arkivrutiner og regelverk 2010 oslo kommune / oslobyarkiv

1

Oslo kommuneKulturetatenByarkivet

1

2


2

Arkivrutiner og regelverk

Hege Sætrum KennyAnne Marit Noraker

Fagforbundet 2010

Digital fortelling: Spor av levd liv

3


3

Kommunen rotet bort dokument - 15 mistet jobben

http://www.aftenposten.no/nyheter/oslo/article1431944.ece

4


4

5


5

6


6

7


7

Eks: Feil i en anbudssak = erstatning!• Rapport fra Kommunerevisjonen i Vest-Finnmark:

budskonkurranse ved snøbrøyting - mangler i arkivet: – samtlige dokumenter i saken ble journalført samme dag som

saken ble klaget inn for KOFA. – Underveis i prosessen har dokumenter blitt forandret og

kontraktssummer har endret seg.

• ”Det at mange av dokumentene i saken ikke ble opprettet i kommunens saksbehandlingssystem er brudd på arkivinstruks for saksbehandler... Det er videre brudd på post- og arkivrutinene at ikke inngående post ble fortløpende levert til servicekontoret for registrering ... Dette medførte at det ikke fantes en samlet oversikt over alle dokumentene i saken. En annen uheldig konsekvens av brudd på arkiv- og postrutinene er at kommunen ikke kan bevise når alle dokumentene i saken ble opprettet og om, og eventuelt når, de er endret. Denne uryddigheten har igjen ført til mistenkeliggjøring av kommunens opptreden i saken”

8


8

Opprulling av vannverksskandalen• Aftenpostenjournalistene som avslørte

vannverkskandalen brukte diverse offentlige registre for å finne frem til mislighetene og korrupsjonen rundt vannverket – både manuelle og digitale:

– skattelister på nett, doffin.no, anbudsprotokoller, regnskaper fra Brønnøysund, motorvognregisteret, eiendomsregisteret, bygge-saksregisteret, styreprotokoller og ikke minst offentlige journaler fra kommunen og Toll og avgiftsdirektoratet + arkivene til Romerrike Blad m.m

– Etter avslag på innsyn i vannverkets dokumenter, klaget de til fylkesmannen og fikk medhold!

9


9

• Peab får jobber for vannverket uten å følge anskaffelsesreglene. En konsulent tar betalt for å ”fikse” slike oppdrag (muntlig tips til Aftenpostens journalist)

• ”Vår utfordring var å dokumentere dette. Veien var lang. Vi gjennomgikk styredokumenter for de ti siste år, vi brukte dager på å identifisere byggesaker i kommunale arkiver, vi søkte i firmaregistre, eiendomsregistre, Doffin og en rekke andre offentlig tilgjengelige annaler.

• Det vi fant viste oss raskt at saken var langt mer enn omgåelse av offentlig regelverk for anskaffelser og en konsulent som krevde betalt for å ordne slike oppdrag.”

Vannverkskandalen

10


10

Vannverkskandalen• ”Vi sjekket tidlig opp hva som fantes av dokumenter om NRV og RA-2 i

eierkommunene. Det var oppsiktsvekkende lite. Selskapene framsto med svært liten skriftlighet og åpenhet overfor sine eierkommuner. Av de få ting som fantes var styreprotokoller, som rutinemessig sendes eierkommunene. Vi besøkte en eierkommune, og leste igjennom 10 år med styredokumenter fra selskapene. Styreprotokollene var svært knappe, og lite detaljerte om pengebruk, investeringer og prosjekter. Styreprotokollene var derfor mest lærerike som en dokumentasjon på selskapenes mangel på skriftlighetskultur

• Vi oppsøkte byggesaksarkivene både i Skedsmo kommune og i Rælingen kommune …. Igjen er mangelen på skriftlig dokumentasjon slående. Det var mange bygge- og anleggsprosjekter vi nå kjente til, hvor det ikke fantes byggesøknad i arkivet. Det ble fortalt oss i kommunene, at Henriksen sjelden brød seg med å søke….”

