pengurusan harta ammd

Pengur usan Har t aBahagian Perancangan dan

Perkhidmatan Kewangan

Jabatan Bendahari

Agenda

• Penemuan Audit• Definisi Aset/Inventori• Pendaftaran Aset• Penglabelan dan Pemeriksaan Aset• Tatacara Kehilangan dan Hapuskira• Tatacara Pelupusan• Perlindungan Insurans

Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2005

• USM patut memberikan penekanan terhadap latihan/kursus/bengkel mengenai pengurusan peralatan mudah alih secara khusus terutamanya untuk kakitangan yang mengendalikan peralatan makmal dan perubatan yang berteknologi tinggi

Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2005

• USM tidak menyediakan peruntukan kewangan yang khusus bagi penyelenggaraan peralatan mudah alih

• Untuk memantapkan perolehan peralatan disyorkan semua PTJ menyediakan laporan pemeriksaan terhadap setiap peralatan yang diterima seperti amalan PTPM

Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2005

• Pihak audit telah menjumpai beberapa peralatan yang telah rosak walaupun baru dibeli – Solar Power Cycle RM43,010- dibeli pada 31/12/2002

• Didapati JTK kurang bermesyuarat, oleh yang demikian peralatan yang telah setuju untuk dilupuskan terbiar ditepi makmal serta kaki lima tanpa pengawasan sewajarnya.

Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2005

• Maklumat yang disimpan dalam daftar aset/inventori yang disenggara di PTJ adalah tidak seragam dan tidak menepati kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991

• Pihak Audit mendapati semenjak USM ditubuhkan verifikasi fizikal terhadap aset universiti oleh Jabatan Bendahari belum pernah dibuat.

Definisi Harta /Inventori

Aset – dibahagikan kepada 2 kumpulan

1) Aset Tetap- Aset yang tidak berubah lokasi seperti bangunan, tanah dan infrastruktur

2) Aset Mudah Alih – Aset yang boleh berubah lokasi seperti alatan pejabat, perabot, alatan saintifik, kenderaan dan lain-lain yang bernilai RM500.00 dan ke atas

Definisi Harta /Inventori

• Inventori – peralatan yang bernilai kurang dari Rm500.00 seunit

• Hospital dikecualikan daripada definisi aset ini.

• Hospital – peralatan pembedahan >RM2000 dan jangka hayat >1tahun dan dikategorikan sebagai instrumen pembedahan

Pendaftaran Harta

Objektif• Memudahkan pegesanan dan

pemantauan• Memudahkan penyelenggaraan dan

penggantian• Mengwujudkan pengkalan data yang

lengkap, tepat dan kemaskini• Termasuk aset yang dibeli oleh agensi

lain tetapi didermakan atau dihadiahkan

Pendaftaran Aset

• PTJ menghantar salinan PO,DO, Invois dan SH01

• Terima Borang SH01 daripada Seksyen Bayaran

• Nombor Harta dan salinan Borang SH01 dihantar ke PTJ.

• Label akan dikeluarkan dan dihantar ke PTJ• Pasukan Pemeriksaan aset akan lekatkan

label secara rawak – peringkat pertama pemeriksaan aset

Alat Kelengkapan 1810Alat Perabot 26Kenderaan 11Bangunan Bebas 3Infrastruktur 8Ubahsuaian 5WIP 33

St at ist ik Pendaf t ar an Aset

Statistik Pendaftaran Aset

Statistik Pendaftaran Aset

Alat KelengkapanAlat PerabotKenderaanBangunan Milik BebasInfrastrukturUbahsuaianWIPTanah Milik BebasTanah PajakanBangunan Pajakan

Penglabelan dan Pemeriksaan Aset

• Mulai tahun 2004 Kaedah Penglabelan diperkenalkan.

• Beberapa warna telah dan akan diperkenalkan

• Pemeriksaan Aset • Maklumbalas daripada PTJ• Mengesan kes kehilangan• Kemaskini daftar harta/fizikal harta

Penyelenggaraan Aset

• Memastikan aset sentiasa dalam keadaan produktif dan reliable

• Memelihara jangkahayat aset• Meningkatkan keupayaan fungsi aset

Obj ekt if

Penyelenggaraan Aset

• Penyelenggaraan Pencegahan- bertujuan mengurangkan kerosakan peralatan. Memeriksa,membaiki atau menggantikan komponen secara teratur mengikut jadual

• Penyelenggaraan Pemulihan- tindakan untuk membaiki/menggantikan komponen/peralatan

• Jadikan satu Budaya!! Peruntukan??

Penglabelan dan Pemeriksaan Aset

• Aset diimbas mengikut senarai dalam laporan aset

• Pemeriksaan aset bergantung kepada PTJ untuk menentukan aset dapat dikesan atau tidak

• Hapuskira rekod hanya peringkat permulaan ini

Takrif KehilanganKehilangan termasuk kehilangan wang awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan oleh kecurian, penipuan,atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih,pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia- sia.

