sharepoint server 2013...

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SharePoint Server 2013ワークフロー概要

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• ワークフロー概要• SharePoint 標準のワークフローテンプレート• SharePoint Designer 2013 で作成するワークフロー• 承認申請の実装例• 使い分けと注意事項• 参考情報

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• ドキュメントやリストアイテムに対するワークフロー 承認者によるドキュメント承認プロセスのような単純なフロー SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォーム

ループ、差し戻し、条件分岐、Web サービスの呼び出しなど構造化したフロー SharePoint 2013 ワークフロー プラットフォーム

申請者が書類作成

申請者がSharePointサイト上で承認フローを開始

承認者が承認依頼のメールを受信

承認者がSharePointサイト上で承認または却下

申請者が通知のメールを受け取る

申請者が提案書作成

申請者がSharePointサイト上でレビュー承認フローを開始

レビュー担当者が修正

承認者がSharePointサイト上で承認、差し戻し、却下を行う

チームへ通知メールを送信

メールで差し戻しを受信

承認

差し戻し

レビュー担当者がSharePointサイト上でレビュー完了実施

承認者が承認依頼のメールを受信

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• 従来の SharePoint 2010 形式のワークフロー 特別な構成なしで利用可能 W3WP.exe および タイマージョブで実行される 承認ワークフローなど、標準で複数のテンプレートを提供 SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2010 形式のワークフローを作成することも可能

• 新しい SharePoint 2013 形式のワークフロー Windows Azure Workflow の基盤を利用した外出しの実行形式 オンプレミス展開では、1 台 ないし 3 台の専用・兼用のサーバーにモジュールを配置する必要がある

標準のワークフロー等は用意されていないため、1 から作成する必要がある SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2013 形式として作成する

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• SharePoint 2010 ワークフロープラットフォーム SharePoint Server 2013 のインストールにより利用可能なワークフロー ブラウザからすぐに利用開始可能 SharePoint Server 2010 と同様のワークフローテンプレートを利用可能 承認、フィードバックの収集など ブラウザ、SharePoint Designer 2013、

Visual Studio 2012 で作成可能

SharePoint 2010Workflow Platform

ワークフローアーキテクチャー(SharePoint 2013 単体)

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• SharePoint 2013 ワークフロープラットフォーム SharePoint Server 2013 から利用可能な新しいワークフロー プラットフォーム Windows Azure Workflow の基盤を利用した外出しの実行形式 ワークフロー マネージャーをインストール/構成しオンプレ環境で利用可能

SharePoint 2010 形式のワークフローの呼び出しが可能 SharePoint Designer 2013、

Visual Studio 2012 で作成可能

SharePoint 2010Workflow Platform

SharePoint 2013Workflow Platform

ワークフローアーキテクチャー(SharePoint 2013 および

Azure Workflow)

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SharePoint 2010 ワークフロー

SharePoint 2013 ワークフロー

Windows Workflow Foundation 3.5がベース SharePoint Designerでの宣言型ワークフロー作成

/Visual Studioでのコーディングによるワークフロー開発

Windows Azure Workflowへ変更 (WF 4.0ベース)￫ ワークフローマネージャーのインストール/構成が必要

SharePoint Designerワークフロー機能の進化￫ ループやステージ、Visual Designerの利用

Visual Studioでの宣言型ワークフロー開発

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• 要件に合わせて３種類のツールを選択

•単純な申請や承認のフロー

•ユーザー部門で簡単に作成

SharePoint 標準のワークフローテンプレート

•ループ、差し戻し、条件分岐、Web サービスの呼び出しなどが必要なフロー•SharePoint Designer 2013 で提供する条件やアクションの範囲でワークフローを作成 (ノンコーディング)•SharePoint 担当者 / 管理者 / 開発者が作成

SharePoint Designer 2013

•SharePoint Designer 2013 で提供される条件やアクションで実現できないワークフローの作成•ソリューション パッケージとして展開するワークフロー•SharePoint 開発者が作成

