train book3

-63-

การใชงาน Microsoft Office PowerPoint 2007

-64-

Microsoft PowerPoint

โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เปนโปรแกรมหนงในตระกล Microsoft Office เหมาะส าหรบการจดสรางงานน าเสนอขอมล (Presentation) ส าหรบน าไปประยกตใชในงานไดหลายประเภท เชน การน าเสนอขอมลสนคาและบรการ การจดท า Slide Show การออกแบบแผนพบ เปนตน

Interface หรอหนาจอโปรแกรมนบเปนสงแรกทเหนถงความเปลยนแปลงของ PowerPoint 2007 ไดอยางชดเจน เนองจากมการออกแบบปรบโฉมเปนรปแบบใหมทงหมด โดยค านงถงผใชงานเปนหลก จงท าใหสามารถเรยกใชเครองมอและค าสงตางๆ ไดสะดวกรวดเรวขน

ความแตกตางระหวาง PowerPoint 2003 กบ PowerPoint 2007

รบบอนมลกษณะคลายกบทลบาร ทเราคนเคยกนดใน PowerPoint 2003 ซงเปนแหลงทใชส าหรบรวบรวมแทบเครองมอตางๆ เพอใหเกดความคลองตวในการท างานมากขน โดยดงเอาความสามารถออกมาจากเมนค าสงทซอนๆ กนอยจากเวอรชนเดม ใหแสดงอยในรปแบบของปมเครองมอตางๆ เพอใหเหนชดเจนและคลกใชงานไดทนท

-65-

PowerPoint XP

PowerPoint 2007

กฎในการออกแบบหนาสไลด

ในการสรางสไลดในแตละหนานน ผใชควรมกฎทเปนแนวทางในการสรางงานน าเสนอกอน เพอไมใหเกดความสบสน โดยสรปไดดงน

1. ในแตละสไลดควรมหวเรองเพอบอกถงสงทจะอธบาย 2. ตวอกษรควรใชขนาดใหญ เพอใหผรบฟงและรบชมสามารถมองเหนอยางชดเจน 3. ควรใชค าสนๆ ทอานเขาใจงาย เพอใหเกดความนาสนใจและนาตดตาม 4. หวขอของเนอหาไมควรเกน 8 บรรทดในหนงสไลด เพราะถามมากเกนไปจะสงผลท าให

สอไดไมชดเจน 5. ไมควรน าภาพมาเปนพนหลง (Background) เพอจะท าใหอานยาก 6. การใสรปภาพลงในสไลดควรใชขนาดพอสมควรไมใหญเกนไป

การสราง Presentation ใหม จาก Template

ส าหรบการเรมสรางงานพรเซนตใหมจาก PowerPoint 2007 จะชวยใหคณสามารถสรางงานไดอยางรวดเรวขนจาก Template1 หรอแมแบบสไลดส าเรจรปทมใหเลอกมากมาย โดยทคณไมจ าเปนตองเรมออกแบบงานใหมทกครง และยงสามารถดาวนโหลดแมแบบเพมเตมผานทางเวบไซต Microsoft.com ไดอกดวย

-66-

วธการสรางงานใหม

เมอคลกสญลกษณ เลอก New เลอก Installed Themes ทชอบแลวคลกปม Create

การเปดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 1. คลก Start Menu

2. คลกเลอก Program

3. คลก Microsoft Office

4. คลกเลอก Microsoft PowerPoint 2007

-67-

5. ปรากฏหนาจอโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007

การสไลดแผนใหม การสรางสไลดใหมในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 จะสรางสไลดทไมมขอความ

หรอรปภาพใดๆ อยในเอกสาร ซงมขนตอนดงน

1. คลกปม (Office) 2. คลกเลอกงานน าเสนอเปลา

การพมพขอความลงในสไลด

เมอเปดหนาสไลดแลวจะพบวา มพนทสขาวส าหรบพมพขอความลงไป โดยการเรมตนพมพขอความลงในสไลด มขนตอนดงน

