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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA
CÍCERO FILHO TAVARES
AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN
Orientadora: Profª. Msc. Renata P. F. de Carvalho
NATAL-RN 2009
CÍCERO FILHO TAVARES
AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN
Monografia apresentada à Disciplina monografia, ministrada pela Profª. Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
Orientadora: Profª. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho
NATAL-RN 2009
T231a Tavares, Cícero Filho. Avaliação da Gestão documental do Arquivo do DAE- UFRN / Cícero Filho Tavares. – Natal, 2009. 48 f. Orientadora: Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Graduação em Biblioteconomia). - Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia. 1. Arquivo – Monografia. 2. Gestão documental – Monografia. 3.GED – Monografia. 4. Arquivo DAE/UFRN – Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.
RN/DEBIB. CDU: 02
CÍCERO FILHO TAVARES
AVALIAÇÃO DA GESTAO DOCUMENTAL DO ARQUIVO DO DAE-UFRN
Monografia apresentada à disciplina Monografia, ministrada pelas Profª Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, para fins de avaliação e como requisito parcial para conclusão do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.
APROVADA EM ___/___/2009
__________________________________________________________ PROFª. MSC. RENATA PASSOS FILGUEIRA DE CARVALHO
ORIENTADORA
__________________________________________________________ PROFª. MSC MARIA DO SOCORRO DE AZEVEDO BORBA
MEMBRO
__________________________________________________________ PROFª ESP. FRANCISCA DE ASSIS DE SOUSA
MEMBRO
Dedico a Deus por ter me permitido
chegar até aqui, a todos os meus
familiares, professores e a todos que
colaboraram para a realização deste
trabalho.
AGRADECIMENTOS
A Deus por ter permitido que este trabalho chegasse até onde chegou,
ajudando a superar todos os obstáculos mesmos nos momentos mais difíceis.
Aos meus Pais Cícero Tavares de Oliveira e Maria da Conceição de
Freitas, que mesmo pai estando no céu sempre me deu força. Eles são a razão de
eu hoje está aqui realizando o que sempre quiseram. Aos meus Irmãos (as) José,
Ivaneide, Simone, Lourdes, Tereza, Antônio, Raimundo e Francisco, pelos
momentos de satisfação e de incentivo na busca dos meus objetivos.
A minha Noiva, Elenilda Batista pela compreensão, incentivo, amor e
paciência durante esta fase da minha vida que muitas vezes não a pude vê-la nem
nos finais de semana e também a meu filho que está para nascer Aleph.
Aos meus Amigos Thompson, João Paulo, Marcílio e meu primo Anchieta
por sempre estarem motivando-me a enfrentar os obstáculos da vida.
Aos Professores do curso de biblioteconomia, e funcionários da Biblioteca
Central.
A todos os meus Colegas do curso, em especial a turma 2005.1 e 2006.1
que juntos, mesmo com os dias que não pude comparecer as aulas devido a meu
trabalho conseguimos passar em todas as disciplinas.
E de modo geral quero agradecer a todos que de forma direta ou
indiretamente contribuíram para que pudesse concluir o curso de biblioteconomia.
A produção de conhecimento é a única ferramenta que o homem dispõe para melhorar sua condição de vida.
(Antônio Joaquim Severino)
RESUMO
Apresenta uma avaliação da gestão documental do arquivo do Departamento de Administração Escolar/DAE-UFRN. Objetiva, de forma específica, analisar o processo de organização e armazenamento de documentos e observar o processo de transferência do arquivo anterior para o arquivo novo. Mostra a importância do arquivo para a UFRN como diferencial para as avaliações do Ministério da Educação-MEC e expansão da mesma. A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi um observatório do autor, pesquisa bibliográfica e revisão de literatura. Observar a gestão documental como atividade essencial para o bom funcionamento de um arquivo e que é de extrema importância a presença de um profissional qualificado como um bibliotecário. Conclui-se que é de extrema importância tratar, organizar, disseminar as informações contidas nos suportes documentais corretamente, e que para resolver problemas como o excesso de massa documental é muito importante a implementação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Palavras-chave: Arquivo. Gestão Documental. Arquivo DAE - UFRN.
ABSTRACT
It presents an evaluation of the archives document management of the Department of School Administration / DAE-UFRN. It aims, specifically, analyzing the process of organizing and storing documents and observing the process of transferring the prior archive to the new archive. It shows the importance of the archive of the UFRN as differential for the evaluations of the Ministry of Education-MEC and expansion. The methodology used for the preparation of this work was an observatory of the author, bibliography research and literature review. It observes the document management as an essential activity for the proper functioning of an archive and how it is extremely important the presence of qualified professional as a librarian. It concludes that is extremely important taking care, organizing, and disseminating information contained in the document media properly, and in order to solve problems like excess of mass of documentary is very important the implementation of Electronic Document Management.
Keywords: Archive. Document Management. Archive DAE - UFRN.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ..............................................................................................09
2 ARQUIVO .....................................................................................................11
2.1 ARQUIVO CORRENTE .............................................................................17
2.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO .....................................................................19
2.3 ARQUIVO PERMANENTE .........................................................................20
3 GESTÃO DOCUMENTAL ............................................................................23
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS-GED ....................30
5 GESTÃO DOCUMENTAL: EXPERIENCIA NO DAE/PROGRAD/ UFRN ....35
5.1 ATIVIDADES REALIZADAS NO ARQUIVO DO DAE ................................37
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..........................................................................42
REFERÊNCIAS ...............................................................................................44
9
1 INTRODUÇÃO
As entidades públicas são grandes produtoras de documentos, e esses
dão o suporte à administração, à cultura, e também, servem como elementos
de prova e informação à comunidade que atende.
Por tanto, esses documentos devem ser preservados e mantidos em
lugar adequado e após ter recebido o seu devido valor legal, podem ser
mantidos como patrimônio histórico. Em relação aos arquivos universitários, em
específico o arquivo do Departamento de Administração Escolar – DAE –
Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN constata-se que produz
muitos documentos e devido isso foi construído um espaço para poder
armazenar os documentos produzidos pelos alunos da instituição e
principalmente agora com o programa de Apoio a Reestruturação e Expansão
das Universidades Federais- REUNI que até 2011 irá disponibilizar muitas
vagas no vestibular, com a criação de novos cursos e ampliação do número de
vagas nos cursos já existentes.
No caso especifico desta pesquisa o meio de armazenamento que está
sendo abordado é o arquivo, que é de fundamental importância para a UFRN,
pois trabalha com os documentos que são gerados pelo DAE, sendo esse
material guardado no arquivo corrente/intermediário, enquanto o aluno está
ativo, ou seja, aluno ativo encontra-se devidamente matriculado, e logo após a
conclusão de seu curso, os documentos são recolhidos ao Arquivo Geral.
A finalidade do arquivo é guardar os documentos que circulam na
instituição de forma organizada e eficiente, e garantir a preservação e
conservação destes documentos, colocando-os em uma temperatura
recomendada que consiga manter uma umidade adequada para que assim
possa garantir a não deterioração dos materiais informacionais, e atender de
forma prática e precisa as solicitações dos setores da instituição e dos
usuários.
