v/asbjørn isaksen, landssekretær · 2016-09-21 · • rotary cv: –optaget 1980 i sæby rk,...

Sekretærkurset 2016Sekretærkurset 2016v/Asbjørn Isaksen, Landssekretær

Asbjørn Isaksen | 2

Hvem er jeg?

Asbjørn Isaksen, Landssekretær• 66 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i

Markedsføring og Civiløkonom i afsætning• Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef,

samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær.

• Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet.

• Rotary CV: – Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år,

Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben.

– Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12– Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012


Landssekretariatet

Rotary Danmarks Sekretariatv/Asbjørn IsaksenSønderstrand 11, 1.tv9300 SæbyTlf.: (+45) 3880 4008Tlf.: (+45) 40 456 456E-mail: [email protected]

Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge!

HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os

Margit Isaksen


Hvem er du?

• Navn• Klub• Funktion• Har du været sekretær før?


Dataudvekslingen mellem RI og RD

• 274 klubber af 276 klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser.

Det betyder:At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat!

Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0)


Hvad skal Præsidenten huske?


Præsidenten I forhold til Rotary Danmark

• Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines.

• Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i ”Rotary Club Central” på Rotary.org

Ellers intet


Hvad skal en kasserer huske?


Hvad skal en kasserer huske

• Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. juli. Skal betales fakturadato + 8 dage.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

• Betale faktura udsendes fra Rotary Danmark til Præsident og Kasserer inden 10. januar, skal betales fakturadato + 8 dage.

• Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo januar skal betales inden 120 dage fra fakturadato.

* Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk.


Regler for betaling til RI

• RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion!

• Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klubFakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til

en dansk bank.

Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307

HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443


Hvad skal en sekretær huske?


Hvad skal en sekretær huske

• 1. juli SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.

• 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD

BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer.


Hvad skal en sekretær huske

• 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk

• 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni (bestilles på SHOP)

• 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget – da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen.

Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre!


Årshjulet for sekretæren


Årets gang – træningsåret 2016‐17

• Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu)• 15. april: Forhåndsbestilling af

medlemsbogen, bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni

• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen

• Juni: Få overdraget fra forgænger

Det er altså din forgængers ansvar!


Årets gang – i dit regeringsår 2015‐16

• 1. juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2016-17 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv er nedlagt 1. juli 2014)

• September: Deltage i Distriktskonferencen



• 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår 2016-17 både i Rotary Danmark og Rotary International.Du er ansvarlig for at antallet passer

• 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk

• 15. april: Forhåndsbestilling af medlemsbogen. Bliver faktureret til Præsident og kassereren, når de udsendes ca. 25. juni.



• 15. maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen

• Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde

Så er du færdig med dit år


Hvad spørger sekretærer meget om?


Hvad er godt at vide?

• Hvordan anskaffer jeg en PHF• Har man et medlemskort• Kan man melde fra på mobiltelefonen

– www.rotary.dk/m

• Behandling af lister fra hjemmesiden• Rotary International`s Brand Center


Hvordan anskaffer man en PHF?


Download


Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Kontingent2. Rotary Norden3. Dollarkursen RI4. Medlemsstatistik5. De Gule sider6. PHF


Downloads


PHF - bestilling

1. Kontaktpersoner i Zürich2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema3. PHF ansøgningsformular4. Bestilling af PHF medallion


PHF skema sendes til


Vejledning


PHF skema


DownloadsEmner:1. Sekretærens opgaver2. PowerPoint skabelon3. Retningslinjer


Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Roll-Ups2. Consil on

Legislation3. Rotary

medlemskort4. Vær en

levende klub5. Rotary Grants


Download - Her står de løbende informationer vi laver til jerEmner:1. Manualer


Har man et medlemskort


Download - Det nye medlemskort

• Kan downloades og udskrives• Er gratis at bruge


Kan man melde fra på mobiltelefonen


Framelding/tilmelding til møderOg så kan den Og så kan den

huske dit brugernavn og

passwordwww.rotary.dk/m


Behandling af lister fra hjemmesiden


Rotary International`s Hjemmeside


RI webben

• Sørg for at få adgang til My Rotary på www.rotary.orgDer findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind.

• Når du har adgang kan du – slå ”Club Recognition Summary” op– vedligeholde klubmål på Club Central– Anvende Brand Centret– Og meget mere!


Rotary International`s Brand Center


Brand Center


Nu er det jeres tur til at arbejde


Hands on – den nye hjemmesideHands on – den nye hjemmesideNu er det jeres tur til selv at prøve det!


Hands on – den nye hjemmeside

Gå til: http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/Og tryk på ”My Rotary”Gå til : http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/



Gå til: http://drupal.rotaryprod.hetzner.lfac.dk/Tryk på ”My Rotary”Log ind med dit eget brugernavn og password



Så er du her!



• Ændre I en medlemsprofil• Oprette et nyt medlem• Flyt et medlem til anden klub• Genindmeld et tidligere medlem• Ændring af gæstemedlem til aktivt medlem• Oprette/editere klubledelsen



• Oprette møder• Tilmelde til møder• Tilføje favoritter og fjerne dem igen• Selektere i lister• Udvalg• Dokumenter


Tak for opmærksomhedenGod arbejdslyst som sekretær for klubben!

v/asbjørn isaksen, landssekretær · 2016-09-21 · • rotary cv: –optaget 1980 i sæby rk,...

Documents