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Archivo de
Bogotá
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
SECRETARÌA GENERAL
SECRETARÌA GENERAL
Se define como el conjunto de instituciones archivísticas
públicas o privadas con funciones públicas y aquellas
privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema,
sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley,
que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos, promueven el
desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Cómo se define?
SECRETARÌA GENERAL
ANTECEDENTES
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
La política de
archivos
Los cambios
administrativos
Los archivos
en el País
SECRETARÌA GENERAL
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
1. La política de archivos:
✔ Los archivos están estrechamente ligados al surgimiento
del Estado-Nación.
✔ Repositorios documentales se han ido definiendo como
parte del patrimonio cultural de una nación y necesarios
para su administración.
✔ El Colombia se llevó a cabo una redefinición de las
funciones del Archivo: Servir de soporte a la acción estatal
y garantizar los derechos ciudadanos.
✔ En 1868 Gobierno de Santos Acosta condujeron a expedir
las primeras normas que marcan el inicio de una política
archivística para Colombia.
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1. La política de archivos:
✔ El siglo XX es importante para la consolidación de
políticas archivísticas la adopción por parte de los estados
de políticas culturales y la aparición de entidades
regionales y nacionales en defensa de la identidad y
diversidad cultural.
✔ A finales de los años sesentas organismos como la
UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos,
acentuaron su acción con el propósito de interesar a los
distintos gobiernos para que adoptaran las políticas
archivísticas como esenciales para el desarrollo de los
sistemas de información, defensa de la identidad cultural.
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2. Los cambios administrativos
✔ La actividad archivística en Colombia se formalizó a partir
de 1868, cuando por disposición del General Santos Acosta
se creó el Archivo Nacional y fue adscrito a la Secretaría
del Interior y Relaciones Exteriores mediante Decreto 1134
del 17 de enero de 1868
✔ En 1880, mediante la Ley 106 del 23 de agosto se
incorporó a la Universidad Nacional el Archivo de la Nación
correspondiente a la época de la Colonia.
✔ En 1905, mediante la Ley 38 del 27 de abril se ordenó que
el Archivo del Consejo de Estado y la Biblioteca pasaran al
Ministerio de Gobierno.
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✔ En 1935, según la Ley 57 del 23 de noviembre el Archivo
Nacional se organizó como Departamento Administrativo
dependiente del Ministerio de Gobierno.
✔ En 1937, por decreto legislativo número 205 el Archivo
Nacional fue incorporado a la Biblioteca Nacional y por lo
tanto adscrito la Ministerio de Educación Nacional.
✔ En 1963, por decreto 909 del 19 de abril se reorganizó la
Biblioteca y el Archivo Nacional, se establecieron nuevas
funciones y se incorporaron como estidades asesoras y
coordinadoras un Consejo Nacional de Archivos y una
Junta de Selección y Adquisiciones.
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2. Los cambios administrativos
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✔ En 1968, por decreto ley número 3154 se creó el Instituto
Colombiano de Cultura -COLCULTURA- se le asignó la
custodia del patrimonio documental de la Nación, por lo
tanto el Archivo Nacional se integró a este instituto.
✔ Finalmente, en 1989 mediante la ley 80 del 22 de
diciembre se crea el Archivo General de la Nación -AGN- y
establece que la División de Archivo Nacional dependiente
de de la Subdirección de Patrimonio Cultural de
COLCULTURA se incorpore a la nueva entidad.
Adicionalmente, se establece que el Archivo General de la
Nación es un establecimiento público del orden nacional y
adscrito al Ministerio de Gobierno.
2. Los cambios administrativos
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3. Los archivos en el país
Hablar de la situación de los archivos en Colombia, es
hablar de su riqueza e importancia de su patrimonio
documental. Además porque dan cuenta del proceso de
conformación de la sociedad colombiana desde el Siglo
XVI.
✔ Colombia tiene conservado el archivo de la
administración central española de la nueva Granada y la
administración republicana.
✔ Posee también archivos de la época colonial, de la época
de la independencia y de la época republicana.
