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MANUAL
DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y
EVALUACIÓN TECNICA Y CLÍNICA DE
TECNOLOGÍA BIOMEDICA
COMPROMISO DE VIDA
MANUAL
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Y EVALUACIÓN TECNICA Y
CLÍNICA DE TECNOLOGÍA
BIOMEDICA
Código: AL IB-05.02
Versión: 3
Fecha Actualización:
Marzo de 2016
Elaboró: Equipo de Calidad
INTRODUCCIÓN
La adquisición de tecnología en el ambiente hospitalario es uno de los procesos
críticos de la gestión tecnológica, que tiene como objetivo el mejoramiento y de la
calidad en la prestación de servicios de salud1. La gestión es un proceso
administrativo que trata de dar el mejor uso a los recursos de acuerdo a las
necesidades propias del servicio o la omisión de la institución, por ende cada
actividad requiere programación, personal, disponibilidad, presupuesto y
seguimiento, de acuerdo a ello, la gestión de los recursos técnicos hospitalarios deja
de ser una serie de actividades para convertirse en un proceso organizado,
documentado, controlado, verificable y auditable.
Anteriormente la adquisición tecnológica, se hacía solo teniendo en cuenta un
enfoque administrativo y jurídico; excluyéndose la parte clínica y técnica, los cuales
tienen la misma importancia dentro del ambiente hospitalario. La exclusión de los
dos componentes anteriormente mencionados, refleja en inversiones de alta o
media cuantía que producen adquisiciones que al poco tiempo no responden a las
necesidades clínicas y epidemiológicas (morbilidad y mortalidad) de la comunidad a
atender y, en el peor de los casos, generan incompatibilidad con la infraestructura
hospitalaria, altos gastos de mantenimiento, incidentes tecnológicos por mal uso
debido a la falta de entrenamiento y al poco impacto funcional entre los usuarios.2
En la actualidad, la misma normatividad tiene exigencias para toda la adquisición e
inversión de equipos biomédicos, ejemplo de ello es la ley 100 de 2003, donde se
expresa en el artículo 189 que los hospitales públicos y privados que realicen
contratos con la nación o las entidades territoriales que superen el 30% de sus
ingresos totales deberán destinar como mínimo el 5% del total de su presupuesto a
las actividades de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria,
además del artículo 191 de la misma ley, argumenta que los municipios deberán dar
1 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de
tecnologías de salud. CARVAJAL T.Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 1 . Recibido 9 de septiembre de 2008.
Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.
2 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de
tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag 2 . Recibido 9 de septiembre de 2008.
Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.
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SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Y EVALUACIÓN TECNICA Y
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Código: AL IB-05.02
Versión: 3
Fecha Actualización:
Marzo de 2016
Elaboró: Equipo de Calidad
prioridad en su asignación de recursos de inversión al fortalecimiento de la dotación
básica de equipo y de personal.
Las IPS públicas deben ajustarse a las disposiciones de la Ley 1150 de 2007, por
medio de la cual se introducen medidas de eficacia y transparencia de la Ley 80 de
1993; la cual regula los diferentes procedimientos contractuales y sus
características. Así mismo, deben aplicarse la normatividad adicional que hasta el
momento han sido expedidos, tales como:
Decreto 1510 de 2013: Reglamenta el sistema de compras y contratación
pública.
Decreto 1985 de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993.
Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y
la efectividad del control de la gestión pública
Artículo 209 de la Constitución Política: “la función administrativa debe estar
al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad
y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de
funciones”.
Ley 489 de 1998: Ley regula el ejercicio de la función administrativa,
determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la
organización y funcionamiento de la Administración Pública.
En las normas anteriores se establece como regla general que los contratos que
realicen IPS públicas deben hacerse por LICITACIÓN.
Las leyes, decretos o resoluciones adicionales que reglamenten, complementen o
modifiquen la normatividad vigente en la materia, serán aplicables en el momento
de realizar la contratación y la selección de proveedores a nivel institucional.
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PERSONAL ENCARGADO
Dentro del proceso de adquisición es importante asegurar una adecuada interacción
entre las necesidades, criterios de evaluación, los modelos financieros de
adquisición, la implementación, el control y soporte tecnológico con el fin de obtener
beneficio y eficiencia. Para ello es de gran importancia la correlación de diferentes
profesionales del ambiente hospitalario entre los que se destacan enfermeras,
médicos, especialistas, administradores, financieros, abogados, ingenieros y
técnicos, que integren un comité asesor para la adquisición de tecnología o
suministros que conduzca el proceso, y brinde información y conocimiento
apropiado para la toma de decisiones, y priorización de la adquisición.
