arsip perguruan tinggi universitas islam negeri...
TRANSCRIPT
ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS ISLAM
NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi)
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.I.P)
Oleh:
RABIATUL ADAWIYAH
NIM. 11140251000022
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440 H/ 2019 M
i
ABSTRAK
Rabiatul Adawiyah (NIM: 11140251000022). Arsip Perguruan Tinggi Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan Pimpinan terhadap
Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Di bawah bimbingan
Mukmin Suprayogi, M.Si. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2018.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen pengelolaan arsip
dan tanggapan pimpinan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengenai
pembentukan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Jenis penelitian ini adalah
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik yang digunakan dalam
pengumpulan data adalah: wawancara, observasi, dan dokumentasi. Sedangkan
teknik analisis data meliputi: reduksi data, penyajian data, dan penarikan
kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa pimpinan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menanggapi bahwa arsip sangatlah penting
keberadaan dan pengelolaannya untuk keberhasilan universitas terutama dalam
memperoleh akreditasi perguruan tinggi. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta secara
umum sudah memiliki arsip perguruan tinggi, namun, secara khusus belum
memiliki Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Manajemen arsip perguruan tinggi
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini berada di bawah BAUK (Biro Administrasi
Umum dan Kepegawaian), dengan fokus arsip pada tiga bidang yakni keuangan,
kepegawaian, dan administrasi. Saat ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menganut
sistem kombinasi dalam pengelolaan arsip dikarenakan untuk arsip terpusat
dikelola secara sentralisasi oleh BAUK dan ada pula arsip yang dikelola secara
desentralisasi di setiap fakultas.
Kata Kunci : arsip perguruan tinggi, LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi), pengelolaan arsip
ii
ABSTRACT
Rabiatul Adawiyah (NIM: 11140251000022). University Archives of Syarif
Hidayatullah State Islamic University Jakarta: Stake Holders Response to
the Establishment of Higher Education Archival Institutions. Under the
guidance of Suprayogi Mukmin, M.Si (NIP. 19620301 199903 1 001).
Library Science Major at UIN Syarif Hidayatullah Humanity and
Civilization Department, 2018.
The purpose of this research is to find out the management of records and responses
of the stake holders at the Syarif Hidayatullah State Islamic University in Jakarta
regarding the establishment of a college archival institution. This type of research
is descriptive with a qualitative approach. The techniques used in data collection
are: interviews, observation, and documentation. Data analysis techniques include:
data reduction, data presentation, and conclusion drawing. Based on the results of
this study it can be concluded that the stake holders of UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta responded that the archive is very important in the existence and
management of the university’s success, especially in obtaining college
accreditation. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta in general already has university
archives, however, specifically it does not yet have LKPT (Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi). Management of the university archives of UIN Syarif
Hidayatulah Jakarta is currently under BAUK (Bereau of Public Administration and
Personnel), with a focus on archives in three fields, namely finance, staffing and
administration. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adheres to a combination system
in managing records because for centralized archives it is managed centrally by
BAUK and there are also archives that are managed in a decentralized manner in
each faculty.
Keyword : university archive, LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi),
management archive
iii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Puji dan syukur penulis ucapkan hanya kepada Allah Swt yang telah
memberikan segala nikmat dan kasih sayang-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat beserta salam semoga senantiasa
tercurahkan kepada junjungan kita yakni Nabi Muhammad Saw beserta
kelaurganya, para sahabatnya, dan para pengikutnya hingga akhir zaman nanti.
Skripsi ini berjudul “Arsip Perguruan Tinggi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi)”. Penulis menyadari bahwa dalam
penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan dan keterbatasan ilmu
pengetahuan yang penulis miliki. Namun, berkat adanya dorongan dan bantuan dari
berbagai pihak, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Ucapan terima kasih
tersebut penulis sampaikan pada:
1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, M.Ag Selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Dosen Pembimbing Akademik yang telah
membimbing serta meluangkan waktu dan kemudahan selama proses
kuliah di Program Studi Ilmu Perpustakaan.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si. selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Perpustakaan sekaligus sebagai Dosen Pembimbing skripsi yang telah
iv
berkenan untuk memberikan bimbingan serta meluangkan pikiran,
tenaga, dan waktu dalam membantu penyelesaian skripsi ini.
4. Ibu Lilik Istiqoriah, S.Ag. S.S., M.Hum. Dosen Kearsipan dan
Pustakawan Perpustakaan Fakultas Saintek UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta yang telah berkenan meluangkan waktu dan bimbingannya
dalam skripsi ini.
5. Bapak Viktor Amrizal, M.Kom. dan istri, Ibu Ratna. Dosen TI di
Fakultas Saintek UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah
meluangkan waktu dan bimbingannya dalam penyelesaian skripsi ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan yang
telah memberikan pengetahuan yang bermanfaat baik di bidang
akademik, sosial, dan keagamaan.
7. Terimakasih untuk para responden yang telah meluangkan waktu dan
pikirannya dalam penelitian skripsi ini yakni: Bapak Prof. Dr. Abdul
Hamid, MS selaku Wakil Rektor Bidang Administrasi UIN Syarif
Hidayatulah Jakarta, Bapak Dr. H. Rudi Subiyantoro, M.Pd. selaku
Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, serta Bapak
Nashrul Hakiem, S.Si., M.T., Ph.D selaku Kepala PUSTIPANDA.
8. Keluarga Terkasih dan tercinta, terutama Ayahanda Ansori dan Ibunda
Hj. Aisah serta Kakak Eis Hacci Ferlian, Mega Lailan Fiasih, dan Alin
yang telah mendidik, membimbing, dan memberikan bantuan moril
serta materil kepada penulis dengan penuh kasih sayang, kesabaran,
untaian doa, nasehat, perhatian, dan semangat yang selalu diberikan
untuk mendorong dan mendukung penulis menyelesaikan skripsi ini.
v
9. Terima kasih kepada sahabat-sahabat penulis Arum Maulidyah
Prameswari, Mutia Mutmainul Qulub, Indah Tamalasari, Dimas
Diantoro, Puteri Pertiwi, Linda Sari Lubis, Lila Nur Safitri, Andrian
Prayudo, Muhammad Najiyudin, Faisal Faqih Muhammad, Rostanop
Surya Maulana, Nurhayati, Maililah, Fauziah, dan Upi.
10. Terima Kasih pula untuk teman-teman Komunitas SLiMS Jakarta dan
segenap karyawan Khalifa IMS Primary School: Mas Arief, Ibnu Fathan,
Mba Lenggo, Mas Danang, Pak Mustakiem, Deansa Nabhan, Desi,
Rofiqoh, Kak Ocha, Kak Reni, Ms.Amel, Ms.Nisa, Mr.Diki & Mr. Ato.
11. Dan terima kasih untuk semua pihak yang telah membantu penulis
dalam menyelesaikan tugas akhir ini yang tidak dapat diucapkan satu
persatu. Hanya doa dan ucapan terima kasih yang tidak dapat penulis
sampaikan. Semoga Allah Swt yang membalas semua kebaikan kalian.
Aamiin.
Kesempurnaan hanya milik Allah Swt dan kekurangan hanya milik
manusia, demikian pula dengan penyusunan skripsi ini, tentu saja masih
memiliki sejumlah kekurangan dan kekeliruan, maka sudah sepantasnya
skripsi ini butuh masukan berupa kritik dan saran yang membangun.
Dengan demikian, diharapkan skripsi ini mendekati kesempurnaan itu
sendiri. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.
Ciputat, 8 September 2018
Penulis
vi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ......................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR .................................................................................................... iii
DAFTAR ISI .....................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah........................................................... 8
C. Tujuan Penelitian ......................................................................................... 8
D. Manfaat Penelitian ....................................................................................... 9
1. Manfaat Teoritis ............................................................................................... 9
2. Manfaat Praktis ................................................................................................. 9
E. Definisi Istilah ............................................................................................ 10
F. Sistematika Penulisan ................................................................................ 10
BAB II TINJAUAN LITERATUR ......................................................................... 12
A. Pengertian Arsip Perguruan Tinggi ............................................................ 12
B. Nilai Guna dan Fungsi Arsip ..................................................................... 13
C. Siklus Hidup Arsip ..................................................................................... 14
D. LKPT .......................................................................................................... 16
E. Perkembangan LKPT di Indonesia ............................................................ 17
F. Penelitian Terdahulu .................................................................................. 21
BAB III METODE PENELITIAN .......................................................................... 24
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian................................................................. 24
B. Kriteria Informan ....................................................................................... 24
C. Teknik Pengumpulan Data ......................................................................... 25
1. Data Primer ..................................................................................................... 25
2. Data Sekunder ................................................................................................. 26
D. Teknik Analisis Data .................................................................................. 27
vii
E. Jadwal Penelitian ........................................................................................ 28
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN .............................. 29
A. Profil UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ...................................................... 29
1. Sejarah ............................................................................................................. 29
2. Visi, Misi, dan Tujuan ................................................................................... 30
3. Struktur Organisasi......................................................................................... 32
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan............................................................... 34
1. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT UIN Jakarta ......... 34
2. Manajemen Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta .......................................... 45
3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta..................................... 55
BAB V PENUTUP ....................................................................................................... 60
A. Kesimpulan ................................................................................................ 60
B. Saran ........................................................................................................... 61
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 64
LAMPIRAN
BIODATA PENULIS
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus hidup arsip .............................................................................. 15
Gambar 2.2 Tampilan Web Arsip Universitas Indonesia ..................................... 19
Gambar 2.3 Tampilan Web Arsip Universitas Gadjah Mada ............................... 20
Gambar 2.4 Tampilan Web Arsip Harvard University ......................................... 20
Gambar 2.5 Tampilan Web Arsip Oxford University ........................................... 20
Gambar 4.6 Tampilan Awal Web e-letter UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ........ 48
Gambar 4.7 Tampilan Profil Mahasiswa e-letter UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
............................................................................................................................... 49
Gambar 4.8 Bagan Alur Surat Masuk dari Kementerian atau Lembaga............... 50
Gambar 4.9 Bagan Alur Surat Masuk dari Rektorat ............................................. 51
Gambar 4.10 Bagan Alur Pengarsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ............. 52
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap lembaga organisasi baik swasta maupun negeri tidak lepas dari
kewajiban mengelola kearsipan. Kearsipan berkenaan dengan hal-hal
mengenai arsip. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi yang
dibuat dan diterima oleh suatu lembaga1.
Perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan memiliki kewajiban
yang harus dilakukan, mulai dari menjalankan Tridarma Perguruan Tinggi
yakni memenuhi dan menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat 2 hingga memenuhi kebutuhan informasi
yang kian hari semakin berkembang dan meningkat jumlahnya.
Kebutuhan informasi bisa terpenuhi dengan adanya arsip yang
dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Arsip tidak hanya memiliki nilai
historis tetapi juga memberikan pandangan dalam menentukan kebijakan
sebagai referensi dimasa yang akan mendatang. Semakin perguruan tinggi
mengelola arsipnya dengan baik maka semakin terbantu perguruan tinggi
dalam memenuhi kepentingan dalam pelaksanaan Tridarma Perguruan
1 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub.
L. No. 43, § sec. BAB I Ketentuan Umum (2009), sec. BAB I Ketentuan Umum,
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf. 2 Indonesia, “UU No. 12 Tahun 2012, Pasal 1 Ayat 9 Tentang Tridharma Perguruan Tinggi” (2012).
2
Tinggi serta mengetahui dengan cermat setiap kebijakan dan kegiatan
yang pernah dan akan dilaksanakan3.
Arsip pada perguruan tinggi dikelola oleh suatu lembaga yang
mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab dalam mengelola kearsipan
pada perguruan tingginya 4 , lembaga tersebut ialah Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi. Adapun segala yang berhubungan dengan Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi ini sudah diatur dalam Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 yang menyatakan bahwa setiap
perguruan tinggi wajib membentuk lembaga kearsipannya dan bertanggung
jawab dalam setiap pengelolaan arsip yang ada di perguruan tinggi5.
Begitu pula dengan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah
Jakarta (UIN Jakarta) sebagai perguruan tinggi negeri memiliki kewajiban
untuk membentuk arsip perguruan tinggi. Lembaga arsip perguruan tinggi
mempunyai tugas dan fungsi untuk mengelola arsip secara professional
yang meliputi siklus hidup arsip mulai dari terciptanya arsip, identifikasi,
klasifikasi, penyimpanan, pengamanan, temu kembali, pelacakan, dan
pemusnahan atau penyimpanan secara permanen6.
Hal ini sesuai dengan visi UIN Jakarta dalam membangun World
Class University, yakni diadakannya lembaga kearsipan
3 Arsip Nasional Republik Indonesia, “UNPAD Gelar Konferensi Nasional Penguatan &
Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi,” Arsip Nasional Republik Indonesia, 21 April
2017, http://www.anri.go.id/detail/1239-Unpad-Gelar-Konferensi-Nasional-Penguatan-
Pemberdayaan-Lembaga-Kearsipan-Perguruan-Tinggi. 4 Zaenuddin, “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Di Indonesia: Bentuk, Tugas dan
Kelengkapannya,” Jurnal Kearsipan ANRI 8, no. 1 (Desember 2013): 39. 5 Indonesia, “Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,” Pub.
L. No. 43, § sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4 (2009), sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4,
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-Tentang-Kearsipan.pdf. 6 William Saffady, Records and Information Management: Fundamental of Professional Practice
(United State of America: ARMA International, 2004).
3
perguruan tinggi dapat menambah citra dan menaikkan kualitas
universitas agar memenuhi kualifikasi yang layak dalam menuju World
Class University. Adanya lembaga kearsipan perguruan tinggi bukan tidak
mungkin menjadi poros baru bagi UIN Jakarta dalam menunjukkan
eksistensinya untuk dapat menjadi World Class University yang dapat kita
lihat dari keseriusan mengelola arsipnya.
Saat ini menurut UniRank per Juli 2017 UIN Jakarta menempati
urutan ranking tertinggi PTKIN dan termasuk kedalam 13 besar perguruan
tinggi terbaik di Indonesia bersaing ketat dengan Institut Teknologi Sepuluh
Nopember (15), Universitas Jenderal Soedirman (12), Univeritas Andalas
(26), Institut Teknologi Bandung (7), Universitas Indonesia (2), dan
Universitas Gadjah Mada (1)7.
Jika dilihat dari perspektif Islam, Arsip adalah sesuatu yang sangat
bersejarah dan harus dikelola serta dilestarikan dengan jujur dan baik.
Seperti hadis yang diperoleh dari Nabi Muhammad Saw yang berisi
perkataan, akhlak, perbuatan, dan ketetapan. Pada awalnya penulisan hadis
tidak diperbolehkan oleh Nabi Muhammad Saw dikarenakan dapat
mempengaruhi Alquran. Namun, melalui beberapa peristiwa akhirnya hadis
diperbolehkan untuk ditulis dan dilestarikan agar tidak hilang8. Perintah
dalam menulis hadis sebagai berikut:
كنت أكتب كل شيء أسمعه من رسول هللا صلى هللا عليه وسلم أريد حفظه ، فنهتني قريش وقالوا : أتكتب كل شيء تسمعه ورسول هللا صلى هللا عليه وسلم ضا ، فأمس كت عن الكت اب ، فذكرت ذلك لرسول هللا بشر يتكلم في الغضب ، والر
7 Admin1, “Peringkat UniRank, UIN Jakarta Tempati Ranking Tertinggi PTKIN,” Akademik,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (blog), Agustus 2017,
http://www.uinjkt.ac.id/id/peringkat-unirank-uin-jakarta-tempati-ranking-tertinggi-ptkin/. 8 Muhammad Halid Syar’i, “Sejarah Penulisan Hadist 1,” organisation, 19 April 2017,
https://muslim.or.id/25321-sejarah-penulisan-hadits-1.html.
4
صلى هللا عليه وسلم ، فأومأ بأصبعه إلى فيه ، فقال : اكتب فوالذي نفسي بيده ما يخرج منه إال حق
Artinya:
“Dahulu aku menulis semua yang aku dengar dari Rasulullah karena aku
ingin menghafalnya. Kemudian orang-orang Quraisy melarangku, mereka
berkata, “Engkau menulis semua yang kau dengar dari Rasulullah? Dan
Rasulullah adalah seorang manusia, kadang berbicara karena marah,
kadang berbicara dalam keadaan lapang”. Mulai dari sejak itu akupun
tidak menulis lagi, sampai aku bertemu dengan Rasulullah dan
mengadukan masalah ini, kemudian beliau bersabda sambil menunjukkan
jarinya ke mulutnya, “Tulislah! Demi yang jiwaku berada di tangan-Nya,
tidaklah keluar dari mulutku ini kecuali kebenaran”. (HR. Abu Dawud,
Ahmad, dan Al-Hakim)
Dari penjelasan hadis di atas dapat kita pahami bahwa hadis disini
merupakan bentuk lain dari arsip yang berisi informasi penting umat Islam
dari Allah Swt dan Nabi Muhammad Saw. Pada awalnya hadis dilarang
untuk ditulis dikarenakan dapat mempengaruhi kitab suci Alquran, namun
setelahnya hadis diperbolehkan untuk ditulis dan dikumpulkan menjadi
kitab seperti yang dapat kita temui sekarang, yakni kitab hadis seperti
Bukhari, Muslim, dan lainnya. Perintah untuk menulis hadis ibarat perintah
untuk melestarikan hadis dan mengelolanya agar tidak hilang serta dapat
terjaga dengan baik. Jika terjaga dengan baik, maka umat Islam di kemudian
hari dapat mengetahui hadis-hadis tersebut dan dapat menjadi sumber ajaran
kedua selain Alquran dalam ajaran Islam serta dapat menjadi pedoman
dalam pengambilan suatu keputusan atau kebijakan.
Berdasarkan hadis tersebut, perintah untuk menulis hadis dengan
tujuan melestarikan hadis-hadis yang disampaikan oleh Nabi Muhammad
Saw agar dapat terjaga untuk umat Islam setelahnya dapat kita hubungkan
dengan lembaga kearsipan yang mengelola, mengatur, dan melestarikan
arsip yang dimiliki. Apabila arsip tidak dikelola dengan baik, tidak
5
dilestarikan, dan tidak dijaga informasi yang ada didalamnya, maka
arsip akan hilang, tercecer, tidak jelas keberadaannya dan tidak dapat kita
temukan lagi nantinya. Perintah penulisan hadis adalah contoh dalam
perspektif Islam dan kaitannya dengan lembaga kearsipan yang mengelola
arsip. Dari hadis ini kita dapat mengambil pelajaran dan hikmah bahwa arsip
merupakan sesuatu yang berisi informasi penting dan sebaiknya dikelola
serta dijaga dengan benar, agar jika suatu saat arsip dibutuhkan maka arsip
tersebut ada dan tersedia dengan baik.
Berdasarkan observasi dilapangan yang diperoleh dari hasil
wawancara dengan dosen ahli bidang kearsipan UIN Jakarta yang
sebelumnya terlebih dahulu melakukan riset kearsipan di UIN Jakarta ini
didapati bahwa9, dari hasil riset tersebut arsip UIN Jakarta banyak yang
masih tercecer dan belum maksimal pelaksanaannya khususnya arsip
historis. Menurut Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Jakarta,
saat ini UIN Jakarta belum maksimal dalam mengelola arsip, dikarenakan
belum ada unit khusus yang menangani arsip-arsip di UIN Jakarta, Biro
AUK menyimpan beberapa arsip penting UIN Jakarta namun itupun hanya
dalam bentuk dokumen copy, sedangkan dokumen aslinya terpisah di
beberapa unit lainnya dan tidak jelas statusnya apakah masih ada atau tidak,
para pegawai di BAUK pun mengaku bahwa UIN Jakarta masih alot dalam
kolektif data, seperti saat terjadi akreditasi ataupun audit, seringkali
beberapa dokumen tidak diketahui keberadaannya, baik asli maupun dalam
9 Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi,” Al-Maktabah 12, no. 1 (2013),
http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-maktabah/article/view/1588/1331.
6
bentuk copy 10 . Seperti yang dialami oleh unit LPM (Lembaga
Penjaminan Mutu) dimana Sertifikat asli BAN PT Akreditasi UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta Tahun 2013 yang pada saat itu masih dikirimkan oleh
pihak BAN PT dalam bentuk tercetak melalui jasa kurir tidak diketahui
dimana keberadaannya11, siapa yang menerima, dan yang menyimpan pun
tidak diketahui, ini dikarenakan belum adanya alur mengenai kearsipan
yang jelas di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta lembaga yang secara
khusus menangani semua arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
sehingga menyebabkan seringkali terjadi hilangnya suatu dokumen.
Gerakan untuk membentuk lembaga kearsipan perguruan tinggi sebenarnya
sudah ada namun hanya dari kalangan personal dari beberapa orang saja,
belum menyentuh ke ranah manajemen tertinggi di struktur organisasi UIN
Jakarta.
UIN Jakarta saat ini belum memiliki lembaga kearsipan sendiri,
menurut Sulistyowati (Pakar Kearsipan ANRI) pusat arsip UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta dahulu berada di Kementerian Agama (Kemenag)12.
Namun, saat ini tidak diketahui lagi bagaimana kelanjutannya. sudah
seharusnya UIN Jakarta membenahi kearsipannya dengan membangun
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sendiri agar manajemen kearsipan di
UIN Jakarta menjadi lebih efektif dimana setiap data keluar masuknya arsip
dapat terkontrol dan dipertanggung jawabkan di kemudian hari dan dapat
10 Ardani et al., Wawancara Pegawai Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018. 11 Parhan Hidayat, Wawancara Staff Lembaga Penjaminan Mutu UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
Desember 2018. 12 MF, “PTN Wajib Bentuk Unit Kearsipan,” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 15 Juni 2013,
http://www.uinjkt.ac.id/id/ptn-wajib-bentuk-unit-kearsipan/.
7
menampilkan citra perguruan tinggi yang transparansi serta mencegah
dari tindak korupsi13 , serta mengurangi resiko dari hilang atau sulitnya
mengakses informasi penting. Jumlah arsip yang semakin bertambah
banyak dari tahun ke tahun, kebutuhan hukum yang wajib dipenuhi setiap
waktunya, menjadi suatu hal penting yag perlu dipertimbangkan bagi UIN
Jakarta untuk membangun lembaga kearsipan perguruan tinggi sendiri.
Dari uraian di atas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih
jauh lagi tentang lembaga kearsipan perguruan tinggi. Maka dari itu, penulis
tuangkan ke dalam skripsi yang berjudul “Arsip Perguruan Tinggi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan
Pimpinan Terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi”.
13 Anahi Casadesus de Mingo, “Improving Records Management to Promote and Prevent
Corruption,” International Journal Information Management Elsevier Science Direct 38 (2018):
256–61.
8
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, serta keterbatasan penulis dalam
hal biaya, waktu, dan tempat, penulis membatasi hanya pada persoalan yang
berkisar tentang arsip Perguruan Tinggi, Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi yang selanjutnya akan disebut LKPT, kebijakan hukum, manajemen
arsip, dan kebutuhan dalam membangun lembaga kearsipan. Pembatasan ini
bertujuan agar penelitian tidak meluas, lebih terarah, jelas, dan memberikan
hasil yang maksimal.
Adapun masalah yang dapat dikaji dalam penelitian ini, dirumuskan
sebagai berikut:
1. Bagaimana tanggapan Pimpinan di UIN Jakarta mengenai pentingnya
membangun LKPT?
2. Bagaimana manajemen arsip yang berlaku di lingkungan UIN Jakarta?
3. Bagaimana kendala dalam manajemen arsip di UIN Jakarta?
C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pada pembatasan dan perumusan masalah di atas,
penelitian ini memiliki tujuan, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui tanggapan Pimpinan di UIN Jakarta mengenai
pentingnya membangun LKPT.
9
2. Untuk mengetahui manajemen dalam pengelolaan arsip di UIN Jakarta.
3. Untuk mengetahui kendala yang terjadi dalam pengelolaan arsip di UIN
Jakarta.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini memiliki manfaat secara praktis dan teoritis. Adapun
manfaat tersebut, yaitu sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
a. Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan wawasan penulis
terkait dengan LKPT.
b. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan masukan bagi
UIN Jakarta dalam mengambil keputusan mengenai LKPT.
c. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi bagi UIN
Jakarta dalam menjalankan perannya sebagai perguruan tinggi.
