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ANÁLISE DA APLICAÇÃO DA GESTÃO
VISUAL NA LINHA DE PRODUÇÃO DE
UMA FÁBRICA DE COSMÉTICOS
MARCOS ANTONIO DE SIQUEIRA JUNIOR (UNIVERSO)
Antonio Machado de Souza Neto (UNIVERSO)
MARIA DO CEU DE SENA MOURA (UNIVERSO)
A crescente concorrência do mercado tem resultado em constantes
mudanças culturais, tecnológicas e estruturais no cenário industrial,
sendo um dos principais fatores que estimulam as empresas a inovar
na reestruturação de seus processos para que possam se manter
eficientes, competitivas e obter os resultados almejados. Deste modo, é
de grande importância para as empresas a análise de suas
capacidades e processos produtivos para que sejam evitados
desperdícios de tempo e de recursos. Com o aumento na demanda nos
últimos anos, o setor de cosméticos é um exemplo no segmento de
serviços que necessita de uma forma de gestão eficaz perante os
concorrentes. A aplicação da gestão à vista é uma ferramenta
estratégica que melhora a comunicação, acompanhamento de
resultados, melhora de produtividade, levantamento e visualização de
indicadores e impacta de forma cultural no processo produtivo. Este
trabalho teve o objetivo de observar a melhoria no processo produtivo
de uma fábrica de cosméticos através da aplicação da ferramenta da
gestão à vista, com aplicação de quadros de gestão visual para
melhoria no processo produtivo, para criar um maior engajamento dos
colaboradores, diminuição de perdas, aumento da produtividade e
criação de metas relacionadas a produção diárias e semanais. Para
tanto, foi utilizado como método um estudo de caso de forma
quantitativa e qualitativa na linha de produção da fábrica de
cosméticos analisada, todos os dados foram coletados mediante uma
pesquisa e através de documentos fornecidos pela empresa. A
comparação entre os dados obtidos antes e depois da implantação da
ferramenta da gestão à vista mostrou que a ferramenta contribuiu para
melhoria cultural, aumento de produtividade, engajamento de
funcionários, melhor comunicação visual entre todos, eficiência da
produção e maiores iniciativas nas tomadas de decisão.
Palavras-chave: Gestão à vista; Produtividade; Cosméticos; Indústria
XXXVII ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO “A Engenharia de Produção e as novas tecnologias produtivas: indústria 4.0, manufatura aditiva e outras abordagens
avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017.
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avançadas de produção” Joinville, SC, Brasil, 10 a 13 de outubro de 2017.
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1. Introdução
Com o aumento na demanda dos produtos de cosméticos, as empresas que quisessem se
manter competitiva no mercado precisariam inovar tanto nos produtos quanto nos processos.
Existe a necessidade de aumentar a produção e fazer com que os colaboradores se sintam
parte deste crescimento fazendo com que haja uma maior integração nos processos e nos
resultados.
No entanto, algumas empresas não utilizam uma forma de gestão visível, que acarreta muitas
vezes em cobranças de resultados que não são factíveis, em falta de metas e números,
acompanhamento e a preocupação pelo todo se torna ineficaz. A importância dos
colaboradores estarem sempre visualizando as informações é para que acompanhem suas
metas e consequentemente o resultado esperado pela empresa. Metas estas que muitas vezes
são desdobradas através da demanda de produto ou serviço, logo este tipo de controle no
processo se torna de vital importância para a empresa, onde se consegue controlar resultados,
diminuir perdas e desperdícios, aumentar espírito de equipe e competitividade, tornando os
processos produtivos cada vez mais eficientes, analisando a capacidade produtiva e podendo
gerar análise de desempenho individual ou de equipes com maior facilidade.
O ideal das empresas é alcançar sempre os melhores resultados, para superarem a
concorrência, para que isso aconteça é importante que exista um acompanhamento completo
de toda gestão. Por isso a utilização de uma gestão à vista se torna viável, pois é possível
monitorar informações em tempo real, na maioria das vezes preenchidas pelos gestores, mas
em alguns casos são atualizadas automaticamente ou pelos próprios colaboradores, tornando a
interação dos resultados com todos mais dinâmica e evitando perdas de tempo com reuniões
desgastantes para lideranças e colaboradores.
