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Plano Anual de Aquisições
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 1
PROPLANDELIT / DPCA / EP
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 2
WORKSHOP:
Plano Anual de Aquisições - PAAQ 2018
Coordenação: PROPLAN
Divisão de Planejamento e Controle de Aquisições/ DPCAÂngela Lerina
Fernanda De LatorreMaria Rita Hennigen
Escritório de Processos/ EPJoão Francisco Vieira
Priscilla PontesMonica Schmatz
Gabriel Wieczorek
Projeto de Aquisições de Bens e Serviços
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Objetivos do Projeto:
Implantar práticas de Governança e Gestão de Aquisições na UFRGS
Transformar e aprimorar o processo de compras
Reduzir tempo e fracionamento
Qualificar os itens comprados
CONCEITO: Governança das Aquisições
“Consiste no conjunto de mecanismos de LIDERANÇA, ESTRATÉGIA E CONTROLE postos
em prática para AVALIAR, DIRECIONAR E MONITORAR a atuação da gestão das
aquisições, com objetivo de que as aquisições agreguem VALOR ao negócio da
organização, com riscos aceitáveis.”
Relatório do Acordão Nº 2622/2015 – TCU (Referencial Básico de Governança no setor público)
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OBJETIVO da Governança das Aquisições
“Fazer com que as aquisições agreguem valor ao negócio da organização, com
riscos aceitáveis. Isso se dá, basicamente, a partir da implantação e
monitoramento de processos e controles na função de aquisição da
organização.”
Relatório do Acordão Nº 2622/2015 – TCU (Referencial Básico de Governança no setor público)
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“9.1. Acórdão: Recomendar à UFRGS [...], com vistas à melhoria
do sistema de controle interno da organização que execute
processo de planejamento de aquisições, contemplando:
Elaboração com participação de representantes dos diversos
setores da organização, de documento que materialize o plano
de aquisições.”
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ACÓRDÃO Nº 2347/2016 - TCU
“9.1. Acórdão: Recomendar à UFRGS [...], com vistas à melhoria
do sistema de controle interno da organização que execute
processo de planejamento de aquisições, contemplando:
Elaboração com participação de representantes dos diversos
setores da organização, de documento que materialize o plano
de aquisições.”
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ACÓRDÃO Nº 2347/2016 - TCU
“9.1. Acórdão: Recomendar à UFRGS [...], com vistas à melhoria
do sistema de controle interno da organização que execute
processo de planejamento de aquisições, contemplando:
Elaboração com participação de representantes dos diversos
setores da organização, de documento que materialize o plano
de aquisições.”
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ACÓRDÃO Nº 2347/2016 - TCU
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PORTARIA Nº 8734/2017 - UFRGS
Aprova o Plano Anual de Aquisições – PAAQ - no âmbito da UFRGS:
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PORTARIA Nº 8734/2017 - UFRGS
Aprova o Plano Anual de Aquisições – PAAQ - no âmbito da UFRGS:
Documento que consolida as demandas de aquisições/contratações comuns e
específicas, oriundas das Unidades Acadêmicas e Administrativas da UFRGS;
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PORTARIA Nº 8734/2017 - UFRGS
Aprova o Plano Anual de Aquisições – PAAQ - no âmbito da UFRGS:
Documento que consolida as demandas de aquisições/contratações comuns e
específicas, oriundas das Unidades Acadêmicas e Administrativas da UFRGS;
Estará alinhado aos Planos Estratégicos da Universidade, PDI e Plano de Gestão;
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PORTARIA Nº 8734/2017 - UFRGS
Aprova o Plano Anual de Aquisições – PAAQ - no âmbito da UFRGS:
Documento que consolida as demandas de aquisições/contratações comuns e
específicas, oriundas das Unidades Acadêmicas e Administrativas da UFRGS;
Estará alinhado aos Planos Estratégicos da Universidade, PDI e Plano de Gestão;
Servirá de base para as aquisições do exercício seguinte, e para a definição do
calendário de compras;
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PORTARIA Nº 8734/2017 - UFRGS
Aprova o Plano Anual de Aquisições – PAAQ - no âmbito da UFRGS:
Documento que consolida as demandas de aquisições/contratações comuns e
específicas, oriundas das Unidades Acadêmicas e Administrativas da UFRGS;
Estará alinhado aos Planos Estratégicos da Universidade, PDI e Plano de Gestão;
Servirá de base para as aquisições do exercício seguinte, e para a definição do
calendário de compras;
Ocorrerá de forma consultiva;
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CONTEXTO DO PAAQ
CONTROLE
ORGANIZAÇÃO
DIREÇÃO
PLANEJAMENTO
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CONTROLE
ORGANIZAÇÃO
DIREÇÃO
CONTEXTO DO PAAQ
PLANEJAMENTO
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Benefícios do Plano Anual de Aquisições
Menores custos de pedido
Economia de Escala
Maior qualidade dos itens
Mitigação do fracionamento de despesas
Execução mais homogênea do orçamento no
exercício
