v/asbjørn isaksen, landssekretær · 2016-09-21 · • rotary cv: –optaget 1980 i sæby rk,...

Sekretærkurset 2016Sekretærkurset 2016v/Asbjørn Isaksen, Landssekretær

Asbjørn Isaksen | 2

Hvem er jeg?

Asbjørn Isaksen, Landssekretær• 66 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i

Markedsføring og Civiløkonom i afsætning• Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef,

samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær.

• Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet.

• Rotary CV: – Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år,

Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben.

– Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12– Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012

Asbjørn Isaksen | 3

Landssekretariatet

Rotary Danmarks Sekretariatv/Asbjørn IsaksenSønderstrand 11, 1.tv9300 SæbyTlf.: (+45) 3880 4008Tlf.: (+45) 40 456 456E-mail: rds@rotary.dk

Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge!

HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os

Margit Isaksen

Asbjørn Isaksen | 4

Hvem er du?

• Navn• Klub• Funktion• Har du været sekretær før?

Asbjørn Isaksen | 5

Dataudvekslingen mellem RI og RD

• 274 klubber af 276 klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser.

Det betyder:At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat!

Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0)

Asbjørn Isaksen | 6

Hvad skal Præsidenten huske?

Asbjørn Isaksen | 7

Præsidenten I forhold til Rotary Danmark

• Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines.

• Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i ”Rotary Club Central” på Rotary.org

Ellers intet

Asbjørn Isaksen | 8

Hvad skal en kasserer huske?

Asbjørn Isaksen | 9

Hvad skal en kasserer huske

• Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. juli. Skal betales fakturadato + 8 dage.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

• Betale faktura udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. januar, skal betales fakturadato + 8 dage.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo januar skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

* Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk.

Asbjørn Isaksen | 10

Regler for betaling til RI

• RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion!

• Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klubFakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til 

en dansk bank.

Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307

HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443

Asbjørn Isaksen | 11

Hvad skal en sekretær huske?

Asbjørn Isaksen | 12

Hvad skal en sekretær huske

• 1. juli SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.

• 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.

Asbjørn Isaksen | 13

Hvad skal en sekretær huske

• 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk

• 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni (bestilles på SHOP)

• 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget – da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen.

Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre!

Asbjørn Isaksen | 14

Årshjulet for sekretæren

Asbjørn Isaksen | 15

Årets gang – træningsåret 2016‐17

• Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu)• 15. april: Forhåndsbestilling af

medlemsbogen, bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen

• Juni: Få overdraget fra forgænger

Det er altså din forgængers ansvar!

Asbjørn Isaksen | 16

Årets gang – i dit regeringsår 2015‐16

• 1. juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2016-17 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv er nedlagt 1. juli 2014)

• September: Deltage i Distriktskonferencen

Asbjørn Isaksen | 17

Årets gang – i dit regeringsår 2015‐16

• 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår 2016-17 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk

• 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til Præsident og kassereren, når de udsendes ca. 25. juni.

Asbjørn Isaksen | 18

Årets gang – i dit regeringsår 2015‐16

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen

• Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde

Så er du færdig med dit år

Asbjørn Isaksen | 19

Hvad spørger sekretærer meget om?

Asbjørn Isaksen | 20

Hvad er godt at vide?

• Hvordan anskaffer jeg en PHF• Har man et medlemskort• Kan man melde fra på mobiltelefonen

– www.rotary.dk/m

• Behandling af lister fra hjemmesiden• Rotary International`s Brand Center

Asbjørn Isaksen | 21

Hvordan anskaffer man en PHF?

Asbjørn Isaksen | 22

Download

Asbjørn Isaksen | 23

Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Kontingent2. Rotary Norden3. Dollarkursen RI4. Medlemsstatistik5. De Gule sider6. PHF

Asbjørn Isaksen | 24

Downloads

Asbjørn Isaksen | 25

PHF - bestilling

1. Kontaktpersoner i Zürich2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema3. PHF ansøgningsformular4. Bestilling af PHF medallion

Asbjørn Isaksen | 26

PHF skema sendes til

Asbjørn Isaksen | 27

Vejledning

Asbjørn Isaksen | 28

PHF skema

Asbjørn Isaksen | 29

PHF skema

Asbjørn Isaksen | 30

DownloadsEmner:1. Sekretærens opgaver2. PowerPoint skabelon3. Retningslinjer

Asbjørn Isaksen | 31

Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Roll-Ups2. Consil on

Legislation3. Rotary

medlemskort4. Vær en

levende klub5. Rotary Grants

Asbjørn Isaksen | 32

Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Manualer

Asbjørn Isaksen | 33

Har man et medlemskort

Asbjørn Isaksen | 34

Download - Det nye medlemskort

• Kan downloades og udskrives• Er gratis at bruge

Asbjørn Isaksen | 35

Kan man melde fra på mobiltelefonen

Asbjørn Isaksen | 36

Framelding/tilmelding til møderOg så kan den Og så kan den 

huske dit brugernavn og 

passwordwww.rotary.dk/m

Asbjørn Isaksen | 37

Behandling af lister fra hjemmesiden

Asbjørn Isaksen | 38

Asbjørn Isaksen | 39

Asbjørn Isaksen | 40

Asbjørn Isaksen | 41

Asbjørn Isaksen | 42

Asbjørn Isaksen | 43

Asbjørn Isaksen | 44

Rotary International`s Hjemmeside

Asbjørn Isaksen | 45

RI webben

• Sørg for at få adgang til My Rotary på www.rotary.orgDer findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind.

• Når du har adgang kan du – slå ”Club Recognition Summary” op– vedligeholde klubmål på Club Central– Anvende Brand Centret– Og meget mere!

Asbjørn Isaksen | 46

Rotary International`s Brand Center

Asbjørn Isaksen | 47

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 48

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 49

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 50

Brand Center

Asbjørn Isaksen | 51

Nu er det jeres tur til at arbejde

Asbjørn Isaksen | 52

Hands on – den nye hjemmesideHands on – den nye hjemmesideNu er det jeres tur til selv at prøve det!

Asbjørn Isaksen | 53

Hands on – den nye hjemmeside

Gå til: http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/Og tryk på ”My Rotary”Gå til : http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/

Asbjørn Isaksen | 54

Hands on – den nye hjemmeside

Gå til: http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/Tryk på ”My Rotary”Log ind med dit eget brugernavn og password

Asbjørn Isaksen | 55

Hands on – den nye hjemmeside

Så er du her!

Asbjørn Isaksen | 56

Hands on – den nye hjemmeside

• Ændre I en medlemsprofil• Oprette et nyt medlem• Flyt et medlem til anden klub• Genindmeld et tidligere medlem• Ændring af gæstemedlem til aktivt medlem• Oprette/editere klubledelsen

Asbjørn Isaksen | 57

Hands on – den nye hjemmeside

• Oprette møder• Tilmelde til møder• Tilføje favoritter og fjerne dem igen• Selektere i lister• Udvalg• Dokumenter

Asbjørn Isaksen | 58

Tak for opmærksomhedenGod arbejdslyst som sekretær for klubben!