lezioni imperfette di project management
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LEZIONI IMPERFETTE DI PROJECT MANAGEMENT
Indizi, suggerimenti e strumenti per la gestione social di un progetto
Di cosa stiamo parlando?
Un progetto è uno sforzo
temporaneo intrapreso per creare un
unico servizio o prodotto
….quindi….
temporaneo
unico
ha inizio e fine definiti
uno sforzo indefinito nel
tempo non può essere considerato
un progetto
il risultato è unico
Può essere un prodotto, un servizio, un
documento, una conoscenza
Il Progetto è ….
un insieme di attività con le seguenti proprietà:
finalizzazione: tutte le attività sono rivolte al conseguimento di un obiettivo comune predefinito e sono distinte dalle altre attività aziendali
multidisciplinarietà: con relativa necessità di integrazione
unicità: l’obiettivo è peculiare del progetto e richiede uno sforzo di definizione, non ripetitivo, del modo di operare
temporaneità: è dato un orizzonte temporale e, dopo aver raggiunto l’obiettivo, il progetto termina.
risorse limitate, da usare, quindi, in maniera efficace ed efficiente.
Il Project management è…
Lewis Un progetto è un compito con più attività che ha specifiche di prestazione, costi, tempo e obiettivi e viene realizzato una sola volta
Juran Un progetto è un problema pianificato per essere risolto
Wideman L’arte di dirigere e coordinare risorse umane e materiali per raggiungere obiettivi prefissati in un limite di tempo, budget e di soddisfazione del cliente
Bibby L’arte di far succedere le cose
Patel &Morris La disciplina di gestire con successo i progetti
PMBOOK L’applicazione di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di raggiungerne obiettivi e specifiche
Mochal I progetti non sono la routine …
Linee guida per un (in)sicuro successo
Stabilire specifici indicatori di successo che incontrino le aspettative degli stakeholder, controllare la coerenza del progetto, stabilire indici di test
Designare come project manager una persona che abbia le capacità necessarie per guidare un progetto: “commitment to success”, ottime capacità di relazione, autorevolezza.
Chiarire le gerarchie e il percorso progressivo perché siano prese decisioni corrette e tempestive
Individuare e pianificare le attività principali, le risorse e le competenze necessarie per un realistico rispetto dei tempi
Riconoscere e risolvere tempestivamente le criticità (gestione dei rischi)
Ripercorrere i passi progettuali per individuare gli elementi di forza e farne tesoro per le esperienze successive
Project life cycle
Planning (ideazione + pianificazione)
Design (progetto dettagliato) Development (sviluppo) Integration (integrazione) Deployment (messa in esercizio) Post-deployment (verifica e
monitoraggio)
Project life cycle
Ho un’idea/un’esigenza
IdeazioneIndividuo la
soluzioneDesign (progetto dettagliato)
Realizzo la soluzione
Perfeziono lo sviluppo
Development (sviluppo)
Integration (integrazione)Deployment (messa in
esercizio)Post-deployment (verifica e monitoraggio)
Definizione#preliminari
analisi SWOT ovvero: Strenghts Punti di forza Weaknesses Punti di debolezza Opportunities Opportunità Threats Minacce
situazione attuale/interna
situazione potenziale/esterna
Definizione degli obiettivi
test SMART, acronimo di:
Specifici: gli obiettivi sono dettagliati, chiari e di facile comprensione?
Misurabili: il risultati prefissati saranno visibili quando il progetto sarà completato? Gli obiettivi sono misurabili quando sono quantificabili i risultati che si vogliono raggiungere.
Attuabili: l’intero compito, anche se stimolante, è realistico e realizzabile?
Remunerativi: in che modo il progetto potrà giovare all’organizzazione, ai clienti, al team?
Tempificati: quali sono i tempi e le scadenze del progetto?
