当資料は、予告なく変更される場合があります。1 当資料は、予告なく変更される場合があります。1

SharePoint Server 2013ワークフロー概要

当資料は、予告なく変更される場合があります。2

• ワークフロー概要• SharePoint 標準のワークフローテンプレート• SharePoint Designer 2013 で作成するワークフロー• 承認申請の実装例• 使い分けと注意事項• 参考情報

当資料は、予告なく変更される場合があります。33

当資料は、予告なく変更される場合があります。4

• ドキュメントやリストアイテムに対するワークフロー 承認者によるドキュメント承認プロセスのような単純なフロー SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォーム

ループ、差し戻し、条件分岐、Web サービスの呼び出しなど構造化したフロー SharePoint 2013 ワークフロー プラットフォーム

申請者が書類作成

申請者がSharePointサイト上で承認フローを開始

承認者が承認依頼のメールを受信

承認者がSharePointサイト上で承認または却下

申請者が通知のメールを受け取る

申請者が提案書作成

申請者がSharePointサイト上でレビュー承認フローを開始

レビュー担当者が修正

承認者がSharePointサイト上で承認、差し戻し、却下を行う

チームへ通知メールを送信

メールで差し戻しを受信

承認

差し戻し

レビュー担当者がSharePointサイト上でレビュー完了実施

承認者が承認依頼のメールを受信

当資料は、予告なく変更される場合があります。5

• 従来の SharePoint 2010 形式のワークフロー 特別な構成なしで利用可能 W3WP.exe および タイマージョブで実行される 承認ワークフローなど、標準で複数のテンプレートを提供 SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2010 形式のワークフローを作成することも可能

• 新しい SharePoint 2013 形式のワークフロー Windows Azure Workflow の基盤を利用した外出しの実行形式 オンプレミス展開では、1 台 ないし 3 台の専用・兼用のサーバーにモジュールを配置する必要がある

標準のワークフロー等は用意されていないため、1 から作成する必要がある SharePoint Designer 2013 で SharePoint 2013 形式として作成する

当資料は、予告なく変更される場合があります。6

• SharePoint 2010 ワークフロープラットフォーム SharePoint Server 2013 のインストールにより利用可能なワークフロー ブラウザからすぐに利用開始可能 SharePoint Server 2010 と同様のワークフローテンプレートを利用可能 承認、フィードバックの収集など ブラウザ、SharePoint Designer 2013、

Visual Studio 2012 で作成可能

SharePoint 2010Workflow Platform

ワークフローアーキテクチャー(SharePoint 2013 単体)

当資料は、予告なく変更される場合があります。7

• SharePoint 2013 ワークフロープラットフォーム SharePoint Server 2013 から利用可能な新しいワークフロー プラットフォーム Windows Azure Workflow の基盤を利用した外出しの実行形式 ワークフロー マネージャーをインストール/構成しオンプレ環境で利用可能

SharePoint 2010 形式のワークフローの呼び出しが可能 SharePoint Designer 2013、

Visual Studio 2012 で作成可能

SharePoint 2010Workflow Platform

SharePoint 2013Workflow Platform

ワークフローアーキテクチャー(SharePoint 2013 および

Azure Workflow)

当資料は、予告なく変更される場合があります。8

SharePoint 2010 ワークフロー

SharePoint 2013 ワークフロー

Windows Workflow Foundation 3.5がベース SharePoint Designerでの宣言型ワークフロー作成

/Visual Studioでのコーディングによるワークフロー開発

Windows Azure Workflowへ変更 (WF 4.0ベース)￫ ワークフローマネージャーのインストール/構成が必要

SharePoint Designerワークフロー機能の進化￫ ループやステージ、Visual Designerの利用

Visual Studioでの宣言型ワークフロー開発

当資料は、予告なく変更される場合があります。9

• 要件に合わせて３種類のツールを選択

•単純な申請や承認のフロー

•ユーザー部門で簡単に作成

SharePoint 標準のワークフローテンプレート

•ループ、差し戻し、条件分岐、Web サービスの呼び出しなどが必要なフロー•SharePoint Designer 2013 で提供する条件やアクションの範囲でワークフローを作成 (ノンコーディング)•SharePoint 担当者 / 管理者 / 開発者が作成

SharePoint Designer 2013

•SharePoint Designer 2013 で提供される条件やアクションで実現できないワークフローの作成•ソリューション パッケージとして展開するワークフロー•SharePoint 開発者が作成

