pencatatan dan penyimpanan surat pada bagian …
Post on 12-Nov-2021
26 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
279
PENCATATAN DAN PENYIMPANAN SURAT PADA BAGIAN
TATA USAHA SMK NEGERI 4 BANJARMASIN
Rika Novyanti1, Tarman Effendi2, Novi Shintia3
Politeknik Negeri Banjarmasin
ovy_green@yahoo.com1
tarmaneffendi@poliban.ac.id2
Novi221177@poliban.ac.id3
ABSTRACT
The study, entitled “Recording and Storage of Letters in the Administration
Division at SMK Negeri 4 Banjarmasin”, aims (1) to find out the recording of
letters at the Administration Division at SMK Negeri 4 Banjarmasin, (2) to find out
the temporary storage of letters at the Administration Division at SMK Negeri 4
Banjarmasin, and (3) to find out the storage of permanent letters in the
Administration Section at SMK Negeri 4 Banjarmasin.
The method used in this research is descriptive method. Data collection techniques
in this study are observation, interviews, and documentation. The data collected in
this research are analyzed based on observations, interviews and documentation
result.
Based on the results of research on the recording and storage of letters in the
Administration Division of SMK Negeri 4 Banjarmasin, it can be stated that (1) the
Administration Division of SMK Negeri 4 Banjarmasin has recorded notes, both
incoming and outgoing letters, recording is done on agenda books, while for
incoming letters (usually) accompanied with a disposition sheet, (2) Administration
Section of SMK Negeri 4 Banjarmasin has made temporary storage of letters, both
in incoming and outgoing letters, temporary storage (usually) is done within one
year, but there are also letters that do not have to be stored within 1 (one) year,
and (3) Administrative Section of SMK Negeri 4 Banjarmasin has kept a permanent
storage of letters, both in incoming and outgoing letters, with steps (a) examination,
(b) indexing, (c) marking, (d) sorting, and (e) storing.
Keywords: Letter Recording, Retention
ABSTRAK
Penelitian yang berjudul “Pencatatan dan Penyimpanan Surat pada Bagian Tata
Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin” ini bertujuan (1) untuk mengetahui pencatatan
surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, (2) untuk mengetahui
penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,
dan (3) untuk mengetahui penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK
Negeri 4 Banjarmasin.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif. Teknik
pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik pengolahan data dalam penelitian ini yaitu dengan teknik
analisis terhadap data yang diperoleh, baik yang berasal dari observasi, wawancara,
maupun dokumentasi.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
280
Berdasarkan hasil penelitian mengenai pencatatan dan penyimpanan surat pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dapat dikemukakan bahwa (1)
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan pencatatan
terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, pencatatan dilakukan pada
buku agenda kembar, sementara untuk surat masuk (biasanya) dilampiri (disertai)
dengan lembar disposisi, (2) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah
melakukan penyimpanan sementara terhadap surat, baik pada surat masuk maupun
surat keluar, penyimpanan sementara (biasanya) dilakukan dalam waktu satu tahun,
tetapi adapula surat yang tidak harus disimpan (sementara) dalam waktu (mencapai)
satu tahun, dan (3) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan
penyimpanan tetap terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat keluar,
dengan langkah-langkah (a) pemeriksaan, (b) mengindeks, (c) memberi tanda, (d)
menyortir, dan (e) menyimpan.
Kata kunci: Pencatatan Surat, Penyimpanan Surat
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Suatu instansi, dalam penanganan surat tentu saja tidak lepas pencatatan dan
penyimpanan terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk
yaitu surat yang diterima baik dari suatu instansi maupun dari perseorangan. Surat
keluar yaitu surat yang dikirim dari suatu instansi kepada instansi lain atau kepada
perseorangan.
Begitu pula bagi SMK Negeri 4 Banjarmasin, khususnya pada Bagian Tata
Usaha, setiap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, juga dicatat dan
disimpan. Pencatatan surat yang saat ini lazim digunakan yaitu pencatatan pada
buku agenda maupun pada kartu kendali. Sementara penyimpanan surat meliputi
penyimpanan surat yang belum selesai diproses (penyimpanan sementara) dan
penyimpanan surat yang sudah diproses (penyimpanan tetap).
