pendahuluan diri.pdf

SELAMAT DATANG KE TAKLIMAT

TATACARA PENDAHULUAN DIRI

(PEGAWAI AWAM )

Disediakan :

Seksyen Pengurusan Perakaunan PinjamanBahagian Perkhidmatan Operasi Pusat & Agensi,

Jabatan Akauntan Negara MalaysiaJulai 2009

KUASA AKTA

Kumpulanwang Amanah Kerajaan

Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta

Prosedur Kewangan 1957

Untuk maksud tertentu melalui resolusi

yang dilulus oleh Dewan Rakyat

Bercorak kumpulanwang pusingan

Di bawah Pelbagai Kumpulanwang

Amanah Kerajaan-Pendahuluan Diri

(Penyata E1c)

KELULUSAN OLEH :PERBENDAHARAAN (KEW 106)

853210 - Ganjaran Pekerja Kerajaan

853209 - Tunggakan Caruman KWSP

853296 - Surcaj yang dikenakan oleh

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

853204 - Deposit Sewa Luar Negara

853215 - Perbelanjaan di bawah AP55

(Perbelanjaan Darurat)

853208 – Kehilangan wang awam

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

853207 - Perbelanjaan di bawah AP59

853203 - Perbelanjaan perubatan luar negara

853206 – Pendahuluan Gaji

853205 – Bayaran terlebih emolumen

853214 - Pendahuluan Yuran Sekolah Di Luar

Negara

853216 – Pendahuluan Sekolah Dalam Negara

853299 – Pendahuluan diri Pelbagai

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

KELULUSAN OLEH :

PEGAWAI PENGAWAL (KEW 325)

853201 – Pengangkutan orang & perbelanjaan

sara hidup – dalam negeri

853202 – Pengangkutan orang & perbelanjaan

sara hidup – luar negera

853213 - Pendahuluan Sewa rumah luar negara

(surat Perbendaharaan:

KK/BP(s)11/780/3/76 sk 1/20080(8) bertarikh 4 Ogos 2008)

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

PENDAHULUAN DIRI PENGANGKUTAN ORANG DAN SARA HIDUP853201 – DALAM NEGARA

853202 – LUAR NEGARA

RUJUKAN :

SPP BIL 2 TAHUN 1993

SPP BIL 6 TAHUN 1994

LAYAK DIPOHON OLEH SEORANG BAGI TUJUAN:

Menjalankan tugas rasmi di luar Ibu

Pejabat sama ada di dalam atau di

luar negara

Menghadiri kursus

Bertukar

• Ketua-ketua Setiausaha dan Ketua-

ketua Jabatan yang disenaraikan

sebagai Pegawai Pengawal dalam

Buku Anggaran Belanjawan Tahunan.

KUASA MELULUSKAN

• Bagi pegawai Persekutuan di Sabah &

Sarawak :- Pegawai Pengawal boleh

mewakilkan kepada Ketua-ketua

Jabatan Persekutuan Sabah &

Sarawak

UNSUR YANG TERLIBAT:-

Elauan Makan

Bayaran sewa hotel

PERATURAN PERMOHONAN

Pendahuluan Diri yang lama telah

diselesaikan sepenuhnya dalam tempoh

yang ditetapkan

Permohonan dibuat sekurang-kurangnya

7 hari (lama 14 hari) sebelum bertolak

dengan menggunakan Borang Kew.325

(4 salinan) –SPP6/94

Mematuhi had minima yang ditetapkan

HAD MINIMA PERMOHOHAN

Kumpulan Pengurusan Tertinggi /Kumpulan Pengurusan & Profesional

RM500.00

Kumpulan Sokongan (Kategori > 17) RM300.00

HAD MINIMA PERMOHOHAN

Kumpulan Sokongan Kategori < 17 Tiada Had Minima

Permohonan yang kurang dari had minima adalah tidak dibenarkan

BAYARAN BALIK

Dibuat melalui tuntutan perjalanan yang

dihantar tidak lewat dari 10hb. bulan

berikutnya

Denda 10% setahun akan dikenakan bagi

pendahuluan yang tidak diselesaikan

Pendahuluan perlu diselesaikan sebelum

bersara. Sekira tidak diselesaikan, potongan

dari ganjaran / pencen boleh dilakukan.

Meluluskan hanya kepada pegawai-pegawai yang telah menyelesaikan kesemua pendahuluan Diri yang lama.

Boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk luluskan permohonan Pendahuluan Diri

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Hantar Penyata Ringkasan kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil kutipannya ke Perbendaharaan mengikut format LAMPIRAN B setiap 6 bulan

Dapatkan kembali jumlah Pendahuluan Diri dalam masa yang ditetapkan

Memotong sekali gus dari gaji pegawai sehingga selesai sekiranya pendahuluan tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan

Mengenakan penalti 10% setahun sekiranya baki wang Pendahuluan Diri gagal dibayar dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh tuntutan perlu dibuat.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

100% - Untuk maksud ke luar

negara

Tidak lebih 90% - Untuk maksud

dalam negara

Perbelanjaan untuk hari-hari

bertugas rasmi sahaja

KADAR KELULUSAN PENDAHULUAN DIRI

PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR

i. Rujukan Fail Jabatan

ii. Nama Pegawai yang

memohon iii.

