psΨch - bangor psychology - constitution

 PSΨCH: BANGOR PSYCHOLOGY SOCIETY Constitution   1               Name 1.1                   The society shall be called “PSΨCH: Bangor Psychology Society”, due to ease of use.   2               Affiliation 2.1                   The society shall be affiliated to Bangor University Students’ Union.   3               Objectives 3.1                   Promote an engagement amongst members with psychology through academic, social and cultural events.  3.2                   Provide opportunities for closer integration and co‐operation between members, students, staff, the local community and external organisations. 4               Membership 4.1                   The society shall be open to both ordinary and affiliate members of the Students’ Union. Affiliate members shall not make up more than 25% of the society’s membership. 4.2                   The membership shall support and accept the objectives of the society. 4.3                   In accepting membership, a person agrees to abide by the constitution and the rulings of the society in addition to the rulings of the society’s committee. 4.4                   Membership fees shall be stipulated by the Annual General Meeting (AGM). Membership fees shall be decided by the committee at the start of the academic year, unless provided by the Students Union   5               Society’s committee 5.1                   Shall be comprised of the following elected chair­people: 5.1.1                    Chairperson 5.1.2                    2 Vice­Chairpersons 5.1.3                    Secretary 5.1.4                    Treasurer 5.1.5                    Academic Events Coordinator 5.1.6                    Social Events Coordinator 5.1.7                    Staff Liaison 5.2                   The sub­committee shall be comprised of the following elected officers: 5.2.1                    Year 1 PSΨCH representative 5.2.2                    Year 2 PSΨCH representative 5.2.3                    Year 3 PSΨCH representatives 5.2.4                    Post­graduate PSΨCH representative 5.2.5                    Welsh cultural representative (who shall be Welsh speaking) 5.2.6                    Accessibility officer 5.2.7              Social events officers 5.2.8           Academic events officers 

5.2.9  International Officer 5.3                   Duties 5.3.1                    To manage the society. 5.3.2                    To consider applications for membership and decide if this application should be accepted.  This decision shall be in accordance with policy specified in 4. 5.3.3                    To decide what equipment/property is to be bought by the society. 5.3.4                    Shall be responsible for all property owned by the society.   6               Officers of the Society’s committee: Committee members 6.1                   The Society Chairperson, in addition to their duties stated in Appendix 11: Societies, shall: 6.1.1                    Chair all General Meetings of the society and all meetings of the society’s committee. 6.1.2                    Be responsible for guiding the activities of the society as expressed by the majority of its members. 6.1.3                    Represent or arrange for representation of the society at meetings of other organisations 6.1.4                    Be responsible for reporting the work of the society’s committee to the AGM. 6.1.5                    Oversee and support all committee members in their work for the society 6.1.6                    Have regular meetings with the Staff Liaison 6.2                   The Society Vice­chairperson, shall: 6.2.1                    Shadow the chairperson and undertake any work to support other committee members as required. 6.2.2                    Will assume the role of chairperson at the AGM. 6.2.3                    If no mutual agreement between vice chair­people is reached, members of the society shall vote. 6.3                   The Secretary, in addition to their duties stated in Appendix 11: Societies, shall: 6.3.1                    Organise all General Meetings of the society and all meetings of the society’s committee. 6.3.2                    Take minutes at all society meetings and archive and distribute them. 6.3.3                    Ensure all financial committee decisions are minuted. 6.3.4                    Keep a record of all society members. 6.3.5                    To send out official communications to society members. 6.3.6                    Monitor the society email account and notify the chairperson of any updates that need to be made. 6.4                   The Treasurer, in addition to their duties stated in Schedule 8: Societies, shall: 6.4.1                    Keep a receipt book of all membership fees and other monies taken. 6.4.2                    Be responsible for lodging all society monies with the Students’ Union Finance Office. 6.4.3                    Be responsible for purchases agreed by the committee but shall have the power to reject expenditure from the society account. 6.4.4                    Be responsible for signing off all society expenditure in line with Students Union Finance procedures. 