Penyimpanan sementara atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu surat selesai diproses. Sementara dalam
penyimpanan tetap, ada beberapa langkah yang harus dikerjakan, terutama untuk
volume surat (dokumen) yang banyak. Langkah-langkah itu meliputi (1)
pemeriksaan, (2) mengindeks, (3) memberi tanda, (4) menyortir, dan (5)
menyimpan. Khusus pada penyimpanan surat tetap, ada beberapa sistem yang
digunakan, misalnya sistem abjad, sistem nomor, sistem subjek, dan sistem
geografis.
Sehubungan dengan pencatatan dan penyimpanan surat, perlu diketahui
bagaimana pencatatan dan penyimpanan surat pada SMK Negeri 4 Banjarmasin,
khususnya pada Bagian Tata Usaha. Untuk mengetahui hal tersebut, tentu saja perlu
dilakukan penelitian. Oleh karena itu, peneliti tertarik melakukan penelitian dengan
judul “Pencatatan dan Penyimpanan Surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin”.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
281
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah:
(1) Untuk mengetahui pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin.
(2) Untuk mengetahui penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin.
(3) Untuk mengetahui penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK
Negeri 4 Banjarmasin.
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Arsip
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang
berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat
diketemukan dengan mudah dan cepat. Kearsipan adalah tata cara pengurusan
penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat
tiga unsur pokok, yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali
(Hasyim, dkk., 1995:6).
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan, arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Muhidin dan
Hendri Winata, 2016:1).
Prosedur Kearsipan
Langkah-langkah penanganan arsip dari awal hingga arsip disimpan disebut
prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan dibagi menjadi prosedur permulaan dan
prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan dikenal dengan prosedur penanganan
surat, kegiatannya dimulai dengan pengelompokan surat sampai dengan
pendistribusian surat. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar
(arsip atau petinggal), kegiatannya meliputi pemeriksaan, mengindeks, mengkode,
menyortir, dan meletakkan (Hasyim, dkk., 1995:15).
Prosedur Pencatatan Surat
Prosedur pencatatan surat sebenarnya ada beberapa macam. Akan tetapi dua
prosedur pencatatan surat yang lazim digunakan yaitu:
(1) Prosedur buku agenda
Buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat keluar dan surat masuk.
Halaman-halaman buku agenda berisi kolom-kolom keterangan (data) dari
surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari
surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam buku agenda tidak tercantum
nomor file, buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
282
mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat keluar, tanggal surat masuk
(surat yang diterima), nomor surat, dan lain-lain.
(2) Prosedur kartu kendali
Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat,
sehingga surat dapat terkontrol semenjak masuk hingga tersimpan. Kartu
kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-
data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode, M/K
(masuk/keluar), dan catatan. Pencatatan dan pengendalian surat dengan
menggunakan kartu kendali dibuat rangkap tiga (misalnya lembar pertama
warna putih, lembar kedua warna merah muda, dan lembar ketiga warna biru
muda). Lembar pertama disimpan oleh pengolah surat sebagai pengganti
buku agenda; lembar kedua disimpan oleh bagian kearsipan sebagai bukti
bahwa surat masih disimpan oleh pengolah; lembar ketiga disimpan oleh
pengolah sebagai bukti bila surat tersebut telah diserahkan pada bagian
kearsipan (Hasyim, dkk., 1995:16-17).
Prosedur Penyimpanan Surat
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan disimpannya suatu surat. Ada dua macam penyimpanan,
yaitu penyimpanan surat yang belum selesai diproses (penyimpanan sementara) dan
penyimpanan surat yang sudah diproses.
a) Penyimpanan sementara
Penyimpanan sementara atau file tindak lanjut adalah file yang digunakan
untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini
terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang
sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya. Pergantian bulan ditunjukkan
dengan pergantian penunjuk bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending
sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan
dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang
dipending itu disimpan pada file penyimpanan.
b) Penyimpanan tetap
Untuk penyimpanan tetap, ada beberapa langkah yang harus dikerjakan,
terutama untuk volume dokumen yang banyak. Langkah-langkah tersebut
meliputi:
(1) Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara
memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa
warkat-warkat bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk disimpan”
sebagaimana tanda yang umum digunakan kantor atau unit kerja
bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya
kepada yang berhak. Kalau terjadi bahwa surat yang harus diteruskan
kepada pengolah ternyata tidak diteruskan, tetapi disimpan, maka pada
kasus ini dapat disebut bahwa surat tersebut “hilang”.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
283
(2) Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa,
atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini
tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Misalnya pada
sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim; pada sistem nomor,
kata tangkapnya adalah angka; pada sistem subjek, kata tangkapnya adalah
perihal atau isi surat; pada sistem geografis, kata tangkapnya adalah nama
tempat asal surat untuk surat masuk dan nama tempat teralamat untuk surat
keluar (pertinggal).
