Manual SIGeCe OHSAS 18001:2007

VERSIÓN 2019

Elaborador: Roxana Bastidas G.

Revisor: Patricio Herranz H.

Aprobador: Francisco Rodríguez A.

www.forestalmininco.cl

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1. INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente Manual del Sistema de Gestión Certificada, es describir el SISTEMA INTEGRADO de GESTIÓN CERTIFICADA (“en adelante SIGeCe”) de Forestal Mininco SpA (en adelante MININCO”), el cual incluye la gestión de seguridad y salud ocupacional realizada por la Compañía a través de la implementación de la Norma OHSAS 18001:2007 en sus operaciones.

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

2.1. EMPRESAS CMPC

CMPC es una Sociedad Anónima abierta de capitales privados, creada por Decreto Supremo N°

589, el 12 de marzo de 1920.

CMPC es una industria forestal integrada, la cual opera como un holding a través de tres centros

de negocios: Celulosa, Biopackaging y Softys. Cada una de estas áreas funciona de manera

independiente, encontrándose en el holding de la Compañía la coordinación general y la

administración financiera de estos negocios.

2.2. NEGOCIOS EMPRESAS CMPC

Figura 2.1. Áreas de Negocio CMPC

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2.2 CMPC Celulosa

Figura 2.2. Áreas de Negocio CMPC Celulosa

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Esta Área de CMPC desarrolla sus negocios en tres ámbitos principales:

● Forestación y suministro de productos de madera distintos a celulosa y papel, formando y administrando un patrimonio forestal sostenible en Chile, Argentina y Brasil, que respalda la actividad industrial de la Compañía.

● Área industrial que posee tres aserraderos en las localidades chilenas de Bucalemu,

Mulchén y Nacimiento. Además cuenta con dos plantas de remanufactura en las ciudades de Los Ángeles y Coronel, y una planta de tableros contrachapados Plywood en Mininco.

● Producción y comercialización de celulosa, a través de tres plantas ubicadas en Chile y una

ubicada en Brasil. Este Manual del SIGeCe aplica a las operaciones de Mininco en Chile.

2.3 Forestal Mininco

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Esta Norma ISO aporta en la Estrategia de Mininco, trabajando en:

● Pilar estratégico “Excelencia”, dónde se radica el compromiso de la accidentabilidad de las

personas en nuestras operaciones.

● Eje estratégico “Personas”, dónde desarrolla competencias, habilidades, roles y funciones

para que las operaciones logren ser eficientes y seguras.

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ORGANIGRAMA Forestal Mininco SpA

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2.4 ACTIVIDADES SUJETAS A CERTIFICACIÓN Este Manual es aplicable a las actividades propias del SIGeCe de Mininco para la producción de

Madera (trozos y Astillas), que son:

“Producción de Madera Proveniente de Bosques Cultivados Propios o Administrados,

Manejados Bajo los Principios del Desarrollo Sustentable”.

Debe ser aplicado por todas las personas de Mininco, CMPC Celulosa y Empresas de Servicio

cuyas funciones organizacionales puedan afectar la calidad de productos y servicios, el medio

ambiente, las relaciones con las partes interesadas y la seguridad y salud ocupacional de las

personas.

Los procesos en los cuales este SIGeCe es aplicable son las etapas de Silvicultura y Producción

dentro del ciclo forestal.

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El SIGeCe es aplicable a todas las actividades que son realizadas por Mininco y que se

encuentran en operación, y que son las siguientes:

Figura 2.3. Procesos certificados

En la empresa, se han escrito procedimientos, manuales, registros e instructivos para las actividades y procesos que se han evaluado como significativas en los aspectos sociales, de seguridad en el trabajo, ambientales y de sustentabilidad. Existe el compromiso para prevenir impactos negativos de nuestras actividades y para aquellos casos en que se pudiera haber provocado algún daño, mitigar o reparar de acuerdo a la magnitud de los impactos provocados. Todos los documentos que regulan los diferentes procesos de la empresa, se encuentran en el portal de Sistema Integrado de Gestión (Portal de SIGeCe). Las actividades que se encuentran incorporadas en el alcance del certificado OHSAS 18001:2007 son las siguientes: I. Silvicultura

✔ Mejoramiento Genético: Es la selección y multiplicación de árboles con atributos

deseados por Mininco. Mininco en sus plantaciones NO utiliza organismos genéticamente

modificados.