O objetivo desta pesquisa é avaliar a gestão documental do Arquivo do
DAE.
10
Tem como objetivos específicos: analisar o processo de organização e
armazenamento de documentos e observar o processo de transferência do
arquivo anterior para o arquivo novo, construído para esta finalidade.
A metodologia utilizada para elaboração deste trabalho foi um
observatório do autor analizando as atividades realizadas pelo mesmo,
pesquisa bibliográfica e revisão de literatura em documentos com registro em
meio impresso e digital (livros, trabalhos acadêmicos, periódicos, artigos e
endereços eletrônicos – sites, etc.)
A importância do arquivo universitário da UFRN é evidente. Pois pode
subsidiar o planejamento para expansão da Universidade, a partir da
possibilidade de realização de estudos, por exemplo, o Arquivo do DAE faz o
levantamento do número de formandos por ano, a média de formandos por
período, o índice de evasão dos cursos e os motivos que levam a desistência
dos mesmos, contribuindo assim para o redimensionamento da política
educacional da UFRN enquanto universidade pública.
Para que o arquivo tenha um armazenamento adequado e uma busca
de documentos eficiente gerados pela Pró-Reitoria de Graduação, de alunos
egressos e os ativos, foi construído um prédio próprio para esta finalidade.
A realização deste trabalho iniciou-se a partir da motivação do autor em
seu ambiente de estágio, o mesmo achou importante fazer uma avaliação da
gestão documental do arquivo por se tratar de uma unidade informacional que
armazena muito documentos.
Com base nessa estrutura de trabalho foram construídos os capítulos,
conforme apresentação a seguir.
A introdução mostra a problematização do trabalho, objetivos e
metodologia aplicada ao mesmo. O segundo capítulo trata da origem, histórico,
definições, funções e finalidades dos arquivos segundo autores da área, bem
como a importância do arquivo para as instituições modernas. O terceiro
capítulo mostra a importância da gestão documental nos arquivos e unidades
de informação. No quarto capítulo apresenta o GED com sugestão para uma
11
gestão documental de qualidade, o quinto enfatiza a importância da gestão
documental no arquivo do DAE e o processo de transferência para o arquivo
novo e finalizando com as considerações no sexto capítulo.
12
2 ARQUIVO
O arquivo é um dos setores mais importante de uma entidade, pois é
nele onde são guardados os documentos produzidos e recebidos pela mesma
e é ele que dar o suporte de documental para as necessidades dela.
Segundo Camargo e Bellotto, Arquivo é um “conjunto de documentos
que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, púbicas
ou privadas” (CAMARGO ; BELLOTTO, 1996, p. 5).
O termo arquivo tem origem bastante antiga como alguns autores
afirmam que surgiu na antiga Grécia com o nome de arché e outra origem
bastante citada é archivum palavra latina que conceitua como sendo guarda de
documentos, a respeito do termo são diversos os conceitos dados por
estudiosos da área, de acordo com algumas definições, arquivo pode ter
conceito um pouco diferente, mas quando faz-se uma análise, é fácil perceber
que as finalidades são as mesmas: dar subsídio a uma determinada
necessidade de informação, como por exemplo, Paes (1997, p. 24) diz que
arquivo é uma:
Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático.
Como mostra a autora o arquivo pode armazenar diversos tipos de
documentos e é de grande importância para instituições, públicas ou privadas
ter um arquivo organizado para atender suas necessidades e o material a ser
armazenado depende apenas da área de atuação do órgão mantenedor, o
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arquivo foi e continua sendo muito importante nas tomadas de decisões e
principalmente nas provas documentais.
A produção de documentos no decorrer de suas atividades pode-se
destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada
organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade
realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das
transações realizadas pela organização.
Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo pode-se ter uma
idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.
Sabe-se que há pessoas por não entender a importância do trabalho
arquivístico, denomina o Arquivo principalmente o permanente de “Arquivo
Morto” mas é um grande equívoco pois um arquivo é uma unidade “viva”, mas
geralmente isso ocorre em organizações onde não tem um profissional que
mostre a importância do arquivo, muitas vezes quando a entidade está
totalmente defasada é que verifica-se a importância do arquivo e então começa
toda a gestão documental, as organizações que tem uma boa gestão
documental sabem que os arquivos não são mortos, mas “vivos”, mais do que
isso, são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em
períodos de escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.
Os holandeses tiveram em seu Manual de Arranjo e Descrição, de
1898, um dos primeiros trabalhos a sistematizar o conceito de arquivo. Que
ficou entendido como sendo um:
Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário. (ASSOCIAÇÃO... , 1975, p. 13).
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O autor Schellenberg define arquivo com base em conceitos de
Jenkinson, de Casanova e de Brenneke, ele afirma que “são os documentos de
qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor,
merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e
que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de
custódia permanente”. (SCHELLENBERG, 2004, p. 19). E ainda segundo os
grandes estudiosos Rousseau e Couture definem arquivo como:
[...] o conjunto das informações, qualquer que seja a sua data, natureza, ou suporte, organicamente (e automaticamente) reunidas por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, para as próprias necessidades da sua existência e o exercício das suas funções, conservadas inicialmente pelo valor primário, ou seja, administrativo, legal, financeiro ou probatório, conservadas depois pelo valor secundário, isto é, de testemunho ou, mais simplesmente, de informação geral. (ROUSSEAU ; COUTURE, 1998, p. 284).
Aqui no Brasil a definição segue o mesmo modelo das definições
citados pelos autores anteriormente, por exemplo, a definição dada pelo
Dicionário de Terminologia Arquivística que mostra o arquivo como sendo um:
1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos(2). 4. móvel destinado à guarda de documentos. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 27)
Segundo a lei brasileira 8159/91 que trata sobre os arquivos, dispõe
sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras
providências tem uma definição concisa e ampla abrangendo os diversos tipos
de arquivos:
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Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (BRASIL1, 1991).
Como se percebe há diversas correntes de pensamento a respeito do
conceito de arquivo, mas o que importa é entender que arquivo é um conjunto
de documentos: Unidade que é constituída pela informação e seu suporte.
(CAMARGO ; BELLOTTO.1996). Essa definição abrange diversos conceitos
citados anteriormente e pode ser objeto de estudo de diversas áreas como:
Biblioteconomia, Documentação e Museologia.
O arquivo foi ganhando importância com o tempo, fazendo uma análise
de sua evolução desde as primeiras informações a ser armazenadas, segundo
constam algumas informações o suporte era materiais como pergaminho,
papiros e com a evolução chegou-se ao papel que mais tarde com a invenção
da imprensa de Gutemberg teve uma grande explosão bibliográfica, pois os
documentos começaram a ser produzidos em grandes escalas e com os
adventos das tecnologias, as informações começaram a ser produzidas e
armazenadas em formatos digitais e os arquivos acompanhando essa evolução
não puderam ficar parados e hoje um arquivo que não aplica a tecnologia do
gerenciamento eletrônico de documentos praticamente está parado no tempo.
Arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais são reunidos segundo sua origem e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos ( em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou a pessoa à qual o arquivo é ligado.(BELLOTTO, 2005 p. 38)
1 Texto não paginado disponível em: http//www.planalto.gov.br/ccivil/leis/L8159.htm
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A principal finalidade do arquivo é garantir o suporte informacional de
documentos a instituição mantenedora e aos usuários da mesma.
Segundo Paes (2005, p. 20), “a principal finalidade dos arquivos é
servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é
tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua
guarda”
A função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente organizados. (PAES, 2005, p. 60).
A classificação dos arquivos depende de qual ótica ele está sendo
estudado, eles podem ser classificados de acordo com sua entidade
mantenedora ou a partir da natureza dos documentos, estágios de sua
evolução ou extensão de sua atuação, classificam-se em: privado, público que
pode ser federal, estadual ou municipal; especial ou especializado; Corrente,
intermediário e permanente; setorial e central.
Arquivo público: " Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.." (BRASIL,1991). Arquivo privado: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (BRASIL,1991). Arquivos especiais: Esses arquivos são conhecidos pelo tipo de material que o mesmo armazena: materiais iconográficos, cartográficos, audiovisuais, e pode ser CD, DVD, Micro filme e etc. Merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
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também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.(PAES, 2007, P. 147). Arquivo especializado: arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, entre outras. (DICIONÁRIO, 2005, p. 30)
Esses tipos de arquivos são todos extensão destes, estes são
classificados de acordo com a idade do documento assim caracterizados pela
teoria das três idades: em 1ª idade ou corrente, 2ª idade ou intermediário e de
3ª idade ou permanente, e a extensão dessas idades são classificadas de
acordo como foi mostrado anteriormente sendo levado em consideração a
validade e importância de seus documentos que são tratados nesses arquivos
eles são caracterizados em relação a entidade mantenedora e ao tipo de
material que armazena.
Arquivo corrente: “1.Conjunto de documentos, em
tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração. Arquivo(2) responsável pelo arquivo corrente(1).” (DICIONÁRIO..., 2005, p. 29).
Arquivo intermediário: ”1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes(2), com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 2. Arquivo(2) responsável pelo arquivo intermediário(1). Também chamado pré-arquivo. 3. Depósito(1) de arquivos intermediários.”( DICIONÁRIO..., 2005, p. 32).
Arquivo permanente: “1. Conjunto de documentos
preservados em caráter definitivo em função de seu valor [secundário]. 2. Arquivo(02) responsável pelo arquivo permanente(1). Também chamado arquivo histórico. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 34).
Essas fases são muito importantes para a constituição dos arquivos
principalmente a fase corrente porque é nela que os documentos recebem a
classificação e seu primeiro registro, o que vai lhe garantir quanto tempo esse
documento vai permanecer nas fases seguintes e quando poderá ser
eliminado, segundo (CASTRO, 2007, p. 15):
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O Arquivo de uma entidade começa a se formar no protocolo (documentos produzidos ou recebidos), segue seu rumo no Arquivo Corrente, onde são classificados (por assuntos, por funções, estruturas, atividades e até mesmo, por espécies documentais) e avaliados, seguindo a classificação. Continuam em sua peregrinação até o Arquivo Intermediário, criado para aguardar os prazos contidos na Tabela de Temporalidade/ Avaliação, e as recomendações: guardar o documento para sempre – eliminar (no prazo estipulado), guardar só a informação – usando os meios tecnológicos (microfilme, digitalização). E de acordo, ainda com a Tabela de Temporalidade, recolhê-los ao Arquivo Permanente e/ ou Histórico, terminando, assim sua vida gloriosa, fazendo parte do Patrimônio Nacional e da Humanidade.
Essas fases como mostra a autora são de extrema importância, mas
nem sempre é seguida essa ordem, porque também se deve levar em
consideração o porte da organização e a quantidade de documentos,
geralmente tem-se o serviço de protocolo que já faz parte do arquivo corrente e
logo em seguida é levado para um arquivo onde chamam de “arquivo morto”
que pode ser o intermediário ou permanente.
2.1 ARQUIVO CORRENTE
Esse tipo de arquivo é um dos mais importantes e ele recebeu essa
classificação só a partir do século XX, ele é conhecido como arquivo de 1ª
idade é nele onde são feitas as primeiras atividade de destino do documento, a
classificação é feita logo que o documento chega, para saber o local adequado
para sua guarda, e já sabendo a qual classe pertence, pode dar o
encaminhamento correto para o mesmo podendo permanecer ou seguir para o
arquivo intermediário ou permanente.
O arquivo corrente geralmente armazena documentos com valor
primário e é nesse tipo de arquivo onde a procura por documento é muito
grande, por isso que ele deve ficar junto ao serviço de protocolo, pois assim faz
com que agilize o processo de acesso e recuperação da informação.
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Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, (1996)
arquivo corrente é um conjunto de documentos, em tramitação ou não, que
pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o
produziu, a quem compete a sua administração. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 29)
O arquivo corrente também é conhecido como arquivo ativo por ser um
arquivo usado com mais freqüência, os tipos de documentos armazenados
nesse arquivo geralmente é de servidores ou usuários ativos podendo até
passar um período a mais depois que tornar-se semi-ativo, mas este período é
um pouco curto, só enquanto o documento é requisitado com mais freqüência.
Esse arquivo é descrito como: Conjunto de documentos que são
estreitamente vinculados as atividades fins imediatas para as quais foram
produzidos ou recebidos e que, mesmo terminada sua tramitação, se
conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são
consultados
E ainda segundo os franceses, definem que arquivos “[...] Agrupam os
documentos ativos que apresentam um valor primário e que são indispensáveis
à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica”
(ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 52).
Depois que o documento recebe seu devido tratamento, encerrado o
período de atividade, ele já pode ser, transferido ou recolhido às demais fases,
a transferência é: ”Passagem de documentos do arquivo corrente (2) para o
arquivo intermediário (2). (DICIONÁRIO..., 2005, p. 165) e recolhimento é ”1.
Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes (2), com
competência formalmente estabelecida.” 2. Operação pela qual um conjunto de
documentos passa do arquivo intermediário (2) para o arquivo permanente (2).”
(DICIONÁRIO..., 2005, p. 143). O documento ao sair do arquivo corrente para o
intermediário recebe o nome de transferência e ao sair desse para o
permanente recebe o nome de recolhimento.
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2.2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
É nesse tipo onde são armazenados documentos de uso não mais
correntes, mas que por algum motivo pode ser requisitado até igual ao de uso
corrente esses documentos ainda tem valor administrativo e sua destinação
final é de responsabilidade da tabela de temporalidade documental que é quem
vai determinar seu recolhimento ao arquivo permanente ou sua eliminação.
O documento só deve ser transferido ao arquivo de 2ª idade após ter
passado por uma avaliação no arquivo de 1ª idade, pois caso não seja feita
uma boa seleção dos documentos pode prejudicar o funcionamento do arquivo,
muitas vezes causando o que chamamos de “arquivo inchado” há uma grande
quantidade de documentos armazenados, o que poderia ser bem menor e não
é porque os documentos não são bem selecionados antes de serem
transferidos ou recolhidos.