De acordo com Falconi (2015), colocar dados à vista para todos, ajuda a calibrar onde deve
estar concentrado o esforço individual para que o resultado coletivo seja alcançado. Não basta
escolher qualquer indicador e estampá-lo nas paredes da fábrica ou do escritório.
Os indicadores devem ser mostrados às pessoas certas e devem atender a uma necessidade de
controle.
Esta pesquisa tem como objetivo geral determinar a melhoria no processo produtivo de uma
fábrica de cosméticos através da aplicação de uma gestão à vista. Os objetivos específicos
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estão relacionados com aplicação de quadros de gestão à vista para melhoria no processo
produtivo gerando um maior engajamento dos colaboradores, diminuição de perdas, aumento
da produtividade e criação de metas relacionadas a produção diárias e semanais.
A utilização deste método possibilita, a visualização dos principais itens de controle por toda
equipe de colaboradores e funcionários de outros setores que venham visitar ou tenham acesso
ao setor da produção da indústria, tudo é visto através de gráficos, dados e informações
gerenciais de fácil interpretação, de forma que qualquer pessoa que venha a visualizar as
informações entende o que está acontecendo ou venha acontecer futuramente no setor
analisado.
Este estudo se justifica devido ao aumento da eficiência nos processos da fábrica, facilidade
no planejamento e controle de produção, na padronização dos processos, diminuição de
perdas e desperdício de tempo como aguardar ordem de serviços ou fracionamento de insumo
pelo almoxarifado.
2. Fundamentação teórica
2.1. Planejamento e controle de produção (PCP)
O Planejamento e controle da produção bem executado é primordial para que haja confiança e
crie credibilidade dos colaboradores para com a gestão, uma má execução nesse determinado
ponto pode ser de grande importância para a falha na aplicação de uma gestão à vista. Para
Slack et al (2009), o planejamento e controle requer a conciliação do suprimento da demanda
em termos de volume, tempo e qualidade.
O alinhamento entre o que a produção necessita e o que o estoque tem disponível é a primeira
ligação entre a linha de produção com as matérias primas, levando em consideração que se o
estoque não tiver disponível o material necessário para produção, se torna inviável o
acompanhamento e o controle desta produção, sabendo-se que uma vez colocado na
programação, o programador tem que garantir que exista estoque de insumos suficiente para
atender à necessidade dos colaboradores na linha de produção.
2.2. Programação
Segundo Slack et al (2009), tendo determinada sequência em que o trabalho será
desenvolvido, algumas operações requerem um cronograma detalhado, mostrando em que
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momento os trabalhos devem começar e quando eles devem terminar. Programas são
declarações de volume e horários ou datas familiares em muitos ambientes. A programação é
parte fundamental no processo produtivo, para que não haja atrasos, perdas ou algum tipo de
surpresa que acarrete na falta de algum produto da linha de produção.
2.3. Controle estoque
De acordo com Slack et al (2009), estoque é definido como a acumulação armazenada de
recursos materiais em um sistema de transformação, algumas vezes, este termo é usado para
descrever qualquer recurso transformador de capital, como quartos em um hotel, não importa
o que é armazenado como estoque, ou onde é posicionado na operação, ele existirá porque
existe uma diferença de ritmo ou taxa entre fornecimento e demanda. Ainda segundo os
mesmos autores, existem cinco tipos de estoque, que são eles:
Estoque de Segurança;
Estoque de ciclo;
Estoque de desacoplamento;
Estoque de antecipação;
Estoque no canal.
2.4. Indicadores
De acordo com Santos (2014), os indicadores são ferramentas básicas para o gerenciamento
do Sistema Organizacional e as informações que fornecem são essenciais para o processo de
tomada de decisão. Podem ser obtidos durante a realização de um processo ou ao seu final. O
indicador é definido como um valor quantitativo realizado ao longo do tempo que permite
obter informações sobre características, atributos e resultados de um produto ou serviço,
sistema ou processo.