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✔ Producción de Plantas: Las plantas se producen en dos viveros propios. Se utilizan

agroquímicos autorizados por el Servicio Agrícola y Ganadero y además, que estén

permitidos por los estándares de manejo forestal sustentable en los cuales Mininco está

certificada.

● Establecimiento de Bosques: Asegurando el abastecimiento de la actual y futura

capacidad industrial instalada de Empresas CMPC en Chile, y de la consiguiente

cosecha sustentable, se plantan en Chile entre 18.000 y 27.000 ha/año, con las

especies pinos y eucaliptos. Las faenas se realizan durante el período de lluvias, es

decir, principalmente a fines de otoño, invierno y comienzos de primavera. El

establecimiento de bosques se realiza a través de los siguientes pasos: Habilitación y

Preparación de Terrenos, Plantación, Labores Culturales.

✔ Manejo Silvícola: Una vez establecidas, las plantaciones son sometidas a tratamientos

silvícolas, con el propósito de maximizar su valor económico, y el cumplimiento del

abastecimiento, de instalaciones industriales de CMPC. Estos tratamientos silvícolas

pueden ser: Podas, Raleos.

II. Producción

✔ Cosecha de Bosques: La cosecha de bosques comprende las siguientes actividades:

● Construcción y Mantención de Caminos

● Cosecha de Bosques

● Acopio de Madera

● Carguío y Transporte

▪ Abastecimiento de centros de consumo.

III. Protección de Bosques: La protección de bosques comprende los siguientes aspectos:

● Contra Incendios Forestales

● Protección Fitosanitaria

● Seguridad y Medio Ambiente

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

- Norma OHSAS 18001: 2007. Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN 4.1. REQUISITOS GENERALES El SIGeCe ha sido diseñado de forma tal de asegurar que los peligros y riesgos significativos asociados con las actividades forestales de Forestal Mininco sean conocidos y gestionados, y que los mecanismos de gestión se ajusten tanto a su Política SSMAS como a los Objetivos y Metas con ella relacionados. El Sistema de Gestión Certificada ha sido planificado para ser implementado con los requisitos establecidos por la norma identificada en punto 3.

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4.2. POLÍTICA SSMAS

La política de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Social definida por Forestal Mininco SpA. es la siguiente:

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4.3. PLANIFICACIÓN 4.3.1. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Identificar peligros, evaluar y registrar los riesgos asociados a su actividad, y determinar cuáles de ellos resultan significativos de acuerdo con los criterios establecidos, para ser gestionados por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SGSSO). La Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos alcanza a los trabajadores propios de Forestal Mininco SpA., y de las Empresas de Servicios, en faenas de Operaciones ejecutadas al interior de los predios e instalaciones administradas por Forestal Mininco, en las rutas entre éstos y los centros industriales abastecidos. La identificación de peligros y evaluación de riesgos considera aquellos eventos (reales o potenciales) que se puedan originar fuera y dentro del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente la salud y seguridad de los trabajadores que se encuentran bajo el control de empresa. Esto está definido en el procedimiento “Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles”, publicada en Portal de Documentación (SIGeCe). 4.3.2. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS. El CUMPLIMIENTO con la LEY y los COMPROMISOS VOLUNTARIOS, referidos a la gestión de la seguridad y salud ocupacional de empresa, está respaldado por Gerencia de Asuntos Legales de Empresas CMPC. En SIGeCe Forestal, en la opción “Requisitos Legales”, se publican las listas de requisitos legales y los reportes con la nueva legislación aplicable. La modalidad para cumplir con ley y compromisos voluntarios, está definida en procedimiento “Manejo de Requisitos Legales”, publicado en Portal de Documentación (SIGeCe). 4.3.3. OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMA DE SSO. Programa de Objetivo y Meta, de Seguridad y Salud Ocupacional, son un conjunto de iniciativas, actividades y correspondientes acciones específicas de gestión, programadas para un período anual determinado, con propósito de lograr cumplimiento de objetivos y metas, relacionados con compromisos de política de seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y social, referidas a actividades con FIRSSO significativo, y requisitos exigidos por normas y estándares de certificación. Programa de Seguridad y Salud Ocupacional, debe además, tener en consideración, la adaptación a cambios, alternativas financieras y tecnológicas, y opinión de partes interesadas. Metodología de formulación de programa, se encuentra descrita en procedimiento “Formulación de Programas de Objetivos y Metas”, publicado en Portal de Documentación (SIGeCe).

