FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

  

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LILIANA PATRICIA DÍAZ VARGAS

DIANA MORELY BELTRÁN CORTES

PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL

2016

INTRODUCCIÓNEl siguiente trabajo se realizo para entender el concepto y la importancia “Gestión Documental”, para lo cual fue necesario comprender que este procedimiento ha facilitado las actividades administrativas y técnicas de las entidades públicas y privadas a través de la planificación, ordenación y descripción de la documentación la cual es producida y recibida donde se controla, perfecciona y simplifican los documentos ya sea conservándolos o destruyéndolos ósea durante su ciclo vital completo; esto con el fin de lograr economía y eficiencia para las entidades donde los usuarios internos y externos se benefician con los tiempos de respuesta y con la facilidad al acceso a la documentación. Por consiguiente en el contenido de este trabajo se encuentran aspectos importantes basados en la “Gestión Documental” y su importancia para la administración de Archivos como son: Código de Ética del Archivista, Marco Normativo de la Gestión Archivística, entes que la regulan, concepto de Gestión Documental y los Principios Rectores de la Archivística, esta temática es fundamental puesto que al adquirir nuevos conocimientos en esta área de aprendizaje podremos desarrollar con éxito nuestra formación como profesionales CIDBA, ya que nos permite poner en práctica nuestros conocimientos al momento de realizar labores Archivísticas. Para el desarrollo de la temática de la Guía Unidad Uno; se realizaron las lecturas correspondientes sugeridas por la docente, incluyendo la investigación en otras fuentes de información, logrando así la respuesta a los interrogantes planteados en esta actividad.

OBJETIVOSObjetivo General

• Investigar sobre el concepto de gestión documental, conocer el código de ética, la normatividad, y los principios rectores de la Archivística.

Objetivos Específicos

• Definir y aplicar el concepto de gestión documental.

• Investigar la normatividad que se puede aplicar en gestión documental.

• Conocer y tener en cuenta el código de ética y los principios rectores del archivista.

GESTIÓN DOCUMENTALEs un procedimiento administrativo y técnico que permite el manejo y organización de los documentos desde su origen hasta su disposición final, ya sean físicos o electrónicos producidos y recibidos por una entidad de acuerdo a las funciones y actividades cumpliendo así con su ciclo vital, de esta manera se busca fácil acceso, conservación, eficiencia y economía, lo cual permite que exista un servicio de calidad al usuario tanto externo como interno.

ORÍGENESEl concepto de Gestión Documental aparece en los Estados Unidos hacia finales de la década de los 50 del siglo XX, mediante legislación, cuando el Archivo Nacional de ese país introdujo el concepto de records management en la Ley de Documentos Federales al establecer como función de los archivistas federales “desarrollar, promover y coordinar estándares, procedimientos y técnicas que fomenten la tramitación eficiente y económica de los documentos del gobierno”.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos - Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrollo el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental , transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

PRINCIP IOSEl archivista protegerá la integridad de los bienes

documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.

• Lo consideramos relevante ya que es uno de los más importantes principios del Código de Ética puesto que el Archivista debe ser el custodio, proteger la integridad de los documentos y conservarlos, siendo objetivo e imparcial, en el momento de tomar decisiones con respecto a ellos, siempre tomando en cuenta las normas legales.

. El archivista evitará la realización de

intervenciones que puedan afectar la autenticidad de

los documentos• Este principio lo consideramos relevante ya que es nuestra responsabilidad como Archivistas, la conservación de los documentos garantizando su valor dentro del procesos archivístico, desde se recibe o produce se ordena, describe, conserva, hasta su consulta, esto teniendo en cuenta criterios establecidos, normas legales.

El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de sus investigaciones y experiencias.

• Este principio lo consideramos relevante ya que nuestro aprendizaje debe ser continuo en búsqueda del conocimiento, puesto que como Profesionales de Ciencias de la Información, estamos capacitados para transmitir todos los conocimientos adquiridos y estar actualizados en los diferentes sistemas de información, bases de datos, etc…esto con el fin de poder capacitar a los usuarios quienes necesitan buscar y recuperar la información de manera continua

NORMASNORMA EXPLICACIÓN

Decreto 2527 de 1950 Se autoriza el uso del microfilme en los archivos, para facilitar la toma de decisiones y proteger el patrimonio documental.

