Arbetsgivare: Så här skickar du in eSARA-filer till FPA

2016

Innehåll

• Krav på löneprogrammet • Krav på användaren • Filerna som skickas in • Ansökningar som skickas i eSARA-filer • Meddelanden som skickas i eSARA-filer • Blanketter som inte kan skickas i eSARA-filer • De olika faserna när filer skickas in • Att beakta då filer skickas in • Kontrollera sändningen • Rättelse av felaktiga uppgifter • Ny löneanmälan (XML-fil)

2

Krav på löneprogrammet

• Den s.k. eSARA-funktionen ska vara integrerad i löneprogrammet • Motsvarande uppgifter som på blanketterna Y17 och SV18

• FPA tar emot eSARA-filer • i form av sekventiella filer, versionerna 3.6 och 3.7 • på XML-formspråk, version 1.0

• eSARA-program med sekventiella filer måste övergå till XML inom de närmaste åren • våren 2016 tas version 3.6 inte längre emot • med version 3.7 kan man fortsättningsvis skicka

ansökningar, utom de som gäller partiell rehabiliteringspenning

3

Krav på användaren

Användaren bör ha • s.k. Stark Katso-kod • Auktorisering av arbetsgivarorganisationen och • Katso-rollen ”Ansökningar, betalningar och beslut” • Huvudanvändaren inom arbetsgivarorganisationen

kan bevilja auktorisering, behörigheter och roller till andra organisationer, exempelvis en bokföringsfirma.

• Läs mer om Katso-koder skapas på www.yritys.tunnistus.fi 4

Ansökningar som skickas i eSARA-filer

• Med eSARA-filer kan man söka följande förmåner åt arbetsgivaren (inom parentes förmånens beskrivningskod) • Sjukdagpenning (01), partiell sjukdagpenning (02), förmån

vid smittsam sjukdom (07) och donationsdagpenning (08) • Moderskaps-, faderskaps- och föräldradagpenning (03)

samt särskild moderskapspenning (04) • Rehabiliteringspenning (05) Dessa förmåner söks åt arbetsgivaren genom att lönen för

frånvarotiden anges på eSARA-blanketten (t.ex. Ansökan Y17)

• Semesterkostnadsersättning − Ersättning för semesterkostnader som uppkommit under

föräldradagpenningstid (blankett SV18)

5

Meddelanden som skickas i eSARA-filer

• I eSARA-filer kan man skicka meddelanden med förmånskoderna 01–08 • Den s.k. 6 månaders arbetsinkomsten som ska uppges i

ansökan • Frånvaro utan lön • En tilläggsutredning som hänför sig till en ansökan som

skickats in tidigare (på blanketten skapas endast textfältet Ytterligare uppgifter / Lisätieto)

• Tilläggsuppgifter som hänför sig till semesterkostnadsersättning (SV18) kan än så länge skickas endast i form av en sekventiell fil

6

Blanketter som inte kan skickas i eSARA-filer

• Följande blanketter kan skickas elektroniskt till FPA endast via e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi) • Ansökan som gäller partiell rehabiliteringspenning • Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på

föräldradagpenning • Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på partiell

sjukdagpenning • Arbete utomlands • Intyg över arbetstiden med tanke på barnavårdsstöd

7

Krav på löneprogrammet – eSARA-funktion 11/2015

8

Löneprogram Sekventiell fil 3.7 XML version 1.0

CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Lön x CGI Satus och Sonet x CGI Pegasos x Mepco x Personec F och W x EmCe x CGI Populus x CGI Prima x

Filerna som skickas in

• Du kan skicka in ett valbart antal filer på samma gång.

• Du kan i en och samma fil samla så många blanketter/poster du vill från en eller flera arbetsgivare som har beviljat auktorisering.

• Filer som skickats in visas under Arkiv på Ilmoitin.fi - Filer som skickats in visas på Ilmoitin.fi endast för

avsändaren Det lönar sig att börja med små filer när flera filer

skickas in. Kom överens i din organisation om vem eller vilka

som får skicka in filer. 9

De olika faserna när filer skickas in

• Om löneprogrammet inte har någon gränssnitts-applikation ska du sammanställa filen och spara den i löneprogrammet eller på det sätt som man kommit överens om inom organisationen, och skicka in den via tjänsten Ilmoitin.fi enligt följande: 1. Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi

2. Välj Katso OTP-autentisering 3. Autentisera dig med dina personliga Katso-koder 4. Välj Inlämnande av materialet 5. Kontrollera att filerna är korrekta 6. Skicka in en eller flera felfria filer 7. Vid behov kan du med arkivfunktionen kontrollera att sändningen

lyckades 8. Vid behov kan du kontrollera de inskickade blanketterna via e-tjänsten för

arbetsgivare på fpa.fi.

10

De olika faserna när filer skickas in – Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi

11

Man kan logga in på tjänsten endast med Katso-koder.

De olika faserna när filer skickas in – Välj Katso OPT-autentisering

12

Välj OTP

De olika faserna när filer skickas in – Autentisera dig med personliga Katso-koder

13

När du har Logga in ber systemet att du ger ditt

personliga engångslösenord.

De olika faserna när filer skickas in – Välj Inlämnande av materialet

14

Välj Inlämnande av materialet om du skickar en eSARA-fil eller vill kontrollera filens formella riktighet.

Förnamn Efternamn

De olika faserna när filer skickas in – Kontrollera den formella riktigheten av filerna

15

Du kan skicka ett felfritt material, kontrollera flera filer och ta bort kontrollerade filer.

