offentlighet, innsyn og taushetsplikt, 2010, oslo kommune / oslo byarkiv

1

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

OffentlighetInnsyn og taushetsplikt

Anne Marit Noraker

Grunnkurs 2011

2

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Hovedregel offentlighetsloven: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige

Hvorfor– Legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og

gjennomsiktig– Legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon– Styrke:

• informasjons- og ytringsfriheten,• den demokratiske deltagelsen,• rettstryggheten til den enkelte,• tilliten til det offentlige og• kontrollen fra allmennheten

3

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Hvem har rett til innsyn”Alle” kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i saker av en bestemt art i ”rimeleg utstrekning” (§ 3)

Hva har vi rett til innsyn i Innsyn kan kreves både i en bestemt sak, og i saker av en bestemt art i ”rimeleg utstrekning” (§ 28)

Unntakkun om det kan hjemles i lov

4

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Unntak fra innsynsretten SKAL UNNTAS § 13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt

KAN UNNTAS§ 14 Organinterte dokument - utarbeidet for egen saksbehandling§ 15 Dokument innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen § 16 Innsyn i interne dokument hos kommunene og fylkeskommunene§ 17 Unntak for visse dokument som gjelder Det Kongelige Hoff§ 18 Unntak for rettssaksdokumenter§ 19 Unntak for dokumenter som blir utveksles under konsultasjoner med Sametinget m.m.§ 20 Unntak av hensyn til Noregs utenrikspolitiske interesser§ 21 Unntak av hensyn til nasjonale forsvars- og trygghetsinteresser§ 22 Unntak i visse budsjettsaker§ 23 Unntak av hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon m.m. (tidsbegrenset)§ 24 Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokumenter om lovbrudd og opplysninger som kan

lette gjennomføringen av lovbrudd m.m.§ 25 Unntak for ansettelsessaker m.m.§ 26 Unntak for eksamenssvar og karakterer m.m.

5

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

SKAL unntas:opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt

• Vis til både offl §13 og fullstendig lovhjemmel for taushetsplikt

• Forvl. §13 gir plikt til å hindre at andre får adgang/kjennskap til det en i forbindelse med tjenesten/arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts-

eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

6

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Merinnsyn• Plikt til å vurdere merinnsyn:

– Selv om man kan gjøre unntak for innsyn, SKAL organet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak

7

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Refs fra Sivilombudsmannen• ”Også den stadig mer utbredte bruk av e-post er en

hindring for at offentlighetsloven blir praktisert etter

intensjonen. Sivilombudsmannen peker på at

saksdokumenter som formidles på denne måten,

ikke blir journalført i arkivene, og at de derfor kan bli

slettet uten at det er mulig å etterprøve innholdet.

Det er en uakseptabel praksis” (Aftenposten 3. juli 2008)

8

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Hva regnes som internt i Oslo kommune?

• Se kommunens intranett – om offentlighet under byrådslederens kontor

• Rundskriv 24/2003 Regler om offentlighet i Oslo kommune

- NB! Er man usikker; gå i dialog med byrådsavdelingen

9

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Eks. Offentlige søkerlister• Søkerliste til jobber er offentlige, men søker

kan anmode om å være anonym

• Eks:– Søkerliste havnedirektør i Fredrikstad:

http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=502

– Ansettelsen av ny direktør til Kulturrådet http://offentlighet.no/filestore/Klagesomb2.pdf

10

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Offentlig journal = kopi av journalen som legges frem for allmennheten hvor

opplysninger som er unntatt offentlighet er skjermet

Staten + bl.a. Oslo kommune:– Postjournaler skal gjøres tilgjengelig på Internett

– Den skal legges ut så raskt som mulig, normalt innen 3 arbeidsdager etter at dokumentene er registrert

– Offentlige journaler skal vernes mot treff fra søkermotorer på Internett

11

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Offentlig journal i Oslo kommune:– Denne og forrige kalendermåned

– Enkelte virksomheter i Oslo kommune har fått fritak

– Byrådslederens kontor har overordnet ansvar.

– Se ellers Instruks om postjournal på Internett, Rundskriv 24/2004

12

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Hva skal legges ut på offentlig journal?• Saksdokumentene er ikke knyttet til offentlig journal i Oslo

kommune – med unntak av i Plan- og bygningsetaten (eget byrådsvedtak)

• Obligatoriske opplysninger: – Dokumentets dato, journalføringsdato, saks- og dokumentnummer,

avsender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, ekspedisjons- eller avskrivningsdato og avskrivningsmåte, graderingskode, evt hjemmel for unntak fra offentlighet.

13

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Forts Hva skal legges ut på offentlig journal?• Konfidensielle opplysninger skal skjermes

– Men, tekst som står igjen i offentlig journal skal gi mening – man skal forstå hva saken handler om

– Bruk nøytrale betegnelser i for eksempel sakstitler som ikke røper opplysninger som skal skjermes

• Hva med interne notater?

14

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Offentlig journal og UO dokument • Taushetsbelagte opplysninger skal sladdes

– Elektronisk-journal:• Ved bruk av graderingskoder sladdes visse felter

på utskriften av offentlig journal• Viktig å sette seg inn i sitt systems skjermingskoder

– Manuell journal:• Man tar en kopi av journalen hvor man med svart

penn stryker over opplysninger som skal skjermes• Man tar så en kopi av kopien som man kan legge

frem for gjennomgang (eller skanne og legge ut på kommunens internett.

15

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

16

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

17

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

18

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

19

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

20

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Innsyn• Alle kan be om innsyn i dokumenter og «saker av

bestemt art» - og ikke kun i enkeltsaker som tidligere.

• Elektronisk innsynsskjema kan fylles ut, men i følge ny lov er det ikke krav til skriftlig innsynsbegjæring.

• Det kan kreves at innsynsbegjæring besvares

gjennom e-post.

21

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Forts. innsyn• Man må normalt saksbehandle en

innsynsbegjæring i løpet av 5 arbeidsdager. Hvis ikke, regnes begjæringen som avslått og kan gå rett til klageorgan.

• Om innsyn nektes med bakgrunn i taushetsplikten, kan det kreve at organet forespør den tausheten skal beskytte, om at det likevel gis samtykke til innsyn.

22

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Avslag på innsyn• Man kan klage på et avslag om innsyn, mens

vedtak om å gi innsyn ikke kan påklages.

• Ny off.lov: man kan kreve nøyaktig hjemmel / utførlig begrunnelse for avslaget.

• § 32 annet ledd– ”Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem

arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit

avslag som kan påklagast etter første ledd….”

23

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Eksempler

• Svar på henvendelser om innsyn skal besvares i løpet av 5 dager - også i sommerferien…. http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=504

• Ikke begrensninger i antall saker - Sagene bydel…http://www.ivarjohansen.no/temaer/apenhet/2591-sagene-instruks.html

24

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Eks – krav på innsyn i egen barnevernssak

• http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=489

25

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

Ny offentlighetslov

• Hvem loven gjelder for er utvidet• Journalføringsplikten utvides • Gir offentligheten økt tilgang til bla interne

dokumenter• Nye § å henvise til når man unntar fra offentlighet• Eksplisitt adgang til å tilgjengeliggjøre fulltekst

dokument på nett• Kravet til identifisering av den saken dokumentet

knytter seg til er oppmyket