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Etapas do PAAQ 2018
1 – ORIENTAÇÃO E INSTRUÇÃO DO PAAQ
2 – LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE COMPRAS
3 – COMPILAÇÃO DAS DEMANDAS
4 – PUBLICAÇÃO DO PAAQ APROVADO
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Etapas do PAAQ 2018
1 - Orientação e instrução do PAAQ
- Realização de workshops de orientação do PAAQ, e instrução de preenchimento da
Planilha de Levantamento de Necessidades / Planilha de Aquisições;
- Liberação do histórico de aquisições de 2016 e primeiro semestre de 2017, de cada
Unidade, como base comparativa para auxiliar a previsão de demanda;
- Consulta aos históricos: Sistema PROPLAN
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Etapas do PAAQ 2018
2 - Levantamento das Necessidades de Compras
- Preenchimento e envio da planilha de aquisições previstas para 2018;
- Responsáveis pelo envio das planilhas: Gerentes Unidades;
- Forma de envio: postagem através do Moodle Colaboração;
- Prazo para envio: 10/11/2017
Planilha + Ofício assinado pelo ordenador
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Etapas do PAAQ 2018
3 - Compilação das Demandas
- Análise das demandas das Unidades;
- Compilação dos resultados levantados;
- Elaboração de documento consolidado a ser submetido à apreciação e
aprovação do Comitê Gestor;
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Etapas do PAAQ 2018
4 – Publicação
- Formalização do Plano Anual de Aquisições 2018;
- Ampla divulgação do plano às Unidades Administrativas e Acadêmicas;
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Etapas do PAAQ 2018
Orientação e instrução do PAAQ
Levantamento das Necessidades de Compras
Compilação das Demandas
Publicação
CALENDÁRIO DE COMPRAS 2018
Envio das Planilhas Preenchidas
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PRAZO PARA
POSTAGEM: 10/11/2017
Preenchimento da Planilha
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Orientações
- Preencher primeiramente a parte verde da planilha, listando as
compras pra 2018.
- Deixar a prioridade para depois.
Preenchimento da Planilha
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Orientações
Preencher primeiramente a parte verde da planilha, listando as compras pra 2018
Deixando a prioridade para depois
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 32
Orientações
Para que se possa diferenciar as prioridades dos itens listados
Preencher primeiramente a parte verde da planilha, listando as compras pra 2018
Deixando a prioridade para depois
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 33
Orientações
• Agrupar os itens com características similares QUE SERVIRÃO PARA O
MESMO FIM
• Separar os itens que tem finalidades diferentes
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 34
• Agrupar os itens com características similares QUE SERVIRÃO PARA O MESMO FIM;
• Separar os itens que tem finalidades diferentes
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 35
• Agrupar os itens do mesmo grupo com características similares QUE SERVIRÃO
PARA O MESMO FIM;
• Separar os itens que tem finalidades diferentes.
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 36
Qualquer característica diferente (data necessária de recebimento, origem do orçamento, criticidade,
prioridade, etc.) deve incorrer na SEPARAÇÃO dos itens
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 37
Orientações
Atenção para as compras específicas de certas unidades!
Ex: SUINFRA é a responsável por preencher os bens e serviços de
infraestrutura;
Almoxarifado Central é o responsável pelas compras de material de
expediente;
GERTE é a ÚNICA responsável por preencher os serviços
terceirizados.
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 38
Orientações
Ex: SUINFRA é a responsável por preencher os bens e serviços de infraestrutura
Almoxarifado Central é o responsável pelas compras de material de expediente
GERTE é a ÚNICA responsável por preencher os serviços terceirizados
• Atenção para as compras específicas de certas unidades!
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 39
Orientações
Ex: Almoxarifado Central é o responsável pelas compras de material de expediente
• Atenção para as compras específicas de certas unidades!
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 40
• O preenchimento da CRITICIDADE e da PRIORIDADE deve ser feito pensando nas funções
principais da Unidade.
Ex: Função principal da Engenharia Ensino e Pesquisa
Função principal da PROPLAN Administrativo
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 41
• O preenchimento da CRITICIDADE e da PRIORIDADE deve ser feito pensando nas funções
principais da Unidade.
Ex: Função principal da Engenharia Ensino e Pesquisa
Função principal da PROPLAN Administrativo
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 42
Se faltar computador na sala de aula, a
função principal da Engenharia (ensino)
para .
Preenchimento da Planilha
24/10/2017 Projeto: Aquisições de bens e Serviços 43
Se faltar computador na
secretaria, o ensino não para
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