-68-

1. คลกใหปรากฏเสนเคอรเซอร ตรงบรเวณกรอบทตองการพมพตวอกษร 2. พมพขอความตามตองการ เมอพมพขอความจนสดบรรทด โปรแกรมจะขนบรรทดใหม

ใหโดยอตโนมต (หากตองการลบขอความหรอค าผดใหแดรกเมาสเลอกขอความ จากนนกดปม <Backspace> ทคยบอรด)

การจดขอความใหสวย

1. คลกขอความทจะจด 2. คลกรปแบบ 3. คลกเลอกเครองมอท Ribbon โดยจดตามตองการ

-69-

เทคนคการท า Presentation

การเลอกใชขอความทมขนาดเหมาะสม ชวยใหการน าเสนอมประสทธภาพเพมมากขนในการสอใหผทมารบขอมลเขาใจ โดยมหลกการดงน

1. ตวอกษรตองอานงาย โดยปกตตวอกษรควรมขนาดตงแต 36-60 Point และควรเปนตวหนา เพอจะสอไดชดเจนมากขน

2. ในหนงสไลดไมควรใชแบบตวอกษรเกน 2 ประเภท เพอความสวยงาม

การเลอกสในการออกแบบ สนบวาเปนความส าคญของการออกแบบหนาจอ เนองจากผใชตองใชสายตาดจอคอมพวเตอรเปนเวลานานถาใชสรอนอาจท าใหเกดความระคายเคองได

การออกแบบตวหนงสอ

Microsoft PowerPoint 2007 ยงมเครองมอทจะชวยใหงานพรเซนตของคณเปนมออาชพไดงายๆ ดวยการออกแบบส าเรจรปทพรอมใหเลอกอยางจใจ เชน การออกแบบพนหลงสไลดดวย Themes Design การปรบแตงขอความศลปดวย WordArt Style รวมทงการเลอกสสนตามใจชอบดวย Themes Color

-70-

1. เลอกขอความทตองการเปลยน

2. คลกปม Insert เลอก

วธการใส Effect ใหกบตวอกษร

1. คลกเลอกคลมขอความทเปนตวอกษร 2. คลกเมนแทป Format ดานบน 3. คลกเลอกปรบแตงขอมลในหวขอ WordArt Styles

ทป แทป Format จะแสดงตอเมอเรามการคลกเลอกขอความทสามารถปรบแตงรปแบบได เทานน ส าหรบผทตองการปรบแตงพนหลงของตวอกษรใหมความโดดเดน หรอสรางเปนปมขอความ

โดยใช Themes Color เปนตวก าหนด

-71-

1. เลอกกรอบขอความ 2. คลกแทบ Format

การเลอกพนหลงสไลด

ส าหรบบางทานทตองการความโดดเดนพนหลงของงานพรเซนต ซงถอเปนปจจยแรกทสงผลกบการออกแบบและผรบขอมลโดยตรง เพราะถาพนหลงไมดจะท าใหดแลวไมสบายตา สามารถเลอกพนหลง Themes Design ไดเองอยางงาย ดงน

1. เลอกกรอบขอความ 2. คลกแทบ Design

การแทรกรปภาพเขามาใหม

1. คลกแทกแทรก (Insert) 2. คลกปมเพอเลอกรปภาพทจะน ามาใสในสไลด 3. จะปรากฏหนาตางแทรกรปภาพขนมา ใหเลอกโฟลเดอรทเกบไฟลภาพ 4. คลกเลอกรปภาพทตองการ 5. คลกปมแทรก (Insert) เพอแทรกรปในสไลด

-72-

การปรบแตงกราฟกใหสวยงาม

ส าหรบผทไมถนดการออกแบบศลปะ Microsoft PowerPoint กไดออกแบบโปรแกรมใหมเครองมอทใชส าหรบแตงภาพขนมาดวย ในชอเครองมอ Picture Styles ซงเพยงเราเลอกรปแบบทตองการ ภาพกจะถกปรบแตงออกมาสวยงามนามอง

การเลอกใชภาพประกอบ เปนการเสรมใหสไลดดนาสนใจยงขน แตถาม มากเกนไปจะท าใหเกดความสบสนกบขอมลทน าเสนอได ดงนนจงมวธการในการเลอกใชภาพใหเหมาะสม ดงน

