poa taller ii 18 01-2013

El Plan Operativo18-01-2013

„POA re-loaded“

„ ... Se hace camino al andar ...“ (A. Machado)

Serie: Workshop-papers

¿Por qué estamos aquí?• El taller del 7 de enero quedo „corto“

• Quieren profundizar el tema de planificación

• Necesitan más información para elaborar el POA

• Hay muchas preguntas por contestar

Hoy hablaremos de „Planes operativos anuales“ (POA)

Darles orientación para

la elaboración de sus

Planes operativos +

identificar temas a

abordar

• PLAN OPERATIVO

o Qué es y para qué sirve

o Qué y cómo hacer para

que sirva a lograr la

visión de WEM

• Crear formato

orientador para la

elaboración de planes

operativos

• Elaborar POA en

equipo (ejercicios)

¿Cómo haremos?

• El protagonismo está en ustedes

• Trabajaremos las partes del POA a través de EJERCICIOS

• Yo daré ciertos insumos „teóricos“

• Los confrontaré - no me lo tomen a mal

• El tema de „indicadores“ se abordará, pero igual se requiere otra sesión especial

• Todo lo que hagamos conjuntamente se documentará.

• Taller de 9:00 am a 4:00 pm

• Habrá recesos siempre que lo necesiten

• Tiempo para el almuerzo será de 1 hora

• Habra una retroalimentación al final del taller

Qué quedo del 1er taller• Planificación es un proceso que orienta y

estructura un accionar futuro

• Ese accionar está orientado a lograr un objetivo

o una meta definida

• Para la acción se necesitan recursos

• La estrategia está condicionada al contexto

en el que se trabaja – el marco de referencia

• Los „supuestos“ hay que considerarlos en la

planificación - siempre

• La planificación NO se hace solo

• Las actividades no requieren indicadores

• ...

Plan Operativo

Hablamos de Planificación operativa , cuando el

periodo de planificación es a corto plazo y se

definen:

• Metas

• Actividades

• Responsables

• Recursos requeridos

• Plazos

Plan Operativo

Hablamos de Planificación operativa , cuando el

periodo de planificación es a corto plazo y se

definen:

• Metas

• Actividades

• Responsables

• Recursos requeridos

• Plazos

Interpreten aquí „Metas“ como

una caja grande de cartón en la

que metemos palabras como

„objetivos“, „retos“, „hitos“,

„resultados“, „metas“ ...

Se trata de visualizar

„Qué quiero o tengo

que lograr en el periodo

de vigencia del POA“.

„Aterrizando

la estrategia

a la realidad

del día a día“

... aterrizar• Asignación de tareas

• Designación de responsabilidades

• Establecimiento de plazos

• Asignación de recursos

• ...

Y no olvidar que lo que se quiere hacer contribuye a lograr un objetivo ...

... y ese objetivo tiene que ver con un

cambio(algo tiene que haber cambiado

tras la intervención!!!)

El cambio que vamos buscando tiene que ver ...

• con una Visión futura que tenemos como WEM de la

sociedad que nos rodea (cambio social)

• con cambios en actitudes, creencias de las personas

con las que trabajamos (cambios personales)

• con un proceso de cambio que

promovemos, facilitamos y que es un resultado

esperado tras nuestra contribución / intervención

• con un compromiso personal

• ...

... Reto del PO... relacionar OBJETIVOS (= lo que se pretende lograr)

con ESTRATEGIAS (= los caminos para lograrlo) y

ACCIONES (= poner en práctica las estrategias) de

manera eficaz y eficiente.

Estrategias

Acciones

Objetivos

Ciclo de un

Proyecto

Objetivos

concretos e

indicadores

“útiles”

Implementacíon

de actividades

Monitoreo y

Evaluación

Informe

Toma de

decisión y

acción

Planificación

estratégica(Visión, Misión, Valores

Objetivos de desarrollo,

Ejes estratégicos …)

¿Que se quiere cambiar?

¿Cómo observar los cambios?

¿De que manera informar?

¿Cómo lograrlo?

Nos podemos orientar por “Preguntas clave”

Plan Operativo

Para elaborar el POA necesitamos ...