Esse arquivo também é conhecido como semi-ativo porque os
documentos estão passando da atividade para inatividade, o arquivo ainda é
técnico e só ao passar para a fase seguinte passa ser conhecido como arquivo
permanente, arquivo para cientistas ou arquivo histórico.
A segunda idade, é a fase dos arquivos intermediários ou semi-ativo, são arquivos que guardam os documentos em depósitos de armazenamento temporário, que neles aguardam sua destinação final, apresentando pouca freqüência de uso pela administração, sendo nesta fase que os documentos serão submetidos a tabela de temporalidade, que determinam o prazo de vida dos documentos. (PAZ et al. 2004, p. 94).
Nessa fase os documentos ainda recebem o que os profissionais da
área da arquivologia chamam de tratamento técnico, deve-se ter a tabela de
temporalidade documental (TTD), para que o profissional responsável por essa
fase possa dar ao documento o tratamento adequado.
21
Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que o receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório” (PAES, 2005, p. 21-22)
A autora sugere que o arquivo intermediário não tem necessidade de
ficar próximo aos funcionários que atendem diretamente ao público ou próximo
aos usuários, pois a freqüência em que os documentos são solicitados é bem
pequena, e interessante, chamou até de ‘limbo’ ou ‘purgatório’ essas palavras
citadas é em relação ao tempo que os documentos ficam nessa fase
intermediária aguardando sua destinação final, é um momento transitório, esse
também é conhecido na Inglaterra.
2.3 ARQUIVO PERMANENTE
Esse arquivo como é conhecido de terceira idade, armazena os
documentos que já perderam seu valor administrativo, mas que ainda tem
importância, seja histórico ou para futuras provas ou mesmo informativo sobre
fatos corridos, nele os documentos são armazenados para sempre, pelo menos
é o que teoria arquivística recomenda.
Os documentos que venham a ser recolhidos ao arquivo permanente: é
importante que tenham recebido o devido tratamento legal, passando pelo
processo de seleção e avaliação, aplicando-se a tabela de temporalidade
documental, para que não aconteça o que é comum nas instituições públicas,
acúmulo exorbitante de documentos sem valor algum só ocupando espaço,
fazendo com que o arquivo fique “inchado” dificultando o trabalho dos
profissionais que trabalham nessa unidade documental.
22
De acordo com A lei 8159/91 – “Consideram-se permanentes os
conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados.” (BRASIL, 1991).
Segundo Bellotto (2005) Um arquivo permanente constitui-se de
documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelos vários órgãos da
administração pública ou privada.
Um documento é histórico quando, passada a fase ligada à razão pela
qual foi criado (testemunho), atinge a da sua utilização pela pesquisa histórica
(testemunho). É útil para a administração e a historiografia, no sentido mais
crítico e científico, e não no de “deleite cultural”.
Como mostra o trecho anteriormente o documento para chegar essa
fase deve ser bastante importante, pois já de ter percorrido as fases anteriores
e só chegando a esta quando atingir em média 25 anos e só então podendo
ser armazenado de forma definitiva, mostrando seu valor administrativo/valor
histórico que sirva de subsídio para pesquisa, comprovação etc.
Para Rieger (apud BELLOTTO 2005, p.118-119). São documentos de
valor secundário a ser armazenado no arquivo permanente,
1. Os que continuam a apresentar valor administrativo, jurídico, financeiro para administração de origem ou para administração de origem ou para outras administrações, depois de ter perdido seu valor primário para as operações correntes.
2. Os que podem ter valor para proteção dos direitos cívicos, jurídicos e de propriedade de certos cidadãos ou de toda a população; trata-se de um valor ligado aos direitos individuais.
3. Os que possuem valor de testemunho ou de “documentação funcional”, isto é, refletem a evolução histórica da administração de origem, dos poderes e funções que lhes são atribuídos por lei e pelos regulamentos, de sua estrutura, de seus programas, de sua política, de seus métodos, de suas decisões e de suas operações mais importantes.
4. Os que tenham valor de informação, isto é, que aportem uma contribuição importante para a pesquisa e para os estudos no domínio do conhecimento, qualquer que seja. Nesse caso o processo de avaliação deve acusar o valor potencial que os papéis apresentam para o trabalho de historiadores, especialistas em ciências políticas,
23
economistas, sociólogos, estatísticos e mesmo, eventualmente, especialistas de outras disciplinas.
Com base nessas informações, pode-se perceber que para avaliar esta
última é preciso habilidades específica como a information literacy ,ou seja,
competência em informação e especificamente em arquivologia, pois as
informações citadas não são casos concretos como às anteriores de fácil
assimilação pois tratam de casos específicos.
Segundo Paes (2007), Arquivo de terceira idade ou permanente, é
constituído de documento que perdeu seu valor de natureza administrativa, que
se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
Claro sabe-se que o arquivo permanente tem característica de
perenidade, mas cada arquivo tem sua função e para que esse arquivo tenha
seu funcionamento sem muitos problemas é muito importante que os arquivos
das fases anteriores tenham feito o trabalho corretamente inerente a cada um.
Um arquivo permanente bem organizado e com profissionais
qualificados para tratar a documentação é de fundamental importância em uma
entidade seja ela pública ou privada, e vale salientar que é um organismo vivo
que dar subsídios necessários as necessidades informacionais.
E de acordo com o Art.10 da Lei 8159/91 “Os documentos de valor
permanente são inalienáveis e imprescritíveis.” Ou seja, o direito aos
documentos é um direito de todos e jamais pode ser transferidos e que também
não prescreve.
No próximo capítulo será abordado o que seja gestão documental, para
se entender melhor as atividades que são desenvolvidas em um arquivo.
24
3 GESTÃO DOCUMENTAL
Com a evolução da escrita e o grande feito da imprensa de Gutemberg
começou a produção de informação em grande escala e posteriormente com
advento das tecnologias da informação fenômeno esse que aconteceu
posterior a Segunda Guerra Mundial, primeiro com os militares de forma
estratégica e logo em seguida com toda a sociedade.
O número de produção de documentos cresceu de forma exponencial
e com isso, tem surgido uma preocupação por parte dos profissionais da
informação e documentação, o que e como fazer, para garantir o
armazenamento e a recuperação da informação de forma eficiente e eficaz.
Paes (2007) afirma que:
Em meados do século XIX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização da instituições, as quais se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir as grandes massas documentais acumuladas nos arquivos. (PAES, 2007 p. 53).
A gestão documental surgiu com essa necessidade, para resolver um
dos problemas que é a gestão da grande produção de documentos, segundo a
Lei 8159/91 sobre a gestão documental , define-se como sendo: “[...] conjunto
de procedimentos e operações referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (BRASIL, 1991).