• Ny offentlighetslov: private selskaper som der det offentlige har mer eierskap, eller rett, som gir mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet til selskapet = Plikt til offentlig journal (§10)

11


11

Arkiv – demokratisk instans• Det skal være mulig å følge med og kontrollere hva

som skjer i forvaltningen og bruk skattebetalernes penger! Offentlige dokumenter er offentlig eie

• Hensikten med arkiver er ikke å låse dokumentene inne

• Arkivene ivaretar demokratihensyn og sørger for en åpen og gjennomsiktig forvaltning, samtidig er arkivene kulturarv

12


12

Arkiv har vi for å sikre:• at kommunen for all ettertid kan dokumentere sine

vedtak og tiltak• at innbyggerne kan få adgang til informasjon om

kommunens planer og virksomhet• at innbyggerne kan dokumentere egne rettigheter og

eiendom, og trygge personlig rettssikkerhet• at innbyggerne kan tilegne seg lokalkunnskap• at kommunens historie kan skrives i ettertid

13


13

Hvordan vi ikke kan ha det• Saksbehandlingen skjer utenfor systemet

– Arkivet får huller, dokumentasjonen er utilgjengelig både for nåtid og ettertid

• Kvaliteten på arkivet blir for dårlig– ”Dokumentfangsten” er for dårlig– Journalførte dokumenter kommer aldri til arkivet– Elektroniske dokumenter i systemet er borte– Dårlige saks- og dokumenttitler og utstrakt bruk av

samlesaker fører til problemer med gjenfinning– Saksoppfølging og innsynbegjæringer vanskeliggjøres– Annet?

14


14

Lover og regler

15


15

ARKIVFAGLIGE BESTEMMELSER – lover, regler, retningslinjer etc som sier noe direkte om hvordan vi skal behandle arkivene

OFFENTLIGHET – Bestemmelser som regulerer bruken og innsyn i offentlige arkiver. Hva er offentlig og hvem kan se hva?

SIKKERHET – lover og retningslinjer. Hvordan man skal behandle personopplysninger

16


16

Sentralt arkivregelverk • Arkivloven (lov av 4.12.1992 nr.126) med

tilhørende forskrifter– Forskrift om offentlige arkiv av 11.12.1998 nr.1193– Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige

bestemmelser om behandling av offentlige arkiver av 1.12.1999 nr.1566 (Riksarkivarens forskrift)

• Riksarkivarens veiledninger– Veiledning om omorganisering– Veiledning om periodisering av offentlige arkiver m.fl.

• Riksarkivaren krav, standarder og vedtak

17


17

Riksarkivarens forskrift(forskrift av 1.12.1999 nr.1566)

• Kap.I. Bestemmelser om bruk av mikrofilm i statsforvaltningen • Kap.II. Bestemmelser om bruk av mikrofilm i Kommunal forvaltning• Kap.III. Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen• Kap.IV. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv• Kap.V. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv• Kap.VI. Bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk

arkivmateriale i statsforvaltningen• Kap.VII. Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre

m.v. i statlig og kommunal forvaltning• Kap.VIII. Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller

overføres som depositum til Arkivverket• Kap.IX. Elektronisk arkivering av saksdokumenter

18


18

www.arkivverket.no

19


19

Arkivlovens formålsparagrafArkiver– som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi – som inneholder rettslig eller viktig

forvaltningsmessig dokumentasjon

skal sikres slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden

20


20

Arkivansvaret (i arkivforskriften)

• Det er den øverste ledelsen som har det overordnete arkivansvar

• Dette ansvaret innebærer bl.a:– at underliggende organ får nødvendig rettledning,

råd og instrukser for arkivarbeidet– overordnet arkivansvar for offentlige utvalg som

organet har nedsatt

21


21

Arkivtjenesten (i arkivforskriften)

• Ett organ skal ha en felles arkivtjeneste under daglig ledelse av en arkivansvarlig

• Arkivtjenesten skal være administrativt underlagt den enheten som har ansvar for organets administrative fellessaker

• Organet skal sørge for at underliggende organ får nødvendig veiledning, råd og instrukser for arkivarbeidet

• Daglig arkiv skal være sentralisert så langt dette er praktisk tjenlig

22


22

Arkivplan (arkivforskriften)• Alle virksomheter skal til enhver tid ha en ajourført

arkivplan• Arkivplanen er et redskap for å holde oversikt over

hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder og hvor det fysisk er plassert

• En arkivplan skal være styringsredskapet for arkivdanninga og for utnyttelsen og oppbevaring av dokumentasjonen

23


23

Tall fra Oslo kommune• Antall arkivansatte (regnet i årsverk) pr

saksbehandler som bruker arkiv:– Byantikvaren, Gravferdsetaten, Bystyrets

sekretariat: 1:10– Byrådsleders avdeling, tekniske etater og

flertallet av KF-ene: 1:20– Gj.snitt bydelene og øvrige etater: 1:40– Brann- og redningsetaten: 1:75– Kulturetaten: 1:120

24


24

Arkivlokaler (i arkivforskriften)• Arkivet fra avslutta perioder og arkiv som ikke

lenger er i aktiv bruk skal skilles ut fra daglig arkivet og plasseres i bortsettingsarkiv

• Alle rom der en oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, blir regnet som arkivlokaler

