analiza poslovnega procesa Študija primera2.1 poslovni proces “poslovni proces opredeljujemo kot...

B&B VIŠJA STROKOVNA ŠOLA

Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija Program: Poslovni sekretar

ANALIZA POSLOVNEGA PROCESA – ŠTUDIJA PRIMERA

Mentorica: mag. Terezija Povše Pesrl, univ. dipl. org. Kandidatka: Aleksandra Gostič

Lektorica: Andreja Tasič

Kranj, junij 2009

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorici mag. Tereziji Povše Pesrl, univ. dipl. org. Hvala g. Joţetu Menardu, direktorju podjetja ISCAR SLOVENIJA, d. o. o. Zahvaljujem se gospe Andreji Tasič, ki je lektorirala mojo diplomsko nalogo.

IZJAVA

»Študentka Aleksandra Gostič izjavljam, da sem avtorica tega diplomskega dela, ki

sem ga napisala pod mentorstvom mag. Terezije Povše Pesrl, univ. dipl. org.

»Skladno s 1. odstavkom 21. člena Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah

dovoljujem objavo tega diplomskega dela na spletni strani šole.«

Dne _____________ Podpis: Aleksandra Gostič

POVZETEK Področje raziskave je analiza poslovnega procesa »sprejem naročila in dobava blaga« in predlog za racionalizacijo izvajanja navedenega poslovnega procesa oziroma njegovo prenovo. Za naše delo bomo uporabili metodologijo študije primera in metodo intervjuja. Predstavili bomo vse aktivnosti poslovnega procesa. Za boljšo predstavo problematike smo se lotili problema iz prakse in z dovoljenjem direktorja predstavili podjetje Iscar Slovenija, d. o. o., v katerem poteka omenjeni poslovni proces. V iskanju učinkovite rešitve za racionalizacijo smo iskali razlage in morebitne rešitve v strokovni literaturi, katere vsebine so ekonomija, organizacija in menedţment, obravnavano z različnih vidikov priznanih domačih in tujih strokovnjakov. Prav tako nam bodo v pomoč neizčrpni internetni viri, lastne ideje in pogledi na svet, ki nas obdaja in nam povzroča probleme.

KLJUČNE BESEDE

- poslovni proces, - naročilo, - blago po naročilu, - povpraševanje, - ponudba, - informacijska tehnologija (IT).

ABSTRACT Our research encompasses both the analysis of the business process ''Order acceptance and delivery'' and a proposal to streamline the implementation of this business process and to reorganize it. The case study methodology and the method of interview are used. All the activities of a business process are presented. With the manager's permission, the company of Iscar Slovenija d.o.o., where the mentioned process takes place, is presented to make these issues clearer. To find effective solutions to streamline the business process, explanations and possible solutions have been sought for in specialist literature on economics, organisation and management, dealt with from different aspects by renowned Slovenian and foreign experts. Similarly, inexhaustible Internet resources and one’s own ideas and views of the world, which is round us and brings about problems, are of help. KEYWORDS

- business process - order, - special products, - inquiry, - quotation, - information technology.

KAZALO 1 UVOD............................................................................................................. 1

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA ................................................................ 1 1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA ...................................................................... 1 1.3 METODOLOGIJA ................................................................................... 2

2 OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV ........................................................... 3 2.1 POSLOVNI PROCES ............................................................................. 3 2.2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV .................................................... 3 2.3 CILJI PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV ........................................... 4

3 FUNKCIJSKA IN PROCESNA ORGANIZIRANOST ........................................ 5 3.1 ORGANIZACIJA ..................................................................................... 5 3.2 PREDNOSTI IN SLABOSTI FUNKCIJSKE ORGANIZIRANOSTI ............. 5 3.3 PREDNOSTI IN SLABOSTI PROCESNE ORGANIZIRANOSTI ............... 7

4 PREDSTAVITEV PODJETJA .......................................................................... 9 4.1 HČERINSKO PODJETJE V SLOVENIJI.................................................. 9

4.1.1 VIZIJA PODJETJA ................................................................................. 9 4.1.1 STRUKTURA ZAPOSLENIH ................................................................ 11

4.2 HČERINSKA PODJETJA PO SVETU ................................................... 12 4.3 PRODAJNO BLAGO ............................................................................ 13 4.4 PROCESNA PODROČJA ..................................................................... 14

4.4.1 LOGISTIKA ...................................................................................... 15 5 ANALIZA POSLOVNEGA PROCESA ........................................................... 17

5.1 NAROČILO .......................................................................................... 17 5.2 IZDELAVA PONUDBE IN TEHNIČNE DOKUMENTACIJE .................... 18 5.3 EVIDENCE – POGLED V POSTOPEK ................................................. 19 5.4 ANALIZA POSTOPKA .......................................................................... 21

5.4.1 PROCES PREJEM NAROČILA IN DOBAVA BLAGA ........................ 21 5.4.2 POVZETEK INTERVJUJA ................................................................ 23

5.4 grafični prikaz poslovnega procesa ....................................................... 23 6 UGOTOVITVE ANALIZE POSLOVNEGA PROCESA .................................... 25 LITERATURA IN VIRI .......................................................................................... 26 KAZALO SLIK ..................................................................................................... 26 KAZALO SHEM ................................................................................................... 27 KAZALO GRAFOV .............................................................................................. 27

B&B – Višja strokovna šola Diplomsko delo višješolskega strokovnega študija

Aleskandra Gostič: Analiza poslovnega procesa – stran 1 od 27

Študija primera

1 UVOD 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA V podjetju Iscar Slovenija, d. o. o., se v okviru procesnih področij izvajajo vsebinsko različni poslovni procesi. Področje raziskave diplomskega dela pa je osredotočeno predvsem na analiziranje posameznih aktivnosti, ki se izvajajo v okviru poslovnega procesa »sprejem naročila in dobava blaga«, in predlog za racionalizacijo izvajanja navedenega poslovnega procesa oziroma njegovo prenovo. Obravnavali bomo vse aktivnosti, ki se v procesu pojavijo, jih predstavili in analizirali. Naš cilj je, da optimiziramo poslovni proces skozi vse faze. Prve glavne faze poslovnega procesa so:

– prejem naročila, – razvrstitev naročila za dobavo glede na vrsto blaga, – naročilo za blago po naročilu.

Ko smo ustrezno razvrstili prejeto naročilo, smo hkrati odprli novo zadevo, ki jo obravnavamo popolnoma individualno od ostalih zadev. V večini primerov so zadeve enostavne, kar pomeni, da so posamezne faze zaključene brez zamud ali posebnih obravnav in so lahko sledljive. Evidenca ni preobseţna in zahtevna, informacija v zvezi z zadevo je razvidna iz dokumentacije in točna. Faze, ki sledijo, so:

– razvrstitev prejetega povpraševanja oz. naročila glede na dobavitelja, – pridobitev ponudbe od dobavitelja s pripadajočo tehnično dokumentacijo, – posredovanje ponudbe stranki s tehnično dokumentacijo, – potrditev ponudbe, – prejem uradnega naročila stranke, – odprtje identa za proizvod v sistemu z navedbo vseh karakteristik, – vnos naročila stranke, – priprava nabavnega naloga, – potrditev naročila, – spremljanje dobave, če je v skladu s potrditvijo naročila oziroma ponudbe, – prevzem blaga (kontrola cen in količine), – odprema, – izstavitev računa.

1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA V podjetju Iscar Slovenija, d. o. o., se poslovni procesi izvajajo v naslednjih notranjih enotah (NOE): – vodstvo druţbe, – prodaja, – tehnična sluţba, – logistika, – finančna sluţba, – splošna sluţba.



Študija primera

Glede na potrebe delovnega procesa se v pravilniku podjetja Iscar Slovenija, d. o. o., oblikujejo naslednja delovna mesta, ki so razvrščena v tarifne razrede glede na zahtevnost del in stopnjo strokovne izobrazbe.

Shema 1: Notranje enote v podjetju Iscar Slovenija, d. o. o.

Vir: Pravilnik o delu, Iscar Slovenija, d. o. o.

1.3 METODOLOGIJA Izdelave diplomske naloge smo se lotili tako, da smo opredelili problem in cilje naloge ter predvideli rezultate, ki jih bomo pridobili z analizo poslovnega procesa. Pri našem delu smo se za pridobitev zastavljenih ciljev odločili za naslednj i metodi:

– metodo študije primera, – metodo intervjuja.