La solicitud la realiza por lo general el jefe del servicio o unidad, quien identifica y
valora la necesidad de nuevos equipos o suministros, por renovación o adquisición
de tecnología, infraestructura o dotación en general. En la gran mayoría de los
casos se hace necesario justificar y soportar el porqué de una adquisición. Si este es
el caso, existen diferentes ítems a tener en cuenta:
Justificación técnica: el estado, tipo o tecnología de los equipos actuales no
es el adecuado para el servicio ofrecido.
Calidad del servicio: los tratamientos ofrecidos no son los adecuados con
los equipos actuales.
Demanda: La demanda de ciertos procedimientos no puede cubrirse con los
equipos actuales o por la falta de estos.
Oferta: generalmente en este tipo de servicios la demanda es mayor que la
oferta, pero en algunos casos es posible que la tecnología existente no pueda
utilizarse porque sobrepasa la exigencia y se requiera de una tecnología
diferente.
Existen otros factores a tener en cuenta por parte del comité para la adquisición de
tecnología:
La capacidad de producción en términos de calidad y cantidad.
La reducción de costos.
La necesidad de salir de un equipo obsoleto y desgastado a tal punto que su
baja y reposición se haga evidente.
La insuficiencia del equipo frente a su demanda permanente y creciente.
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La seguridad, la oportunidad en el servicio y la necesidad de ser competitivo.
CARACTERISTICAS DE ESTANDARIZACIÓN
Para estandarizar los criterios que se necesitan en el momento de la adquisición
tecnológica, se deben establecer delineamientos técnicos y clínicos (según el
equipo), que sujeten la adquisición según los requerimientos planteados por el
comité multidisciplinario, donde se cubran las necesidades que se hayan
manifestado en este mismo. Se elaborarán formatos donde se ingresen los
requerimientos según el/los equipos biomédicos en solicitud. En el primer formato
se ingresarán los requerimientos técnicos, en el segundo los valores agregados,
insumos y componentes del dispositivo biomédico o reactivo, y en el último formato,
los documentos que se deben adjuntar para dicha adquisición (ver anexo 1). Los
formatos donde se van a evaluar los requisitos anteriormente mencionados, serán
discriminados por medicamentos, equipos biomédicos y reactivos, según el caso.
Características técnicas: Es el proceso en el cual se revisa de las
especificaciones técnicas del dispositivo biomédico, medicamento o reactivo,
entre las que se destaca el funcionamiento, desempeño, seguridad,
requerimientos eléctricos, características farmacéuticas y compatibilidad,
cumpliendo con la especificaciones del fabricante y con los requisitos de
seguridad del hospital y de los organismos reguladores3. Si la adquisición es
de alta cuantía se realiza una verificación de las características ya
mencionadas por medio de tecnología en demostración, a través una
evaluación clínica, donde intervienen miembros del personal clínico, con el fin
de obtener referente al cumplimiento de sus características, calidad
tecnológica, relevancia clínica, experiencia y satisfacción. Ésta evaluación
asegura la idoneidad del equipo
Accesorios, insumos y/o valores agregados: Son los diferentes
dispositivos anexos que ayudan para el idóneo desempeño del equipo.
3 Evaluación técnica y clínica de tecnología biomédica en los procesos de adquisición: un enfoque en evaluación de
tecnologías de salud. CARVAJAL T. Monica. RUIZ I. Carlos Germán. Pag: 3 . Recibido 9 de septiembre de 2008.
Aceptado el 13 de noviembre de 2008.Universidad de ingeniería de Antioquia. Universidad CES.
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Documentos: Es la información necesaria para que los equipos entren a la
institución con la documentación requerida por la entidades reguladoras, la
normatividad y teniendo en cuenta la seguridad del paciente.
