tarea investigativa sistema de gestion documental

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

BEATRIZ MARTÍNEZ GÓMEZDocente:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAGRUPO 4

Septiembre de 2013

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN

Las organizaciones se ven enfrentadas al desafío de mantener organizada su documentación, de tal manera que pueda ser fácilmente almacenada y recuperada en el menor tiempo posible, además de permitir su distribución e intercambio. Para hacer frente a ese desafío nacen los Sistemas de Gestión Documental, cuyo objetivo es garantizar el acceso y la disponibilidad de la información, entre muchos otros beneficios para la organización. Para implantar un Sistema de Gestión documental o Sistema Gestor de Archivos se deben tener en cuenta varios aspectos que van más allá del recurso humano, puesto que se debe elegir entre el cúmulo de ofertas, el software y hardware que cubrirán los requerimientos funcionales, técnicos y de integración de la entidad.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

OBJETIVOS

Saber del programa de Gestión Documental que Comfenalco institucionalizo para la empresa.

Dar a conocer la importancia de implementar un sistema de gestión que ayude a mejorar y desarrollar una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a un mejor servicio.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFENALCO TOLIMA

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COMFENALCO TOLIMAPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Caja institucionalizó el PGD Programa de Gestión Documental, mediante acto administrativo (Acta de creación oficina administración de documentos) el 01 de octubre de 1998; Inicialmente dentro de la estructura orgánica, fue ubicada en la línea jerárquica de la División Financiera y el Departamento de Servicios Generales.A partir del año 2006, fue trasladada a depender de la Secretaría General de la Caja hasta la fecha.

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Oficina Coordinación de documentos.

Oficina radicación de correspondencia recibida externa.

Oficina radicación de correspondencia despachada externa.

Archivo Central.

Archivo histórico.

Las áreas que componen la oficina de administración de documentos:

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ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

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ARCHIVO BODEGA EXITO

COMPRAS

REVISORIA FISCAL

ADMON DOCUMENTOS

DPTO RECREACION

DPTO CAPACITACION

DPTO TESORERIA

DIVISION VIVIENDA

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ARCHIVO BODEGA EXITO

DIVISIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO SUBSIDIO

Y APORTES

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ARCHIVO BODEGA EXITO

GESTIÓN HUMANA

AUDITORIA INTERNA

ARS

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ARCHIVO BODEGA EXITO

PROGRAMAS ESPECIALES DIVISIÓN VIVIENDA

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ARCHIVO BODEGA EXITO

PROGRAMAS ESPECIALES

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CRÉDITOS

GESTIÓN HUMANA

DESARROLLO ESTRATEGICO

DIVISIÓN JURÍDICA

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ARCHIVO BODEGA EXITO

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DIVISIÓN JURÍDICA

CRÉDITOS

GESTIÓN HUMANA

DESARROLLO ESTRATEGICO

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ARCHIVO BODEGA EXITO

DIVISIÓN VIVIENDA

PLANOTECA

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

VISIÓN GENERAL

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

CONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

ESPACIOS DISPONIBLES PARA

TRANSFERENCIA

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ARCHIVO BODEGA EXITO

CONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

EPS - S

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ARCHIVO BODEGA EXITO

CEVCONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

CEVCONTABILIDAD

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

DOCUMENTOS VARIOS

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ARCHIVO BODEGA EXITO

CEVCONTABILIDAD

ESPACIOS DISPONIBLES PARA

TRANSFERENCIA

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO BODEGA EXITO

EPS - S

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ARCHIVO BODEGA EXITO

VISIÓN GENERAL

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CONCLUCION

La importancia de implementar un sistema de gestión documental en Comfenalco Tolima, radica en que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la caja de compensación, una serie de actividades, procesos y procedimientos encaminados a lograr que las características del servicio cumplan los requerimientos del cliente.La calidad es un proceso interactivo de los procedimientos de cada área e implican a todos los directivos y trabajadores que compone Comfenalco Tolima.

Por otro lado fue como entonces Comfenalco institucionalizo el PGD como sistema importante, Para que la empresa crezca en cuanto a la planificación, manejo y organización de la documentación que se produce y recibe en la empresa. Este programa fue implementado en Comfenalco, contribuyendo eficazmente en el control y la administración de documentos que recibe y emite la empresa, esto ha sido posible con la ayuda y colaboración de los directivos y los empleados de la empresa quienes han contribuido directamente en la eficiente y efectiva implementación de este programa (PGD)