Glede na podatek, da v podjetju predhodno ni bilo narejenih nobenih raziskav s ciljem racionalizacije postopka, smo se odločili, da bo naša raziskava (analiza) smiselna in nam bo prinesla zadovoljive rezultate, ki jih bomo poskušali pozneje vplesti v poslovni proces.

VODSTVO DIREKTOR

TEHNIČNA SLUŢBA

Produktni vodja

PRODAJA Vodja

prodaje

FINANČNA

SLUŢBA Vodja finančno-računovodske

sluţbe

Projektno prodajni

inţenir

Tehnolog – konstrukter

orodij

Administrativni referent

Tehnični

predstavnik Tehnolog Finančni

referent

Komercialno-

administrativ

ni referent

LOGISTIKA Referent za

logistiko

SPLOŠNA SLUŢBA



Študija primera

2 OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV

2.1 POSLOVNI PROCES “Poslovni proces opredeljujemo kot skupek logično povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov in aktivnosti, katerih posledica oziroma izid je načrtovani izdelek ali storitev.” (Kovačič in Bosilij Vukšić 2005, 29) Vsako podjetje ima svoje poslovne procese, ki so nujni za uspešno delovanje in preţivetje podjetja. V osnovi govorimo o temeljnih, podpornih in upravljalnih procesih. Temeljni cilji so praviloma povezani s strateškimi c ilji podjetja in njihovo vizijo. Podporni ustvarjajo pogoje za delovanje ostalih poslovnih procesov. Namen upravljalnega procesa pa pomeni moţnost nadzora nad izvajanjem predhodnih dveh. V poslovnem procesu se zdruţujejo različne aktivnosti in zahtevajo eno ali več vrst vloţkov, da ustvarijo rezultat, ki pomeni neko vrednost. Če hočemo doseči rezultat, morajo biti aktivnosti, ki si sledijo, znane in postopek njihovega izvajanja usklajen. Poslovno uspešnost bomo dosegli tako, da bomo povezovali in usklajevali aktivnosti med:

– vizijo in nalogami, – podjetjem in okoljem, – načrtovanjem in izvedbo, – teorijo in prakso.

O analizi poslovnega procesa govorimo, takrat ko je naša pozornost usmerjena v razločevanje delnih procesov v enotnem delovnem procesu. Zaradi boljše preglednosti poslovni proces razdelimo na podprocese. Delitev bomo laţje izvedli tako, da naredimo natančen pregled sestavin poslovnega procesa, ki so:

– vhodi (izdelki ali storitve), – lastnik procesa (posameznik, njegova vloga in odgovornost), – prevzemniki (poslovni partnerji), – omejitve (potrebni pogoji za obseg delovanja), – aktivnosti, – dodana vrednost, – strošek, – čas, – glavni dejavniki uspeha, – izhodi (izdelki in storitve) (Ibidem, str. 29–31.)

2.2 PRENOVA POSLOVNIH PROCESOV

Zahteva po uspešnosti poslovanja in zagotavljanju konkurenčnosti v poslovnem okolju je povezana s prilagajanjem, ponekod tudi s temeljito spremembo poslovne strategije organizacije. Prenove se lahko lotimo na dva načina, in sicer s celovito prenovo ali prenovo posameznih faz v enem od procesov, ki potekajo v podjetju. Splošni cilji prenove so



Študija primera

zmanjšati tveganje pred neuspehom, zvišati kakovost poslovanja, zniţati stroške poslovanja in povečati hitrost poslovanja. Preoblikovanje, prestrukturiranje ali prenova poslovnih procesov so uspešni le ob ustrezno usposobljenih in motiviranih kadrih ter ob uporabi sodobne informacijske tehnologije (IT). Preden se lotimo uvajanja sprememb, moramo zaposlene oziroma vpletene ustrezno informirati in predstaviti cilje z namenom, da odpravimo strahove, ki so povezani s spremembami. Jasno morajo biti predstavljena področja, na katerih se bodo odpravile neskladnosti. Do te informacije smo prišli s predhodnim posnetkom stanja. Z analizo ugotovimo, kje prihaja do morebitnih konfliktov. Z zbiranjem različnih mnenj, sklepanjem kompromisov in sodelovanjem bomo našli dobre rešitve za optimizacijo prenove poslovnega procesa kot celote ali za posamezni proces. Najpogostejši razlogi za prenovo poslovnih procesov izhajajo predvsem iz zahtev po prilagajanju trgu po hitrejši odzivnosti, racionalizaciji poslovanja (predvsem z vidika zniţevanja stroškov), uvajanju novih metod poslovanja(npr. uvedba ISO standardov, uvajanje novega informacijskega sistema, prilagoditve novim zakonskim zahtevam).

2.3 CILJI PRENOVE POSLOVNIH PROCESOV Prenove obstoječega poslovnega procesa se bomo lotili zato, da bomo dosegli njegovo boljšo učinkovitost in uspešnost, kar pomeni biti vedno korak pred konkurenco na vedno bolj zahtevnem trgu, ki ga oblikujejo potrebe potrošnikov. Pred tem moramo razjasniti, kaj hočemo doseči s prenovo, katere so pridobitve, morebiten vpliv na druge procese, ki ne potrebujejo sprememb ... Pri planiranju za prenovo je smiselno največ pozornosti nameniti največkrat medsebojno nasprotujočim si osnovnim ciljem, in sicer: času, stroškom in kakovosti. V primeru, da se izkaţe potreba po prenovi celotnega poslovanja, se osredotočimo na cilje, ki so usmerjeni k učinkovitosti izvajanja prenovljenih procesov in uspešnosti poslovanja. Pri prenovi poslovnih procesov moramo zajeti temeljna izhodišča in globalne cilje:

– poslovni proces moramo najprej poenostaviti, tako da odpravimo aktivnosti, ki ne prinašajo koristi poslovnemu procesu in prinašajo dodatno dokumentacijo; – s tem smo prihranili čas, saj poslovni proces ne zajema nepotrebnih aktivnosti; – zniţali smo stroške poslovanja, ključni faktor za uspešno poslovanje; – dvignili smo dodano vrednost ter kakovost proizvodov in storitev podjetja; – doslednost in usklajenost izvajanja poslovnega procesa ima višji nivo zanesljivosti; – prenovo poslovnega procesa bomo usmerili v bolj prilagodljivo in tesnejše povezovanje z dobavitelji; – prenova poslovnega procesa mora temeljiti na zmoţnostih in prenosih izvajanja drugih procesov, ki nimajo vitalnega pomena ali kjer nismo konkurenčni, izven podjetja (Ibidem, str. 41–43).



Študija primera

3 FUNKCIJSKA IN PROCESNA ORGANIZIRANOST 3.1 ORGANIZACIJA »Večina človekovega delovanja in ustvarjanja danes poteka v organizacijah oziroma v organizirani obliki. Organizacije kot fenomen človeške družbe so spremljevalec človeka v njegovi celotni zgodovini, toda takšnega pomena, kot ga imajo danes, v celotni človeški zgodovini niso imele. Sodobno družbo lahko upravičeno označimo za organizacijsko družbo.« (Jure Kovač, Sodobna razlaga organizacije 1999, 145). Glavnina človekovega dela je usmerjena v zadovoljevanje potreb. Naše potrebe so odraz našega načina ţivljenja. Potrebe zadovoljimo na mnoge načine, največkrat pa za to potrebujemo neko dobrino, ki jo moramo še ustvariti. Dobrine so sestavni del našega ţivljenja in pridobivanje (ustvarjanje) le-teh predstavlja mnogo različnih načinov, kako pridemo do njih. Vendar pa je ne glede na enostavnost ali zapletenost delovnega procesa, ki je potreben, da se izvede, izhodišče organizacija. Ko smo si postavili cilj (nalogo), ki upravičuje naše delovanje, moramo predvideti tok potrebnih aktivnosti. Oblikovali bomo smiselno zaporedje aktivnosti in uvedli delitev dela. To pomeni, da smo delo organizirali tako, da je delovni proces razčlenjen na posamezne naloge, ki si sledijo v logičnem zaporedju, so časovno usklajene in od katerih pričakujemo ugoden rezultat. Po zaključenem procesu naredimo analizo učinkovitosti poslovnega procesa. Organiziranost pomeni neko stanje (značilnost) na katerem koli področju delovanja organizacije, društva, kluba, zavoda (gospodinjstva) ... in nam ponuja ţe v najmanjši meri prednosti v ţelji, da bi vzpostavili enostaven in usklajen tok delovanja. Tako v vsaki organizaciji razlikujemo organizacijo, ki je vpeljana za:

– posameznika oziroma delovno mesto, – delovno skupino in – celotno organizacijo.