O que compõe os indicadores são:
O valor numérico do indicador, num determinado momento;
O referencial comparativo é um índice arbitrado ou convencionado para o indicador,
utilizado como padrão de comparação;
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As metas são os índices arbitrados para os indicadores, a serem alcançados num
determinado período de tempo são resultados ou posições a serem atingidos no futuro.
Ainda, para Santos (2014) os tipos de indicadores são:
Indicadores estratégicos: Informam o “quanto” a organização se encontra na direção
da consecução de sua visão. Refletem o desempenho em relação aos fatores críticos
para o êxito;
Indicadores de Produtividade (eficiência): medem a proporção de recursos consumidos
com relação às saídas dos processos;
Indicadores de Qualidade (eficácia): focam as medidas de satisfação dos clientes e as
características do produto/serviço;
Indicadores de Efetividade (impacto): focam as consequências dos produtos/serviços.
Fazer a coisa certa da maneira certa;
Indicadores de Capacidade: medem a capacidade de resposta de um processo através
da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.
Segundo Falconi (2014), os indicadores devem ser mostrados às pessoas certas e devem
atender a uma necessidade de controle. Os números não precisam ser abertos de uma área
para a outra, no entanto cada um precisa saber sobre o jogo que está jogando. Uma empresa
sem gestão por indicadores e metas é como um barco à deriva.
2.5. Gestão à vista
Gestão à vista é uma ferramenta que pode ser importante e pode ser utilizada para transmitir
as informações dentro da empresa de forma clara, rápida e que envolva a todos, e
normalmente pode ser feita com um custo muito baixo. É uma solução viável para melhorar a
comunicação dentro da empresa, através de quadros de avisos e de acompanhamentos,
buscando uma maior e melhor visibilidade da gestão.
Moretti (2016), diz que gestão à vista pode trazer muitos benefícios, tais como:
Identificar os processos críticos dos processos ou da empresa, pontos de controle,
eficiência operacional;
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Integração de todos os setores, os colaboradores passam a acompanhar os resultados e
desempenho de todas as equipes, compreensão de todas as atividades e dedicação de
todas para atingimento das metas e superação de desafios;
Eliminação de riscos ou falhas por falta de conhecimento gerando maior eficiência na
tomada de decisões dos processos;
Analise de indicadores e variáveis gerando uma correção de desvios e ajustes de
processos, diminuindo as perdas;
De acordo com Falconi (2014), colocar dados à vista para todos ajuda a calibrar onde deve
estar concentrado o esforço individual para que o resultado coletivo seja alcançado. No
entanto, não basta escolher qualquer indicador e estampá-lo nas paredes da fábrica ou do
escritório. Observa-se em certas empresas quadros de gestão à vista que só dão trabalho para
quem executa e ninguém nunca lê.
Dessa maneira, Greif (1991) propõe algumas etapas para o melhor desenvolvimento e
aplicação da gestão à vista: definição de objetivos prioritários; aumento do engajamento com
a descentralização da tomada de decisão; criação de cronogramas visuais; escolha de métodos
simples e a exibição dos resultados.
Entretanto, Ohno (1997), diz que o sistema automatizado, o controle visual ou a “gestão pela
visão”, pode ajudar a trazer fraquezas da produção à superfície. Isso permite adotar medidas
que fortaleçam os colaboradores envolvidos. Nas linhas de produção em que se usa Sistema
Toyota de Produção, o controle visual, o gerenciamento pela visão, é obrigatório.
Ainda, segundo o mesmo autor, compreender, é sua palavra favorita. Ele acredita que ela tem
um significado específico abordar positivamente um objetivo e compreender sua natureza. A
inspeção cuidadosa de qualquer área de produção revela desperdício e espaço para melhorias.
Não se pode entender a manufatura simplesmente caminhando pela área de trabalho e olhando
para ela, é necessário verificar o papel e a função de cada área no quadro geral através de uma
observação atenta, pode-se dividir o movimento dos trabalhadores em desperdício e em
trabalho.