6.4.5                    Present a financial report to the AGM showing the financial state of the society. 6.4.6                    Be responsible for preparing the grant application to be presented to the Societies Officer at the end of the year. 6.5                   The Academic Events officer, shall: Organise academic events pertaining to psychology. Work closely with the staff liaison to coordinate events. 6.6                   The Social Events officer, shall: Organise social events. Help to enhance communication amongst members. 6.7                   The Staff liaison, shall: Be an employed member of the School of Psychology, providing an interface between the school and the society. Have regular meetings with chairperson and vice chair­people 6.8                   The sub­committee, shall: Enhance communication between the society and its members and the student body. Meet regularly with the committee during monthly general meetings regular committee meetings. Support the committee in arranging events, general administrative duties and other duties, as required. 6.9                   Election of Officers Committee members 6.9.1                    Officers Committee members shall be elected annually at the AGM and hold post for one year. 6.9.2                    Nomination forms shall be available from the Secretary 14 days before the AGM. 6.9.3                    Candidates shall submit nominations in writing no less than 3 days before the AGM. 6.9.4                    Each officer shall be elected by simple majority in a secret ballot.   6.9.5                    Election of Officers 6.9.6                    Officers shall be elected annually at the General Meeting held in the first semester of the academic year. 6.9.7                    Officers shall hold post for one year. 6.9.8                    Nomination forms shall be available from the Secretary 14 days before the AGM. 6.9.9                    Candidates shall submit nominations in writing no less than 3 days before the AGM. 6.9.10                 Each officer shall be elected by simple majority in a secret ballot. 6.9.11                 If nominated for a committee position and unsuccessful, nominee shall gain the post of officer the following academic year.   7               Meetings 7.1                   Quorum for meetings shall be the committee, plus at least 10% of all voting members. 

7.2                   Apologies for meetings AGMs, GMs and EGMs must be sent to the Secretary. 7.3                   All members shall be entitled to vote and shall have equal voting rights. 7.4                   The Chair of the meeting shall have the casting vote in the event of a tie. 7.5                   Annual General Meeting 7.5.1                    The society AGM shall be held every year during April/May. 7.5.2                    An AGM must be announced no less than 14 days before the date of the AGM. 7.6                   Emergency General Meeting (EGM) 7.6.1                    An EGM may be called with the consent of the majority of the society’s committee or on receipt of a petition signed by 50% of the society’s members. 7.6.2                    An EGM must be announced no less than 7 days before the date of the EGM. 7.7                   General Meeting (GM) A General Meeting shall be held in the first semester of each academic year. A GM must be announced no less than 14 days before the date of the GM. 7.8                   Society’s committee Meetings 7.8.1                    Shall be attended by all the majority of society’s committee members. 7.8.2                    Shall be held no less than one a month.   8               Discipline and Appeals 8.1                   Breach of the constitution by society members may result in disciplinary action and possibly expulsion from the society. 8.2                   The society’s committee shall convene and discuss any breach of the constitution within 7 days. 8.3                   The society’s committee shall take action against any member if it is deemed appropriate. 8.4                   Members have the right to appeal any decision in writing to the society’s committee within 7 days. 8.5                   Upon receipt of an appeal the society’s committee, shall contact the society members to form an Appeals Committee within 7 days. 8.6                   The Appeals committee to include Staff Liaison 8.7                   The Appeals Committee will meet within 7 days of formation. 8.8                   The decision of the Appeals Committee will be final. 8.9 The committee shall agree to adhere to the following procedures of any action: 8.9.1 First, at any committee meeting an action point will be set consisting of an action needed and a date the action needs to be completed by. 8.9.2 Should the action NOT be done by the date set, the Chairperson shall be responsible for contacting the committee member and negotiating a compromise. 8.9.3 The compromise shall either be the action being re­distributed to a supporting committee member or a revised deadline. 8.9.4 Should a revised deadline be set and summarily missed, the Chairperson shall be responsible for re­distributing the task and issuing of an official ‘warning’. 8.9.5 Should any committee member receive 3 warnings (which shall only be distributed on condition of failure to meet a REVISED deadline without due reason) then a meeting shall take place with the warned committee member, the chair and the staff­liason to address any issues. If 

necessary then the Chairperson will be responsible for issuing a vote of no confidence.   9               Review of the Constitution 9.1                   This constitution shall be reviewed on an annual basis. 9.2                   Amendments to the constitution shall only be agreed at General Meetings (GM). 9.3                   Amendments to the constitution shall be submitted to the Secretary no less that 7 days before the date of a GM.