(3) Memberi tanda
Langkah ini sering juga disebut dengan pengkodean, dilakukan secara
sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna
mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah
pekerjaan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga
nomor unit masing-masing kata tangkap. Bilamana kata tangkap harus
ditambahkan, maka kata tangkap ini dituliskan juga dengan warna lain
yang jelas, misalnya untuk kata tangkap angka atau subjek yang tidak ada
pada kertas surat.
(4) Menyortir
Menyortir adalah mengelompokkan surat(-surat) untuk persiapan ke
langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk
jumlah volume surat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem yang dipergunakan.Untuk sistem abjad,
pengelompokkan di dalam sortir dilakukan menurut abjad; pada sistem
nomor dikelompokkan menurut kelompok angka; pada sistem subjek
dikelompokkan menurut kelompok subjek masalah; pada sistem geografis
dikelompokkan menurut nama tempat asal.
(5) Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Ada
empat sistem standar yang sering dipilih sebagai salah satu sistem
penyimpanan, yaitu sistem abjad, nomor, subjek, dan geografis. Sistem
penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana didukung oleh
peralatan serta perlengkapan yang memadai dan sesuai. Keempat sistem
tersebut akan sangat sesuai bila mempergunakan peralatan almari arsip
(filing cabinet). Untuk memudahkan penemuaan kembali, pada
penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu
koresponden disimpan jadi satu dalam map yang sama dengan letak
berdampingan. (Amsyah, 1991:62-70).
Sistem Penyimpanan Surat
Ada beberapa sistem penyimpanan surat (dokumen) yang biasa digunakan dalam
penyimpanan surat (dalam penyimpanan tetap). Misalnya sistem abjad, sistem
nomor, sistem subjek, dan sistem geografis.
(1) Sistem Abjad
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
284
Sistem abjad (alfabetis) adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan urutan abjad dari kata lengkap nama orang atau organisasi
dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang
adalah nama individu yang dapat terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal;
dan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan
nama organisasi. Sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai sistem
penyimpanan arsip karena dokumen cenderung dicari atau diminta melalui
nama (Hasyim, dkk., 1995:24-25).
(2) Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode
nomor sebagai pengganti dari nama-orang atau nama-badan. Pengkodean pada
sistem ini harus dilaksanakan dengan teliti yaitu dengan membaca isi surat
secara teliti sehingga dapat diketahui masalahnya dan kemudian masalah yang
terkandung disesuaikan dengan istilah yang digunakan dalam pola klasifikasi
masalah dan dicari sampai dengan sub-sub masalah yang paling kecil beserta
kode nomornya. Sistem penyimpanan warkat pada sistem nomor hampir sama
dengan sistem abjad yang penyimpanan warkatnya didasarkan kepada nama,
hanya nama di sini diganti dengan kode nomor (Hasyim, dkk., 1995:53-56).
(3) Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada isi
dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok
masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Pembuatan pola
klasifikasi masalah dapat dilakukan dengan cara yang sederhana, yaitu dengan
cara menjadikan unit-unit yang ada pada suatu lembaga/instansi menjadi pokok
masalah atau subjek utama, sub bagian menjadi sub masalah, dan kegiatan yang
diurusi menjadi sub-sub masalah. Kode penyimpanan dalam kearsipan sistem
subjek dapat berupa abjad, nomor, atau gabungan dari keduanya (Hasyim, dkk.,
1995:40-41).
(4) Sistem Geografis
Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada
pengelompokkan menurut nama tempat, baik tempat asal dari pengirim surat
(surat masuk) maupun tempat si teralamat atau alamat tujuan surat (surat
keluar). Sesuai dengan kebutuhan, sistem geografis dapat dikelola menurut tiga
tingkatan, yaitu (1) menurut nama negara, (2) menurut nama pembagian
wilayah adminstrasi negara, dan (3) menurut nama pembagian wilayah
adminstrasi khusus. Penyimpanan dokumen pada sistem geografis adalah
berdasarkan kata tangkap geografis atau tempat asal, yaitu alamat pengirim
untuk surat masuk dan alamat tujuan surat untuk surat keluar yang kemudian
disesuaikan dengan lembar indeks geografis yang digunakan (Hasyim, dkk.,
1995:69).
