rrpp 2014 parte 4 (dictado en grupo forum capacitación)

Relaciones Públicas

Lic. Emanuel Pagés

www.emanuelpages.com.aremanuelpages@Gmail.com

Temas a desarrollar:

Comunicación Interna y Externa (Conceptos)

Análisis Situacional

Públicos Internos

Clasificación y Direccionalidad en CI

Canales y Facilitadores

Relaciones con Medios de Comunicación

Comunicación Interna: herramienta de gestión cuyo fin prioritario es

alcanzar eficacia en la recepción y comprensión de mensajes, dirigida al publico

interno de una empresa, organismo público u ONG. Apunta a generar un entorno

productivo, armonioso y participativo.

Comunicación Externa: acciones de marketing, prensa, publicidad,

propaganda, etc. Dirigida a públicos externos a la organización que produce/emite

este tipo de mensajes/contenidos.

La Comunicación Interna permite: (en Plan de Gestión)

1. Generar implicación personal

2. Armonizar acciones de la empresa

3. Propiciar un cambio de actitudes

4. Mejorar la productividad

El análisis situacional: Instancia de Diagnóstico

• Parte de investigar y reconocer las necesidades insatisfechas del público interno.

• Permite detectar fortalezas y debilidades de la institución en su gestión de comunicación.

• Ofrece una mirada general con un recorte espacio temporal. Se mide con técnicas cuantitativas, cualitativas o mixtas.

¡Es un sondeo!

Tipos de Diagnósticos

AMPLIOS ESPECÍFICOS

Investigación de clima InternoEvalúa sentimientos y percepciones que establecen el “humor de la organización”

AwarenessDiagnóstico de menor alcance. Relevamiento de canales.

Auditoría de Comunicación InternaEvalúa la efectividad de los mensajes de CI y su adecuación al Plan de Gestión.

ReadershipMedición de lectura. Releva el interés sobre temas difundidos en canales implementados.

Públicos Internos

Comunicaciones Internas: Empleados

Públicos Internos Indirectos: Familia y Allegados Empleados Tercerizados Proveedores Distribuidores

Se nutren de com. Externas y participan de otras esferas sociales:• Miran TV• Leen Diarios• Son Votantes• Son vecinos• Son Consumidores

La RECEPCIÓN como prioridad

• Debe ser de 2 vías, BIDIRECCIONAL

• La COMUNICACIÓN como Proceso continuo

• Oportunidad del Mensaje

¿Dónde está la Clave en Comunicación Interna?

RESPUESTA:

¡En la Comprensión del Mensaje!

Recordar que:

No todo lo que se comunica es asimilado por el Receptor

Consecuencias de los tipos de Comunicación

DOS VÍAS UNA VÍA

Clima Colaborativo Clima de Tensión

Seguridad Mayor Inseguridad

Mayor Compromiso Genera Dependencia

Genera Empowerment(independencia)

Posible Ineficacia

Mayor Eficacia en la tarea Fomenta y propicia el Rumor

Clasificación de las Comunicaciones Internas

Comunicación Formal:

aborda temas institucionales principalmente. Planificada,

sistemática y delineada por la organización, utilizando canales

oficialmente instituidos. Suele ser más lenta que la informal.

Comunicación Informal:

No circula en los canales institucionales. Se divulga más

velozmente. No debe confundirse con el canal informal (ejemplo

desayuno de trabajo: reunión informal con comunicaciones

formales).

Direccionalidad de las Comunicaciones Internas

DESCENDENTE

Se genera en las áreasdirectivas y fluye porcanales oficiales

ASCENDENTE

De abajo para arriba dentro delorganigrama de la empresa, haciamandos medios y/o gerenciales.Puede generar clima de tensión.Fomenta la participación y estimulael consenso de ideas.

Tienen como objetivo estimular el trabajo en equipo, aumentar el

rendimiento, lograr satisfacción, dinamizar el potencial creativo.

OBLICUOS O TRANSVERSALES

No sólo se da entre los niveles jerárquicos, también entre distintas áreas.