2. Manfaat Praktis
a. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi keilmuan
bagi Ilmu Perpustakaan terutama mengenai LKPT khususnya di
UIN Jakarta.
b. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan penelitian selanjutnya
yang mempunyai kesamaan tema dengan penelitian ini.
c. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan promosi dan
kepercayaan kepada masyarakat khususnya UIN Jakarta mengenai
LKPT.
10
E. Definisi Istilah
Arsip adalah informasi yang tercipta, diterima, dan dikelola sebagai bahan
bukti dan transaksi yang dilakukan pada perguruan tinggi yang disimpan
dalam berbagai media dan format.
Lembaga Kearsipan adalah pusat atau tempat dalam menyimpan suatu
arsip perguruan tinggi baik itu dalam bentuk lembaran, kotak, jenis sample,
dan sebagainya.
Perguruan Tinggi adalah pendidikan lanjutan setelah pendidikan
menengah yang diselenggarakan untuk mempersiapkan peserta didik yang
memiliki kemampuan akademis dan profesional yang dapat menerapkan,
mengembangkan, dan menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi, dan
kesenian.
Manajemen Pusat Arsip adalah tindakan mengelola dan mengatur arsip
perguruan tinggi hingga dapat terawasi dengan baik dari segi penataan,
pemeliharaan, dan temu kembali arsip agar dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan dan perencanaan selanjutnya di perguruan tinggi.
F. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah saat penelaahan skripsi ini, penulis membagi
pembahasan menjadi lima bab, dan masing-masing bab terdiri dari beberapa
sub bab, yaitu sebagai berikut:
11
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi mengenai seputar penelitian, meliputi: latar
belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan
dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penelitian.
Bab II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat teori-teori yang berkaitan dengan tema penelitian,
seperti arsip, perguruan tinggi, lembaga kearsipan, manajemen
pusat arsip, siklus hidup arsip, dan penelitian terdahulu.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai pentingnya arti penelitian sehingga
keputusan-keputusan yang dibuat dapat dipikirkan dan diatur
sebaik-baiknya. Dapat menilai hasil-hasil penelitian yang sudah
ada, yakni untuk mengukur sampai berapa jauh hasil penelitian
dapat dipertanggung jawabkan. Terdapatnya jenis dan
pendekatan penelitian, kriteria informan, teknik pengumpulan
data, sumber data, teknik analisa data, dan jadwal penelitian.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat tentang profil UIN Jakarta dan hasil penelitian
yang berkaitan dengan arsip perguruan tinggi UIN Jakarta dan
tanggapan pimpinan terhadap pembentukan LKPT.
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian, yang meliputi
penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran.
12
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pengertian Arsip Perguruan Tinggi
Pengertian arsip tidak lepas dari lingkaran informasi dan data. Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara14.
Arsip juga dapat diartian sebagai suatu catatan tidak berkala dari
organisasi atau institusi yang dipertahankan untuk nilai berkelanjutan dalam
memberikan bukti mengenai eksistensi, fungsi, dan operasi organisasi atau
lembaga tersebut, arsip juga mengacu pada lembaga atau institusi yang
bertanggung jawab untuk memilih, melestarikan, dan membuat catatan
dengan nilai jangka panjang yang disimpan di suatu gedung atau bangunan15.
Pada tingkat universitas atau perguruan tinggi, arsip merupakan
suatu dokumen yang terdiri dari kebijakan, personel, kepemilikan, fasilitas,
yang terstruktur untuk melestarikan dan menjadikan dokumentasi di
perguruan tinggi dapat diwariskan. Dokumen-dokumen tersebut dipilih dan
ditangani secara sistematis berdasarkan standar yang berlaku. Tujuan dasar
14 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009,
sec. BAB I Ketentuan Umum 3. 15 William J. Maher, The Management Of College And University Archives (London: The Scarecrow
Press, 1992), 5–6.
13
dari arsip perguruan tinggi adalah untuk membantu perguruan tinggi
dalam kelangsungan hidup organisasinya dalam pertumbuhannya, terutama
mengenai nilai historisnya16.
B. Nilai Guna dan Fungsi Arsip
Arsip sangat penting bagi suatu perguruan tinggi karena dalam arsip
terdapat pengetahuan sejarah untuk komunikasi internal dan sebagai solusi
dari permasalahan yang dihadapi. Arsip melindungi hak hukum dari
perguruan tinggi maupun individu didalamnya dan melindungi kepemilikan
properti perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi sangat penting bagi
individu dan lembaga dalam mengatasi masalah, kebutuhan informasi,
pendidikan dan pengayaan, serta identitas perguruan tinggi ataupun
individu yang semakin bertambah perkembangannya seiring berjalannya
waktu17.
Arsip perguruan tinggi memiliki nilai guna dan fungsi. Adapun
kegunaan arsip adalah sebagai berikut18:
1. Sebagai memori perguruan tinggi.
2. Sebagai pengambilan keputusan.
3. Menunjang litigasi dan ketentuan hukum (Jika terjadi kasus
hukum pada proses pengadilan).
4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas.
5. Efisiensi informasi dan komunikasi perguruan tinggi.
16 Maher, 17–18. 17 Richard J. Cox, Managing Institutional Archives: Foundational Principles and Practices (United
State of America: Greenwood Press, 1992), 4–5. 18 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003), 31–
32.
14
6. Rujukan historis.
Sedangkan fungsi arsip perguruan tinggi diantaranya adalah19:
1. Regulations, memenuhi peraturan dan undang-undang yang
berlaku pada perguruan tinggi.
2. Sharing Of Information, saling berbagi informasi dalam
kegiatan yang berjalan di perguruan tinggi.
3. A rapidly increasing emphasis in organizations on electronic
information processing, menambah pertumbuhan informasi
elektronik atau digital di perguruan tinggi.
4. Evidence legislation, sebagai bukti dan petunjuk untuk fakta-
fakat yang terjadi pada perundang-undangan.
5. Cost-effeciveness, membuat pengeluaran biaya menjadi lebih
efektif.
6. Accountability, sebagai bentuk pertanggung-jawaban
dikemudian hari.
C. Siklus Hidup Arsip
Berikut adalah bagan dari siklus hidup arsip perguruan tinggi20:
19 Jay Kennedy, Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2nd ed. (Australia:
Addison Wesley Longman, 1998), 2. 20 Sedarmayanti, Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung: Mandar
Maju, 2015), 44–45.
15
Gambar 2.1 Siklus hidup arsip
Keterangan Gambar:
1. Tahap Penciptaan Arsip, yakni terbentuknya arsip seperti konsep,
daftar-daftar, formulir, catatan, dan sebagainya.
2. Tahap Pengendalian, yakni tahapan dimana surat masuk/keluar dicatat
pada sistem.
3. Tahap Referensi, yakni surat yang masuk/keluar akan digunakan pada
kegiatan yang dilakukan, surat akan diklasifikasi, diindeks, dan
disimpan.
4. Tahap Penyusutan, kegiatan mengurangi arsip yang nilai gunanya
menurun.
5. Tahap Pemusnahan, arsip yang tidak punya nilai guna lagi dihancurkan
oleh lembaga yang berwenang.
6. Tahap Penyimpanan, arsip yang telah menurun nilai gunanya namun
masih dibutuhkan akan disimpan di LKPT.
16
7. Tahap Penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia, arsip setiap
organisasi wajib diserah-simpan di ANRI.
Dalam mengelola arsip terdapat dua azas pengelolaan, diantaranya:
1. Azas Sentralasasi
Merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang dipusatkan disatu unit
khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip atau bisa disebut dengan LKPT.
2. Azas Desentralisasi
Merupakan pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-
masing unit, yakni setiap fakultas atau badan di perguruan tinggi
memiliki masing-masing unit kearsipan.
D. LKPT
LKPT atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi merupakan
lembaga yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab pada bidang
pengelolaan arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional yang ada di
perguruan tinggi dan pembinaan mengenai kearsipan didalamnya21.
Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung
jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh LKPT, pembinaan kearsipan
perguruan tinggi dilaksakanan oleh LKPT terhadap satuan kerja dan civitas
akademika di lingkungan perguruan tinggi.
21 Indonesia, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, 2009,
sec. BAB I Ketentuan Umum.
17
Standar dan peraturan yang dapat menjadi pedoman dalam LKPT
diantaranya yakni peraturan yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah
Indonesia dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, dengan
undang-undang tersebut dapat dijadikan sebagai payung hukum dalam
mengelola kearsipan khususnya di Perguruan Tinggi.
Adapun tugas pokok dan fungsi LKPT sebagai berikut22:
1. Pengembangan Khasanah Arsip Perguruan Tinggi.
2. Koordinator Pengelolaan Arsip Pusat Administrasi dan Fakultas.
3. Pembinaan dan Kontrol Pengawasan Administrasi Perguruan
Tinggi.
4. Pengendalian dan Koordinasi Manajemen Kearsipan.
5. Perumusan Kebijakan dan Sosialisasi NSPK (Norma, Standar,
Prosedur, dan Kriteria) Kearsipan.
6. Pengelolaan Arsip Vital Perguruan Tinggi.
7. Pelayanan dan Pengembangan Kearsipan Pergruuan Tinggi.
E. Perkembangan LKPT di Indonesia
Perkembangan LKPT di Indonesia masih tertinggal dengan Negara
lain yang sudah maju, namun tidak dapat dipungkiri saat ini Indonesia
bergerak maju mengejar ketertinggalan dan terus memperbaiki diri. Sebagai
contoh pada universitas Oxford yang tidak diragukan lagi memiliki reputasi
22 Universitas Indonesia, “Profil Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi; Kantor Arsip Universitas
Indonesia” (Universitas Indonesia), diakses 22 Juli 2018,
https://www.slideshare.net/kantorarsipui/kantor-arsip-universitas-indonesia-profile-2016.
18
sangat baik dalam peringkat universitas terbaik di dunia memiliki
lembaga kearsipan tersendiri yang terbagi secara desentralisasi namun
terkumpul secara sentralisasi serta dapat diakses dengan mudah melalui web
sistem yang terpadu. Universitas Oxford mengumpulkan jejak rekam
kegiatan universitasnya mulai dari abad ke-13 hingga saat ini23. Begitu pula
dengan Universitas Harvard yang mempunyai LKPT kemudian
mengumpulkan, mengatur, menjaga, dan menyediakan akses ke catatan
komprehensif dari abad ke-17 hingga sekarang dengan koleksi lebih dari
51.000 catatan dalam berbagai bentuk media, namun jika menyangkut
mengenai arsip pribadi itu akan menjadi akses tertutup24.
Sedangkan di negara Indonesia sendiri, sudah banyak universitas yang
memiliki lembaga kearsipannya. Beberapa universitas terkemuka pun juga
memiliki sendiri lembaga kearsipan pada universitasnya seperti Universitas
Indonesia yang memiliki lembaga kearsipan arsip.ui.ac.id dengan sistem
web kearsipan bernama SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan) 25 ,
Universitas Gadjah Mada dengan lembaga kearsipannya arsip.ugm.ac.id
dengan sistem web kearsipan bernama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan
Arsip Statis)26 serta masih banyak lagi lembaga kearsipan perguruan tinggi
lainnya. Saat ini LKPT banyak menjalin kerjasama dengan ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia) baik dalam hal pelatihan, penyuluhan, dan
23 Oxford University, “Homepage College Archives Oxford University,” Akademik, College
Archives (blog), 2018, https://oac.web.ox.ac.uk/college-archives. 24 Library Harvard University, “University Archives,” Education, Library Harvard University
(blog), 2018, https://library.harvard.edu/university-archives. 25 Universitas Indonesia, “SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan),” Akademik, SEKAR (blog), 2018,
http://sekar.ui.ac.id/index.php/informationobject/browse. 26 Universitas Gadjah Mada, “Arsip Statis Universitas Gadjah Mada,” Akademik, Sistem Informasi
Kearsipan Arsip Statis Universitas Gadjah Mada (blog), 2010, https://siks.arsip.ugm.ac.id/.
19
konsultasi mengenai kearsipan di perguruan tinggi, juga pada tahun 2017
lalu ANRI menggelar Penghargaan ANRI Award bagi lembaga kearsipan
yang ada di Indonesia, termasuk LKPT guna meningkatkan nilai kompetisi
masing-masing Lembaga Kearsipan27.
Gambar 2.2 Tampilan Web Arsip Universitas Indonesia
27 sa, “Ini Dia Peraih Penghargaan ANRI Award 2017,” Arsip Nasional Republik Indonesia, Agustus
2017, http://www.anri.go.id/detail/1330-Ini-Dia-Peraih-Penghargaan-ANRI-Award-2017.
20
Gambar 2.3 Tampilan Web Arsip Universitas Gadjah Mada
Gambar 2.4 Tampilan Web Arsip Harvard University
Gambar 2.5 Tampilan Web Arsip Oxford University
21
F. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu yang berhubungan dengan penelitian ini pernah
dilakukan oleh Margaretha Sri Udari dalam bentuk Tesis dengan Judul
“Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus di Universitas Katolik Indonesia
Atma Jaya)” Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan
Budaya Universitas Indonesia yang telah diujikan pada tanggal 15 Juli 2011
dengan hasil penelitian menyarankan bahwa Pusat Arsip perlu
disahkan/dilegalkan pendiriannya, masuk di dalam struktur organisasi, dan
mempunyai tugas pokok dan fungsinya mendukung tercapainya visi, misi,
dan tujuan universitas. Hal ini perlu dibicarakan dan diputuskan di level
manajemen tertinggi universitas. Pusat Arsip berperan dalam menunjang
tertib administrasi operasional universitas dalam menajalankan tugas dan
fungsinya28.
Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi”. Jurnal Al-
Maktabah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Volume 12 No.1 Tahun 2013.
Tulisan ini berisi kajian tentang pengelolaan arsip bernilai histori UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta di era keterbukaan informasi. Aspek yang dikaji
adalah mengidentifikasi pelaksanaan sistem pengelolaan arsip sejarah di
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan mengetahui akses arsip sejarah UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta di era keterbukaan informasi.
Elizabeth Phebe Chartrand (Thesis the Degree of Doctor of
Philosophy University College London, 1994). “A Study Of The
28 Margaretha-Sri Udari, “Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus Di Universitas Katolik Indonesia
Atma Jaya)” (text, Universitas Indonesia, 2011).
22
Management Processes In University And College Archives In The
United Kingdom And Canada”. Tujuan dari tesis ini adalah studi mengenai
proses manajemen di Universitas dan arsip Perguruan Tinggi di Kerajaan
Inggris dan Kanada. Asumsi yang diajukan dalam literatur, yang belum
diperiksa secara sistematis, telah diselidiki. Tanggapan para arsiparis
tentang lima tekanan eksternal yakni mengenai revolusi elektronik,
manajemen informasi, undang-undang baru, peningkatan volume rekod dan
jumlah pengguna. Tiga masalah eksternal juga diperiksa, yaitu gambaran
arsiparis, hubungan antar arsip dan perpustakaan serta pendidikan dan
pelatihan arsiparis29.
Tammy M. Hansen. Thesis dan Disertasi Illinois State University.
Agustus 2015, 102 halaman. “A Case Study Of University Archives: Illinois
State University Archives As A Model Archive”. Pada Tulisan ini
mengingat keragaman ukuran, administrator, dan teori arsip, itu akan
muncul secara logis untuk berpikir bahwa arsip Perguruan Tinggi dan
Universitas akan sangat bervariasi dalam perkembangan, proses,
mengumpulkan kebijakan, dan tantangan. Meskipun ada beberapa variasi,
ada lebih banyak kesamaan di arsip Perguruan Tinggi dan Universitas
daripada perbedaannya. Studi ini mengambil dari empat Universitas Negeri
di Illinois untuk diuji kesamaan dan perbedaan, membandingkannya dengan
arsip Illinois State University dan dengan praktek standar yang ditetapkan
29 Elizabeth Phebe Chartrand, “A Study Of The Management Processes In University And College
Archives In The United Kingdom And Canada” (University College London, 1994),
http://discovery.ucl.ac.uk/1381935/1/390289_1.pdf.
23
oleh Society of American Archivists dan National Archives and Records
Administration30.
J. Frank Cook. Jurnal American Archivist/ Vol.51/ Fall 1998.
“Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana Siwash to the
C&U PAG”. Makalah ini menelusuri perkembangan historis dari arsiparis
dan program arsip di Lembaga Pendidikan Tinggi, dari keberadaan mereka
sebagai segelintir repository manuskrip pada tahun 1930-an hingga
penciptaan pada 1979 dari Society of American Archivists’s College dan
Universitas (C&U) Professional Affinity Group mewakili 40 persen dari
keanggotaan masyarakat. Evolusi kegiatan C&U diilustrasikan
menggunakan survei arsiparis akademik, proyek publikasi, serta program
pendidikan dan pelatihan. Peran arsiparis akademik dalam institusi mereka,
pengaruh mereka pada profesi yang lebih luas dan pada arsip lembaga, serta
semakin pentingnya koleksi mereka untuk diperiksa secara rinci31.
30 Tammy M. Hansen, “A Case Study Of University Archives: Illinois State University Archives As
A Model Archive” (Illinois State University, 2015),
https://ir.library.illinoisstate.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1430&context=etd. 31 Frank J Cook, “Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana Siwash to the C&U
PAG,” American Archivist 51 (1998),
http://www.americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.51.4.207g8112r7208654.
24
BAB III
METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan suatu proses secara ilmiah dalam menemukan
data-data guna memenuhi kebutuhan penelitian. Dalam memperoleh data yang
dibutuhkan maka peneliti menggunakan jenis dan pendekatan penelitian, kriteria
informan, teknik pengumpulan dan sumber data, teknik pengolahan dan analisis
data.
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif,
yaitu penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan atau menjelaskan
sesuatu hal apa adanya32. Jenis penelitian ini tidak dimaksudkan untuk menguji
hipotesis tertentu, tetapi hanya menggambarkan “apa adanya” tentang sesuatu
variabel, gejala, atau keadaan.
Sedangkan untuk pendekatan penelitian, penulis menggunakan
pendekatan penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang bertujuan untuk
mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai kompleksitas yang ada
dalam interaksi manusia. Pendekatan kualitatif ini akan menghasilkan data
deksriptif berupa ucapan, tulisan, atau perilaku orang-orang yang diamati33.
B. Kriteria Informan
Agar penelitian dapat berjalan sebagaimana mestinya dan sesuai dengan
objek yang diteliti, maka peneliti akan membuat kriteria informan yang terdiri
32 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 60. 33 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), 78.
25
dari pimpinan perwakilan unit kerja yang bertanggung jawab di UIN Jakarta
dan dapat dijadikan contoh sampel, dengan daftar informan sebagai berikut:
1. Wakil Rektor Bidang Akademik dan Administrasi Umum
2. Kepala Biro dan Staff Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian
3. Kepala PUSTIPANDA (Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data)
4. Staff LPM (Lembaga Penjaminan Mutu)
C. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung tanpa perantara, dari
sumbernya34. Dalam penelitian ini, penulis mendapatkan data-data primer
dengan cara:
a. Observasi
Pada observasi data yang diperoleh merupakan hasil pengamatan
langsung terhadap objek penelitian. Dalam melakukan observasi
dibutuhkan kesabaran, waktu, dan tenaga peneliti untuk dapat
‘menangkap’ elemen-elemen penting dari objek yang diteliti. Dalam
penelitian ini, penulis secara langsung turun ke UIN Jakarta untuk
mengamati perilaku dan aktivitas di lokasi penelitian.
b. Wawancara
Pengambilan data dalam metode kualitatif juga dilakukan dengan
teknik wawancara. Wawancara merupakan data yang penting yang
34 Prasetya Irawan, 78.
26
diperoleh dari seseorang yang diwawancarai atau disebut dengan
informan. Dalam penelitian ini, penulis melakukan wawancara
dengan perwakilan kerja di UIN Jakarta dari divisi yang berbeda,
yakni:
1) Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum: Prof. Dr. Abdul
Hamid, MS.
2) Kepala Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian: Dr. H. Rudi
Subiyantoro, M.Pd.
3) Kepala Pustipanda: Nashrul Hakiem, Phd.
2. Data Sekunder
Data sekunder ialah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Dalam penelitian ini, penulis mendapat data-data sekunder
dengan cara:
a. Studi Literatur
Pada setiap penelitian yang dilakukan tidak ada penelitian yang
tidak diperkuat dengan studi literatur atau biasa disebut kajian
kepustakaan. Studi literatur yakni merupakan data tambahan dan
pelengkap dalam metode kualitatif, dalam studi literatur diperoleh
data penelitian yang bersumber dari buku, dokumen, artikel, laporan,
koran, dan lain sebagainya. Adapun literatur yang dibutuhkan
mengenai informasi umum dan khusus yang terkait dengan objek
penelitian dan dapat menjawab permasalahan dalam penelitian ini,
antara lain:
1) Sejarah, Visi & Misi, dan Tujuan Organisasi
27
2) Struktur Organisasi
3) Kebijakan dan Prosedur
4) Monitoring lanjutan dari observasi sebelumnya
5) Dan data lain yang dibutuhkan
b. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan foto, gambar data-data
dari struktur organisasi UIN Jakarta dan kegiatan yang dilakukan
sebagai dokumentasi. Hasil observasi dan wawancara pun akan
semakin sah dan dapat dipercaya apabila didukung oleh dokumentasi.
D. Teknik Analisis Data
Analisis data yang dilakukan dalam menyajikan hasil data ialah sebagai
berikut:
1. Reduksi Data
Penulis mencoba untuk memilih, memfokuskan, mengabstraksikan,
dan mentransformasikan data yang diperoleh dari hasil observasi,
wawancara, dan studi literatur menjadi informasi yang bermakna.
2. Penyajian Data
Penulis mengorganisasikan dan menyajikan data yang sudah
direduksi ke dalam bentuk naratif.
3. Penarikan Kesimpulan
Penulis mengambil intisari dari sajian data yang telah terorganisir
ke dalam bentuk kalimat pernyataan yang singkat dan padat, tetapi
28
mengandung pengertian luas. Kesimpulan inilah yang digunakan untuk
menjawab rumusan masalah.
E. Jadwal Penelitian
No Waktu
Kegiatan
April Mei Juni Juli Agustus Sept.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
1 Pengajuan proposal
2 Konsultasi dengan
Pembimbing
3 Menyusun daftar
pertanyaan
4 Penelitian di lapangan
5 Analisis data dan
kesimpulan
6 Pengesahan skripsi
7 Pengajuan sidang
29
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
1. Sejarah
Pada awal terbentuknya UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tidak
lepas dari peran pendirian Pesantren Luhur (pada masa menjelang
kemerdakaan), Sekolah Tinggi Islam di Padang dan di Jakarta pada
tahun 1946, kemudian Universitas Islam Indonesia (UII) di Yogyakarta,
dan pendirian Akademi Dinas Departemen Agama (ADIA) tahun 1957
yang akhirnya menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini.
ADIA atau Akademi Dinas Departemen Agama berdiri pada
tanggal 1 Juni 1957 dan ditetapkan oleh Ketetapan Menteri Agama
Nomor 1 Tahun 1957. Berdirinya ADIA ini bertujuan untuk mendidik
dan mempersiapkan pegawai negeri mencapai ijazah pendidikan
akademi agar menjadi ahli didik agama pada Sekolah Menengah Umum,
Kejuruan, dan Sekolah Agama. ADIA pertama kali menempati kampus
Universitas Islam Jakarta (UIJ) di Jalan Madura, lalu pindah ke Jalan
Limau Kampus UHAMKA sekarang, kemudian beralih menempati
kampus di Ciputat yang pada saat itu disebut Kultur Sentrum (KS) dan
saat ini dikenal dengan nama kampus UIN Jakarta.
Pada tahun 1960 dilatar belakangi oleh PP No. II Tahun 1960,
ADIA bergabung dengan PTAIN (Perguruan Tinggi Agama Islam) yang
berada di Yogyakarta dan berubah nama menjadi IAIN al Jamiah al
Hukumiyah. Diresmikan oleh Menteri Agama pada tanggal 24 Agustus
30
1960 di Gedung Kepatihan Yogyakarta. IAIN menjadi cabang di Jakarta
dan membuka dua fakultas yakni Fakultas Tarbiyah dan Fakultas Adab,
dan dua tahun kemudian fakultas Ushuluddin pun menyusul.