-73-

1. ภาพทน ามาใชตองสงเสรมขอความทน าเสนอ 2. ไมควรมอกษรในภาพถาไมจ าเปน 3. ภาพทน ามาใชไมควรใชไฟลทมขนาดใหญมาก เพราะจะท าใหโปรแกรมท างานหนกขน

การก าหนด Effect การเปลยนสไลด

การสรางสรางสไลดจะมลกษณะเหมอนการเปลยนหนาหนงสอ ซงดแลวไมนาสนใจ ซงเราควรทจะเพมลกเลน (Effects) เขาไป

1. คลกหนาสไลดทจะใส Effect 2. คลกแทบภาพเคลอนไหว (Animation) 3. คลกเลอกรปแบบ Effects ทตองการ (ซงจะมตวอยางของเอฟเฟกตแสดงขนมาใหดดวย

ระหวางทเลอก) 4. จะแสดงตวอยางการเปลยนแปลงใหเหน

-74-

สรางภาพเคลอนไหวแบบตามใจ ใน PowerPoint 2007

ความสามารถอกอยางหนงของ PowerPoint ทกๆ เวอรชน กคอการสราง Animation หรอท าใหภาพของเราทแสดง บน PowerPoint สามารถเคลอนไหวได ซงค าสงเหลาน จะอยในหวขอ "Custom Animation" ถาเปนเวอรชนเกาๆ ทต ากวา PowerPoint 2007 สวนใหญเราสามารถเรยกใชค าสงนไดดงน คอ คลกขวาทรปภาพทตองการท า Animation จากนนคลก Custom Animation แตส าหรบ PowerPoint 2007 จะตางกนมาก เนองจาก Microsoft มการเปลยนโฉมหนาทงหมด ค าสงตางๆ จงตองเรยนรใหมอกครง วาเกบอยในหวขอไหน

อยางไรกตามวนนจะแนะน าการสรางภาพ เคลอนไหว ไปตามเสนทางทเราตองการ (เราเรยกวา Motion Paths) เชน ภาพจะเลอนจากจด A ไปยงจด B เปนตน ซงเปนอกเทคนคหนงทคนสวนใหญ มกไมคอยรจก หรอไมคอนเขาใจกน

วธการสราง Animation ใน PowerPoint 2007

1. คลกเลอกรปภาพทตองการ 2. คลกแทป Animations 3. คลก Custom Animation ดานลางของแทป Animations 4. จะเหนหนาตางค าสง Custom Animation ดานขวามอ 5. คลก Add Effect เลอก Motion Paths 6. คลกเลอก Draw Custom Paths 7. เลอกหวขอ Scribble ลกศรหรอเคอรเซอร จะเปลยนเปนรปดนสอ 8. ใหเขยนเสนลากไปตามทางทตองการ (ใหจตนาการวา จะใหภาพวงไปในแนวทางใด) 9. จากนนปลอยเมาส ทคลกคางไว 10. โปรแกรมจะแสดงภาพเคลอนไหวไปตามเสนทางทเราวาด คงไมยากเกนไปนะคะ ทดสอบกบด เพอใหสามารถใชงานไดจรงอกครง

-75-

การออกแบบไดอะแกรม

ส าหรบงานทจ าเปนตองสรางไดอะแกรมหรอผงองคกรแลว Smart Art จะชวยใหเราท างานไดอยางไมยากเยน ทงยงชวยใหมความสวยงามมากขนอกดวย เพราะภายในชดตวเลอกนจะมรปแบบของไดอะแกรมใหเลอกมากมายรองรบกบงานทกประเภท

การน าเสนอสไลด

หลงจากทไดสรางสไลดกนไปแลว กอนจะจบขนตอนผสรางควรทดลองดวามขอผดพลาดอะไรบาง กอนการน าเสนอจรง

1. คลกแทบ View เพอน าเสนอภาพนง (Slide Show) 2. คลกปม Slideshow ใหท าการพรเซนตตงแตตนเพอเรมแสดงการฉายสไลดตงแตสไลดแรก