Kljub temu pa pri podrobni razčlenitvi različnih organiziranosti izluščimo tako prednosti kot slabosti. Prednosti so ţe same po sebi vključene v tok dogajanj in nam omogočajo kvalitetno opravljanje delovnih nalog, medtem ko lahko na slabosti gledamo optimistično, saj predstavljajo nov izziv za nove spremembe s pridobitvijo novih prednosti. H gospodarskemu in druţbenemu napredku bomo prispevali svoj deleţ le z uspešnim obvladovanjem organizacije.

3.2 PREDNOSTI IN SLABOSTI FUNKCIJSKE ORGANIZIRANOSTI Funkcijska organiziranost je le ena od organiziranosti in je značilna za centralizirane organizacije. To pomeni, da so poslovni procesi in znotraj njega posamezne naloge, ki so medsebojno odvisne in povezano vodene, usmerjeni in nadzorovani iz enotnega vodstva. Ta oblika organiziranosti je najbolj značilna za prva industrijska podjetja in se najbolje izkaţe v manjših podjetjih, ki proizvajajo standardne produkte, in v stabilnem okolju.



Študija primera

Definicija:

»Funkcijska organiziranost/Functional Organization, hierarhična organizacija, kjer ima vsak zaposleni jasno določenega predpostavljenega, osebje je grupirano po področjih specializacije (po strokah), vodi jih oseba z ekspertizo na tem področju (stroki).« Internetni vir 1: http://www.pmi-

slo.org/PMI/PMI.nsf/0/f9fee9d6b7e0b301c125748a0040b974?OpenDocument&ExpandSection=7, 7. 4. 2009.

Teţnja po racionalizaciji je prisotna skorajda povsod in je ena glavnih prednosti. Rezultat uvedbe razumnih in laţje izvedljivih postopkov so niţji stroški iz poslovanja in pridobitev časa. Ko smo zaposlenemu določili funkcijo, se samodejno pojavi zahteva po širjenju znanja s področja, hkrati omogoča še poglobljen razvoj znanja, sočasno pa zaznamo razvoj posameznih funkcij. Tako je izobraţevanje in usposabljanje zaposlenih laţje, saj je usmerjeno zgolj na konkretno področje – specializacija. Realizacija zastavljenih ciljev je visoka, saj posameznik dosega cilje z upoštevanjem zahtevanih postopkov in izvajanjem aktivnosti ter jih dodaja v celotno organizacijo tima oz. organizacije, ki ji pripada in ima jasno zastavljene cilje. Čeprav smo dosegli pozitivne učinke, se spopadamo tudi s problemi, ki so sestavni del še tako dobro začrtane organizacije. Predhodno navedena prednost – specializacija – pa istočasno ustvarja slabost, in sicer v smislu, da razvoj funkcije poteka nepovezano, preveč samostojno in mimo potreb podjetja. Če hočemo doseči rezultate, ki jih poslovni proces predvideva, morajo aktivnosti v okviru le-tega potekati usklajeno. Dogaja se, da manjša uspešna podjetja prerastejo v večja in na razvoj niso organizacijsko pripravljena. Poslovni proces ne vključuje aktivnosti, ki bi bile potrebne za normalno delovanje. Podjetje ima premalo zaposlenih, zaposleni imajo pomanjkljivo ali neustrezno znanje, podjetje ne obvladuje ustrezne dokumentacije in vzporedno evidenc, pokaţe se popolna neurejenost, saj ustaljen proces ne predvideva dodatnih ali razširjenih aktivnosti. Prišli smo do točke, ko smo z zamudo ugotovili, da je čas za spremembe poslovnega procesa. Za čas, ko gospodarstvo doţivlja resne škodljive pretrese v poslovanju, je ta oblika organiziranosti neustrezna, saj ni pripravljena na spremembe. Komunikacija je počasna, odločitve se sprejemajo in uresničujejo počasi, kar je popolnoma neprimerno za trg, kjer je hitra odzivnost ključnega pomena. Spopadanje s slabostmi funkcijske strukture se je reševalo tako, da so se ustanovile štabne enote, ki so pripravljale odločitve, vendar je odločanje še vedno ostalo domena vodstva (Ivanko 2002, str. 418–422).

http://www.pmi-/



Študija primera

Shema 2: Prikaz funkcijske organiziranosti

Vir: Ibidem, str. 418

3.3 PREDNOSTI IN SLABOSTI PROCESNE ORGANIZIRANOSTI Procesna organiziranost je naslednja vrsta organizacije, ki ima velik vpliv na uspešnost in konkurenčnost podjetja. Pri tej obliki organiziranosti govorimo o vodoravni organiziranosti. Praviloma delovanje poteka na naslednjih treh ravneh:

1. glavni menedţer, 2. vodje procesov, 3. timi znotraj procesov.

Pri procesni organiziranosti ločimo dve vrsti procesov:

– proizvodne in – druge procese.

Enako kot pri predhodni organiziranosti se tudi pri tej srečamo s prednostmi in slabostmi. Organizacija mora biti zastavljena tako, da so posamezni procesi čim bolj samostojni in medsebojno povezani na področju razvoja, proizvodnje in distribucije, tako da v največji moţni meri zadovolji potrebe trga. Pri procesni organiziranosti se pokaţe tudi zahteva po tesnem povezovanju z dobavitelji. Proces smo zastavili kot tim, v katerem se povezujejo dobavitelji, proizvajalci in kupci. Prednosti se kaţejo predvsem v sposobnosti, da se organizacija hitro odziva na spremembe, ki jih narekuje trg, in kaţe se velika usmerjenost h kupcu. Zaposleni smo s svojo funkcijo v procesu v celoti vključeni v proces, tako imamo širši pogled na zastavljene cilje. Istočasno se povečuje motivacija zaposlenih, tako da nam je dana moţnost strokovnega razvoja. Stalna motiviranost zaposlenih je pomemben dejavnik za kvalitetno izvajanje poslovnega procesa.

DIREKTOR

ŠTABNE ENOTE ŠTABNE ENOTE

PRODAJA NABAVA

KADRI RAZVOJ

PROIZVODNJA FINANCE



Študija primera

Tudi tu se soočamo s slabostmi. Procesno organiziranost bomo teţko vpeljali v organizacije, kjer so posamezne funkcije teţje določljive. V tem primeru bomo uvedli funkcijsko organiziranost. Najbolj negativne posledice uvedbe procesne organiziranosti pa se kaţejo v:

– odpuščanju večjega števila srednjih menedţerjev zaradi ukinitve števila ravni; – racionalizacija nalog ne zahteva novih kadrov; – delovno mesto ne nudi socialne varnosti, zato motivacija pada; – splošna niţja stopnja zaposlenosti; – napredovanje po hierarhični lestvici odpade; treba bo najti nov način za motiviranje visokousposobljenih; – člani tima morajo biti vsestransko ustvarjalni; – od vodstva se pričakuje uspešnost; – usmerjenost procesne organiziranosti je v prihodnosti, zastavljeni so dolgoročni cilji, vendar mora istočasno obvladovati trenutno učinkovito poslovanje (Ibidem, str. 429–433).

Največja slabost je v tem, da se slabosti odpravljajo počasi, saj nam obilica dela oteţuje uvajanje novitet v procesu. Novitete vpeljemo individualno po postopku, kot pravilo pa niso vedno sprejete v splošni rabi. Zaradi prepletanja različnih faz, ki zahtevajo različna znanja, se lahko zgodi, da je v nekem trenutku določen proces v fazi mirovanja, dokler odgovorni ne posreduje potrebne informacije, kako naj faza poteka v nadaljevanju. Dogaja se, da je procese teţko opredeliti, pojavi se teţnja po vlaganju v razvoj, menedţerji pa se teţje odpovejo moči, ki izhaja iz njihove dane pozicije.