Dilihat dari laju perkembangan yang pesat dan IAIN dianggap
telah mampu untuk berdiri sendiri, maka ditetapkanlah Keputusan
Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 1963 bahwa IAIN
cabang Jakarta menjadi IAIN al Jamiah al Hukumiyyah Syarif
Hidayatullah Jakarta. IAIN Syarif Hidayatullah Jakarta sendiri resmi
menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan diterbitkannya
Keputusan Presiden RI No. 031 pada tanggal 20 Mei 2002.
2. Visi, Misi, dan Tujuan
Visi UIN Jakarta adalah menjadi universitas kelas dunia dengan
keunggulan integrasi keilmuan, keislaman, dan keindonesiaan.
Misi UIN Jakarta adalah sebagai berikut:
a. Melakukan reintegrasi keilmuan pada tingkat ontologi,
epistimologi dan aksiologi sehingga tidak ada lagi dikhotomi
antar ilmu umum dan ilmu agama;
b. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi (Iptek) dan melakukan pencerahan
dalam pembinaan iman dan taqwa (Imtaq) sehingga Iptek dan
Imtaq dapat sejalan;
31
c. Mengartikulasikan ajaran islam secara ilmiah akademis kedalam
konteks kehidupan masyarakat, sehingga tidak ada lagi jarak
antara nilai dan perspektif agama dengan sofisme masyarakat;
d. Meningkatkan kualitas, penyelenggaraan pendidikan dan
mengembangkan aspek keislaman, keilmuan, kemanusiaan,
kemoderenan, dan keindonesiaan;
e. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan yang
bermanfaat untuk kepentingan ilmu dan masyarakat;
f. Membangun tata kelola Universitas yang baik dan manajemen
yang professional dalam mengelola sumber daya perguruan
tinggi sehingga menghasilkan pelayanan prima kepada sivitas
akademika dan masyarakat;
g. Membangun kepercayaan dan kerjasama dengan lembaga
regional, nasional, dan internasional;
h. Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dakam rangka
memajukan kesejahteraan umum dan mencerdaskan kehidupan
bangsa dengan memberikan fleksibilitas dalam pengelolaan
keuangan berdasarkan prinsip efisiensi dan produktifitas dan
penerapan praktek bisnis yang sehat.
Tujuan UIN Jakarta adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan sarjana (lulusan) yang beriman, bertaqwa, dan
berakhlak mulia serta memiliki keunggulan kompetitif dalam
persaingan global;
32
b. Menyiapkan peserta didik agar menjadi warga negara dan
anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik,
profesi, dan atau vokasi yang kompetitif serta dapat
mengembangkan ilmu agama islam, sains, dan teknologi, serta
seni;
c. Menyebarluaskan ilmu agama islam, sains, dan teknologi, serta
seni yang dijiwai oleh nilai keislaman, dan meningkatkan taraf
hidup masyarakat dan memperkaya budaya nasional.
3. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor
6 Tahun 2013, susunan organisasi dan tata kerja UIN Jakarta adalah
sebagai berikut35:
a. Organ Pengelola
1) Rektor dan Wakil Rektor
2) Fakultas:
a) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
b) Fakultas Adab dan Humaniora
c) Fakultas Ushuluddin
d) Fakultas Syariah dan Hukum
e) Fakultas Dakwah dan Ilmu Komunikasi
f) Fakultas Dirasat Islamiyah
35 Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
“Pedoman Akademik Program Strata 1 2014/2015” (Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan,
dan Kerjasama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2014), 11–12.
33
g) Fakultas Psikologi
h) Fakultas Ekonomi dan Bisnis
i) Fakultas Sains dan Teknologi
j) Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan
k) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
l) Fakultas Sumber Daya Alam dan Lingkungan (dalam proses)
3) Sekolah Pascasarjana
4) Biro
a) Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian
b) Biro Perencanaan dan Keuangan
c) Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan
Kerjasama
5) Lembaga
a) Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
(LP2M)
b) Lembaga Penjaminan Mutu
6) Unit Pelaksana Teknis
a) Pusat Perpustakaan
b) Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data
c) Pusat Pengembangan Bahasa
d) Pusat Ma’had Al-Jamiah
e) Pusat Pengembangan Bahasa
b. Organ Pertimbangan dan Pengawasan
1) Dewan Penyantun
34
2) Senat Universitas
3) Senat Fakultas
4) Satuan Pemeriksa Intern
B. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian yang diperoleh melalui
serangkaian metode penelitian seperti observasi, wawancara dilapangan,
dan studi literatur mengenai tanggapan pimpinan terhadap pembentukan
LKPT, manajemen pengelolaan arsip di UIN Jakarta, dan kendala yang
dihadapi dalam pengelolaan arsip, yakni sebagai berikut:
1. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT UIN Jakarta
a. Arsip Perguruan Tinggi UIN Jakarta
Dalam meneliti mengenai arsip Perguruan Tinggi di UIN
Jakarta penulis terlebih dahulu mengumpulkan laporan penelitian
sebelumnya yang terkait dengan arsip di UIN Jakarta. Berdasarkan
hasil penelitian yang dilakukan oleh Ibu Lilik Istiqoriyah dan tim36,
dapat diketahui bahwa arsip UIN Jakarta dahulu berada di bawah
Kementerian Agama, sebagian berada pada ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia), dan UIN sendiri, arsip yang dimiliki belumlah
lengkap terutama mengenai arsip historis serta keberadaannya yang
tidak pasti membuat arsip statis UIN Jakarta cukup sulit untuk
ditelusuri. Kemudian dari hasil wawancara yang dilakukan dengan
informan yang memiliki jabatan sebagai pimpinan dalam struktur
36 Lilik Istiqoriyah dan Lolytasari, “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.”
35
organisasi dengan intensitas menghasilkan arsip lebih banyak dari
bidang lainnya di UIN Jakarta adalah sebagai berikut:
“Semua berkas itu namanya arsip, mau keuangan, kepegawaian,
dan lainnya semua itu arsip…”.37
“Iyah, jadi arsip… suatu lembaga, suatu apa namanya, itu kan
arsip itu kan ibarat prasasti yah kan tentunya prasasti itu menjadi
pengetahuan baik untuk generasi saat ini maupun yang akan
datang, jadi arsip itu tuh kuncinya…”.38
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Arsip
perguruan tinggi merupakan lembaga kearsiapan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang
melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan perguruan tinggi. Berdasarkan hasil wawancara yang
diproleh dapat diketahui bahwa pimpinan secara umum telah
memiliki pemahaman mengenai arsip perguruan tinggi.
b. Tanggapan mengenai Undang-Undang Tentang Kearsipan
Undang-undang Tentang Kearsipan diatur dalam UU No.43
Tahun 2009. Sebelum penulis melakukan wawancara mendalam
kepada informan, terlebih dahulu penulis bertanya mengenai apakah
informan mengetahui perihal undang-undang tersebut. Berdasarkan
respon yang terlihat saat mendengar undang-undang ini, penulis
mengamati bahwa informan terlihat asing perihal undang-undang ini
terutama mengenai pembentukan LKPT. Kesadaran informan
37 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta, 6 Juni 2018. 38 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.
36
mengenai kearsipan khususnya arsip perguruan tinggi di UIN
Jakarta belum menaruh perhatian ke ranah tersebut.
“Kalau lembaganya itu belum, tapi pelaksanaannya melebihi
itu…Jadi kita kan mempunyai arsiparis di tiga biro, kepegawaian,
akademik, keuangan, itu semua sudah arsiparis bagus, ya
memang bagus ditangani…”39
“…itu tuh harus diketahui, semua pejabat atau pegawai publik
harus tahu. Apalagi di Perguruan Tinggi harus ngerti jadi
memang ngerti sudah…Ya sudah dilaksanakan, meskipun belum
secara afdhol, masih ada kelemahan sana sini, nah ini kan masih
bisa dibetuli, bisa disempurnakan… Jadi bahasanya harus
melalui proses, tapi kita masih ada kelemahan-kelemahan itu
iya”40
“Kalau di bagian tiga pasal enam, menjadi Lembaga Kearsipan
nah kita belum ada gitu ya belum bentuk Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi gitu, nah itu mungkin kalau memang itu
mewajibkan ya berarti perlu harus diusulkan Perguruan Tinggi
untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi jadi
tidak hanya Lembaga berarti nanti termasuk semua
perangkatnya antara lain nah gedung/ruangan yang memiliki
fungsional untuk pengarsipan termasuk sistemnya, sistem itu bisa
sistem informasi elektronik dan seterusnya, apa kita mau
mengacu seperti apa ya kan”41
“… UIN belum mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor
53 Tahun 2008 mengamanatkan UIN atau universitas harusnya
sudah mempunyai unit kelembagaan kearsipan, tetapi sampai
hari ini UIN belum melaksanakan ketentuan itu dan belum
membentuk unit UPT Kearsipan, seperti itu kondisinya”42
UIN Jakarta saat ini memang belum memiliki LKPT yang
sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Saat penulis
bertanya mengenai tanggapan pimpinan terhadap Undang-Undang
39 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 40 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. 41 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 28 Juni 2018. 42 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018.
37
Nomor 43 Tahun 2009, jawaban yang diberikan adalah bahwa
secara LKPT, UIN Jakarta memang belum memiliki Lembaga
Kearsipan khusus yang mengelola seluruh arsip-arsip yang
dihasilkan UIN Jakarta baik itu arsip dinamis maupun arsip statis.
Namun, UIN Jakarta memiliki beberapa orang yang ditunjuk
sebagai arsiparis di tiga bidang penting yaitu bidang kepegawaian,
keuangan, dan akademik. UIN Jakarta saat ini belum melaksanakan
Undang-Undang mengenai kearsipan.
c. Tanggapan Pentingnya Membentuk LKPT di UIN Jakarta
Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 27
Ayat 1 dan 2 Tentang Kearsipan yang berbunyi “Arsip perguruan
tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi” dan “Perguruan
tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi”,
menegaskan kepada setiap perguruan tinggi negeri untuk wajib
memenuhi undang-undang tersebut. Beberapa perguruan tinggi
negeri terkemuka di Indonesia sudah memiliki LKPT pada
perguruan tinggi negerinya. Namun, UIN Jakarta yang sudah berdiri
selama kurang lebih 50 tahun sampai saat ini belum memiliki LKPT
sendiri. Berikut adalah tanggapan dari informan:
“Sangat penting, central-nya kan di arsip, arsip itu adalah data
yang tersimpan, terstruktur tentang tata kelola suatu institusi,
maka dia penting, memang sangat penting…”43
“iya memang apa namanya untuk arsip itu sangat penting tidak
hanya di perguruan tinggi tapi juga untuk lembaga institusi yang
lain, bahkan untuk di tingkat yang lebih kecil lagi seperti
keluarga bahkan pribadi kita juga harus bisa me-manage arsip-
43 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
38
arsip tersebut nah apalagi sebuah perguruan tinggi..Nah itu
mungkin kalau secara khusus kita tidak ada kalau secara
fungsional kita sebenarnya ada fungsional pranata arsiparis ada
seseorang tapi itu sekarang mungkin hanya satu orang dan
mungkin hampir pengsiun setelah itu mungkin tidak ada yang
fungsional itu, tapi kalau yang berfungsi sebagai pengarsip
mungkin ada tapi yang mempunyai jabatan fungsional itu nah itu
yang perlu ada apa namanya regulasi khusus.”44
“Kondisi arsip khususnya di UIN Jakarta saat ini dalam
penyimpanannya ya, khususnya dalam penyimpanannya
dilaksanakan di unit-unit kerja, seperti di sub, kabag, sampai
biro, jadi setiap biro itu punya struktur kabag kasub, di unit
lembaga ada unit lpm, nah mereka arsip masing-masing, tidak
tersentralistik melalui arsip kelembagaan UIN, karena UIN
belum mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor 53 Tahun
2008 mengamanatkan UIN atau universitas harusnya sudah
mempunyai unit kelembagaan kearsipan, tetapi sampai hari ini
UIN belum melaksanakan ketentuan itu dan belum membentuk
unit UPT Kearsipan, seperti itu kondisinya”45
Merujuk pada hasil wawancara yang telah dilakukan, penulis
memperoleh tanggapan pimpinan mengenai pentingnya membentuk
LKPT yakni pimpinan menanggapi bahwa arsip sangatlah penting
keberadaannya dan begitu pula dengan pengolahannya untuk
keberhasilan universitas terutama dalam memperoleh akreditasi,
audit yang dilakukan oleh pemerintah, serta lalu lintas kegiatan
universitas lainnya. UIN Jakarta secara umum sudah
mengumpulkan arsip universitas namun arsip yang dikumpulkan
belum secara menyeluruh, arsip dan dokumen yag dihasilkan masih
disimpan secara mandiri di masing-masing unit, hal ini
membuktikan UIN Jakarta belum memiliki pusat sentral arsip atau
LKPT meskipun sudah ada kesadaran mengenai betapa pentingnya
44 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 45 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
39
LKPT tersebut. Kearsipan di UIN Jakarta memiliki seorang pejabat
fungsional yang berada di bawah Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian dengan beberapa karyawan yang ditunjuk untuk
mengurusi kearsipan, arsip yang dikelola adalah arsip seputar
akademik, kepegawaian, dan keuangan.
d. Sikap UIN Jakarta
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan dan
pengamatan penulis, UIN Jakarta menyikapi Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah sebagai berikut:
“Iyaaa, sebenarnya kalau kearsipan sih di kita sudah ada sih
sebenarnya tapi namanya bukan Lembaga Kearsipan, bukan
institusi kearsipan, tapi sisi arsip itu memang ada, … kearsipan
kita, jadi pola kearsipan kita boleh dikatakan sudah baik, ada
yang manual, ada yang elektronik…, jadi arsiparis itu ada yang
manual ada yang elektronik, nah kita udah siapin semuanya. Atas
dasarnya bagusnya arsip ini maka lembaga kita, institusi kita,
akreditasi institusi A, jadi mengkorek data itu gampang karna
arsip bagus.”46
“Undang-undang itu kan regulasi, jadi orang atau pegawai atau
saya itu menjalankan regulasi, menjalankan undang-undang.. Ya
sudah dilaksanakan, meskipun belum secara afdhol, masih ada
kelemahan sana sini…Iya kita positif, menanggapi kan tentunya
positif,dan kita dukung, karena undang-undang mau gak mau kita
perguruan tinggi plat merah, ya harus dukung dong kan gitu yah
dukung sepenuhnya.”47
“Nah kita sangat mendukung jika seandainya ada ini apa
namanya dibentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi itu,
kita mungkin namanya kalau ini namanya sudah Lembaga berarti
tetap Lembaga atau mungkin Badan Kearsipan atau Pusat
Kearsipan apapun namanya dan itu sudah ditentukan Lembaga
Kearsipan berarti itu nanti harus ada unit kearsipan nah kami
sangat mendukung itu menjadi kita sebagai Pustipanda Pusat
Informasi akan mendukung apa yang diperlukan bagi lembaga
46 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 47 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
40
tersebut nah tentunya kita Pustipanda sangat berkaitan terutama
mendukung infrastruktur terkait informasi yang berfungsi dengan
apa namanya untuk mendukung kelembagaan kearsipan
tersebut…”48
“…karena disatu sisi karena memang itu PP (peraturan
pemerintah) itu belum lama, … disamping itu kita juga beberapa
tahun ini mulai dari tahun 2014-2015 dan seterusnya baru
melakukan studi banding ke beberapa tempat, seperti di Halu
Oleo, UGM, Brawijaya Malang, ke unit kearsipan di Mataram
NTB, waktu kemarin kita sudah melakukan juga studi banding ke
beberapa unit kearsipan yang mengelola UPT memang baru
mencoba, baru melakukan penjajakan dalam beberapa tahun
ini..”49
Dalam menyikapi Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009,
melalui tanggapan yang diberikan oleh pimpinan UIN Jakarta
mengemukakan bahwa UIN Jakarta menyikapi undang-undang
tersebut dengan sangat positif dan mendukung agar UIN Jakarta
kedepannya dapat memiliki LKPT sendiri. Pimpinan mengatakan
bahwa dalam hal prakteknya UIN Jakarta sudah mulai membenahi
kearsipan dari dalam, terutama dibagian inti dari aktivitas
universitas seperti kepegawaian, akademik, dan keuangan. Seperti
dari bagian administrasi umum dan kepegawaian mulai melakukan
penjajakan untuk mengetahui gambaran tentang LKPT dengan
melakukan studi banding kebeberapa unit kearsipan di Indonesia.
48 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 49 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
41
e. Alasan UIN Jakarta belum mempunyai LKPT
Berdasarkan tanggapan dari pimpinan diluar dari LKPT, UIN
Jakarta diketahui belum maksimal dalam manajemen arsip
universitas, namun kesadaran akan pentingnya arsip sudah mulai
diperhatikan oleh beberapa kalangan. Arsip universitas saat ini
dikelola di bawah Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian,
terutama mengenai arsip surat-menyurat sudah dibuatkan pedoman
alur persuratan di UIN Jakarta. Namun, dari hasil observasi yang
dilakukan, penulis mendapati bahwa kearsipan UIN Jakarta saat ini
belum mencakup semua aspek kearsipan yang sesuai dengan
undang-undang, penulis melihat bahwa UIN Jakarta masih
berkonsentrasi diseputar pergerakan arsip dinamis saja, sedangkan
arsip stastis belum berjalan dengan baik, terutama perihal
penyimpanan arsip dan pengawasan dalam JRA (Jadwal Retensi
Arsip). Arsip statis termasuk kedalamnya arsip-arsip historis
universitas sangatlah penting untuk dijaga dan dikelola sebaik
mungkin karena dapat menjadi tolok ukur dari keterbukaan
informasi yang saat ini sedang menjadi tren dikalangan universitas-
universitas terkemuka. Keterbukaan informasi ini menjadikan
masyarakat luas dapat mengenal universitas dengan mudah dan
cepat sehingga dapat menarik minat masyarakat dan mempermudah
dalam temu kembali informasi dengan efektif dan efisien yang
didukung dengan perkembangan teknologi terkini.
“ada kita sudah punya, semua sistem-sistem itu adalah sistem
yang dibangun untuk menyimpan semua data kearsipan,
42
keseluruhan sudah ada, sudah memang macam-macam, maka
dari sini anda ke AUK (bagian Administrasi Umum dan
Kepegawaian), tanya semua, sudah ada semua…Memang kalau
dibentuk suatu lembaga arsip beneran, namanya arsiparis itu
sebenarnya akan lebih baik, tapi kan membentuk itu artinya kan
menambah jabatan baru kan, menambah jabatan baru akan
berpengaruh terhadap rencana pengeluaran dan
penyelenggaraan anggaran, seperti itu nah.”50
“Siapa bilang? Kita sudah, karena anda tidak tahu aja …arsip
itu sudah dibentuk gitu loh belum secara ini, karena jujur
banyak orang-orang itu kurang tertarik dengan arsip, karena
tidak paham…itu kan seperti surat kita yah kan, pasti kan ada
arsip disimpan, itu kan samping-samping itu tanya bu Farida
ini kan arsip nyimpen itu.”51
“Iya nah itu mungkin salah satu yang kita harapkan adalah
dukungan dari yang berkaitan itu yang sangat peduli, antara
lain ya itu dari ilmu perpustakaan, entah dari mahasiswanya,
dari prodinya, dari fakultasnya, bahwa ini perlu saat ini, ini kan
bukti-buktinya undang-undang nomor 43 tahun 2009 nah dan
sebagainya, nah itu bahwa ini wajib seperti halnya sebelumnya,
kan ada PPID (Pengelola Informasi Data dan Dokumentasi) itu
kan juga menjadi keharusan nah tadinya kan belum kita belum
begitu care tapi karena sudah tahu bahwa ini harus yah kita di
apa namanya di bentuk gitu, sebenarnya kalau secara
fungsional sih kita ada gitu kan arsip tapi bukan berbentuk
lembaga tapi kalau undang-undang itu apa namanya harus
dijadikan lembaga nah itu kita berarti minta dukungan atau
reason dari mahasiswa ini nanti output ini harapannya itu kan
jadi rekomendasi bahwa ini perlu dan suatu keharusan,
keharusan itu tidak hanya melalui undang-undang tetapi juga
apa namanya untuk kepentingan kita juga kan bahwa ini
penting jangan sampai misalnya foto-foto sejarah UIN atau
gedung UIN itu kita malah gak punya malah punya dari tempat
lain..”52
UIN Jakarta memiliki beberapa pertimbangan mengenai
kenapa sampai saat ini belum terbentuk LKPT, alasan utama yang
50 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 51 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. 52 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
43
penulis cermati dari hasil wawancara dan observasi kepada
pimpinan ialah terkendala pada dana dan skala prioritas. Penulis
menangkap bahwa saat ini UIN Jakarta sedang terfokus pada
pembangunan gedung baru untuk beberapa fakultas di luar dari
kampus 1 yang berada di Ciputat.
Kemudian, dari Rencana Anggaran Belanja tahunan skala
prioritas untuk membentuk LKPT belum memasuki skala prioritas
yang mendesak hingga sampai saat ini UIN Jakarta menyerahkan
permasalahan kearsipan universitas pada bidang Biro Administrasi
Umum dan Kepegawaian, sedangkan untuk arsip fakultas dikelola
masing-masing oleh setiap fakultas tersebut.
f. Rencana UIN Jakarta untuk membentuk LKPT
Dilihat dari Renstra (Rencana Strategis) UIN Jakarta tahun
2017-2021, pada bagian TOWS Matriks atau analisis kekuatan,
keuntungan, kelemahan, dan strategi, terdapat beberapa kelemahan
pada faktor internal UIN Jakarta yakni mengenai ruang fiskal yang
terbatas, dan anggaran rutin yang masih lebih besar daripada untuk
pengembangan kelembagaan. Hal ini menjadi salah satu perhatian
oleh penulis, bahwa dari sini penulis dapat tahu UIN Jakarta belum
ada rencana hingga tahun 2021 untuk mengembangkan dan
memperbaiki pengelolaan kearsipan dengan membentuk LKPT
meskipun pimpinan sudah menyadari bahwa kearsipan merupakan
suatu yang penting untuk dikelola. Pada Renstra tahun 2017-2021
44
UIN Jakarta berfokus pada capaian untuk menjadi Top Universitas
baik itu tingkat Asia atau dunia.53
“Kalau rencana sih saya kira bukan harus rencana, memang
kedepan kalau sudah sudah apa namanya, sudah saatnya
memang harus itu dibangun, tapi kan sekarang ini kan yang
kinerjanya sudah kelihatan apa aja, tanya ke pustipanda,
pangkalan data ya, pustipanda pusat pangkalan data UIN, ini
disana semua data ada, nah apakah itu dirubah lembaga
kearsipan ya bisa-bisa aja, karena mereka-mereka mengolah
semuanya dan tidak bisa dibuka-buka, kalau ada yang mau
masuk harus izin dulu, jadi di buka-kan ada, di situ sudah ada…
Ya itu kan paling-paling per tahun anggaran baru, nanti ada
perencanaan, nah ini kita harus menunjukkan ada yang
memunculkan keinginan untuk itu, tapi sekarang sudah
dimunculkan, keinginan begitu, pengalaman kita akreditasi
institusi, bahwa alot dalam mengkolektifkan data, nah jadi rata-
rata masih berserakan dimana-mana, nah ini kalau sudah ada
lembaganya maka strukturnya juga harus di bangun, jadi tidak
balkin nyimpannya, jadi sistematis sekali, nanti akan kita
kedepan.”54
“Untuk lebih professional ya harus ada… Nah kita
mengendalikan seperti itu, sedang menuju kesitu, karna itu kan
biayanya mahal itu, untuk melalui itu kan mahal, perangkatnya
juga gak murah gitu loh,…”55
“Ya kami sangat mendukung seperti halnya sekarang sudah ada
repository.uinjkt.ac.id itu kan salah satu bentuk pengarsipan
tapi itu kan sebatas karya ilmiah kemudian yang lain-lain juga
ada open doc dan sebagainya makanya nanti kita untuk
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi untuk sistemnya itu kita
akan ikut menyokong dia, apa yang diinginkan kemudian
standarisasinya apa, nah standarisasi misalnya jadi standar
nasional ANRI misalnya arsip nasional republik Indonesia atau
seperti apa, mereka punya sistem apakah harus mereka sudah
punya gak jika sudah ada sop nya atau sistemnya itu sudah ada
ya kita akan pakai sistem tersebut gitu ya kan atau sistem yang
justru standar internasional lagi tapi sebaiknya kita mengikuti
standari nasional karena itu mempunyai karakter tersendiri dan
53 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Rencana Strategis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tahun
2017-2021” (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017), 22,
https://drive.google.com/file/d/1xCreZvTdG4HVVGwRLcqmMDIh9K-X08aj/view. 54 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 55 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
45
biasanya mereka juga memenuhi standar internasional juga
dengan ciri khusus dari nasional..”56
“…memang ada rencana sudah mengarah kepada pembentukan
unit UPT it (LKPT) itu, tapi belum terlaksana sampai hari ini,
apakah itu nanti akan terlaksana, insyaallah ya mungkin pasti
lah ya, karena Namanya, Ada dukungan dari pimpinan,
Dukungan pimpinan ya, unit itu akan lambat cepatnya itu
tergantung kebijakan pimpinan”57
UIN Jakarta saat ini belum memiliki rencana yang pasti untuk
membentuk LKPT dikarenakan satu dan lain hal. Namun, UIN
Jakarta sudah memiliki keinginan untuk mengarah kepada
terbentuknya LKPT. Hal ini disebabkan karena belum adanya pihak-
pihak yang memberikan feedback terkait dengan urgensi dari
kebutuhan akan LKPT, serta pembahasan mengenai pembentukan
LKPT belum memasuki ranah skala prioritas yang saat ini paling
dibutuhkan oleh UIN Jakarta. Meski, beberapa kali terjadi hal yang
alot dalam kolektivitas data-data yang dibutuhkan dalam hal
keperluan akreditasi dan audit, pembahasan mengenai rencana
membentuk LKPT belum menyentuh ranah dalam Rencana
Anggaran Tahunan dan Rencana Strategis.
