time management
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Department | 2010 | © Robert Bosch GmbH 2010. All rights reserved, also regarding any disposal, exploitation, reproduction, editing,
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La gestione del tempo è un falso problema
Il tempo è vita
Il tempo è l’uso che ne facciamo …
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La percezione del tempo
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Il tempo che abbiamo quotidianamente a nostra disposizione è elastico: le passioni che sentiamo lo espandono, quelle che ispiriamo lo contraggono e l’abitudine riempie quello che rimane.
M. Proust
Alla ricerca del tempo perduto
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La percezione del tempo
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In quali situazioni e con quali tecniche penso di gestire bene il mio
tempo?
In quali situazioni penso di gestire male il mio
tempo e perché?
Cosa mi servirebbe per migliorare la gestione inefficace del mio
tempo?
Autoanalisi
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La percezione del tempo
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Punti forti: come e perché gestisco bene il mio tempo
Punti deboli:come e perché gestisco male il mio tempo
Autoanalisi
Autodiagnosi …
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Cosa intendiamo con
“tempo cronologico” e “tempo psicologico”
Cosa significa “tempo governato”
La relazione fra “tempo aziendale” e
“tempo personale”
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Dalla autopercezione alla gestione del tempo
La gestione del tempo è strettamente
correlata al ruolo ricoperto
Analisi del proprio ruolo
Aree di responsabilità
Obiettivi di ruolo
Orizzonti temporali di
pianificazione
Il Time Management è autodisciplina
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo
intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di
scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse
tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po’ a osservare e
poi disse: “ potrò sbagliare, ma mi sembra che la tua sega
tagli poco. Che ne diresti di appuntire i denti?” Il boscaiolo
tra un respiro affannoso e l’altro rispose brusco: “ non ho
tempo, devo segare”.
Così narra un racconto canadese.
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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La storiella insegna che ognuno ritiene di far
buon uso del proprio tempo, semplicemente
occupandolo. Pochi si soffermano sul reale
utilizzo che ne fanno perché è scarsa
l’abitudine all’autoanalisi.
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Aree di responsabilità
Obiettivi
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Obiettivi
Possiamo raggruppare in tre grandi aree
gli obiettivi di un ruolo manageriale
Quelli determinanti, di grande importanza,
da perseguire entro la scadenza definita
Quelli importanti che è auspicabile e
necessario raggiungere
Quelli che è auspicabile raggiungere ma
possono variare ed essere posticipati
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Tempo effettivamente dedicato
al perseguimento di ogni obiettivo
Tempo che si dovrebbe dedicare
Dalla autopercezione alla gestione del tempo
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Un metodo per usare con efficacia il proprio tempo
Il modello dei 5 assi
Il modello dei 5 assi
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Conoscere l’utilizzodel proprio tempo
Il concetto diPRIORITA’
La PIANIFICAZIONEgiornaliera esettimanale
Organizzare iltempo RELAZIONALE
1 2
3 4
5
Utilizzare strumentie tecniche adeguati
Il modello dei 5 assi
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Conoscere l’utilizzo del proprio tempo
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Ora Attività Durata totale Durata prevista Interruzioni
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Conoscere l’utilizzo del proprio tempo
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CALCOLARE IL TEMPO DEDICATO A:
Attività pianificate
Attività di routine
Attività impreviste
Interruzioni e/o disturbi
Verificare i periodi più tranquilli, quali quando, perché
CONSIDERARE
Le tipologie di interruzioni e disturbi
Il peso e il significato degli imprevisti
Il rapporto tempo e ruolo
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Conoscere l’utilizzo del proprio tempo
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DUE PRINCIPI GUIDA
La pianificazione delle nostre attività
E’ UN MEZZO, NON UN FINE, ovvero noi
pianifichiamo per lavorare meglio e non
lavoriamo per pianificare.
Non tutto è pianificabile, gli imprevisti fanno
parte delle regole del gioco.
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Il concetto di priorità
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PRIORITA’
IMPORTANZA URGENZA
Impatto Scadenzavaloriale di un’attività, di un
problema su
obiettivi critici
(per bisogni - risorse in
gioco)
temporale entro cui va
gestito un lavoro, una
situazione
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Il concetto di priorità
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IMPORTANZA e URGENZA sono criteri di priorità coerenti
MA
IMPORTANZA TU scegli come destinare il tempo
TU hai un ruolo attivo
URGENZA ALTRI riempiono il tuo tempo
Il concetto di urgenza è soggettivo
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Il concetto di priorità
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PROBLEMI
STRATEGICI
PROBLEMI
OPERATIVI
20% 80%
PROBLEMI
20 80
2080
RISULTATI
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Il modello di Eisenhower
Urgente Non urgente
Imp
ort
an
teN
on
im
po
rtan
te
CrisiProblemi pressantiProgramma giunti a scadenza
PrevenzioneSviluppo relazioniIndividuazione nuove opportunitàPianificazione
Attività banali, ripetitiveParte della corrispondenzaAlcune telefonateLadri di tempo
InterruzioniTelefonateParte della corrispondenzaRapportiAlcune riunioniAttività che stanno a cuoread altre persone
11 12
13 14
20
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Urgente Non urgenteIm
po
rta
nte
No
nim
po
rta
nte
CrisiProblemi pressantiProgramma giunti a scadenza11
Non siamo noi a gestire attività e priorità:è un’area di forte rischio e molto critica.