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4.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.4.1. RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Figura 4.4. Organización del Sistema Integrado de Gestión Certificada (SIGeCe)

La Organización del Sistema Integrado de Gestión está compuesta por lo siguiente: a) GERENTES El Gerente General de CMPC Celulosa en conjuntos con los gerentes de: Bosques Madera y Asuntos Públicos y Sostenibilidad de CMPC Celulosa, poseen las siguientes funciones respecto al SIGeCe:

● Decidir alcance de las certificaciones. ● Decidir organización del SIGeCe. ● Decidir recursos destinados a SIGeCe. ● Recepción periódica de información sobre el funcionamiento de SIGeCe, a través de

indicadores de desempeño de subsistemas del SIGeCe por Gerencia (No Conformidades, comunicaciones, capacitación, accidentes, etc.).

● Aprobación del Programa de Seguridad y Salud Ocupacional de Forestal Mininco, a través del Programa de Objetivos y Metas.

● Revisión de temas relevantes para el Modelo de Sostenibilidad de Forestal Mininco.

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a) Gerencia de Personas: El Subgerente de Desarrollo Organizacional tiene la

responsabilidad del desempeño del subsistema “Capacitación” del SIGeCe y de los temas de

personal tanto interno como externo.

b) Gerencia de Asuntos Públicos y Sostenibilidad (Representante de Gerencia): Mininco ha

designado a la Gerencia de Asuntos Públicos y Sostenibilidad de CMPC Celulosa S.A. como

responsable de implementar y administrar el presente Sistema de Gestión Certificada en

representación de Gerente General, según requerimiento de normas y estándares certificados, y

en proceso de certificación, en materias de coordinación, integración corporativa y homologación

del SIGeCe.

b.1) Funciones referidas a Subgerente de Gestión Certificada y Sostenibilidad de CMPC Celulosa:

● Dirigir y/o participar en “Revisión Gerencial” en materias certificadas.

● Coordinación corporativa.

● Asistencia técnica (hacia niveles directivos y hacia gerencias operativas).

● Capacitación y transferencia tecnológica.

● Representación Corporativa de Mininco, frente a: Empresas auditoras, Instancias gremiales,

Empresas e instituciones, Eventos públicos.

b.2) Área de Gestión Certificada y Sostenibilidad - Bosques: Será el Área responsable de la

administración ejecutiva del SIGeCe de Mininco. Estará a cargo del diseño, actualización y buen

funcionamiento de los siguientes subsistemas que componen el SIGeCe: a) Documentación, b)

Auditorías Internas, c) No conformidades, d) Objetivos y metas e) Comunicaciones, f) Requisitos

Legales.

Funciones referidas a gestión certificada:

● Elaborar y mantener actualizados los procedimientos de Auditorías Internas del SIGeCe,

Procedimiento de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, Procedimiento

Documentación.

● Elaborar y coordinar ejecución de Programa Anual de Auditorías Internas SIGeCe.

● Control de cumplimiento de Programa Objetivos y Metas del SIGeCe.

● Administración y seguimiento del Sistema de Auditorías, Sistema de No Conformidades,

Sistema de Documentación, Sistema de Objetivos y Metas, Sistema de Comunicaciones y

Requisitos legales.

● Presidir y Coordinar Grupo Líder.

● Elaborar de Plan operativo, presupuesto anual, en Certificaciones.

● Elaborar y actualizar Manual Sistema Integrado del SIGeCe.

● Administrar contratos de servicios, suscritos con empresas certificadoras y otros

● Apoyar tareas involucradas en certificación de la gestión de empresa.

● Responsable de administración ejecutiva y operativa de auditorías de certificación externas

de Mininco.

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● Contribuir a difusión de certificación de gestión a proveedores, a clientes nacionales e

internacionales y a vendedores de madera.

c) Subgerencia de Seguridad y Salud Ocupacional: El Subgerente de Seguridad y Salud

Ocupacional es el responsable de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar

continuamente el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, de acuerdo a lo

establecido en la norma ISO OHSAS 18001.

Debe asegurar que los informes sobre el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud Ocupacional sean presentados a la alta dirección para su revisión y para ser usados como

base para el mejoramiento del Sistema de Gestión, incorporando:

● Asegurar el seguimiento de la eficacia del sistema de gestión.

● Revisar y aprobar los documentos correspondientes al sistema de gestión.

● Aprobar los objetivos y metas a alcanzar en materia de SSO de acuerdo a objetivos

corporativos.

● Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la SSO

● Verificar el seguimiento, cumplimiento, y desarrollo de los controles establecidos en los

procesos de Sistema de Gestión de la SSO.

● Evaluar la efectividad de las acciones de mejora del sistema de Gestión de la SSO

● Promover la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de mejoras al

Sistema de Gestión de la SSO.

● Planificar los objetivos y metas a alcanzar en materia de SSO.

● Realizar análisis de la gestión e informar a los altos mandos para la toma de decisiones.

● Coordinar las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos

Elaborar de Plan operativo, presupuesto anual, en SSO.

Tiene la representación en el Grupo Líder de los temas específicos de Seguridad y Salud

Ocupacional.

d) GRUPO LÍDER: Entidad permanente, de carácter interdisciplinario, formada por un

representante de cada gerencia de Mininco y transversales de CMPC Celulosa. Su función principal

es revisar indicadores del Sistema de gestión certificada con el fin de asegurar la conveniencia,

adecuación y eficacia continua.

Otras funciones:

● Revisar programa de auditorías internas y externas.

● Coordinar, proponer y revisar avances en objetivos y metas establecidos.

● Implementar acuerdos establecidos por el SIGeCe.

● Realizar la revisión de la aplicabilidad de los nuevos requisitos legales.

● Revisar actualizaciones de versiones de normas y estándares de certificación aplicables.

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● Realizar asignación de las acciones de mejora de las No Conformidades levantadas y realizar

seguimiento de su implementación.

4.4.2. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA. Forestal Mininco ha establecido un procedimiento que define modalidades y responsabilidades para la capacitación Procedimiento “Capacitación”, publicado en Portal de Documentación (SIGeCe). El cual sirve como mecanismo para identificar las necesidades de capacitación y entrenamiento del Sistema de Gestión y llevar adelante dichas capacitaciones. La responsabilidad por la coordinación, facilitación y registros de capacitación es de la Subgerencia de Desarrollo Organizacional. La capacitación del personal de Forestal Mininco y de las empresas de servicios, la realizan monitores (internos o externos). Monitores internos pueden ser: Auditores Líderes, Auditores Internos y Capacitadores. En caso de trabajadores de empresas de servicios, la capacitación es realizada por los propios empresarios, supervisores y jefes de faenas, de estas empresas, y supervisada por personal de Forestal Mininco. 4.4.3. COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. 4.4.3.1. COMUNICACIÓN. Tipos de comunicación: ♦ Internas en la empresa. ♦ Emitidas por la empresa a partes interesadas. ♦ Emitidas por partes interesadas a la empresa. Forestal Mininco ha decidido comunicar externamente, en lo pertinente, información acerca de los temas de S&SO. La responsabilidad del buen funcionamiento de sub-subsistema de comunicaciones de Forestal Mininco es de la Gerencia de Asuntos Públicos y Sostenibilidad. La comunicación entre empresa y partes interesadas, permite: recibir, documentar y responder a peticiones e informaciones pertinentes. Las comunicaciones están normadas por Procedimiento “Participación, Comunicación y Consulta a los Trabajadores y Partes Interesadas”, y Manual Gestión de Comunicaciones Ambientales y de Seguridad y por los Procedimientos e Instructivos publicados en Portal de Documentación (SIGeCe), que permite comunicarse eficientemente, al interior de empresa y entre ésta y partes interesadas. 4.4.3.2. PARTICIPACIÓN Y CONSULTA.

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En Procedimiento Participación, Comunicación y Consulta a Trabajadores y partes interesadas, publicado en Portal de Documentación SIGECE, se describe como Forestal Mininco ha considerado la participación de los trabajadores para el desarrollo del Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional de la siguiente forma:

a) Identificar, evaluar y determinar los controles de riesgos: La metodología para la identificación de peligros se encuentra descrita en los puntos 5.1 y 5.2 del Procedimiento de Identificación de Peligro y Evaluación del Riesgos y Determinación de Controles.

b) Investigaciones de Incidentes: La participación del personal se realizará a través del

Comité Paritario de Higiene y Seguridad y los Comités Paritarios de Faenas, en donde la comisión de Investigación de Incidentes es la responsable de investigar y realizar su cierre una vez verificada la implementación de las medidas de control y su ejecución ya sean de Forestal Mininco o Empresas de servicio (se describe su metodología en el Procedimiento de Reporte e Investigación de Incidentes).

