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Manual de Procedimentos
Volume 1.2 – Pós Graduação e Formação Contínua
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 2
Aprovado
Índice Princípios Gerais ............................................................................................................................................... 3
Abreviaturas e Acrónimos.................................................................................................................................. 6
Legislação Aplicável .......................................................................................................................................... 7
Capítulo 1 – Doutoramentos .............................................................................................................................. 8
Processo 1 – Candidatura ........................................................................................................... 8
Processo 2 - Matrícula .............................................................................................................. 11
Processo 3 - Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese.................................................................................................................................................. 15
Processo 4 - Alteração ao plano curricular ................................................................................ 17
Processo 5 – Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares .............................................. 19
Processo 6 - Orientação Científica ............................................................................................ 21
Processo 7 - Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas 23
Processo 8 – Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos/ anulação do processo .... 26
Processo 9 – Propinas e outros emolumentos .......................................................................... 28
Processo 10- Lançamento de Pautas........................................................................................ 31
Processo 11 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ...................................... 34
Processo 12 – Provas ............................................................................................................... 36
Capítulo 2 – Cursos não conferentes de grau ................................................................................................. 43
Processo 1 - Candidatura.......................................................................................................... 43
Processo 2 - Matrícula .............................................................................................................. 46
Processo 3 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ........................................ 49
Capítulo 3 - Unidades Curriculares Isoladas ................................................................................................... 51
Processo 1 – Candidatura e Matrícula ...................................................................................... 51
Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos ........................................................ 54
Capítulo 4 - Equivalências/Reconhecimentos de Grau (Licenciado/Mestre/Doutor) ...................................... 56
Processo 1 - Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado ........................................ 56
Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos ........................................................ 59
Processo 3 - Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado .................................. 61
Processo 4 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre ................... 63
Processo 5 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Doutor ................... 66
Capítulo 5 – Agregação ................................................................................................................................... 68
Processo 1 – Pedido de Agregação .......................................................................................... 68
Processo 2 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ........................................ 76
Capítulo 6 - Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica ....................... 78
Processo 1 – Requerimento de Provas de Habilitação .............................................................. 78
Processo 2 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos ........................................ 80
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 3
Aprovado
Princípios Gerais
O Núcleo de Pós-Graduação e Formação Contínua, NPGFC, é a estrutura dos Serviços
Académicos do IST responsável pela gestão dos processos e procedimentos
administrativos no âmbito do 3º Ciclo de Estudos Superiores, procurando alicerçar os
objetivos da Escola em termos de qualidade na prestação de serviços.
O NPGFC, garante a instrução de todos os processos referentes a:
• Programas de Doutoramento;
• Provas Académicas conducentes à atribuição dos títulos de Agregado e de
Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica;
• Cursos de Mestrado (pré-Bolonha);
• Processos de equivalência e reconhecimento de graus académicos (Licenciado,
Mestre e Doutor);
• Cursos não conferentes de Grau, nomeadamente os Diplomas de Formação
Avançada e os Cursos de Especialização;
• Formação contínua de curta duração.
Compete a esta estrutura, seguir:
• A legislação em vigor;
• Os regulamentos e normas internas do IST;
• As decisões dos Órgãos da Escola.
Compete a esta estrutura, garantir que:
• São organizados e controlados os processos relativos à candidatura, matrícula,
inscrição, frequência e aproveitamento dos alunos;
• São instruídos todos os processos de propinas nomeadamente no que diz respeito à
sua cobrança;
• É efetuada a cobrança de taxas, emolumentos e demais pagamentos a efetuar por
alunos;
• São processados lançamento de classificações e arquivo de pautas;
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 4
Aprovado
• São efetuados todos os procedimentos legais para a realização de provas
académicas conferentes de grau e título académicos;
• São geridos os processos associados ao arquivo académico;
• São cumpridos todos os requisitos necessários à elaboração de planos de
equivalências;
• É assegurada a organização dos processos de atribuição de equivalência de graus e
títulos académicos;
• São emitidos e entregues as cartas de curso, diplomas, certidões e declarações;
• São efetuados todos os procedimentos inerentes à criação, alteração e suspensão
de cursos;
• A dinamização e apoio à Formação Contínua no IST, designadamente no que
respeita à realização de ações de formação de curta duração, destinadas a diversos
públicos-alvo;
• Que é assegurada uma constante colaboração com a equipa de suporte do Sistema
de Informação – Fénix – que suporta a gestão académica e administrativa dos
programas de ensino,
• Todo o expediente é devidamente registado e arquivado;
O NPGFC está organicamente integrado na Direção Académica do IST, apresentando a
seguinte estrutura organizativa:
• Coordenação;
• Grupo de trabalho de Atendimento;
• Grupo de trabalho de Registo Académico;
• Grupo de trabalho de Provas Académicas;
• Grupo de trabalho de Logística e Arquivo. Todos os grupos de trabalho respondem a informações diversas via RT, e-mail ou telefone.
Eventuais dúvidas podem ser endereçadas para o núcleo através do e-mail: npfc@ist.utl.pt
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 5
Aprovado
Devido à nova estrutura da Direção Académica, a parte referente à Formação Contínua, foi inserida na Assessoria Técnica para os Assuntos de Formação.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 6
Aprovado
Abreviaturas e Acrónimos
CC – Conselho Científico
CCCC- Comissão Coordenadora do Conselho Científico
CE – Comissão de Equivalências
CG – Conselho de Gestão
DA – Direção Académica
FCT – Fundação para a Ciência e Tecnologia
IST - Instituto Superior Técnico
NPGFC – Núcleo de Pós-Graduação e Formação Contínua
NT – Núcleo de Tesouraria
RUTL – Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa
UC’s – Unidades Curriculares
UO – Unidade Orgânica
DSI – Direção de Serviços de Informática
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Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 7
Aprovado
Legislação Aplicável
Ver Volume 1 - Direção Académica.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 8
Aprovado
Capítulo 1 – Doutoramentos
Processo 1 – Candidatura
A formalização da candidatura apresenta três formatos: presencialmente no Front-Office do
NPGFC, online na versão pt através do link: https://fenix.ist.utl.pt/candidaturas/phd/ e na
versão EN através do link: https://fenix.ist.utl.pt/candidaturas/phd/?locale=en_EN) ou para o
email: npfc@ist.utl.pt.
No ato da candidatura devem ser entregues os seguintes documentos:
• Formulário de candidatura;
• Certidão discriminativa comprovativa do grau académico com média;
• Programa das disciplinas (se aplicável);
• Documento de identificação;
• Cartão de contribuinte;
• Plano de Investigação (se aplicável);
• Carta de aceitação dos orientadores científicos (se aplicável);
• Carta de Motivação;
• Cartas de referência (opcional);
• Outros documentos que o candidato considere relevantes;
A candidatura só é válida após a liquidação do respetivo emolumento.
O sistema Fénix atribui automaticamente um número ao candidato (ex: D XX/ANO).
A candidatura e respetivos documentos são submetidos (via Fénix) à Coordenação do
Curso para apreciação e elaboração de parecer, sobre a admissibilidade ou não do
candidato. Após submissão do parecer, a Coordenação do Núcleo verifica a sua
conformidade para despacho do Conselho Científico
Caso não se encontre em conformidade, a Coordenação do Núcleo devolve (via fénix) o
parecer ao Coordenador do Curso para respetiva retificação.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 9
Aprovado
Após a homologação, a Coordenação do Núcleo entrega o processo ao grupo de trabalho
de Registo Académico para inserir o parecer no sistema Fénix, emissão e envio de ofício ao
candidato sobre o resultado de que foi objeto a sua candidatura e disponibilizam as
unidades curriculares para posterior inscrição a realizar pelo aluno. Em caso de aceitação,
o candidato dispõe de 20 dias úteis para formalizar a matrícula.
O NPGFC arquiva uma cópia do ofício no processo do aluno e é registado no Fénix a
indicação de que o ofício foi enviado.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 10
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Candidaturas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1 Candidatura
Dentro dos prazos académicos da Escola
verificação de conformidade de Candidatura, criação de candidatura no sistema Fénix; cobrança do emolumento, envio da candidatura ao Coord. Curso em questão via Fénix.
Registo no Fénix
Candidato Coord. Curso.
Coord. Curso Conselho Científico
Grupo de Trabalho de Registo Académico
Após homologação (deferido ou indeferido) da candidatura
- emissão de ofício ou e-mail ao candidato - criação do Plano de Estudos
Registo no Fénix
Coordenador do Curso
Candidato Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 11
Aprovado
Processo 2 - Matrícula
No ato da matrícula o candidato deve:
• apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);
• entregar o formulário de matrícula devidamente preenchido;
• entregar 1 fotografia;
• proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver
tabela de emolumentos e regulamento de propinas);
Procede-se à formalização da matrícula no sistema Fénix, o qual gera automaticamente um
novo número de aluno ou assume o número de aluno caso este já tenha sido aluno do IST.
O Grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:
• Cartão do seguro escolar;
• Declaração de matrícula (caso solicitado);
• Recibo referente aos pagamentos efetuados.
E informa o seguinte:
• Para dispor do seu portal de aluno IST, deverá deslocar-se à Direção de Serviços de
Informática (DSI) para ter acesso ao sistema Fénix.
• Para adquirir o cartão de estudante deverá dirigir-se à entidade bancária (Caixa
Geral de Depósitos – agência IST).
• A inscrição nas unidades curriculares que constam do plano curricular será feita
online de acordo com a calendarização dos prazos no guia académico
O Grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para
arquivo e procede ao registo do aluno na base de dados estatísticos.
De seguida, o processo é remetido para a Assessoria Financeira da DA que regista o
pagamento e entrega ao Grupo de trabalho de Registo Académico, para digitalização da
ficha de matrícula.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 12
Aprovado
Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT). Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 13
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Matrícula
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
2 Matrícula
No prazo de 20 dias úteis após a receção do ofício de aceitação
verificação de conformidade da documentação; criação de matrícula e atribuição de n.º de aluno via Fénix; cobrança e de propinas, taxa de inscrição e seguro escolar; preenchimento de inquérito RAIDES; e dados Reitoria e GPEARI;
Registo de matrícula no Fénix
Candidato. Assuntos Financeiros Registo Académico
Atendimento. Assuntos Financeiros. Registo Académico.
N/A
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 14
Aprovado
preenchimento ficha de papel e arquivo da mesma; transferência do processo para Assessoria Financeira da DA; criação de pasta de arquivo.
Grupo de Trabalho de Registo Académico
Após a matrícula
- Inscrição em disciplinas (caso o aluno não realize a inscrição online) - Atribuição de créditos ECTS - digitalização da ficha de matrícula
Registo no Fénix Aluno Não aplicável
Registo Académico Não aplicável
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 15
Aprovado
Processo 3 - Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese
Até 24 meses após a data da matrícula o aluno deve apresentar publicamente a proposta
de tese perante a Comissão de Acompanhamento de Tese (CAT).
O sistema Fénix gera alertas para todos os intervenientes no processo, reiterando a
necessidade de elaboração da constituição da CAT.
O Coordenador do Curso poderá proceder à constituição da CAT através da minuta
disponível em: http://npfc.ist.utl.pt/html/doutoramentos/. O Coordenador deverá digitalizar e
submeter o documento no sistema.
Com a submissão da proposta, o sistema gera um alerta a informar o NPGFC.
A Coordenação do Núcleo verifica se a constituição da CAT está em conformidade com o
estipulado no Regulamento Geral de Doutoramentos do IST.
O grupo de trabalho de Registo Académico procede à validação no sistema e ao envio da
cópia da constituição da CAT ao aluno através de email.
A marcação do seminário para apresentação pública da proposta de tese fica a cargo do
Coordenador de Curso. Após apresentação pública da proposta da tese, é elaborado um
relatório. Este documento é assinado pelos membros da CAT e pelo Coordenador do
Curso.
O sistema Fénix gera alerta no portal do Coordenador do Curso, a informar a necessidade
de entrega do relatório da CAT. O Coordenador deverá digitalizar o relatório e submeter ao
NPGFC (via Fénix), gerando um alerta ao Núcleo.
A Coordenação do Núcleo verifica a conformidade do relatório de CAT. O Registo
Académico insere no sistema e informa o aluno por email.
O relatório da CAT (em suporte papel) é arquivado no processo do aluno.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 16
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Formalização da constituição da CAT / Apresentação pública da proposta de tese
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Registo Académico
3 Formalização da constituição da CAT/ Apresentação pública da proposta de tese
Até 24 meses após a matrícula
Verificação de conformidade, Validação da CAT no sistema Fénix e envio da informação ao aluno
Registo no Fénix
Coordenador do curso
Candidato Coordenadora do NPGFC
NA
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 17
Aprovado
Processo 4 - Alteração ao plano curricular
O pedido de alteração do plano curricular, deve ser formalizado em formulário
disponibilizado pelo núcleo.
O aluno deve solicitar aceitação da alteração do plano junto da orientação científica e do
Coordenador do Curso pela assinatura do formulário referido anteriormente. Após a entrega
deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em primeiro lugar, pela
Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação. O grupo de trabalho
de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos os intervenientes do
processo do aluno.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 18
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Alteração ao Plano Curricular
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1.4 Alteração do Plano Curricular
Até à conclusão do DEA
Entrega do formulário devidamente preenchido no NPGFC;
Plano Curricular Alterado
Aluno Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
Grupo de Trabalho de Registo Académico
De acordo com as normas definidas nos prazos académicos
- alteração no Fénix (inscrição e/ou anulação das unidades curriculares - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores - atribuição de ECTS
Registo no Fénix
Aluno
Aluno, Orientador e Coordenador do Curso
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 19
Aprovado
Processo 5 – Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares
Quando os coordenadores elaboram o plano de estudos de um aluno, poderão atribuir
equivalências/dispensa, por formação anterior, de acordo com o estipulado no Regulamento
dos Diplomas IST do 3º Ciclo de Estudos Superiores com a respetiva atribuição de ECTS e
classificação.
Neste caso, os alunos devem proceder, ao pagamento das equivalências atribuídas.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 20
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Equivalências / Dispensa a Unidades Curriculares
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Registo Académico
5 Equivalências/ Dispensa a Unidades Curriculares
Sempre que requerido
Entrada do requerimento e envio para despacho ao CC e posteriormente Comissão de Equivalências
Registo no Fénix das equivalências atribuídas
Aluno CC Comissão de Equivalências
CC
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 21
Aprovado
Processo 6 - Orientação Científica
A definição da Orientação científica é formalizada pela apresentação de uma carta de
aceitação de cada um dos seus elementos, respeitando as seguintes normas:
• A orientação científica da tese de doutoramento ficará a cargo de um professor ou de
um investigador doutorado, nacional ou estrangeiro.
• O regime de orientação conjunta é obrigatório sempre que o orientador seja externo
ao IST, sendo a coorientação exercida por um professor ou investigador doutorado
do IST.
• Noutras situações em que se justifique o regime de orientação conjunta, podem ser
nomeados coorientadores professores ou investigadores doutorados de reconhecido
mérito.
Pedido de alteração da Orientação Científica:
O pedido de alteração de Orientação Científica, Orientador e/ou Coorientador é realizado
pelo aluno, em formulário disponibilizado pelo Núcleo. O documento deverá obter a
concordância e assinatura do antigo orientador/coorientador, do novo elemento de
orientação, bem como pelo Coordenador de Curso e entregue no NPGFC.
No caso de haver alteração ao plano de investigação, o aluno deve anexar o novo plano,
assinado pelo Orientador.
Após a entrega deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em
primeiro lugar, pela Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação.
O grupo de trabalho de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos
os intervenientes do processo do aluno.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 22
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Orientação Científica
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
6 Orientação Científica
- Inclusão de Orientadores e Plano de Trabalhos;
Até ao momento do Requerimento de Prova
Entrega do formulário no
NPGFC
Aprovação/Recusa
Aluno
Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
- Mudança de Orientadores
Durante o Doutoramento
Grupo de Trabalho de Registo Académico
- Formaliza-ção /Alteração de Orientação Científica
Após o deferimento do pedido
- inserir no Fénix - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores
Registo no Fénix
- Aluno - Coordenador do Curso
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 23
Aprovado
Processo 7 - Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas
O aluno pode requerer a entrega antecipada da tese provisória (antes de perfazer o
período de 2 anos) ou solicitar a prorrogação do prazo da mesma (quando excede o prazo
limite de 5 anos de estudos).
O requerimento deve ser devidamente justificado e acompanhado dos pareceres favoráveis
da Orientação Cientifica e do Coordenador do Curso.
Após a entrega deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em
primeiro lugar, pela Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação.
O grupo de trabalho de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos
os intervenientes do processo do aluno. Todos estes pedidos após homologação do CC,
são também objeto de apreciação do CG, no que concerne a propinas. O CG avalia o
pedido e redefine o valor da propina em função do prazo.
Quando o pedido de prorrogação é fundamentado por motivos de saúde devidamente
comprovados, o mesmo não carece dos pareceres referidos anteriormente.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 24
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Pedido de antecipação ou prorrogação da apresentação de provas académicas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de atendimento
7 Antecipação
Antes de completar 2 anos de estudos
Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo
Verificação do requerimento
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Coordenador do Curso
Conselho Científico
7 Prorrogação
Após 5 anos de estudos
Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo
Verificação do requerimento
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Coordenador do Curso
Conselho Científico
Grupo de Trabalho de Registo Académico
7 Antecipação
Após o deferimento do pedido
- inserir no Fénix - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores
Registo no Fénix
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Conselho Científico
Conselho Científico
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 25
Aprovado
7 Prorrogação
Após o deferimento do pedido
- inserir no Fénix - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores
Registo no Fénix
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Conselho Científico
Conselho Científico
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 26
Aprovado
Processo 8 – Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos/ anulação do processo
O aluno pode efetuar o pedido de abandono escolar / suspensão de estudos ou anulação
do processo no decorrer dos seus estudos.
