sosialisasi aplikasi layanan jurnal - unair

Sosialisasi Aplikasi LayananJurnal

L e m b a g a I n o va s i , Pe n g e m b a n ga n J u r n a l , Pe n e r b i ta nd a n H a k Ke ka y a a n I n t e l e k t u a l ( L I PJ P H K I )

Universitas Air langga

Prakata

A p l i k a s i L a y a n a n J u r n a l m e r u p a k a n a p l i k a s i y a n g d i b u a tu n t u k m e m u d a h k a n P e n g e l o l a j u r n a l d a l a m m e n g a j u k a nd a n m e m p e r o l e h l a y a n a n y a n g o p t i m a l s e r t am e m p e r m u d a h d a l a m h a l a d m i n i s t r a s i . C a r a k e r j aa p l i k a s i i n i h a m p i r s a m a d e n g a n e - i p k i s e h i n g g a l e b i hf r i e n d l y d a n r a m a h d i g u n a k a n . A p l i k a s i i n i m e m i l i k i 4 ( e m p a t ) l a y a n a n y a k n i s e b a g a i b e r i k u t :

• Layanan Pengajuan AnggaranPengelolaan Jurnal

• Layanan Pengajuan Insentif Jurnal

• Layanan Pengajuan Aktivasi DOI

• Layanan Pengajuan PendampinganJurnal

Add a footer 2

Perlu diketahui bahwa Aplikasi layanan jurnal iniyang bisa mengakses hanya Editor in Chief

ALUR LAYANAN JURNAL

Add a footer 3

PengajuanAnggaran

Jurnal

Editor in Chief

PimpinanFakultas/Lembaga/Unit

KoordinatorJurnal

LIPJPHKI

KetuaLIPJPHKI

Surat Verifikasi

Keluar

Pimpinan dan PUMK

Fakultas/Lembaga/Unit

PengajuanInsentifJurnal

Editor in Chief

PimpinanFakultas/Lembaga/Unit

KoordinatorJurnal

LIPJPHKI

KetuaLIPJPHKI

Surat Verifikasi

Keluar

Pimpinan dan PUMK

Fakultas/Lembaga/Unit

Pendampingan Jurnal

Editor in Chief

PimpinanFakultas/Lembaga/Unit

Admin Jurnal

LIPJPHKI

KoordinatorJurnal

LIPJPHKI

JadwalPendampingan

Aktivasi DOIEditor

in Chief

PimpinanFakultas/Lembaga/Unit

Admin Jurnal

LIPJPHKI

DOI Aktif

FR

Add a footer 4

I. Layanan Pengajuan Anggaran Pengelolaan Jurnal

FR

Add a footer 5

• Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu Editor in chief

Username dan password

sama denganakun di e-ipki

Klik log in

FRLanjutan…….• Kemudian Switch Role menjadi Editor in

Chief

Add a footer 6

1. Klik Nama Bapak/Ibu pada kanan atas

2. Kemudian Pilih switch role sebagai “Editor in Chief”

1

2

FRLanjutan…….• Pilih Anggaran Jurnal

Add a footer 7

Pilih“Anggaran

Jurnal”

FRLanjutan…….• Klik Menu Tambah

Add a footer 8

Klik“Tambah”

FR1. Isi semua menu yang bertanda (*)

2. Setelah terisi semua, klik “Ajukan”

3. Terakhir klik “OK” (periksa Kembali isian anda karena tidak bisa diulangijika salah mengisi)

Add a footer 9

Keterangan:1. Anggaran Jurnal/tahun Adalah: anggaran yang diajukan

pertahun sesuai dengan capaian jurnal ditahun tersebut(mengacu pada Standard Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif Layanan Universitas Airlangga yang berlaku)

2. Anggaran Operasional/terbitan adalah: anggaran yang diajukan oleh pengelola jurnal tiap terbitan, tergantungdari jumlah artikel yang diajukan tiap nomor/issue

21

https://e-journal.unair.ac.id/JFK/issue/view/1498

http://dx.doi.org/10.20473/jfk.v8i1.21912

Keterangan:1. Anggaran Jurnal/tahun Adalah: anggaran yang diajukan pertahun

sesuai dengan capaian jurnal ditahun tersebut (mengacu pada Standard Biaya Kegiatan Operasional dan Tarif LayananUniversitas Airlangga yang berlaku serta disesuaikan anggarandari Fakultas/Lembaga/Unit)

2. Anggaran Operasional/terbitan adalah: anggaran yang diajukanoleh pengelola jurnal tiap terbitan, tergantung dari jumlah artikelyang diajukan tiap nomor/issue