• Arkivlokalene skal gi arkivene vern mot:– Vann og fukt– Brann og skadelig varme– Skadelig påvirkning fra klima og miljø– Skadeverk , innbrudd og ulovlig tilgang

25


25

Arkivorganisering (i arkivforskriften)• Kommunen er pålagt å utarbeide en arkivplan

som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert samt hvilke instrukser regler og planer som gjelder for arkivarbeidet

• Journalføringsplikt• Skal normalt ha en arkivnøkkel• Arkivene skal periodiseres

26


26

Sentrale rundskriv og instrukser i Oslo kommune

– Arkivinstruks for Oslo kommune (Bystyresak 407/99) (Utgitt av Byrådet gjennom rundskriv 34/99)

– Fellesskriv nr.3/2007 – Arkiveringsregler for tjenester med personrettede tiltak

– Revidert instruks for bruk av elektronisk post i Oslo kommune (Byrådssak 1145/02)

– Regler for offentlig het i Oslo kommunes forvaltning. Veiledning – Meroffentlighet (Bystyresak 750/93. Byrådets rundskriv 8/94)

– Instruks for elektroniske arkivering av saksdokumenter i Oslo kommune (Byrådssak 1145/02. Vedtatt, men ikke gjort gjeldende)

– Instruks for informasjonssikkerhet i Oslo kommune ( byrådsak 1427/97)

– M.fl.

27


27

Byarkivets intranettsider:http://byarkivet.oslo.kommune.no

28


28

Veiledninger fra Byarkivet– Om arkivutstyr (2002)– Ordning av arkiv for avlevering (2002)– Veiledning i arkivering av personalsaker (2001)– Felles arkivnøkkel for Oslo kommune 3.utg.

(2002)– Retningslinjer for journalføring og arkivering av

anskaffelsessaker (2008)

29


29

Offentlighet

Innsyn og taushetsplikt

30


30

Hovedregel offentlighetsloven: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige

Hvorfor– Legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og

gjennomsiktig– Legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon– Styrke:

• informasjons- og ytringsfriheten,• den demokratiske deltagelsen,• rettstryggheten til den enkelte,• tilliten til det offentlige og• kontrollen fra allmennheten

31


31

Hvem har rett til innsyn”Alle” kan hos vedkommende forvaltningsorgan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i saker av en bestemt art i ”rimeleg utstrekning” (§ 3)

Hva har vi rett til innsyn i Innsyn kan kreves både i en bestemt sak, og i saker av en bestemt art i ”rimeleg utstrekning” (§ 28)

Unntakkun om det kan hjemles i lov

32


32

Unntak fra innsynsretten SKAL UNNTAS § 13 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt

KAN UNNTAS§ 14 Organinterte dokument - utarbeidet for egen saksbehandling§ 15 Dokument innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen § 16 Innsyn i interne dokument hos kommunene og fylkeskommunene§ 17 Unntak for visse dokument som gjelder Det Kongelige Hoff§ 18 Unntak for rettssaksdokumenter§ 19 Unntak for dokumenter som blir utveksles under konsultasjoner med Sametinget m.m.§ 20 Unntak av hensyn til Noregs utenrikspolitiske interesser§ 21 Unntak av hensyn til nasjonale forsvars- og trygghetsinteresser§ 22 Unntak i visse budsjettsaker§ 23 Unntak av hensyn til det offentliges forhandlingsposisjon m.m. (tidsbegrenset)§ 24 Unntak for kontroll- og reguleringstiltak, dokumenter om lovbrudd og opplysninger som kan

lette gjennomføringen av lovbrudd m.m.§ 25 Unntak for ansettelsessaker m.m.§ 26 Unntak for eksamenssvar og karakterer m.m.

33


33

SKAL unntas:opplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt

• Vis til både offl §13 og fullstendig lovhjemmel for taushetsplikt

• Forvl. §13 gir plikt til å hindre at andre får adgang/kjennskap til det en i forbindelse med tjenesten/arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts-

eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår

34


34

Merinnsyn• Plikt til å vurdere merinnsyn:

– Selv om man kan gjøre unntak for innsyn, SKAL organet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn. Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak

35


35

Refs fra Sivilombudsmannen• ”Også den stadig mer utbredte bruk av e-post er

en hindring for at offentlighetsloven blir praktisert etter intensjonen. Sivilombudsmannen peker på at saksdokumenter som formidles på denne måten, ikke blir journalført i arkivene, og at de derfor kan bli slettet uten at det er mulig å etterprøve innholdet. Det er en uakseptabel praksis” (Aftenposten 3. Juli 2008)

36


36

Hva regnes som internt i Oslo kommune?