De acordo Jardim citando a legislação americana define gestão de
documentos como:
25
O planejamento, o controle, a direção, a organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais relacionadas com a criação de documentos, sua manutenção, uso e eliminação, incluindo o manejo de correspondência, formulários, diretrizes, informes, documentos informáticos, microformas, recuperação de informação, fichários, correios, documentos vitais, equipamentos e materiais, maquinas reprográficas, técnicas de automação e elaboração de dados, preservação de centros de arquivamentos intermediários ou outras instalações para armazenagem. (LEGISLAÇÃO NORTE AMERICANA apud JARDIM, 1987, p. 35)
Como mostrado, Jardim confirma que a gestão documental envolve as
características básicas da administração como planejamento, controle, direção,
e a organização de atividades que aplicadas a gestão documental, isso
contribui para uma eficiente e eficaz forma de tratar os documentos, desde a
sua criação a sua destinação final.
Segundo Rodrigues (2007) As mudanças ocorridas, começaram
primeiramente nos Estados Unidos e Canadá, e isso fez sentir na arquivística
pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria
das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases
estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e freqüência de
consulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica.
O desenvolvimento dos programas de gestão de documentos pelos arquivos nacionais daqueles países conferiu às instituições arquivísticas uma nova feição, a de órgão de apoio à administração. Inspirada na prática americana do record management, passam a ser aplicados os princípios de economia e eficácia no campo dos arquivos, “segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível” . (JARDIM apud RODRIGUES, 2007?, p. 3).
Como foi descrito, devido a produção de documentos em massa, e a
necessidade de informação em curto tempo, isso fez com que órgãos
responsáveis pelos setores de documentação e informação elaborassem uma
26
forma para resolver organizar e sistematizar a grande produção de
documentos. Rodrigues conceitua gestão documental como:
A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o ciclo de que incide sobre todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação. (RODRIGUES, 2007?, p. 6).
Antes a preocupação era em produzir informação, hoje à preocupação
é como controlar essa produção e como tratar a informação com qualidade, e
como preservá-la de maneira que atenda ao objetivo principal para a qual foi
criada.
A gestão documental tem evoluído e acompanhado o crescimento da
massa documental, os arquivos tem-se dividido para especializar-se em um
tipo específico de informação, uma forma que deu bastante resultado foi a
caracterização dos arquivos em três fases: corrente, intermediária e
permanente isso facilitou a gestão documental nas entidades, pois os
documentos foram divididos de acordo com o seu uso e sua função, a criação
da tabela de temporalidade documental foi de fundamental importância para a
gestão documental nessas fases.
Para ter-se uma idéia dos tipos de documentos que são tratados na
gestão documental é de extrema importância mostrar suas diferentes formas,
suportes, gêneros, espécies e tipos e isso Gonçalves mostra muito bem:
27
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS
Suporte
Material sobre o qual as Informações são registradas.
Fita magnética, filme de nitrato, papel.
Forma
Estágio de preparação e de Transmissão de documentos.
Original, cópia, minuta, rascunho.
Formato
Configuração física de um suporte, de acordo com natureza e o modo como foi confeccionado.
Caderno, cartaz, dispositivo, folha, livro, mapa, planta rolo de filme.
Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Documentação audiovisual, Documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual.
Espécie
Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
Boletim, certidão, declaração, relatório.
Tipo
“Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.
Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda, relatório de atividades, relatório de fiscalização.
Quadro 1– Elementos característicos dos documentos Fonte: Gonçalves, 1998, p. 18-19.
Como mostra o autor são diversos os tipos de documentos que são
produzidos e armazenados nos arquivos, e são esses tipos de documentos que
caracterizam o arquivo diferenciando um do outro.
E ainda segundo Schenkel (2003), os documentos apresentam
algumas propriedades.
28
PROPRIEDADES CARACTERÍSTICAS
Autenticidade
Propriedade relacionada ao processo de criação, manutenção e custódia dos documentos, sendo resultado de rotinas processuais como cumprimento de determinada função e/ou atividade, sendo autênticos na medida em que são criados e conservados, comprovadamente, de acordo com procedimentos regulares e pré-determinados. Ruiz (1999) aponta o problema dos novos suportes documentais que não tem valor probatório reconhecido nos Tribunais de Justiça.
Organicidade
Os registros arquivísticos são acumulados de forma natural, contínua e progressiva nas organizações, em função de suas atividades-fim, denotando sua estrutura administrativa. Para Duranti (1994) esta propriedade é denominada Naturalidade.
inter-relacionamento
Entre os documentos estabelece-se um vínculo no decorrer das transações nas quais foram criados, tais elos pode ocorrer tanto no momento da sua produção quanto no seu recebimento.
Unicidade
O documento é único dentro da estrutura documental onde está inserido, mesmo no caso de cópia elas são únicas no contexto onde se encontram.
Imparcialidade
Intrinsecamente existe “uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que se manifestam e para cuja realização contribuem”, Duranti (1994).
Quadro 2 - Propriedades dos Documentos Fonte: Duranti (1994); Ruiz (1999). Adaptado por Schenkel (2003).
A autora Ohira (2003) apresenta os principais instrumentos da gestão
documental e mostra também seus principais objetivos, descrito no quadro
abaixo.
29
INSTRUMENTOS OBJETIVO
Glossário de espécies e tipos documentais
Instrumento auxiliar para a identificação dos documentos abrangidos pelo sistema de arquivo, instruindo para que se utilize à espécie adequada para cada ato e para que possa reconhecer esse ato em toda a organização.
Tabela de Temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.
Plano de Classificação
Instrumento para organizar os documentos e para ajudar a localizar a informação. Esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.
Normas
Norma ISAD(G) - International General Standard Archive Description, de descrição arquivística, tomada como ponto de partida para derivar representações para documentos. Normas da ABNT específicas para a área de arquivos - NBR. 9578: Arquivos e NBR 10519: Critérios de avaliação de documentos de arquivo
Instrumentos de Pesquisa
Instrumentos criados a partir da representação das informações arquivísticas como catálogos, guias, índices, inventários, e outros, com a finalidade de facilitar a pesquisa, a recuperação e o acesso às informações e documentos.
Dispositivos constitucionais e
legais
Apoiados na legislação específica em âmbito institucional, estadual e federal, visando à segurança dos documentos arquivísticos
Manuais técnicos
Orientam os servidores que trabalham nesse setor, visando a operacionalização do sistema.
Quadro 3 – Instrumentos para Gestão de Documentos Fonte: Ohira (2003)
Com a criação desses instrumentos a gestão documental tem ficado
mais prática precisando apenas de profissionais habilitados a realizarem as
tarefas, o glossário ajuda na identificação dos termos, a tabela de
temporalidade documental a vida e destino final do documento, o plano de
classificação ajuda saber em qual classe de assunto pertence o documento, as
30
normas padronizam a gestão, os instrumentos de pesquisa servem para
levantar dados para poder implantar um planejamento estratégico, os
dispositivos constitucionais para dar o embasamento jurídico e os manuais
técnicos ajudam na orientação de funcionamento do sistema, tudo isso é o que
compõe a gestão documental.