3. สไลดจะปรากฏเตมจอคอมพวเตอร

-76-

4. กดปม Enter ทคยบอรด โปรแกรมจะเปลยนหนาสไลดทละหนา 5. เมอสนสดจะปรากฏหนาจบการน าเสนอภาพนง

6. กดปม Enter บนคยบอรดอกครง กจะกลบเขาสหนาโปรแกรมหลก (หากในระหวางการพ

รเซนตตองการออกสหนาโปรแกรมหลกทนทใหกดปม <Esc> บนคยบอรด)

การบนทกไฟล PowerPoint

จากขนตอนสรางงาน Presentation พรอมทงทดลองตรวจสอนเสรจเรยบรอยแลว ขนตอนสดทายคอ การบนทกไฟล PowerPoint ลงในเครองคอมพวเตอรเพอเรยกใชงานในครงตอไป ซงการบนทกไฟล PowerPoint มขนตอนดงน

1. คลกปม (Office) 2. คลกบนทก 3. เลอกต าแหนงทใชในการเกบเอกสาร ในชองบนทกใน (Save in) 4. ตงชอเอกสารในชองชอแฟม (File name) ในตวอยางผเขยนใชทศนคตทดในการท างาน 5. คลกปมบนทก เพอยนยนการบนทก 6. ปรากฏชอไฟลทบนทกบนแทบชอหวเรอง (Titlebar)

-77-

การสงพมพใน PowerPoint 2007

โดยปกตแลว ไมวาโปรแกรมอะไรในตระกล Microsoft Office เราสามารถสงพมพโดยตรง ไดจากเมน File เลอกค าสง Print แตถาเปน Office 2007 จะตองคลกปม Office Button และเลอก Print ไดเลย แตส าหรบโปรแกรม PowerPoint มความสามารถพเศษเกยวกบเรองการพมพอยบางอยาง

พมพแบบ Handouts คออะไร

-78-

โดยปกตเวลาสงพมพใน PowerPoint จะไดหนาตาเหมอนทเหนบนหนาจอ presentation แตถาเราตองการพมพ เพอใชเปนเอกสารและมพนท ในเอกสารใหสามารถจดขอความเพมเตมไดดวยหรอท PowerPoint เรยกวา "Handouts" เรากสามารถท าไดดวยเชนกน ? และถาเราเลอก 3 Slide ตอหนงหนา จะมพนทดานขวามอเหลอใหเราไวจดอกดวย

เลอกพมพ Slide มากกวา 1 Slide ในแตละหนา ในค าสง Handouts เราสามารถเลอกจ านวน Slide ตอหนาไดหลายแบบ เชน 1,3,4,6 และ 9 เปนตน

วธสงพมพแบบ Handouts 1. คลกเมน Print 2. ในหวขอ Print What ใหคลกเลอก Handouts 3. ในหวขอ Handouts ในชอง Slides per page ใหเลอกจ านวน Slide ตามตองการ 4. คลก OK เพอสงพมพไดเลย ลองทดสอบกนดเลยคะ แถมวธนยงชวยประหยดกระดาษไดอกมากเลย คมจรงๆ

ลดขนาดไฟลใหจวใน PowerPoint 2007 ในพรบตา

ถาคณเปนผหนงทมกตองสรางไฟล Presentation ดวย PowerPoint คณอาจเคยประสบปญหาเกยวกบขนาดไฟลทมกมขนาดใหญผดปกต บางครงแคสรางไฟล Presentation เพยงหนาเดยว กมขนาดหลาย MB เลยทเดยว คณทราบหรอไมวา สาเหตหลกของปญหานอยทไฟล รปภาพ หรอ Photos ทถายจากกลองดจตอลทมความละเอยดสง ๆ และแนนอนเรามค าตอบทจะแกไขปญหานมาใหพรอมเสรจสรรพ..คะ ลดขนาดไฟล Presentation ดวย PowerPoint 2007