Študija primera

4 PREDSTAVITEV PODJETJA 4.1 HČERINSKO PODJETJE V SLOVENIJI Podjetje Iscar Slovenija, d. o. o., s sedeţem v industrijski coni Trzin je hčerinsko podjetje vodilnega svetovnega proizvajalca rezalnega orodja iz karbidnih trdin in vpenjalnega orodja ISCAR LTD. s sedeţem v Izraelu. Na slovenskem trgu smo prisotni od leta 1996, medtem ko je bilo matično podjetje ustanovljeno leta 1952. Na sedeţu podjetja v Trzinu so naši poslovni in razstavni prostori, skladišče, proizvodni in demonstracijski center ter seminarska soba z najsodobnejšo opremo. Vse to nam omogoča celovito praktično in teoretično predstavitev ISCAR-jevega orodja, tako da enkrat letno organiziramo tedenske seminarje za naše stranke.

Slika 1: Sedeţ podjetja Iscar Slovenija, d. o. o., v IOC Trzin

Internetni vir 2: http://www.iscar.si/, 31. 3. 2009

Leta 2001 smo uspešno pridobili certifikat kakovosti ISO 9001 in certifikat za varstvo okolja ISO 14001, kar je veliko pripomoglo k ugledu podjetja in prednosti v konkurenčnosti na trgu.

4.1.1 VIZIJA PODJETJA

Podjetje vlaga velike napore za ohranitev lastne stabilnosti in prisotnosti na majhnem slovenskem trgu. Vplivi konkurence so neizprosni in zahtevajo izredno prilagodljivost v ponudbi, ugodne cene in dobavljivost v čim krajšem moţnem času. To sta danes ključna faktorja na trgu. V ţelji po zagotavljanju kvalitetne podpore kupcem, hitrega reševanja morebitnih teţav ali vprašanj in prisotnosti na slovenskem trgu imamo tudi predstavništvo v Mariboru, prav tako z razstavnim prostorom. Naše podjetje s široko mreţo svojih prodajnih zastopnikov zagotavlja kakovostno tehnično podporo pri svetovanju in reševanju problemov. Eden izmed strateško zastavljenih ciljev je prodor na trge t. i. področja ADRIA (v drţave bivše republike Jugoslavije), ki nam je ţe uspel, vendar trenutna gospodarska situacija oz. vpliv recesije ne dopušča večjega porasta prodaje na katerem koli svetovnem trgu. S to teţavo se spopadamo vsi, ki resno zremo v prihodnost. Naš cilj je biti prisoten v ključnem trenutku, ko se bo gospodarsko kolesje ponovno zavrtelo v pravo smer.

http://www.iscar.si/



Študija primera

Prav tako se srečujemo s problematiko carinskih postopkov pri trgovanju s tretjim i drţavami. Povzročajo višje stroške in s tem posledično višjo nabavno ceno za kupca, večji obseg dela, carinski postopki so lahko zamudni, čeprav je tu ţe opaziti napredek, v vsakem primeru pa zniţujejo stopnjo hitrega servisa, ne glede na logistiko, ki jo ISCAR LTD. obvladuje s svojim centralnim evropskim skladiščem. Vendar je ISCAR LTD., Izrael, z ustanovitvijo hčerinskih podjetij na Hrvaškem in v Srbiji ter predstavništev v Bosni in Makedoniji ţe pred leti opozoril nase na tem področju. Celotno poslovanje je v skladu s poslovno politiko matičnega podjetja ISCAR LTD., Izrael, in je prilagojeno potrebam posameznega trga, če se na kakršen koli način izkaţe potreba po morebitni izjemi. Na omenjenih trgih je poslovanje koordinirano prek Iscarja Slovenije, d. o. o., centrale za področje ADRIA. Vstop Slovenije v Evropsko unijo 1. maja 2004 je bil ena večjih prelomnic v poslovanju, ki smo ga več kot dobro pripravljeni in uspešno prestali. Skupni trg je odstranil marsikatero oviro v dotedanjem poslovanju: odpadle so vse carinske formalnosti na mejnih prehodih z ostalimi članicami EU in odprema blaga iz Slovenije v EU je prosta. Ne govorimo več o pravilih carinske zakonodaje, temveč o pravilih notranjega trga za intrakomunitarni prejem in odpremo blaga. Vzporedno s pripravami drţave Slovenije za uvedbo enotne evropske valute (EUR) smo se tudi v Iscarju Sloveniji, d. o. o., temeljito pripravili na dan, ko smo začeli s poslovanjem v evrih. Izhodni dokumenti so bili ustrezno opremljeni z zakonskimi zahtevami (informacijo o informativnem izračunu v slovenskem tolarju za tečaj 1 EUR = 239,64 SIT).

Obdobje: 1. 5. 2004–28. 6. 2004

Slika 2: Uvedba enotne evropske valute (EUR)

Internetni vir 3: http://www.evro.si/o-evru, 1. 4. 2009

http://www.evro.si/o-evru



Študija primera

Slika 3: Uporaba enotne evropske valute

Internetni vir 4: http://www.evro.si/o-evru/kje/

4.1.1 STRUKTURA ZAPOSLENIH V podjetju Iscar Slovenija, d. o. o., nas je skupaj zaposlenih 29. Struktura zaposlenih je predstavljena po spolu in izobrazbi.

Skupaj

zaposl. Spol M Spol Ţ

29 17 12

Graf 1: Struktura zaposlenih po spolu

Vir: Kadrovska evidenca podjetja Iscar Slovenija, d. o. o.

59 %

41 % spol M spol Ţ



Študija primera

Skupaj Stopnja

2

Stopnja

3

Stopnja

4

Stopnja

5

Stopnja

6

Stopnja

7

Stopnja

7/1

Stopnja

8

Stopnja

9

29 1 0 6 14 5 1 2 0 0

Graf 2: Struktura zaposlenih po izobrazbi

Vir: Kadrovska evidenca podjetja Iscar Slovenija, d. o. o.

4.2 HČERINSKA PODJETJA PO SVETU V skupino ISCAR LTD., Izrael, je po celem svetu vključenih veliko proizvodnih podjetij. Ta skupina se imenuje IMC – International Metalworking Companies. Njihov proizvodni program obsega rezalno orodje iz karbidnih trdin (drţala in prevlečene, neprevlečene ploščice, cermet, keramika, PKD, PKB) za:

– odrezovanje, – CNC-struţenje in zarezovanje, – ISO-struţenje, – čelno zarezovanje, – vrtanje, – rezkanje, – profilno rezkanje, izdelavo utorov, – navojev, – vrtanje v polno, – najrazličnejše vrste vpenjalnega orodja.

V prodajno organizacijo so vključena hčerinska podjetja po celem svetu, zastopniki in pooblaščeni prodajalci. Številne novosti in izboljšave, ki jih skupina ISCAR LTD., Izrael, vsako leto predstavi na svetovnem trgu s prisotnostjo na sejmih, objavo atraktivne promocijske prodaje skozi celo leto, in s posluhom za velikega ali majhnega kupca dokazujejo, da so prav v vrhu inovativnosti med vsemi proizvajalci rezalnega orodja na svetu. ISCAR LTD., Izrael, si prizadeva, da bi čim bolj prisluhnil potrebam industrije; naši

3 % 0 %

21 %

49 %

17 %

3 % 7 % 0% 0 %

stopnja 2

stopnja 3

stopnja 4

stopnja 5

stopnja 6

stopnja 7

stopnja 7/1

stopnja 8

stopnja 9



Študija primera

strokovnjaki neprestano iščejo rešitve za čedalje večje zahteve, s katerimi se pri obdelavi kovin srečujejo uporabniki rezalnega orodja. Skrbna izbira materialov, stalne izboljšave in uvedba novih postopkov obdelave, nove geometrije rezalnega robu, izboljšane oblike lomilcev odrezkov in nove prevleke ploščic zagotavljajo izdelavo najkakovostnejšega, izredno natančnega rezalnega orodja. V podjetju Iscar Slovenija, d. o. o., omogočamo svojim kupcem zmanjševanje proizvodnih stroškov, tako da izvajamo testiranje novega izboljšanega orodja. Naše orodje omogoča večstransko uporabo, s tem so povezane manjše zaloge in laţje naročanje.