2. Manajemen Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta
a. Kebijakan Pengelolaan Arsip UIN Jakarta
Kebijakan pada skala perguruan tinggi dibuat dan ditetapkan
oleh Rektor Universitas. Dalam hal kebijakan mengenai pengelolaan
56 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 57 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
46
kearsipan di UIN Jakarta berada pada biro administrasi umum dan
kepegawaian, kebijakan tersebut sudah menjadi tugas pokok dan
fungsi per unit atau bidang dalam administrasi umum dan
kepegawaian.
“kalau pengelolaan data itu bukan kebijakan lagi sudah
merupakan tupoksi unit,,,”58
“Kebijakannya di bawah pimpinan, pimpinan disini tuh harus
anda paham, ada Rektor ada Kepala Biro, kalau Rektor bidang
akademis, kalau biro bidang administrasi gitu..”59
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan
oleh penulis mengenai kebijakan tentang pengelolaan arsip di UIN
Jakarta belum terbentuk secara terpusat, melainkan masih
menyesuaikan dengan tupoksi (tugas pokok dan fungsi) masing-
masing unit atau bidang pada struktur organisasi universitas, seperti
pada biro, fakultas, dan unit-unit didalam biro. Alur kearsipan
menyesuaikan dengan alur kegiatan di masing-masing unit atau
bidang, sesuai dengan susunan struktur organisasi mulai dari
tingkatan tertinggi hingga terendah yakni dari Rektor, Wakil Rektor,
hingga ke sub unit terkecil dari struktur organisasi. Fokus utama
arsip yang dikelola oleh universitas yakni seperti keuangan,
kepegawaian, administrasi, dan akademik.
b. Sistem Pengelolaan Arsip UIN Jakarta
58 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 59 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
47
Sistem yang digunakan dalam pengelolaan arsip di UIN
Jakarta berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan
penulis, saat ini UIN Jakarta menganut sistem kombinasi, sebab UIN
Jakarta sendiri belum mempunyai LKPT dan kearsipan secara
dominan berada di bawah kendali BAUK (Bidang Admninistrasi
Umum dan Kepegawaian). Hal ini dikarenakan ada beberapa aspek
arsip yang dikelola secara sentralisasi atau terpusat dan dikelola oleh
BAUK (Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian) serta ada
pula arsip yang dikelola secara desentralisasi di setiap fakultas.
“Secara aturan kolektivitas itu akan sampai integral ke atas,
rektor perlu ngomong ke biro, biro ngomong kemana, siapa
yang diminta, fakultas, dia akan kesitu, kemana ke dekan, dekan
di lihat apa yang di minta nih, keuangan, yah ke kasubag
keuangannya, kasubag kemana, ke unitnya, terus begitu.”60
“Kemudian sistem aplikasi ada yang khusus misalnya sistem
informasi akademik kita kembangkan dan sebagainya itu kan
sebagai bentuk sistem informasi juga, sistem informasi
akademik, kemudian sistem informasi persuratan, e-letter…Iya
bentuk online, sudah dipakai, tapi mungkin belum semua
fakultas, yang pakai adalah fakultas syariah hukum sebagai
pelopornya kemudian sama fakultas psikologi, nanti akan
dipakai untuk semua fakultas…”61
Sistem pengelolaan arsip di UIN Jakarta sudah mulai
melibatkan penggunaan teknologi. Yakni dengan adanya aplikasi e-
letter yang dibuat oleh Pustipanda. E-letter berbasis aplikasi web,
dan dapat diakses secara online untuk memenuhi kebutuhan surat-
menyurat mahasiswa. E-letter baru diterapkan di beberapa fakultas
60 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 61 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
48
di UIN Jakarta seperti Fakultas Syariah dan Hukum serta fakultas
Psikologi. Penggunaan e-letter (https://e-letter.uinjkt.ac.id) ini dapat
diakses dengan akun mahasiswa yang sama dengan akun di AIS
(https://ais.uinjkt.ac.id). Cara penggunaan e-letter ini adalah dengan
login terlebih dahulu dengan akun AIS, kemudian, pilih surat yang
akan dibuat, setelahnya akan tampil profil pembuat surat, klik
simpan, maka surat secara otomatis akan masuk kepada admin,
kemudian menunggu sampai konfirmasi surat berubah menjadi
selesai dan dapat diambil di bagian akademik.
Gambar 4.6 Tampilan Awal Web e-letter UIN Jakarta
49
c. Struktur Alur Kearsipan di UIN Jakarta
Alur kearsipan di UIN Jakarta belum terlihat secara jelas untuk
semua fungsi arsip, namun dalam hal arsip persuratan UIN Jakarta
sudah mempunyai alur surat yang disepakati secara bersama antara
akademik pusat dan fakultas. Alur Surat UIN Jakarta terbagi
kedalam tiga jenis, yakni dapat dilihat dalam gambar berikut;
1) Alur Surat Masuk Dari Kementerian atau Lembaga
“Iya alurnya itu kearsipan tentunya sesuai domainnya, yang
dibutuhkan siapa dari, ya dari arsip itu kan bisa macam-
macam, dari biro langsung ke fakultas, fakultas bisa ke biro
atau bisa ke satker..,Jadi gak melulu dari atas kebawah, dari
bawah ke atas, tidak, tergantung kebutuhan, butuhnya
sekarang apa alurnya gituloh.”62
62 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.
Gambar 4.7 Tampilan Profil Mahasiswa e-letter UIN Jakarta
50
Gambar 4.8 Bagan Alur Surat Masuk dari Kementerian atau Lembaga
Alur surat masuk pertama datang dari Kementerian atau
Lembaga, surat masuk akan melalui bagian TU umum terlebih
dahulu, kemudian surat diberi disposisi, lalu dikirim ke rektorat,
untuk kemudian dibagi lagi ke bagian masing-masing serta
kepada siapa surat tersebut ditujukan, setelahnya surat akan
diarsipkan.
2) Alur Surat Masuk dari Rektorat
51
Gambar 4.9 Bagan Alur Surat Masuk dari Rektorat
Alur surat masuk berikutnya adalah surat yang datang dari
rektorat dan biasanya bersifat internal. Berbeda dengan alur
yang pertama, alur surat dari rektorat setelah mendapatkan
disposisi maka akan langsung dikelola oleh bidang kepegawaian
dan umum, setelahnya surat diproses oleh masing-masing divisi
dan berakhir dengan pengarsipan surat.
3) Alur Pengarsipan Surat
52
Gambar 4.10 Bagan Alur Pengarsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Adapun alur lainnya yakni ialah alur pengarsipan surat di
UIN Jakarta. Pengarsipan dikelola oleh bagian TU Umum, setiap
dokumen atau surat yang diarsipkan akan diberikan kartu
kendali, dan setelahnya akan disimpan dalam jangka waktu
tertentu sesuai dengan nilau guna dari arsip tersebut.
d. Pengelola Arsip UIN Jakarta
Saat ini pihak yang mengelola arsip UIN Jakarta berada di
bawah BAUK (Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian) yang
termasuk kedalamnya bagian TU Umum. Sedangkan arsip di setiap
fakultas dikelola masing-masing oleh pihak akademik dan
administrasi fakultas. Bagan Struktur Organisasi UIN Jakarta dapat
dilihat pada lampiran63.
e. Anggaran Pengelolaan Arsip UIN Jakarta
Berdasarkan hasil penelitian dan wawancara, dapat ditemukan
bahwa anggaran dalam pengelolaan arsip UIN Jakarta tidak berdiri
63 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Gambar Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta” (UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018), http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-
content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.
53
sendiri, dan dikarenakan UIN Jakarta belum terfokus pada kearsipan,
maka anggaran operasional kearsipan masuk kedalam anggaran
lainnya dan ter-embedded (menempel) dengan anggaran tersebut.
Menurut kepala biro AUK menyampaikan bahwa anggaran
operasional mengenai arsip ter-mark up dengan anggaran lainnya.
Besar jumlahnya pun tidak dapat ditentukan karena tergabung
menjadi satu dengan anggaran lainnya.
“Arsip itu kan sudah termasuk dari tupoksi itu, sudah embedded
dengan tugasnya gitu… Sudah meletak disana, bukan anggaran
mengarsipkan, bahwa tugas orang tuh termasuk, termasuk
orang itu..”.64
“Jadi di UIN ini terus terang aja belum terfokus atau
terkonsentrasi untuk pembiayaan tentang arsip, jadi biaya
untuk pengelolaan arsip itu masih nempel dimana-mana gitu
loh, jadi belum ada fokus khusus untuk pembiayaan tentang
arsip, jadi masih nempel mana-mana di anggaran itu, nempel
anggaran mark-mark yang lain gitu..”.65
Anggaran pada UIN Jakarta bersifat desentralisasi dan
participating budgeting, yakni seluruh usulan kegiatan secara detail
dirancang pada masing-masing unit untuk kemudian
dikombinasikan pada tingkat universitas. Pola penganggaran UIN
Jakarta dapat dilihat sebagaimana berikut66;
64 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 65 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. 66 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, “Pola Penganggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta” (UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017), 320, http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-
content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.
54
Gambar 4.11 Pola Anggaran UIN Jakarta
f. Fasilitas Penyimpanan Arsip UIN Jakarta
Fasilitas mengenai penyimpanan arsip di UIN Jakarta dapat
diketahui sebagai berikut:
“Ya ada dong, ada, mau cari sertifikat, adanya di biro AUK, ada
orang khusus yang menangani itu, iya disana tersimpan sertifikat,
55
surat mobil, segala macam..Di fakultas kan tidak menyimpan
berkas, yang penting-penting sertifikat gitu gak nyimpan, bpkb
gak nyimpan, di unit fakultas kalau umpamanya stnk habis lapor
ke AUK, mereka perpanjang, karena semuanya disana..”67
Saat ini arsip-arsip UIN Jakarta disimpan disebuah ruangan
khusus dengan ukuran seperti ruang kelas kuliah (8x10 m) yakni
yang ada di dalam Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian.
Ruangan tersebut berisi lemari-lemari besar serta dokumen-
dokumen mengenai arsip yang dikendalikan oleh kartu kendali.
Setiap lemari mempunyai kode-kode tertentu. Namun, sangat
disayangkan ukuran ruang yang kecil menjadi tidak kondusif umtuk
temu kembali arsip, dan terkadang ruangan pun dipakai untuk
tempat beristirahat pegawai.
3. Kendala dalam Pengelolaan Arsip di UIN Jakarta
Kendala dan permasalahan yang terjadi dalam mengelola arsip
tidak lepas dari faktor eksternal dan internal, baik dari dalam ataupun
luar diri manusia yang bekerja didalamnya atau dapat disebut juga
dengan human error.
“Ya human error kecil itu biasa, tapi secara umum saya tanya
kesini, surat izin untuk ini mana, sudah pak, sudah lewat dari kita
hari ini tanggal sekian jam sekian yang ngambil ini ke biro ini,
udah ketahuan, misalnya kita tanya lagi dimana nih, tanggal
urutnya ntar ketemu, iya…
Memberikan pengertian kepada semua unit pentingnya arsiparis,
itu yang paling penting, banyak yang kadang-kadang kurang
care, iya, ini dimana itu dimana, saling-saling salahkan, gitu
kadang-kadang masih muncul lah, tapi biasanya itu yang kalau
yang penting-penting saya kira gak ada masalah.”68
67 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 68 Abdul Hamid.
56
“Ya gampang, hambatan itu banyak, pertama itu karna tidak
paham, orang yang mengelola maupun yang sebetulnya
memerlukan usernya, tidak paham, sama-sama tidak paham,
arsip tuh apa sih, kan gitu kan, nah itulah kendalanya, yang
kedua, interest, ketertarikan, pegawai maupun dosen maupun
apa itu dengan arsip itu memang dianggap sebelah mata…”69
“Mengenai kendala ya itu tentang pengelolaan SDM,
pengelolanya, ya kalau sudah jelas insyaallah gak ada kendala,
misalkan repository kan sudah jelas itu perpustakaan, kemudian
siapa nanti kalau ada Lembaga Kearsipan kita lebih terbantu yah,
kita mengelola, dan kemudian yang apa prosedur bukan kita yang
mengelola juga tapi kan ada unit lain, kalau ada lebih mudah,
tapi kalau ini belum jelas pun ya kita yang mengerjakan struktur,
kita yang menyiapkan, ya kita pengelolaan itu yang susah
termasuk salah satu kendala juga…”70
“Kendala yang kita temui pertama tenaga ahli di bidang
kearsipan. Tenaga ahli di bidang kearsipan itu masih sangat
minim, tenaga ahli kearsipan yang menunjang untuk melakukan
modernisasi arsiparis disini, itu yang utama tenaga ahli, yang
kedua ya kelembagaan tadi di unit, untuk teknis pengelolaan
arsip itu harus di wadahi oleh unit tersendiri tenaga ahli dan
strukturnya..itu sebuah keharusan yang sudah harus dilakukan.
Pada akhirnya ketika dibutuhkan oleh unit seperti contohnya
kebutuhan pengadilan, pengadilan membutuhkan dokumen arsip,
terkait dengan tanah, katakanlah ada sengketa tanah di UIN.
Dokumen itu, itulah yang amat sangat dibutuhkan adalah
pengelolaan arsip itu, untuk menemukan arsip itu kita
kesulitan”71
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan yang
berbeda baik dari segi jabatan dan bidang dimana informan menjabat,
kendala yang terjadi termasuk ke dalam hal yang serius. Kendala yang
dijumpai seringkali adalah human error, dan dari segi pengelola atau
SDM (Sumber Daya Manusia) yang mengelola atau bertugas. Adapun
69 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. 70 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 71 Azwar et al., Wawancara Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
57
kendala lainnya adalah komunikasi yang tidak berjalan dengan baik
sehingga menimbulkan terjadi kesalah pahaman di beberapa situasi,
kemudian yang paling sangat dibutuhkan adalah mengenai tenaga ahli
kearsipan, kesulitan dalam menemukan beberapa dokumen yang cukup
penting, anggaran dana, prioritas kebutuhan baik rutin atau berjangka,
serta ketertarikan dan kesadaran dalam hal mengenai kearsipan belum
sepenuhnya terpenuhi dan memiliki pandangan yang sama.
a. Solusi Mengatasi Kendala
Langkah solusi yang dilakukan UIN Jakarta selama ini dalam
mengatasi kendala yang terjadi yakni dengan memberikan
pelatihan kepada pegawai, memberikan pengertian kepada semua
pihak yang terlibat, serta menyelesaikan masalah secara internal
dan kekeluargaan. Namun, menurut hasil pengamatan penulis,
solusi mengenai kearsipan di UIN Jakarta masih belum
menunjukkan perkembangan yang signifikan.
b. Saran Pembentukan LKPT UIN Jakarta
Respon yang diberikan saat penulis bertanya mengenai
saran dan masukan mengenai pembentukan LKPT di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yakni sangat positif dan mendukung untuk
segera dibentuk.
“Yang pertama ya tadi itu memberikan pengertian tentang
kearsipan, pentingnya arsip, kemudian pentingnya arsip ini
kan masih milik satker (satuan kerja) terkumpul di biro,
umpamanya tentang ke SDM adanya di AUK, tentang
mahasiswa ada di AAK, nah ini bisa gak, ini dikelola
dimasukkan dalam satu unit yang bertanggung jawab gitu, ini
saya kira menmang jawabnya ini adalah mengakomodir
58
perubahan teknologi kedepan bahwa itu pustipanda itu hanya
teknologinya, sedangkan salah satu sisi lain dari sana atau
unitnya atau dibentuk unit tersendiri yang khusus menangani
tentang kearsipan..”72
“Yah gampang menurut saya, dikelola secara professional
yah kan, menyesuaikan zaman, elektronik, kan gitu kan,
sehingga orang nyari mudah, tinggal pencet tinggal keluar,
kan gitu kan, ya itu, mengikuti perkembangan zaman dan
orang paham tentang arsip gitu loh…”73
“jadi ini kan belum ada, berarti mungkin perlu di dorong
supaya ada, karena belum ada karena baru kan kita perlu
belajar, kita bisa belajar ke yang lain yang sudah ada,
...supaya bagaimana pengelolaannya, yang jelas
keuntungannya seperti apa tapi kalau tidak ada kerugiannya
apa dan bagaimana mengelolanya, SDMnya, dan itu kan
kalau kita mau bentuk lembaga perlu ini izin kemenag dan
sebagainya seperti apa dan sebagainya, mungkin itu perlu
kordinasi juga…”74
Para informan yang telah diwawancari pun menyampaikan
bahwa arsip seharusnya memang dikelola dengan baik dan
profesional, dan orang-orang yang diberikan tugas mengelola arsip
pun juga harus diberikan pengertian serta pelatihan lagi agar
memiliki wawasan yang baru dan selalu tahu perkembangan terkini.
Bahkan lebih jauh lagi pimpinan sangat ingin arsip-arsip yang ada
di seluruh UIN Jakarta dapat terintegrasi satu sama lainnya, agar
dapat menjadi efektif dan efisien saat membutuhkan suatu data dan
72 Abdul Hamid, Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. 73 Rudi Subiyantoro, Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta. 74 Nashrul Hakim, Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
59
informasi atau bukti-bukti yang dibutuhkan terutama saat
berlangsung proses audit dan akreditasi universitas.
60
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai penelitian yang
telah dilakukan pada Arsip Perguruan Tinggi Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta: Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dapat disimpulkan beberapa hal
sebagai berikut:
1. Pimpinan UIN Jakarta menanggapi bahwa arsip sangatlah penting
keberadaannya dan begitu pula dengan pengolahannya untuk
keberhasilan universitas terutama dalam memperoleh akreditasi serta
lalu lintas kegiatan universitas. UIN Jakarta secara umum sudah
memiliki arsip perguruan tinggi, namun, secara khusus belum memiliki
LKPT, serta manajemen arsip yang belum efektif, kearsipan di UIN
Jakarta memiliki seorang pejabat fungsional yang berada di bawah Biro
Administrasi Umum dan Kepegawaian dengan beberapa karyawan
yang ditunjuk untuk mengurusi kearsipan, arsip yang dikelola adalah
arsip seputar akademik, kepegawaian, dan keuangan. UIN Jakarta
belum melaksanakan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang
Kearsipan. Namun, UIN Jakarta sedang dalam proses menuju untuk
membentuk LKPT dimulai dengan melakukan stuti banding ke
beberapa unit kearsipan di Indonesia.
2. Kebijakan tentang pengelolaan arsip di UIN Jakarta belum terbentuk
secara terpusat, melainkan masih menyesuaikan dengan tupoksi (tugas
61
pokok dan fungsi) masing-masing unit atau bidang pada struktur
organisasi universitas, seperti pada biro, fakultas, dan unit-unit didalam
biro. Fokus utama arsip yang dikelola oleh universitas yakni seperti
keuangan, kepegawaian, administrasi, dan akademik. Saat ini UIN
Jakarta menganut sistem kombinasi, sebab UIN Jakarta sendiri belum
mempunyai LKPT dan kearsipan secara dominan berada di bawah
kendali BAUK (Biro Admninistrasi Umum dan Kepegawaian). Hal ini
dikarenakan ada beberapa aspek arsip yang dikelola secara sentralisasi
atau terpusat dan dikelola oleh BAUK (Biro Administrasi Umum dan
Kepegawaian) serta ada pula arsip yang dikelola secara desentralisasi
di setiap fakultas.
3. Kendala yang dijumpai seringkali adalah human error, seperti tidak
diketahuinya keberadaan suatu dokumen universitas yang cukup
penting dan vital, serta kendala dari segi pengelola atau SDM (Sumber
Daya Manusia) yang mengelola atau bertugas khususmya tenaga ahli
kearsipan. Adapun kendala lainnya adalah komunikasi yang tidak
berjalan dengan baik sehingga menimbulkan terjadi kesalah pahaman
di beberapa situasi, anggaran dana, skala prioritas kebutuhan baik rutin
atau berjangka, serta ketertarikan dan kesadaran dalam hal mengenai
kearsipan belum sepenuhnya memiliki pandangan yang sama.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis ingin memberikan beberapa
saran yang dapat dijadikan pertimbangan dalam memaksimalkan Arsip
62
Perguruan Tinggi UIN Syarif Hidayatulah Jakarta: Pembentukan Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi, yakni sebagai berikut:
1. Pimpinan UIN Jakarta menganggap arsip universitas sangatlah penting
dan memiliki peranan yang cukup besar dalam membantu universitas
untuk mendapatkan akreditasi yang maksimal atau memenuhi
kebutuhan audit. Namun, selama ini kearsipan masih menjadi sub unit
terkecil di bawah unit lainnya, dan perkembangannya pun kurang
diperhatikan. Alangkah baiknya UIN Jakarta mulai berbenah diri untuk
membentuk LKPT pada universitas, agar kearsipan yang ada di seluruh
lingkungan UIN Jakarta dapat terintegrasi menjadi satu manajemen,
serta dapat dikelola lebih baik lagi dengan SDM (Sumber Daya
Masyarakat) yang mumpuni, professional, dan mengerti pada bidangnya.
Selain akan menaikkan citra universitas, melestarikan arsip-arsip
sejarah universitas, arsip-arsip universitas yang dihasilkan dapat ter-
manejemen dengan baik dan terarah, juga akan membantu serta akan
memudahkan universitas dalam memenuhi laju kebutuhan informasi
dan data.
2. Pengelolaan manajemen arsip universitas di bawah BAUK (Biro
Administrasi Umum dan Kepegawaian) UIN berfokus pada kebutuhan
administrasi, keuangan, dan kepegawaian, belum mencakup
keseluruhan arsip yang dihasilkan dari berbagai biro, bidang, unit, serta
sub unit terkecil di UIN Jakarta ini. Sebaiknya seluruh arsip-arsip
tersebut dapat dihimpun menjadi satu pintu yang terintegrasi, hingga
dapat diakses dengan mudah dan cepat dengan membentuk LKPT yang
63
akan mengelola seluruh arsip-arsip baik itu arsip historis, dinamis dan
statis yang dihasilkan UIN Jakarta di era keterbukaan informasi saat ini.