Para Rosa (2012), a gestão visual funciona como uma rápida “olhada”, possibilitando que o
colaborador entenda a situação, tornando-a transparente, focando no processo e não nas
pessoas, priorizando o que realmente é necessário. É como um sistema de planejamento,
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controle e melhoria contínua. É a colocação das ferramentas, indicadores de desempenho, em
local fácil, resultando benefícios a organização, melhorando a compreensão sobre o
funcionamento do processo, aumenta a conscientização para eliminação de desperdícios e
fornece uma visualização imediata dos procedimentos operacionais padrões utilizados.
Esse processo de exibição de informações serve para observação de qualquer pessoa que entre
no local de trabalho, mesmo aqueles que não estejam familiarizados com os detalhes dos
processos, podem muito rapidamente ver o que está acontecendo e entendê-la. Muitas
empresas, na prática de melhoria contínua, que a produção flua sem interrupções, chegam a
adotar a forma de sistema de andon (um termo que se refere a um sistema utilizado para
notificar gestão, manutenção e outros colaboradores que trabalham em um processo).
Desta forma, são colocadas luzes, verde, amarelo e vermelho ou montam torres no alto do
processo, onde permite que se veja o estado de praticamente todas as máquinas. Uma luz
verde significa a máquina está funcionando bem, enquanto a luz amarela geralmente indica a
máquina está funcionando, mas requer atenção. Uma luz vermelha quase sempre significa que
o processo foi interrompido e requer atenção imediata.
Dessa maneira, Falconi (2015), defende que os principais itens de controle devem ser
expostos em local apropriado de tal forma que sejam de fácil acesso a toda a sua equipe
(gerentes, assessores, supervisores e operadores). Isto é o que se denomina gestão à vista, nela
devem ser colocados dados e informações dispostos de tal forma que não seja necessário
esforço de interpretação do leitor, ainda segundo o autor, a verdadeira gestão à vista, basta
apenas olhar para entender. Um gráfico grande, contendo o item de controle, deve ser
colocado na parede no local de trabalho, tendo como exemplo os funcionários do faturamento
devem ter um gráfico grande na área de trabalho para que sintam satisfação de ver a
“porcentagem de faturas defeituosas” caindo.
3. Metodologia da Pesquisa
A metodologia consistiu em um estudo de caso através de pesquisa de campo com abordagens
qualitativas e quantitativas. Para Yin (2015), relata que o estudo de caso pode ser sobre
qualquer tópico, mas deve ter usado algum método empírico e apresentado algum dado
empírico quantitativo ou qualitativo.
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O estudo foi realizado numa empresa de cosméticos localizada no estado de Pernambuco, que
atua no setor de cosméticos desde 1986 na produção de Xampus, condicionadores,
hidratações, removedores de esmaltes. Sua produção está voltada principalmente para o
público feminino. Em 2012 a empresa começou a atuar com um forte trabalho no mercado
internacional exportando para países da Europa e África.
Este estudo foi realizado no processo de produção de produtos de cosméticos. O processo de
fabricação de xampus, cremes e removedores se dá de uma forma muito ampla, com isso será
explorado apenas a aplicação da gestão à vista na parte produtiva de envase, rotulagem e
embalagem dos produtos. De forma geral, o processo produtivo pode ser representado pela
figura 1.
Figura 1 – Processo produtivo de um Xampu
Fonte: Dados da empresa (2015)
Considerando os assuntos referente a produtividade, tempo, perdas, aspectos sociais e suas
diferenças durante o processo de implantação da ferramenta de gestão à vista, sabe-se que a
aplicação desta ferramenta da gestão da qualidade está ligada ao ponto de vista de melhorias e
mudanças que afetam diretamente o processo produtivo e as pessoas envolvidas, esse é um
estudo de caso que contará com as abordagens qualitativas e a quantitativas para os itens
analisados.
A coleta de dados foi realizada através de análise dos documentos, planilhas, sistema da
empresa (SINGEM), além de observação e entrevistas informais com os colabores através de
questionários. A entrevista com os colaboradores tratou sobre a melhoria proposta na
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sistemática do processo produtivo. A pesquisa foi realizada com 15 homens e 7 mulheres da
área de produção.