Uma faceta que surgiu com a gestão documental foi o GED-
gerenciamento eletrônico de documentos que pode ser chamado de gestão
documental no meio eletrônico, como já foi citado antes a informação está
crescendo de forma exponencial, isso devido ao advento das TICs que são as
tecnologias de informação e comunicação e principalmente ao advento da
internet e isso fez com que os profissionais se adequassem a esse novo
formato de armazenamento da informação que é o documento em formato
digital.
O GED – gerenciamento eletrônico de documentos será analisado no
próximo capítulo.
31
4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS-GED
A sociedade tem uma grande necessidade de informação e como
conseqüência produz muitos documentos.
Estudos feitos sobre essa quantidade têm mostrado que em pouco
tempo tende a dobrar, o que no passado demorava séculos, hoje duplica em
década, por enquanto, porque a tendência é que a produção de informação
cresça cada vez mais principalmente no meio eletrônico e para solucionar esta
produção de informação descontrolada surgiu o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos- GED.
O conceito de GED é uma espécie metamorfose. Isso devido às muitas
tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED
confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava
basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um
escâner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive
em rede.
O GED - é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a
informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED "armazena, localiza
e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos"
(BALDAM et al. 2002, p. 32).
“O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua
criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar
registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases da vida”
(KOCH, 1998, p. 23).
Para esse mesmo autor, o GED deve gerenciar a informação desde o
princípio até o seu arquivamento final, para ter-se um bom funcionamento é
necessário que esteja presente em todas as fases do ciclo de vida documental.
Ele visa uma maneira eficiente e eficaz de gerenciar a informação documental
digital e como é de praxe a migração da informação tradicional para esse meio,
é uma maneira rápida e satisfatória de acesso e busca da informação em
32
tempo real. Segundo Gartner Group (apud BALDAM, 1998, p. 32). “GED é a
tecnologia que prevê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar
informações existentes em documentos e dados eletrônicos, durante todo o
seu ‘ciclo de vida’.”
Essa ferramenta tanto trabalha diretamente com a gestão de
documento no meio eletrônico como pode utilizar-se das tecnologias que estão
à disposição para auxiliar em um eficiente trabalho, seja na captura ou
migração de informação para o meio eletrônico.
A entidade que adquire um bom programa GED, não quer dizer que vai
resolver todos os problemas de má gestão documental em meios físicos,
primeiro tem que haver uma boa gestão nesses meios para implementar o
GED, deve seguir os passos como sugere Lopes (1993, p. 119):
Para a implantação do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio, aquisição de servidor, computadores para todos os usuários, interligação dos equipamentos em rede, aquisição e instalação de software. Alem de fazer necessário os procedimentos de recebimento, indexação, tramitação, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento do usuário.
Gerenciar documentos no formato eletrônico é uma solução que traz
resultados muitos bons para a entidade, como redução de espaço físico, alta
velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental,
maior agilidade nas transações entre órgãos e setores público ou privado,
minimização de perda e extravio de documentos entre outros.
Estas vantagens tornam-se fundamentais à medida que as entidades
tende a expandir. A tecnologia GED leva a informação certa à pessoa certa no
momento certo.
O GED tem tornado-se de fundamental importância para os arquivos,
seja ele público ou privado. O Centro Nacional de Desenvolvimento do
Gerenciamento da Informação (BALDAM, 2002, p. 22) define GED como: “a
33
somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações
de forma eletrônica.”
Conforme mostra o trecho anteriormente, GED se caracteriza como um
conjunto de tecnologias especializadas em gerir documentos eletrônicos, e
nesse sentido Koch (1998, p. 31-42) mostra as principais ferramentas que
estavam disponíveis naquele ano que eram:
Gerenciamento de documentos (document management) – produtos voltados ao gerenciamento do ciclo de criação/revisão dos documentos, onde dados do tipo número da versão/ revisão, data de criação, autor, data de expiração, etc. Ou seja, o tipo de informação aqui é mais dinâmica, pois está em constante processo de alteração. Os produtos de document management não gerenciam obrigatoriamente imagens, já que estas são somente um tipo de documento. Gerenciam arquivos oriundos de editores de texto, planilhas e outras formas de documento.
Imagem (document imaging)- produtos que armazenam
imagens de documentos em estruturas pré-definidas de índices. Boa parte dos produtos reproduzem estruturas do tipo pasta/subpasta/documento.[...] O foco dos produtos de document imaging é o gerenciamento de documentos estáticos, pois ninguém processa e arquiva documentos que não estejam concluídos.
Integração com sistemas de processamento de dados
(imaging enable)- normalmente são bibliotecas de sub-rotinas de produtos de document imaging que podem ser integradas em programas tradicionais de processamento de dados, permitindo o acesso a função de imagem (imaging) a partir destes.
EDM (Engineering Document Management)- produtos
voltados ao gerenciamento de documentos técnicos.(...)Os produtos de EDM possuem recursos para gerenciar tanto arquivos de imagem(raster) como arquivos CAD (vector). Este tipo de produto é normalmente utilizado para o gerenciamento de documentos técnicos como plantas de engenharia, manuais e listas de materiais.
OCR (Optical Character Recognition) e ICR (intelligent
character recognition) São ferramentas utilizadas para obter dados processáveis por sistemas de processamento de dados a partir de imagens. Para conversão de caracteres gerados de forma mecânica (datilografada,
34
impressa) utiliza-se o OCR e para conversão de caracteres gerados de forma manuscrita utiliza-se o ICR.
Full Text Retrieval- recursos para recuperar documentos a
partir de qualquer palavra do conteúdo destes (texto).Para tanto, os documentos são digitalizados e submetidos a um processo de OCR para a extração de seu conteúdo e criação da base de índices.
COLD ( Computer Output to Laser Disk ou Computer
On-Line Data)- gerenciamento de relatórios oriundos de sistemas de processamento de dados. Este tipo de ferramenta armazena arquivos com relatórios em forma de dados, permitindo a recuperação por diversos índices e a sua apresentação nas diversas formas: servidor de fax, monitor, impressora etc.
Workflow de produção- produtos voltados ao
gerenciamento de fluxos de trabalho e à integração de ferramentas em processos estruturados. Como principais diferencias em relação aos produtos de “workflow ad-hoc”, os de produção possuem interface gráfica para o desenho de fluxo e mecanismos de controle do processo bem mais sofisticados.
Workflow ad-hoc- produtos voltados ao roteamento de
informações em processos não estruturados. Não possuem interface gráfica para a fluxogramação de processos (não é possível fluxogramar processos não estruturados). Produtos de workflow ad-hoc são basicamente utilizados para gerar infra-estrutura de comunicação e integração de ferramental de automação de escritórios.
Produtos integrados- como no mundo real possuímos o
canivete suíço integrando mais de uma ferramenta em uma peça única, a mesma coisa ocorre neste mercado.