O pedido deve ser fundamentado e dado conhecimento ao Orientador/es Científicos. No
caso da suspensão de estudos, o pedido deverá ser acompanhado de atestado médico.
Após a entrega deste documento no Núcleo, o mesmo será objeto de apreciação, em
primeiro lugar, pela Coordenação do Núcleo e posteriormente pelo CC para homologação.
O grupo de trabalho de Registo Académico procede às alterações no Fénix e informa todos
os intervenientes do processo do aluno. Todos estes pedidos após homologação do CC,
são também objeto de apreciação do CG, no que concerne a propinas.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 27
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de atendimento
8 Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo
NA Receção de requerimento e envio para coordenação do núcleo
Verificação do requerimento
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
Grupo de Trabalho de Registo Académico
8 Pedido de Abandono escolar / suspensão de estudos / anulação do processo
Após o deferimento do pedido
- inserir no Fénix - conhecimento (via e-mail) ao aluno, Coordenador do curso e orientadores
Registo no Fénix
Aluno
(Coordenadora do NPGFC)
Conselho Científico
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 28
Aprovado
Processo 9 – Propinas e outros emolumentos
O pagamento de propinas e outros emolumentos pode ser efetuado presencialmente no
NPGFC através de multibanco, ou por cheque ou numerário junto da tesouraria, mediante a
apresentação de uma guia emitida pelo NPGFC com informação sobre o emolumento e o
respetivo valor a pagar. Podem ainda, ser efetuados através de transferência bancária ou
referência multibanco em candidaturas online. Na tesouraria é emitida ao aluno uma venda
a dinheiro e registado no Fénix a quitação do referido montante.
Todos os pagamentos efetuados por transferência bancária devem ser precedidos do envio de um e-mail com o talão comprovativo do pagamento para o NPGFC, npfc@ist.utl.pt
O Grupo de trabalho de atendimento do NPGFC efetua após o encerramento dos
serviços, diariamente procede à verificação dos duplicados dos recibos emitidos, talões de
multibanco e fecho diário de caixa, e procedem ao registo dos mesmos num ficheiro de
controlo.
No final de cada semana o ficheiro depois de verificado é emitido e enviado para a
tesouraria juntamente com os duplicados dos talões de multibanco e o fecho diário de
caixa.
Os duplicados dos recibos e o ficheiro de controlo mensal são arquivados.
Periodicamente a Tesouraria emite e envia ao NPGFC uma listagem com os pagamentos
efetuados referentes aos cursos de 3º ciclo: pagamentos efetuados através de
transferência bancária, dinheiro ou cheque.
O valor da propina é igual para todos os alunos. No entanto, o aluno poderá ficar abrangido
por uma isenção ou redução da propina, de acordo com o Regulamento de Propinas de
Doutoramento em vigor, em anexo ao presente Manual.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 29
Aprovado
Quando o aluno procede à matrícula efetua o pagamento da inscrição, da propina, taxa de
secretaria e seguro escolar. No caso de alunos em situação de isenção ou direito a redução
de propina, a matrícula só será registada após apresentação de comprovativo que lhe
possa garantir esse benefício.
Quando os emolumentos e/ou propina devidos são pagos por entidades externas, o aluno
deve apresentar a confirmação da responsabilidade do pagamento da propina, por parte
dessa entidade para faturação.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 30
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Propinas e outros Emolumentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de atendimento
9 Propinas e outros emolumentos
A todo o tempo Registo no fénix Emissão de recibo
Fénix Aluno
AT para os Assuntos
Financeiros
Grupo de trabalho de atendimento
NA
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 31
Aprovado
Processo 10- Lançamento de Pautas
As pautas devem ser, submetidas no sistema Fénix.
Após emissão da pauta o Grupo de trabalho de Registo Académico notifica o Docente que
a mesma se encontra disponível para proceder à sua validação e assinatura. Depois da
pauta assinada, o grupo de trabalho de Registo Académico valida a mesma no sistema, o
que vai permitir que a classificação de cada aluno fique disponível no seu portal.
Quando o docente ultrapassa o período de lançamento de notas, especificado no guia
académico, o mesmo terá de se dirigir ao Núcleo para solicitar a emissão da pauta. O
Grupo de trabalho de Registo Académico procede ao lançamento da pauta no sistema
Fénix.
Os docentes responsáveis pelo lançamento de pautas, devem ter em atenção os prazos para efetivar o lançamento. Após ultrapassados os prazos definidos anualmente, o sistema não permite efetivar o lançamento, carecendo o mesmo de autorização superior, nomeadamente do Membro do Conselho de Gestão para os Assuntos Académicos
Após validação da pauta no sistema, o registo académico verifica se o plano curricular do
aluno poderá ser objeto de emissão de apuramento final.
Classificações atribuídas:
• 10 a 20 valores;
• Aprovado – AP;
• Reprovado – RE;
• Não avaliado – NA.
No âmbito do 3º ciclo de estudos não existem melhorias de classificação nem época especial.
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 32
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Lançamento de pautas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de registo académico
10 Lançamento de pautas
De acordo com os prazos académicos fixados na Escola
- dentro do período académico de lançamento de notas: o docente lança via Fénix, presencial ou via e-mail. - Verificação da conclusão ou não da componente curricular a fim de elaborar, ou não, o Apuramento Final
Registo no Fénix e emissão da pauta e assinatura da mesma pelo docente
Responsável da disciplina e/ou Coordenador
Registo Académico
Responsável da disciplina e/ou Coordenador
N/A
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 33
Aprovado
- Requerimento de Lançamento de Notas Fora de Prazo
Fora do período académico de lançamento de notas
- Solicitamos o preenchimento do requerimento - envio ao docente via e-mail sobre o despacho do Conselho de Gestão sobre o requerimento
Área Logística (entrada do requerimento)
Responsável da disciplina e/ou Coordenador
Coordenadora do NPGFC
Conselho de Gestão
Conselho de Gestão
- Apuramento Final
Após verificação do lançamento de todas as notas da componente curricular em conformidade com o plano curricular definido pelo Coordenador
- emissão da Folha de Apuramento Final - Reverificação por outro elemento do Registo Académico - Fecho do apuramento final
Registo no Fénix
Registo Académico
Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 34
Aprovado
Processo 11 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões, diplomas e outros documentos, são solicitados no
atendimento do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do
aluno. Todos estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento.
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos
seguintes parâmetros:
• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a
emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.
• Confirmação do lançamento de todas as classificações e assegura-se que todos os
procedimentos, desde assinatura de atas e homologação de teses foram cumpridos;
• Existência de apuramento final;
• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.
Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos
podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o
que implica o pagamento do dobro do emolumento.
Nos documentos em que a emissão excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são
avisados pelo Núcleo.
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 35
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
11 Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Em qualquer momento
Através das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC
Emissão e entrega da documentação académica solicitada
Aluno/ Candidato
Aluno/ Candidato
Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
Grupo de Trabalho de Registo Académico
11 - Pedido de comprovativos em português e em inglês - certidões, diplomas; - Aproveitamento nas disciplinas - Declarações diversas - Carga horária - Programas
sempre que solicitado pelo aluno / candidato
Emissão pelo Fénix e em versão Word
- Fénix: gera o n.º de identificador - em Excel (mapa de entradas de correio)
Aluno / Candidato
Aluno/ Candidato
Coordenadora do NPGFC
Coordenadora do NPGFC
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 36
Aprovado
Processo 12 – Provas
São requisitos prévios para a submissão da tese:
• A conclusão do curso de doutoramento;
• A aprovação no(s) exame(s) de qualificação (se aplicável);
• O relatório da CAT sobre a avaliação da proposta de tese (se aplicável);
• O pagamento de propinas e demais emolumentos regularizados.
A entrega da tese provisória deverá ser efetuada no prazo mínimo de 2 anos e máximo de 5 anos a contar da data de matrícula.
Documentos necessários para o requerimento de provas:
• Formulário de requerimento de provas;
• Dois exemplares impressos da Tese Provisória, cuja capa deverá estar de acordo
com modelo próprio disponível no NPGFC;
• Oito exemplares da tese provisória em suporte digital, em formato pdf, contendo
ainda o resumo da tese, em Português e em Inglês, dez palavras-chave e o
curriculum vitae;
• Dois exemplares impressos do curriculum vitae;
• Dois exemplares impressos do resumo da tese provisória, em Português e em
Inglês, acompanhado da indicação de dez palavras-chave, de acordo com modelo
próprio disponível no NPGFC;
• Declaração do Orientador e Coorientador, em como têm conhecimento que a tese
(deverá constar o título da tese) vai ser entregue no NPGFC (declaração emitida em
papel timbrado do Departamento/Instituição/Empresa onde exercem atividade);
• Pagamento do respetivo emolumento.