Ley 80 de 1989Con esta Ley se crea el Archivo General de la Nación máxima autoridad de la Archivística en Colombia, encargada de conservar, preservar y difundir la historia de la humanidad, también se establece que en ningún caso los documentos históricos podrán destruirse así los originales se hayan microfilmado.

Ley 594 de 2000La Ley General de Archivos se estableció con el fin de regular la función archivística nacional para preservar el patrimonio documental, por lo cual toda entidad ya sea pública o privada que cumpla una función pública debe regirse por esta ley.

Acuerdo 042 de 2002 Establece la forma adecuada de organizar archivos de gestión en las entidades publicas y privadas, y la forma de llevar un inventario

Decreto 2609 de 2012 Se estipula el concepto del ciclo vital del documento, como contribuir a la eficiencia y transparencia de la administración pública y los beneficios de los avances tecnológicos.

Ley 1712 de 2014 Confirma la necesidad que tienen las entidades del estado de contar con una información confiable y oportuna, fortalecer los esquemas de publicación de información.

Norma ISO 15489-1:2005Se establecen las normas legales las cuales deben estar vigentes en los Archivos, puesto que abarca todos los aspectos que debe tener un documento para poder tener acceso a él y permitir su uso.

ISAD (G)Esta norma regula la descripción de documentos físicos y electrónicos, siendo una guía de descripción que orientara con mayor facilidad en el momento de la búsqueda y recuperación de los documentos.

ISO 23081Norma que está enfocada a la gestión de documentos electrónicos, donde la gestión de metadatos facilita la búsqueda y recuperación de la información de la documentación en las entidades, convirtiéndose en un medio efectivo, veraz, actualizado y confiable.

Acuerdo 005 de 2013Establece los criterios para clasificar ordenar y describir los Archivos en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones publicas.

CONCLUSIONES

Mediante la investigación se reforzó el conocimiento sobre el concepto de gestión documental y las normas que se aplican en la labor archivística, las cuales fueron creadas para darle valor a la información, así también conocimos la importancia del código de ética y los principios rectores del archivista, que hacen referencia al comportamiento laboral que debemos tener al momento de ejercer nuestra profesión.

El desarrollo de esta guía realiza un gran aporte a nuestra preparación como futuros profesionales de CIDBA y así ponerlo en práctica en el ámbito laboral.

BIBLIOGRAFÍA• ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto. Gestión Documental & Gobierno Electrónico. Problemas, retos y

oportunidades para los profesionales de la información. Bogotá: Archivo General de la Nación, 2011.

• COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 1409. (30, agosto, 2010). Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones. P. 1-16. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/normatividad/files/original/a56eb1043a8efbf38030e2497fe81075.pdf

• Introducción a la gestión documental. Disponible en http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/28218/mod_resource/content/1/TEMA%201.pdf

• Alcaldía de Bogotá. (2000). Ley 594 de 2000. Tomado de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275.

• Alcaldía de Bogotá. (2012). Decreto 2609 de 2012. Tomado de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958.

BIBLIOGRAFÍA• Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 48 de 2000. Tomado de http://

www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_48_DE_2000.pdf

• Archivo General de la Nación. (2002). Acuerdo 42 de 2002. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_42_DE_2002.pdf

• Bustelo Ruesta, Carlota. (s.f.). Normas técnicas y estándares relacionados con la gestión documental. Tomado de https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Informatica/Analisis_del_contexto_organizativo/Analisis_del_contexto_organizativo_(Modulo_4).pdf.

• Congreso de Colombia. (2010). Ley No. 1409 de 2010. Tomado de: http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Leyes/Documents/ley140930082010.pdf.

• Consejo Internacional de Archivos. (1999). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Tomado de http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/normas/pdf/isad.pdfz

BIBLIOGRAFÍAFernández Valderrama, Luis David. (s.f.). Gestión documental. Tomado de: http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf.

MinTIC. (s.f.). Programa de Gestión Documental. Tomado de:

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles- 077_Programa_Gestion_Documental.pdf.

Norma Técnica Colombiana NTC 4095. (s.f.). Tomado de http://www.slideshare.net/Camavi86/ntc-4095