No mercado existem diversas ferramentas que integram o GED, basta
apenas ver a real necessidade de seu arquivo para só assim implementá-la de
maneira correta, pois o gasto é alto mais o resultado é surpreendente. A autora
Castro (2007) mostra os principais benefícios do gerenciamento eletrônico de
documentos:
Uma perfeita visão das atividades da empresa permite que seus executivos encontrem novas oportunidades de negócios ou aperfeiçoem processos já existentes;
35
Capturar documentos num sistema de arquivamento da empresa significa que podem ser encontrados prontamente quando requisitados e pode ser identificada a versão oficial de um documento quando existem várias versões.
Documentos preservam a história do órgão e constituem a memória da instituição. Informação sobre decisões e atividades anteriores podem melhorar a qualidade do serviço.
O acesso imediato a informação permite executivos tomem decisões rápidas e desenvolvam melhor seus negócios;
Um controle perfeito da informação, permite redução de custos através do estabelecimento dos prazos de destinação de documentos. Por outro lado, documentos de vital importância são preservados pelo tempo necessário.
O acesso a documentos frágeis e sigilosos pode ser restrito a pessoal autorizado. (CASTRO, 2007, p. 72-73):
O GED traz bastante benefícios, e principalmente na hora de tomar
decisões certas, baseadas em informações precisas, em espaços de tempo
cada vez mais curtos, bem como atingir metas determinadas em seu plano
estratégico, os arquivos estão reavaliando questões referentes à administração
documental e dando ênfase gerenciamento eletrônico, pois há uma grande
diminuição do espaço pelos documentos e a busca da informação é sem
duvida muito mais rápida e precisa.
36
5 GESTÃO DOCUMENTAL: EXPERIENCIA NO DAE/PROGRAD/ UFRN
A Universidade do Rio Grande do Norte foi fundada no ano de 1958,
com origem nas faculdades já existentes: Farmácia e Odontologia, Direito,
Medicina, Filosofia, Ciências, Letras e Engenharia.
Somente após dois anos, com a Lei n° 3.849, aconteceu a
federalização e atual denominação: Universidade Federal do Rio Grande do
Norte (UFRN).
A partir de 1968, com a reforma universitária do Brasil, a UFRN passou
por um processo de reestruturação que marcou o fim das faculdades e a
consolidação da estrutura: o agrupamento de diversos departamentos,
organizando-se em centros acadêmicos.
Ainda nos anos 70, teve início à construção do Campus Central e no
fim dessa mesma década, iniciaram-se os primeiros cursos lato sensu e stricto
sensu.
Atualmente, a pós-graduação na UFRN é desenvolvida através de
cursos de especialização, residência médica e cursos de mestrado e
doutorado, que são oferecidos pelos departamentos acadêmicos. Enfim, a
priorização da capacitação do corpo docente é uma meta que visa toda a
organização e expansão do ensino na UFRN.
Com a reestruturação das universidades públicas, denominada de
programa REUNI, os cursos de graduação tiveram grande impulso, os
existentes passaram por reavaliação, através de projetos pedagógicos e
criação de diferentes cursos, para atender a demanda de mercado. Com todo
este esforço, a Pró – Reitoria de Graduação necessitou passar por
adequações.
A Pró-Reitoria de Graduação – antes chamada de Pró-Reitoria de
Assuntos Acadêmicos – tem como objetivo regimental a supervisão e
37
coordenação do ensino de graduação na UFRN, além de fomentar atividades
relacionadas a essa área.
Na estrutura da PROGRAD estão contidos:
Departamento de Administração Escolar – DAE – que se
responsabiliza por toda a parte dos registros acadêmicos dos alunos da UFRN,
desde seu cadastro inicial até os registros de colação de grau, passando por
registros de matrícula em disciplina, notas, freqüência e integralização
curricular. Para isso o DAE utiliza um sistema informatizado conhecido como
SIGAA.
Coordenação Didático-Pedagógica – responsável por manter
atualizado os registros curriculares, promover estudos e análises sobre os
projetos pedagógicos dos diversos cursos, promover avaliação dos cursos e
disciplinas. Esse setor é ainda responsável pelo Programa de Monitoria da
UFRN.
Fonte: Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Pro-Reitoria de Graduação. http://www.prograd.ufrn.br/conteudo/sobre/organograma.htm
38
Legenda: PROGRAD – Pró-Reitoria de Graduação
CDP – Coordenação Didático-Pedagógica DAE – Departamento de Administração Escolar SEC – Secretaria DRED – Divisão de Registros e Expedição de Diplomas-Documentos DAC – Divisão de Admissão e Cadastro DCA – Divisão de Controle Acadêmico
Para que o arquivo tenha um armazenamento adequado e uma busca
de documentos eficiente gerados por esta Pró-Reitoria, de alunos egressos e
os ativos, foi construído um prédio próprio para esta finalidade.
Porém, havia a necessidade de realizar procedimentos inerentes a
gestão documental desta Pró-Reitoria. Houve então a disponibilização de
estágio para aluno do Curso de Biblioteconomia que pudesse colocar em
prática a teoria vista na disciplina Organização de Arquivos, o autor
responsável por esta pesquisa vislumbrou esta oportunidade e submeteu-se a
seleção deste estágio.
Iniciaram-se então os procedimentos para que se pudessem recuperar
as informações contidas nos documentos dos discentes, de maneira tal que a
recuperação fosse ágil.
O estagiário do Curso de Biblioteconomia juntamente com os
funcionários do DAE – Departamento de Administração Escolar deu início,
primeiramente nos documentos que havia se acumulado, sem que houvesse
anteriormente uma avaliação da documentação existente.
5.1 ATIVIDADES REALIZADAS NO ARQUIVO DO DAE ATÉ A MUDANÇA
PARA O ARQUIVO NOVO
Calderon et al. (2004) em artigo publicado em 2004 e recuperado em
site da Scielo em 2009, destaca que a UNESCO define gestão de documentos
39
como uma parte do processo administrativo relacionado com a aplicação de
princípios de economia e eficácia tanto na iniciação, acompanhamento e uso
dos documentos, quanto em sua eliminação.
Na prática, a gestão de documentos pode representar o
desenvolvimento das seguintes tarefas:
Estudo da tipologia documental, seu valor, vigência, classe e
qualidade de sua informação;
Normalização de documentos para simplificação de etapas
administrativas, inclusive as repetitivas, e de formulários para remessa e
estatísticas (investigação, empréstimos);
Informatização de processos de tramitação documental;
Coordenação e colaboração entre organismos produtores e arquivo;
Regulamentação das transferências que possibilitam a reclamação
dos produtores em caso de não se fazerem as remessas nos prazos
estabelecidos;
Estudo da classificação em cada caso, materializada na adoção de
um quadro, resultado de um organograma estabelecido;
Eleição da ordenação mais adequada, segundo as séries, nas
organizações e em áreas de uma informação mais efetiva e rápida;
Estudo dos descartes e suas listas, com o conseqüente
estabelecimento de acordos para evitar a remessa de séries descartáveis aos
arquivos centrais;
Incorporação de fundos e manutenção da informação atualizada;
Preparação de informações mediante a solicitação para o estudo de
qualquer tema ou preparar qualquer projeto;
Elaboração de índices e de tesauros;
40
Planejamento para informatização
Partindo então destes ensinamentos contido em documento da
UNESCO, foram realizados os seguintes procedimentos:
Seleção e organização dos processos;
Descarte de processos duplicadas ou com cópias,
Classificação por Centro Acadêmico;
Em cada Centro Acadêmico foi classificado por Área do
conhecimento e por curso de acordo com os assuntos ex: retificação de notas,
trancamento de curso, prorrogação de prazo etc.