Também foi observado na organização o acompanhamento do processo de produção dos
produtos, Identificação de todas as tarefas que integram o processo de produção,
cronometragem dos tempos de cada setor e comparado com os dossiês (documento
preenchido pelos colaboradores em cada processo), cálculo da capacidade produtiva e análise
das necessidades de produção nas planilhas conforme demonstra a Figura 2.
Figura 2 – Planilha de acompanhamento da necessidade de produção
Fonte: Dados da empresa (2016)
Durante o estudo também foi observado e realizado a validação de todas as planilhas e
gráficos com o sistema e documentos fornecidos, foi feito acompanhamento nas linhas de
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produção e nos setores, a produção de frascos e potes conforme demonstra a figura 3, a
manipulação de produtos de acordo com a figura 4, as linhas de envase vide figura 5 e a
rotulagem de frascos e montagem de kits e embalagens conforme demonstra a Figura 6.
Figura 3 – Produção de frascos e potes Figura 4 – Manipulação de produtos
Fonte: Dados da empresa (2016) Fonte: Dados da empresa (2016)
Figura 5 – Linha de envase Figura 6 – Rotulagem e embalagem
Fonte: Dados da empresa (2016) Fonte: Dados da empresa (2016)
4. Análise dos resultados
4.1. Análise de dados
De acordo com a pesquisa realizada com os colaboradores da área de produção da fábrica,
sobre a importância de se ter de forma visual os resultados e perceber o acompanhamento. Foi
observado que 100% dos entrevistados consideram importante saber o quê, quanto, e quando
produzir e que é relevante a visualização dos resultados. Cerca de 77,3% afirmam não saber
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que a sua meta irá afetar a sua produção. 100% da equipe acha relevante o acompanhamento
dos resultados e diz que estimula sua produtividade. 100% da equipe também afirma que
antes não sabia o quanto deveria ser produzido e que quando se tem uma orientação o
problema fica mais fácil de resolver principalmente quando os resultados estão na gestão à
vista.
O resultado da pesquisa constatou que os colaboradores da linha de produção se importam de
alguma forma com os resultados que devem ser alcançados por todos e se preocupam com a
meta que deve ser atingida.
4.2. Processo antes da aplicação da gestão à vista
Antes da implantação da ferramenta da gestão à vista a empresa sofria com uma demanda
crescente de seus produtos e com a falta constante dos mesmos em seu estoque de produto
acabado. A falta de contato dos colaboradores com a necessidade dos produtos e o
acompanhamento de sua produtividade afetava diretamente o suprimento de produto acabado
no estoque, acarretando em perdas de vendas e problemas motivacionais dos próprios
colaboradores.
Todavia, os funcionários reclamavam que a produção era desorganizada pelo fato de que eles
nunca sabiam o que iriam produzir com antecedência e em nenhum momento eles viam a real
importância do que estavam fazendo, havia falta de matéria prima e desorganização do tempo
de produção, gerando horas extras e despesas desnecessárias para a empresa. Não existia
nenhum tipo de registro de satisfação dos colaboradores em relação a sua produtividade, não
havia acompanhamento real da produção e da necessidade de produtos a serem produzidos,
havia muita falta de comunicação entre os setores, gerando conflito de interesses e causando
desgastes emocionais e físicos que afetavam diretamente e indiretamente os processos e a
produtividade.
Cada setor é responsável por descrever em um documento o dia de produção, o tempo que foi
feito cada produto e em que processo, conforme demonstra a figura 7, após o termino do lote
esse documento que foi preenchido é enviado ao PCP para que possa ser coletado os dados
fornecidos pelos colaboradores e em seguida preenchido no sistema utilizado pela empresa
(Singem) para dar entrada no sistema como produto acabado, e no mais, nenhuma informação
era coletada para nenhum tipo de análise.
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Figura 7 – Documento onde o colaborador preenche os dados do processo.