Visual Studio 2012

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標準のワークフローテンプレートの利用を考える

SharePoint Designer 2013 で作成するワークフローの利用を考える

Visual Studio 2012 で作成するワークフローの利用

要件に合わない場合

要件に合わない場合

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• 業務プロセスを効率化および自動化するための仕組みを提供 ドキュメントに対するフィードバックの収集、契約や申請に関するドキュメントの承認など、様々なビジネスプロセスが対象となる

定型業務を効率化

業務プロセスが変化

申請者が書類作成

申請者がSharePointサイト上で承認者に対してワークフローを開始

承認者が承認依頼のメールを受信

承認者が、SharePointサイト上で承認または却下を行う

申請者が通知のメールを受け取る

SharePoint Server 2013 側で業務プロセスのタスクの状態の管理やメールによる通知機能をホスト

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• すぐに利用できるシンプルなワークフローを提供 テンプレートを選択してワークフローを作成 リスト・ライブラリの管理者が設定 管理者が設定したワークフローをユーザーが利用 ワークフローの履歴を確認することが可能

管理者管理者がテンプレートをもとにワークフローを設定

ワークフローテンプレートを利用した設定画面

管理者

ワークフローテンプレートに用意された設定項目を管理者が設定

ワークフロー利用イメージ例

ユーザー

ユーザーが作成したファイルに対してワークフローを実行

あらかじめ管理者が設定したワークフローから、ユーザーが実行したいワークフローを選択

ユーザー

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ドキュメントの承認依頼 承認されることでドキュメントを公開

下書き（マイナーバージョン）

発行（メジャーバージョン）

承認依頼 承認

• 標準で複数のワークフロー テンプレートを提供• 標準のワークフロー テンプレートで実現可能なフローはシンプルな業務フローを想定

ドキュメントのレビュー 複数のユーザーからフィードバックを収集

承認者1

承認者2

承認者3

作成者

変更の依頼

返信の送信

代理の承認者

タスクの再割り当て

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承認者の流れ左記承認者の設定の場合

グループを利用することにより、グループ内のユーザーが 1 人承認を実施すると次のプロセスに進ませるということも可能

申請者

ステージ１

ステージ２

ステージ３

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条件やアクションなどの組合せによりフローをデザイン

条件

アクション

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SharePoint 2013 形式のワークフローで状態遷移型のフローを作成可能

ステージ: 初期化

ステージ: 第 1 段階承認

ステージ: 第 2 段階承認

ステージ: 第 3 段階承認

ステージ: 承認済み

承認

承認

差し戻し

差し戻し

承認

SharePoint Designer 2013 での設定

差し戻しでステージを戻す

状態遷移型により差し戻し可能

複数人承認でのオプション•すべての応答を待機する•最初の応答を待機する•特定の応答•一定の割合の応答を待機する

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参考画面：リストワークフロー作成

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参考画面：ステージ設定

SharePoint Designer 2013 にて、ステージ、タスク割り当て、状態の遷移を設定

差し戻しでステージを戻す

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参考画面：承認タスク割り当て設定

複数人に対して同時に承認依頼

誰かが応答すれば、処理を進める

タスクが削除された場合は「却下」扱い

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参考画面：承認タスク割り当て詳細設定

タスク割り当て時の電子メールをカスタマイズ可能

既定の電子メール通知の雛形(カスタマイズ可能)

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参考画面：合議用のオプション設定• すべての応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローはすべての応答が収集されるまで待機します。その後、最も多くの応答を受け取った結果を返します。同数の場合は最初に受け取った応答を返します。

• 最初の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは最初の応答を受け取るまで待機します。その後、最初の応答の結果を返します。

• 特定の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは必要な結果を受け取るまで待機します。必要な結果を受け取らなかった場合は、既定の結果を返します。