• Se kommunens intranett – om offentlighet under byrådslederens kontor

• Rundskriv 24/2003 Regler om offentlighet i Oslo kommune

- NB! Er man usikker; gå i dialog med byrådsavdelingen

37


37

Eks. Offentlige søkerlister• Søkerliste til jobber er offentlige, men søker

kan anmode om å være anonym• Eks:

– Søkerliste havnedirektør i Fredrikstad:http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=502

– Ansettelsen av ny direktør til Kulturrådet http://offentlighet.no/filestore/Klagesomb2.pdf

38


38

Offentlig journal = kopi av journalen som legges frem for allmennheten hvor opplysninger

som er unntatt offentlighet er skjermet– Postjournaler legges ut så raskt som mulig, normalt innen tre arbeidsdager

etter at dokumentene er registrert.– Denne og forrige kalendermåned – Enkelte virksomheter har fått fritak

• Ny lov: – Krav om at alle statlige organer gjør journal tilgjengelig på Internett. For

kommunene er det ennå ikke krav om offentlig journal på nettet. – Saksdokumenter kan offentliggjøres på Internett, men det er regler som

unntar personopplysninger, forretningshemmeligheter og visse andre forhold.

• Oslo kommune: Se Instruks om postjournal på Internett, Rundskriv 24/2004

39


39

40


40

41


41

Innsyn• Alle kan be om innsyn i dokumenter og «saker av bestemt

art» - og ikke kun i enkeltsaker som tidligere. • Elektronisk innsynsskjema kan fylles ut, men i følge ny lov er

det ikke krav til skriftlig innsynsbegjæring. • Det kan kreves at innsynsbegjæring besvares gjennom e-

post. • Man må normalt saksbehandle en innsynsbegjæring i løpet

av fem arbeidsdager. Hvis ikke, regnes begjæringen som avslått og kan gå rett til klageorgan.

• Om innsyn nektes med bakgrunn i taushetsplikten, kan det kreve at organet forespør den tausheten skal beskytte, om at det likevel gis samtykke til innsyn.

42


42

Avslag på innsyn• Man kan klage på et avslag om innsyn, mens

vedtak om å gi innsyn ikke kan påklages. • Ny lov: man kan kreve nøyaktig hjemmel /

utførlig begrunnelse for avslaget. • § 32 annet ledd

– ”Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast etter første ledd….”

43


43

Eksempler

• Svar på henvendelser om innsyn skal besvares i løpet av 5 dager - også i sommerferien…. http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=504

• Ikke begrensninger i antall saker - Sagene bydel…http://www.ivarjohansen.no/temaer/apenhet/2591-sagene-instruks.html

44


44

Ny offentlighetslov

• Hvem loven gjelder for er utvidet• Journalføringsplikten utvides • Gir offentligheten økt tilgang til bla interne

dokumenter• Nye § å henvise til når man unntar fra offentlighet• Eksplisitt adgang til å tilgjengeliggjøre fulltekst

dokument på nett• Kravet til identifisering av den saken dokumentet

knytter seg til er oppmyket

45


45

Hovedregler om rett til innsyn• Offentleglova

• allmennhetens (privatpersoner, journalister….)

• Forvaltningsloven• partens tilgang• forskeres tilgang • forvaltningsorganers tilgang

• Personopplysningsloven• opplysninger om en selv

• Særlover• Eks: Pasientrettighetsloven

46


46

Eks – krav på innsyn i egen barnevernssak

• http://www.offentlighet.no/Nyhetsarkiv/?module=Articles;action=Article.publicShow;ID=489

47


47

48


48

49


49

50


50

Behandling av personopplysninger• Personopplysningsloven• Forvaltningsloven• Forskrift om pasientjournal• Andre?

51


51

Sikkerhet – u.off. dokumenter• Fysisk

– Sikre lokaler– Tilgangskontroll– Sikre lagringsmedier– Rutiner for bruk …

• I elektroniske system– Tilgangskontroll - Begrenser innsyn for saksbehandlere i

journalen (alle skal ikke se alt)– Skjermingskoder - Begrenser innsyn for publikum i

offentlig journal

52


52

• Klientmapper skal som hovedregel oppbevares samlet med tilsvarende klientmapper og atskilt fra det alminnelige sakarkivet

• Personsensitivt material bør låses ned når det ikke er i bruk • Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke

gjøres tilgjengelig for uvedkommende (skjerme utad)• Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen

ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler (skjerme også internt)

Sikkerhet – krav til oppbevaring

53


53

Konfidensielle papirer fløt

54


54

Kommunens arkivinstruks - Sikring av arkiver og arkivlokaler

• Virksomhetene skal på se at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende

• Viser til instruks for informasjonssikkerhet som bla omfatter krav til fysisk, systemteknisk og organisatorisk sikring av informasjon