4.3 PRODAJNO BLAGO Prodajno blago je orodje za obdelavo kovin. Razvrščeno je v dve kategoriji, in sicer standardno blago in blago po naročilu (t. i. specialno). Stranke in potencialne stranke lahko pogledajo naše prodajno blago tudi na internetnih straneh, kjer je elektronski katalog prodajnega blaga. Blago po naročilu ne more biti vsebina za katalog, stranka dobi informacijo o moţnosti izdelave zahtevanega blaga. Realizacija standardnega blaga je preprosta in poteka avtomatsko prek sistema. Sistem predstavlja računalniško povezavo s centralnim evropskim skladiščem in matičnim podjetjem v Izraelu. Uporabnikom omogoča takojšen vpogled v stanje zaloge na centralnem skladišču in podaja takojšnjo informacijo o dobavi blaga. Bistveno bolj zapleten postopek pa je realizacija blaga po naročilu, ki ga bomo predstavili v nadaljevanju. Ko v podjetje prispe povpraševanje ali naročilo za blago, je najprej razporejeno v obdelavo, in sicer v oddelek prodaje, in se obravnava po naslednji poti razvrstitve dokumentov: 1. Predal za prejeta naročila, kjer čakajo na obdelavo. Tehnični zastopnik pregleda naročila, jih ustrezno označi. Ko se ugotovi, da gre za standardno blago, se naročilo prestavi v 2. predal uredi naročilo. V prodaji vnesejo naročilo v sistem, naročilo vloţijo v 3. predal vloţi naročilo. Po kupcih vodimo ustrezno evidenco nabavnih nalogov in prodajnih pogojev. Povpraševanje ali naročilo je prejeto na različne načine: a) direktno prek tehničnega zastopnika, ki je zadolţen za stranko, b) prek "[email protected]", ki ga spremlja prodaja, od koder se posreduje vodji prodaje ali direktno v predal prejeto povpraševanje; c) direktno v tehnično sluţbo podjetja, kjer pripravljamo ponudbe; in tehnična sluţba da v prodajo povratno informacijo o prejetem povpraševanju.



Študija primera

Shema 3: Prikaz vhodne poti naročila

Ne glede na način, kako pride povpraševanje ali naročilo za blago po naročilu v podjetje, je posredovano v tehnično sluţbo, kjer se ponovno pregleda. Od stranke pridobimo še morebitne dodatne informacije, ki pomembno vplivajo na izdelavo ponujenega blaga (tip stroja, način obdelave, material obdelave, količina idr.). Preverimo moţnosti dobave blaga iz standardnega programa; če ni moţno, odpremo novo zadevo. Zaradi vedno bolj zahtevnih trendov na svetovnem trgu imamo proizvodni program za orodje, ki je razvrščeno v kategoriji standardno orodje in orodje po naročilu. Več kot 85 % standardnega orodja je dobavljivega iz centralnega skladišča za Evropo v Belgiji. To nam omogoča takojšnjo dobavo (največ 2 dni) iz zaloge. Zaradi vedno večjega naraščanja povpraševanj po orodju po naročilu (specialnem orodju) imamo v Iscarju Sloveniji, d. o. o., nove zmogljivosti, in sicer tehnični oddelek, v katerem strokovnjaki izdelujejo ponudbe za zahteve kupcev, ki jim dobava standardnega blaga ni na izbiro. Ponudba je sestavljena iz risb in ostale tehnične dokumentacije. V ta namen imamo tudi moderno proizvodnjo s strokovno usposobljenimi zaposlenimi, da lahko v čim krajšem moţnem času sami izdelamo ponujeno blago. Roki dobave za omenjeno orodje so od 4 do 8 tednov, vendar tu ni pravila, saj so zahteve specifične.

4.4 PROCESNA PODROČJA Za čim bolj učinkovito poslovanje in izvajanje poslovnih procesov je podjetje Iscar Slovenija, d. o. o., pridobilo certifikate kakovosti in ravnanja z okoljem (ISO 9001:2000 in ISO 14001). V poslovniku so opredeljeni naslednji poslovni procesi:

– proces vodstvenih aktivnosti, – proces vodenja virov (človeški viri, infrastruktura, delovno okolje), – proces realizacije proizvodov (planiranje, nabava, proizvodnja in izvedba storitev, trţenje, logistika), – podporni procesi (človeški viri, finančno-računovodska sluţba, zunanji procesi – pogodbena razmerja).

Najbolj kompleksen je proces realizacije proizvoda.

PRODAJA PREJETO NAROČILO

TEHNIČNI

ZASTOPNIK [email protected] TEHNIČNA SLUŢBA



Študija primera

Integralni procesi vključujejo vodenje in izvajanje temeljne naloge – planiranje in uresničevanje vizije podjetja, zagotavljanje virov (človek, denar, tehnologija, oprema strojev), izvajanje korektivnih in preventivnih ukrepov, obvladovanje dokumentov in podatkov ter obvladovanje zapisov in analiz kakovosti in ravnanja z okoljem. Podporni procesi so sestavljeni iz različnih področij, vendar dveh temeljnih:

- Trženje, ki vključuje marketing, ki izvaja aktivnosti na področju promocij, novosti, testiranja, izobraţevanja, reklamnega materiala. Obdelava trţišča je naslednja aktivnost, ki zajema izredno pomembne aktivnosti, kot so obiskovanje in pridobivanje strank, nudenje kvalitetnih informacij strankam, utemeljevanje konkurenčnosti, koriščenje raznih oblik pomoči, ki jih nudi matično podjetje. Prodaja in obdelava trţišča sta v stalnem stiku, saj prodaja pripravlja ponudbe na podlagi povpraševanj, ki prihajajo s trţišča. Prodaja sklepa prodajne dogovore in pripravlja pogodbe. Temelj vsakega poslovanja ali poslovnega dogovora je naročilo za blago, ki je predmet le-tega, ki se realizira v skladu z vsemi sklenjenimi dogovori.

- Logistika je razdeljena na dela, ki vključujejo realizacijo naročila za standardno orodje in orodje po naročilu (specialno). Glavna dela zajemajo naročanje, sledenje in prevzemanje blaga ter morebitne reklamacije do dobaviteljev.

4.4.1 LOGISTIKA Vsi poslovni procesi podjetja so povezani z delom logistike. V našem primeru intenzivno sodeluje s prodajo in tehnično sluţbo, medtem ko z ostalimi procesi sodeluje na administrativni ravni. Za finančno sluţbo pripravlja vhodne in izhodne dokumente za blago, tako da pravilno označuje in zavede vsak poslovni dogodek (prejem, odprema, uvoz, izvoz). Za vodstvo pripravlja finančna poročila, ki sledijo iz zaključenih zadev (kontrola stroškov). Ugotovimo, da poslovni proces, ki ga izvaja logistika, teţko omejimo le na eno področje, saj izvaja procese povpraševanja, nabave, načrtovanja, sodeluje pri skladiščnem poslovanju, sledi zalogam za določene proizvode, izvaja naročila za transport, sledi pošiljkam ... Zaključimo lahko, da v podjetju deluje v skladu z naslednjimi definicijami pojma logistika:

Shapiro & Heskett: Logistika je proces premikanja stvari od ene točke do druge in njihovo shranjevanje na poti.

Bowersoxs: Logistika je proces strateškega upravljanja, gibanja in shranjevanja materialov, delov in končnih izdelkov od dobaviteljev, preko proizvodnega podjetja do končnih kupcev.

Nacionalni svet fizične distribucije ZDA: Logistika je integracija dveh ali več aktivnosti za potrebe planiranja izvajanja in nadziranja učinkovitega toka

surovin, polizdelkov in končnih izdelkov od točke izvora do točke potrošnje.