Dispone de los archivos eclesiásticos, entre otros.
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Y de la conservación (…)
✔ Saqueo e incendios de los archivos de algunos
ministerios y otros organismos oficiales en abril de 1948.
✔ Incendios, saqueos, inundaciones, demoliciones de los
locales y la destrucción voluntaria y sistemática de la
información documental.
✔ Adicionalmente, en muchos casos quienes estan en
contacto directo con los documentos no tiene idea clara
acerca de su valor y menos aún de los requisitos exigidos
para su conservación.
3. Los archivos en el país
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3. Los archivos en el país
✔ Finalmente, los archivos enfrentan serias dificultades en
materia presupuestal y financiera, lo que genera los
problemas antes mencionados.
✔ La razón, porque los archivos no ocupan una posición
sólida y jerárquica dentro de la estructura organizativa de
las entidades.
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Características
del S.N.A
Es un programa interinstitucional y
multidisciplinario de alcance
nacional
Actúa en un marco de referencia
cooparticipativo.
Es práctico y flexible
Todos los nivels del S.N.A pueden
interactuar simultáneamente debido a
su composición y funciones.
No suplanta programas o acciones
en proceso.
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Y SU ESTRUCTURA
Nivel Nacional
Órgano
Coordinador
(AGN)
Nivel Departamental
Órgano
Coordinador
(AGD)
Niv
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nic
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l
Órgano
Coordinador
(AGD)
Órgano
Coordinador
(AGM)
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Programas del S.N.A.
1. Compromiso Institucional
2. Capacitación
3. Gestión Archivística
4. Normalización
5. Fomento
6. Recursos Financieros
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1. Compromiso Institucional
Creación de archivos entro de
la estructura orgánica
Inclusion en los planes de
desarrollo
Articulación con otros sistemas
nacionales y de información
Normativa archivística
Asignacion de recursos
Programas del S.N.A.
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2. Capacitación
Seminario Nacional del S.N.A
Cursos básicos de archivística
Acompañamiento regional en
procesos de formación y
capacitación
Convenios con instituciones de
formación profesional (creación de
programas de posgrado)
Seminarios especializados
(Ley del archivista)
Programas del S.N.A.
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Programas del S.N.A.
3. Gestión Archivística
Censo guía de archivos Programa de Gestión
Documental - PGD
Sistema integrado de
conservación de archivos
Gestión de documentos
electrónicos de archivo
Sistema Integrado Nacional
De Archivos Electrónicos (SINAE)
Red nacional de
archivos
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Decretos: TRD
Transferencias documentales
Sistema Nacional de Archivos
Acuerdos: Reglamento General de Archivos
Servicios de Archivo
Organización Archivos de Gestión
Tablas de Retención Documental - TRD
Organización fondos documentales acumulados- FDA
Comunicaciones Oficiales
Conservación y Preservación
Historias Laborales
Programas del S.N.A.
4. Normalización
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Programas del S.N.A.
4. Normalización
Circulares: Cumplimiento de legislación
Implementacion nuevas tecnologias
Estructura del S.N.A
Inventarios documentales
Resoluciones: Comités Técnicos S.N.A
Archivos Especializados
Historias Clínicas
Cero Papel
Normas Técnicas: Descripcion archivistica - Microfilmación de
documentos soportes documentales - Medición de Archivos y
Gestion Documental.
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Programas del S.N.A.
5. Fomento
Talleres para grupos de población
Visitas guiadas
Pasantías
Prácticas profesionales
Exposiciones
Publicaciones
Convenios nacionales e internacionales
Reuniones Consejos de Departamentos,
Distritos y Municipios
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Programas del S.N.A.
6. Recursos Financieros
Presupuesto
Nacional
Proyectos
de Inversión
Recursos
propios
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Y SU RELACION CON EL
SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS
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Plan de desarrollo
El proyecto 7379 “Archivo de Bogotá: por una memoria diversa e incluyente”, en el Plan de Desarrollo “BOGOTÁ HUMANA” 2012-2016, su clasificación se encuentra en el Capítulo IV en los artículos 33, 34 y 43 del Plan.