3

FR

Add a footer 10

Menunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Setelah selesai pengajuan anggaran jurnal akan tampak seperti pada gambar yaitu:1. menunggu verifikasi dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan

jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi).2. Koordinator Jurnal LIPJPHKI akan memverifikasi pengajuan3. Ketua LIPJPHKI akan memutuskan pengajuan disetujui atau tidak disetujui4. Status pengajuan akan tertulis “di setujui atau tidak disetujui”5. Untuk melihat lebih detail status pengajuan Bapak/Ibu dapat klik gambar mata

1 2 3 4

5

FRPimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

Add a footer 11

1. Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dariBapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role menjadi Dekan/KetuaLembaga

FR

Add a footer 12

Lanjutan……

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Anggaran Jurnal”2. Klik Gambar mata pada kolom “#”3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan

Dekan/Ketua Lembaga mengecek isian dari tabelpermohonan

FR

Add a footer 13

Lanjutan….

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik“setuju”, kalau belum silahkan memilih (“tidaksetuju” dan mengisi komentar apa yang kurang).

2. Klik “Simpan”3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

FR

Add a footer 14

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Jurnal farmasikomunitas

1. Penampakan hasildari permohonananggaran jurnal

2. Klik Gambar matapada kolom “#”

3. Akan tampak“keputusannya”

4. Untuk melihatanggaran yang disetujui, klikmenu “Anggaran”

Segera Cek email Bapak/Ibu, suratverifikasi kami kirim melalui email.

1

2

3

4

FR

Add a footer 15

Hasil surat verifikasi Anggaran Jurnal:

Jurnal Faramasi Komunitas

FR

Add a footer 16

II. Layanan Pengajuan Anggaran Insentif Jurnal

FR

Add a footer 17

• Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu Editor in chief

Username dan password samadengan akun di

e-ipki

Klik log in

Catatan:

Anggaran Insentif Bisa Diajukan, jika jurnal telahmencapai target ditahun

berjalan

FRLanjutan…….• Kemudian Switch Role menjadi Editor in

Chief

Add a footer 18

1. Klik Nama Bapak/Ibu pada kanan atas

2. Kemudian Pilih switch role sebagai “Editor in Chief”

1

2

FRLanjutan…….• Pilih Anggaran Insentif

Add a footer 19

Pilih“AnggaranInsentif”

FR

Add a footer 20

Klik Menu Tambah

Klik“Tambah”

FR

Add a footer 21

1. Isi semua menu yang bertanda bintang (*)2. Setelah diisi semua klik “Ajukan”3. Terakhir klik “OK” (periksa Kembali isian anda karena tidak bisa diulangi jikasalah mengisi)

https://doaj.org/toc/2580-8303?source=%7B%22query%22%3A%7B%22filtered%22%3A%7B%22filter%22%3A%7B%22bool%22%3A%7B%22must%22%3A%5B%7B%22terms%22%3A%7B%22index.issn.exact%22%3A%5B%222406-9388%22%2C%222580-8303%22%5D%7D%7D%2C%7B%22term%22%3A%7B%22_type%22%3A%22article%22%7D%7D%5D%7D%7D%2C%22query%22%3A%7B%22match_all%22%3A%7B%7D%7D%7D%7D%2C%22size%22%3A100%2C%22_source%22%3A%7B%7D%7D

Anggaransesuai

kemampuanFakultas

1

23

FR

Add a footer 22

Menunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Setelah selesai pengajuan anggaran insentif akan tampak seperti pada gambar yaitu:1. menunggu verifikasi dari pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan

jurnal tidak perlu lagi menggunakan surat dari fakultas/unit/Lembaga lagi).2. Koordinator Jurnal LIPJPHKI akan memverifikasi pengajuan3. Ketua LIPJPHKI akan memutuskan pengajuan disetujui atau tidak4. Status pengajuan akan tertulis “di setujui atau tidak disetujui”5. Untuk melihat lebih detail status pengajuan Bapak/Ibu dapat klik gambar mata

1 2 3 4

5

FRPimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

Add a footer 23

1. Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dariBapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role menjadi Dekan/KetuaLembaga

FR

Add a footer 24

Lanjutan…. 1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik“Anggaran Insentif”

2. Klik Gambar mata pada kolom“#”

3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan Dekan/KetuaLembaga mengecek isian daritabel permohonan

1

2

3

FR

Add a footer 25

Lanjutan…..

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik“setuju”, kalau belum silahkan memilih “tidaksetuju” dan mengisi komentar apa yang kurang.

2. Klik “Simpan”3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

FR

Add a footer 26

Memantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Jurnal FarmasiKomunitas

1. Penampakan hasildari permohonananggaran insentif

2. Klik Gambar matapada kolom “#”

3. Akan tampak“keputusannya”

4. Untuk melihatanggaran yang disetujui, klikmenu “Anggaran”

Segera Cek email Bapak/Ibu, suratverifikasi kami kirim melalui email.