55


55

Arkivrutiner

56


56

Arkivrutiner - daglige• Mottak/åpning av post / Dokumentfangst• Journalføring

– Hva skal/kan journalføres? Hvilke opplysninger skal/kan registreres? Skanning, offentlig journal (manuell og elektronisk)

• Fordeling/saksgang (saksbehandling)• Avskriving, arkivlegging• Kvalitetskontroll• Oppfølging og veiledning av saksbehandlere

57


57

Arkivrutiner periodiske• Periodisering, deponering og bortsetting • Avlevering• Kassasjon og bevaring • Restansekontroll• Innsyn• Utlån• Arkivplan

58


58

Flere varianter av arkiv• Kun papir (journal og arkiv)• Elektronisk journal + papirarkiv• Elektronisk saksbehandling (el- journal m/ el.

dokumenter + papirarkiv)• Fullelektronisk arkiv (journal + arkiv)• Elektroniske fagsystemer (papirarkiv)

59


59

S te m p ling K la sse ring B ile gg ing R e g is tre ring

R e s tan se kon tro ll

A rk iv leg g ing U tsen d e lse a v svar E kse m p la r t il ko p ib ok

A vsk rivn in g o g kon tro ll

R e tu r til e kspe d is jon

S a ksb eh a nd ling

F o rde ling

P o stå pn ing

S o rte ring

P o s t ko m m e r inn

Mottak: arkivtjenesten

Fordeling: leder/avdeling/saksbehandler

Arkivering:arkivtjenesten

60


60

E-post• eForvaltningsforskriften av 25.juni 2004 nr988:

– Formål: å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen

– Gjelder: Elektronisk kommunikasjon i forvaltningen– Enhver som henvender seg til et forvaltningsorgan kan

benytte elektronisk kommunikasjon– Forvaltningen bør legge til rette for at el-kommunikasjon

med organet er brukervennlig og tilgjengelig for alle

Likestiller henvendelser per e-post med henvendelser på papir!

61


61

E-post - Mottak• Sentralt postmottak tilknyttet arkivtjenesten• Behandles og registreres som ordinær post:

(skrive ut), journalføre og arkivere !• Saksbehandlere som mottar sakspost på sin e-

postadresse, må straks gi dokumentet til arkivtjenesten for registrering

• Mottar man henvendelser i elektronisk form skal det gis bekreftelse til avsender om at henvendelse er mottatt

62


62

E-post - utfordringer• Utfordringer:

– Identifisering av e-post som er saksdokumenter for organet (skal arkivmessig behandles på samme måte som tilsvarende papirdokument)

• Saksdokumentet kan enten bestå av e-posten, vedlegg til e-posten eller begge deler

– Begrensninger på grunn av form– Begrensninger på grunn av innhold

63


63

Skjemaer på internett• Tas mer og mer i bruk, men INNHOLDET avgjør om

det er saksdokument• Dersom innholdet er arkivverdig (dvs utløser

saksbehandling og har verdi som dokumentasjon) SKAL slike skjema skrives ut, journalføres og arkivlegges.– (Med mindre man har elektronisk arkiv og et system hvor

man kan importere og registrere skjemaene automatisk)

64


64

Annen arkivverdig ”post” som ikke automatisk kommer til postmottak

• Dokumentfangst av arkivverdige dokumenter– Sms - meldinger– Dokumenter skapt i tekstbehandlingsprogram utenfor

virksomhetens sak- arkivsystem– Fagsystem uten journal og langtidslagringsfunksjonalitet– Samhandlingsrom, prosjektrom….– Internettsider– Sosiale medier; twitter, facebook….

65


65

Skanning - Kvalitetskontroll• Det må være samsvar mellom de innskannede og de

papirbaserte dokumentene• De må ligge i riktig rekkefølge• Være knyttet til rett sak• Kvaliteten på de skannede dokumentene må være

tilfredsstillende (= 300 dpi)• Innføring av skanning krever at rutinene for behandling og

fordeling av post til saksbehandlerne endres– Det må avklares om saksbehandler fortsatt skal få de fysiske

dokumentene ved fordeling– Forholder saksbehandler seg kun til det elektroniske dokumentet, må

han varsles etter at dokumentet er journalført og knyttet til sak

66


66

Journal• En journal er et kronologisk eller systematisk

register med nummerering av all arkivverdig inn- og utgående korrespondanse samt interne dokumenter, dvs. alle saker og dokumenter som finnes i arkivet

• Gir dokumentene en sikker og entydig identifikasjon• Journalen skal føres på papir eller elektronisk

(NOARK-system)