3. Dalam mengatasi kendala dan hambatan yang terjadi, UIN Jakarta
sejatinya sudah memiliki TOWS Matriks (Threat, Opportunity,
Weakness, dan Strength) pada Renstra (Rencana Strategis) Tahun 2017-
2021. Penulis menemukan bahwa pada bagian TOWS Matriks tersebut
terdapat kelemahan pada faktor internal yakni ruang fiskal terbatas,
anggaran rutin masih lebih besar daripada untuk pengembangan
kelembagaan, serta tidak ada rencana atau sasaran pada Renstra
mengenai kebijakan dalam memperbaiki pengelolaan arsip universitas,
pun tidak adanya rencana sarana dan prasarana untuk hal tersebut
sampai dengan tahun 2021. UIN Jakarta lebih berfokus pada capaian
menjadi top universitas di asia atau dunia, dan mengesampingkan atau
belum memperhatikan mengenai pentingnya arsip dalam pelaksanaan
dan perwujudan rencana yang ingin dicapai. Jika arsip tidak dikelola dan
diperhatikan sedini mungkin maka besar kemungkinan Renstra bisa
tidak berjalan dengan baik. Kesadaran dan wawasan pimpinan UIN
Jakarta belum menyentuh ranah kearsipan universitas yang juga
sepatutnya perlu dikelola. UIN Jakarta sendiri jika dilihat dari
kekuatannya pada TOWS Matriks sudah cukup mampu apabila
membentuk LKPT. Namun, lagi-lagi prioritas dan kesadaran
manajemen pengelola UIN Jakrta yang menentukan laju universitas.
64
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Hamid. Wawancara Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.
Admin1. “Peringkat UniRank, UIN Jakarta Tempati Ranking Tertinggi PTKIN.”
Akademik. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta (blog),
Agustus 2017. http://www.uinjkt.ac.id/id/peringkat-unirank-uin-jakarta-
tempati-ranking-tertinggi-ptkin/.
Ardani, Wisman, Azwar, dan Farida. Wawancara Pegawai Biro Administrasi
Umum dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 22 November
2018.
Arsip Nasional Republik Indonesia. “UNPAD Gelar Konferensi Nasional
Penguatan & Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.” Arsip
Nasional Republik Indonesia. 21 April 2017.
http://www.anri.go.id/detail/1239-Unpad-Gelar-Konferensi-Nasional-
Penguatan-Pemberdayaan-Lembaga-Kearsipan-Perguruan-Tinggi.
Azwar, Ardani, Wisman, dan Farida. Wawancara Staff Biro Administrasi Umum
dan Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 22 November 2018.
Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. “Pedoman Akademik Program Strata 1 2014/2015.”
Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, 2014.
Chartrand, Elizabeth Phebe. “A Study Of The Management Processes In University
And College Archives In The United Kingdom And Canada.” University
College London, 1994. http://discovery.ucl.ac.uk/1381935/1/390289_1.pdf.
Cook, Frank J. “Academic Archivists and the SAA, 1938-1979: From Arcana
Siwash to the C&U PAG.” American Archivist 51 (1998).
65
http://www.americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.51.4.207g8112r7
208654.
Cox, Richard J. Managing Institutional Archives: Foundational Principles and
Practices. United State of America: Greenwood Press, 1992.
Hansen, Tammy M. “A Case Study Of University Archives: Illinois State
University Archives As A Model Archive.” Illinois State University, 2015.
https://ir.library.illinoisstate.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1430&contex
t=etd.
Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pub. L. No. 43, § sec. BAB I Ketentuan Umum (2009).
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf.
———. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, Pub. L. No. 43, § sec. BAB III Pasal 6 Ayat 4 (2009).
http://www.anri.go.id/assets/download/87Nomor-43-Tahun-2009-
Tentang-Kearsipan.pdf.
———. UU No. 12 Tahun 2012, Pasal 1 Ayat 9 Tentang Tridharma Perguruan
Tinggi (2012).
Kennedy, Jay. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. 2nd
ed. Australia: Addison Wesley Longman, 1998.
Library Harvard University. “University Archives.” Education. Library Harvard
University (blog), 2018. https://library.harvard.edu/university-archives.
Lilik Istiqoriyah, dan Lolytasari. “Pengelolaan Arsip Bernilai Historis UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta Di Era Keterbukaan Informasi.” Al-Maktabah 12, no.
1 (2013). http://journal.uinjkt.ac.id/index.php/al-
maktabah/article/view/1588/1331.
66
Maher, William J. The Management Of College And University Archives. London:
The Scarecrow Press, 1992.
Margaretha-Sri Udari. “Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus Di Universitas
Katolik Indonesia Atma Jaya).” Text, Universitas Indonesia, 2011.
MF. “PTN Wajib Bentuk Unit Kearsipan.” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 15
Juni 2013. http://www.uinjkt.ac.id/id/ptn-wajib-bentuk-unit-kearsipan/.
Mingo, Anahi Casadesus de. “Improving Records Management to Promote and
Prevent Corruption.” International Journal Information Management
Elsevier Science Direct 38 (2018): 256–61.
Muhammad Halid Syar’i. “Sejarah Penulisan Hadist 1.” Organisation, 19 April
2017. https://muslim.or.id/25321-sejarah-penulisan-hadits-1.html.
Nashrul Hakim. Wawancara Kepala Pustipanda UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,
28 Juni 2018.
Oxford University. “Homepage College Archives Oxford University.” Akademik.
College Archives (blog), 2018. https://oac.web.ox.ac.uk/college-archives.
Parhan Hidayat. Wawancara Staff Lembaga Penjaminan Mutu UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, Desember 2018.
Prasetya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
———. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Rudi Subiyantoro. Wawancara Kepala Biro Bidang Administrasi Umum dan
Kepegawaian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 6 Juni 2018.
67
sa. “Ini Dia Peraih Penghargaan ANRI Award 2017.” Arsip Nasional Republik
Indonesia. Agustus 2017. http://www.anri.go.id/detail/1330-Ini-Dia-
Peraih-Penghargaan-ANRI-Award-2017.
Saffady, William. Records and Information Management: Fundamental of
Professional Practice. United State of America: ARMA International, 2004.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju, 2015.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama,
2003.
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. “Gambar Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta.” UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.
———. “Pola Penganggaran UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.” UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, 2017. http://biropk.uinjkt.ac.id/wp-
content/uploads/2018/02/AIPT-Standar-6.pdf.
———. “Rencana Strategis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Tahun 2017-2021.”
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.
https://drive.google.com/file/d/1xCreZvTdG4HVVGwRLcqmMDIh9K-
X08aj/view.
Universitas Gadjah Mada. “Arsip Statis Universitas Gadjah Mada.” Akademik.
Sistem Informasi Kearsipan Arsip Statis Universitas Gadjah Mada (blog),
2010. https://siks.arsip.ugm.ac.id/.
Universitas Indonesia. “Profil Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi; Kantor Arsip
Universitas Indonesia.” Universitas Indonesia. Diakses 22 Juli 2018.
https://www.slideshare.net/kantorarsipui/kantor-arsip-universitas-
indonesia-profile-2016.
68
———. “SEKAR (Sistem Elektronik Kearsipan).” Akademik. SEKAR (blog), 2018.
http://sekar.ui.ac.id/index.php/informationobject/browse.
Zaenuddin. “Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Di Indonesia: Bentuk, Tugas
dan Kelengkapannya.” Jurnal Kearsipan ANRI 8, no. 1 (Desember 2013):
1–250 hlm.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1
1. Bagan Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN Jakarta
2. TOWS Matriks Rencana Strategis UIN Jakarta Tahun 2017-2021
Lampiran 2
Ruangan Penyimpanan Arsip di BAUK
(Tampak dari Luar)
Ruangan Penyimpanan Arsip di BAUK
(Tampak dari dalam)
Lemari-Lemari Besi Tempat Penyimpanan Arsip
Lemari Besi Pintu Geser
Arsip dalam file Binder
Tampak Tumpukan Kardus dan Arsip
Foto Wawancara dengan Wakil Rektor III
Foto Wawancara dengan Kepala BAUK
Foto Wawancara dengan Kepala PUSTIPANDA
Foto Wawancara dengan Biro AUK
Foto Wawancara Dengan Staff Biro AUK
Pola Indeks Kodifikasi Surat
Arsip dalam Folder
Lampiran 3
Instrumen Wawancara
A. Tanggapan Pimpinan Terhadap Pembentukan LKPT (Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi):
1. Apa yang Bapak/Ibu ketahui mengenai arsip Perguruan Tinggi?
2. Apa yang Bapak/Ibu ketahui mengenai Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi?
3. Apa pendapat Bapak/Ibu mengenai Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 Tentang Kearsipan Bagian I Pasal 27 yang berbunyi “Perguruan
Tinggi Negeri wajib membentuk arsip Perguruan Tinggi” dan Bagian
III Pasal 6 yang berbunyi “Penyelenggaraan Kearsipan Perguruan
Tinggi menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi dan dilaksanakan
oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi”?
4. Bagaimana tanggapan Bapak/Ibu mengenai pentingnya membentuk
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta?
5. Berdasarkan Undang-Undang yang telah disebutkan bagaimana UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta menyikapi hal tersebut?
6. Saat ini sudah banyak universitas terkemuka di Indonesia yang
membentuk Lembaga Kearsipan perguruan Tinggi, mengapa sampai
saat ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta belum mempunyai Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi?
7. Adakah rencana UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk membentuk
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?
B. Manajemen Pengelolaan arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta:
1. Bagaimana kebijakan dalam pengelolaan dokumen/arsip di lingkungan
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
2. Bagaimana mekanisme yang digunakan dalam pengelolaan
dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
3. Bagaimana sistem pengelolaan dokumen/arsip di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta saat ini? (Sentralisasi/Desentralisasi/Kombinasi)
4. Bagaimana struktur yang berlaku dalam alur kearsipan di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta?
5. Siapa sajakah yang mengelola dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta?
6. Bagaimana dengan anggaran mengenai pengelolaan dokumen/arsip di
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
7. Bagaimana fasilitas penyimpanan dokumen dalam pengelolaan
dokumen/arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
8. Jika suatu saat Bapak/Ibu membutuhkan dokumen tertentu, bagaimana
Bapak/Ibu mencarinya? Di unit mana? Kepada Siapa?
C. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta:
1. Menurut Bapak/Ibu apa saja kendala yang menghambat untuk
pembentukan arsip Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta?
2. Bagaimana unit/bidang kerja Bapak/Ibu menanggapi hal tersebut?
3. Apa solusi yang dilakukan untuk mengatasi kendala yang terjadi?
4. Sebagai langkah kedepan untuk membentuk arsip Perguruan Tinggi
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, menurut Bapak/Ibu apa saran dan
masukan untuk hal tersebut?
Transkrip Wawancara Arsip Perguruan Tinggi UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta (Tanggapan Pimpinan terhadap Pembentukan Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi)
A. Nama : Prof. Dr. Abdul Hamid, MS
NIK : 195706171985031002
Jabatan : Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum
Wawancara: 6 Juni 2018
1. Pak, yang bapak tahu mengenai arsip perguruan tinggi di UIN Syarif
Hidayatullah itu apa aja ya pak?
Semua berkas itu namanya arsip, mau keuangan, kepegawaian, dan
lainnya semua itu arsip, bahwa makannya ada yang namanya keahlian
arsiparis, orang yang menguasai pengarsipan dalam segala sisi, itu arsip.
Maka ada lembaga arsip nasional, dan artinya itu mempunyai peranan
yang sangat penting dalam tata kelola dari sisi administrasinya.
2. Iya.. berarti, mm mengenai lembaga kearsipan perguruan tinggi bapak
sudah tidak asing lagi ya pak ya?
Iya, karena kan harus, harus ada kearsipan itu, kan itu didelegasikan per-
saker (satuan kerja), ada pedomannya, setiap fakultas ada arsipnya, jadi
kalau perlu apa-apa, apalagi dikita ini sangat penting arsip itu, apalagi
ada pemeriksaan ditjen/bpk, arsip itu nomor satu, ini arsip mana? Kesini,
udah tahu, wah gitu, jadi memperbaiki kinerja suatu institusi lah, saya kira
begitu.
3. Ini kan ada undang-undang nih pak nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan yang berbunyi “Perguruan Tinggi Negeri itu wajib membentuk
arsip Perguruan Tinggi dan Penyelenggaraan Kearsipan Perguruan Tinggi
menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi untuk dilaksanakan oleh
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi”. Nah, di UIN ini kan belum ada ya
pak lembaga?
Kalau lembaganya itu belum, tapi pelaksanaannya melebihi itu
4. Oh pelaksanaannya sudah melebihi
Jadi kita kan mempunya arsiparis di tiga biro, kepegawaian, akademik,
keuangan, itu semua sudah arsiparis bagus, ya memang bagus ditangani,
memang yang menangani aa ini bukan orang dari perpustakaan kalau
diperpustakaan itu memang adalah suatu requirement yang harus, tapi
kita semua biro arsiparisnya harus bagus.
5. Oh berarti setiap biro sudah ada arsiparisnya ya pak?
Ada, mau tanya apa, surat tanggal berapa, ada
6. Okay, tapi secara terpusatnya belum ada ya pak?
Terpusat, arsiparis itu sebenarnya ada di bawah kendali biro AUK.
7. BAUK?
Iya
8. Mm,, gimana sih pak tanggapan bapak mengenai pentingnya untuk
membentuk dan membangun Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?
Sangat penting, central-nya kan di arsip, arsip itu adalah data yang
tersimpan, terstruktur tentang tata kelola suatu institusi, maka dia penting,
memang sangat penting.
9. Mmm berdasarkan undang-undang tadi nih pak tentang pentingnya untuk
membentuk kearsipan, bagaimana ya pak UIN Syarif Hidayatullah
menyikapi undang-undang tersebut dalam kewajiban untuk membentuk
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi?
Iyaaa, sebenarnya kalau kearsipan sih di kita sudah ada sih sebenarnya
tapi namanya bukan Lembaga Kearsipan, bukan institusi kearsipan, tapi
sisi arsip itu memang ada…(*ada suara telepon) bentar ya oby, saya
angkat telpon dulu. Oke, kearsipan kita, jadi pola kearsipan kita boleh
dikatakan sudah baik, ada yang manual, ada yang elektronik.
10. Ooo sudah elektronik y pak?
Elektronik, kalau anda lihat data mahasiswa di AIS, apapun tentang anda
ketahuan disana, kuliah apa enggak, nilai berapa, lulus apa, itu sudah
ketahuan itu arsip tuh, jadi arsiparis itu ada yang manual ada yang
elektronik, nah kita udah siapin semuanya. Atas dasarnya bagusnya arsip
ini maka lembaga kita, institusi kita, akreditasi institusi A, jadi mengkorek
data itu gampang karna arsip bagus. Memang kalau dibentuk suatu
lembaga arsip beneran, namanya arsiparis itu sebenarnya akan lebih baik,
tapi kan membentuk itu artinya kan menambah jabatan baru kan,
menambah jabatan baru akan berpengaruh terhadap rencana
pengeluaran dan penyelenggaraan anggaran, seperti itu nah.
11. Oke, kita lanjut ya pak, saat ini kan sudah banyak nih pak universitas
terkemuka seperti UI/UGM itu sudah memiliki Lembaga Kearspan
Perguruan Tinggi tersendiri yang dikenal tuh kalau di UI namanya tuh
Sistem Kearsipan UI, terus bagaimana nih pak, mengapa UIN sampai saat
ini belum memiliki Lembaga Kearsipan?
Dulu kan saya bilang, ini kan arsip itu sudah komplit, ada kita sudah
punya, semua sistem-sistem itu adalah ee sistem yang dibangun untuk
menyimpan semua data kearsipan, keseluruhan sudah ada, sudah memang
macam-macam, maka dari sini anda AUK, tanya semua, sudah ada semua.
Anda mau cari apa ada, ya ada semua lengkap.
12. Ada tidak sih pak rencana UIN untuk membentuk unit pengelola khusus
kearsipan se-UIN gitu pak?
Kalau rencana sih saya kira bukan harus rencana, memang kedepan kalau
sudah eeemm sudah apa namanya, sudah saatnya memang harus itu
dibangun, tapi kan sekarang ini kan yang kinerjanya sudah kelihatan apa
aja, tanya ke pustipanda, pangkalan data ya, pustipanda pusat pangkalan
data UIN, ini disana semua data ada, nah apakah itu dirubah lembaga
kearsipan ya bisa-bisa aja, karena mereka-mereka mengolah semuanya
dan tidak bisa dibuka-buka, kalau ada yang mau masuk harus izin dulu,
jadi di buka-kan ada, di situ sudah ada.
13. Jadi semua sudah terkumpul di pustipanda?
Pustipanda sudah terkumpul semuanya, semua kelihatan disana,
makannya kita membayar ramon dari data, bkd dari data, semua dari data,
gitu.
14. Mm kalau di UIN sendiri nih pak, bagaimana sih pak kebijakan pengelolaan
dokumen atau arsip di lingkungan UIN, kebijakan diatur oleh misalkan
Rektor atau siapa?
Ini kan kalau pengelolaan data itu bukan kebijakan lagi sudah merupakan
tupoksi unit.
15. Per unit berarti?
Unit harus punya itu, semua udah unit, sudah saya tekankan tupoksinya
datanya harus komplit, gitu.
16. Mmm gitu, berarti sudah terbagi jadi masing-masing unit
Udah sudah ada, mereka data tuh harus, kewajiban.
17. Tapi ada suatu mekanisme yang mengacu tidak sih pak dari antara semua
unit itu yang mengatur secara terpusat?
Secara aturan mmm kolektivitas itu akan sampai integral ke atas, rektora
perlu ngomong ke biro, biro ngomong kemana, siapa yang diminta,
fakultas, dia akan kesitu, kemana ke dekan, dekan di lihat apa yang di
minta nih, keuangan, yah ke kasubag keuangannya, kasubag kemana, ke
unitnya, terus begitu, sehingga mobil motor yang ada difakultas ada
arsipnya yang menyimpan semua data milik negara arisp ini, gitu ada
komplit.
18. Mmm, kalau begitu, masalah sistem pengelolaan kearsipan di UIN ini masih
belum terbentuk secara pusat?
Sudah terbentuk, yang belum itu lembaga kearsipannya, tapi kalau tata
kelola arsip sudah berjalan dengan baik, cukup baik lah saya kira, karena
kita mau akreditasi aja sudah dapat A, artinya arsipnya bagus.
19. Mmm, berarti struktur yang berlaku itu berdasarkan unit-unit pengelola ya,
seperti biro kebawah
Iya tupoksi satker (satuan kerja).
20. Mm kalau siapa saja ya pak yang turut andil dalam mengelola arsip-arsip
penting di UIN ini?
Per unit, kalau fakultas dekan juga tanggung jawab, jadi dekan nanti
distribusinya ke anak buahnya, bagian akademik ke Wadek 1, fungsional
sifatnya, fungsional.
21. Kalau dengan anggaran ini pak, mengenai anggaran pengelolaan dokumen
atau arsip di lingkungan UIN ini bagaimana ya pak?
Arsip itu kan sudah termasuk dari tupoksi itu, sudah embedded dengan
tugasnya gitu.
22. Jadi anggarannya sudah?
Sudah meletak disana, bukan anggaran mengarsipkan, bahwa tugas orang
tuh termasuk, termasuk orang itu.
23. Okeey, kalau di UIN sendiri nih pak, kita ada fasilitas penyimpanan
dokumen-dokumen penting gak sih pak? Seperti misalkan lemari khusus
atau lemari besi?
Ya ada dong, ada, mau cari sertifikat, adanya di biro AUK, ada orang
khusus yang menangani itu, iya disana tersimpan sertifikat, surat mobil,
segala macam.
24. Di biro AUK ya
Iya
25. Berarti itu lebih ke BAUK diantara unit-unit kecil fakultas akan merujuk
kepada BAUK gitu ya pak?
Di fakultas kan tidak menyimpan berkas, yang penting-penting sertifikat
gitu gak nyimpan, bpkb gak nyimpan, di unit fakultas kalau umpamanya
stnk habis lapor ke AUK, mereka perpanjang, karena semuanya disana.
26. Semuanya di AUK, berarti jika suatu saat nih pak, andaikata bapak
membutuhkan suatu dokumen yang gak ada nih di website UIN, gak ada nih
dipustipanda dan lainnya, itu bagaimana pak?
Pasti ada, karena rekap data kan ada semua, suatu kegiatan.
27. Tapi apabila terjadi misalkan mmm antara data yang diwebsite itu tidak
sesuai dengan aslinya?
Kan ada back up-nya, disitu kan semua kegiatan tercatat, setiap kegiatan
ada suratnya, dinaungi surat SK nomor berapa tentang surat ini itu
kelihatan nanti, jadi surat keluar dari sini catat disini, orang bilang
pernah gak surat ini masuk sini, buka arsip aja, kita bilang surat ini sudah
kesana tanggal sekian jam sekian, ada disitu datanya.
28. Tapi pernah terjadi sesuatu yang…
Ya human error kecil itu biasa, tapi secara umum saya tanya kesini, surat
izin untuk ini mana, sudah pak, sudah lewat dari kita hari ini tanggal
sekian jam sekian yang ngambil ini ke biro ini, udah ketahuan, misalnya
kita tanya lagi dimana nih, tanggal urutnya ntar ketemu, iya.
29. Oke, terakhir nih pak ada sedikit mengenai apa saja ya pak kendala yang
pernah ditemui atau yang menghambat dalam mengenai arsip atau
dokumen-dokumen penting gitu di UIN?
Memberikan pengertian kepada semua unit pentingnya arsiparis, itu yang
paling penting, banyak yang kadang-kadang kurang care, iya, ini dimana
itu dimana, saling-saling salahkan, gitu kadang-kadang masih muncul lah,
tapi biasanya itu yang kalau yang penting-penting saya kira gak ada
masalah.
30. Mmm kalau solusi nih pak, untuk mengatasi hal tersebut sekiranya apa ya
pak solusinya?
Yah kalau solusinya memberikan pengertian kepada semua pihak
pentingnya arsiparis.
31. Ada tidak pak disini kaya misalkan pelatihan untuk para biro-biro yang
mengelola arsip untuk pelatihan dimana mengenai arsip gitu?
Saya kira ada itu, ada undangannya dari umpamanya perpustakaan
nasional, biasanya kita kirimkan unit yang bersangkutan, kalau arsiparis
biasanya berhubungan dengan AUK dan perpustakaan kan, mereka yang
kita kirim.
32. Sebagai langkah kedepan nih pak, untuk membentuk Lembaga Kearsipan
Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menurut bapak apa
saran dan masukan ya pak?
Yang pertama ya tadi itu memberikan pengertian tentang kearsipan,
pentingnya arsip, eemm kemudian pentingnya arsip ini kan masih milik
satker terkumpul di biro, umpamanya tentang ke SDM adanya di AUK,
tentang mahasiswa ada di AAK, nah ini bisa gak, ini dikelola dimasukkan
dalam satu unit yang bertanggung jawab gitu, ini saya kira menmang
jawabnya ini adalah mengakomodir perubahan teknologi kedepan bahwa
itu pustipanda itu hanya teknologinya, sedangkan salah satu sisi lain dari
sana atau unitnya atau dibentuk unit tersendiri yang khusus menangani
tentang kearsipan.
33. Sarannya itu berarti ya harus ada suatu unit khusus untuk..
Iyahh, akan lebih baik lah.
34. Tapi UIN rencananya ada tidak pak untuk membentuk itu?
Iya untuk lebih baik harus ada.
35. Kira-kira kapan ya pak rencana itu akan bisa di…
Ya itu kan paling-paling per tahun anggaran baru, nanti ada perencanaan,
nah ini kita harus menunjukkan ada yang memunculkan keinginan untuk
itu, tapi sekarang sudah dimunculkan, keinginan begitu, pengalaman kita
akreditasi institusi, bahwa alot dalam mengkolektifkan data, nah jadi rata-
rata masih berserakan dimana-mana, nah ini kalau sudah ada
lembaganya maka strukturnya juga harus di bangun, jadi tidak balkin
nyimpannya, jadi sistematis sekali, nanti akan kita kedepan.