Il modello di Eisenhower
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Urgente Non urgenteIm
po
rtan
teN
on
imp
ort
an
te
12
Quadrante della gestione personale efficace
Il modello di Eisenhower
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Le tipologie di priorità
Priorità legata al ruolo
Priorità legata alla strategia
aziendale
Priorità legata alla propria crescita
professionale
Priorità legata alla persona
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Tecniche e strumenti per governare il proprio tempo
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Tecniche e strumenti per
governare il proprio tempo
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1. Ogni giorno lasciate sempre libero il 20-30%
del tempo per gli imprevisti.
2. Indicate non tanto l’ora in cui farete il lavoro,
ma il giorno.
3. Tenete sempre presente la durata realistica
delle attività e non scordate la routine.
Tre regole base
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1. Quali sono gli OBIETTIVI della prossima
settimana ?
2. Qual è la loro PRIORITA’ ?
3. Quali ATTIVITA’ devo svolgere ?
4. QUANDO svolgo queste attività ?
La pianificazione settimanale
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Pianificare vuol dire:
Stabilire l’ordine di priorità (cosa farò per primo, per secondo, ecc …) per il quale si svolgerà la propria attività.
LA PIANIFICAZIONE IMPOSTATA VA
VISSUTA E CONTROLLATA
Il modello di Eisenhower
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L’agenda
Giorno
Telefonare
Scrivere
P
8.00
19.00
appuntamenti
Area dellapianificazionecon indicazionedelle priorità (P)
Obiettivi P
P
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Tecniche e strumenti per governare il proprio tempo
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Acquisire la consapevolezza della soggettività del tempo
Assegnare un budget temporale ad ogni attività
Essere realisti nella valutazione del tempo
Privilegiare le sequenze di lavoro omogenee
Pianificare per priorità e privilegiare l’essenziale
(ricordate la curva di Pareto: con il 20% del tempo si portano a
termine l’80% dei risultati)
Studiare la curva di produttività per capire quando conviene
affrontare le attività più impegnative
Per governare il proprio tempo
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Tecniche e strumenti per governare il proprio tempo
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Alternare attività di natura diversa senza disperdervi
Dedicare tempo alla gestione del proprio tempo, 10/15’ alla mattina e
15’ ogni sera per il giorno successivo
Verificare periodicamente l’uso del proprio tempo
Non rimandare le decisioni
Saper anche dire NO motivandolo
Tener conto dei propri ritmi e dei ritmi dell’azienda
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Tecniche e strumenti per governare il proprio tempo
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Archiviare con metodo, in modo che ogni documento sia
rintracciabile velocemente
Fare telefonate è una vera e propria attività: cercare di
farle tutte nello stesso periodo di tempo (40’ ? Provate!)
Non usare le e-mail per messaggi inutili
Programmare le riunioni definendo in anticipo ordine del
giorno e modalità di conduzione
Essere puntuali, anche se gli altri non lo sono
Per governare il proprio tempo
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo relazionale
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Tecniche e Strumenti per
organizzare il tempo relazionale
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo
relazionale
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1. Comunicare con chiarezza
2. Attenersi ai fatti e stimolare gli altri a farlo
3. Saper ascoltare
Organizzare il tempo relazionale
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo
relazionale
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La nostra comunicazione deve essere comprensibile e
chiara per l’altro
Verificare che sia disponibile ad ascoltare
Fare sempre una premessa: scopo e sintesi degli
argomenti
Procedere logicamente evitando incisi e perifrasi
Fare uso di esempi
Usare adeguatamente la comunicazione non verbale
Organizzare il tempo relazionale
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo
relazionale
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Separare i fatti dalle interpretazioni e dalle opinioni o
reazioni
Usare il feedback
Verificare se l’altro ha compreso e se è d’accordo
Lasciar parlare senza interrompere
Incoraggiare la comunicazione dell’altro
Fare domande finalizzate
Organizzare il tempo relazionale
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo
relazionale
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Imparare a comunicare anche contenuti spiacevoli e a
dire di no ricordando che è essenziale:
Argomentare le proprie idee o tesi e motivare
il proprio no
Ci vuole un motivo per dire di no
Che il no sia alla richiesta e non alla persona
Rispettare la programmazione altrui
Organizzare il tempo relazionale
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Piano d’azione lavoro personale
Obiettivi Azioni Come valuterò ilraggiungimentodell’obiettivo
Entro quando
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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo
relazionale
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Mai mi sono assoggettato alle ore:
Le ore sono fatte per l’uomo, non l’uomo per le ore
Rabelais
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Bibliografia
Time management. Come organizzare al meglio la propria settimana di lavoroHaynes Marion E. Franco Angeli, Milano, 2003
Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management, David Fontane, Centro StudiErickson, 1997
Gestisci il tuo tempo, L.J. Seiwert, Franco Angeli, 2002
Il principe del tempo, Annalisa Costa, Tiziano Botteri, Etas Libri, Milano
Piccolo manuale di time management, Edicart, 2000
La conquista del tempo: società e democrazia nell'era della rete, a cura di Derrick de Kerckhove, Postfazione di Giuliano Bianchi, Editori Riuniti, 2003
Gestire il tempo. Come migliorare l'utilizzo del proprio tempo e diventare padroni della propria vita Laura e Luca Varvelli, Il Sole 24 Ore Management, Milano, 2004
Dieci Pensieri sul Tempo, Bodil Jonsson, Einaudi, Torino 2000
L'arte di avere tempo. Consigli utili su come usufruire del nostro bene più prezioso, Emil Oesch,Crisalide 2000
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