Internetni vir 5: http://sl.wikipedia.org/wiki/Logistika, 19. 5. 2009. V podjetju ne ločujemo logistike po področjih glede na dejavnost (transportna, skladiščna, nabavna ...), glede na področje uporabe (industrijska ...), glede na področje opazovanja (mikro, makro, mednarodna ...). Povzamemo, da logistika v podjetju Iscar Slovenija, d. o. o., zajema:

http://sl.wikipedia.org/wiki/Proces

http://sl.wikipedia.org/wiki/Stvar

http://sl.wikipedia.org/wiki/Pot

http://sl.wikipedia.org/wiki/Strategija

http://sl.wikipedia.org/wiki/Gibanje

http://sl.wikipedia.org/w/index.php?title=Del&action=edit&redlink=1

http://sl.wikipedia.org/wiki/Integracija

http://sl.wikipedia.org/wiki/Polizdelek

http://sl.wikipedia.org/wiki/Logistika



Študija primera

– nabavno logistiko (izdaja nabavnih nalogov za blago in storitve; pri podrobnejši analizi nabavnih del izhajajo še nabavna logistika, zadolţena še za ugotavljanje potreb, naročanje dobavitelju, transport, kontrola cen in kakovosti, prevzemanje blaga, skrb za skladiščenje in odpremo blaga); – proizvodno logistiko (skrb za skladiščno logistiko znotraj podjetja – naročanje in premeščanje surovin); – distribucijsko logistiko (skrb za oblikovanje, nadzor in upravljanje procesov, ki so potrebni, da se proizvodi in storitve dobavijo v skladu z dogovorom po ponudbi ali pogodbi; vodi evidenco poslovnih dogodkov in shranjuje pripadajočo dokumentacijo posameznega poslovnega dogodka ter opravi administrativna dela s kupcem , če je to potrebno).



Študija primera

5 ANALIZA POSLOVNEGA PROCESA 5.1 NAROČILO V uvodu smo se seznanili z osnovnim potekom delovnega postopka. Prejeli smo naročilo stranke za orodje po naročilu, ga skrbno pregledali in brez dvoma locirali blago, tako da smo spravili v tek novo zadevo. Avtomatsko smo zadolţili zaposlene, ki smo del poslovnega procesa, da opravimo svoje delo v fazi, ki nas zadeva. Dela logističnega referenta in tehnične sluţbe se prepletajo. Največ v smislu pridobivanja in podajanja informacij. Komunikacija vpletenih ima tu glavno vlogo, kajti kljub informacijskemu sistemu podjetja je tu še vedno človeški dejavnik, ki zadevo poganja. Govorimo o t. i. ročni kontroli odprtih zadev ne glede na fazo, v kateri zadeva je, in kontroli odzivnosti dobavitelja ali nas do stranke. Funkcija referenta za logistiko v procesu:

1. Referent za logistiko dobi nalog, da pošlje povpraševanje dobavitelju. Takoj se odpre novo mapo in oštevilči z naslednjo zaporedno številko iz evidence. V evidenci so zavedene vse zadeve, ki so se odprle glede na prejeta povpraševanja. Na mapo se vpiše ime stranke in dobavitelja (izpolnjena kopija prve strani mape v prilogi) ter datum odprtja zadeve.

2. Po elektronski pošti se pošlje povpraševanje dobavitelju (kontaktne osebe so za vsakega dobavitelja znane).

3. Čakamo na odgovor dobavitelja. Ko ga prejmemo, ga posredujemo v tehnično sluţbo. V večini primerov dobavitelj zahteva potrditev tehnične dokumentacije, izdelane za orodje po naročilu. V nekaterih primerih zadostuje prejem potrjene risbe s strani stranke za začetek izdelave ţe pred prejemom uradnega naročila. To je predvsem zaradi pridobitve časa, vendar se temu izogibamo; veljavni dokument je uradno naročilo stranke.

4. Teden dni pred rokom dobave pošljemo poizvedbo dobavitelju za potrditev roka dobave glede na njihovo potrditev naročila. Če zadeva ni v skladu z dogovori, odpiramo t. i. urgence, ki običajno zadostujejo, se pa tudi dogaja, da prihaja do zamud. V tem primeru zahtevamo obrazloţitve, saj smo dolţni dati odgovor naši stranki.

Funkcija tehnične sluţbe v procesu: 5. V tehnični sluţbi izdelajo ponudbo (in tehnično dokumentacijo) za stranko.

Čakamo na odgovor stranke. a) Ko dobimo naročilo, odpremo ident za nov proizvod. b) Naročilo stranke vnesemo v sistem. c) Pošljemo nabavno naročilo dobavitelju. d) Dobimo potrditev naročila (rok dobave, cena, količina ustreza

ponudbi). e) Stranki pošljemo našo potrditev naročila.

Prepletanje funkcije referenta za logistiko in tehnične sluţbe:



Študija primera

6. V evidenco in na mapo, odprto za določeno zadevo, se sproti vpisujejo zgoraj navedeni dogodki.

Zadeve tudi fizično ločujemo po predalih, in sicer glede na 5 glavnih dobaviteljev, ki imajo naslednje predale, ki si sledijo od spodaj navzgor:

1. čakamo odgovor dobavitelja (na poslano povpraševanje), 2. čakamo na naročilo stranke (na našo poslano ponudbo), 3. čakamo na podpis risbe, 4. čakamo na potrditev naročila od dobavitelja, 5. naročeno.

Hitra odzivnost je zelo pomembna. Takojšnja potrditev stranki, da smo prejeli naročilo ali povpraševanje, je nujna. Sledi izdelava ponudbe v čim krajšem moţnem času. Primer reklamacije pomeni izvedbo enakega postopka, odpremo novo zadevo in jo oštevilčimo enako, kot smo prvo osnovno zadevo.

5.2 IZDELAVA PONUDBE IN TEHNIČNE DOKUMENTACIJE Naši strokovnjaki (tehnologi obdelave in projektanti orodja) po medsebojnem posvetu na podlagi prejetih informacij naročnika (risba izdelka, obdelovalni stroj, material, ţelen čas obdelave) izdelajo ponudbo. Ponudba vsebuje risbo orodja, ceno orodja za različne količine, dobavni rok in informacijo o veljavnosti ponudbe. Posredujemo jim tudi optimalne reţime obdelave. Če se naročnik s ponudbo strinja, pošlje naročilo. Ob naročilu mora poslati potrjeno risbo in od prejema podpisane risbe začne teči rok dobave. Za izdelavo risb imamo posebna tehnična sredstva in programsko opremo CAD CAM.



Študija primera

Slika 4: Risba izdelka

Vir: Evidenca tehnične sluţbe, Iscar Slovenija, d. o. o.

5.3 EVIDENCE – POGLED V POSTOPEK Sistem podpira delo s posebnimi naročili z aplikacijo »projekti/ponudbe«. Ko odpremo novo zadevo, ji sistem avtomatsko dodeli naslednjo zaporedno številko, na osnovi katere sledimo celemu postopku. Glede na prejete odgovore se status zadeve popravlja, takoj ko smo obdelali nov prejeti podatek. V primeru, da gre za dobavitelja, ki je član IMC, pomeni, da smo s sistemom povezani in ne potrebuje evidenc in zapiskov v fizični obliki, saj nam sistem omogoča celoten pregled dogodkov po dnevih. Če dobavitelj ni povezan s sistemom, ravno tako odpremo zadevo v tej aplikaciji in podatke vnašamo ročno, npr. ponudbo smo prejeli po elektronski pošti in prepišemo podatke v aplikacijo, da lahko pripravimo uradno ponudbo ter tako sledimo realizaciji. Zaradi splošne boljše preglednosti in podajanja informacij vodimo »ročno evidenco v excelu« vzporedno s sistemsko aplikacijo. Prav tako je potrebna za dobavitelje, ki niso povezani s sistemom, saj le prek te evidence sledimo prejetim odgovorom na naša povpraševanja. Vsaka zadeva je vpisana v tabelo in prejme nosilno zaporedno številko mape, na katero vpišemo evidenčno številko za novo zadevo iz sistema.



Študija primera

Največjo teţavo predstavlja vodenje potrditve tehnične dokumentacije. Nemalokrat prihaja do tehničnih popravkov, sprememb ali izboljšav. Tehnična dokumentacija potuje od dobavitelja do odgovornih pri kupcu. Vmes smo ţe prejeli uradno naročilo, vendar dokler ne dobimo potrjene tehnične dokumentacije, zadeve ne moremo šteti, kot da je šla v realizacijo, saj le potrjena tehnična dokumentacija dokazuje dejansko vsebino naročila. Zato smo uvedli fizično ločevanje map glede na status, v katerem je zadeva.

P F20 ŠT. DOBAVITELJ PONUDBA CENA KUPEC PONUDBA CENA NAROČILO ŠT. DATUM KAT. OPIS KOS POTRDITEV DOB. ŠT.