O aluno poderá encontrar na página do Núcleo, no link:
http://npfc.ist.utl.pt/html/doutoramentos/, toda esta informação e modelos a seguir.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 37
Aprovado
Após submissão do requerimento de provas, o grupo de trabalho de Atendimento insere no
Fénix toda esta documentação na área do aluno, ficando no processo em papel, um
exemplar do curriculum vitae, um exemplar da tese em suporte digital, um exemplar do
resumo português/inglês, a declaração do orientador/coorientador. Os restantes
documentos são devidamente arquivados.
De seguida o processo segue para o grupo de trabalho de Provas Académicas, para
solicitar a constituição de júri ao Coordenador do Curso.
Constituição de Júri
O júri de doutoramento é constituído:
• Pelo Reitor da UTL, que preside, ou pelo Presidente do CC do IST, por delegação do
Reitor com capacidade de subdelegação;
• Por um mínimo de três vogais doutorados;
• Pelo orientador ou orientadores, sempre que existam.
Dois dos membros do júri são designados de entre professores e investigadores doutorados
de outras instituições de ensino superior ou de investigação, nacionais ou estrangeiras,
podendo ser considerados três membros nestas condições, desde que o seu número não
exceda o número total de vogais do IST incluindo orientadores ou coorientadores, sempre
que existam.
Pode ainda fazer parte do júri, um especialista de reconhecida competência na área
científica em que se insere a tese.
O júri deve integrar pelo menos três professores e investigadores doutorados do domínio
científico em que s insere a tese.
O número máximo recomendado de vogais do júri será cinco, podendo atingir sete em
situações devidamente fundamentadas.
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 38
Aprovado
Sempre que as provas de doutoramento se realizem numa área científica objeto de
investigação noutras Unidades Orgânicas (UO’s) da UTL para além do IST, o júri respetivo
deverá integrar pelo menos um vogal pertencente a uma daquelas UO’s
Dois dos membros do júri, são nomeados relatores, devendo pelo menos um ser externo ao
IST, excluindo-se o orientador ou orientadores, sempre que existam.
Após ter sido nomeado o júri, a respetiva constituição deve ser dada a conhecer ao
candidato.
O Coordenador do curso, no prazo máximo de 30 dias , deverá enviar ao NPGFC a ata da
reunião da Comissão Científica do curso da qual foi constituído o júri, acompanhado por um
anexo com os contactos dos membros do júri (nome, morada, e-mail e telefone).
A ata será homologada pelo Coordenador do Curso, exceto quando o mesmo é Orientador.
Neste caso, deverá assinar e enviar ao Núcleo para ser homologada pelo Vice-Presidente
do Conselho Científico do IST. Depois da ata homologada, o grupo de trabalho de Provas
deverá proceder à verificação dos elementos enviados e respetiva conformidade com o
estipulado no regulamento elaborando uma corrigenda. De seguida, inserem todos os
dados do júri no fénix.
A constituição é enviada a todos os membros do júri, acompanhada de um exemplar da
tese, resumo, curriculum vitae (suporte papel ou informático).O envio poderá ser via correio
postal ou eletrónica. Os relatores designados nesta constituição, devem num prazo máximo
de 40 dias, enviar a este Núcleo e ao Coordenador do Curso um relatório independente de
apreciação da tese.
Após receção dos pareceres, os mesmos são enviados, via eletrónica, ao Presidente do
júri, com conhecimento ao Coordenador do Curso e Orientador Científico, sendo solicitada
a marcação da primeira reunião de júri. No prazo máximo de 20 dias após a receção dos
pareceres dos relatores, o júri deve reunir. Esta reunião pode decorrer de forma presencial
ou via eletrónica.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 39
Aprovado
Caso decorra de forma presencial, o Presidente do júri informa o Núcleo sobre a data, o
local e a hora da primeira reunião de júri. Por sua vez, o grupo de trabalho de Provas
Académicas informa (via e-mail) todos os membros do júri, anexando os pareceres dos
relatores.
Na reunião o júri deverá ter em conta, os pareceres dos relatores, a opinião de cada um dos
restantes membros e, se aplicável, o relatório da CAT para deliberar sobre a aceitação da
tese para discussão pública.
Na reunião estará presente um membro do NPGFC do grupo de trabalho de provas
académicas, para secretariar a reunião e elaborar um projeto de ata.
Da ata constam os votos de cada um dos seus membros e a respetiva fundamentação, a
qual poderá ser comum a todos ou a alguns membros do júri.
Caso decorra via eletrónica, o presidente do júri deverá encaminhar toda a informação
trocada entre os membros do júri para o NPGFC – Grupo de Trabalho de Provas
Académicas, a fim de procederem à elaboração da ata.
Compete ao Presidente do júri convocar e presidir às reuniões do júri, marcar a prova
pública de defesa de tese, a qual deverá ter lugar no prazo de 60 dias contados a partir da
data da admissão do candidato, assim como comunicar todas as deliberações do júri ao
Coordenador do ciclo de estudos.
Na primeira reunião é tomada a decisão de:
• Aceitação da tese para discussão pública na versão submetida;
• Aceitação da tese para discussão pública numa versão a submeter (alterações de
detalhe recomendadas pelo júri) no prazo de 20 dias a contar da data de deliberação
do júri;
• Rejeição da tese na versão submetida, fornecendo ao candidato as recomendações
necessárias à sua reformulação e submissão, no prazo máximo de 180 dias a contar
da data de deliberação do júri;
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Capitulo 1 - Doutoramentos
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 40
Aprovado
• Rejeição limiar da tese e reprovação do aluno.
No caso da aceitação da tese na versão submetida ou numa versão a submeter, o júri
marca a data da prova.
O aluno recebe, por email, a informação sobre a decisão da reunião. Caso a versão da tese
seja rejeitada o aluno receberá cópia dos pareceres dos relatores. Quando o aluno entrega
a tese reformulada, o grupo de trabalho de Provas Académicas procede ao seu envio para
todos os membros do júri. O Núcleo solicita ao Presidente a marcação da segunda reunião.
Quando recebida a informação da data, do local e hora da segunda reunião, o grupo de
trabalho de Provas Académicas, envia a mesma para conhecimento a todos os membros.
Da decisão da segunda reunião pode resultar nova reformulação, aceitação ou rejeição da
tese. No caso de aceitação e reformulação é marcada a data da defesa pública.
Cabe ao Presidente do júri fazer a gestão da sequência e da distribuição dos tempos das
intervenções nas provas públicas, de acordo com os seguintes princípios:
• Os primeiros 30 minutos deverão ser ocupados pela apresentação pelo candidato de
um resumo/síntese da tese focado nas suas contribuições originais mais
significativas;
• Todos os vogais deverão participar ativamente na discussão;
• Havendo tempo disponível, o Presidente do júri poderá permitir intervenções da
assistência. No final das provas públicas, o júri reunirá em privado para decidir sobre
a aprovação do candidato e a qualificação a atribuir, comunicando então ao
candidato a deliberação tomada.
As provas públicas de defesa da tese não podem em caso algum exceder a duração de 2
horas e 30 minutos.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 41
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Provas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
12 - Requerimento de Provas
Por requerimento do aluno, entre 2 a 5 anos após data de matrícula
Receção e verificação de documentação;
Fénix Aluno Coordenador do curso
NA N/A
Grupo de Trabalho de
Provas Académicas
- Pedido Constituição do Júri de doutoramento
Após rececionar o requerimento de provas do aluno (prazo 30 dias para elaborar o júri)
Solicita-se a constituição de Júri, a nomeação do Presidente do Júri e a nomeação dos 2 Relatores
Júri
NA
Coordenador de curso
Coordenadora do Núcleo
NA
- 1ª Reunião de Júri
No prazo de 20 dias após receção dos pareceres
Procede-se a reunião presencial ou por via
Marcação de provas ou marcação de 2ª reunião
Presidente do júri e membros do Júri
Candidato e membros do júri
N/A
Júri
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Capitulo 1 - Doutoramentos
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 42
Aprovado
eletrónica - Marcação da prova doutoramento
N/A
Comunicação do resultado da reunião de Júri
Agendar dia da prova
Júri
Júri e candidato
N/A
Júri
- Organização do processo para o dia da prova
N/A Elaboração das atas das reuniões, organização do processo, marcação de sala, envio de convocatória ao júri e ao candidato
Prova (60 dias após admissão)
N/A Júri e candidato
N/A N/A
- Conclusão do processo de doutoramento
Após dia da prova
- Upload dos documentos da prova; cd com tese; Apuramento
Conclusão do processo no fénix
N/A N/A
Grupo de Trabalho de
Provas Académicas
N/A
- Registo e envio da conclusão do doutº em mapas para os Organismos previstos na legislação.