Visual Studio 2012

当資料は、予告なく変更される場合があります。10

標準のワークフローテンプレートの利用を考える

SharePoint Designer 2013 で作成するワークフローの利用を考える

Visual Studio 2012 で作成するワークフローの利用

要件に合わない場合

要件に合わない場合

当資料は、予告なく変更される場合があります。1111

当資料は、予告なく変更される場合があります。12

• 業務プロセスを効率化および自動化するための仕組みを提供 ドキュメントに対するフィードバックの収集、契約や申請に関するドキュメントの承認など、様々なビジネスプロセスが対象となる

定型業務を効率化

業務プロセスが変化

申請者が書類作成

申請者がSharePointサイト上で承認者に対してワークフローを開始

承認者が承認依頼のメールを受信

承認者が、SharePointサイト上で承認または却下を行う

申請者が通知のメールを受け取る

SharePoint Server 2013 側で業務プロセスのタスクの状態の管理やメールによる通知機能をホスト

当資料は、予告なく変更される場合があります。13

• すぐに利用できるシンプルなワークフローを提供 テンプレートを選択してワークフローを作成 リスト・ライブラリの管理者が設定 管理者が設定したワークフローをユーザーが利用 ワークフローの履歴を確認することが可能

管理者管理者がテンプレートをもとにワークフローを設定

ワークフローテンプレートを利用した設定画面

管理者

ワークフローテンプレートに用意された設定項目を管理者が設定

ワークフロー利用イメージ例

ユーザー

ユーザーが作成したファイルに対してワークフローを実行

あらかじめ管理者が設定したワークフローから、ユーザーが実行したいワークフローを選択

ユーザー

当資料は、予告なく変更される場合があります。14

ドキュメントの承認依頼 承認されることでドキュメントを公開

下書き（マイナーバージョン）

発行（メジャーバージョン）

承認依頼 承認

• 標準で複数のワークフロー テンプレートを提供• 標準のワークフロー テンプレートで実現可能なフローはシンプルな業務フローを想定

ドキュメントのレビュー 複数のユーザーからフィードバックを収集

承認者1

承認者2

承認者3

作成者

変更の依頼

返信の送信

代理の承認者

タスクの再割り当て

当資料は、予告なく変更される場合があります。15

承認者の流れ左記承認者の設定の場合

グループを利用することにより、グループ内のユーザーが 1 人承認を実施すると次のプロセスに進ませるということも可能

申請者

ステージ１

ステージ２

ステージ３

当資料は、予告なく変更される場合があります。1616

当資料は、予告なく変更される場合があります。17

条件やアクションなどの組合せによりフローをデザイン

条件

アクション

当資料は、予告なく変更される場合があります。18

SharePoint 2013 形式のワークフローで状態遷移型のフローを作成可能

ステージ: 初期化

ステージ: 第 1 段階承認

ステージ: 第 2 段階承認

ステージ: 第 3 段階承認

ステージ: 承認済み

承認

承認

差し戻し

差し戻し

承認

SharePoint Designer 2013 での設定

差し戻しでステージを戻す

状態遷移型により差し戻し可能

複数人承認でのオプション•すべての応答を待機する•最初の応答を待機する•特定の応答•一定の割合の応答を待機する

当資料は、予告なく変更される場合があります。19

参考画面：リストワークフロー作成

当資料は、予告なく変更される場合があります。20

参考画面：ステージ設定

SharePoint Designer 2013 にて、ステージ、タスク割り当て、状態の遷移を設定

差し戻しでステージを戻す

当資料は、予告なく変更される場合があります。21

参考画面：承認タスク割り当て設定

複数人に対して同時に承認依頼

誰かが応答すれば、処理を進める

タスクが削除された場合は「却下」扱い

当資料は、予告なく変更される場合があります。22

参考画面：承認タスク割り当て詳細設定

タスク割り当て時の電子メールをカスタマイズ可能

既定の電子メール通知の雛形(カスタマイズ可能)

当資料は、予告なく変更される場合があります。23

参考画面：合議用のオプション設定• すべての応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローはすべての応答が収集されるまで待機します。その後、最も多くの応答を受け取った結果を返します。同数の場合は最初に受け取った応答を返します。

• 最初の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは最初の応答を受け取るまで待機します。その後、最初の応答の結果を返します。

• 特定の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは必要な結果を受け取るまで待機します。必要な結果を受け取らなかった場合は、既定の結果を返します。

• 一定の割合の応答を待機するこのオプションを選択すると、ワークフローは指定した割合の特定の結果を受け取るまで待機します。必要な割合に達しない場合、既定の結果を返します。