36. Mmm,, kita akan segera ya pak
Insyallah.
37. Oke kalau gitu, sepertinya cukup, terimakasih banyak pak.
B. Nama : Dr. H. Rudi Subiyantoro, M.Pd
NIK : 196301171983031003
Jabatan : Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Kepegawaian
Wawancara: 6 Juni 2018
1. Jadi gini pak, ingin tahu mengetahui tanggapan pimpinan untuk
terbentuknya Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta, sebelumnya ingin tanya nih pak, apa yang ketahui ya
pak mengenai arsip Perguruan Tinggi di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?
Iyah, jadi arsip itu penting ya, suatu lembaga, suatu apa namanya, itu kan
arsip itu kan ibarat prasasti yah kan tentunya prasasti itu menjadi mmm
pengetahuan baik untuk generasi saat ini maupun yang akan datang, jadi
arsip itu tuh kuncinya, jadi arsip tuh penting, nah kita tahu apa terjadi
tahun sekian itu karena arsip, iya kan. Nah, betapa pentingnya arsip itu
nah sehingga arsip itu harus dijaga dengan baik termasuk mmm arsip di
Perguruan Tinggi, Perguruan Tinggi itu banyak lah, kita pernah mmm
dari tahun ke tahun ya terus sebelum kan IAIN, sebelum IAIN kan ADIA
atau apa itu, nah itu seperti itu, jadi intinya penting gitu loh ya dan harus
dijaga dengan baik.
2. Kalau mengenai Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi bapak sudah pernah
mendengar sebelumnya atau gimana?
Nah, kearsipan itu memang ada, jadi di PTKIN itu namanya Perguruan
Tinggi Agama Negeri, itu mmm ada dua mmm ada dua pegawai, pegawai
murni yang namanya dosen atau tenaga pendidikan atau kependidikan,
dan tenaga administrasi, nah kalau dosen itu memang dia secara
akademis ngajar anda yah kan, ada juga dosen yang memperoleh tugas
tambahan yaitu Rektor, Warek, Dekan, Prodi dsb, tapi ada administrasi
seperti bapak ini kepala biro, memang benar-benar administrasi, yang
membawahi kabag kasubag dan staf, nah itu nanti yang mengelola
kearsipan gitu.
3. Oo khususnya di bagian administrasi.
Iya khususnya di Perguruan Tinggi penting gitu, jadi yang nanti yang
mengelola tenaga administrasi, nanti akan dikasih berkas khusus untuk
apa namanya supaya paham supaya ngerti tentang arsip.
4. Mmm begini pak, bapak sebelumnya pernah mendengar undang-undang
nomor 43 Tahun 2009 belum pak?
Tentang?
5. Bunyinya seperti ini, Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip
Perguruan Tinggi dan penyelenggaraan kearsipan Perguruan Tinggi
menjadi tanggung jawab Perguruan Tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi, itu sebelumnya pernah mendengar undang-
undang ini atau?
Oh ya itu kan bukan pernah dengar ini kan undang-undang, itu tuh harus
diketahui, semua pejabat atau pegawai publik harus tahu. Apalagi di
Perguruan Tinggi harus ngerti jadi memang ngerti sudah, terus?
6. Mmm dengan undang-undang tersebut bagaimana pendapat bapak pribadi
menanggapi hal tersebut?
Undang-undang itu kan regulasi, jadi orang atau pegawai atau saya itu
menjalankan regulasi, menjalankan undang-undang, jadi kita tidak bisa
semau gue, tidak bisa maunya sendiri, tapi harus berdasarkan undang-
undang yah.
7. Sudahkan undang-undang ini dilaksanakan di UIN Pak?
Ya sudah dilaksanakan, meskipun belum secara afdhol, masih ada
kelemahan sana sini, nah ini kan masih bisa dibetuli, bisa disempurnakan,
kita dulu kan lahir belum bisa jalan akhirnya jalan, merangkak dulu dan
sebagainya, proses kan, baru anda kuliah dsb kan gitu kan, dari TK SD
sampai Perguruan Tinggi, nah itu sama proses, jadi bahasanya harus
melalui proses, tapi kita masih ada kelemahan-kelemahan itu iya.
8. Intinya kita masih dalam proses untuk …
Menyempurnakan, kan gak ada barang yang sempurna di dunia ini kan,
masih ada kekurangan, kurang ini nah sekarang apalagi model elektronik
ya itu kan harus kita sesuaikan, menyoal lagi elektronik itu harus kita
sesuaikan gitu loh, nah kita sedang menuju kesana.
9. Ooo sedang menuju kesana ya pak, jika dari pendapat bapak sudah,
bagaimana dalam sisi UIN Syarif Hidayatullah menanggapi undang-undang
tersebut?
Iya kita positif, menanggapi kan tentunya positif, dan kita dukung, karena
undang-undang mau gak mau kita perguruan tinggi plat merah, ya harus
dukung dong kan gitu yah dukung sepenuhnya.
10. Saat ini nih pak, universitas terkemuka seperti UI dan UGM sudah
mendapatkan akreditasi word class university mungkin itu sudah memiliki
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi sendiri nah tapi UIN ini belum nih
pak, nah bagaimana ya pak?
Siapa bilang? Kita sudah, karena anda tidak tahu aja, anda tahu tanya
aja.
11. Oh UIN punya pak?
Oh iya, arsip itu sudah dibentuk gitu loh belum secara ini, karena jujur
banyak orang-orang itu kurang tertarik dengan arsip, karena tidak paham,
tidak tahu, kalau tahu sebetulnya menarik, seperti tenaga perpustakaan,
itu kan banyak orang gak suka kan, karena gak ngerti, kalau ngerti ya
bagus, sama juga anda kan, nah itu sama saja.
12. Oh jadi sebetulnya ada, yang menangani kearsipan
Ada, itu kan seperti surat kita yah kan, pasti kan ada arsip disimpan, itu
kan samping-samping itu tanya bu Farida ini kan arsip nyimpen itu, ya
kan.
13. Tapi ini bukannya arsip dalam biro administrasi khusus ya pak?
Iya ini kan administrasi kan, arsip kan gitu, namanya arsip kan gitu, surat
sama ini selesai, ini masih yang satu dikirim ke sini, masih kan disimpan
disana, nah itu namanya arsip, nah sekarang itu bisa pakai manual simpan
begini, nanti ditumpuk-tumpuk, itu kan banyak arsip disitu, ada juga arsip
sekarang melalui elektronik, scan terus disimpan dielektronik gitu, itu
lebih ringkes lebih praktis, nah itu loh, tahu gak pengertian arsip yang
saya jabarkan tadi.
14. Iya iya pak, tapi pak yang ingin saya tahu, ada gak sih pak lembaga khusus
yang menyimpan semua arsip dari semua yang ada di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta dari fakultas dari biro mana..
Ada ada nanti, coba nanti tanya ke bu Farida ada, harus ada itu, seperti
ijazah itu kan ada copynya itu ya kan, itu kan ada yang simpan khusus,
secara ini khusus, harus setor semua fakultas itu, termasuk surat-surat
penting apa namanya umpama MOU kerjasama gitu ya dengan asing,
disimpan khusus ada disini yah.
15. Berarti semua arsip dilingkungan UIN disimpan oleh BAUK ya?
Iya ada, karena administrasi umum dan kepegawaian disini ada, nanti
tanyakan itu ya, terus.
16. Kalau untuk UIN Syarif Hidayatullah ini, punya rencana gak sih pak untuk
membentuk Lembaga Kearsipan yang khusus untuk Lembaga Kearsipan?
Jadi gini, mmm kita kearsipan khusus itu kita tidak bisa itu karena kita
domainnya bukan tenang arsip-arsip khusus tapi domainnya kita itu
melayani pada keuangan macam-macam, itu disatukan disimpan itu, nah
disimpan itulah yang akhirnya nanti sesuai kebutuhan, butuhnya apa
tentang, ooh tentang akademik, ya akademik, oh tentang kepegawaian
dosen dan sebagainya gitu.
17. Berarti kalau tentang keuangan kita baru ke..
Keuangan mm gak mungkin dicampur aduk itu gak mungkin, mungkin gak
menurut anda.
18. Tapi ada gak sih pak yang menyimpan semua arsip UIN?
Ya semua arsip disimpan tapi kan harus dibeda-bedakan harus dipilih-
pilih, jangan kepegawaian ditaruh numpuk gak jelas dengan apa namanya
keuangan dengan akademik kan gak bisa, sendiri-sendiri, akademik
sendiri domainnya ini, bagian apa, keuangan sendiri, bagian
kepegawaian, macam-macam, beda-beda, akademis sendiri, anda bisa
bayangkan, kalau arsip itu ditumpuk-tumpuk jadikan satu itu kan gak, ada
penataan arsip namanya, supaya mudah dicari, waktu jaman manual dulu,
sekarang kan tinggal pencet aja jepret itu dikomputer kan keluar itu, oh
saya mau arsip
itu keluar coba disitu, tanya ini, gampang, arsip tentang ini, coba tanya
itu kan arsip itu, arsip gak menurut anda, nahh.
19. Iya..jadi sebetulnya sudah ada, tapi hanya namanya saja di bawah biro?
Iya, di bawah biro, tapi sekarang kan bisa melaui online ya, dicek
gampang, baru oh disini, seperti di perpustakaan pusat itu, ya kan, itu
kalau mau nyari buku itunya dibuka itu, oh itu disana kan gitu kan, cuma
tempat saja, tapi kan bisa integrasi.
20. Ohh berarti sudah ada sitem onlinenya pak?
Lah ya sudah.
21. Boleh tahu nama sistemnya?
Yaa sistemnya nanti tanyakan disini ke bu Farida atau bu yang disini,
tanya. Terus apa lagi yang kira-kiran ini aja.
22. Mmm kebijakan dalam pengelolaan dokumen atau arsip di UIN Syarif
Hidayatullah ini bagaimana ya pak kebijakannya?
Nah kebijakan mm otomatis kan udah ada regulasinya tadi, berdasarkan
regulasi harus dijalankan kan gitu, kan arsip itu harus disimpan dengan
baik, ya kan, dikelola dengan baik, disimpan, dikelola, nanti kalau
diperlukan sewaktu-waktu yang sifatnya emergency bisa cepat di ini kan
dibutuhkan, tentang MOU, asset-asset UIN tuh apa saja, itu kan trek
keluar, ada itu disimpan semuanya disini.
23. Oh ada ya pak.
Ada
24. Berarti kebijakannya di bawah siapa nih pak? Bapak atau?
Kebijakannya di bawah pimpinan, pimpinan disini tuh harus anda paham,
ada Rektor ada Kepala Biro, kalau Rektor bidang akademis, kalau biro
bidang administrasi gitu.
25. Berarti Kepala Biro Administrasi ada di bawahnya?
Rektor, meskipun sama-sama diangkat menteri gitu, domainnya beda-
beda, kalau Rektor itu sebagai dosen peroleh tugas tambahan yang
waktunya 4 tahun sekali, bisa dilantik, tapi kalau kepala biro tergantung
kebutuhan, sama-sama dilantik menteri gitu, terus.
26. Kalau sistemnya tinggal tanya ke bu itu ya pak.
Mmm teknis namanya
27. Mm, kalau struktur alur kearsipan di UIN ini kaya gimana sih pak?
Iya alurnya itu kearsipan tentunya sesuai domainnya, yang dibutuhkan
siapa dari, ya dari arsip itu kan bisa macam-macam, dari biro langsung
ke fakultas, fakultas bisa ke biro atau bisa ke satker, bisa alurnya ulang-
alik seperti kendaraan tahu gak? Jalan tol itu bulak-balik. Jadi gak melulu
dari atas kebawah, dari bawah ke atas, tidak, tergantung kebutuhan,
butuhnya sekarang apa alurnya gituloh, yah arsip itu.
28. Kalau yang mengelola dokumen arsip di UIN siapa saja ya pak, selain biro
ini?
Iyaa semua administrasi berhak untuk mengetahui administrasi,
mengetahui letak atau tempat arsip gitu, simpannya dimana harus tahu,
jadi semua satker itu harus punya, tahu.
29. Ada tempat khusus pak?
Ya ada, ditempat khusus, kalau ga nanti sembarangan gimana?
30. Berarti kita (UIN) punya fasilitas penyimpanan tersendiri ya?
Ya ada.
31. Ada ruangan khususnya pak?
Ada, ada yang kira-kira surat taruh lah yang tidak sekali jadi, sekali jadi
pakai bisa, gitu, ada yang simpan, ada semua, dokumen arsip tuh harus
dari zaman dulu sampai sekarang, cuma sekarang ini sudah lebih canggih,
ada yang melalui elektronik, itu lebih ringkas, lebih praktis gitu, terus?
32. Mungkin nanti boleh minta izin untuk foto ruangannya pak?
Oh boleh, ya nanti itu tanya aja, boleh, terus?
33. Misalkan nih pak suatu saat, andaikata bapak mencari suatu arsip tapi tidak
ada di sistem, terus cari di manualnya juga tidak ada juga, itu bagaimana
pak?
Nah, kita sebagai administrator yang baik, itu tidak boleh itu, tidak boleh,
harus diarsipkan, nah kalau tidak ditemukan, ada dua indikasi, jangan-
jangan arsip itu palsu misalnya, atau arsip itu di buat tidak melalui
prosedur umpama, kalau sesuai prosedur administrasi harus ada arsip,
itu kuncinya disitu, keyword-nya gitu.
34. Tapi pernah tidak pak mengalami kendala atau hambatan?
Yaa kalau kita tidak pernah, gak boleh, harus, tiba-tiba saya mau tanya,
anda sekarang fakultas apa?
35. Saya fakultas adab
Anda tidak kuliah, tiba-tiba punya ijazah fakultas adab, gak ada arsipnya
gak ada terus gimana, pertanyaan saya ke anda.
36. Hmm bisa jadi saya menipu
Nah sama, arsip juga sama, harus proses, ya kan.
37. Tapi pernah menemukan suatu kendala atau hambatan tidak sih pak dalam
mengurus arsip disini?
Yaa makannya kalau ada itu namanya penipuan umpama surat perintah
palsu ada juga.
38. Oh pernah terjadi pak?
Ya ada, tapi itu kan di luar kita, nah itu kriminal, maka umpma anda suatu
ketika waktu itu keluarkan ijazah tanpa proses ya, gak ada kuliah, gak ada
proses ini, namanya palsu ya itu apa perlu diarsipkan? Ya tidak, ngapain
diarsipkan wong palsu kok.
39. Kalau kejadian mungkin pak pernah terjadi?
Apa?
40. Mmm tentang hambatan atau kendala mengenai arsip?
Ya gampang, hambatan itu banyak, pertama itu karna tidak paham, orang
yang mengelola maupun yang sebetulnya memerlukan usernya, tidak
paham, sama-sama tidak paham, arsip tuh apa sih, kan gitu kan, nah
itulah kendalanya, yang kedua, interest, ketertarikan, pegawai maupun
dosen maupun apa itu dengan arsip itu memang dianggap sebelah mata,
ya kan, karna barangnya itu, arsip itu kotor, lecek lah gitu bau, itu zaman
dulu, zaman sekarang tidak, anda sekarang, mau nyari model apa aja bisa
di google, ya kan, tulisan apa, pencet aja, tulisan orang hebat, tek, buka
di google, kan keluar kan, itu arsip gak menurut anda? Nahh arsip,
termasuk arsip, sama saja, sekarang dengan sehebat gitu cuma
dikumpulkan segini, nah itu tuh arsip, sama saja.
41. Di UIN juga pak?
Nah kita mengendalikan seperti itu, sedang menuju kesitu, karna itu kan
biayanya mahal itu, untuk melalui itu kan mahal, perangkatnya juga gak
murah gitu loh, google itu berapa trilyun, berapa milyar itu biayanya,
untuk arsip-arsip itu, apalagi.
42. Terakhir nih pak untuk rencana UIN dalam Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi, mmm bagaimana ya pak solusi untuk mengatasi hal-hal tersebut?
Hal tersebut apa?
43. Kendala arsip yang terjadi?
Ya kendalanya itu ya sebenarnnya kendala arsip itu, apa sih kendalanya,
kita butuh orang terselesaikan, terpuaskan, bisa dilayani dengan baik, kan
selesai kan, selesai gak? Yasudah gak ada kendala.
44. Berarti selama ini tidak ada kendala pak?
Ya, kendala apa, wong butuh ini ada, kita tentang, anu, semuanya berapa
sih asset-asset kita, ada, yah kan, berarti tidak ada kendala. Tring tring
tring (suara telepon), dilanjutkan.
45. Mengenai, kata bapak kita sedang menuju untuk ke?
Word class university (terhenti sebentar karena keperluan tanda tangan).
46. Mmm sebagai langkah kedepan membentuk arsip Perguruan Tinggi, kata
bapak tadi kita sedang menuju untuk word class university dan kita sedang
menuju untuk pembentukan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi,
menurut bapak apa nih saran dan masukannya?
Yahh gampang menurut saya, dikelola secara professional yah kan,
menyesuaikan zaman, elektronik, kan gitu kan, sehingga orang nyari
mudah, tinggal pencet tinggal keluar, kan gitu kan, ya itu, mengikuti
perkembangan zaman dan orang paham tentang arsip gitu loh.
47. Oh iya, ini ada yang terlupa nih pak mengenai hal penting seperti anggaran
dalam pengelolaan dokumen arsip di UIN seperti apa ya pak?
Jadi di UIN ini terus terang aja belum terfokus atau terkonsentrasi untuk
pembiayaan tentang arsip, jadi biaya untuk pengelolaan arsip itu masih
nempel dimana-mana gitu loh, jadi belum ada fokus khusus untuk
pembiayaan tentang arsip, jadi masih nempel mana-mana di anggaran itu,
nempel anggaran mark-mark yang lain gitu.
48. Jadi belum ada anggaran khusus ya?
Jadi masih nempel dimana-mana.
49. Nempelnya itu?
Nempel itu ya masih ikut yang namanya nempel, umpama anggaran
tentang pengelolaan ini tempelkan disitu untuk biaya, jadi belum ada
fokus secara khusus karena keterbatasan anggaran kita, di Perguruan
Tinggi kan sangat terbatas anggarannya, banyak terserap di bidang
akademis, jadi administrasi itu nyaris hanya kebagian kecil, nah sehingga
menyesuaikan, bukan berarti tidak bisa jalan, tapi menyesuaikan.
50. Tapi ada tidak pak rencana UIN untuk melaksanakan itu semua?
Untuk lebih professional ya harus ada.
51. Kira-kira kapan ya pak?
Nah soal kapan tidak, ya itu ya tergantung kebijakan pimpinan, kalau
memang duitnya ada ininya ada di dukung dengan baik kan harus itu,
karena pentingnya arsip yaa. Sudah cukup ya saya rasa itu sudah banyak
yaa,,bagus gak itu saya kasih jawabannya?
52. Oh iya pak, hehehe insyaallah bagus pak, nanti saya izin foto ruangan ya
pak.
Oh iya boleh-boleh.
C. Nama : Nashrul Hakiem, S.Si., M.T., Ph.D
NIK : 197106082005011005
Jabatan : Kepala Pusat Pangkalan Data UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Wawancara: 27 Juni 2018
1. Jadi gini pak, ada undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang berbunyi
bahwa Perguruan Tinggi Negeri itu wajib membentuk arsip perguruan
tinggi, terus pada bagian tiga pasal enam berbunyi bahwa kearsipan
perguruan tinggi ini menjadi tanggung jawab perguruan tinggi tersebut dan
dilaksanakan oleh LKPT atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, dari
undang-undang ini kan berarti kita setiap universitas punya kewajiban ya
pak untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, jadi ingin
tahu bagaimana ya pak tanggapan bapak pribadi mengenai pentingnya
membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yang mana saat ini belum ada.
Oh gitu ya, mmm terimakasih oby gitu ya, dari FAH Ilmu Perpustakaan,
iya memang apa namanya untuk arsip itu sangat penting tidak hanya di
perguruan tinggi tapi juga untuk lembaga institusi yang lain, bahkan
untuk di tingkat yang lebih kecil lagi seperti keluarga bahkan pribadi kita
juga harus mm bisa me-manage arsip-arsip tersebut nah apalagi sebuah
perguruan tinggi, nah kita sebenarnya sudah ada gitu ya, sudah ada mmm
arsip mm manajemen arsip tersebut, baik itu yang dilakukan oleh
perpustakaan, nah perpustakaan itu ada jelas kana da pengarsipannya
dan sebagainya itu koleksi-koleksi buku dan sebagainya dan kemudian di
apa namanya bagian umum tata usaha ada juga ya arsip, apa namanya
pengelola arsip dalam hal ini adalah mm Subbag tata usaha nah itu tapi
mungkin yang dimaksud adalah arsip dalam arti mm semua dokumen dan
terintegrasi gitu ya.
2. Iya betul sekali.
Nah itu mungkin kalau secara khusus kita tidak ada kalau secara
fungsional kita sebenarnya ada fungsional pranata arsiparis ada
seseorang tapi itu sekarang mungkin hanya satu orang dan mungkin
hampir pengsiun setelah itu mungkin tidak ada yang fungsional itu, tapi
kalau yang berfungsi sebagai pengarsip mungkin ada tapi mm yang
mempunyai jabatan fungsional itu nah itu yang perlu ada apa namanya
regulasi khusus. Kemudian, yang berikutnya adalah tentang itu tadi
tentang fungsi arsip ada semuanya dibeberapa termasuk di perpustakaan
dan sebagainya itu ya serta elektronik kita juga ada, itu kemudian kalau
di bagian tiga pasal enam (mengacu pada undang-undang arsip) mm
menjadi Lembaga Kearsipan nah kita belum ada gitu ya belum bentuk
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi gitu, nah itu mungkin kalau
memang itu mewajibkan ya berarti perlu harus diusulkan Perguruan
Tinggi untuk membentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi jadi tidak
hanya Lembaga berarti nanti termasuk semua perangkatnya antara lain
nah gedung/ruangan yang memiliki mm fungsional untuk pengarsipan
termasuk sistemnya, sistem itu bisa sistem mm sistem informasi elektronik
dan seterusnya, apa kita mau mengacu seperti apa ya kan.
3. Kalau dalam ranah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta bagaimana ya pak
menyikapi mengenai undang-undang tersebut?
Menyikapi undang-undang tersebut mm terus terang itu bukan bidang
saya tapi saya ini…
4. Kalau Sebagai pustipanda?
Nah kita sangat mendukung jika seandainya ada ini apa namanya
dibentuk Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi itu, kita mungkin
namanya kalau ini namanya sudah Lembaga berarti tetap Lembaga atau
mungkin Badan Kearsipan atau Pusat Kearsipan apapun namanya dan itu
sudah ditentukan Lembaga Kearsipan berarti itu nanti harus ada unit
kearsipan nah kami sangat mendukung itu menjadi mm kita sebagai
Pustipanda Pusat Informasi akan mendukung apa yang diperlukan bagi
Lembaga tersebut nah tentunya kita Pustipanda sangat berkaitan
terutama mendukung infrastruktur terkait informasi yang mm berfungsi
dengan apa namanya untuk mendukung kelembagaan kearsipan tersebut
gitu ya.
5. Mmm saya ingin tahu ini pak, universitas-universitas terkemuka seperti UI
UGM itu kan sudah punya LKPT sediri nih pak, tapi sedangkan saat ini UIN
belum punya, terus mm mengapa ya pak sampai saat ini UIN belum ada
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, padahal kan UIN ini sudah rate-nya
sudah lumayan bagus juga apalagi ada ilmu perpustakaan di dalamnya terus
di pandu dengan Pustipanda yang tidak bisa kita pungkiri lagi sudah sangat
bagus sekali gitu bagaimana pak?
