (verifica e

monitoraggio)

Project life cycle

Ho un’idea/un’esigenza

IdeazioneIndividuo la

soluzioneDesign (progetto dettagliato)

Realizzo la soluzione

Perfeziono lo sviluppo

Development (sviluppo)

Integration (integrazione)Deployment (messa in

esercizio)Post-deployment (verifica e monitoraggio)

Definizione#preliminari

analisi SWOT ovvero: Strenghts Punti di forza Weaknesses Punti di debolezza Opportunities Opportunità Threats Minacce

situazione attuale/interna

situazione potenziale/esterna

Definizione degli obiettivi

test SMART, acronimo di:

 Specifici: gli obiettivi sono dettagliati, chiari e di facile comprensione?

 Misurabili: il risultati prefissati saranno visibili quando il progetto sarà completato? Gli obiettivi sono misurabili quando sono quantificabili i risultati che si vogliono raggiungere.

 Attuabili: l’intero compito, anche se stimolante, è realistico e realizzabile?

 Remunerativi: in che modo il progetto potrà giovare all’organizzazione, ai clienti, al team?

 Tempificati: quali sono i tempi e le scadenze del progetto?

Sviluppo: il test delle 5 C

 Considerare: chiarire la natura del progetto, il tempo e le altre limitazioni, chiedere a se stessi e agli altri di quali informazioni si ha bisogno, identificare gli obiettivi

Consultare: raccogliete tutte le informazioni disponibili e se necessario procedere a una riunione di brainstorming

Chiarire: riesaminare tutte le opzioni per prendere le decisioni e, successivamente, redigere un piano operativo

Comunicare: redigere dei briefing (aggiornamenti informativi) su quello che accade

Controllare: rivedere l’impatto del progetto adottando tutte le azioni correttive necessarie

Il Project management si preoccupa di…

• identificare aspettative degli stakeholder, • Identificare ambito del progetto, • Identificare indici di test

Stabilire specifici indicatori di successo

• Cercare una persona che sia “committed to success”• Cercare una persona che sia comunicativo e abbia

ottime capacità di relazione, • Cercare una persona che sia autorevole

Assegnare il ruolo di project manager

• Mettere a fuoco le principali attività• Mettere a fuoco le risorse richieste• Mettere a fuoco la TimelineSviluppare la

pianificazione

• Agire per organizzare il lavoro nel rispetto delle scadenze

• Agire per riconoscere e risolvere tempestivamente le criticità

• Agire per gestire al meglio le risorse

In corso d’opera

Il perfetto Project management

Lezioni della Sapienza di Roma PMO

Social project management

La social revolution

cambia il modo di fare le cose

Come cambia?

PM 1.0 PM 2.0

Progetti di portata molto ampia

Impostazione centralizzata (modello top-down)

Pianificazione rigidamente schematizzata (GANTT)

Molti stakeholder Risorse incrementali e

rapporti complessi Team di lavoro molto

numerosi Budget enormi Spostamenti continui della

timeline

Benchmark Progetti di dimensioni

ridotte Pianificazione ridotta Nessuna documentazione Do it yourself (team di

piccole dimensioni) Competenze diversificate

(multiple skillsets) Budget contenuti Release ASAP

Social Project Management

La gestione di un progetto deve uniformarsi alla metodologia di lavoro attualmente più funzionale

Legare strettamente al progetto i contenuti e le conversazioni

Gli strumenti social da soli non hanno né struttura né direzione

creare

zoes

Cosa c’è nel progetto per me?

Ogni partecipante deve

trarre beneficio dalla propria partecipazione

lavorare open

Comunicare e connettere le idee Incrementare al massimo la

trasparenza per aumentare la motivazione, il coinvolgimento e produrre maggiore innovazione

La collaborazione e la trasparenza non si applicano solo al team di lavoro, ma coinvolgono i clienti, i partner,….

agire facebook

Dare autonomia

Ogni membro del team di lavoro

possiede dati, valuta le stime e controlla il processo.

Il manager aggrega intelligentemente le informazioni

Le persone sono stimolate a fornire contributi originali che vengono sottoposti a valutazioni pubbliche di credibilità ed autorevolezza

pensare Wikipedia

Programmare in modo realistico Una buona programmazione si

confronta con una realistica incertezza, bilanciando i carichi di lavoro e facendo promesse mantenibili.

Strumenti di programmazione real time con range di stime in grado di gestire l’imprevisto e l’incertezza.

Usare strumenti social

Google Doodle Free software Mindjet Openproject Project open Project.net Gruppi di zoes.it Evernote Ning Intervals Merlin Visual.ly Eventbrite Wunderlist Un confronto tra software di Project management

Manifesto Agile

Stiamo scoprendo modi migliori di creare software,sviluppandolo e aiutando gli altri a fare lo stesso.

Grazie a questa attività siamo arrivati a considerare importanti:

Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumentiIl software funzionante più che la documentazione esaustiva

La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti

Rispondere al cambiamento più che seguire un piano

Ovvero, fermo restando il valore delle voci a destra, consideriamo più importanti le voci a sinistra.

Manifesto Agile sul web

Adriana De CesareResponsabile Area Progetti speciali @ Fondazione Sistema Toscana

Adriana De Cesare

moske

a.decesare@fondazionesistematoscana.it

grazie!

adriana.decesare

FST, adriana