当資料は、予告なく変更される場合があります。24

参考画面：ビジュアルデザイナー• Visio を利用したワークフロー作成 プロパティの詳細設定が可能 SharePoint Designer をインストールした PC に Visio Professional 2013 のインストールが必要

当資料は、予告なく変更される場合があります。2525

SharePoint Designer 2013 を使って、新しい基盤で動くワークフローを作成

SharePoint 2013 形式のワークフローでは状態遷移型のワークフローを作成することができるので、承認ルートの選択が可能な多段階承認のワークフローを作成できるだけでなく、一段階戻る差し戻しも実装可能

当資料は、予告なく変更される場合があります。26

承認経路

自分に割り当てられた承認タスク申請内容

承認ステージ表示

当資料は、予告なく変更される場合があります。27

カスタム リストでの申請フォーム

承認経路の選択(参照列)

当資料は、予告なく変更される場合があります。28

ワークフローによるタスクの割り当て

自分に割り当てられた承認タスクのフィルタ表示

当資料は、予告なく変更される場合があります。29

承認タスクの操作

タスクのコンテンツ タイプのカスタマイズによる差し戻しボタン

当資料は、予告なく変更される場合があります。30

二段階目に遷移二段階目に遷移

当資料は、予告なく変更される場合があります。31

当資料は、予告なく変更される場合があります。3232

当資料は、予告なく変更される場合があります。33

SharePoint 2010 ワークフロー SharePoint 2013 ワークフロー条件分岐・並列ステップ ○ ○管理者権限で実行する ○(代理ステップ) ○(アプリ ステップ)繰り返し処理 × ○状態遷移型ワークフロー ×

(Visual Studio での開発は可能) ○

一定の割合の承認などの合議 × ○Web サービスの呼び出し × ○他のワークフローの起動 × ○スケーラビリティ × ○InfoPath による開始・関連付け・タスク フォームのカスタマイズ ○ ×

Visual Studio によるカスタム アクションの開発 ○ ×

アイテムの権限の設定・確認 ○ ×複数アイテムに対する一括処理 × ×

当資料は、予告なく変更される場合があります。34

アイテム ワークフローインスタンス

ワークフローインスタンス

承認タスク

承認タスク

承認タスク

承認タスク

ワークフロー関連付けフォーム

アイテム

・カスタム リスト・Excel / Word などのファイル・InfoPath フォーム

アイテム ワークフロー開始フォーム

アイテムに対してワークフローを開始する

ライブラリ・リスト・コンテンツ タイプに対してワークフローを利用できるように関連付け設定をするが、開始フォームの既定値などを設定しておける

ワークフローを起動する際に承認者やコメントなどの入力が可能

(自動開始時はなし)

1 アイテムにつき、同じ種類のワークフローは、同時に 1 つだけ動作(完了後、再度動作させることは可能)

当資料は、予告なく変更される場合があります。35

• 関連付け・開始・タスクのフォームのカスタマイズ 2010 形式では、 InfoPath を使ってデータ接続・入力規則・動作規則を使ったフォームのカスタマイズが可能(Standard CAL で利用可) 2013 形式では、ASP.NET ベースのフォームのみのため、カスタマイズは、JavaScript の埋め込みなどで対応する必要がある カスタム リスト アイテムのフォームを InfoPath でカスタマイズ(要 E-CAL)するなど、ワークフローで必要なパラメータは、あらかじめアイテム側に持たせておくなどの対応も可能

当資料は、予告なく変更される場合があります。36

• カスタムアクションの開発 Visual Studio 2012 を使うことで、 2013 形式のワークフローを作成して、パッケージ化可能であるが、カスタムのロジックを伴うアクション等は実装することはできず、既存のアクティビティを組み合わせたアクションのみが定義可能 外部 Web サービスでカスタムの操作を実装するか、

2010 形式のワークフローで実装して、2013 形式のワークフローから呼び出すことで対応

• 2010 形式専用のアクション 権限確認・権限設定・レコード宣言・上司の取得など 2010 形式でしか利用できないアクションがある こういったアクションが必要な場合、2013 形式のワークフローから、