Registo em Mapas/Tabelas e envio de teses/CD
N/A
Reitoria; Biblioteca Nacional, Biblioteca do IST, Deptº, GPEARI
Grupo de Trabalho de
Provas Académicas
Coordenadora do Núcleo
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Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 43
Aprovado
Capítulo 2 – Cursos não conferentes de grau Diplomas de Formação Avançada/Cursos de Especialização
Processo 1 - Candidatura
A formalização da candidatura apresenta dois formatos: presencialmente no Front-Office do
NPGFC ou para o e-mail npfc@ist.utl.pt.
No ato da candidatura devem ser entregues os seguintes documentos:
• Formulário de candidatura;
• Certidão discriminativa comprovativa do grau académico com média;
• Programa das disciplinas;
• Documento de identificação;
• Cartão de contribuinte;
• Carta de Motivação;
• Cartas de referência (opcional);
• Outros documentos que o candidato considere relevantes.
A candidatura só é válida após a liquidação do respetivo emolumento.
O sistema Fénix atribui automaticamente um número ao candidato (ex: D XX/ANO).
A candidatura e respetivos documentos são submetidos à Coordenação do Curso para
apreciação e elaboração de parecer, sobre a admissibilidade ou não do candidato. Após
submissão do parecer, a Coordenação do Núcleo verifica a sua conformidade para
despacho do Conselho Científico.
Caso não se encontre em conformidade, a Coordenação do Núcleo devolve o parecer ao
Coordenador do Curso para respetiva retificação.
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Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 44
Aprovado
Após a homologação, a Coordenação do Núcleo entrega o processo à área do Registo
académico para inserir no sistema Fénix, o resultado de que foi objeto a sua candidatura,
emissão e envio de ofício ao candidato.
Em caso de aceitação, o candidato formaliza a matrícula.
O NPGFC arquiva uma cópia do email ou ofício no processo do aluno.
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Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 45
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Candidatura
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1 Candidatura
Dentro dos prazos académicos da Escola
verificação de conformidade de Candidatura, criação de candidatura no sistema Fénix; cobrança do emolumento, envio da candidatura ao Coord. Curso em questão
Aceitação/ recusa da candidatura.
Candidato Coord. Curso.
Coord. Curso Conselho Científico
Grupo de Trabalho de Registo Académico
Após homologação (deferido ou indeferido) da candidatura
- emissão de ofício ou e-mail ao candidato
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Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 46
Aprovado
Processo 2 - Matrícula
No ato da matrícula o candidato deve:
• apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);
• entregar o formulário de matrícula devidamente preenchido;
• entregar 1 fotografia;
• proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver
tabela de emolumentos e regulamento de propinas);
Procede-se à formalização da matrícula no sistema Fénix, o qual gera automaticamente um
novo número de aluno ou assume o número de aluno caso este já tenha sido aluno do IST.
O grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:
• Cartão do seguro escolar
• Declaração de matrícula (caso solicitado);
• Recibo referente aos pagamentos efetuados.
E informa o seguinte:
• Para dispor do seu portal de aluno IST, deverá deslocar-se à Direção de Serviços de
Informática (DSI) para ter acesso ao sistema Fénix.
• Para adquirir o cartão de estudante deverá dirigir-se à entidade bancária (Caixa
Geral de Depósitos – agência IST).
O grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para
arquivo e procede ao registo do aluno na base de dados estatísticos.
De seguida, o processo é remetido para a Assessoria Financeira da DA que regista o
pagamento e entrega à Área de Registo Académico, para digitalização da ficha de
matrícula.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 47
Aprovado
Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT). Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 48
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Matrícula
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
2 Matrícula
Dentro dos prazos académicos da Escola
verificação de conformidade da documentação; criação de matrícula e atribuição de n.º de aluno via Fénix; cobrança e de propinas, taxa de inscrição e seguro escolar; preenchimento ficha de papel e arquivo da mesma..
Fénix Candidato. NA Grupo de trabalho de registo académico.
N/A
Grupo de Trabalho de Registo Académico
Após a matrícula
- inscrição em unidades curriculares;
Registo no Fénix
Aluno AT Assuntos Financeiros
Grupo de trabalho de registo académico.
Não aplicável
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 49
Aprovado
Processo 3 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões, diplomas e outros documentos, são solicitados no
atendimento do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do
aluno. Todos estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos
seguintes parâmetros:
• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a
emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.
• Confirmação do lançamento de todas as classificações;
• Existência de apuramento final;
• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.
• Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos
podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o
que implica o pagamento do dobro do emolumento.
Nos documentos em que a emissão excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são
avisados pelo Núcleo.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 2 – Cursos não conferentes de grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 50
Aprovado
MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
3 Pedido de emissão de todo o tipo de documentação académica
Em qualquer momento
Através das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC
Emissão e entrega da documentação académica solicitada
Aluno/ Candidato
Aluno/ Candidato
Grupo de Trabalho de Atendimento
Coordenadora do NPGFC
Grupo de Trabalho de Académico
3 Pedido de comprovativos em português e em inglês de: - conclusão do curso (certidões, diplomas) - Aproveitamento nas disciplinas - Declarações diversas - Carga horária - Programas
- sempre que solicitado pelo aluno / candidato
Emissão pelo Fénix e em versão Word
- Fénix: gera o n.º de identificador - em Excel (mapa de entradas de correio)
Aluno / Candidato
Aluno/ Candidato
Grupo de Trabalho de Académico
Coordenadora do NPGFC
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 51
Aprovado
Capítulo 3 - Unidades Curriculares Isoladas
Processo 1 – Candidatura e Matrícula
A formalização da candidatura apresenta dois formatos: presencialmente no Front-Office do
NPGFC ou para o e-mail npfc@ist.utl.pt. O candidato elabora um requerimento ao CC no
qual manifesta o seu interesse em frequentar Unidades curriculares isoladas.
O NPGFC envia o requerimento ao Coordenador do Curso a que pertence(m) a(s) UC(s)
escolhidas pelo interessado, o qual é objeto de parecer pelo Coordenador. Em caso de
aceitação, o NPGFC submete ao CC o requerimento para homologação e informa o
interessado para proceder à matrícula/inscrição.
No ato de inscrição devem ser entregues os seguintes documentos:
• Formulário de matrícula, indicando as UCs em que se inscreve;
• Certidão discriminativa comprovativa do grau académico com média;
• Documento de identificação;
• Cartão de contribuinte;
• Apresentar o boletim de vacinas (vacina antitetânica válida);
• Entregar 1 fotografia.
Proceder ao pagamento da propina, da taxa de secretaria e do seguro escolar (ver tabela
de emolumentos e regulamento de propinas);
Procede-se à formalização da matrícula no sistema Fénix, o qual gera automaticamente um
novo número de aluno ou assume o número de aluno caso este já tenha sido aluno do IST.
O grupo de trabalho de Atendimento entrega ao aluno:
• Cartão do seguro escolar
• Declaração de matrícula (se solicitado);
• Recibo referente aos pagamentos efetuados.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 52
Aprovado
E informa o seguinte:
• Para dispor do seu portal de aluno IST, deverá deslocar-se à Direção de Serviços de
Informática (DSI) para ter acesso ao sistema Fénix.
• Para adquirir o cartão de estudante deverá dirigir-se à entidade bancária (Caixa
Geral de Depósitos – agência IST).
• A inscrição nas unidades curriculares que constam do plano curricular será feita pelo
Núcleo.
O grupo de trabalho de Atendimento preenche a ficha de aluno em suporte papel para
arquivo e procede ao registo do aluno na base de dados estatísticos.
De seguida, o processo é remetido para a Assessoria Financeira da DA que regista o
pagamento e entrega ao Grupo de Trabalho de Registo Académico, para digitalização da
ficha de matrícula.
Os pagamentos efetuados através de terminal POS são processados no NPGFC. Os pagamentos efetuados através de numerário ou cheque são processados no Núcleo de Tesouraria (NT).
Neste caso, o NPGFC emite uma guia de pagamento com os valores a pagar, devendo o aluno deslocar-se ao NT para proceder ao respetivo pagamento. O NT carimba a guia como paga. O aluno deverá retornar ao NPGFC para levantar o recibo final.
