1414 АгрогрошіБЮДЖЕТУВАННЯ

Останнім часом основною при-чиною відсутності планування та бюджетування на підприємстві є

впевненість у тому, що в умовах політичної та економічної невизначеності планування – справа невдячна. Дійсно, коли ситуація майже щодня змінюється, планувати щось здається просто неможливим. Однак насправді саме в умовах невизначеності важливість планування зростає в рази.

Справа в тому, що за умови стабільності середовища: зростаючому ринку, ста–біль–ному законодавстві, а також політичній і економічній ситуації, вимоги до ефективності компанії не настільки критичні. Особливо якщо конкуренції практично немає, гравців мало і попит достатній. За таких умов склада-ти бюджет і планувати навіть не обов’язково – достатньо просто працювати, і прибуток, швидше за все, буде. А от коли на ринку спад, економічне та політичне середовище нестабільне, то чи буде прибуток – велике питання. В такій ситуації бюджет складати необхідно.

В реалізації будь-яких планів завжди є елемент непередбачуваності та невідомості.

Проте ймовірність того, що події розвива-тимуться зовсім вже непередбачено, дуже мала. Швидше за все, мова йтиме про якісь альтернативні варіанти: літо буде спекотним або звичайним, МВФ надасть черговий транш чи ні (відповідно – долар або впаде, або зросте). Тому керівнику компанії необхідно обмірковувати майбутні рішення, моделюва-ти майбутнє, аналізувати сценарії розвитку. Це зручно робити за допомогою бюджетів.

Що таке планування та бюджет

Існує безліч визначень термінів «пла-нування» та «бюджет». Зупинимося на на-ступних.

Планування – це прийняття рішень щодо май–бутніх дій. Події ще не наста-ли, але керівництво компанії за рік або за декілька місяців до їх настання вирішує, які кроки необхідно зробити для досягнення поставлених цілей, як найбільш ефективно розпорядитися фінансовими ресурсами, а якщо їх недостатньо, то скільки необхідно залучити додатково.

Бюджет – це скарбничка, яка спочатку напов–нюється грошима, а потім гроші з неї витрачаються. При цьому визначені статті наповнення та статті витрат.

Система планування, звітності та кон-тролю на основі системи затверджуваних бюджетів називається бюджетуванням.

Основні завдання системи бюджетуван-ня під–приємства:

1) спланувати джерела надходження коштів та статті витрат, визначити, чи мож-ливий дефіцит і за рахунок чого його мож-на буде покрити – залучити кредит, скоро-тити витрати, перенести частину витрат на інший період, затримати платежі, щось продати, домогтися погашення боргів від дебіторів і т.п.;

2) забезпечити постійний контроль за фактичним надходженням коштів і платежа-ми, а також за проведенням запланованих заходів;

3) надавати оперативну інформацію для аналізу ситуації і прийняття рішень з управління грошовими потоками;

4) аналізувати фактичне виконання бюд-жету, показувати прорахунки в плануванні,

Навіщо витрачати час на планування та бюджет?Планування та бюджетування – поняття не нові для українського бізнесу. Однак на багатьох українських підприємствах, на жаль, бюджетування відсутнє, а планування зводиться до складання кошторису доходів і витрат.

15

Бюджетування є інструментом для досягнення цілей

підприємства, тому керівництву

важливо не стільки

запланувати свою діяльність,

скільки досягти намічених

показників.

Мотивація керівників на

виконання бюджетів

досягається шляхом

включення в бюджет

підрозділу преміального

фонду, який може бути

використаний керівником

тільки в разі виконання

бюджету.

15Агрогроші

БЮДЖЕТУВАННЯ

вузькі місця та причини невиконання бюджету, а та-кож резерви на наступний період.

Кому і навіщо потрібна система бюджетування

Для ефективного управління в будь-якому бізнесі керівнику дуже важливо вчасно отримувати по-вну інформацію про стан справ на підприємстві, в тому числі про стан активів, ресурсів, про хід робіт і фінансові результати. Такі можливості надає система бюджетування.

Основна мета впровадження системи бюджету-вання – підвищення фінансово-економічної ефек–тивності та фінансової стійкості підприємства.

Розглянемо декілька ситуацій, в яких може знахо-дитися компанія, щоб зрозуміти, для чого ж потрібна система бюджетування.

1. Компанія переживає інтенсивне зростання, розвиток відбувається за кількома напрямками.

Мета бюджетування: прорахувати альтернати-ви розвитку; контролювати найбільш ефективні на-прямки діяльності та коригувати напрямки з низькою ефективністю.