METODE PENELITIAN
Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode deskriptif. Dengan
menggunakan metode deskriptif tersebut, data mengenai pencatatan dan
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
285
penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin akan dapat
digambarkan secara objektif, baik yang berkenaan dengan pencatatan surat pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, maupun penyimpanan surat tetap
pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.
Teknik Penelitian
Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data penelitian yang berkenaan dengan pencatatan dan
penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin ini
meliputi:
(1) Observasi
Pada teknik observasi ini peneliti mengumpulkan data dengan cara melakukan
pengamatan secara langsung ke lapangan, khususnya ke Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin, terutama berkenaan dengan pencatatan surat pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara
pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat
tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.
(2) Wawancara
Pada teknik wawancara ini peneliti mengumpulkan data dengan cara
wawancara secara langsung kepada pengelola surat, khususnya kepada
pengelola surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, terutama
berkenaan dengan pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK
Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin.
(3) Dokumentasi
Pada teknik dokumentasi ini peneliti mengumpulkan data melalui dokumen
tercetak baik yang berasal dari buku maupun dokumen yang berkenaan dengan
materi penelitian, terutama berkenaan dengan pencatatan surat pada Bagian
Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, penyimpanan surat sementara pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dan penyimpanan surat tetap
pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin.
Teknik Pengolahan Data
Teknik pengolahan data dalam penelitian ini yaitu dengan teknik analisis
terhadap data yang diperoleh baik yang berasal dari observasi, wawancara, maupun
dokumentasi. Data yang dianalisis terutama data yang berkenaan dengan pencatatan
dan penyimpanan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin. Dari
analisis data tersebut dapat diketahui kemudian dideskripsikan baik berkenaan
dengan pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,
penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin,
maupun penyimpanan surat tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
286
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pencatatan Surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan pencatatan terhadap
surat. Surat yang dicatat baik surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk yaitu
surat yang diterima baik dari suatu instansi maupun dari perseorangan. Surat keluar
yaitu surat yang dikirim dari suatu instansi kepada instansi lain atau kepada
perseorangan.
Pencatatan surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, baik surat
masuk maupun surat keluar, dilakukan pada buku agenda. Buku agenda yang
digunakan yaitu buku agenda kembar. Setiap surat masing-masing dicatat pada satu
buku. Satu buku secara khusus mencatat surat masuk dan satu buku lagi secara
khusus mencatat surat keluar. Alasan Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin melakukan pencatatan surat, baik surat masuk maupun surat keluar,
pada buku agenda kembar karena lebih efektif dalam pencatatannya.
Isi buku agenda surat masuk yang digunakan pada Bagian Tata Usaha SMK
Negeri 4 Banjarmasin terdiri dari nomor, nomor agenda, asal surat, nomor surat,
tanggal surat, perihal, tanggal diterima, disposisi kepada, dan file arsi. Untuk isi
buku agenda surat keluar yang digunakan pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin terdiri dari nomor, nomor agenda, kode, tanggal surat, nomor surat,
jenis surat, pemohon nomor surat, penerima surat, perihal, file arsip, dan
keterangan.
Selain menggunakan buku agenda, buku agenda kembar, khusus untuk surat
masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin juga menggunakan
satu lembar disposisi. Lembar disposisi digunakan terutama untuk surat masuk yang
harus diberi disposisi oleh Kepala SMK Negeri 4 Banjarmasin. Alurnya, apabila
ada surat yang masuk ke Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, oleh
Bagian Tata Usaha surat masuk tersebut dilampiri (disertai) dengan lembar
disposisi, kemudian diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah diberi disposisi
oleh Kepala Sekolah, surat masuk tersebut bisa dikembalikan dulu ke Bagian Tata
Usaha, kemudian pihak Bagian Tata Usaha menyampaikannya kepada pegawai
sebagaimana yang telah didisposisi oleh Kepala Sekolah. Bisa pula alurnya dari
Kepala Sekolah langsung kepada pegawai sebagaimana yang didisposisi oleh
Kepala Sekolah.