Su estructura es la siguiente:
1. Eje: una Bogotá que defiende y fortalece lo público.
2. Programa: fortalecimiento de la función administrativa y desarrollo institucional.
3. Proyecto prioritario: BOGOTÁ HUMANA al servicio de la ciudadanía.
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Estructura Archivo de Bogotá
DIRECCIÓN
Subdirección
Sistema Distrital de Archivos Subdirección
Sistema Distrital de Archivos
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Estructura Archivo de Bogotá
DIRECCIÓN
Grupos de trabajo
Comunicaciones
Oficina de asesores
Proyecto editorial
Investigaciones
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Formula, coordina y ejecuta las políticas de gestión
documental en el Distrito y asesora a las entidades de la
administración distrital.
Subdirección Sistema Distrital
de Archivos
Implementación
del SIGA
Elaboración de guías de
gestión documental Asesorías y asistencias
técnicas
Acompañamiento en
formulación TRD Acompañamiento en
formulación FDA
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Acopia, conserva, organiza, difunde y pone en servicio los fondos y
colecciones con valor patrimonial de las entidades de la administración
distrital y para la ciudadanía en general.
Subdirección Técnica
Acopio Hemeroteca, fonoteca y
videotecas bogotanas
Valoración y
referencia
Catalogación y
descripción
Conservación, restauración
y reprografía Servicios al público
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Nuestros Servicios
Para las Entidades Distritales
- Normalizar la Administración Documental en las Entidades Distritales a través del SAAD.
- Recuperar y conservar los documentos de valor patrimonial del Distrito.
- Adquirir y procesar técnicamente diversos fondos y colecciones públicas y privadas para
constituir el patrimonio documental de la ciudad.
Para los Archivistas
- Actualizaciones permanentes en temas de archivo, estándares internacionales y política
sectorial.
- Centro de encuentro en investigación.
- Edición de manuales de interés para la gestión documental.
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Nuestros Servicios
Para la comunidad
- Consulta de nuestros fondos documentales de las entidades del Distrito, privados y bibliográfico.
- Los de Entidades Distritales contienen información sobre servicios públicos y vivienda;
arquitectura, ciudad y obras públicas; salud y deporte; y gobierno de la ciudad y sus localidades.
- Los privados, con información sobre arquitectura, finanzas, literatura, comunicaciones, fotografía
y planificación urbana.
- El bibliográfico con 25.000 libros y publicaciones seriadas sobre diferentes aspectos de Bogotá.
- Exposiciones fotográficas, audiovisuales y documentales, abiertas al público en general.
- Investigaciones.
- Uso pedagógico de la memoria de la ciudad.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Colecciones e Instrumentos Técnicos
Elaboración de 5 guías, 2 metodologías y 1 manual en temas de gestión documental:
- Guía para la transferencia de documentación que reposa en las diferentes entidades del Distrito
hasta el año 1965.
- Guía para las transferencias de documentos sobre los cuales se ha determinado
su condición de conservación permanente.
- Guía para las trasferencias al Archivo de Bogotá de ejemplares e informes finales de las
investigaciones y estudios técnicos y científicos.
Guía para el diagnóstico de fondos documentales acumulados para las entidades distritales.
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Alianzas Estratégicas
- Radio Televisión Nacional de Colombia
- Creación y consolidación de la fonoteca y
videoteca de la ciudad.
Universidad Distrital Francisco José de
Caldas
- Convocatorias de investigación académica
2012-2013.
- Creación del programa académico «Gestión
documental»
- Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano
- Apoyo en la creación de la fonoteca y
videoteca
de la ciudad.
- IDARTES
- Formulación de políticas públicas de gestión cultural.
- Apoyo en eventos interinstitucionales.
Archivo General de la Nación
- Consolidación de la política archivística distrital
- Eventos académicos
- Alta Consejería para el Derechos de las Víctimas
y el Centro de Memoria
- Consolidación de una política pública para los
archivos
de Derechos Humanos.