Canales de ComunicaciónTRADICIONALES TECNOLÓGICOS

House organ / Newsletter Intranet / Internet

Cartelera Blogs

Programa de intercambios E-mails

Manual de políticas de RRHH – de procedimiento

Agenda Electrónica

Reuniones Newsletter electrónicas

Encuestas de clima Glosarios y Guías de pregunta frecuente

Balance Social / Reporte de sostenibilidad Foros

Actividades Deportivas/Culturales Portales de e-learning

Buzón de comunicaciones Buzones elect. de sugerencias de ideas

Memos/Circulares / Folletos

Cartas de felicitación, bienvenida, etc

Capacitación / Seminarios

Facilitadores

Grupo de personas con diferentes niveles de responsabilidad que poseen vocación y habilidad para comunicar con cualidades para liderar proyectos.

• Son reconocidos y respetados.• Detectan necesidades de comunicación y las atienden

Comunicación Interna = MULTIDIRECCIONALIDAD

Relaciones con los Medios de Comunicación

Algunas reflexiones iniciales

• La mayoría de los responsables de R.R.P.P. han iniciado su carreracomo periodistas

• Averiguar el responsable de prensa y establecer contacto conpreguntas iniciales y proporcionar información

• Confiar en los representantes de los medios utilizando Información adoble vía

“Es muy importante establecer un vinculo estrecho con los

periodistas y editores”

Planificar el trabajo con Medios de Comunicación

1. Dar a los medios lo que necesitan, en el formato y momento adecuado.

2. Contacto directo con los medios.

3. Comunicados de prensa, celebración de conferencias de prensa,

teleconferencias, presentaciones públicas, etc.

4. Evitar malentendidos en manifestaciones confidenciales o extraoficiales

5. Saber decir <<NO>> sin molestar al medio. Responder sin divulgar

información delicada.

6. Exactitud a la hora de responder a los medios.

7. Entregar la información prometida en el momento acordado.

8. Planificación anticipada a preguntas difíciles.

El Comunicado de prensa

• Es una comunicación clara, correcta y de fácil entendimiento.

• Deben enviarse a todos los periódicos y otras publicaciones adecuadas

(siempre de manera personalizada y no masiva). O de forma exclusiva

a dos publicaciones competidoras entre sí.

• Deben preparase dos comunicados: periódicos tradicionales y para

prensa técnica y especializada.

“Toda la información importante debe estar en el primer párrafo”

¿Cómo armar el Comunicado de prensa?

Una sola cara de papel. Escrito a máquina, a doble espacio.

La identidad del remitente debe estar clara.

Título corto y descriptivo en la cabecera, aunque luego el periodista dé su titular.

Redacción clara y sin ambigüedades. No subrayar palabras. Usar mayúsculas para

nombres propios y marcas registradas.

No más de dos páginas A4. Márgenes amplios. Si hay información técnica detallada,

deberá incluirse en hoja a parte.

La calidad del texto está en su escritura correcta

El comunicado debe estar claro y sencillo de entender.

Es recomendable revisar su redacción y evitar la soberbia

Formula: Creatividad +Brevedad + Sencillez

La importancia de escribir bien

Algunos recursos importantes

La Fotografía: debe ser de alta calidad, pertinencia e incluir un pie de foto

La palabra hablada: con la expansión de la TV y la Radio es muy

importante preparar a conciencia toda intervención oral.

Visitas a Instalaciones

Cartas a Directores

Medir resultados

Investigar o encargar sondeos de prensa.

Buscar medios en los que aparece la noticia, edición y en qué páginas.

Circulación de la publicación y perfil de lectores.

Ver la Cobertura, el impacto de los comunicados de prensa.

Analizar Modo en el que la imagen, los productos y las actividades son

proyectadas por los medios importantes.

¡La Distribución de los comunicados es PRIMORDIAL!

-Si la información no llega a destino de forma rápida, el mensaje pierde eficacia, sentido y pertinencia-

Si Ud. desea comunicarse, no dude en escribirme un correo electrónico, una opinión o comentario en mi muro de Facebook sobre lo abordado…

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