As propinas de UC’s isoladas são calculadas com base nas fórmulas usadas para o 1º e 2º
ciclo.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 53
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Unidades Curriculares Isoladas
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Registo Académico
1 Unidades Curriculares Isoladas
Após homologação do pedido
- notificação ao interessado do deferimento ou indeferimento do pedido - em caso de aceitação, inscrição nas disciplinas
Registo no Fénix
Aluno/candidato Coordenador do Curso
Coordenadora do NPGFC
Conselho Científico
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 54
Aprovado
Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões e outros documentos, são solicitados no atendimento
do NPGFC, através de formulário próprio, por e-mail ou via fénix no portal do aluno. Todos
estes pedidos são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento.
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos
seguintes parâmetros:
• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a
emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.
• Confirmação do lançamento de todas as classificações;
• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.
• Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
• Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes
documentos podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o
prazo de 48 horas, o que implica o pagamento do dobro do emolumento.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 3 –Unidades Curriculares Isoladas
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 55
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Emissão de certidões e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
2 – Emissão de certidões e outros documentos - Pedido de emissão
Em qualquer momento
das seguintes formas: Fénix; Atendimento; E-mail - NPGFC
Registo da entrada do pedido e entrega do mesmo
Aluno/ Candidato
Aluno/ Candidato
NA NA
Grupo de Trabalho de Registo Académico
2 -Emissão de certidões e outros documentos - Emissão
sempre que solicitado pelo aluno / candidato
Emissão pelo Fénix
- Fénix: gera o n.º de identificador - em Excel (mapa de entradas de correio)
Aluno / Candidato
Aluno/ Candidato
Grupo de Trabalho de Registo Académico
Coordenadora do NPGFC
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 56
Aprovado
Capítulo 4 - Equivalências/Reconhecimentos de Grau (Licenciado/Mestre/Doutor)
Processo 1 - Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado
O pedido de equivalência de licenciatura é efetuado junto do o grupo de trabalho de
Atendimento do NPGFC.
O candidato deverá apresentar a seguinte documentação:
• Modelo 526 (a adquirir na Imprensa Nacional Casa da Moeda).
• Diploma comprovativo da titularidade do grau de que é requerida a equivalência;
• Documento emitido pelas entidades competentes da Universidade estrangeira, onde
constem as UC`s em que o requerente obteve aprovação e que conduziram à
obtenção do Grau ou Diploma a que se pede equivalência;
• Duração dos estudos conducentes à obtenção do mesmo grau;
• Respetiva classificação final ou, se não conferidas, as classificações parciais;
• Programas das UC`s cursadas (cada programa carimbado pela Universidade);
• Condições de admissão no ensino superior estrangeiro;
• Dois exemplares de cada dissertação considerada autonomamente no plano de
estudos (caso existam);
• Fotocópia do documento de identificação e número de contribuinte;
• Pagamento do emolumento correspondente ao pedido de equivalência.
O Atendimento procede à receção dos documentos, e caso se encontrem em
conformidade, inicia o processo atribuindo-lhe um número.
O Modelo 526 apresenta-se em triplicado, pelo que uma das cópias é entregue ao aluno
(triplicado).No seguimento do processo, a Coordenação do Núcleo elabora uma informação
à Comissão de Equivalências na qual solicita análise e parecer sobre o pedido de
equivalência.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 57
Aprovado
A Comissão de Equivalências reúne e dessa reunião é lavrada ata a ser entregue no
NPGFC, que a reencaminhará ao CC para a respetiva homologação.
Posteriormente, o requerente é informado sobre a decisão da Comissão de Equivalências
através de ofício, uma cópia da ata, dos pareceres (caso existam) e os programas das
UC`s.
O NPGFC preenche o termo de reconhecimento de habilitações, modelo 727, da Casa da
Moeda, o qual será homologado pelo CC.
O NPGFC informa o Ministério da Educação e Ciência, sobre a decisão da Comissão de
Equivalências. No caso de ter sido concedida equivalência, o aluno pode solicitar a emissão
da certidão mediante o pagamento do respetivo emolumento.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 58
Aprovado
MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência ao Grau de Licenciado
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1 - Equivalência ao Grau de Licenciado
Sem prazo definido
Receção e verificação de documentação legalmente exigida; criação e organização de processo em papel; emissão de recibo; emissão de folha informativa e ofício a enviar à Comissão de Equivalências
Aceitação/Recusa
Requerente Comissão de Equivalências
Comissão de Equivalências
CC
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 59
Aprovado
Processo 2 – Emissão de certidões e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões e outros documentos, são solicitados no atendimento
do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos são
precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento.
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno.
Todos os documentos emitidos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos
podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o
que implica o pagamento do dobro do emolumento.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 60
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Emissão de certidões e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento 2
Pedido de certidões e outros documentos
Em qualquer momento
Através das seguintes formas: Atendimento; E-mail - NPGFC
Emissão e entrega da documentação académica solicitada
Requerente Requerente NA Coordenadora do NPGFC
Grupo de Trabalho de Registo Académico
sempre que solicitado pelo requerente
Verificação dos elementos do processo
emissão
Requerente Requerente Grupo de Trabalho de Registo Académico
Coordenadora do NPGFC
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 61
Aprovado
Processo 3 - Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado
O pedido dá entrada na Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa. A Reitoria envia o
processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri à
Comissão de Equivalências.
Após a receção da constituição do júri, o grupo de trabalho de Provas verifica toda a
informação, elabora uma corrigenda e envia à Coordenação do Núcleo, a qual submeterá
para deliberação do CC. Este documento segue para publicação em Diário da República, e
em simultâneo para os membros do júri, a informar que dispõem do prazo de 60 dias a
contar da publicação da respetiva nomeação para se pronunciarem sobre a deliberação de
concessão ou denegação do Reconhecimento.
Após publicação do júri em Diário da Republica extrai-se uma cópia que fica arquivada no
processo do requerente.
Cada membro do júri recebe um ofício com cópia da publicação em Diário da República. O
Júri reúne para deliberação da concessão ou denegação do reconhecimento. Após a
decisão, elaboram uma ata e enviam para o Núcleo.
Na sequência dos procedimentos anteriores o Núcleo elabora um termo, o qual será
assinado pelo Presidente do júri.
O NPGFC preenche o termo de reconhecimento de habilitações, o qual será assinado pelo
Presidente do Júri.
Posteriormente, o fecho deste processo é realizado na Reitoria da UTL, sendo enviados os
seguintes documentos:
• Termo;
• Cópia da ata de júri;
• Cópia do parecer do júri;
• Uma tese.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 62
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Requerimento de Reconhecimento ao Grau de Licenciado
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo
3 Reconhecimento ao grau de Licenciado
Sem prazo definido
Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel; emissão de folha informativa e ofício a enviar à Comissão de Equivalências
Aceitação/Recusa
Reitoria da UTL Comissão de Equivalências
Comissão de Equivalências
CC
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 63
Aprovado
Processo 4 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre
O pedido dá entrada na Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa. A Reitoria envia o
processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri ao
Presidente do respetivo Departamento
Após a receção da constituição do júri, o grupo de trabalho de Provas verifica toda a
informação, elabora uma corrigenda e envia à Coordenação do Núcleo, a qual submeterá
para deliberação do CC. Este documento segue para publicação em Diário da República, e
em simultâneo para os membros do júri, a informar que dispõem do prazo de 60 dias a
contar da data da publicação da respetiva nomeação para se pronunciarem sobre a
deliberação de concessão ou denegação da equivalência/reconhecimento.
Após publicação do júri em Diário da Republica extrai-se uma cópia que fica arquivada no
processo do requerente. Cada membro do júri recebe um ofício com cópia da publicação
em Diário da República. No ofício do Presidente de júri, solicita-se em simultâneo a
marcação da reunião de júri. Na reunião deverá estar presente um membro do NPGFC, o
qual elaborará a ata da reunião. Nesta mesma reunião os membros do júri elaboram um
parecer deliberativo.
Na sequência dos procedimentos anteriores o Núcleo elabora um termo, o qual será
assinado pelo Presidente do júri.
Posteriormente, o fecho deste processo é realizado na Reitoria da UTL, sendo enviados os
seguintes documentos:
• Termo;
• Cópia da ata de júri;
• Cópia do parecer do júri;
• Uma tese (carimbada e assinada pelo presidente de Júri).
O segundo exemplar da tese é enviado para a biblioteca do IST (carimbada e assinada
pelo presidente de Júri).
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 64
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Mestre
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo
4 Requerimento de equivalências / reconhecimento ao Grau de Mestre - Instrução do processo
Sem prazo definido
Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.