- Investigaciones académicas.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Colecciones e Instrumentos Técnicos
Guía para la elaboración, presentación, aprobación, aplicación, seguimiento y actualización de las
Tablas de Retención Documental para las Entidades Distritales.
Guía del Sistema Integrado de Conservación.
Metodología de diagnóstico del estado de gestión documental y la organización de Archivos.
Metodología para la gestión documental enfocada en procesos en la administración pública distrital.
Manual de construcción y adecuación de espacios para archivos en el Distrito Capital.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Elaboración de 36 guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos
transversales y misionales :
18 guías para la gestión normalizada de los documentos generados en los procesos misionales.
- Administración de canales de servicio al ciudadano.
- Administración de políticas de servicio al ciudadano en las entidades distritales.
- Administración de políticas en TICS en las entidades distritales.
- Asesoría y acompañamiento al operador disciplinario.
- Campañas de comunicación organizacional.
- Coordinación de la gestión jurídica en el distrito capital.
- Defensa, protección y promoción de derechos humanos.
- Direccionamiento, programación y seguimiento a la gestión.
- Elaboración de impresos, registro distrital y publicación de contratos.
- Formulación, seguimiento y evaluación de políticas disciplinarias.
- Inspección vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
- Acompañamiento a 71 entidades distritales en la construcción e implementación del Subsistemas
Internos de Gestión Documental y Archivos – SIGA.
- Revisión y elaboración de 49 conceptos técnicos sobre las tablas de retención documental
enviadas por las entidades distritales
- Realización de 5 talleres de divulgación sobre la aplicación de la “Guía para elaboración
presentación, aprobación, aplicación, seguimiento y actualización de las Tablas de Retención
Documental a las 71 entidades distritales.
- Elaboración de 18 diagnósticos de gestión documental.
- Entrega y difusión a 13 entidades distritales “Metodología de diagnóstico del estado de gestión
documental y la organización de Archivos” y acompañamiento en la elaboración de diagnósticos
integrales de gestión documental y de fondos documentales acumulados.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
- Acompañamiento a 17 entidades distritales en la intervención de sus fondos documentales
acumulados.
- Realización de 45 transferencias documentales secundarias al Archivo de Bogotá provenientes de
las entidades distritales.
- Realización de 136 monitoreos y control de condiciones ambientales preventivo y curativo.
- Realización de 526 asesorías y acompañamiento a las entidades distritales en la implementación del
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo – SIGA, gestión documental y organización
técnica de sus archivos.
- Realización de 2 seminarios internacionales en temas relacionados con la gestión
- documental: Archivos y documentos electrónicos.
- Archivos y ciudades digitales
- Realización del diplomado de gestión documental enfocada en procesos.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Procesos Técnicos
- Descripción: 433.889 unidades documentales sometidas a procesos de catalogación,
descripción y organización archivística
- Conservación: 430.191 unidades sometidas a procesos complementarios
de conservación y restauración de documentos
- Sala de Consulta: 17.340 usuarios beneficiados. Fueron consultados 56 fondos
y colecciones del patrimonio documental que custodia el Archivo de Bogotá.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
DIVULGACIÓN - Exposiciones
Como producto del diseño y ejecución de la estrategia general de divulgación, promoción cultural y
apropiación social de la memoria de la ciudad se realizaron 36 exposiciones:
- Álbum de Bogotá 1910-1950.
- Memoria familiar y local.
- Fútbol Dorado.
- Mutis vive en Bogotá.
- Navidad, dulce Navidad.
- Casas bogotanas de los años 20.
- Fotográfica Bogotá 2009. laberintos del rostro.
- Bogotá Internacional: una mirada al mundo.
- Gabo, cuando era Cachaco y Feliz.
- Caricaturas, memoria privada y espacio público.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
DIVULGACIÓN - Eventos
- FIESTA DE LA INDEPENDENCIA
El 20 de julio de 2010, a las 7:00 PM, se llevó a cabo un gran espectáculo en la Plaza de Bolívar con
la asistencia de cerca de 30 mil personas.