POVPR. DOBAVITELJ DOBAVITELJ KUPCU KUPEC KUPEC NAR. NAR. ŠT. NAROČILA ROK PREJEMA

399 * 3033 IT.TE.DI 494/1.07 100,00 TCG UNITECH 3033 200,00 3952 399 22.6.2007 4475070 A003553 (AP04232) 1 28476 29/2007 264/23.7.07

399 * 3033 IT.TE.DI 494/1.07 50,00 TCG UNITECH 3033 100,00 test 399 22.6.2007 4475071 A003554 (AP04233) 1 28476 29/2007 264/23.7.07

399 3524 IT.TE.DI TCG UNITECH 3524 500,00 LJ005414 399 4.9.2008 4475071 1

399 - - IT.TE.DI - - TCG UNITECH - 0,00 REPAIR 399 21.9.2007 A003554 (AP04233) 1

399 - - IT.TE.DI TCG UNITECH REPAIR 399 27.9.2007 WORKPIECES 3 Slika 5: Excelova evidenca

Vir: Evidence, Iscar Slovenija, d. o. o., logistika

Slika 6: Prikaz ovoja za posamezno zadevo

Vir: Evidence, Iscar Slovenija, d. o. o., logistika



Študija primera

5.4 ANALIZA POSTOPKA

5.4.1 PROCES PREJEM NAROČILA IN DOBAVA BLAGA

Poslovni proces »sprejem naročila in dobava blaga« se začne s prejemom naročila in pomeni realizacijo ponudbe ali povpraševanja. Cilj procesa je znan, narekuje nam realizacijo naročila za naročeno blago, ki smo ga ponudili stranki. Pri tem bomo upoštevali pogoje, ki smo jih navajali v ponudbi, in da bo cilj doseţen kvalitetno, v roku in v skladu s poslovno politiko. Vse naše aktivnosti so usmerjene v uresničitev cilja. Ključna vhoda sta komunikacija med zaposlenim in stranko ter pridobitev uradnega dokumenta, ki je podlaga za sklenitev posla, ki sproţi poslovni proces. Do stranke smo se obvezali izpolniti vse ponujene pogoje, kar storimo tako, da po prejemu naročila samodejno prejme potrditev naročila. Z vnosom naročila nam sistem omogoča avtomatsko kreiranje potrditve naročila. Na potrditvi lahko ponovno preveri, če vse poteka v skladu z dogovorom, hkrati pa je obema stranema (dobavitelj, kupec) s tem dokumentom dana moţnost popravka morebitne napake. Za ključni izhod lahko štejemo potrditev naročila, dobavnico, ki spremlja blago, in končno račun, s katerim zaključimo postopek. Nadaljnje aktivnosti, ki so povezane z računom, se obravnavajo v finančni sluţbi. Stranka morebitne reklamac ije ali informacije v zvezi z računom rešuje s finančno sluţbo. V primerih reklamacij s tehničnega vidika se odpre nova zadeva, ki se jo rešuje kot novo, vendar v povezavi z zaključeno. Pri izvedbi poslovnega procesa smo potrebovali človeške vire in tehnologijo (informacijski sistem, posebna in standardna programska oprema). Izpolnjene so morale biti naslednje zahteve:

– za izdelavo ponudbe smo preverili naše zmogljivosti (zasedenost proizvodnje, tehnično in strokovno izvedljivost ...), – pridobitev naročila, ki je v skladu s ponudbo, – izpolnitev naročila v skladu s ponudbo, – nudenje tehnične in strokovne podpore.

Čas, ki smo ga potrebovali za aktivnosti, se razlikuje od zahtevnosti primera. Vendar obstaja pravilo, ki narekuje, da stranka prejme ponudbo v dveh dneh, če ne vsaj odgovor, ki vsebuje obrazloţitev problematike, ki se pojavi v zvezi z zadevo, in zahteva več časa. Razlogi so v glavnem v proučitvi primera, saj ţelimo ponuditi optimalne rešitve, ki bodo za kupca atraktivne tako z vidika tehnične rešitve kot tudi z vidika ugodne cene in hitre dobave. Vsekakor pa so aktivnosti usmerjene tako, da za izdelavo ponudbe ne porabimo več kot pet dni. V tem času moramo pridobiti vse potrebne informacije za izdelavo tehnične dokumentacije, ki je eden ključnih elementov ponudbe. Viri, s katerimi razpolaga podjetje, zadoščajo za učinkovito in uspešno izvajanje procesa. Hitra in prava informacija, ki jo v tem procesu potrebujemo, je pogoj, da aktivnost steče v čim krajšem času, zato so naše aktivnosti v začetni fazi usmerjene zgolj v pridobitev le-te. Med izvajanjem poslovnega procesa ne zaznamo pomanjkljivosti, ki bi zmanjševale zmogljivost procesa. S komunikacijo prek informacijskega sistema in zaposlenimi v podjetju ali v celi skupini IMC smo vzpostavili razmerje, ki maksimalno podpira poslovni proces. Ugotavljamo pa, da v procesu razvoja novega orodja od potencialnih kupcev pridobivamo pomanjkljive



Študija primera

informacije. Tu imamo še do določene stopnje odprto področje, ki nima vzpostavljenega sistema, kako bi se pridobivale pravilne, hitre in točne informacije. Od potencialnega kupca ne moremo pričakovati visoke strokovnosti, zato menimo, da bi bilo smiselno to področje prenesti na prodajo, ki ima vzpostavljeno komunikacijo s stranko. Stranka ima ţeljo in naš cilj je, da to ţeljo uresničimo. Tehnični predstavnik je vez med stranko in tehnično sluţbo, in prav tu se občuti neusklajenost v komunikaciji. Komunikacija med zaposlenimi igra tu zelo pomembno vlogo, saj se določenih specifik ne da voditi prek informacijskega sistema. Pri izvajanju poslovnega procesa je vaţno, da se posamezne aktivnosti izvajajo zaporedno, tako kot si morajo slediti. Prehod iz ene faze v drugo nima pomena in lahko povzroči zmedo. Vsaka faza ima svoj pomen in je le redko zdruţljiva. Z vidika poenostavitve poslovnega procesa menimo, da bi lahko zdruţili le naslednje faze poslovnega procesa: 1. potrditev risbe, 2. prejem naročila, 3. sočasna priprava programov za različne stroje, vendar to poslovnega procesa ne ovira tako, da se ne bi mogle nadaljevati naslednje aktivnosti. Pri točkah 1 in 2 bi odpadla manjša administrativna aktivnost, ki časovno niti ne obremenjuje poslovnega procesa niti ne ovira nadaljevanja. Gre za zapis v evidenco. Točka 3 je v trenutni situaciji ločena aktivnost. Na splošno pa za omenjeni poslovni proces velja, da ne občuti teţnje po odpravljanju ali zdruţevanju posameznih aktivnosti, ker so premišljeno vpeljane, in kakršna koli sprememba bi lahko vplivala na končno kvaliteto izdelka v negativnem smislu. Organizacija poslovnega procesa ima temelje v zahtevi po hitri odzivnosti. Kot je bilo ţe večkrat navedeno, so naše aktivnosti usmerjene v čim bolj učinkovito doseganje cilja, zato lahko istočasno zagotavljamo, da se zaostanki ne dogajajo. Razlogi za zaostanke so v primeru, da prejmemo veliko število povpraševanj in naročil, ki se zaradi specifičnosti obravnavajo individualno. Ko sproţimo nov poslovni proces, se aktivnosti nadaljujejo v proizvodnji, kjer obstaja več moţnosti za nastanek problematike. V primeru večje količine naročil se pokaţejo pomanjkljivosti v opremi (napake operaterja, izmet, kapacitete, moţne okvare stroja) ali človeških virov (bolniški dopust ali nepredvidena odsotnost). Pri proizvodnem delu v proces vstopajo tudi kooperanti, ki so tudi povzročitelji zaostankov, ker se ne drţijo dogovorjenih dobavnih rokov. Zaostanki se tudi pojavijo, če proizvod zahteva mehansko obdelavo (struţenje, rezkanje). Informacijski sistem nam ponuja informacijo o statusu zadeve, komunikacija med zaposlenimi pa podaja razloge za nastanek zaostankov in moţne rešitve. Pojavi se situacija, da ne bomo izpolniti dobave v dogovorjenem roku. Na splošno imajo kakršne koli napake v poslovnem procesu proizvodnje vpliv na podaljšanje:

– delovnega procesa, – izmet, – dobavnega roka, – slabšo kvaliteto izdelka, – zadovoljstvo kupca.