• 一定の割合の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは指定した割合の特定の結果を受け取るまで待機します。必要な割合に達しない場合、既定の結果を返します。

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参考画面：ビジュアルデザイナー• Visio を利用したワークフロー作成 プロパティの詳細設定が可能 SharePoint Designer をインストールした PC に Visio Professional 2013 のインストールが必要

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SharePoint Designer 2013 を使って、新しい基盤で動くワークフローを作成

SharePoint 2013 形式のワークフローでは状態遷移型のワークフローを作成することができるので、承認ルートの選択が可能な多段階承認のワークフローを作成できるだけでなく、一段階戻る差し戻しも実装可能

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承認経路

自分に割り当てられた承認タスク申請内容

承認ステージ表示

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カスタム リストでの申請フォーム

承認経路の選択(参照列)

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ワークフローによるタスクの割り当て

自分に割り当てられた承認タスクのフィルタ表示

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承認タスクの操作

タスクのコンテンツ タイプのカスタマイズによる差し戻しボタン

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二段階目に遷移二段階目に遷移

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SharePoint 2010 ワークフロー SharePoint 2013 ワークフロー条件分岐・並列ステップ ○ ○管理者権限で実行する ○(代理ステップ) ○(アプリ ステップ)繰り返し処理 × ○状態遷移型ワークフロー ×

(Visual Studio での開発は可能) ○

一定の割合の承認などの合議 × ○Web サービスの呼び出し × ○他のワークフローの起動 × ○スケーラビリティ × ○InfoPath による開始・関連付け・タスク フォームのカスタマイズ ○ ×

Visual Studio によるカスタム アクションの開発 ○ ×

アイテムの権限の設定・確認 ○ ×複数アイテムに対する一括処理 × ×

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アイテム ワークフローインスタンス

ワークフローインスタンス

承認タスク

承認タスク

承認タスク

承認タスク

ワークフロー関連付けフォーム

アイテム

・カスタム リスト・Excel / Word などのファイル・InfoPath フォーム

アイテム ワークフロー開始フォーム

アイテムに対してワークフローを開始する

ライブラリ・リスト・コンテンツ タイプに対してワークフローを利用できるように関連付け設定をするが、開始フォームの既定値などを設定しておける

ワークフローを起動する際に承認者やコメントなどの入力が可能

(自動開始時はなし)

1 アイテムにつき、同じ種類のワークフローは、同時に 1 つだけ動作(完了後、再度動作させることは可能)

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• 関連付け・開始・タスクのフォームのカスタマイズ 2010 形式では、 InfoPath を使ってデータ接続・入力規則・動作規則を使ったフォームのカスタマイズが可能(Standard CAL で利用可) 2013 形式では、ASP.NET ベースのフォームのみのため、カスタマイズは、JavaScript の埋め込みなどで対応する必要がある カスタム リスト アイテムのフォームを InfoPath でカスタマイズ(要 E-CAL)するなど、ワークフローで必要なパラメータは、あらかじめアイテム側に持たせておくなどの対応も可能

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• カスタムアクションの開発 Visual Studio 2012 を使うことで、 2013 形式のワークフローを作成して、パッケージ化可能であるが、カスタムのロジックを伴うアクション等は実装することはできず、既存のアクティビティを組み合わせたアクションのみが定義可能 外部 Web サービスでカスタムの操作を実装するか、

2010 形式のワークフローで実装して、2013 形式のワークフローから呼び出すことで対応

• 2010 形式専用のアクション 権限確認・権限設定・レコード宣言・上司の取得など 2010 形式でしか利用できないアクションがある こういったアクションが必要な場合、2013 形式のワークフローから、

2010 形式のワークフローを呼び出すことで対応

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• タスクリストの権限管理 2010 形式の場合、割り当てられた人しか、タスクの更新ができないが、