Fonte: Dados da empresa (2015)
4.3. Processo após a aplicação da gestão à vista
Após a implantação da ferramenta de gestão à vista, a empresa identificou várias mudanças
que podem ser visivelmente notadas como pontos de melhorias, na área de organização,
comprometimento, produtividade, eficiência, satisfação dos colaboradores, diminuição de
perdas. O arranjo físico permaneceu, mas os colaboradores foram divididos em equipes para
facilitar a distribuição das tarefas, a elaboração e distribuição das metas e o acompanhamento
da produtividade por setor conforme demonstra a figura 8.
O comprometimento com a empresa começou a se tornar ponto forte dos colaboradores, a
partir do momento em que eles viam a real necessidade de seu trabalho e na hora que era
realizado fazia a diferença na meta final como mostra a figura 9, a integração com os
processos, fazendo com que aumentasse a participação em todas as etapas da produção,
instigando a colaboração dos trabalhadores até com ideias de melhorias para o processo.
O aumento da produtividade foi percebido e visto por todos, houve um acréscimo geral de
20% em torno de 52% dos produtos. A criação do indicador e o acompanhamento facilitou a
aplicação da ferramenta. Em média uma produção de 600 unidades de Xampu de 300ml era
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produzido em 1 hora, agora nesse mesmo tempo é produzido 720 unidades de Xampu de
300ml. Na linha de envase, rotulagem e embalagem todos os colaboradores foram capacitados
e treinados para exercer todas as funções, aumentando o nível de conhecimento dos
trabalhadores e diminuindo as chances de erros no processo que poderiam ocorrer.
O índice de reclamação por falta do conhecimento de suas tarefas reduziu em 100%, o
acompanhamento da produção aumentou, diminuindo os gargalos que eram gerados por
alguns processos que impediam a continuação de outros, que acabavam criando algum
transtorno maior como tempo ocioso de alguns colaboradores, perdas de produtos, falta de
produto acabado no estoque, perda de venda de alguns produtos.
Figura 8 – Quadro de distribuição de tarefas
Fonte: Dados da empresa (2016)
Figura 9 – Acompanhamento de resultados
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Fonte: Dados da empresa (2016)
5. Conclusão
A realização desse estudo possibilitou uma análise satisfatória sobre a importância e os
impactos causados na aplicação da gestão à vista no processo produtivo de indústria de
cosméticos de Pernambuco.
A pesquisa revelou que a implantação da ferramenta da gestão à vista afetou de forma positiva
a cultura da organização, deixando de forma fácil a visualização e o acompanhamento dos
eventos do processo e os resultados neles alcançados. Após a implantação da gestão à vista os
colaboradores podem observar as metas, se sentem motivados para obtenção de números cada
vez maiores, aumentam seu nível de comprometimento a cada desafio e mantém a
preocupação com seus resultados que vão impactar no resultado da empresa.
Ficou evidenciado que o custo versus benefício alcançado na aplicação da ferramenta também
foi satisfatório, tendo em vista que, sem realizar grandes investimentos pode ser feito uma
mudança na forma de acompanhamento e transparência de resultados e que afetaram de forma
bastante positiva a produtividade dos colaboradores e dos processos. Melhorou também a
iniciativa na tomada de decisão, direcionamento nas informações, otimização dos processos e
a melhoria na comunicação. De acordo com os resultados obtidos com a implantação da
gestão visual na linha de produção da fábrica de cosméticos, gerou um incentivo maior para a
empresa estender essa ferramenta de gestão por todos os outros setores da empresa.
Mesmo com os grandes benefícios é importante levar em consideração que para a aplicação
na prática da ferramenta foi exigido um grande esforço e determinação dos níveis gerenciais
no que se refere à padronização correta dos processos e resistência dos funcionários em
concordar com as mudanças.
A proposta do tema abordado neste trabalho traz como sugestão a possibilidade de outros
estudos desta mesma área de conhecimento, temas que possam auxiliar com maiores
informações de forma que ampliem o nível de conhecimento tanto na aplicação da gestão à
vista como das ferramentas de melhorias.
Referências
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