Študija primera

5.4.2 POVZETEK INTERVJUJA Ugotovitve in navedbe predhodne točke 5.4.1 PROCES PREJEM NAROČILA IN DOBAVA BLAGA so rezultat intervjuja, ki smo ga opravili s produktnim vodjem in tehnologom – konstruktorjem orodij. Prav tako je vključen prispevek referenta za logistiko, ki temelji na izkušnjah iz prakse. Ta vstopi v proces ţe v začetku in na osnovi svojih izkušenj in opaţanj podaja ugotovitve.

5.4 GRAFIČNI PRIKAZ POSLOVNEGA PROCESA Poslovni proces »sprejem naročila in dobava blaga« bomo zaradi laţjega razumevanja prikazali še grafično. 1. Vhod

PRODAJA Posreduje povpraševanje v tehnično sluţbo

TEHNIČNA SLUŢBA

Pregled povpraševanja in razvrstitev glede na zahtevo

TEHNIČNA SLUŢBA

Posreduje v prodajo informacijo o dobavi

LOGISTIKA Pridobitev in posredovanje ponudbe s tehnično

dokumentacijo



Študija primera

2. Postopek

3. Realizacija

Shema 4: Grafični prikaz poslovnega procesa

PRODAJA

Pridobitev in posredovanje naročila v tehnično sluţbo

TEHNIČNA SLUŢBA Dokončna obdelava naročila – podpis tehnične dokumentacije,

nov proizvod

LOGISTIKA Odprtje novega identa, priprava nabavnega naloga, vnos

naročila stranke, potrditev naročila

LOGISTIKA Sledenje dobave, kontrola cen, posredovanje

informacij

TEHNIČNA SLUŢBA

Komunikacija s prodajo in stranko

PRODAJA

Komunikacija s stranko in tehnično sluţbo

LOGISTIKA Prevzem blaga, odprema, račun, komunikacija s

prodajo in tehnično sluţbo



Študija primera

6 UGOTOVITVE ANALIZE POSLOVNEGA PROCESA “Analiza je ugotavljanje sestavnih delov česa, razčlenjevanje in kritično vrednotenje.”

Internetni vir 6: http://sl.wikipedia.org/wiki/Analiza, 20. 5. 2009

Naše delo je temeljilo na podrobnem opisu poslovnega procesa. Opisali smo vse faze, ki so del procesa, in na podlagi tega lahko podamo naslednji komentar: Razvidno je, da imamo v podjetju organizacijo glede na funkcijo zaposlenega. Nedvomno se ugotovi, kje posameznik vstopi v proces in kakšne so njegove zadolţitve. Ugotavljamo, da ima ta način organiziranja prednosti predvsem zaradi usklajenosti postopka, saj ne povzroča večjih teţav kljub različnim lokacijam delovnih mest, delovnim nalogam in tehničnemu znanju. Največja pomanjkljivost ni v samem postopku, temveč v tehničnem znanju, saj se na primer v primeru odsotnosti določene zadeve teţje uskladijo in rešijo na ustrezen način. Pogrešamo tudi večjo podporo v informacijskem sistemu, ki nam ne ponuja moţnosti sledenja posameznim aktualnim fazam v delovnem postopku. Vsi dobavitelji niso povezani v sistem, vendar je to globalni cilj matičnega podjetja, ki se ţe postopno uresničuje. Zato v nekaterih primerih poslovanje poteka po elektronski pošti in je dokument ali informacija naknadno prenesen v sistem. Tako odpravimo pomanjkljivost sistema. V sistemu imamo zgodovino celotnega poslovanja, vezanega na posamezno zadevo. Ugotovili smo, da poslovni proces ne potrebuje prenove niti večjih sprememb. Tok aktivnosti med posameznimi fazami je usklajen. V praksi se pojavijo manjše nepravilnosti, ki so sproti odpravljene, saj smo spoznali, da so posamezne faze medsebojno odvisne in ne dopuščajo zamud ali neusklajenosti. Poudariti je treba, da je diplomsko delo nastalo v času velike svetovne gospodarske krize, t. i. recesije. S teţavami se spopadajo politiki in svetovna gospodarska elita ter iščejo izhod. Vendar se nekako zdi, da model ne obstaja in bo treba uporabiti najboljše zdravilo, »čas«, vendar pa te besede ljudem ne pomagajo kaj dosti v boju za preţivetje. Tematika iz recesije lahko zavzame obseţno delo, vendar ni naš namen, da bomo ugotavljali vzroke in razloge ter iskali rešitve. Vsak laik ve ali pa je vsaj seznanjen, da je vzrok v globalizaciji. Vse ostale posledice in razlogi pa presegajo naše delo. Je pa situacija, ki bi jo teţko spregledali in je ne omenili, saj je v tekočem poslovnem letu, ki ima bistveno manj poslovnih dogodkov in s tem posledično manj teţav s poslovnimi procesi, naše delo usmerjeno v večji meri v ohranitev na trgu, obdrţati kupca, pridobiti novega kupca, oblikovati ugodno poslovno politiko, in ne na skrb za usklajeno poslovanje, ki ga naše podjetje ţe obvladuje.

http://sl.wikipedia.org/wiki/Analiza



Študija primera

LITERATURA IN VIRI – Ivanko, Štefan in drugi. (1999). Sodobna razlaga organizacije. Kranj: FOV. – Kovacic, Andrej in Vesna Bosilij Vuksic. (2005). Management poslovnih procesov. Ljubljana: GV. – Lorbar, Martin in Stare, Janez. (1998). Upravno poslovanje 1. Ljubljana: DZ. – Lorbar, Martin in Stare, Janez. (1998). Upravno poslovanje 2. Ljubljana: DZ. – Moţina, Stane in drugi. (2002). Management, nova znanja za uspeh. Radovljica: Didakta. – Vlada Republike Slovenije, Center za informatiko. (2003). Enotna metodologija razvoja informacijskih sistemov. Strateško planiranje. Ljubljana: CVI. Članek v reviji Povše Pesrl, Terezija in Sajovec Izidora. (2009). Projekt racionalizacija poslovanja v Ministrstvu za notranje zadeve in Policiji na področju upravljanja s kadrovskimi in finančnimi viri ter na področju informacijske in logistične dejavnosti. Varnost, letnik LVII (2), 11–15. Ljubljana: Ministrstvo za notranje zadeve. Poročila, interni dokumenti: Pravilnik o delu, Iscar Slovenija, d. o. o. Poslovnik kakovosti, Iscar Slovenija, d. o. o. Spletne strani:

Vsebina spletne strani: Internetni vir 1:

http://www.pmi- slo.org/PMI/PMI.nsf/0/f9fee9d6b7e0b301c125748a0040b974?OpenDocument&ExpandSection=7, 07. 04. 2009

Internetni vir 2: http://www.iscar.si/, 31. 3. 2009

Internetni vir 3: http://www.evro.si/o-evru, 1. 4. 2009

Internetni vir 4: http://www.evro.si/o-evru/kje/, 1. 4. 2009

Internetni vir 5: http://sl.wikipedia.org/wiki/Logistika, 19. 5. 2009

KAZALO SLIK Slika 1: Sedeţ podjetja Iscar Slovenija, d. o. o., v IOC Trzin ................................... 9 Slika 2: Uvedba enotne evropske valute (EUR) .................................................... 10 Slika 3: Uporaba enotne evropske valute ............................................................. 11 Slika 4: Risba izdelka ........................................................................................... 19 Slika 5: Excelova evidenca .................................................................................. 20 Slika 6: Prikaz ovoja za posamezno zadevo ......................................................... 20

http://www.pmi-/

http://www.iscar.si/

http://www.evro.si/o-evru

http://www.evro.si/o-evru/kje/

http://sl.wikipedia.org/wiki/Logistika



Študija primera

KAZALO SHEM Shema 1: Notranje enote v podjetju Iscar Slovenija, d. o. o..................................... 2 Shema 2: Prikaz funkcijske organiziranosti ............................................................. 7 Shema 3: Prikaz vhodne poti naročila .................................................................. 14 Shema 4: Grafični prikaz poslovnega procesa ...................................................... 24

KAZALO GRAFOV Graf 1: Struktura zaposlenih po spolu................................................................... 11 Graf 2: Struktura zaposlenih po izobrazbi ............................................................. 12

analiza poslovnega procesa Študija primera2.1 poslovni proces “poslovni proces opredeljujemo kot...

Documents