- INXILIO, SENDERO DE LÁGRIMAS
Montaje coreográfico presentado en el Coliseo Cubierto El Campín, en diciembre de 2010,
con la interpretación de la Sinfonía No. 3 de Henryk Górecki por parte de la Orquesta Filarmónica de Bogotá.
- 100 MANUELAS POR LA PAZ
Montaje teatral dirigido por Patricia Ariza, presentado en la primera semana de diciembre 2010 en el Parque
Nacional,
en la plaza del barrio 20 de Julio y en el Parque El Tunal.
- LA INSURRECCION DE LAS HORMIGAS.
Creación y montaje de Misael Torres y Juan Carlos Moyano, presentado en el Teatro Jorge Eliécer Gaitán,
de Bogotá, del 1 al 4 de agosto; y en los colegios distritales de Bogotá.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Publicaciones
La Dirección Archivo de Bogotá hizo las siguientes publicaciones editoriales
- El Arcano de la Quina.
- Historia del Acta de la Independencia.
- Memoria (anécdotas de Bogotá).
- Historia de la traducción de los Derechos del Hombre.
- Memoria viva, historia del Fútbol El Dorado.
- La Compañía de hilados y tejidos La Magdalena.
- Quinta Las Mercedes, la casa que se subió a Monserrate.
- El Joya: mito, delincuencia y vida cotidiana, barrio Quiroga 1950-1990.
- Fantasmas de ciudad, fantasmas en La Candelari.a
- Historia Institucional del IDRD.
- Archivos, Memoria y Derecho a la Verdad.
- Patrimonio documental de Bogotá, siglos XVI - XIX.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Publicaciones
- Tablas de Retención Documental Guía: guía para la elaboración, presentación, aprobación,
aplicación,
seguimiento y actualización para entidades distritales.
- Construcción de memoria, estado y medios (DDHH).
- Protección de la memoria: Legislación, jurisprudencia y doctrina (DDHH).
- La construcción del contexto y la metodología para estudio de caso (DDHH).
- II Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrónicos / Memorias.
- Sistema Integrado de Conservación. Experiencias del Archivo de Bogotá aplicadas a las entidades
distritales.
- Acta de la Independencia (Univ. Externado de Colombia).
- Archivo de Bogotá: propuesta pedagógica.
- Guía de gestión documental por procesos.
- Guía para la descripción de documentos audiovisuales.
- Mundial Sub 20.
- Edificio Bicentenario.
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Logros Alcanzados 2008 - 2012
Investigaciones
- Investigación y guión museográfico Bogotá en documentos
- Catálogo de fuentes documentales y bibliográficas para la historia de Bogotá siglos XIX - XX
- Patrimonio documental de Bogotá: siglos XVI-XIX. Archivos y documentos
- Seminario Internacional, "Archivos, Memoria y Derecho a la Verdad«
- Seminario Internacional en Archivos y Documentos Electrónicos.
- Políticas públicas en perspectiva de memoria: Seguridad, competitividad, movilidad y educación en
Bogotá.
Años 1940 - 2008.
- Historia Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá 1810 - 2010.
- Metodología para la elaboración de Historias Institucionales en el Archivo de Bogotá.
- Contexto urbano de la obra del arquitecto Rogelio Salmona en Bogotá. Grupo de Arquitectura Ciudad
y Educación de la Universidad de los Andes.
- Estado, mercado y construcción de ciudad: conflictos vecinales en la cuenca del río Arzobispo.
Grupo de Investigación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
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Convenios Interadministrativos
- Universidad del Rosario.
- Universidad de la Salle.
- Universidad Nacional de Colombia.
- Universidad Francisco José de Caldas.
- Asociación Colombiana para el Avance y la Ciencia - ACAC.
- Centro Internacional de Física - CIF.
- Fundación Programa Tejiendo Logro
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema Distrital de Archivos
Dirección Archivo de Bogotá
E-mail: [email protected]
Archivo de Bogotá Calle 6B No. 5-75. Teléfono (571) 3813000 ext. 4114
Muchas gracias