c) Revisión, promoción y capacitación de Políticas y objetivos de la Empresa: Se ha

establecido la participación de los Presidentes de los Comité Paritario de Higiene y Seguridad y de faenas en Jornadas anuales de Comités Organizadas por Forestal Mininco a objeto de relevar temas de interés en materias de Seguridad y Salud en el trabajo.

d) Cambios o Modificaciones que afecten la salud y seguridad del personal: La organización ha establecido la participación y consulta de los representantes del Comité Paritario de Higiene y Seguridad y de faenas en reuniones de gestión de cada área; del mismo modo se realizan reuniones periódicas con las EESS y con Asesores en Prevención de las EESS a objeto de analizar los cambios y modificaciones que sean pertinentes y que potencialmente puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores. Del mismo modo el sistema de comunicaciones permite reforzar la comunicación de peligros potenciales que aparezcan en un área.

4.4.4. DOCUMENTACIÓN Conjunto de documentos oficiales del SIGeCe, y su correspondiente administración, conforman el SUB-SISTEMA de DOCUMENTACIÓN. RESPONSABILIDAD GENERAL por el funcionamiento del SUBSISTEMA DOCUMENTACIÓN de Forestal Mininco: Gerencia de Asuntos Públicos y Sostenibilidad (Área de Gestión Certificada y Sostenibilidad - Bosques). La documentación oficial del Sistema de gestión de Forestal Mininco, está definida por el Procedimiento “Manejo de la Documentación”, publicado en Portal SIGeCe. Estos documentos, son debidamente generados, mantenidos, ubicados, actualizados, y en general, administrados, según lo establece el propio sistema. Esta documentación conforma y contiene asimismo, la definición y funcionamiento del SIGeCe; y define, establece, específica y respalda, la responsabilidad, el modo, y oportunidad, de lo que se debe realizar, para lograr un buen desempeño de gestión.

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4.4.4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS Los tipos de documentación del sistema y una descripción de éstos es la siguiente:

Figura 4.4.4.1: Tipos de Documentación del Sistema (Biblioteca de Documentos)

● Manual de Sistema Integrado de Gestión Certificada:

Proporciona visión general de empresa, su Sistema de Certificación de Gestión, y cada uno de los componentes de éste. Este documento será actualizado en forma anual y se deberán incorporar en éste los resultados de monitoreos, auditorías y revisión gerencial.

● Procedimientos:

Descripción de procesos de negocio que exceden ámbito de Área o Dpto. determinado. Contenido es preferentemente organizacional y no especifica cómo se hacen las cosas.

● Instructivos - Hojas Técnicas:

Descripción específica y detallada de tareas, que señala precauciones, para disminuir riesgo de causar daños a personas y a medio ambiente.

● Registros: Documentación en la que consta el cumplimiento de instrucciones. Permiten demostrar conformidad de gestión, con requisitos de esta norma. El manejo de los registros se incluye en la documentación pertinente, indicándose los responsables, la periodicidad de toma de información, lugar de almacenamiento.

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4.4.4.2 RESPONSABLES DE ETAPAS DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS El proceso de documentación (Control de Documentos), comprende las siguientes etapas:

Luego de finalizada la etapa de aprobación el documento queda como oficial en el Sistema. Las funciones de las personas responsables por cada etapa del proceso de documentación son las siguientes: a) ELABORADORES: Especialistas de diferentes actividades de la empresa, encargados de elaborar documentación con FIRSSO significativo, requisitos legales de importancia para la gestión certificada. Sus funciones son las siguientes: ♦ Elaboración de documentación del SIGeCe, incluyendo pautas de terreno. ♦ Incorporación de documentación del SIGeCe a Subsistema de Manejo de Documentos. ♦ Revisión periódica y actualización de documentos ingresados a subsistema de Manejo de

Documentos. ♦ Cálculo del FIRSSO de actividades bajo su responsabilidad. ♦ Capacitación de personal en ámbito de su responsabilidad para cumplimiento de Normas. ♦ Capacitación personal en manejo de sistemas de información que forman el SIGeCe ♦ Capacitación personal en aspectos legales que regulan actividad de su especialidad.

b) REVISORES Y APROBADORES Los revisores son Subgerentes, Jefes de Área u otro similar, con competencia técnica en las materias en revisión. Aprobadores son Gerentes o Subgerentes que tienen bajo su responsabilidad los procesos a que se relacionan los documentos. Sus funciones son las siguientes: ♦ Chequear que la redacción y las palabras utilizadas sean acordes a las personas que van a leer

las instrucciones. ♦ Chequear que las instrucciones escritas sean factibles de realizar. Además que refleje el cómo

se hacen las cosas. ♦ Velar por el contenido técnico de los documentos.