67


67

Journalen et viktig redskap• Et fortløpende register over inn- og utg. brev • Redskap for restansekontroll og oppfølging av

saksbehandler• For å se sammenheng i arkivet og for framfinning

av dokumenter. Knytter de enkelte dokumentene til saken de tilhører

• Identifisere dokumenter for innsyn• Viser hvilke brev som er mottatt, hvor de er i

arkivet og hvordan de er fulgt opp

68


68

Elektronisk journal • Dokumenter som hører til samme sak, skal i journalen

knyttes sammen med et felles saksnummer• For elektronisk journalføring skal offentlige organer normalt

benytte et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden

• Virksomheten må legge opp til administrative rutiner som gjør det mulig for arkivtjenesten å utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen

• Backup tas hver dag

69


69

Manuell journal• Avsluttes og ”bindes inn” pr år.Avsluttes og ”bindes inn” pr år.• Ordnes etter løpende journalnummerOrdnes etter løpende journalnummer• Lenking: Inn- og utgående dokument (i samme sak) får Lenking: Inn- og utgående dokument (i samme sak) får

samme journalnummer. Nytt inngående dok. Får nytt samme journalnummer. Nytt inngående dok. Får nytt journalnummer og lenkes til forrige. (Alternativt henvises det journalnummer og lenkes til forrige. (Alternativt henvises det til j.nr til forrige dokument i saken og til j.nr. til neste til j.nr til forrige dokument i saken og til j.nr. til neste dokument i saken)dokument i saken)

Hvert journalnummer representeres da på tre steder: 1: På «sin» plass2: Som forrige dokument i saken3: Som neste dokument i saken

70


70

Eks. utfylt manuell postjournalJ.nr In

n/ut

Avsender/mottaker

Innhold Dato Ordn.kode

Saks-beh.

U.off. jf. lov-§

Avskriv-ingsmåte

153/01 I

U

Ola Nordmann Oppsigelse av stilling, forespørsel om sluttattest

Sluttattest

10/12-01

19/12-01

Pers.Mappe(051.6)

GK Offl § 5a BU 19/12-2001

154/01 I Kari Nordmann Forespørsel om regler for elevers rett til fritak i enkeltfag

14/12-01

432.4 EL TLF 16/12-2001

155/01

38/02

U Skole-administrasjonen

Klasseordning på Ullern vdg. Skole

17/12-2002

430.2 GK

155/0138/02

I Skole-administrasjonen

Klasseordning på Ullern vdg. Skole

9/4-2002

430.2 GK TE 14/4-2002

71


71

Hvilke dokumenter skal journalføres?Det er journalføringsplikt for alle inn- og utgående dokumenter som etter Offentleglova må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon

Dvs. Virksomhetens SAKSDOKUMENT

72


72

Hvilke dokumenter KAN journalføres• Organinterne dokument registreres i journalen så langt

organet finn det tjenlig– Eks. kladder, interne beskjeder, meldinger og rapporter, arb.notater,

dokument som er produsert i organet til eget bruk– (Dersom man har elektronisk arkiv kan man bare unnlate og

journalføre arkivverdige interne notater dersom systemet har funksjoner for loggede dokumenter.)

• Unntak - Disse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalføres: a) dokument som omtalt i offentleglova § 14 andre ledd b) dokument som omtalt i offentleglova § 16 fyrste ledd bokstav a til d, §

16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum c) dokument som omtalt i offentlegforskrifta § 8.

73


73

Hvilke dokumenter skal ikke journalføres?• Dokumenter som kommer inn under

bestemmelsene om arkivavgrensning i arkivforskr.§ 3-19, skal ikke journalføres og de skal heller ikke arkiveres

- dvs. Dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon

74


74

Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten

• Alle dokument som kommer inn under arkivlovens definisjon av arkiv i § 2 og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning etter arkivforskr. §§ 3-18 og 3-19, skal arkiveres.

• Dette gjelder også organinterne dokumenter, enten de journalføres eller ikke.

75


75

Journalføring av UO dokumenter• Alle dokumenter som kan, eller skal unntas fra

offentlighet skal journalføres– Dokumenter som inneholder opplysninger som

skal unntas fra offentlighet, påføres U.off. + henvisning til den paragraf som hjemler unntaket.

– Men selve dokumentet behøver ikke å bli vurdert før noen ber om innsyn.

– NB! Uten unntakspåføring, sladdes ingen opplysninger i den offentlige journalen

76


76

Hvordan journalføre u.off.?• Fullstendig utelatelse eller sladding?• Hvem gjør hva?• Skal dokumentet unntas helt eller delvis?• UO (unntatt offentlighet) + fullstendig lovhjemmel• Tilgangskontroll

– Begrenser innsyn for saksbehandlere i journalen • Skjermingskoder

– Begrenser innsyn for publikum i offentlig journal

77


77

Skjermingskoder• Kode 1

– Brukes når et dokument unntas fra offentlighet, men ingenting av teksten i journalen skal skjules. Man viser her at det er tatt stilling til bruk av kode for dokumenter som forhåndsklassifiseres ”unntatt offentlighet”.