INFORMACIÓN

Y

ORIENTACIÓN

Ejercicio 1:Elaborar una matriz de Plan operativo:

(dos grupos)

Se pueden basar en la experiencia que ya tienen

Objetivo: Identificar elementos

• ...

tiempo 15 minutos

El PO debe responder a las

siguientes preguntas

Qué, Cómo, Cuándo, Dónde, Quién, Con qué

Cómo se va a ejecutar el proyecto / Cuándo se desarrollarán las actividades /

Dónde estará localizado / Quiénes estarán involucrados /

Qué recursos se utilizarán

Ejemplo de matriz:Estrategia del proyecto Indicadores Medios de

verificaciónSupuestos

Objetivo global

Objetivo del proyecto• Situación de inicio

• Efectos directos e impacto

Actividades• Fecha de inicio y final• Responsable

• no olvidarse de actividades de monitoreo y evaluación; y de sistematización (lecciones por aprender)

• Cada actividad tiene o genera resultados

Recursos & Cronograma

Su propuesta de intervención anual (POA) es „la estratégia de

intervención“

¿Qué hipótesis hay de trasfondo que la orienta y

sostiene?

¿Cual es el proceso de cambio que impulsa?

Niveles a las que tiene que responder la estrategia:

- eficacia

- eficiencia

- sostenibilidad

- Mision y Vision de WEM y sus valores

¿Es la más adecuada?

Selección de „proyectos“• Vamos a trabajar dos POA real de un/a compañero/a:

POA 1. considerando un proyecto comunitario

POA 2. considerando una campaña

• TODOS/AS ustedes están involucrados/as en más de un „proyecto“ (tareas/ intervenciones).

• El POA debe responder a todas esas tareas que deberán realizar en el transcurso del 2013.

Reto del POA : integrar los diferentes proyectos de forma que reconcilien los objetivos y expectativas con los recursos disponibles

¿Quién quiere trabajar de forma grupal su POA?

POA 1. considerando un proyecto comunitario

Grupo 1 :

POA 2. considerando una campaña

Grupo 2 :

Ejercicio 2:Identificar los diferentes „proyectos“ a considerar en

el POA

• ...

En lo general, ustedes tienen más de una

tarea asignada, no?

tiempo 15 minutos

Ejercicio 3:Identificar los objetivos por „proyecto“ a considerar en el POA

Proyecto 1:Objetivo 1:

Proyecto 2:

Objetivo 2:

Proyecto ...:

Objetivo ...:

tiempo 30 minutos (2 x 15´)

Si les falta información o requieren orientación,

BUSQUENLA!!! ...

estamos en una situación real!

Preguntas permanentes

¿Qué informaciones tenemos?

¿ Qué información necesitamos?

¿ Qué orientaciones tenemos?

¿ Qué orientaciones necesitamos?

Objetivo del proyectoConsideren lo siguiente:

I. Aspecto operativo:

Los OBJETIVOS deben de ser claros y

se deben de poder lograr en el tiempo estipulado POA.

Los Objetivos deben de indicar un „CAMBIO“ en los

„beneficiarios“

II. Aspecto institucional: Responda a la pregunta

¿Qué tienen que ver los objetivos que defino/ o que se definen con la Vision y Mision de WEM?

Ejercicio 4:Identificar las actividades por „proyecto“ a considerar en el POA

Proyecto 1:

Objetivo 1:

Actividades 1: ...

Proyecto 2:

Objetivo 2:

Actividades 2: ...

Proyecto ...:

Objetivo ...:

Actividades ...: ...

tiempo 30 minutos (2 x 15´)

Las

actividades

no son un fin

en sí.

Tipología de actividades• Actividades definidas, dispuestas por „otros“

• Actividades directamente identificadas con el

objetivo

• Actividades complementarias que apoyan a lograr

la meta prevista (transferencia, ampliación,

organización y administración, monitoreo,

evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...)

mejorando el desempeño de la intervención y

dandole sostenibilidad Y toda acción tiene resultados

Tipología de actividades• Actividades definidas, dispuestas por „otros“

• Actividades directamente identificadas con el

objetivo

• Actividades complementarias que apoyan a lograr

la meta prevista (transferencia, ampliación,

organización y administración, monitoreo,

evaluación, sistematización, (auto)capacitación ...)

mejorando el desempeño de la intervención y

dandole sostenibilidad

Tendemos a

olvidarnos

de estas!!

Los resultados esperados de nuestras actividades ...

... se basan en una hipótesis de intervención:

„Hago esto y esto para lograr esto y lo otro“

Y en qué se basa la hipótesis?

en supuestos

El proyecto no controla esos „supuestos“

OJO: No todos los supuestos que se llegan a identificar hay que considerar – pero los que se consideran hay que

„monitorearlos“

Ejercicio 5: Identifiquen los supuestos centrales que no podemos controlar como proyecto pero que tienden a tener consecuencias, efectos, incidencias, repercusión sobre el desarrollo del proyecto / intervención (amenazas y debilidades)

Proyecto 1:

Objetivo 1:

Actividades 1: ...