2010 形式のワークフローを呼び出すことで対応

当資料は、予告なく変更される場合があります。37

• タスクリストの権限管理 2010 形式の場合、割り当てられた人しか、タスクの更新ができないが、

2013 形式の場合、通常のタスク リストの権限のみの制御となる カスタム リストの権限設定か、イベント レシーバーで対応

アイテム ワークフローインスタンス

承認タスクA さん 自身で承認が可能になってしまう

タスク リストでは、A さんに更新権限が必要

当資料は、予告なく変更される場合があります。38

アイテム

ワークフローインスタンス

承認タスク

特定の承認者にのみタスク リストの編集権限を与えておく

サイトの機能で

有効化可能

一般ユーザーからのタスクの更新は

権限設定でブロック

当資料は、予告なく変更される場合があります。39

アイテム ワークフローインスタンス

承認タスク

サンドボックス ソリューションにて、ItemUpdating のイベント レシーバーを実装し、

自身に割り当てられたタスク以外の更新をブロックする

当資料は、予告なく変更される場合があります。40

当資料は、予告なく変更される場合があります。41 当資料は、予告なく変更される場合があります。41

参考情報アクション一覧

当資料は、予告なく変更される場合があります。42

• コメントを追加する• 日付に時刻を追加する• 辞書を作成• HTTP Web サービスを呼び出す• 辞書内のアイテムをカウントする• 計算を行う• 辞書からアイテムを取得する• 履歴リストに記録する• 指定した期間だけ停止する

• 指定した日まで停止する• 電子メールを送信する• 日付/時刻フィールドの時刻部分を設定する

• ワークフローの状態を設定する• ワークフローの変数を設定する• 次のステップに進む

当資料は、予告なく変更される場合があります。43

• アイテムをチェックインする• アイテムをチェックアウトする• ドキュメントをコピーする• リストアイテムを作成する• アイテムを削除する• アイテムのチェックアウトを破棄する

• 現在のアイテムにフィールドを設定する

• ドキュメントを翻訳する

• リストアイテムを更新する• リストアイテムでイベントが発生するまで待つ

• 現在のアイテムでのフィールドの変更を待つ

当資料は、予告なく変更される場合があります。44

• タスクアクション タスクを割り当てる タスク プロセスを開始する

• 調整アクション リストのワークフローを開始する サイトのワークフローを開始する

当資料は、予告なく変更される場合があります。45

• ユーティリティアクション 文字列の末尾からサブ文字列を抽出する 文字列のインデックスに基づいてサブ文字列を抽出する 文字列の先頭からサブ文字列を抽出する 文字数を基にインデックスから文字列のサブ文字列を抽出する 日付間の間隔を求める 文字列をトリミングする 文字列からサブ文字列を検索する 文字列内のサブ文字列を置換する 文字列をトリミングする

• プロジェクトアクション (Project Server 2013 連携) 現在のアイテムからプロジェクトを作成する プロジェクト フィールドを設定する プロジェクト ステージの状態を設定する 概念リストのステータス フィールドを設定する プロジェクト イベントを待機する

当資料は、予告なく変更される場合があります。46

• リストアイテムの権限を追加する• フォームをグループに割り当てる• タスクアイテムを割り当てる• ドキュメントセットのバージョンを取得する• データをユーザーから収集する• リストアイテムをコピーする• レコードを宣言する• リストアイテムの権限を継承する• ユーザーのマネージャーを参照する• リストアイテムの権限を削除する• リストアイテムの権限を置換する

• ドキュメントセットをリポジトリに送信する• コンテンツの承認の状態を設定する• ドキュメントセットにコンテンツの承認の状態を設定する

• ワークフローの状態を設定する• 承認プロセスを開始する• カスタムタスクプロセスを開始する• ドキュメントセットの承認プロセスを開始する• フィードバックプロセスを開始する• レコードの宣言を解除する

• 現在のアイテムフィールドが値に等しい場合• リストアイテムの権限レベルのチェック• リストアイテムの権限のチェック

アクション

条件

当資料は、予告なく変更される場合があります。47

• ワークフローの新機能 (SharePoint Server 2013)http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj219638.aspx

• SharePoint Server 2013 ワークフローの概要http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj227177.aspx

• SharePoint Designer 2013 のワークフローアクションhttp://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj164026.aspx

• Visual Studio を使用した SharePoint 2013 ワークフローの開発http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163199.aspx

• SharePoint 2013 のワークフローアクティビティクラスhttp://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163790.aspx

• ワークフロー活用ガイドhttp://download.microsoft.com/download/A/F/B/AFB0C8F4-6AAA-44E8-A119-C755BA7831DA/SharePoint2013_Workflow_final.docx

当資料は、予告なく変更される場合があります。48 当資料は、予告なく変更される場合があります。48