2. Бізнес-середовище зазнає серйозних змін, зростає конкуренція, зростають ризики.

Мета бюджетування: знизити ризики (економічні, політичні, сировинні); підвищити фінансову стійкість; підвищити конкурентні переваги.

3. Компанія має складну організаційну структуру. Мета бюджетування: забезпечити взаємозв’язок

між інтересами підрозділів і компанії в цілому; підвищити ефективність управління та розподіл ресурсів у розрізі підрозділів.

4. Компанія відчуває дефіцит коштів, існує потре-ба в додаткових джерелах фінансування.

Мета бюджетування: оптимізувати/перероз–поділити фінансові ресурси; залучити нові джерела фінансування.

Бюджетування для агробізнесу Сучасні агропідприємства – це вже не старі кол-

госпи з ручною працею. На багатьох підприємствах використовується сучасна технологія виробництва, племінне стадо, якісний посівний матеріал тощо.

Разом із цим менталітет багатьох співробітників галузі залишається майже совковим. І навіть низькі витрати на персонал сьогодні вже не забезпечують лідерства по витратах. Тільки високотехнологічне агровиробництво нині може бути конкуренто-спроможним. Тому змінювати потрібно не тільки технологію виробництва, а й технологію управління агробізнесом.

Бюджетування є дієвим методом оптимізації фінансової структури підприємства, оскільки пе–редбачає детальний аналіз ефективності роботи всієї організації в цілому, а також кожного відділу окремо і навіть кожного його співробітника. За підсумками такого аналізу можна зробити висновок про сильні

й слабкі ланки в структурі бюджету та знаходити оптимальні варіанти закриття фінансових дірок.

Варто також відзначити, що основною формою об’єднання в АПК на даний час є створення верти-кально інтегрованих агропромислових підприємств холдингового типу. Бюджетування в них поклика-не виконати функції інтегруючої, координуючої та стимулюючої підсистеми контуру управління.

Основними факторами, що визначають до–цільність впровадження бюджетування як системи управління агропідприємствами є:

• динамічність ринкових умов і ризикованість агровиробництва;

• постійно зростаюча конкуренція в агропромис-ловому комплексі;

• багатогалузевий характер, складна організаційна структура підприємств АПК і необхідність зниження витрат на управління;

• ціновий характер конкурентної боротьби; • євроінтеграція та вихід на європейські ринки. Система бюджетування в сільському господарстві

надає ряд переваг для різних рівнів управління на підприємстві.

Для керівника: • скорочення часу для прийняття рішень і

управління; • швидке і своєчасне отримання інформації; • підвищення системного підходу в управлінні на

підставі взаємозв’язку показників; • контроль результатів діяльності. Для фінансиста: • отримання інформації про прибутковість у

розрізі культур, полів, груп тварин, ферм і т.д.; • забезпечення прозорої звітності; • можливість порівняння планових і фактичних

показників за єдиними стандартами в групі компаній; • можливість завчасно передбачити брак коштів

і прийняти рішення для їх поповнення (перенесення платежів, залучення кредитів та ін.).

Для головного агронома та головного зоотехніка: • це інструмент для оперативного планування

діяльності підприємства з можливістю детального аналізу отриманих результатів у різних аналітичних розрізах.

Важливі завдання системи бюджетування

1. Усунення розриву між натуральними і економічними показниками.

Часто бюджет компанії включає в себе лише фінансові показники: доходи, витрати та грошові потоки. Однак не завжди за цими даними можна якісно проаналізувати плани компанії та перспек-тиви їх виконання. Враховуючи, що в основі планів агрокомпаній лежать натуральні величини, бюд-жет корисно доповнити такими показниками. Це робить бюджет більш гнучким, прозорим і наоч-ним, спрощує процес його перегляду і контролю за виконанням.

1616 АгрогрошіБЮДЖЕТУВАННЯ

Натуральні показники часто бувають набагато інформативніші, ніж грошові. На-приклад, витрати на залучення додаткової техніки в бюджеті становлять 500 тис. грн на рік. Це дає туманне уявлення про мас-штаби оренди додаткової техніки. Більш ко-рисною буде інформація про те, що будуть витрачені кошти на залучення 10 одиниць техніки та закупівлю пального для неї, з роз-рахунку 50 тис. грн на кожну одиницю.

Бюджет також дозволяє побачити зв’я–зок між первинними натуральними показ-никами та підсумковими економічними. Наприклад, за допомогою бюджету мож-на проаналізувати, як зміниться прибуток підприємства при збільшенні кількості ви-користовуваного добрива та підвищенні врожайності культури.