JAWATANKUASA KEHILANGAN

• J/K Kecil kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan

• Menimbang dan membuat keputusan berkaitan kehilangan aset universiti.

• Menimbang rayuan untuk diperakukan kepada Naib Canselor

Tindakan Apabila berlaku Kehilangan

• Melaporkan Kepada Ketua Jabatan• Melaporkan Kepada Jabatan

Keselamatan• Melaporkan Kepada Pihak Polis (2 hari

bekerja)• Menyediakan Laporan Permulaan

( Satu minggu)• Menyediakan Laporan Akhir ( 3 bulan)• Kehilangan Kecil

20

12

0

5

10

15

20

Komputer BukanKomputer

Statistik Kes Kehilangan

Kes Kehilangan

Punca Kehilangan Aset

41%

56%

3%

Kecuaian

Pecah Masuk

Faktor Lain

Keputusan Kes Kehilangan

6%

25%

69%

Hapuskira Pelapor Menggantikan Bayaran Pampasan

Tatacara Perlupusan

• Definisi – tindakan untuk mengeluarkan aset daripada simpanan dan rekod

• Objektif – 1. Memastikan PTJ tidak menyimpan

harta benda yang usang, habis tempoh penggunaan yang ekonomik

2. Mendapat hasil pulangan yang terbaik3. Menjimat ruang stor/pejabat

Justifikasi Pelupusan

• Barang pecah dan rosak• Habis tempoh pengunaan ekonomik• Tidak ekonomik dibaiki• Usang• Tamat tempoh penggunaan• Melebihi keperluan• Tidak sesuai lagi digunakan• Tidak diperlukan lagi

Jawatan Kuasa Pelupusan

• Aset dan Barang – Semua aset dan barang kecuali komputer yang bernilai melebihi RM10,000 setiap satu atau melebihi RM100,000 kesemuanya

• Peralatan Komputer – Komputer yang bernilai RM 10,000 ke atas setiap satu atau RM100,00 kesemuanya

Kuasa Melulus

• JPAB tidak melebihi RM 20,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan untuk semua kategori aset tidak melebihi

RM 300,000 untuk setiap PTJ• Naib Canselor melebihi RM 20,000

setiap satu tetapi kurang RM 100,000 atau jumlah keseluruhan untuk semua kategori aset melebihi RM300,000 sehingga RM 500,000 untuk setiap PTJ

Kuasa Melulus

• JTK – melebihi RM 100,000 tiap satu nilai perolehan atau jumlah keseluruhan melebihi RM 500,000 untuk setiap PTJ

Kaedah Perlupusan

• Jualan secara lelong• Jualan secara tender• Pindahan kepada mana-mana PTJ atau

mana-mana badan kerajaan• Salvage untuk kegunaan lain• Diserahkan kepada Prog –E-waste

Alatan Yang Dilupus Mengikut Kategori Bagi Tiga Kampus

Perabot, 967Alat Kelengkapan,

699

Kenderaan, 2

Bangunan, 1

Perabot

AlatKelengkapan

Kenderaan

Bangunan

0

200

400

600

800

1000

1200

Bilangan

Aset

1

Keputusan Mesyuarat

Lupus dan Buang

J ual sebagai Scr ap

Der ma

Salvaj Par t

J ual/ Tender

Bilangan Aset Yang Dilupuskan Berdasarkan Keputusan Mesyuarat

Pengur usan I nsur ans

Jenis Insurans

• Kebakaran- perlindungan terhadap bangunan dan alat kelengkapan Universiti

• Personal Accident – Memberi perlindungan terhadap pelawat pelawat rasmi Universiti

• Group Personal Accident – Melindungi pelajar USM yang mengambil bahagian dalam aktiviti rasmi Universiti

Jenis Insurans

• Kecurian – Memberi perlindungan kepada USM terhadap alatan dari kecurian. Termasuk yang dipinjam dari luar.

• Public Liability- memberi perlindungan kepada pelawat dan pelajar daripada tuntutan awam

• Kenderaan

• All Risks – memberi perlindungan kecurian/kerosakan kepada alatan yang dibawa luar dari kampus

• Medical Malpractice- Memberi perlindungan kepada staf perubatan, pergigian dan pelajar perubatan dan pergigian akibat tuntutan pihak ketiga.

• Professional Indemnity-Memberi perlindungan terhadap kerja perundingan oleh pensyarah USM

• Marine Hull – Perlindungan untuk bot/kapal dan peralatan marine USM

• Penerbangan Udara- Perlidungan semasa penerbangan luar negara

• Jaminan Setia-Menanggung gantirugi kepada USM akibat pecah amanah oleh Staf Bendahari khususnya

• Wang Tunai • Ex-gratia – Bayaran pampasan kepada

semua staf termasuk kontrak dan sementara yang ditimpa kemalangan atau kecederaan semasa menjalankan tugas rasmi.

SelesaiTerima Kasih