Iya nah itu mungkin salah satu yang kita harapkan adalah dukungan dari
mm dari yang berkaitan itu yang sangat peduli, antara lain ya itu dari ilmu
perpustakaan, entah dari mahasiswanya, dari prodinya, dari fakultasnya,
bahwa ini perlu saat ini, ini kan bukti-buktinya undang-undang nomor 43
tahun 2009 nah dan sebagainya, nah itu bahwa ini wajib seperti halnya
mm sebelumnya, kana da PPID (Pengelola Informasi Data dan
Dokumentasi) itu kan juga menjadi keharusan nah tadinya kan belum kita
belum begitu care tapi karena sudah tahu bahwa ini harus yah kita di apa
namanya di bentuk gitu, sebenarnya kalau secara fungsional sih kita ada
gitu kan arsip tapi bukan berbentuk lembaga tapi kalau undang-undang
itu apa namanya harus dijadikan lembaga nah itu kita berarti minta
dukungan atau reason dari mahasiswa ini nanti output ini harapannya itu
kan jadi rekomendasi bahwa ini perlu dan suatu keharusan, keharusan itu
tidak hanya melalui undan-undang tetapi juga apa namanya mm untuk
kepentingan kita juga kan bahwa ini penting jangan sampai misalnya foto-
foto sejarah mm UIN atau gedung UIN itu kita malah gak punya malah
punya dari tempat lain.
6. Oh itu ada pak kasusnya kaya gitu pak?
Nah seandainya, ya mungkin jangan sampai gitu ya, atau sertifikat tanah
lah dan sebagainya itu kan sertifikat tanah yang mmm dulu mungkin
namanya belum sertifikat masih namanya Kire atau Letter C zaman dulu
tidak ada atau hilang nanti dengan adanya Lembaga Kearsipan
insyaallah kan bisa lebih tertata dengan baik gitu ya.
7. Kira-kira ada tidak sih pak dari rencana Pustipanda sendiri untuk mm apa
namanya mengolah informasi lebih baik lagi terus mendukung juga untuk
LKPT ini pak?
Ya kami sangat mendukung seperti halnya sekarang sudah ada
repository.uinjkt.ac.id itu kan salah satu bentuk pengarsipan tapi itu kan
sebatas karya ilmiah kemudian yang lain-lain juga ada open doc dan
sebagainya makanya nanti kita untuk Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi untuk sistemnya itu kita akan ikut menyokong dia, apa yang
diinginkan kemudian standarisasinya apa, nah standarisasi misalnya jadi
standar nasional ANRI misalnya arsip nasional republik Indonesia atau
seperti apa, mereka punya sistem apakah harus mm mereka sudah punya
gak jika sudah ada sop nya atau sistemnya itu sudah ada ya kita akan
pakai sistem tersebut gitu ya kan atau sistem yang justru mm standar
internasional lagi tapi sebaiknya kita mengikuti standari nasional karena
itu mempunyai karakter tersendiri dan mm biasanya mereka juga
memenuhi standar internasional juga dengan ciri khusus dari nasional
gitu ya.
8. Mau tanya lagi nih pak mengenai manajemen pengelolaan informasi di
Pustipanda kalau kebijakan pengelolaan informasi di Pustipanda sendiri itu
bagaimana ya pak?
Pengelolaan informasi ya kita ada mm berbentuk sistem diantara lain
untuk sistem publik dengan web gitu kan, baik itu web yang dengan
uinjkt.ac.id, kemudian setelah itu dengan email dan sebagainya itu kan
sistem informasi, kemudian dengan sosial media juga tapi kalau itu sistem
informasinya yang UIN Jakarta yang dikelola oleh Subbag Pubdok bagian
umum bukan Pustipanda tapi kita menyediakan infrastruktur apa yang
diperlukan dan sebagainya mereka yang pengelolanya. Kemudian sistem
aplikasi ada yang khusus misalnya sistem informasi akademik kita
kembangkan dan sebagainya itu kan sebagai bentuk sistem informasi juga,
sistem informasi akademik, kemudian sistem informasi persuratan, dan
sistem informasi lainnya.
9. Oh ada sistem informasi persuratan juga pak?
Ada, e-letter.
10. Oh itu bentuknya online atau gimana ya pak?
Iya bentuk online sudah dipakai, tapi mungkin belum semua fakultas, yang
pakai adalah fakultas syariah hukum sebagai pelopornya kemudian sama
mm fakultas psikologi, nanti akan dipakai untuk semua fakultas.
11. Boleh tau apa alamatnya?
e-letter.uinjkt.ac.id
12. Ini baru ya pak kayanya?
Sudah lama tapi yang menggunakan baru beberapa fakultas saja,
seperlunya, tergantung request-nya karena itu kan kita sebagai penyedia
informasi yang pengelola ya itu Subbag TU ya.
13. Jadi ini bikin persuratan pak?
Iya persuratan mahasiswa, request dari mahasiswa, sama buat surat
keterangan aktif mahasiswa sama surat keterangan apa melalui e-letter
tersebut ketika nanti mahasiswa mengajukan surat nanti akan di approve
dikelola dulu oleh admin atau yang berwenang gitu ya.
14. Ini terhubung dengan web fakultas juga tidak pak?
Betul, terhubung dengan ais, begitu kita login, nah kan sudah tahu nimnya
berapa nama mahasiswanya prodi apa fakultas apa dan seterusnya nah
gitu.
15. Oh gitu, mau tanya lagi nih pak, kalau struktur dan alur dalam pengelolaan
informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak, kan banyak nih pak
cabangnya setiap fakultas terus bagiannya juga banyak bidang-bidangnya,
itu bagaimana ya pak Pustipanda mengelola segala informasi itu jadi satu
terus bisa di re-package lagi?
Iya mmm itu harusnya semua informasi terintegrasi dan mm terintegrasi
bukan hanya terintegrasi universitas bahkan se-nasionalpun terintegrasi
dengan adanya forum dikti dan sebagainya dengan segala kelebihan dan
kekurangannya tapi kalau yang kita bicarakan mungkin terintegrasi di
universitas gitu kan, dan disitu ada beberapa level lainnya, levelnya itu
ada apa yang harus misalnya di AIS, seperti tadi e-letter, atau untuk dosen
LKP atau sebagainya nah gitu, tapi kan yang mahasiswa familiar AIS kan
disitu kana da levellingnya apa yang bisa dilakukan oleh mahasiswa, itu
berbeda kalau kita login sebagai dosen dan sebagainya, mungkin
mahasiswa prodi ini dengan prodi lain kan berbeda juga, mata kuliah ini
dengan mata kuliah lain berbeda juga, nah itu kita ada namanya Matric
User, Usernya itu role-nya sebagai apa, sebagai mahasiswa-kah? sebagai
dosen-kah sebagai PA-kah sebagai admin-kah? Admin juga admin prodi,
admin mm fakultas, universitas dan sebagainya itu ada role matrics-nya
itu, kita bisa ngapain, bisa membuat sistem informasi atau mengubah atau
hanya bisa mengupdate saja tidak bisa mendelete atau bisa semuanya dan
seterusnya itu.
16. Sama mau tanya lagi nih pak, siapa saja ya pak yang mengelola informasi
di Pustipanda gitu ya yang mengurusi data-data khususnya? Kan ada
perkembangan web, tim IT?
Ya kita kan ada beberapa bidang ya, yaitu antara lain bidang networking
dan jaringan yang mengurusi infrastruktur jaringan, ada bidang data
center yang mengurusi tentang server-server, kemudian bidang team spot
yaitu mengurus tentang yang membantu semuanya itu jaringan dan
seterusnya termasuk mereset email mahasiswa, terus mengurusi password
ais dan sebagainya, kemudian tim development, development
pengembangan sistem informasi, yah itu mungkin bagian-bagian utama,
didalamnya itu masih ada beberapa bagian yang lain lagi tapi yang jelas
itu kan bukan hanya tugas Pustipanda ada tugas yang lain lagi, itu
misalnya update admin di fakultas, di prodi, atau unit-unit lain, dan
seterusnya gitu ya, ya itu pengelolanya berkaitan dan user-user
mempunyai rule tersendiri.
17. Begini ini pak saya dengar-dengar bahwa Pustipanda ini sedang
mengembangkan web untuk arsip online apakah itu benar pak?
Mengembangkan web arsip online. Sekarang sedang mengembangkan
untuk ini service layanan, service layanan itu misalnya yang tadi e-letter
kemudian yang berikutnya ada kaya pengaduan atau mm bukan
pengaduan tapi service layanan ini mahasiswa mau ngapain dan
sebagainya terus tercatat rekodnya nah itu universitas yang
mengembangkan tapi kalau yang arsip secara khusus nah itu kan kita
biasanya sudah menggunakan standar yang sudah ada, nah tadi kan
repository, kita memakai saja bukan mengembangkan, kita
mengkonfigurasikan, kemudian e-jurnal itu kan salah satu arsip juga, kita
tidak mengembangkan sendiri tapi mengkonfigurasi sesuai dengan
kebutuhan kita, nah kemudian yang tadi arsip khusus bukan karya ilmiah
yaitu yang standarnya apakah ANRI atau yang lain kita ikut saja gitu ya.
18. Jadi kalau untuk khusus ke arsipnya aja itu belum ya pak, tapi ini lebih ke
service layanan ya?
Service layanan, service desk-nya.
19. Dan sama e-letter juga?
Iyaa
20. Ini kalau e-letter dibuka di web berarti bisa kelihatan ya pak?
Ya bisa, tapi FAH gatau apa sudah request untuk di buka gak, kalau
misalnya fakultas request di buka kita buka kan untuk bisa dipakai, itu kan
bukan dari universitas tapi dari fakultas mengajukan dulu, kemudian
dipakai, dan yang lain apabila mau pakai, kita buka gitu.
21. Terus mau tanya juga nih pak sedikit mengenai anggaran pengelolaan
informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak anggarannya?
Nah kalau anggaran kita dapat anggaran yang jelas mengenai internet itu
yah cukup besar insyaallah tidak khawatirkan gitu ya, tapi itu di rektorat,
kemudian untuk infrastruktur yang lainnya itu kan ada yang rutin, itu
antara lain untuk yang tadi ya selain untuk internet juga untuk lisensi,
perpanjangan lisensi hardware maupun software, nah kemudian untuk
mengembangkan kompetensi staff, antara lain untuk pelatihan dan
sebagainya, kemudian yang rutin juga antara ain untuk maintenance, itu
yang tadi ya jaringan dan sebagainya, kemudian yang berikutnya nah itu
yang mungkin tidak rutin adalah pengadaan infrastruktur hardware nah
itu kan tergantung kan tahun ini kira-kira apa tahun besok 2019 apa yang
diperlukan dan sebagainya gitu ya.
22. Ini anggarannya tiap tahun?
Iya tiap tahun ada, di RBA (Rencana Biaya dan Anggaran) universitas dan
Pustipanda ada, semua unit-unit dikasih termasuk fakultas dan
sebagainya.
23. Berapa ya pak nominalnya kalau boleh tahu?
Hmm kemarin, tahun kemarin itu sekitar 1 M ya.
24. Oh mencakup semuanya atau?
Belum termasuk langganan internet, nah itu 1, berapa M gitu ya 1,2 atau
1,3 M itu kemarin,
25. Besar juga ya pak.
Iya besar lumayan besar, tapi itu kan untuk mm kebutuhannya kan macam-
macam, kalau dibandingkan dengan fakultas yang lain mungkin ya kita
bisa termasuk kecil juga, relative ya, kalau untuk infrastruktur termasuk
kecil itu ya, banyak yang perlu di upgrade juga hardwarenya itu pasti
dana yang lebih besar lagi.
26. Dananya itu langsung dari kementerian agama ya pak?
Iya
27. Terus mau tanya lagi nih pak, mengenai fasilitas penyimpanan dokumen
informasi di Pustipanda itu bagaimana ya pak?
Iya kita kan disini ada server, server nanti servernya terserah mau bentuk
RAM atau bentuk BLADE ada berapa jenis ya kan, kita yang memanage
gitu ya, kemudian apa namanya setelah kita install aplikasi dan
sebagainya nanti kita akan serahkan ke user, usernya itu tergantung siapa
pengelola ini, kalau misalnya belum ada lembaga kearsipan berarti
kemungkinan adalah kalau gak kepegawaian atau tata usaha dan
sebagainya, itu ya yang mengelola arsip tersebut itu.
28. Mau tanya lagi nih pak?
Oh bukannya sudah habis ya.
29. Oh hahaha masih ada nih pak sedikit lagi terakhir, apa saja ya pak kendala
yang dihadapi Pustipanda dalam mengelola informasi jaringan atau lainnya
misalnya dokumen?
Mengenai kendala ya itu tentang pengelolaan SDM, pengelolanya, ya
kalau sudah jelas insyaallah gak ada kendala, misalkan repository kan
sudah jelas itu perpustakaan, kemudian mm siapa nanti kalau ada
Lembaga Kearsipan kita lebih terbantu yah, kita mengelola, dan kemudian
yang apa mm prosedur bukan kita yang mengelola juga tapi kan ada unit
lain, kalau ada lebih mudah, tapi kalau ini belum jelas pun ya kita yang
mengerjakan struktur, kita yang menyiapkan, ya kita pengelolaan itu yang
susah termasuk salah satu kendala juga.
30. Kalau dari segi keamanan informasi nih pak, pernah gak pak kaya misalkan
AIS atau LKP itu ada yang hack atau gimana terjadi sesuatu yang error?
Ya kalau kendala itu kan macam-macam, ada kendala yang tentang
infrastruktur atau yang emergency yang kita tidak terduga antara lain
mati listrik, kemudian down, dan semuanya down dan seandainya gak ada
back up gitu ya, gak ada listrik gak ada genset, berarti itu kendala, kalau
misalnya itu sudah oke, ada kendala yang lain, misalnya server tidak apa
namanya kesalahan server nah itu kita harus atasi bagaimana cara
mengatasinya, jika itu sudah oke, berarti apa namanya ada kendala yang
lain misalnya mm aplikasinya yang bukan hardwarenya tapi aplikasinya
yang rusak kita pun juga yang mengatasinya, kemudian jika itu
seandainya sudah oke juga, kadang ada kendala dari misalnya yang tadi
dari kendala dari luar, itu kan namanya internet banyak pemakai, dari
luar-luar sering ada serangan tapi kan kita ada penangkalnya juga dan
sebagainya, kemduian setelah itu kendala dari kita sendiri, user atau apa,
dosen atau mahasiswa, kasih passwordnya yang lain, itu kan kendala juga
kan.
31. Biasanya itu solusinya diapakan pak?
Ya tergantung kendalanya apa, misalnya kendala user tidak tahu
passwordnya tinggal kita minta resetkan saja ya kan, kemudian apa
namanya.
32. Kalau misalnya mati listrik?
Mati listrik berarti kan ada genset nah gitu aja, jika pln mati kan harus
ada genset.
33. Ada ya pak genset disini?
Ada, dulu pernah rusak ya tapi sudah di sevice itu ya.
34. Terakhir nih pak sebagai langkah kedepan untuk pembentukan Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi di UIN apa ya pak saran dan masukan dari
Pustipanda khususnya mengenai LKPT ini pak?
Oh gitu ya, mm jadi ini kan belum ada, berarti mungkin perlu di dorong
supaya ada, karena belum ada karena baru kan kita perlu belajar, kita
bisa belajar ke yang lain yang sudah ada, misalnya tadi yang disebutkan
dimana itu tadi.
35. Oh itu kaya UI, IPB, ITB, UGM itu sudah semuanya punya LKPT sendiri
pak.
Nah kita kesitu ya kan, supaya bagaimana pengelolaannya, yang jelas
keuntungannya seperti apa tapi kalau tidak ada kerugiannya apa dan
bagaimana mengelolanya, SDMnya, dan itu kan kalau kita mau bentuk
lembaga perlu ini izin kemenag dan sebagainya seperti apa dan
sebagainya, mungkin itu perlu kordinasi juga. Nanti kalau misalnya ada
yang kurang jelas bisa kita ini bicarakan lagi atau apa nanti dikonfirmasi
ke saya ya.
36. Baik pak, terimakasih.
D. Nama : Pak Ardani, Pak Wisman, Pak Azwar, Ibu Farida
Jabatan : Staff Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian
Wawancara: 22 November 2018
1. Saya ingin tahu lebih dalam pak, bagaimana sih saat ini kondisi arsip UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta terus apa saja kendalanya..
Kondisi arsip khususnya di UIN Jakarta saat ini dalam penyimpanannya
ya, khususnya dalam penyimpanannya dilaksanakan di unit-unit kerja,
seperti di sub, kabag, sampai biro, jadi setiap biro itu punya struktur kabag
kasub, di unit lembaga ada unit lpm, nah mereka arsip masing-masing,
tidak tersentralistik melalui arsip kelembagaan UIN, karena UIN belum
mempunyai unit kelembagaan arsip. PP Nomor 53 Tahun 2008
mengamanatkan UIN atau universitas harusnya sudah mempunyai unit
kelembagaan kearsipan, tetapi sampai hari ini UIN belum melaksanakan
ketentuan itu dan belum membentuk unit UPT Kearsipan, seperti itu
kondisinya. Jika adik ingin melakukan pengambilan atau sampel arsip
(dokumen arsip UIN) khususnya di tata usaha UIN Jakarta ini belum
menyimpan secara dokumen kearsipan yang utuh gituloh, ia masih seperti
arsip mm pertanahan tanah sertifikatnya ada di IKN di bagian umum.
2. IKN itu apa ya pak?
IKN itu barang milik negara, itu arsip kekayaan negara, iya, mereka
menyimpan arsip berupa arsip surat-surat penting berkenaan dengan
surat –menyurat, tanah, dan lain sebagainya, begitu juga di unit-unit
lembaga lainnya gitu. Apalagi?
3. Kalau boleh tahu, kenapa ya pak saat ini belum ada kelambagaan arsip secara
tersentral?
Mmm karena disatu sisi karena memang itu PP peraturan pemerinrah itu
belum lama, artinya masih sekitar 5-6 tahun ya 2008, mmm disamping itu
kita juga beberapa tahun ini mulai dari tahun 2014 2015 dan seterusnya
baru melakukan studi banding ke beberapa tempat, seperti di Halu Oleo,
UGM, Brawijaya Malang, ke unit kearsipan di Mataram NTB, waktu
kemarin kita sudah melakukan juga mm studi banding ke beberapa unit
kearsipan yang mengelola UPT memang baru mencoba, baru melakukan
penjajakan dalam beberapa tahun ini, memang ada rencana sudah
mengarah kepada pembentukan unit UPT itu, tapi belum terlaksana
sampai hari ini mmm belum terlaksana, apakah itu nanti akan terlaksana,
insyaallah ya mungkin pasti lah ya, karena Namanya, Ada dukungan dari
pimpinan, Dukungan pimpinan ya, unit itu akan lambat cepatnya itu
tergantung kebijakan pimpinan.
4. Berarti baru masih rencana?
Masih rencana, rancang bangunnya,
5. Mmm, rancang bangunnya, tapi sudah ada ya pak ini penjajakan?
Iya, sudah ada penjajakan dari kita teknis di lapangan sudah melakukan
studi banding.
6. Kemana pak yang pertama tadi?
Pertama ke Universitas Brawijaya, Halu Oleo.
7. Itu dimana ya pak?
Di Palu
8. Itu Universitas atau Lembaga pak?
Universitas, terus sama di Pemda NTB, apa namanya itu, Lombok. Ada
tiga tempat lah untuk mencoba melakukan studi banding penataan
kearsipan, Kita juga ke UGM, karena UGM disan udah bagus banget lah
arsipnya, Kita sudah baru mulai menjajaki lah, dengan adanya PP itu
memang sudah kita mencoba melakukan, telah beberapa kali kita
memberikan rekomendasi penitngnya UPT Kearsipan, khusunya di UIN
Jakarta.
9. Disini sudah ada pedoman arsipnya pak, pedoman untuk tiap-tiap unit?
Kalau pedoman kearsipan itu baru sifatnya itu mm apa namanya itu
kodifikasi… Kodifikasi surat ya, berdasarkan pemetaan di pilah-pilah, ini
seperti ini (Menunjukkan buku pedoman indeks kodifikasi surat), seperti
ini kodifikasi surat, inilah acuan dari unit arsip melakukan pengarsipan,
nah nanti ada lagi JRA namanya.
10. Ooh sudah ada JRA pak?
Sudah, JRA UIN itu karena dia pimpinannya adalah Kementerian Agama,
maka jRA yang dari Kementerian Agama tadi kita turunkan khususnya
dengan kebutuhan UIN, jadi kita mengambil lalu memodifikasi keturunan
dari JRA Kementerian Agama, Kementerian Agama juga pasti
memodifikasi dari ANRI sebagai pusat arsip nasional seperti itu neng.
Jejaring dari penggunaan JRA itu, tetapi UIN Jakarta memang sampai
saat ini belum melakukan yang namanya penentuan masa.
11. Tahun?
Tahun, penghapusan sesuatu arsip karena terkendala itu tadi
12. Berarti belum ada jangka berapa tahun disimpan, musnah, atau permanen,
gitu ya pak?
Nah iya betul, itu belum, sampai saat ini belum dilakukan, ya memang
kemarin kita terkendalanya sebenarnya ketika sudah ada unit kearsipan
itu, itulah yang akan mencoba mengelola dan menatakan arsip itu. Nah
karena kelembagaan itu belum ada, terkendala maka pengelolaan-
pengelolaan kearsipan secara sentral dan pengelolaan-pengelolaan
bersifat unit masih dalam masa-masa percobaan
13. Oh gitu, jadi selama ini arsip UIN selalu disimpan terus ya pak, dari tahun
ke tahun?
Masih disimpan terus, sejak berdirinya UIN. Makannya sebenanrnya ada
keinginan kita sebagai di tata usaha ini bagaimana agar sudah mulai
tersimpan arsip-arsip mulai sejak berdiri, arsip kesejarahan, arsip yang
bersifat dokumentasi mulai berdirnya UIN sejak ADIA IAIN UIN ini,
dokumen-dokumen ini sampai hari ini belum kita tata di satu unit
kelembagaan arsip.
14. Jadi semuanya terkumpul disini ya pak?
Di unit tadi itu, unit masing-masing itu. Ketika dia ada kelembagaannya
ada di kerjasama, ada di keuangan yang bersifat pengadaan. Jadi ini
setiap mengambil dokumen arsip masih di unit-unit pengelola, iya jadi
gak semuanya terfokus disini, gitu. Jadi memang belum ada lembaga
arsip, jadi arsip dari lembaga atau unit belum diserahkan ke kami gitu.
Jadi kita ya sebatas memang ada, jika perlu diarsipkan ya diarsipkan gitu.
Kalau ditata usaha ini baru sifat arsipnya itu dokumen foto copy, iya,
bukannya bentuk asli.
15. Oh hanya foto copy nya saja?
Jadi tata usaha itu hanya memberikan informasi tentang arsip-arsip yang
ingin ditanya oleh user yang membutuhkan, lembaga yang membutuhkan.
16. Kalau yang disimpan di bauk ini apa saja ya pak arsipnya?
BAUK ini khususnya, sebenarnya seluruh unit ini kita kelola sebetulnya,
ada arsip tentang tanah, arsip surat-menyurat, arsip tentang wisuda,
arsip tentang SK, dan itu baru bersifat arsip foto copy. Kalau memang
adik mau mengecek sedikit gambaran model arsip itu sudah kita kelola
(Berjalan menuju ruang penyimpanan arsip, menunjukkan dokumen arsip
yang tersimpan didalam lemari besi yang sudah diberi kode-kode).
17. Kendala apa saja ya pak yang ditemui selama mengelola arsip di sini?
Kendala yang kita temui pertama tenaga ahli di bidang kearsipan. Tenaga
ahli di bidang kearsipan itu masih sangat minim, mulai dari… disini
tenaga ahlinya ada Pak Wisman golongannya penyelia, dia 3d.
18. Oh memang aslinya Pak Wisman latar belakangnya dari arip pak?
Bukan pendidikannya, tapi keahliannya di bidang penyelia kearsipan,
dari masa kerja dia di petugas di pns, dia adalah memang di kerjanya tuh
di arsiparis, bukan pendidikannya. Kalau sekarang kamu sebagai
pustakawan sarjana ilmu perpustakaan yang mempelajari teorinya kan,
ketika prakteknya jadi arsiparis kan gitu. Kalau beliau bukan.
19. Berarti memang latar belakangnya bukan pendidikan ya pak ya, tapi
dilanjutkan dengan bidang tugas. Kalau beliau dari SMA/SMU cuma di
kerjaan beliau dikhususkan untuk arsiparis?