Proyecto 2:

Objetivo 2:

Actividades 2: ...

Proyecto ...:

Objetivo ...:

Actividades ...: ...

tiempo 30 minutos (10´ + 20´)

Supuestos formulan condiciones básicas del entorno del proyecto y de las cuales depende la ejecución del proyecto.Son factores externos al control del proyecto. El cambio de estos factores puede afectar el proyecto de manera positiva y negativa. HAY que monitorearlos!

Los Indicadores como elementos de „control“

• Indican „cambio“ y son claros y concretos

• Los vamos a definir solamente a nivel de „objetivos“

• Por „proyecto“ no vamos a definir más de tres

indicadores.

Los indicadores „indican“ si estamos logrando lo que

nos habíamos propuesto (no son el fin en sí!!)

NO SON EL CAMBIO - son puntos de referencia

Indicadores:

Criterios básicos de calidad...

Los indicadores deben

- tener estrecha relación con objetivos y actividades (atribución)

- ser eficientes (esfuerzo razonable para levantar datos)

- referirse al y ser levantable durante el periodo del proyecto

- expresar ¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Cuándo? y ¿Cuánto?

Ejercicio 6: Definan INDICADORES a nivel de objetivo(s) de los

proyectos / intervenciones previstas

Proyecto 1:

Objetivo 1:

Actividades 1: ... Resultados esperados ...

Proyecto 2: ...

tiempo 30 minutos (10´ + 20´)

Como asegurar el buen desarrollo del proyecto?

Monitoreo y evaluación

Nuestra influencia tiene límites…

Recursos, actividades, productosNuevos conocimientos, capacidades,habilidades, recursos...

Efectos directosCambios en el comportamiento, uso de los productos

ImpactoCambios en las condiciones de vida,cambios sociales, políticos , económicos, culturales

Esfera de control

Esfera de responsabilidad

Esfera de interés

¿Qué se hizo? ¿Qué pasó? ¿Qué cambió?

Adaptación de Mapeo de Alcances

Ejercicio 7: Revisar el POA• ¿Hemos identificados todas las tareas que se nos han asignado?

• ¿Tenemos claro el objetivo de nuestra intervención?

• ¿En los proyectos se define un proceso de cambio?

• ¿La estrategia de intervención es coherente (objetivo-acciones)?

• ¿Consideramos acciones que nos ayuden a „vigilar“ y orientar el

proceso de cambio hay su meta?

• ¿De qué forma consideamos la sostenibilidad de nuetra

intervención?

• ¿Nuestra estrategia de intervención es eficiente (costo-beneficio) –

hubiese alternativas?

• ¿Tengo claro mis responsabilidades y mi carga de trabajo para el

periodo de vigencia del POA?

• ¿Qué contribución concreta dan mis intervenciones

a lograr la Vision de WEM?

tiempo 45 minutos (15´ + 30´)

Recursos

Ejercicio 8:Definan recursos requeridos por actividades previstas.

Tiempo

Materiales

Presupuesto

Personal

tiempo 45 minutos (15´ + 30´)

Cronograma

Ejemplo de cronogramaActividad / Acción

Inicio Final Lugar Respon-sable

Mes / trimestres / ...

1. ... o tiempo requerido

Esta es la historia de cuatro personas llamadas TODOS, ALGUIEN,

CUALQUIERA y NADIE.

Había que llevar a cabo una tarea importante y TODOS

estaban seguros de que ALGUIEN lo haría.

CUALQUIERA lo podría haber hecho, pero NADIE lo quiso hacer.

ALGUIEN se enojo porque era tarea de TODOS.

Y TODOS pensó que CUALQUIERA lo podría hacer.

Pero NADIE pudo darse cuenta que TODOS no lo haría.

Finalmente, ALGUIEN culpo a TODOS

de que NADIE hiciera lo que CUALQUIERA pudiera haber

hecho.

Ejercicio 9:Identifiquen por actividad prevista las personas

responsables y el apoyo de personal requerido.

Orientación:

Yo soy responsable de ...

Yo NO soy responsable de ...

Yo necesito el apoyo de ...

Ronda de Preguntas

Retroalimentación

ANIMO CONTENIDO

¡Gracias!

Próximo actividad: 25 de enero 2013

Tema: revisar y discutir los POA