1

2

3

FR

Add a footer 27

Hasil surat verifikasi anggaran insentif:

Jurnal Farmasi Komunitas

FR

Add a footer 28

III. Layanan Pengajuan Aktivasi DOI

FR

Add a footer 29

• Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in Chief

• Pilih menu “Aktivasi DOI”

• Klik “Tambah”

Pilih aktivasiDOI

Klik Tambah

FRLangkah-langkah pengajuan aktivasi DOI:

Add a footer 30

1. Memilih Fakultas/Lembaga/unit yang menaungi jurnal dariBapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal3. Klik menu “tambah”4. Mengisi URL (diambil dari menu

“Archive” pada laman website jurnal, kemudian isi volume, nomor, dan tahun (apabilapengajuan lebih dari 1, kembaliklik menu “tambah”

5. Terakhir klik “Ajukan”

2

3

4

5

1

Catatan: Saat memilih menu Fakultas/Unit/Lembaga pastikansesuai dengan unit/Lembaga yang menaungi dari jurnal Bapak/Ibu

12

3

4

5

FRMenunggu ACC dari pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Add a footer 31

Setelah pengajuan aktivasi DOI selesaiakan tampak seperti pada gambaryaitu:1. menunggu verifikasi dari

pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan jurnal tidakperlu lagi menggunakan surat darifakultas/unit/Lembaga lagi).

2. Admin akan mengerjakanpermintaan aktivasi DOI

3. Status pengajuan akan tertulis“Sudah selesai”

4. Untuk melihat lebih detail status pengajuan Bapak/Ibu dapat klikgambar mata

1 2 3 4

FRPimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

Add a footer 32

1. Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dariBapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role menjadi Dekan/KetuaLembaga

FRLanjutan……

Add a footer 33

1

2

3

4

56

1

2

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik“Aktivasi DOI”

2. Klik Gambar mata pada kolom“#”

3. Pastikan dulu sebelum klik menu Keputusan Dekan/KetuaLembaga mengecek isian daritabel permohonan

3

FR

Add a footer 34

Lanjutan…..

1. Apabila sudah lengkap persyaratannya klik“setuju”, kalau belum silahkan memilih “tidaksetuju dan mengisi komentar apa yang kurang”

2. Klik Simpan3. Apabila Sudah yakin Klik “OK”

1

2

3

FRMemantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Add a footer 35

1. Penampakan hasil daripermohonan aktivasiDOI

2. Klik Gambar mata pada kolom “#”

3. Akan tampak “Tanggalpersetujuan dan keputusannya”

1

3

1

2

Segera Hubungi admin kami (Diyah: 081332186394), jika ada DOI yang belum aktif.

FR

Add a footer 36

IV. Layanan Pengajuan Pendampingan Jurnal

FR

Add a footer 37

• Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

• Log in akun e-ipki dari Bapak/Ibu

• Kemudian Switch Role menjadi Editor in Chief

• Pilih “Pendampingan Jurnal”

• Klik “Tambah”

Pilih“Pendampingan

Jurnal”Klik Tambah

FRLangkah-langkah pengajuan Pendampingan Jurnal:

Add a footer 38

Catatan: Saat memilih menu Fakultas/Unit/Lembaga pastikansesuai dengan unit/Lembaga yang menaungi dari jurnal Bapak/Ibu

1

2

3

4

5

1. Memilih Fakultas/Lembaga/unit yang menaungi jurnal dariBapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal3. Klik gambar tanggal untuk

memilih dan menentukan jadwalpendampingan

4. Pilih salah satu dari ke 3 jenispendampingan (Setting OJS; Online Submission OJS; Indexing)

5. Terakhir klik “Simpan”

Fakultas Farmasi

Jurnal Farmasi Komunitas

FR

Add a footer 39

Pendampingan Indexing….

1. Memilih Fakultas/Lembaga/unit yang menaungi jurnal dariBapak/Ibu

2. Mengisi Nama Jurnal3. Klik gambar tanggal untuk

memilih dan menentukan jadwalpendampingan

4. Pilih jenis pendampingan“Indexing”

5. Klik Jenis Indexing 6. Klik gambar tanggal untuk

menentukan tanggal submit7. Terakhir klik “Simpan”

1

2

3

4

5

6

7

FRMenunggu ACC dari Pimpinan dan Jawaban dari LIPJPHKI:

Add a footer 40

1 2 3 54

Setelah pengajuan pendampinganjurnal selesai akan tampak sepertipada gambar yaitu:1. menunggu verifikasi dari

pimpinan Fakultas/Unit/Lembaga (pada aplikasi layanan jurnal tidakperlu lagi menggunakan surat darifakultas/unit/Lembaga lagi).