Isi lembar disposisi untuk surat masuk yang digunakan pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin, di bagian sebelah kiri atas terdiri dari surat dari,
nomor, tanggal, diterima, perihal, di bagian sebelah kiri tengah berisi diberikan
kepada, di bagian sebelah kanan atas terdiri dari nomor urut, nomor agenda, kode,
diarsipkan file, dan sifat, di bagian sebelah kanan tengah berisi dengan hormat
harap (1) tanggapan dan saran, (2) proses lebih lanjut, dan (3)
koordinasi/konfirmasi, kemudian di bagian bawah berisi catatan.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
287
Penyimpanan Surat Sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan penyimpanan
sementara terhadap surat. Penyimpanan sementara merupakan penyimpanan surat
pada surat yang belum selesai diproses. Penyimpanan sementara dilakukan baik
pada surat masuk maupun surat keluar. Penyimpanan sementara dilakukan baik
pada surat masuk maupun surat keluar (biasanya) dilakukan dalam waktu satu
tahun. Penyimpanan sementara dilakukan dalam waktu satu tahun, karena volume
surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin (dianggap) tidak terlalu
banyak. Selama ini volume surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin, baik surat masuk maupun surat keluar, yaitu (kurang lebih) seribu
surat dalam satu tahun.
Penyimpanan surat sementara pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin adapula surat yang tidak harus disimpan dalam waktu satu tahun.
Misalnya surat undangan, kalau waktu pelaksanaan pada surat undangan tersebut
sudah lewat, maka surat tersebut bisa aja tidak simpan dalam waktu yang lama.
Jadi, penyimpanan surat sementara yang dilakukan dalam waktu satu tahun,
terutama untuk surat-surat penting atau surat-surat yang sifatnya permanen baik
bagi sekolah maupun bagi (seluruh) pegawai SMK Negeri 4 Banjarmasin.
Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan penyimpanan tetap
terhadap surat. Penyimpanan tetap merupakan penyimpanan surat pada surat yang
sudah selesai diproses. Penyimpanan tetap dilakukan baik pada surat masuk
maupun surat keluar. Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin untuk
penyimpanan surat tetap, ada beberapa langkah yang telah digunakan dalam proses
penyimpanannya. Langkah-langkah tersebut meliputi (1) pemeriksaan, (2)
mengindeks, (3) memberi tanda, (4) menyortir, dan (5) menyimpan.
Pemeriksaan Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin melakukan pemeriksaan
terhadap surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diperiksa baik pada surat
masuk maupun surat keluar. Pemeriksaan dilakukan secara menyeluruh terhadap
surat yang ada. Pemeriksaan terhadap surat dilakukan terutama pada setiap akhir
bulan. Semua surat diperiksa (misalnya) dengan mencocokkan pada buku agenda,
baik pada buku agenda surat masuk maupun pada buku agenda surat keluar. Apakah
surat yang dicatat pada buku agenda memang ada sesuai dengan suratnya?
Kenyataanya, kadang-kadang memang ada surat yang tercatat pada buku agenda,
tetapi suratnya ternyata tidak ada di dalam file (dalam ordner map).
Untuk surat masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dalam
pemeriksaan ini, kadang-kadang memang ada hambatan. Misalnya, untuk surat
masuk yang dilampiri dengan lembar disposisi. Pada surat masuk yang sudah
didisposisi Kepala Sekolah, kemudian Kepala Sekolah secara langsung
menyerahkan surat masuk beserta lembar disposisi tersebut kepada pegawai
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
288
sebagaimana tertera pada lembar disposisi. Kadang-kadang ada pegawai yang
mendapat surat (masuk) beserta lembar disposisi tersebut dari Kepala Sekolah,
pegawai bersangkutan tidak menyerahkan (mengembalikan) surat (masuk) beserta
lembar disposisi tersebut kepada pihak Bagian Tata Usaha. Untuk itu, Bagian Tata
Usaha harus meminta surat (masuk) beserta lembar disposisi tersebut kepada
pegawai bersangkutan, dalam rangka penyimpanan tetap terhadap surat
bersangkutan.
Untuk surat keluar pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, dalam
pemeriksaan ini, kadang-kadang juga ada hambatan. Misalnya, ada panitia yang
meminta nomor surat terlebih dahulu kepada Bagian Tata Usaha, tetapi pihak
panitia tidak segera menyerahkan surat yang sudah dibuatnya dengan menggunakan
nomor surat yang telah diberi oleh pihak Bagian Tata Usaha. Untuk itu, Bagian Tata
Usaha harus meminta surat tersebut kepada panitia dalam rangka penyimpanan
tetap terhadap surat bersangkutan.