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♦ Si al revisar un documento, estima que es necesario mejorar éste en alguno de sus aspectos, especificarlos claramente para que el elaborador pueda efectuar los cambios correspondientes.

♦ Chequear que el contenido de la bitácora especifique, claramente, las razones de la nueva versión y las modificaciones que incorpora.

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS. Personal de Forestal Mininco, accede a la documentación del SIGeCe a través del portal SIGeCe, cuyos documentos publicados, corresponden a copias controladas. La identificación y nómina de la documentación oficial, tanto interna (SIGeCe), como externa (permisos, y otros), que sea necesario tener en cada uno de los lugares de trabajo, para operar, como asimismo la identificación y descripción de instrucciones a cumplir (publicaciones, registros, etc.) en dicho frente de trabajo, están contenidas en la “PAUTA de TERRENO”, a la que se accede en el Portal SIGeCe. La DOCUMENTACIÓN oficial y vigente, y el contenido de las instrucciones a cumplir, asociadas a la Pauta de Terreno, deben ser accesibles de modo digital o física, en cada frente de trabajo. La responsabilidad del Control de Documentos, con las correspondientes “Pautas de Terreno” y documentación oficial y vigente, como asimismo las instrucciones asociadas, en forma sistemática, es de las Empresas de Servicio. La implementación física (confección de “carpeta”) de este control, y su correspondiente actualización, en lugares sin acceso al Portal SIGeCe, es de responsabilidad del supervisor directo de cada faena en cuestión. Nota: La Actualización en la documentación del SIGeCe sobre el cambio de nombre legal de Forestal Mininco S.A. a Forestal Mininco SpA, definido en marzo del 2019; será modificada una vez que se genere una nueva versión del documento en cuestión. 4.4.6. CONTROL OPERACIONAL. 1.- Auditoría de Acreditación Laboral: El objetivo de la Auditoría de Acreditación es monitorear el cumplimiento administrativo en materias laborales y de prevención, de la empresa contratista y sus subcontratistas, mediante un control documental que se realiza en las dependencias de la empresa contratista (previa coordinación realizada por la Empresa Auditora). Esta es realizada por una empresa externa a Mininco. Se audita la totalidad de los trabajadores de la empresa contratista y los subcontratistas que hayan participado en faenas de la empresa principal durante el periodo auditado. Se realiza una vez al año. 2.- Encuestas en Terreno, Consultas a trabajadores de Empresas de Servicios en faenas: El objetivo de la encuesta en Terreno es monitorear el cumplimiento de las empresas de servicio respecto a las condiciones de los trabajadores, mediante la realización de controles laborales en terreno (encuesta), la cual incorpora consultas realizadas directamente a trabajadores presentes en cada faena. Esta es realizada por una empresa externa a Mininco. Los Aspectos que abarca son:

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2.1.- Cumplimiento laboral en terreno (Documental). 2.2.- Percepciones de trabajadores en relación a condiciones:

• Logística de la faena: Aspectos del lugar de alojamiento, de la alimentación, de las condiciones de movilización a faena y de los aspectos de comodidad en faena. • Laborales: Cumplimiento efectivo de jornada de trabajo, del feriado, de los elementos de protección personal, de existencia y participación en Comité Paritario, capacitación impartida y aspectos de seguridad. • Remuneraciones: Orientado a conocer si el trabajador conoce cómo y por qué se le remunera, y de la pertinencia o no de lo descontado. • Comunicación, desarrollo y bienestar: Preocupación de su empleador por temas sociales y libertad para expresar opiniones-ideas.

3.- Pautas de supervisión de faenas: El objetivo es realizar un monitoreo en las faenas de operaciones en terreno. Este seguimiento es realizado por los Ingenieros de Especialidad de Forestal Mininco y cubre las siguientes áreas de gestión: seguridad, medio ambiente, calidad y productividad. El enfoque está orientado a puestos de trabajo y condiciones de operación críticas, en base a control operacional definido para cada línea de proceso. 4.4.7. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS. Es el daño causado a trabajadores, procesos productivos, medio ambiente, patrimonio y recursos de Forestal Mininco, con motivo de la ocurrencia de ciertos hechos que se han escapado del control de la operación normal. Forestal Mininco ha elaborado procedimientos e instructivos, que permiten identificar y enfrentar la eventualidad y respuesta ante incidentes, accidentes y situaciones de emergencia, y prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos. Estos procedimientos contemplan:

● Su revisión y prueba periódica (simulacros). Algunas emergencias identificadas son las siguientes:

● Accidente de personas, ● Incendios forestales, ● Transporte de personal (accidentes), ● Transporte de insumos (derrames), ● Defecto de maquinaria en bosques, ● Recintos habitacionales y de trabajo, ● Recintos de almacenaje (agroquímicos y combustibles), ● Derrames (agroquímicos, combustibles, lubricantes).