2013 形式の場合、通常のタスク リストの権限のみの制御となる カスタム リストの権限設定か、イベント レシーバーで対応

アイテム ワークフローインスタンス

承認タスクA さん 自身で承認が可能になってしまう

タスク リストでは、A さんに更新権限が必要

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アイテム

ワークフローインスタンス

承認タスク

特定の承認者にのみタスク リストの編集権限を与えておく

サイトの機能で

有効化可能

一般ユーザーからのタスクの更新は

権限設定でブロック

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アイテム ワークフローインスタンス

承認タスク

サンドボックス ソリューションにて、ItemUpdating のイベント レシーバーを実装し、

自身に割り当てられたタスク以外の更新をブロックする

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当資料は、予告なく変更される場合があります。41 当資料は、予告なく変更される場合があります。41

参考情報アクション一覧

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• コメントを追加する• 日付に時刻を追加する• 辞書を作成• HTTP Web サービスを呼び出す• 辞書内のアイテムをカウントする• 計算を行う• 辞書からアイテムを取得する• 履歴リストに記録する• 指定した期間だけ停止する

• 指定した日まで停止する• 電子メールを送信する• 日付/時刻フィールドの時刻部分を設定する

• ワークフローの状態を設定する• ワークフローの変数を設定する• 次のステップに進む

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• アイテムをチェックインする• アイテムをチェックアウトする• ドキュメントをコピーする• リストアイテムを作成する• アイテムを削除する• アイテムのチェックアウトを破棄する

• 現在のアイテムにフィールドを設定する

• ドキュメントを翻訳する

• リストアイテムを更新する• リストアイテムでイベントが発生するまで待つ

• 現在のアイテムでのフィールドの変更を待つ

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• タスクアクション タスクを割り当てる タスク プロセスを開始する

• 調整アクション リストのワークフローを開始する サイトのワークフローを開始する

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• ユーティリティアクション 文字列の末尾からサブ文字列を抽出する 文字列のインデックスに基づいてサブ文字列を抽出する 文字列の先頭からサブ文字列を抽出する 文字数を基にインデックスから文字列のサブ文字列を抽出する 日付間の間隔を求める 文字列をトリミングする 文字列からサブ文字列を検索する 文字列内のサブ文字列を置換する 文字列をトリミングする

• プロジェクトアクション (Project Server 2013 連携) 現在のアイテムからプロジェクトを作成する プロジェクト フィールドを設定する プロジェクト ステージの状態を設定する 概念リストのステータス フィールドを設定する プロジェクト イベントを待機する

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• リストアイテムの権限を追加する• フォームをグループに割り当てる• タスクアイテムを割り当てる• ドキュメントセットのバージョンを取得する• データをユーザーから収集する• リストアイテムをコピーする• レコードを宣言する• リストアイテムの権限を継承する• ユーザーのマネージャーを参照する• リストアイテムの権限を削除する• リストアイテムの権限を置換する

• ドキュメントセットをリポジトリに送信する• コンテンツの承認の状態を設定する• ドキュメントセットにコンテンツの承認の状態を設定する

• ワークフローの状態を設定する• 承認プロセスを開始する• カスタムタスクプロセスを開始する• ドキュメントセットの承認プロセスを開始する• フィードバックプロセスを開始する• レコードの宣言を解除する

• 現在のアイテムフィールドが値に等しい場合• リストアイテムの権限レベルのチェック• リストアイテムの権限のチェック

アクション

条件

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• ワークフローの新機能 (SharePoint Server 2013)http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj219638.aspx

• SharePoint Server 2013 ワークフローの概要http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj227177.aspx

• SharePoint Designer 2013 のワークフローアクションhttp://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj164026.aspx

• Visual Studio を使用した SharePoint 2013 ワークフローの開発http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163199.aspx

• SharePoint 2013 のワークフローアクティビティクラスhttp://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163790.aspx

• ワークフロー活用ガイドhttp://download.microsoft.com/download/A/F/B/AFB0C8F4-6AAA-44E8-A119-C755BA7831DA/SharePoint2013_Workflow_final.docx

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