TAREA 1

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL G II

ARMENIA

2012

TAREA I

TAREA EN ISSUU

IVAN FELIPE PARADA RUIZ

Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y

Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIV́ STICA

GESTION DOCUMENTAL G II

ARMENIA

2012

TABLA DE CONTENIDO

Contenido INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4

JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................... 5

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 6

OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 6

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................... 6

DESARROLLO ...................................................................................................................................... 7

CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 15

INTRODUCCIÓN

En muchas entidades tanto de nivel nacional departamental y en mi caso capital logramos

evidenciar la falta de un Programa de Gestión Documental (PGD) ya que encontramos oficinas

conservando documentos no correspondientes a sus funciones o asuntos encargados, de igual

forma encontramos en ocasiones custodia excesiva o mínima sobre la documentación; esto

genera que exista congestión documental, disminución de los espacios de conservación de los

documentos y en ocasiones perdida de los mismos.

En esta ocasión veremos todo la parte normativa teórica y un poco de la práctica de lo

anteriormente mencionado, de tal manera que podamos identificar la importancia del tema tratado

en este documento.

JUSTIFICACIÓN

Esta actividad tiene como objetivo la identificación de la importancia de un buen programa de

gestión documental así como la valoración de los diferentes documentos, de igual forma la

identificación de cuales merecen su conservación y cuales no .

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Identificar la importancia de los documentos y el ¿por qué? de las normas que rigen y cobijan los mismos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los diferentes niveles de análisis que se presentan a la hora de elaborar un

PGD. Conocer la forma en la cual nace la Gestión documental y el ¿por qué? de su nacimiento. Conocer las diferente s normas y entidades que se encargan de conservar y preservar el

patrimonio documental.

DESARROLLO

1. 1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente

documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar

Para iniciar y tomando en cuenta el hecho de que en la gestión documental todo su

entorno está compuesto y conformado por la escritura en sus diferentes idiomas, así

como las técnicas y procesos aplicados a estos se pueden realizar de manera empírica y

sin ningún conocimiento acerca de la materia, tomando como punto de partida el hecho

de la aplicación de los mismos requieren simplemente de la lógica de quienes producen

la documentación, ya que este último punto facilita muchísimo más la aplicación de los

procesos a la misma.

En el documento llamado “GESTIÓN DOCUMENTAL” de Luis David Fernández

Valderrama se habla de un nacimiento afirmado por Muchos autores, entre ellos, Doyle

Murielle y Myriam Mejía quienes, están de acuerdo en que la gestión documental o

gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los

50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados

del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía

realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual

no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas

etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.

Como adicional encontramos en este documento que se nos aclara el hecho de que al

finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de

información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los

países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a

punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de

papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo

posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y

otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar

toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando

siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

En otro documento podemos encontrar un fragmento en el cual se nos habla, de que el

uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las

grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados

Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas

de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o

Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros

computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel,

dándonos a conocer otro ciclo que está iniciando en la gestión documental aplicada en

las bibliotecas y centros de consulta.

En resumen podemos afirmar que la gestión documental como tal nace a partir del

momento en que se encuentra la necesidad de dar tratamientos a los documentos y/o

materiales de consulta de acuerdo a su necesidad a su frecuencia de consulta así como a

las leyes y normas que rigen sobre estos; de igual forma tomamos en cuenta el hecho de

que frecuente mente aplicamos procesos de esta ciencia simplemente que se le dan

nombres más comunes, desde la existencia de los 1Quipus en culturas indígenas hasta la

creación de software que regulan y producen la documentación, encontramos la gestión

documental con la diferentes evoluciones de los soportes en que encontramos estas.

De igual forma podemos concluir que los procesos de gestión documental son aplicables

a la vida cotidiana la diferencia es que no se habla de gestión documental simplemente

porque no existen documentos.

1 Quipu: Cada uno de los ramales de cuerdas anudados, con diversos nudos y varios colores, con que los indios del Perú suplían la falta de escritura y daban razón, así de las historias y noticias, como de las cuentas en que es necesario usar guarismos

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo

General de la Nación.

Tomando como base la definición dada en la ley 594 del 2000 ley general de archivos,

puedo afirmar que la gestión documental es la actividad aplicada a los documentos

producidos y recibidos en las diferentes entidades o porque no en la vida cotidiana como

lo dije anteriormente, ya que estos procesos enmarcan la eliminación de documentos

innecesarios y de igual forma la conservación de aquellos que tiene valores

incalculables.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición

que da del mismo el AGN.

Documento: es todo aquel registro de información producido con el objetivo de

informar, comunicar y/o avisar sin que exista alguna función o norma que reglamente u

obligue a la producción de este.

Documento de archivo: a diferencia del documento original este se produce enmarcado

por una norma, ley o función; por ende este debe ser custodiado y tratado de manera

diferente al anterior.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

Desde mi punto de vista el archivo general de la nación (AGN) es el ente rector de

políticas archivísticas a nivel nacional para todas las entidades de orden estatal o que

trabajen en función de estas.