2. Admin akan konfirmasi pengajuan3. Koordinator Akan menentukan

jadwal pendampingan4. Status pengajuan akan tertulis

“Sudah selesai”5. Untuk melihat lebih detail status

pengajuan Bapak/Ibu dapat klikgambar mata

FRPimpinan Fakultas/Lembaga/Unit Kerja:

Add a footer 41

1. Buka ke laman: https://e-ipki.ppjpi.unair.ac.id/index.php?r=site/login

2. Log in akun e-ipki dariBapak/Ibu

3. Kemudian Switch Role menjadi Dekan/KetuaLembaga

FRLanjutan……

Add a footer 42

1. Pilih Menu Jurnal kemudian klik “Pendampingan Jurnal”2. Klik Gambar mata pada kolom “#”3. Klik menu “keputusan Dekan/Ketua Lembaga”4. Pilih “Setuju atau Tidak Setuju”5. klik “Simpan” dan 6. Terakhir apabila sudah yakin klik “OK”

1

2

3

4

56

FRMemantau Jawaban dari Pimpinan dan LIPJPHKI:

Add a footer 43

1. Penampakan hasil daripermohonanpendampingan jurnal

2. Klik Gambar mata pada kolom “#”

3. Akan tampak “TanggalSetuju Pendampingan”

1

2

3

Segera Hubungi admin kami (Diyah: 081332186394)setelah mendapatkanpersetujuan tanggal pendampingan

FR

Add a footer 44

MENU PUMK FAKULTAS/ LEMBAGA/ UNIT

FR

Add a footer 45

Terdapat dua menu pada akunPUMK yaitu Anggaran Jurnal

dan Anggaran Insentif

Log in akun Keuangan…

Catatan:

Jika PUMK belum punya log in pada aplikasi ini, segeramenghubungi admin jurnal(mbak diyah: 081332186394)

FR

Add a footer 46

Anggaran Jurnal

1

2

3

1. Pilih Menu “Anggaran Jurnal”2. Jumlah anggaran jurnal yang disetujui3. Klik Gambar mata pada kolom “#” untuk melihat detail pengajuan

Dan Klik Gambar Printer untuk mencetak hasil surat verifikasi dari LIPJPHKI

Catatan: Setelah mendapat persetujuan dari LIPJPHKI PUMK dapat membuka CoA sesuai SBM

FR

Add a footer 47

Anggaran Insentif

1. Pilih Menu “Anggaran insentif”2. Jumlah anggaran insentif yang disetujui3. Klik Gambar mata pada kolom “#” untuk melihat detail pengajuan

Dan Klik Gambar Printer untuk mencetak hasil surat verifikasi dari LIPJPHKI

1

2 3

Catatan: Setelah mendapat persetujuan dari LIPJPHKI PUMK dapat membuka CoA sesuai SBM

TAMBAHAN

• Berdasarkan SK Rektor Nomor 185/UN3/2021 Diktum ke TUJUH Anggaranpengelolaan jurnal tahun 2021 diajukan berdasarkan terbitan, tidakberdasarkan termin lagi. Persayaratan umum minimal artikel dalam 1 terbitanadalah 5 artikel dan maksimal 40 artikel.

• Apabila terlambat terbit maka dipotong 25% sesuai Informasi yang tertera di SK Rektor Nomor 185/UN3/2021 Diktum ke TUJUH

• Setelah mendapatkan surat verifikasi anggaran pengelolaan, maka jurnalberkewajiban untuk segera mengajukan SPJ pencairan honor EIC, Managing editor, Assistant editor, reviewer, proofread, translate.

• Jurnal harus mempunyai strategi dalam mengeluarkan pencairan anggaranpengelolaan, dikarenakan untuk tahun 2021 pencairan anggaran pengelolaanjurnal berdasarkan terbitan, tidak lagi ada persenan berdasarkan terminseperti tahun 2020.

• Pengelola jurnal untuk pengajuan SPJ usahakan jangan mepet akhir tahun, sehingga memiliki strategi untuk segera menerbitkan artikelnya (misal: jurnalbiometrika dan kependudukan terbit 2 kali dalam 1 tahun bulan juni dan desember, untuk terbitan terakhir desember dapat diajukan lebih awal misaldibulan November sudah diterbitkan. Sehingga dapat mengajukan anggaranpengelolaan lebih awal dan Setelah surat verifikasi keluar segera mengajukanSPJ).

• Untuk insentif diajukan jika jurnal telah mencapai target tahun 2021 (target yang dimaksud adalah melampaui status jurnal tahun 2021)

Add a footer 48

TERIMA KASIH dan SELAMAT MENCOBA

Contact us: Email: adm@ppjpi.unair.ac.id atauWhatsapp: 081332186394 (Diyah)