COTIZACIÓN
El proceso de adquisición que se publique por la plataforma BIONEXO (ver
www.bionexo.com.co ) o en www.colombiacompra.gov.co, donde los interesados
en participar en la licitación deben inscribirse con anterioridad, y luego presentarse
con cada uno de los términos y la oferta comercial. Si la oferta se lo requiere se
debe diligenciar las tablas de caracterización.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Este manual aplica a todos los proveedores actuales y potenciales, de
medicamentos, dispositivos médicos, reactivos y suministros del Hospital y está
diseñado para obtener información sobre las características generales y específicas
de la entidad, tales como calidad de productos y servicios, cumplimiento de
normatividad legal y certificaciones.
Para proceder con la selección del proveedor, se debe solicitar como mínimo los
siguientes datos: información general del proveedor (razón social, NIT, dirección,
representante legal, etc.); datos referentes a la calidad y características técnicas de
los productos que comercializa y al sistema de calidad implementado por la
empresa; datos referentes al servicio proporcionado, políticas de devolución ó
garantía.
Como lo el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 determina las modalidades de
selección al definir que “la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las
modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de
méritos y contratación directa con base en las siguientes reglas:
1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general
a través de licitación pública, con la excepción de selección abreviada, concurso de
méritos o contratación directa conservando las características que se enunciarán a
continuación.
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Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación
pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante
subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.
2. Selección abreviada. La Selección abreviada corresponde a la modalidad de
selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del
objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación
del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar
la eficiencia de la gestión contractual.
3. Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección
de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso
abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de
precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer
listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de
experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea
el caso.
De conformidad con las condiciones que señale el reglamento, en desarrollo de
estos procesos de selección, las propuestas técnicas o de proyectos podrán ser
presentadas en forma anónima ante un jurado plural, impar deliberante y calificado.
4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa,
solamente procederá en los siguientes casos:
a) Urgencia manifiesta;
b) Contratación de empréstitos;
c) Contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones derivadas de los
mismos tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la
ley o en sus reglamentos.
Después de seleccionar el proveedor y realizar la compra se debe elaborar un
documento que específica claramente el o los proveedores para cada uno de los
medicamentos, dispositivos médicos, equipos biomédicos y demás insumos
necesarios para la prestación de la atención en salud dentro de las instalaciones del
Hospital.
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La compra, por fuerza mayor y urgente, a un proveedor que no esté en este listado
debe ser previamente autorizada por el director técnico del Servicio Farmacéutico, si
es un medicamento o dispositivo medico; o por el Ingeniero biomédico, si es un
equipo biomédico. Luego se procede a realizar procedimiento institucional de
selección.
CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Un buen método para la evaluación de proveedores es establecer ciertos
parámetros de calificación que se van tomando durante el año, tales como:
Puntualidad en los mantenimientos.
Tiempos de respuesta ante solicitudes de servicio.
Costo de los servicios
Efectividad en las soluciones
Cumplimiento de las garantías
No estar reportado en ninguna entidad reguladora.
Criterios similares se puede aplicar a los equipos y suministros, teniendo así un
buen soporte al momento de un proceso de adquisición.
EVALUACIÓN DE PROPUESTA
Para la evaluación de proveedores se tienen dos herramientas cuantitativas (ver
anexo 2), donde se puede medir a partir de porcentajes la idoneidad del proveedor
con respecto al cumplimiento de las exigencias formulas por el hospital; además se
tienen que tener en cuenta las tablas de caracterización de los dispositivos
biomédicos, farmacéuticos y reactivos.
INFORME DE ADQUISCIÓN
El resultado que genere la evaluación de la propuesta se pasará a gerencia, para
hacer el análisis de viabilidad, toma de decisiones y generar entonces la
contratación.
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ANEXOS
1. Tabla I (ejemplo)
Nota: La tabla I se elabora para cada equipo.
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Tabla II
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Tabla III Documentos que se deben adjuntar para la adquisición del
dispositivo biomédico
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2. Instrumento de evaluación de proveedores
a) Instrumento 1
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b. Instrumento 2
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REVISION Y APROBACIÓN
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN
Nombre:
Giovanna Díaz
Nombre: María Eugenia Correa
Luisa Fernanda Jiménez
Nombre:
José David Álvarez R
Cargo: Ingeniera
Biomédica
Cargo: Asesora Calidad
Ingeniera de procesos
Cargo:
Gerente
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA CAMBIO RESPONSABLE
1 Diciembre
de 2012
Creación del
Manual
2 Marzo de
2015
Actualización
del manual
Ingeniera
Biomédica
3 Abril de
2016
Actualización
del manual
Ingeniera
Biomédica
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