Los procedimientos sobre Emergencias se encuentran publicados en Portal de Documentación SIGeCe (Procesos Transversales: Emergencias).

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4.5. VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA 4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Forestal Mininco SpA, ha elaborado un procedimiento que define las actividades y/o criterios de medición, monitoreo y control de actividades relacionadas a los impactos ambientales y sociales significativos, y de seguridad, considerando especialmente los compromisos de la Política SSMAS, los requisitos legales y corporativos aplicables.- El instructivo “Monitoreo”, publicado en el Portal de Documentación SIGeCe contiene los lineamientos para la realización de los monitoreos, el seguimiento del desempeño económico, ambiental, social y de seguridad de la empresa. Este documento indica: - Objetivo del monitoreo. - Aspectos a monitorear. Entre los cuales se encuentran:

● Forestales y ambientales (Plantaciones, uso del suelo, fitosanitarios, protección contra incendios, bosque nativo, operaciones forestales, flora y fauna).

● Económicos y socio culturales (cumplimiento obligaciones legales e instrumentos internacionales aplicables, cumplimiento y conocimiento derechos laborales, condiciones de trabajo y seguridad y salud ocupacional, generación empleo y mano de obra local, cumplimiento de políticas de no discriminación y buen trato en el empleo, cumplimiento de legislación aplicable y estándares de certificación de EESS, documentación de conflictos, producción PFNM).

El resultado de los monitoreos retroalimentan el SIGeCe, lo que permite el mejoramiento del sistema de Gestión. - Monitoreo de Control Operacional: La responsabilidad de este monitoreo operacional es de “la línea operativa” en cada proceso En los temas Laborales es de la Subgerencia de Control de Riesgos, área Control Cumplimiento EESS de CMPC Celulosa. - Monitoreo del Sistema de Gestión: Corresponden a los monitoreos referidos a los indicadores de elementos claves del SIGeCe:

Cumplimiento del programa de Seguridad y Salud Ocupacional.

Cumplimiento del Plan de Simulacros.

Seguimiento del Sistema de No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.

Otros. (Algunos resultados de los monitoreos son incorporados a la carpeta “Informe de Directorio Forestal Mininco”, que es mensual y a este manual o plan maestro de manejo, en los capítulos correspondientes, lo que ha permitido establecer mejoras).

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- Monitoreo de Seguridad y Salud: Se realiza de acuerdo a lo descrito en Procedimiento de Monitoreo de Seguridad y Salud, publicado en Portal de Documentación SIGeCe. - Evaluación de Cargo críticos: Se realiza mediante una pauta de evaluación que tiene un enfoque técnico y de Seguridad aplicada por un instructor calificado. El resultado de la evaluación determina el nivel de riesgo (Alto, medio y bajo) de cada trabajador y con ello la ejecución de un plan de acción determinado para cada categoría. - Monitoreo de acreditación de Conductores Forestales: Se realiza a través del control documental de certificado de Salud, acreditación Corma y Licencia de conducir, que son cargadas en una plataforma de gestión en donde las empresas son notificadas de los vencimientos de cada documento con 90 días de anticipación para que se realice la renovación pertinente. 4.5.2. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL El Apoyo legal en materia de gestión certificada, con el propósito de dar pleno cumplimiento a la legislación y normativa vigente y pertinente, es proporcionado por la Gerencia de Asuntos Legales de Empresas CMPC. Se cuenta con respaldo de Sub-Sistema de Información Legal. El cumplimiento de la legislación aplicable se verifica mediante el control de los procedimientos operativos asociados a las mismas y control de exigencias legales aplicables en las auditorías internas periódicas (se busca evidencia de cumplimiento en las dependencias y/o faenas auditadas, según la LRLA que corresponda al Proceso), y en las auditorías de cumplimiento legal, que son realizadas al menos una vez al año.

4.5.3.1. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES.