Registo no mapa de entradas
Reitoria da UTL Presidente do respetivo Departamento
Coordenadora do NPGFC
NA
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
- Equivalência/ reconhecimento ao Grau de Mestre
NA Pedido de júri ao Departamento
Proposta de Júri Grupo de Trabalho de Logística e
Arquivo
Presidente do
Departamento
Conselho Científico
Conselho Científico
- Proposta de Júri 30 dias após receção
Envio da proposta de júri para o Júri
Nomeação do Júri pelo Conselho Científico
Departamento Conselho Científico
Conselho Científico
Conselho Científico
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 65
Aprovado
- Nomeação do júri
N/A Inserção do júri na base de dados da Imprensa Nacional/Casa da Moeda
Publicação no Diário da República
Conselho Científico
Imprensa Nacional/Casa da Moeda
N/A N/A
- Envio do processo N/A Através de ofício para Júri
Reunião de Júri N/A Júri N/A N/A
- Reunião de júri 60 dias a contar da publicação da nomeação júri
Realização de ata Concessão ou denegação da Equivalência/ Reconhecimento
Júri N/A N/A Júri
- Comunicação do resultado
Após resultado Envio de ofício para Reitoria
Conclusão do processo
N/A Reitoria e Biblioteca IST
Grupo de Trabalho de provas académicas
N/A
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 66
Aprovado
Processo 5 - Requerimento de Equivalência/Reconhecimento ao Grau de Doutor
O pedido dá entrada na Reitoria da Universidade Técnica de Lisboa. A Reitoria envia o
processo para o NPGFC, que por sua vez procede à verificação do mesmo e solicita júri ao
Presidente do respetivo Departamento.
Após a receção da constituição do júri, o grupo de trabalho de Provas verifica toda a
informação, elabora uma corrigenda e envia à Coordenação do Núcleo, a qual submeterá
para deliberação do CC.
Posteriormente, o fecho deste processo é realizado na Reitoria da UTL, sendo enviados os
seguintes documentos:
• Júri;
• Uma tese.
Após haver resultado sobre a concessão/denegação da equivalência/reconhecimento a
Reitoria da UTL envia o resultado ao Núcleo, conjuntamente com os seguintes documentos:
• Cópia da ata de júri;
• Cópia do parecer do júri;
• Uma tese;
A tese é enviada para a biblioteca do IST.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 4 –Equivalências/ Reconhecimento de Grau
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 67
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Requerimento de Equivalência/reconhecimento ao Grau de Doutor
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo
4 Requerimento de equivalências / reconhecimento ao Grau de Doutor - Instrução do processo
Sem prazo definido
Receção e registo da entrada da doc. enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.
Registo no mapa de entradas
Reitoria da UTL
Presidente do respetivo Departamento
Coordenadora do NPGFC
NA
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
- Equivalência/ reconhecimento ao grau de Doutor
Após receção do processo
Pedido de júri ao Departamento
Proposta de Júri
Reitoria Presidente do Departamento
Conselho Científico
Reitor
- Proposta de Júri 30 dias após receção
Envio da proposta de júri para Reitoria
Nomeação do Júri pelo Reitor
Conselho Científico
Reitoria Conselho Científico
Reitor
- Envio de tese Biblioteca do IST
Após receção de ofício com o resultado final
Através de ofício N/A Reitoria Biblioteca IST N/A N/A
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Direção Académica
Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 5–Agregação
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 68
Aprovado
Capítulo 5 – Agregação
Processo 1 – Pedido de Agregação Instrução do Processo de Submissão a Provas de Agregação:
Ação Entidades envolvidas
Prazos Instrumentos
O candidato entrega no NPGFC a documentação para submissão a provas de agregação.
Candidato e NPGFC
Não aplicável
Formulário preenchido e respetiva documentação
O NPGFC solicita, por ofício, o envio da proposta de júri ao Presidente do Departamento da área científica em que se insere a Agregação requerida. Em anexo a este ofício segue a documentação submetida pelo candidato, nomeadamente, um CD, contendo Relatório, Sumário do Seminário ou da Lição de Síntese, CV e Trabalhos mais relevantes realizados pelo candidato que constem no CV
NPGFC e respetivo Departamento.
1 dia
Ofício
O Departamento envia para o NPGFC, ou diretamente para o Conselho Científico, uma proposta de júri. Se o Júri for enviado para o NPGFC, um dos elementos do Núcleo entregará pessoalmente ao Secretariado do Conselho Científico
Departamento; NPGFC e CC
Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri.
Ofício
A proposta de júri é sujeita a votação em reunião da Comissão Coordenadora do Conselho Científico. Se um dos elementos presentes nesta reunião considerar pertinente a adição de outro(s) elemento(s) ao quadro já proposto, poderá fazê-lo, o qual será objeto de votação. A Comissão Coordenadora do Conselho Científico aprova por maioria simples a proposta de júri.
CCCC A decisão tomada nesta reunião decorre no Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri. subsequente à receção do
Assinatura do Presidente do Conselho Científico
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Capitulo 5–Agregação
Revisão n.º
Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 69
Aprovado
requerimento da candidatura.
Nos ramos de conhecimento para os quais o IST não tem cometimentos, após aprovação da proposta de júri na reunião do CC, segue para a Reitoria homologar o Júri.
CC Reitor
A decisão tomada nesta reunião decorre no Intervalo temporal inserido nos 44 dias referidos no ponto anterior, por forma a cumprir-se os 45 dias para homologação de júri. subsequente à receção do requerimento da candidatura.
Assinatura do Reitor
Se a proposta for aprovada, todo o processo seguirá para o NPGFC, com um despacho onde figura quem preside às provas. O grupo de trabalho de Provas notifica, por e-mail, o candidato e membros do júri sobre o referido despacho.
CC e/ou Reitor e NPGFC
no prazo máximo de 10 dias úteis
Documento de Despacho de Nomeação de Júri
O NPGFC envia um ofício para todos os membros do júri, anexando um CD com o Relatório, Sumário do Seminário ou Lição, CV e todos os trabalhos relacionados com a agregação constantes no CV. Envia ainda a composição do Júri. Adicionalmente, envia para o Presidente do Júri o Despacho de Delegação da Presidência.
NPGFC e júri e candidato
1 dia
Ofícios para os diferentes destinatários referidos em entidades
O Presidente do júri agenda a primeira reunião (apreciação preliminar), em concordância, com os restantes membros do júri e informa o Núcleo. Esta reunião pode ser efetuada presencialmente ou por teleconferência.
Júri e NPGFC
Prazo máximo de 60 dias entre a nomeação do Júri e a apreciação preliminar
Telefone e email
O NPGFC informa por email, todos os membros do júri sobre a forma como decorrerá a reunião. Caso esta decorra presencialmente o Presidente do Júri informa o NPGFC acerca da data, hora e local onde decorrerá a mesma. Cabe ao NPGFC veicular a informação recebida pelo Presidente do Júri aos restantes membros do Júri.
NPGFC e júri Não aplicável Email
Nesta reunião, os membros do júri realizam a Júri Não aplicável Não aplicável
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Capitulo 5–Agregação
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 70
Aprovado
apreciação preliminar, decidindo se o candidato deve ou não ser admitido a provas. Em caso de admissão, procede-se à marcação das respetivas provas e à distribuição, das tarefas de discussão do Relatório, Curriculum Vitae e Lição/Sumário do Seminário. No final da apreciação preliminar, o Presidente do júri designa um membro do júri para elaborar um relatório, no qual é referido a admissão ou não admissão do candidato, fundamentando a decisão. Este relatório é apresentado ao Presidente do CC ou ao Reitor para emissão do despacho homologatório, conforme regime aplicável em vigor
Júri CC Reitor
10 dias Relatório Despacho homologatório
O relatório terá que ser assinado por todos os elementos do júri, Caso existam membros do júri que não aceitem a decisão, estes elaboram um parecer em que explicitam as razões de não aceitação.
Júri
Não aplicável Não aplicável
O docente responsável pela elaboração do relatório envia o mesmo ao NPGFC.
Júri e NPGFC
Não aplicável Não aplicável
O NPGFC envia um email ao candidato e a todos os elementos do júri a informar que o mesmo foi admitido para prestação de provas de agregação (data, hora e local onde decorrerão as respetivas provas).
NPGFC, Candidato e Júri
Não aplicável email
O candidato realiza as provas de agregação. Candidato, Júri e NPGFC
As provas de agregação têm lugar no prazo máximo de 40 dias após a homologação da decisão de admissão.
Não aplicável
O resultado final é expresso pelas fórmulas de Aprovado ou Reprovado e está sujeito a homologação pelo Presidente do CC/Reitor.
Júri, Candidato e NPGFC
10 dias Não aplicável
O despacho homologatório é notificado ao candidato e aos membros do júri.
Júri Candidato
5 dias email
A nomeação do júri, o resultado da apreciação preliminar e o resultado das provas públicas de agregação são divulgados no sítio da internet da Universidade e remetidos ao Gabinete de
NPGFC Não aplicável email e oficio
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Capitulo 5–Agregação
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Data:
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Data: Setembro de 2012
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Verificado Página: 71
Aprovado
Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e à Fundação para a Ciência e Tecnologia para a divulgação através dos seus sítios na Internet.