Os documentos estavam armazenados de forma inadequada, e o
espaço era pequeno, os funcionários que estavam lotados não tinham tanta
preocupação como um profissional da área e logo com a contratação do
estagiário do Curso de Biblioteconomia foi feita uma avaliação e descartado
muito material que estava sem valor legal e desnecessário, os processos
estavam armazenados em amontoado e logo foi classificado por assunto e
armazenados em seus devidos lugares e aguardando apenas a abertura de
pastas.
Os arquivos deslizantes que se encontravam no arquivo antigo já não
estavam em bom estado de conservação, pois já se encontravam com
ferrugem, e o manuseio estava sendo realizado com dificuldades, pois os
trilhos já estavam sem funcionar, dificultando assim o manuseio e acesso aos
documentos dos alunos e sem contar que os arquivos deslizantes não
suportavam a quantidade de pasta de alunos, pois a quantidade de
documentos produzidos era bem superior à suportada pelos arquivos e devido
a isso, eram armazenados documentos em estantes até fora do arquivo como
na sala de reunião da Câmara de Graduação, e isso dificultava bastante a
localização de processos de alunos.
Natal por ser uma cidade litorânea, cercada de praias é muito úmida e
isso prejudica demais os documentos, independente do suporte, seja ele
eletrônico ou convencional, o arquivo não tinha um sistema para retirar a
41
umidade e até os condicionadores de ar que diminuem a umidade já estavam
com defeitos, fazendo assim com que os documentos se deteriorassem com
mais rapidez, a construção de um arquivo novo foi uma maneira de resolver o
problema de espaço, e de armazenamento de documentos, foi uma alternativa
boa, mas logo ficará com pouco espaço pois o número de alunos que saem é
inferior a quantidade que entra e isso faz com os documentos permaneçam
mais tempo no arquivo do DAE.
Foram feitas diversas reuniões para explicar a importância dos
documentos armazenados no arquivo e foi enfatizando a importância de
armazená-los em lugares corretos para facilitar a localização.
Inclusive na porta de entrada do arquivo constava uma tabela de
sinalização explicando onde armazenar os documentos, e nessas reuniões foi
definido como seria feito a transferência e as mudanças referente ao sistema
de organização do arquivo, antes era organizado da esquerda para direita e da
direita para esquerda em cada vagão do arquivo deslizante e isso dificultava o
remanejamento, no arquivo novo por sugestão do estagiário seria feito da
esquerda para a direita, de cima para baixo do começo ao fim em forma de “S”
facilitando assim possíveis mudanças.
O recolhimento ao arquivo central partindo do arquivo do DAE, com a
contratação do estagiário do Curso de Biblioteconomia, de início foi feita uma
padronização dos documentos a serem enviados, pois antes enviavam os
documentos sem estar bem identificados o que dificultava muito a localização
dos documentos, para ter-se uma idéia passava-se mais de dias para se
localizar um processo, geralmente só um dos funcionários que ali trabalha há
quase duas décadas era quem conseguia encontrar documentos, porque já
conhecia o arquivo.
Foi feito então um modelo de padronização e identificação dos
materiais a ser enviados: classificados por centros acadêmicos, curso, ano de
conclusão do curso e lista dos alunos concluintes com seu devido envelope e
seus processos dentro.
42
Após toda esta etapa do trabalho realizado com a massa documental,
foi feita a transferência para o arquivo novo por etapas, primeiro foi levado os
cursos de humanística I depois humanística II e assim sucessivamente.
Essas mudanças possibilitam que os documentos sejam localizados de
forma rápida e precisa, isso confirma que é de extrema importância ter-se um
profissional da informação em um arquivo, pois irá fazer com que se tenha uma
gestão de qualidade.
43
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pode-se concluir após pesquisa realizada que o arquivo é de
fundamental importância em uma instituição e que é preciso mantê-lo
organizado e com um bom plano de gestão documental para que possa
atender a demanda documental, tanto interna como externa e que é de
fundamental importância a inserção nos arquivos do gerenciamento eletrônico
de documentos, para diminuir a massa documental e ganhar espaço, agilizar
os processos, economizar tempo e facilitar as tomadas de decisão
A gestão documental é de extrema importância em um arquivo e se
tratando do arquivo do DAE, é notória a necessidade de ter-se um plano de
gestão documental bem definida, pois é uma unidade informacional que dar
subsídio a uma instituição que está em expansão.
Após concluir o processo de transferência percebeu-se que o novo
arquivo ainda é pequeno, pois a massa documental é muito grande e como foi
citado anteriormente a UFRN encontra-se em um processo de expansão e para
acompanhar esse crescimento é de extrema importância o arquivo acompanhar
também esse crescimento, e para isso é necessário que seja ampliado o
espaço do arquivo e que se adquira um novo arquivo deslizante e que seja
implementado um plano de automação fazendo uso das Tecnologias de
Informação e Comunicação- TICs.
Uma das alternativas para resolver o problema com excesso de
documentos, é o uso adequado do GED- gerenciamento eletrônico de
documentos, que o DAE pode até fazer o aproveitamento do SIGAA, por ser
um sistema que proporciona uma integração de todos os setores de uma
instituição.
Compreender que para fazer uma boa gestão é imprescindível a
presença de um profissional da informação qualificado como o bibliotecário que
tem o domínio da competência em informação e tem conhecimento suficiente
44
para realizar um trabalho de qualidade que realmente atenda as necessidades
informacionais da instituição e de seus usuários.
45
REFERÊNCIAS ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578: arquivos. Rio de Janeiro, 1986. ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS HOLANDESES. Manual de arranjo e descrição de arquivos. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional,1975. BALDAM, Roquemar et al. GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: Érica, 2002. BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo: T.A. Queiroz, 1991. BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 3. ed. Rio de Janeiro: Ed. da FGV, 2005. BRASIL. Presidência da República, Casa Civil. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Disponível em: <http//www.planalto.gov.br/ccivil/leis/L8159.htm>. Acesso em: 10 Jun. 2009. CALDERON, Wilmara Rodrigues et al. O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Ciência da Informação, Brasília, v.33 n.3 set./dez. 2004. Disponível em:<http://www.scielo.br/scielo> Acesso em: 22 Ago. 2009. CAMARGO, Ana Maria de ; BELLOTTO, Heloísa L. (coords.). Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros- Núcleo Regional de São Paulo, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. CASTRO, Ástrea de Moraes et al. Arquivos: físicos e digitais. Brasília: Thesaurus, 2007. CENADEM. Jornal do GED: gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo, v. 13, n.82, Set/Out. 2007 DICIONÁRIO brasileiro de termnologia arquivística. 51. Ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
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