Amaun Pendahuluan Diri

iv. Tarikh diluluskan

v. Tarikh pergi

vi. Tarikh balik / sampai

vii. Tarikh dan amaun tuntutan

dikemukakan

viii. Tarikh dan nombor rujukan

baucer atau jurnal

ix. Tarikh dan amaun tuntutan

dibayar

x. Amaun denda dikenakan;

jika berkaitan

xi. Catatan

PENYELENGGARAAN BUKU DAFTAR

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENDAHULUAN DIRI

Pengendalian Permohonan:-

Sediakan Daftar Pendahuluan Diri

Pastikan Borang Pendahuluan dibuat dalam

4 salinan

Pastikan permohonan dikemukakan 7 hari

sebelum bertolak

Semak dengan had minima permohonan

Sudahkah selesai pendahuluan lama

Kemaskini Daftar selepas kelulusan diterima

dan kutipan balik dibuat

Pembayaran Balik:

Bayaran Balik dibuat melalui tuntutan

perjalanan

Tuntutan dikemukakan tidak lewat 10hb

bulan berikutnya

Jika jumlah tuntutan kurang jumlah

pendahuluan diri, baki perlu dibayar

balik

SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENDAHULUAN DIRI

CATATAN PELARASAN

Pembayaran pendahuluan diri dibuat melalui

tuntutan sebelum atau pada 10hb bulan

berikutnya melalui:-

Tuntutan melebihi pendahuluan diri:

Baucar bayaran tuntutan perjalanan

DT Vot

KT Amanah

KT Akaun Bank - Pemohon

Tuntutan sama dengan pendahuluan diri

Pelarasan jurnal sahaja

DT Vot

KT Amanah

Tuntutan kurang dari pendahuluan diri

Pelarasan jurnal seperti diatas; dan

Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan

(pemohon perlu mengembalikan dengan serta

merta) melalui PTJ

CATATAN PELARASAN

CATATAN PELARASAN –TERLEBIH EMOLUMEN (853205)

Pelarasan jurnal bagi pengwujudan pinjaman

DT Amanah – 853205

KT Vot Gaji / Emolumen (1XXXX)

KT Akaun Hasil – (81101 jika berkaitan)

(catatan ke dalam akaun hasil sekiranya emolumen yang terlibat melibatkan peruntukan tahun sebelum)

Potongan gaji perlu dilakukan bagi menjelaskan pendahuluan yang diambil seperti yang telah diluluskan oleh PERBENDAHARAAN menggunakan kod potongan gaji 4189

• 853206 – Pendahuluan Gaji

Atas gaji yang ia belumberhak menerimanya atauatas gaji yang ia berhakmenerimanya tetapi belum

diluluskan;

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

• 853205 – Bayaran terlebih emolumen

Bagi mendapatkan balik gaji

atau elaun yang

terlebih bayar

JENIS- JENIS PENDAHULUAN

AP 55- PERBELANJAAN DARURAT Dalam keadaan yang luar biasa jika ternyata bagi kepentingan

perkhidmatan awam bahawa perbelanjaan patut dilakukan

dengan segera sedangkan tiada peruntukan bagi perbelanjaan

tersebut dan masa tidak mengizinkan bagi mendapatkan

kebenaran mengikut cara biasa, seseorang pegawai boleh atas

tanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaan itu, tetapi ia

hendaklah dengan serta merta memberitahu Ketua Setiausaha

Perbendaharaan (KSP) atau Pegawai Kewangan Negeri (PKN)

melalui Pegawai Pengawal dan hendaklah dengan segera

menyampaikan kepada KSP/PKN satu laporan bertulis

menghuraikan sebab-sebab yang mendorongnya menyimpang

daripada cara yang biasa. Dalam hal seumpama ini, apa-apa

pembayaran yang dibuat boleh pada mulanya

dipertanggungkan kepada Kumpulanwang Pendahuluan Diri

(Pegawai Awam) atas nama pegawai itu sendiri. Kelulusan

KSP /PKN hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum

pelarasan pendahuluan diri tersebut dilakukan.

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI

i) Walau apa pun peruntukan mana-mana

Arahan Perbendaharaan (AP) yang lain,

pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan

dengan sempurnanya oleh seseorang bagi

barang atau perkhidmatan yang dipesan

dan dibekalkan dengan suci hati kepada

kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab

apa-apa keraguan sama ada

pertanggungan itu telah dilakukan dengan

sepatutnya oleh pegawai kerajaan tang

bertanggungjawab.

ii. Jika KSP/PKN berpuas hati bahawa suatu

tanggungan kontrak telah dilakukan, tetapi

berpendapat bahawa seseorang pegawai telah

mungkin bersalah dan dipertanggungkan

mulanya kepada akaun Kumpulan Wang

Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama

pegawai yang berkenaan, atau jika nama

pegawai tidak dapat ditentukan dengan serta

merta, atas nama jawatan Pegawai Pengawal

yang berkenaan sementara dinantikan

keputusan penyelesaian perkara tersebut.

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI

iii) Pegawai Pengawal hendaklah menyediakan

satu laporan bertulis bagi menghuraikan sebab-

sebab yang mendorongnya menyimpang

daripada cara yang biasa dan mengemukakan

kepada KSP/PKN tidak lewat dari 60 hari

daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.

Pelarasan pendahuluan diri hendaklah

dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat

daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan

KSP/PKN

AP 59- PERBELANJAAN SUCI HATI

KEHILANGAN WANG AWAM

AP 3

AP3-Kehilangan bermaksud kehilangan

wang awam,setem, barang-barang awam

dan harta lain yang berharga disebabkan

oleh kecurian, penipuan,kecuaian

pegawai, kekurangan,bayaran

terlebih,pembayaran tanpa kuasa,hutang

yang tidak boleh dapat balik,hasil yang

tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan

yang sia-sia