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Capitulo 5–Agregação
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Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 72
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Pedido de Agregação
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1 Pedido de Agregação
Sem prazo definido
Receção e verificação de documentação legalmente exigida; criação e organização de processo em papel; emissão de recibo.
Registo no mapa de entradas
Requerente (em áreas em que o IST tem cometimentos
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
NA NA
Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo
1 Pedido de Agregação - Instrução do processo
Sem prazo definido
Receção e registo da entrada da documentação enviada pela reitoria; criação e organização de processo em papel.
Registo no mapa de entradas
Reitoria da UTL (em áreas em que o IST não tem cometimentos)
Presidente do respetivo Departamento ou CC
Coordenadora do NPGFC
NA
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Data:
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Data: Setembro de 2012
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Verificado Página: 73
Aprovado
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
1 Pedido de Agregação -Provas de Agregação
Após reqtº provas do candidato
Solicita-se constituição de Júri ao Presidente de Departamento
Júri
Grupo de Trabalho de atendimento ou Grupo de Trabalho de Logística e Arquivo
Presidente de Deptº ou CC
Coordenadora do Núcleo
N/A
- Nomeação do Júri e do Presidente do Júri
30 dias
Receção da proposta de Júri / Nomeação do Presidente do Júri Verificação do Júri
Júri
Presidente de Deptº/ Conselho Científico
Conselho Científico
Coordenadora do Núcleo/
Presidente do Conselho Científico / Reitor da UTL
-Despacho nomeação júri
5 dias
-Envio de Júri e CD com Relatório, Lição e Trabalhos Relevantes ao júri -Notificação do candidato
Júri N/A
Júri Candidato
N/A
N/A
Nomeação de Relator
N/A Indicação do Vogal Relator pelo Presidente
Apreciação do CV, relatório, sumário do
Presidente Júri N/A Júri Júri
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Capitulo 5–Agregação
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 74
Aprovado
do Júri seminário ou lição e dos trabalhos mencionados no CV
Pedido de marcação da 1ª reunião do Júri
N/A Via eletrónica
N/A N/A Presidente Júri
N/A N/A
Marcação da Reunião de Júri
60 dias após nomeação do Júri
Via eletrónica 1ª Reunião Júri Presidente de Júri
Júri Júri Júri
1ª Reunião de Júri
60 dias após nomeação do Júri
Presencialmente ou Via eletrónica
Em caso de Admissão do Candidato, Marcação das provas.
Júri N/A N/A Júri
Homologação da admissão do candidato
10 dias Emissão de despacho homologatório
Admissão do candidato a provas
Conselho Científico/Reitor
Candidato e Júri
N/A Conselho Científico/Reitor
Marcação das provas de Agregação
5 dias Envio via e-mail do Despacho Homologatório, e indicação do dia/hora de realização das Provas.
Provas Júri Júri e candidato
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
N/A
Provas de Agregação
Nos dias das provas
Elaboração das actas
Atribuição do título académico
de Agregado
N/A N/A Júri Júri
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Capitulo 5–Agregação
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 75
Aprovado
Homologação da aprovação do candidato
Após realização das Provas
Emissão de despacho homologatório
Homologação do resultado final
Conselho Científico/Reitor
Júri e candidato
N/A Conselho Científico/Reitor
Informação ao candidato e membros do Júri
5 dias após a aprovação
Envio de despacho homologatório via e-mail
Titulação Conselho Científico/Reitor
Júri e candidato
N/A N/A
Conclusão do processo de Agregação
Ofício e CD para os Organismos previstos na legislação
Conclusão do processo
N/A Reitoria, Biblioteca Nacional, Biblioteca do IST e GPEARI
Grupo de Trabalho de Provas Académicas
N/A
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Capitulo 5–Agregação
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 76
Aprovado
Processo 2 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões, diplomas e outros documentos, são solicitados no
atendimento do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos
são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento.
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos
seguintes parâmetros:
• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a
emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.
• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.
• Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos
podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o
que implica o pagamento do dobro do emolumento. Nos documentos em que a emissão
excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são avisados pelo Núcleo.
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Capitulo 5–Agregação
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Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 77
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
2 Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Em qualquer momento
Através das seguintes formas: Atendimento; E-mail - NPGFC
Emissão e entrega da documentação académica solicitada
Requerente Requerente NA Coordenadora do NPGFC
Grupo de Trabalho de Registo Académico
2 - Pedido de comprovativos em português e em inglês
Sempre que solicitado pelo requerente
Emissão
Registo no mapa de entradas de correio
Requerente Requerente
Grupo de trabalho de registo académico
Coordenadora do NPGFC
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Capitulo 6– Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica
Revisão n.º
Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 78
Aprovado
Capítulo 6 - Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica
Processo 1 – Requerimento de Provas de Habilitação
Para efeitos de instrução de um processo conducente à obtenção do Título de Habilitado
para o Exercício de Funções de Coordenação Científica, o candidato deve proceder à
entrega dos elementos indicados de seguida no NPGFC,
• Fotocópia do diploma (ou certidão) comprovativo do grau de doutor – alínea a) do n.º
1 do art.º 7º;
• Fotocópia do Cartão de Contribuinte;
• Fotocópia do Documento de Identificação;
• Comprovativo da categoria profissional – alínea a) do n.º 2 do art.º 7º;
• 11 CD’s contendo o Curriculum Vitae, Relatório, Sumário do Seminário / Lição e os
trabalhos mais relevantes mencionados no CV, em PDF, devidamente identificados;
• 2 CD’s contendo o CV, Relatório e Sumário do Seminário / Lição, em PDF (não
excedendo 15MB),devidamente identificados;
• 4 Curricula em suporte papel, devidamente encadernados;
• 3 Relatórios da (s) unidade (s) curricular (es) em formato papel, devidamente
encadernados;
• 3 Sumários do seminário ou da lição em formato papel, devidamente encadernados;
• 1 Conjunto dos trabalhos mais relevantes mencionados no CV em formato papel;
• Emolumentos (de acordo com a tabela de emolumentos em vigor).
• Nos termos de convénios ou acordos que assim o prevejam. Cabe ao requerente
fazer prova de que preenche os requisitos definidos em eventuais
convénios/acordos.
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 6– Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 79
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Requerimento de Provas de Habilitação
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida Quem aprova Rececionado
de: Expedido
para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
1 Requerimento de Provas de Habilitação
Sem prazo definido.
Receção e verificação de documentação exigida; criação e organização de processo em papel e emissão de recibo.
Registo no mapa de entradas
Requerente Grupo de Trabalho de Provas Académicas
Coordenadora do NPGFC
N/A
Processo em fase de consolidação
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Volume: 1.2 - Pós-Graduação e Formação Contínua
Capitulo 6– Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica
Revisão n.º
Data:
Versão 00-12
Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 80
Aprovado
Processo 2 – Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Os pedidos de emissão de Certidões, diplomas e outros documentos, são solicitados no
atendimento do NPGFC, através de formulário próprio ou por e-mail. Todos estes pedidos
são precedidos do pagamento do respetivo emolumento.
Quando os pedidos são efetuados via e-mail devem os seus requerentes apresentar o
comprovativo do pagamento.
Com o pedido procede-se à verificação do processo do aluno, no que respeita aos
seguintes parâmetros:
• Conferir a inexistência de dívidas pendentes. No caso de existirem dividas, a
emissão do documento fica suspensa até regularização da situação.
• Verificação da conformidade e validade do documento de identificação.
Todos estes documentos são assinados pela Coordenação do Núcleo.
Geralmente é concedido o prazo 8 dias para emissão de certidões. Estes documentos
podem ser solicitados com caráter de urgência, sendo concedido o prazo de 48 horas, o
que implica o pagamento do dobro do emolumento. Nos documentos em que a emissão
excede os 8 dias (e.g. diplomas) os alunos são avisados pelo Núcleo.
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Capitulo 6– Provas de Habilitação para o Exercício de Funções de Coordenação Científica
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Data:
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Data: Setembro de 2012
Elaborado por: Júlia Oliveira
Verificado Página: 81
Aprovado
MAPA DO PROCESSO
Descrição do Processo: Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Responsável
Identificação (processo,
subprocesso procedimento)
Quando se procede / prazo
Como se procede
Resultado/ registo
Fluxo do processo Quem valida
Quem aprova Rececionado de:
Expedido para:
Grupo de Trabalho de Atendimento
2 Emissão de certidões, diplomas e outros documentos
Em qualquer momento
Através das seguintes formas: Atendimento; E-mail - NPGFC
Emissão e entrega da documentação académica solicitada
Requerente Requerente NA Coordenadora do NPGFC
Grupo de Trabalho de Registo Académico
2 - Pedido de comprovativos em português e em inglês
- sempre que solicitado pelo requerente
Emissão
Registo no mapa de entradas de correio
Requerente Requerente
Grupo de trabalho de registo académico
Coordenadora do NPGFC
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