Kamu nanti kalau mau melamar disini.. hahaha
20. Kalau boleh tahu ini sudah berapa lama pak dibagian arsip, di bauk?
Kalau bapak 2015, kalau Pak Ardani 2013, kalau Pak Wisman, sejak dari
Kementerian Agama tahun 2000 berapa ya, tahun pindah kesini tahun
berapa? (Bertanya kepada Pak Wisman), 2003 ya, bu Nurul Aini sejak
2017
21. Mmm belum ada 10 tahun ya, tapi Pak Wisman yang lebih ya, tadi selain
tenaga ahli apa saja pak kelanjutannya?
Intinya adalah tenaga ahli kearsipan yang menunjang untuk melakukan
modernisasi arsiparis disini, itu yang utama tenaga ahli, yang kedua ya
kelembagaan tadi di unit.
22. Mmm butuh ya pak
Iya sangat dibutuhkan untuk teknis pengelolaan arsip itu harus di wadahi
oleh unit tersendiri tenaga ahli dan strukturnya pada akhirnya, itu sebuah
keharusan yang sudah harus dilakukan.
23. O: Saya kira bu Farida juga tenaga ahli arsiparis di UIN juga pak?
Ibu Kasub itu secara struktural hanya mengelola surat-menyurat tata
usaha, memang ketika secara satu sisi sub itu mengelola kearsipan intinya,
itu dalam jenjang struktural tetapi sebaiknya di unit subag itu adalagi
satu unit kearsipan yang membawahi stuktur dibawahnya sehingga apa
namanya fokus mengelola itu, karena arsiparis ini tidak mudah dikelola
dengan sambilan gitu, karena kita kan selama ini sambilan nih.
24. Oh selama ini sambilan ya pak, jadi multitalent gitu ya pak, hahaha
Iya, jadi ketika kita mengelola surat menyurat UIN secara keseluruhan
baik dari konsep surat sampai kepada penomoran sampai kepada
pendistribusian jadi khusus pengelolaan arsip yang dikomandai oleh Pak
Wisman ini ya hanya dia sendiri, kan gak maksimal kan.
25. Ooo, iya
Sebesar UIN ini mestinya sudah ada unit kelembagaan, orang-orang yang
mengarsip itu harus fokus di satu unit kelembagaan.
26. Terakhir nih pak, ada tidak pak salah satu kasus atau fenomena yang
ditemukan dari, karena kita belum ada lembaga kearsipan nih, terus terjadi
peristiwa apa mungkin pak, arsip hilang atau lost data, pernah tidak pak?
Pada akhirnya ketika dibutuhkan oleh unit seperti contohnya kebutuhan
pengadilan, pengadilan membutuhkan dokumen arsip, terkait dengan
tanah, katakanlah ada sengketa tanah di UIN. Dokumen itu, itulah yang
amat sangat dibutuhkan adalah pengelolaan arsip itu, untuk menemukan
arsip itu kita kesulitan.
27. Pada akhirnya bagaimana pak? Ada ketemu tidak pak? Atau sama sekali
tidak ada?
Kadang ketemu kadang tidak, hahaha.
28. Hahaha, oh begitu. Jadi ini pak, belum lama ini heboh berita UIN tentang
sengketan tanah di gedung sebelah (Sekolah SMK Triguna Utama) itu
bagaimana pak, mohon klarisifikasinya
Nah itu dya, ketika dokumen itu memungkinkan dapat bisa memang ada
disini mungkin ada juga di Kementerian Agama.
29. Surat tanahnya?
Surat tanahnya, itulah yang membuatnya kemungkinannya bisa, karena
itu jajarannya pengelola arsip itu kan ada di UIN, ada di Kementerian
Agama, ada di ANRI, dan ada di Kementerian Keuangan.
30. Oh ada empat ya pak, di Kementerian Agama juga
Wah ada donk, Kementerian Keuangan itu mengelola arsip juga dari sisi
dokumennya, tetapi khusus dokumen lengkap mestinya ada di UIN dan
Kementerian Agama, sebuah keharusan itu sebenarnya. Itu yang sangat
sentral semestinya, kebutuhan arsip dokumen jika terjadi adanya
pengadilan sengketa tanah dan dokumen-dokumen kebutuhan
pengembangan UIN khususnya.
31. Sebelumnya selama ini kan sekolah Triguna milik Triguna, kok tiba-tiba
jadi berubah plang nya menjadi UIN ya pak? Apa itu memang dasarnya
adalah tanah UIN pak?
Dasar awalnya itu adalah tanah UIN yang berawal dari yayasan YPMII
yang dibiayai oleh negara, YPMII itu cikal bakal dari yayasan yang
dikekola oleh UIN dari ADIA dulu, karena itu dibeli oleh negara melalui
yayasan itu menjadi cikal bakal ADIA UIN, YPMII ini dimintakan
mengadakan tanah untuk berdirinya UIN atau IAIN dulu, tapi
diperjalannya apa namanya oknum-oknum yang ada di YPMII itu
menyalah gunakan wewenangnya.
32. Mmm, dibuat jadi sekolah
Iya ini kan tadinya tanah diperuntukan untuk mendirikan sekolah
perguruan tinggi.
33. Jadi saat ini sekarang statusnya Triguna dibawah UIN pak?
Dibawah UIN, sama aja dengan Madrasah Pembangunan, TK Ketilang,
kemudian Pascasarjana, UIN Syahid, rumah sakit UIN, jadi UIN itu
mengembangkan bukan hanya universitas saja, unit-unit pendidikan
dibawahnya juga, termasuklah SMK Triguna.
34. Iya karena itu sempat geger kan pak, heboh beritanya, jadi penasaran kan..
Karena memang dokumen aslinya memang adalah milik Kementerian
Agama.
35. Ooh Kementerian Agama ya,,
Iya, jadi UIN Jakarta sebagai pemilik lahan.
36. Mmm jadi dimenangkan oleh UIN
Iya, dan yang mendirikan yayasan itu juga pegawai-pegawai UIN.
37. Oh gitu pak, kalau kaya gitu ini berarti sudah kkn ya
Masuk pidana, itu korupsi itu.
38. Bisa dipenjara juga itu ya
Bisa, makannya dya gak berani, jadi ketua yayasan yang di Triguna itu
adalah dosen UIN fakultas Tarbiyah.
39. Dulunya pak?
Sampai sekarang. Apakah informasinya sudah cukup?
40. Cukup pak, alhamdulillah. Terus kalau begitu kalau boleh tahu ini data arsip
tentang apa ya pak? (menunjuk salah satu dokumen tentang tanah yang
dimiliki UIN)
Untuk saat ini, pak Wisman ini mengelola pendokumentasian dokumen-
dokumen surat setiap tahun dari dokumen-dokumen indeks ini. jadi ketika
beliau mencoba melakukan data tentang indeks ini, inilah dia dokumen
arsip, turunannya lah ini dari indeks kode surat arsip, ya jadi kalau Pak
Wisman ini mengelola arsip yang berdasarkan pola indeks arsip ini.
41. Kalau yang membuat pola indeks ini siapa ya pak?
Kementerian Agama.
42. JRA juga dari Kementerian Agama?
JRA juga dari Kementerian Agama, tetapi unit-unit dibawahnya boleh
menambahkan.
43. Asal tidak mengurangi ya pak
Iya tidak mengurangi, tidak boleh merubah, boleh menambah sub unit
yang berkenaan dengan UIN tersendiri, mungkin katakanlah
kemahasiswaan kan di Kementerian Agama kan tidak ada, nah bisa
ditambahkan PP titik-titik berapa. Jadi katakanlah PP ini umum nya,
kalau di UIN ditambah PP tentang mahasiswa, tahunnnya, transkrip nilai,
kalau di Kementerian Agama ini hanya PP saja.
44. Kalau misalkan nih pak, suatu waktu saya ijazahnya hilang, itu bagaimana
ya pak caranya agar memperoleh ijazah lagi?
Insyallah dokumen arsipnya ada di akademik, dari sejak mahasiswa
masuk sampai sekarang ini ada tinggal cek nomor induk NIM nya maka
bisa kita dapatkan di akademik, dari situ mengeluarkan dokumen
pengganti ijazah, bukan lagi ijazah aslinya, tapi berupa dokumen
pengganti. Surat keterangan pengganti ijazah
45. Oh berbentuk surat ya pak
Iya, itu semua ada di akademik. Itu sangat arsip strategisnya itu aktif.
46. Oh kalau bagian akademik itu mah ada tersendiri ya penyimpanannya
Ada, nah itulah sesungguhnya yang ingin kita coba di tahun berapa nanti
arsip yang di akademik ini bisa disentralkan di satu unit UPT Kearsipan,
supaya tidak semuanya numpuk di akademik, dan dalam sistem arsiparis
itu kan perlu ada pengamanan, penyelamatan arsip itu supaya jangan
musnah rusak hancur, perlu ada memberikan alat atau obat untuk
penanganan arsip itu penting.
47. Preservasi
Iya, jadi preservasi itu perlu, oleh karena itu butuh sekali UIN harus
mendirikan sebuah unit untuk mengelola itu. Suhunya juga harus diatur.
Jadi suatu unit kearsipan itu ada kelembagaannya di ANRI, kita kan nanti
kalau sudah unit kelembagaan bisa mendatangkan ANRI datang kemari
untuk memberikan pendidikan pengelolaan arsip, pelatihan, dan lain-
lainnya, bahkan nanti JRA itu kan setiap lima tahun bisa didatangkan
untuk mengelola pemusnahan-pemusnahan arsip yang statis aktif inaktif
atau nanti menjadi arsip sejarah.
48. Berarti disini sering dapat pelatihan dari ANRI ya pak setiap tahun?
Kadang, sesuai dengan kebutuhannya jika ada disamping ada
programnya, anggarannya, bisa didatangkan dari ANRI.
49. Baiklah, terimakasih banyak pak atas wawancaranya.
E. Nama : Parhan Hidayat, M.Hum
NIK : 197806212011011004
Jabatan : Staff Lembaga Penjaminan Mutu dan Dosen
Wawancara: 21 Desember 2018
1. Izin bertanya pak, mengenai arsip atau dokumen yang ada di LPM nih pak,
pernah terjadi suatu peristiwa atau kasus yang melibatkan arisp atau
dokumen pak?
Iya sebenarnya ada ya, banyak. Contohnya gini aja nih bapak tunjukin,
jadi ini karena memang belum ada Lembaga arsip yang mengamankan,
contohnya saja ini, tapi ini juga siapa yang salah bapak kurang paham
ya, ini untuk Sertfikat Akreditasi UIN yang tahun 2014 sampai tahun..
sebentar bapak lupa.
2. Sertifikatnya hilanag atau bagaimana pak?
Ini jadi ada SK UIN itu kan ada SK Akreditasi UIN itu mulai A kan dari
tahun 2013, SK nya itu ada cuma sertifikatnya yang tidak ada, karena
BAN-PT itu pada saat akreditasi dya mengirimkan dua, satu SK satu lagi
sertifikat. Nah, sertifikat ini yang tahun 2013-2015 itu tidak ada aslinya
ya, nah ini siapa yang pegang sampai sekarang kita tidak tahu, contoh
kasus itu ya.
3. Padahal ini krusial banget ya pak
Ini krusial, jadi ada orang yang tidak aware dengan hal ini, ini terjadinya
di periode yang 2013 itu hanya ada SK-nya dan sertifikatnya tidak ada,
lagi ini juga dari jadi kalau bapak bilang ini kekurang sadaran tentang
arsip ini itu memang hampir terjadi di setiap ini dari universitas sendiri
sampai ke tingkat prodi, prodi aja kan ada juga yang nyari-nyari kesini,
dya ga punya arsip, ya kami di LPM ada semua, tapi hanya sebagian.
4. Apa yang dicari ya pak?
Iya sama, akreditasi juga. Akredtasi itu kan sangat urgent ya, karena
dibutuhkan oleh semua peserta pns kan salah satunya, ini kamu bisa
angkat bagaimana awareness ini. Karena ini oby harus paham, kesalahan
ini bisa terjadi dari berbagai sisi ya saya bayangkan gini nih, jadi si BAN-
PT itu mengeluarkan SK dan sertifikat ya, paham ya, kemudian dia kirim
ke UIN, waktu itu dalam bentuk, waktu itu kan karena memang belum ada
bentuk secanggih sekarang ada digual gitu ya, jadi dikirimkannya manual
dalam bentuk map dalam bentuk file tercetak, nah datanglah kesini, nah
datang kesini itu dari BAN-PT nya mungkin betul datang kesini, nah yang
menerima kesini itu kan ga jelas, ada yang menerima satpam, ada yang
menerimanya resepsionis, nah kadang-kadang dia tidak tahu surat ini
harus kemana, paham kan, jadi banyak link untuk lubang-lubang untuk
menyebabkan untuk si arsip itu hilang, nah dari situ dia serahkan kemana
gitu, apa ke biro apa ke mana itu gatau, berarti disitu juga harus ada alur
SOP penerimaan surat kan, kalau surat ini yang megang siapa misalnya
diberikan kebagian informasi, nanti bagian informasi menyerahkan
kesiapa, atau ke bagian umum, nah itu juga terjadi termasuk sertifikat
ISO juga kejadian, tapi kejadian hal serupa, mmm sertifikat ISO juga
kalau gak salah juga yang periode sebelumnya ya.
5. ISO-nya tentang apa pak?
Iya ISO ini nih bapak tunjukin, ini tentang Quality Management System,
kalau ini ada ya, baru nih. Kalau gak salah sebelum ini juga sempat gak
ada ini, jadi kalau oby nanyain kasus, pertama banyak juga dari sertifikat
akreditasi institusi pernah ngelamain, sertifikat mmm apa akreditadi
prodi juga pernah kejadian, terutama yang tahun-tahun belakang ya,
ketika digitalisasi itu belum begitu ini belum begitu.
6. Itu akreditasinya tahun berapa ya pak?
Yang akreditasi itu tahun 2013 kejadiannya, jadi oby harus paham ini
sertifikat itu berlaku dari 2013 sampai tahun 2018 gitu.
7. Lima tahun ya pak
Nah kalau dari 2018 sampai sekarang kan sudah dapat itu, sudah aman.
Ini yang tahun 2013 ini aja nih kalau yang diinstitusi yang terjadi
kasusnya ini, sebelumnya ada, tapi yang tahun 2013 yang gak ada. Tapi
untungnya kita punya SK-nya, kalau ada ini kita punya bukti SK, jadi kita
kalau akreditasi ada SK.
8. Berarti untuk sertifikat tercetak akreditasi itu sudah gak ada ya pak?
Nah itu juga gak ada, kita nyari juga gak ada.
9. Jadi benar-benar hilang ya
Mmm, kaya gitu.
10. Tapi kemarin saya ke BAUK saya melihat ada alur penerimaan surat pak.
Ya kalau alur penerimaan surat itu mungkin khusus bauk aja, nah yang
ngatur di UIN itu siapa, kan surat UIN itu banyak kan, ada yang langsung
mau ditujukan ke universitas, ada yang ditujukan ke biro nya, ada yang
ke fakultas, ada yang ke prodi kan, nah berarti kan tiap dari tingkat
universitas sampai tingkat ke bawahnya itu kan harus punya SOP masing-
masing kan, kita sih yang ditingkat rektorat ini kan belum paham SOP
nya itu. Ada juga yang misalnya ngasih dokumen ke rektor tidak
diarsipkan atau digandakan misalnya gitu, itu kasus-kasus seperti itu.
Kalau di LPM sih kebanyakan kasus-kasus yang terjadi itu. Jadi oby
kasus yang terjadi itu bukan yang dokumennya sudah masuk ke LPM ya
tapi jalannya itu sendiri kita gak tahu si dokumen itu kemana gitu,
sementara dari BAN-PT sudah dikirimkan, nah itu sudah terjadi beberapa
kali itu, nah tapi sekarang BAN-PT karena mengalami itu sudah sering
terjadi di berbagai universitas, bukan UIN saja, akhirnya BAN-PT
mengirimkan digitalnya juga, itu kasus-kasus sekarang, jadi prodi pegang
digitalnya, kalau dulu 2013 kebelakang itu pasti bentuknya surat, jadi
mungkin itu juga disadari dan saya yakin sebetulnya sertifikat yang
hilang ini sebetulnya copy-annya ada di BAN-PT cuma BAN-PT agak
susah ngasih, terutama ketika ada anak-anak calon pesertas pns yang
kesana karena ribuan jadi gitu.
11. Terus apa lagi ini pak terkait misalkan yang ada disini sudah ada ini belum
pak ranah atau perkembangan dari LPM untuk menuju mendukungnya
adanya LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi)?
Sebetulnya juga yang bapak denger-denger dari pustipanda kan sudah
punya software yang akan membantu Lembaga kearsipan kan, kalau gak
salah dari Pak Nashrul.
12. Tapi kemarin dari wawancara yang saya lakukan, software-nya lebih ke
service desk pak, pelayanan mahasiswa, desk service gitu pak.
Mmm, kalau di biro kepegawaian sendiri, biro kearsipannya sudah
dibentuk apa gimana?
13. Biro kearsipannya memang belum terbentuk tapi mereka sudah ada
namanya penjajakan untuk studi banding ke tempat-tempat lain mengenai
LKPT sudah mulai belajar mengenai kearsipan dari universitas lain.
Jadi gini ya oby ya, LPM itu kan fungsinya pengatur kebijakan sebetulnya,
kalau misalnya suatu saat mengatur SOP dan sebagainya kan bisa
dikomunikasikan jadi LPM Lembaga kearsipan sendiri itu kan tidak
mungkin, beda wilayah, kalau LPM itu kan dya kata kuncinya menentukan
kebijakan, kebijakan yang bisa mengontrol itu termasuk, mengeluarkan
kebijakan misalnya tentang kearsipan, kita lihat di SOP ada gak tentang
arsip (menuju buku kumpulan SOP untuk mengecek SOP tentang arsip)
saya atas nama pribadi sangat mendukung adanya Lembaga kearsipan
dibentuk, cuma itu tadi jangan sampai Lembaga kearsipan ini hanya
namanya saja, kemudian fungsi-fungsinya itu tidak berfungsi secara baik,
jadi harus ada SOP yang jelas, misalnya surat itu kan tiap hari arsip itu
ada kan, nah bagaimana alurnya prodi bisa menerima dokumen, dan
dokumennya bisa dikirimkan copyannya ke bagian kearsipan kan gitu,
LPM menerima dokumen kemudian bisa dikirimkan kesana… (sambil
mencari SOP mengenai arsip) ini kalau tentang surat kayanya ada, tapi
kalau tentang arsip sepertinya belum. jadi LPM itu yang saya paham
kalau ada sesuatu yang dianggap urgent kemudian disadari semua orang
baru nanti keluar yang namanya kebijakan atau SOP atau kita meminta
rektor untuk mengeluarkan SK nanti kaya gitu dan sampai sekarang ini
sih menurut hematnya harus segera dilakukan ya karena banyak.
14. Jadi SK tentang arsip belum ada ya?
Iya belum ada, coba aja kamu cek, gak ada SK tentang arsip kan.
15. Iya sudah dicari belum ada pak
Jadi sebetulnya yang seharusnya meminta segera dibuatkan SK itu
harusnya dari biro AUK ya menurut saya, kalau memang itu sangat
penting dikeluarkan SK rektor tentang pembentukan Lembaga Kearsipan,
kemudian arsip dan SK rektornya tentang alur kerja perekaman kearsipan
atau SOP nya itu kan lebih enak, nanti LPM yang akan membantu
menyampaikan dan mensosialisasikan itu ke unit-unit, itu memang belum
terjadi UIN. Coba aja kamu tanya kasusnya jangan jauh-jauh misalnya
difakultas, kalau ada surat yang mereka simpan sendiri gak ada
tembusannya ke kirim ke pusat, karena mau dikirim kemana gak ada
lembaganya hahaha.
16. Hahaha iya gak ada lembaganya ya pak
Iya, misalnya prodi dapat nih nerima sertifikat akreditasinya itu belum
semuanya sadar kalau ini harus dikirimkan ke LPM supaya disimpan, ini
kan sudah ini nih lihat nih arsip-arsip vital SK izin prodi dan lain-lain
yang sudah kita amankan secara digital (menunjukkan web LPM yang
terdapat dokumen digital SK).
17. Tapi aslinya disimpan juga gak pak?
Nah kalau aslinya itu ini per prodi, jadi kita minta itu, tapi kesadaran itu
belum semuanya yang prodi menyadari hal itu biasanya. Kalau dulu
kalau gak salah dikirimnya ke LPM, kalau sekarang ke prodinya langsung,
tapi ada juga beberapa prodi yang sudah bagus mengirimnya ke email
LPM, yang sekarang-sekarang tapi ya. Tapi berkaca dari itu untuk kasus
SK dan sertifikat akreditasi ini si Pustipanda itu sudah aware, ini
contohnya fakultas adab sudah menyimpan file akreditasi (menunjukkan
web fakultas adab, menu akreditasi).
18. Jadi semua fakultas sudah punya ini pak?
Iya semua fakultas, jadi ini template dari Pustipanda, walaupun tidak
lengkap tapi sertifikat prodinya sudah banyak yang simpan, ini aware-
nya sudah lumayan lah untuk arsip vital.
19. Tadi yang sempat hilang itu mau dijelasin lagi pak, sertifikat UIN yang
berstatus A tahun 2013-2018 ya itu yang hilang?
Iya, yang tidak jelas dimana. Tapi untungnya kita ada ini ada SK nya ini
yang kemudian membantu. Sebetulnya kalau dari segi kekuatan hukum ini
yang lebih kuat karena kan ada tanda tangan dan sebagainya yang
berlaku, kalau sertifikat kan turunan dari ini.
20. Berarti tahun ini sudah ada kelanjutan dari akreditasi ini pak?
Sudah kan dapat A.
21. Tapi ada pak dua-duanya SK dan sertifikat?
Ada nih (menunjukkan di website LPM).
22. Iya, terimakasih pa katas wawancaranya
BIODATA PENULIS
RABIATUL ADAWIYAH: Lahir di Jakarta, 19 Juli
1996, merupakan anak kelima dari lima bersaudara
dengan Ayah bernama Ansori dan Ibu bernama Aisah.
Penulis bertempat tinggal di Jalan Asia-Afrika Baru II
Blok C Nomor 3 Kedaung-Pamulang. Penulis
menyelesaikan pendidikan dasarnya di MI Daarul Aitam
Jakarta dan SDI Al-Fajar (2008), kemudian melanjutkan ke sekolah menengah
pertama di MTs. Islamiyah Ciputat (2011), dan sekolah menengah atas dengan
beasiswa full di SMA Adzkia Islamic School Yayasan Daarut Tauhid Jakarta
(2015). Sekarang penulis sedang menyelesaikan pendidikan S1 pada Program Studi
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta. Sejak SD hingga perguruan tinggi penulis mendapatkan beasiswa dari
Bank BRI dengan tekun mempertahankan prestasinya, dan pernah mendapatkan
beasiswa lainnya seperti beasiswa DPU Yayasan Daarut Tauhid Jakarta, dan
Beasiswa Peningkatan Prestasi Akademik (2016). Selama berkuliah penulis juga
bekerja sebagai guru privat untuk anak SD atau MI dan beberapa kali bekerja secara
freelancer. Penulis pernah melakukan magang di Perpustakaan Fakultas Adab dan
Humaniora dan pernah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Perpustakaan Ir.
Djamaludin Suryohadikusumo Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
Penulis tergolong aktif dalam organisasi baik didalam dan diluar kampus. Saat ini
penulis aktif pada Komunitas SLiMS (Senayan Library Management System)
Jakarta. Penulis pernah berpartisipasi dalam Pengabdian masyarakat di sebuah desa
daerah Bandung Barat 2016, menjadi fasilitator pelatihan SLiMS di Dies Natalis
Universitas Yarsi ke-50, menjadi Responden dalam Forum Cerita Pustakawan (FCP)
“Capturing Tacit Knowledge Together” di Perpustakaan Nasional Republik
Indonesia 2018, dan meraih beberapa prestasi seperti menjadi Queen OPAK
Fakultas Adab dan Humaniora 2014, Miss Librarian Terfavorite 2015, dan Winner
Library Ambassador 2016.