• Kode 2– Linje etter @ i sakstittel og journalpostbeskrivelse

blir avskjermet. Tekst før @ vises på journal.

78


78


– Sakstittel, dokumentbeskrivelse, avsender og mottaker blir skjermet.

– I journalen synes bare: løpende journalnummer, dokumentdato, gradering og U.off.

• Kode 4– Bare saksnummer/journalnummer blir skrevet ut i

off.journal. Alle andre opplysninger er skjermet.

79


79


– Linje etter @ i sakstittel og journalpostbeskrivelse blir avskjermet. Offentlig journal inneholder tekst før @ i sakstittel, journalpostbeskrivelse. Tekst etter @ erstattes av ordet "AVSKJERMET". I tillegg avskjermes avsender og mottaker.

80


80

81


81

82


82

83


83

84


84

Journalføring av e-post• Arkivverdig e-post som mottas av saksbehandler kan

importeres av saksbehandler i sak- arkivsystemet, eventuelt – kan man ta en utskrift av e-posten og sende den til arkivet for

journalføring og arkivlegging – Kan man videresende e-post til sentralt e-postmottak for journalføring

av arkivet • E-posten hentes opp via systemet og legges på riktig sak,

eller dokument dersom det er et vedlegg• Arkivet må søke opp e-poster saksbehandler har registrert

og journalfører disse – da først vil e-posten komme opp i saksbehandlers mappe for ”ubehandlede” dokumenter”

85


85

Journalføring av e-post forts.

• Ting man kan være oppmerksom på ved import av e-post i systemet:– Avsender/mottaker skal alltid være virksomheten,

ikke en enkeltpersons e-postadresse– Rette opp dokumentbeskrivelsen – Legge inn riktig dato

86


86

87


87

Fagsystemer

• Fagsystemer erstatter ikke registrering i en postjournal, med mindre fagsystemets journalfunksjoner tilfredsstiller kravene i Noark-standarden (Norsk arkivsystem)

• Dersom systemet brukes til produksjon av saksdokumenter, må man ha en utskrift av dokumentene og legge dem på plass i riktig sak

• All annen arkivverdig informasjon må også skrives ut og arkivlegges der den hører hjemme

88


88

Tidspunkt for journalføring• All post som skal journalføres skal registreres

og journalføres før saksbehandlingen starter

I TVIL? Journalfør

89


89

Direktør

Avd. 1 Leder Avd. 2 Avd. 3

Leder underavd.2a Leder underavd. 2b

Seksjonsleder

saksbehandler

Administrasjon(inkl. arkivet)

90


90

Avskriving• Dokument som besvares skriftlig avskrives med koden BU

(brev ut)• Også saker som ikke krever skriftlig svar skal avskrives i

journalen f.eks med bestemmelser om henleggelse, at brevet er tatt til etterretning, til arkivet e.l. (T.E, T.A..)

• Er saken besvart pr. telefon skal det på selve dokumentet redegjøres for svaret og dato. I journalen noteres "besvart pr. telefon" (TLF..) og det legges inn merknad

• For saker som sendes andre til uttalelse foretas egne noteringer i ekspedisjons- og/eller merknadsrubrikken i journalen

91


91

Arkivering/arkivlegging• Før arkivlegging skal man kontrollere at sakene er påført

riktig og dekkende arkivkode. • Unødige konsepter, kladdenotater og kopier skal fjernes av

saksbehandler. • Stifter og binders av metall fjernes.• Sakens dokumenter legges i kronologisk orden i eget

saksomslag og arkivlegges på rett plass snarest mulig. Ferdigbehandlete saker som ikke er til aktuell behandling skal ligge i arkivet.

• Kopi av alle utgående dokumenter skal i KOPIBOKA.