Sviluppo: il test delle 5 C
Considerare: chiarire la natura del progetto, il tempo e le altre limitazioni, chiedere a se stessi e agli altri di quali informazioni si ha bisogno, identificare gli obiettivi
Consultare: raccogliete tutte le informazioni disponibili e se necessario procedere a una riunione di brainstorming
Chiarire: riesaminare tutte le opzioni per prendere le decisioni e, successivamente, redigere un piano operativo
Comunicare: redigere dei briefing (aggiornamenti informativi) su quello che accade
Controllare: rivedere l’impatto del progetto adottando tutte le azioni correttive necessarie
Il Project management si preoccupa di…
• identificare aspettative degli stakeholder, • Identificare ambito del progetto, • Identificare indici di test
Stabilire specifici indicatori di successo
• Cercare una persona che sia “committed to success”• Cercare una persona che sia comunicativo e abbia
ottime capacità di relazione, • Cercare una persona che sia autorevole
Assegnare il ruolo di project manager
• Mettere a fuoco le principali attività• Mettere a fuoco le risorse richieste• Mettere a fuoco la TimelineSviluppare la
pianificazione
• Agire per organizzare il lavoro nel rispetto delle scadenze
• Agire per riconoscere e risolvere tempestivamente le criticità
• Agire per gestire al meglio le risorse
In corso d’opera
Il perfetto Project management
Lezioni della Sapienza di Roma PMO
Social project management
La social revolution
cambia il modo di fare le cose
Come cambia?
PM 1.0 PM 2.0
Progetti di portata molto ampia
Impostazione centralizzata (modello top-down)
Pianificazione rigidamente schematizzata (GANTT)
Molti stakeholder Risorse incrementali e
rapporti complessi Team di lavoro molto
numerosi Budget enormi Spostamenti continui della
timeline
Benchmark Progetti di dimensioni
ridotte Pianificazione ridotta Nessuna documentazione Do it yourself (team di
piccole dimensioni) Competenze diversificate
(multiple skillsets) Budget contenuti Release ASAP
Social Project Management
La gestione di un progetto deve uniformarsi alla metodologia di lavoro attualmente più funzionale
Legare strettamente al progetto i contenuti e le conversazioni
Gli strumenti social da soli non hanno né struttura né direzione
creare
zoes
Cosa c’è nel progetto per me?
Ogni partecipante deve
trarre beneficio dalla propria partecipazione
lavorare open
Comunicare e connettere le idee Incrementare al massimo la
trasparenza per aumentare la motivazione, il coinvolgimento e produrre maggiore innovazione
La collaborazione e la trasparenza non si applicano solo al team di lavoro, ma coinvolgono i clienti, i partner,….
agire facebook
Dare autonomia
Ogni membro del team di lavoro
possiede dati, valuta le stime e controlla il processo.
Il manager aggrega intelligentemente le informazioni
Le persone sono stimolate a fornire contributi originali che vengono sottoposti a valutazioni pubbliche di credibilità ed autorevolezza
pensare Wikipedia
Programmare in modo realistico Una buona programmazione si
confronta con una realistica incertezza, bilanciando i carichi di lavoro e facendo promesse mantenibili.
Strumenti di programmazione real time con range di stime in grado di gestire l’imprevisto e l’incertezza.
Usare strumenti social
Google Doodle Free software Mindjet Openproject Project open Project.net Gruppi di zoes.it Evernote Ning Intervals Merlin Visual.ly Eventbrite Wunderlist Un confronto tra software di Project management
Manifesto Agile
Stiamo scoprendo modi migliori di creare software,sviluppandolo e aiutando gli altri a fare lo stesso.
Grazie a questa attività siamo arrivati a considerare importanti:
Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumentiIl software funzionante più che la documentazione esaustiva
La collaborazione col cliente più che la negoziazione dei contratti
Rispondere al cambiamento più che seguire un piano
Ovvero, fermo restando il valore delle voci a destra, consideriamo più importanti le voci a sinistra.
Manifesto Agile sul web
Adriana De CesareResponsabile Area Progetti speciali @ Fondazione Sistema Toscana
Adriana De Cesare
moske
grazie!
adriana.decesare
FST, adriana