El proceso de investigación de incidentes se describe y gestiona de acuerdo a lo establecido en Procedimiento: Reporte e Investigación de Incidentes, documento publicado en ícono Procesos Transversales del Portal de Documentación SIGeCe. El procedimiento ha sido elaborado con el objeto de establecer un marco de acción para que el personal directo a cargo del proceso y de EESS de Forestal Mininco, informe e investigue en forma oportuna y sistemática, la ocurrencia de incidentes o cuasi accidentes. Para optimizar y gestionar oportunamente el manejo de los incidentes la empresa ha implementado una plataforma denominado Sistema de Reporte e Investigación de Incidentes, la cual tiene incorporado un modelo de análisis de causa raíz y el seguimiento de los planes de acción de definidos.

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4.5.3.2. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA. Las NO CONFORMIDADES son desviaciones o incumplimientos, de un requisito normativo, estándar o especificación, establecido en el SIGeCe. El Área de Gestión Certificada y Sostenibilidad - Bosques, tiene la responsabilidad y autoridad, para investigar y administrar las NO CONFORMIDADES. El Grupo Líder apoya en la definición de las acciones correctivas que deberán ser realizadas para lograr que la No conformidad sea corregida. La gestión administrativa de NO CONFORMIDADES, se apoya en subsistema de No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, que permite: ♦ Identificar la causa de la NO CONFORMIDAD. ♦ Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas necesarias. ♦ Implementar o modificar los controles operacionales. ♦ Registrar cambios en procedimientos. ♦ El manejo de las No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, están normadas por

el procedimiento “No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, publicado en Portal de Documentación SIGeCe.

Fuentes de No Conformidades definidas en SIGeCe son las siguientes: ♦ Auditorías Internas y Externas. ♦ Incumplimiento Legal. ♦ Simulacros. 4.5.4. CONTROL DE REGISTROS Forestal Mininco ha definido el establecimiento, implementación y mantención de los registros en cada Procedimiento o Instructivo donde sean referenciados o utilizados. 4.5.5. AUDITORÍA INTERNA

Son revisiones periódicas, sistemáticas, documentadas del SIGeCe y es un muestreo de todas las actividades y sitios de la organización. La responsabilidad de esta labor, es del Área de Gestión Certificada y Sostenibilidad - Bosques que es la encargada administrativa del SIGeCe, la que elabora el Programa Anual de Auditorías y coordina su ejecución. Las auditorías tienen el propósito de determinar: a) Si el diseño e implementación del SIGeCe:

- Cumple con requisitos, estándares o especificaciones de normas. - Si ha sido implementado y mantenido correctamente.

b) Si el funcionamiento SIGeCe:

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- Está acorde con lo organizado, planeado y programado. - Logra objetivos y metas contenidos en Programa de Seguridad y Salud Ocupacional. - Informar a Gerentes.

Forestal Mininco ha establecido procedimiento de auditorías internas del SIGeCe, que establece la existencia de Programa Anual de Auditorías (Portal SIGeCe). Cada auditoría da lugar a un Informe de Resultado de Auditoría, que contiene básicamente: - Identificación de Auditorías. - Programa de Auditoría.

- Resultados: - Positivos:

- Análisis General. - Observaciones positivas

- Negativos: - Desviaciones respecto de lo planeado y programado: - No conformidades. - Observaciones

El Informe de Auditoría se presenta al Grupo Líder, es analizado y es publicado en el subsistema de auditorías del SIGeCe. Las auditorías se efectúan por medio de un Equipo Auditor, compuesto por Auditores Internos calificados. El Procedimiento de “Auditorías sistemas de gestión Certificada”, se encuentra publicado en portal de documentación SiGeCe. 4.6. REVISIÓN GERENCIAL La Revisión por la Dirección, se realiza mediante la metodología descrita en el Procedimiento Revisión Gerencial de forma tal de asegurar las acciones necesarias para la permanente adecuación y eficacia del SIGeCe. La revisión se realiza anualmente y se basa una evaluación integral del SIGeCe y considera como mínimo los siguientes temas:

- Resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros que la organización suscriba.

- Comunicaciones de partes interesadas externas, incluidas las quejas. - Indicadores del desempeño ambiental de la organización. - Indicadores del desempeño en SSO de la organización. - Indicadores de cumplimiento de Programa de Objetivos y Metas. - Estado de las acciones correctivas y preventivas. - Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la

dirección. - Recomendaciones para mejora y otras acciones que conlleven a la mejora continua del

SIGeCe.