92


92

Utlån fra arkivet• Opprett regler for utlån av saksmapper• Bruk utlånskort (som påføres sakens tittel,

arkivkode, dato, og låntagers navn)• Kontroll på utlån sikrer :

-bevaring av arkivene-rettsikkerhet for kommunen og individ-sparer tid på å lete hos saksbehandlere-hindrer ”personlige arkiv”

93


93

Restansekontroll• Liste over saker som ikke er ferdigbehandlet• Rutinemessig varsel til saksbehandlere om at

det finnes innkomne, journalførte dokumenter som ikke er avskrevet i journalen

• 4 ganger i året

94


94

Kort om bevaring og kassasjon

95


95

Definisjoner• Bevaring

– Arkivmaterialet blir oppbevart for fremtiden og avlevert til depot• Merk: Bevaringspåbud, se arkivforskriften § 3-20

• Kassasjon– Arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt

verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og sletta• Merk: Må ha hjemmel for kassasjon, se arkivforskriften §3-20 og

arkivloven §9 pkt. c

• Arkivbegrensning– Materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi

som dokumentasjon blir holdt utenfor (eller fjernet fra arkivet)

96


96

Bevaringspåbud• I følge forskrift til lov om arkiv, skal man aldri

kassere:– Arkivmateriale eldre enn 1950– Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller,

møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse– Virksomhetens egne årsmeldinger– Kopibøker– Journaler/journaldatabase– Andre former for registre og hjelpemidler som kan brukes

til fremfinning i arkivet

97


97

Bevaringspåbud, forts.• Man skal aldri kassere (forts.):

– Arkivnøkler som virksomheten tidligere har brukt– Arkivplaner– Presedenssaker– Originalt kartmateriale– Tegninger og fotografier med tilknytning til

saksbehandlingen– Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referat og

endelige vedtak fra styrer, råd nemnder og utvalg

98


98

Hvorfor bevare for ettertiden?• Virksomhetens eller Oslo kommunes egne behov

– Til bruk i saksbehandlingen: Presedens, likebehandling etc

– Dokumentasjon av kommunens eiendomsrett, økonomiske og juridiske interesser

• Enkeltmenneskers behov og juridiske rettigheter• Del av nasjonens kulturarv

– fremtidig forskning, historieskrivning, slektsforskning osv

99


99

Bevaring av elektronisk materiale• Vi må i større grad passe på at arkivverdig

dokumentasjon nedfeller seg i arkiv. Trusler:– E-post– Fagsystemer utenfor arkivet– Gradvis overgang fra papir til edb– Systemer som overskriver ved oppdatering

• Elektronisk materiale overlever ikke av seg selv, vi må gå aktivt inn for å bevare

100


100

Hvorfor kassere?• Økonomiske hensyn og plassbehov• Bedre fremfinnings - og søkemuligheter• Vedlikehold av bortsatt og avlevert materiale

• Elektroniske arkiv – nødvendig med kassasjon?• Dilemma: Å velge på vegne av fremtiden

101


101

Arkivbegrensningpraktisk gjennomføring

• Arkivuverdig materiale skal ikke behandles som arkivmateriale: det skal ikke journalføres og det skal ikke inn i arkivet

• Hver virksomhet bør lage lister over materiale som skal arkivbegrenses

• Arkivbegrensning foregår i tre omganger: Ved poståpning, ved arkivlegging og ved bortsetting

• Rensing: Plastomslag, binders, stifter og strikker fjernes fra saksmapper

102


102

Kassasjonpraktisk gjennomføring

• Tenk på kassasjon når du klasserer/påfører arkivkode• Utnytt mulighetene i den elektroniske journalen• Materiale som skal kasseres bør skilles ut og stilles opp for seg

ved overføring til bortsettingsarkiv• I brukermappene kan man samle kassabelt materiale i egne

omslag som tas ut og makuleres ved ordning og avlevering• All kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes

eller makuleres under oppsyn av representant for virksomheten• Virksomheten skal føre protokoll over kassasjoner, jf.

Arkivinstruks for Oslo kommune Pkt 3.3

103


103

Varsomhetsregler• Man kasserer etter reglene hvis det er helt sikkert

at det ikke foreligger behov for bevaring• Konsentrer deg om de seriene som har så stort

omfang at kassasjonen gir en praktisk gevinst• Det vil i praksis si rutinemessige enkeltsaker og

enstypesaker av et visst omfang• Plukkassasjon anbefales ikke!• Er du i tvil - ikke kassér!

104


104

Utvalgskassasjon• Utvalgskassasjon betyr at et utvalg (representativt

sådan) av en bestemt type saker kan kasseres, – for eksempel at klientsaker for personer født den 1., 11.

og 21. i hver måned + hver tiende årgang skal bevares

• NB! Regelverket er i ferd med å endres!! Riksarkivaren anmoder kommunene om å vise tilbakeholdenhet inntil nytt regelverk er klart.

105


105

Hvordan oppfatter omverdenen arkivet og arkivaren?

Sitat fra ”Ulykkesfuglen” av Camilla Läckberg

106


106

Egenprodusert film med tittelen

Fra vugge til grav

Handler om hva vi gjør i Byarkivet og hvorfor vi tar vare på arkiv

arkivrutiner og regelverk 2010 oslo kommune / oslobyarkiv

Documents