Adicionalmente a la realización de las normas y políticas que deben seguir los archivistas

está encargado de guiar en la implementación de las mismas a todas aquellas entidades

que así lo requieran.

Este también cumple la función de custodiar y albergar la memoria histórica de la nación

ya que allí encontramos documentos antiguos que pueden ser consultados con el

objetivo de revivir la historia o tal vez aclarar dudas que el material bibliográfico no lo

puede hacer.

Desde el punto de vista técnico el archivo general se define como: El Archivo General de

la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,

encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir

la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio

documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Así como podemos encontrar que este fue fundado en diciembre 22 de 1989 por la LEY

80.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

2Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo

de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso

de los ciudadanos a la información y a los documentos.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 De 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES.

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas

tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos

archivísticos.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Regular procesos como producción o recepción, la distribución, la consulta, la

organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

2 Ídem “ley 594 de 2000 art 5to num 1”.

Evitar la duplicidad documental dentro de las entidades con el objetivo de ayudar a al

medio ambiente y a la facilidad de consulta de la documentación; esto por medio de las

TRD.

Garantizar la durabilidad y facilidad de consulta a futuro de los diferentes archivos de las

entidades.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión

Documental?

La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece, parte de

unas consideraciones generales sobre los antecedentes, justificación e importancia, para

luego definir a partir de una breve reseña, los objetivos, consideraciones, requisitos y

marco normativo, como los procesos, actividades y flujos de información que se

implementan durante el ciclo vital de los documentos

Producción Documental

Recepción de documentos

Aplicación Tablas de Retención Documental (TRD)

Sistemas De ordenación

Inventarios Documentales

Transferencias Documentales

Instrumentos de Consulta

Tablas de Valoración Documental

Servicios Archivísticos

Almacenamiento y conservación

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

Análisis de los siguientes puntos de acuerdo a una encuesta que encontramos en la guía para la

elaboración del PGD.

1. PRODUCCION

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

4. DISTRIBUCION DE DOCUMNETOS ENVIADOS

5. TRAMITE DE DOCUMENTOS

5.1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

5.2 ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL

5.3 ORGANIZACION DE ARCHIVO HISTORICO

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

8. DISPOSICION FINAL

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas

comprenden.

Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico esencial que permite la

normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental

y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,

central, e histórico de las entidades.

PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para

su aprobación.

CUARTA ETAPA. Aplicación

ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un

Programa de Gestión Documental para las empresas.

Eliminación de la congestión documental.

Conservación y organización adecuada de lo realmente importante.

Detección de las diferentes falencias que existen en el manejo documental en la entidad.

Mejor control en la accesibilidad a los documentos confidenciales y no confidenciales.

Evitar la pérdida de documentos relevantes y o con valores extraordinarios.

Por las razones anteriores y otras más la importancia de la implementación del PGD más

que el cumplimiento de una norma es la conservación de la memoria histórica

documental de los documentos importantes para el desarrollo de nuestras actividades

diarios.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco

Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas

por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la

entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a

cada una su explicación.

Norma Quien la produce

Manual Especifico de funciones Entidad

Resoluciones y/o actos administrativos

que crean o delegan funciones a un cargo.

Entidad

Ley 594 del 2000 Ley general de archivos Presidencia de la Republica/Archivo

general de la nación.

Decreto distrital 514 del 2006 “el cual

ordena a todas las entidades del Distrito,

presentar anualmente al Archivo de

Bogotá un informe sobre el estado de la

administración documental en cada

entidad”.

Direccion Archivo de Bogota

Decreto 514 de 2006 “Mediante el cual se

establece que toda entidad pública a nivel

distrital debe tener un Subsistema Interno

de Gestión Documental y Archivos

(SIGA).”.

Secretaría General de la Alcaldía mayor de

Bogotá

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos

puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

DECRETO 4124 DE 2004; por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se

dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Constitución política de Colombia; Artículos 8, 15, 20, 23, 74.

Ley general de cultura

Ley 190 del 6 de junio de 1995 Estatuto Anticorrupción; artículos 27 y 79.

Ley 200 del 28 de julio de 1995; articulo 4 numerales 5, 24; articulo 41 numerales 9,16.

CONCLUSIONES

La implementación de un PGD es totalmente importante para una entidad en la medida en que

deseemos conservar los documentos realmente importantes, evitar la pérdida de los mismo así

como evitar cometer faltas contra las leyes y normas encargadas de la custodia, difusión y acceso

a la información y a la documentación.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

A continuación se presentan algunos ejemplos que pueden ser complementados y ampliados con

consultas propias.

Fuentes electrónicas.

o Breve historia de la gestión documental 5 septiembre 2009 por Fernando Moreno-Torres http://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-documental-de-la-wikipedia-45/

o Ley 594 de julio 14 de 2000 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

o Ley 80 de 1989 http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4339#

o Guía Implementación de un PGD http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234#

o Acuerdo No. 039 (Octubre 31 de 2002) http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019#

Fuentes Bibliográficas

Mini-manual Archivo General de la Nación Tablas De retención y transferencias documentales.