Mengindeks Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah mengindeks terhadap surat
sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diindeks baik surat masuk maupun surat
keluar. Pengindekskan dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap pada
surat yang akan disimpan. Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam
menyimpan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, menggunakan sistem
subjek.
Sehubungan dengan penyimpanan surat dengan menggunakan sistem subjek,
pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin kata tangkapnya dapat
dibedakan antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk kata
tangkapnya yaitu pada perihal atau isi surat. Sementara untuk surat keluar kata
tangkapnya yaitu pada kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) sebagaimana
sudah dicantumkan pada nomor surat untuk setiap surat keluar. Dengan
menggunakan kata tangkap seperti tersebut, baik surat masuk maupun surat keluar,
setiap surat akan tersimpan pada masing-masing file (ordner map) sesuai dengan
kata tangkapnya.
Kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) khusus untuk surat keluar
berserta subjeknya pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin berkenaan
dengan kata tangkap sebagaimana sudah dicantumkan pada nomor surat, dapat
dikemukakan kode 420 untuk subjek aset/sarana-prasarana, kode 422 untuk subjek
kesiswaan, kode 800 untuk subjek kepegawaian, dan kode 900 untuk subjek
keuangan.
Memberi Tanda Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata
Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah memberi tanda terhadap
surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang diberi tanda baik surat masuk maupun
surat keluar. Pemberian tanda dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap
pada surat yang akan disimpan. Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, Bagian
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
289
Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam menyimpan surat, baik surat masuk
maupun surat keluar, menggunakan sistem subjek.
Pemberian tanda pada surat masuk pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin yaitu dengan memberi lingkaran pada perihal atau isi surat berkenaan
dengan subjek surat bersangkutan. Hal tersebut terutama dilakukan pada lembar
disposisi yang menyertai surat masuk. Untuk surat keluar juga dengan memberi
lingkaran pada kode berupa nomor (berkenaan dengan subjek) sebagaimana sudah
dicantumkan pada nomor surat untuk setiap surat keluar. Bisa pula pada surat keluar
tanda tersebut dapat dilihat secara langsung pada kode berupa nomor pada nomor
surat untuk setiap surat keluar.
Dengan pemberian tanda seperti di atas, baik pada surat masuk maupun surat
keluar, surat pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin akan mudah
disortir kemudian disimpan. Andaikata suatu saat surat ada yang meminjam atau
keluar dari file, maka surat akan mudah disimpan kembali berdasarkan tanda (kode)
penyimpanan yang sudah ada. Begitu pula pada lembar disposisi, pemberian tanda
juga dengan memberi lingkaran pada apa yang harus diperhatikan pada lembar
disposisi tersebut.
Menyortir Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah menyortir terhadap surat
sebelum penyimpanan tetap. Surat yang disortir baik surat masuk maupun surat
keluar. Penyortiran dilakukan terutama berkenaan dengan kata tangkap pada surat
yang akan disimpan. Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin dalam menyimpan surat, baik surat masuk maupun
surat keluar, menggunakan sistem subjek. Penyortiran terhadap surat pada
Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin yaitu mengelompokkan surat(-
surat) untuk persiapan dalam rangka penyimpanan tetap. Untuk memudahkan
penyimpanan, surat dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan
sistem yaang digunakan, yaitu sistem subjek. Pada sistem subjek ini, surat
dikelompokkan menurut kelompok subjek masalah.
Selain itu, Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin juga menyortir
terhadap surat tidak harus disimpan dalam waktu yang relatif lama. Misalnya surat
undangan, baik untuk surat masuk maupun surat keluar, setelah (hari serta tanggal
pelaksanaanya), bisa saja surat tersebut beberapa waktu kemudian dimusnahkan.
Berbeda dengan surat(-surat) dari (setiap) pegawai atau karyawan yang sifatnya
permanen, harus disimpan dalam waktu yang relatif lama, bahkan ada yang
disimpan untuk selamanya. Untuk itu, Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4
Banjarmasin, melakukan penyortiran terhadap surat, terutama, mana yang harus
disimpan dalam waktu yang relatif lama, atau yang harus disimpan untuk
selamanya, dan juga mana surat yang bisa saja dapat segera dimusnahkan.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
290
Menyimpan Surat dalam Penyimpanan Surat Tetap pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin
Langkah terakhir penyimpanan surat dalam penyimpanan tetap yaitu
menyimpan surat. Penyimpanan surat dilakukan sesuai dengan sistem penyimpanan
yang dipergunakan. Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah
melakukan penyimpanan terhadap surat sebelum penyimpanan tetap. Surat yang
disimpan baik surat masuk maupun surat keluar. Adapun penyimpanan suratnya
yaitu dengan menggunakan sistem subjek. Sistem subjek adalah sistem
penyimpanan surat yang berdasarkan pada isi surat bersangkutan. Isi surat dapat
diketahui misalnya pada hal atau perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah,
pokok surat, atau subjek.
Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin untuk surat yang disimpan
dengan menggunakan sistem subjek, sebagai kata tangkapnya, dapat dibedakan
antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk dalam rangka
penyimpanan tetap, kata tangkapnya yaitu dengan memperhatikan isi surat yang
dapat diketahui misalnya pada hal atau perihal, pokok masalah, permasalahan,
masalah, atau pokok surat. Untuk surat keluar dalam rangka penyimpanan tetap,
kata tangkapnya yaitu dengan memperhatikan kode (berupa) nomor yang sudah
ditulis pada masing-masing nomor surat untuk setiap surat keluar. Akan tetapi, baik
surat masuk maupun surat keluar, disimpan pada ordner map sesuai dengan
kodenya yang berkenaan dengan subjek untuk setiap surat.
Pada Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin, baik surat masuk maupun
surat keluar, disimpan dengan kode yang menentukan subjek seperti pada tabel di
atas. Untuk surat yang berkenaan dengan aset/sarana-prasarana disimpan (terutama)
pada ordner map pada kode 420. Untuk surat yang berkenaan dengan kesiswaan
disimpan (terutama) pada ordner map pada kode 422. Untuk surat yang berkenaan
dengan kepegawaian disimpan (terutama) pada ordner map pada kode 800. Untuk
surat yang berkenaan dengan keuangan disimpan (terutama) pada ordner map pada
kode 900. Kemudian, pada punggung ordner map juga ditandai dengan warna
sebagai pembeda antara surat masuk dengan surat keluar. Untuk surat masuk pada
punggung ordner map ditandai dengan warna hijau muda. Untuk surat keluar pada
punggung ordner map ditandai dengan warna kuning muda.
Jika penyimpanan surat masuk dan surat keluar dengan kode seperti di atas,
khusus untuk surat (dokomuen) pegawai atau karyawan pada Bagian Tata Usaha
SMK Negeri 4 Banjarmasin, disimpan masing-masing untuk setiap pegawai atau
karyawan. Penyimpanan surat (dokomuen) pegawai atau karyawan juga disimpan
pada ordner map.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut:
(1) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan pencatatan
terhadap surat, baik surat masuk maupun surat keluar, pencatatan dilakukan
pada buku agenda kembar, sementara untuk surat masuk (biasanya)
dilampiri (disertai) dengan lembar disposisi.
ISSN 2541-6014 (Cetak) ISSN 2541-6022 (Online) Hak Penerbitan Politeknik Negeri Banjarmasin
291
(2) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan
penyimpanan sementara terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat
keluar, penyimpanan sementara (biasanya) dilakukan dalam waktu satu
tahun, tetapi adapula surat yang tidak harus disimpan (sementara) dalam
waktu (mencapai) satu tahun.
(3) Bagian Tata Usaha SMK Negeri 4 Banjarmasin telah melakukan
penyimpanan tetap terhadap surat, baik pada surat masuk maupun surat
keluar, dengan langkah-langkah (a) pemeriksaan, (b) mengindeks, (c)
memberi tanda, (d) menyortir, dan (e) menyimpan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1991. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Penerbit PT Gramedia
Pustaka Utama.
Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Dewi, Irra Chrisyanti. 2015. Manajemen Kearsipan. Cetakan Ketiga. Jakarta:
Penerbit PT Prestasi Pustakaraya.
Hasyim, Fathun, dkk. 1995. Kearsipan. Bandung: Pusat Pengembangan Pendidikan
Politeknik Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan.
Muhidin, Sambas Ali dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan: untuk
Organisasi Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung:
CV Pustaka Setia.
Mulyono, Sularso, dkk. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit
Liberty.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Penerbit Mandar Maju.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern: Dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media.
Suparjati, dkk. 2000. Surat-Menyurat dalam Perkantoran. Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Cetakan Kesembilan. Yogyakarta: Penerbit
Kanisius.
top related