Förnamn Efternamn

Förnamn Efternamn

De olika faserna när filer skickas in – Skicka in en felfri fil

16

Med knappen Skicka överförs

filen till FPA:s server.

00000-123A

Att observera när filer skickas in – Skicka inte samma fil på nytt

17

Avbryt insändandet om du får detta meddelande

Filer som visas under Arkiv har överförts till FPA. Filer som har skickats in tidigare visas bara för avsändaren.

Att observera när filer skickas in– Red ut felen

18

Öppna felförteckningen och ta reda på vad felet beror på. Rätta felen i löneprogrammet. Det räcker med en enda felaktig blankett för att materialet inte

ska gå att skicka.

00000<-123A

Att observera när filer skickas in – Rätta felen i löneprogrammet

19

• Fel markeras med rött • Anmärkningar markeras med gult • I beskrivningen av felet visas den personbeteckning som ingår

i blanketten där det angivna felet finns (XML) • Rätta felet i löneprogrammet och sammanställ filen på nytt.

Välj i Ilmoitin-tjänsten en ny kontroll av filen.

Kontrollera inskickat material – i Ilmoitin.fi

20

• Inskickade filer visas endast för den person som skickade dem.

• En fil som skickats in visas omedelbart efteråt under Arkiv.

• När filen visas under Arkiv betyder det att sändningen lyckades.

• Ilmoitin överför filerna till FPA.

• FPA överför filerna till sina förmånssystem på vardagar från ungefär kl. 22.30.

Du kan kontrollera inskickade eSARA-blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi) enligt enskilda arbetsgivare och enligt enskilda personbeteckningar: 1. Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare med Katso OTP-kod. 2. Välj den arbetsgivare för vars räkning du har skickat in en eSARA-

fil. 3. Välj alternativet "Jag loggar in på tjänsten med arbetstagarens

personbeteckning". 4. I navigatorn väljer du "Tidigare ärenden". 5. Välj den förmån som den inskickade eSARA-blanketten gällde. 6. Välj det datum då blanketten skickades in. 7. Kontrollera innehållet i blanketten.

21

Kontrollera inskickade blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare

Kontrollera inskickat material –- Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare

22

• Om du har beviljats auktorisering av flera organisationer ska du välja rätt FO-nummer.

• Om du har flera olika behörigheter för organisationen i fråga ska du välja alternativet "Jag loggar in på tjänsten med arbetstagarens personbeteckning".

• http://www.fpa.fi/etjanst-arbetsgivare

Du kan välja svenska på följande sida när du tryckt

OK

Logga in med arbetstagarens personsignum

Kontrollera inskickat material – Välj Tidigare meddelanden

23

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Efternamn, Förnamn

Du kan se de ansökningar och meddelanden som tidigare har

skickats in elektroniskt för samma arbetsgivares räkning och som gäller enskilda arbetstagare.

Kontrollera inskickat material – Välj förmån

24

• Välj den förmån som den tidigare blanketten gällde.

• Namnet på förmånen visas om blanketter har skickats in under innevarande år eller under de 2 föregående kalenderåren.

• I menyn visas också de förmåner för vilka blanketter kan skickas in endast via e-tjänsten för arbetsgivare.

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Efternamn, Förnamn

Kontrollera inskickat material – Öppna blanketten enligt datum

25

1234567-8 Yritys Ky

010101-123A Efternamn, Förnamn

• Klicka på datum för att öppna pdf-blanketten.

• I förteckningen visas också de blanketter som skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare.

Kontrollera pdf-blanketten

26

Blankettens kod börjar med ESR om den har skickats som eSARA-fil och med ESA om den har skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare. 010101-123A Efternamn, Förnamn

1234567-8 Yritys Ky

Är arbetsgivarens namn rätt skrivet? • Namnet fås från Katso-

tjänsten, om blanketten har skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare.

Ange arbetsgivarens namn i eSARA-filen på samma sätt som det har angetts i Katso-tjänsten.

Tilitoimisto Heinäsirkka Sirkka Heinä PB 10 00000 Stad

Sirkka Heinä 040-123567 Sirkka@heinasirkka.fi Förnamn Efternamn

010101-123A Efternamn Förnamn

1234567-8 Yritys KY

Kontrollera pdf-blanketten – Observera hur valet av "Ny löneanmälan" inverkar på texten i blanketten

27

Om löneprogrammet använder formspråket XML är det alltid frivilligt att välja Ny löneanmälan. • Om alternativet Ny

löneanmälan inte har valts och inget datum har angetts tolkas uppgiften som ett Nej-alternativ, och dagpenningen betalas till arbetstagaren själv efter den angivna löneperioden.

Om sekventiella filer används i löneprogrammet är det obligatoriskt att göra ett val, ifall den angivna löneperioden inte täcker hela arbetsfrånvarotiden.

Frågor och respons

• Frågor som gäller innehållet i förmånerna besvaras på servicenumret för arbetsgivare 020 692 239 (mån–fre kl. 9–16)

• Mer information: www.fpa.fi/arbetsgivare • Prenumerera på våra nyhetsbrev:

www.kela.fi/uutiskirjeet (t.ex. Työnantajainfo för arbetsgivare) och www.fpa.fi/nyhetsbrev (FPA-info)

• Frågor som gäller FPA:s e-tjänst kan skickas per e-post på adressen esara(at)fpa.fi

28