เราสามารถลดขนาดไฟลใหญๆ ของ PowerPoint เวอรชนเกาๆ ได รวมทงเวอรชน 2007 ดวยกน กสามารถลดขนาดไฟลของรปภาพไดงายๆ เพยงแคใชค าสงพเศษทซอนอยใน PowerPoint 2007 ซงโปรแกรม PowerPoint 2007 จะท าการลดขนาดไฟลรปภาพทอยใน presentation แบบอตโนมต ส าหรบขนตอนการท ามดงน

-79-

1. เปดไฟล presentation เวอรชนใดๆ ดวย PowerPoint 2007 2. คลกเมน Save As 3. คลกเลอกปม Tools ทดานลางซายมอ 4. เลอกค าสง "Compress Pictures" 5. คลกปม Options จากนน ในบรรทด Target Output คลกเลอก

o Print (220 ppi) ส าหรบงานทตองการพมพคณภาพสงๆ? (ปกตไมจ าเปน) o Screen (150 ppi) ส าหรบงานทตองการแสดงบนเวบ o E-mail (96 ppi) ส าหรบงานทตองการสงผานเมล? (แนะน าใหใชหวขอน)

6. คลกปม OK สองครง 7. คลกปม Save เพอบนทก

ตรวจสอบไฟลทบนทกใหม จะเหนไดวาไฟลมขนาดเลกลงอยางเหนไดชด ไมเชอตองพสจนคะ.. ขอควรทราบ คณสามารถน าไฟลทสรางจาก PowerPoint รนทต ากวามาเปดใน Microsoft

PowerPoint 2007 ไดคะ...

สรางป มเมนบนเวบดวย PowerPoint 2007

ส าหรบเวบมาสเตอรมอใหมทกทาน ถาคณตองการสรางปมเมน สสนสวยๆ บนเวบ เราสามารถสรางจาก Microsoft PowerPoint 2007 ไดงายๆ พดจรงคะ เราสามารถ สรางปมเมนสวยๆ ไดอยางงายมากๆ ดวย PowerPoint 2007 ไมเชอกตองทาพสจนเชนเคย..

1. เปดโปรแกรม PowerPoint 2007 2. เปดหนาสไลดวางๆ 3. คลกเมน Insert 4. เลอกค าสง Shapes และเลอกรปแบบของเมนทตองการ 5. จากตวอยางเลอก สเหลยมมมขอบมน 6. คลกและลากเพอสรางรปสเหลยม

-80-

7. ดบเบลคลกรปภาพทสราง เมนดานบนจะเปลยนไปค าสง Format 8. ในชอง Shapes Styles 9. ใหเลอกสสน และรปแบบทตองการ 10. หลงจากเลอกจะพบวารปสเหลยมทสรางขน จะเปลยนรปแบบ และสตามทเราเลอก 11. คลกขวาทรปภาพทสรางเลอกค าสง Save as Pictures ก าหนดประเภทของไฟลรปภาพทตองการ

เชน JPG, GIF, PNG เปนตน (แคนกจะไดไฟลรปภาพทเราสราง พรอมใชงานบนเวบแลว) 12. สรางปมเมนตอไป ตามจ านวนทตองการ

จะเหนวา ไฟลเมนภาพทสรางขน จะถกเกบไวในรปแบบไฟลภาพทตองการ สามารถน าไปใชงานไดทนท (ส าหรบไฟลรปภาพทน าไปขนเวบ แนะน าใหบนทกเปน .gif, .png หรอ .jpg เทานน

ส าหรบเพอนๆ อกหลายๆ คนทตองการมเวบไซตเปนข องตวเอง เพอท าการคาขาย บนอนเตอรเนต หรอตองการหารายไดพเศษจากอนเตอรเนตในรปแบบตางๆ ? หลายๆ คนทอทจะมเวบเปนของตนเอง เพราะไมทราบรายละเอยดวาจะตองท าอยางไรบาง แถมบางคนกลววาจะท าไมได เพราะไมมความรเกยวกบคอมพ วเตอรเลย? วนนมค าแนะน ามาบอกกน เพอใหทราบวา เวบไซตท างาย ท าไดทกคน เพยงคณแคใชงานอนเตอรเนตเปน และมความรพนฐานคอมพวเตอรสกนด..