2. Контроль і підвищення прозорості бізнесу.

Щоб контролювати фінансові потоки – основні витрати, доходи, непередбачені витрати, відрахування, інвестиції тощо, необхідно створити чіткий контролінг над усією економічною діяльністю організації.

Коли є чіткий і обґрунтований план роботи, то стає легко його контролю-вати. Порівнюючи фактичні результа-ти з бюджетними і проводячи їх оцінку, керівництво здійснює бюджетний кон-троль і динамічно поповнює інформацію по всіх напрямках і аспектах діяльності компанії, яка надалі використовується при проведенні коригуючих заходів та прийнятті рішень щодо майбутніх елементів зведеного бюджету.

Бюджетування необхідне і тоді, коли компанія залучає зовнішні інвестиції. Адже інвесторам важливо мати достовірну інформацію про розвиток бізнесу. А її можна отримати лише з де-тально прописаних бюджетів.

3. Можливість порівняння планової та фактичної інформації.

На підставі складених бюджетів і фактич-них даних порівнюються планові та звітні показники. За результатами порівняння проводиться оцінка рівня відхилень фак-тичних показників від планових. Отримані відхилення оцінюються на предмет ступеня їх впливу на функціонування організації, ви-являються причини таких відхилень.

Всі відхилення можна розділити на негативні – віддаляють від намічених орієн–тирів господарської політики компанії, і позитивні – наближають до них. Наприклад, випуск продукції зверх плану може бути як негативним, так і позитивним відхиленням – все залежить від прийнятих установок, ви-робничих і збутових можливостей, а також

умов функціонування компанії. 4. Швидке і своєчасне отримання ін–

формації, скорочення часу для прийнят-тя рішень і управління.

Важливим етапом управління на основі бюджетування є своєчасне реагування керівництва на зміну зовнішніх умов. Бюдже-тування є інструментом для досягнення цілей підприємства, тому керівництву важливо не стільки запланувати свою діяльність, скільки досягти намічених показників. Важливою властивістю бюджетування є його здатність реагувати на зміну умов функціонування підприємства. Процес регулювання включає дві складові: перша – аналіз ситуації, друга – внесення коригувань до бюджетів.

У даному процесі ключовим фактором є час надання інформації про відхилення від плану. Оперативний аналіз має цінність тільки за умови, що за його результата-ми можна впливати на ситуацію, тому інформація щодо виконання бюджету по-винна надходити регулярно.

5. Бюджетування як інструмент під–вищення відповідальності керівників за витрати на досягнення поставлених цілей і отримані результати.

Цінність бюджетування полягає у створенні ефективного інструменту управ–ління, заснованого на відпові–дальності ке–рівників за витрати і результати.

Управлінський аспект бюджетування реалізується за допомогою:

1. Створення обґрунтованої структури бюджетів.

Це структура, в якій необхідність іс–нування кожного бюджету підтверджена. Критерієм необхідності в наявності бюдже-ту є відповідальність керівника за його ви-конання, тобто підтвердження того, що цей бюджет є виконуваним. Слід підкреслити, що відповідальність має бути персональ-ною. Якщо відповідальність за даний бюд-жет ніхто не несе або вона вважається колегіальною, то даний бюджет для цілей управління не потрібний.

2. Закріплення відповідальності за ви-трати і результати.

Закріплення відповідальності повинно

вестися відповідно до можливості впливу на них керівником. При такому підході до бюджету включаються тільки ті витрати, на які даний керівник може впливати, виходя-чи зі своїх повноважень.

Такий підхід необхідний для стимулю-вання діяльності керівників, оскільки вони оцінюються тільки за тими показниками, якими можуть управляти.

3. Мотивація керівників на виконання бюджетів.

Мотивація керівників на виконання бюджетів досягається шляхом включення в бюджет підрозділу преміального фонду, який може бути використаний керівником тільки в разі виконання бюджету. Да-ний фонд може розподілятися на розсуд керівника.

Звичайно, методів мотивації досить ба-гато, але мотивація на основі бюджетів є од-ним з найбільш ефективних.

Замість висновку Бюджетування – це чудовий інструмент

як планування, так і контролю на під–приємстві. Завдяки йому підвищується ефективність будь-яких рішень у плані управління фінансами.

Бюджетування допомагає підприємству зробити свою діяльність передбачуваною і керованою. В умовах зниження доходів, для мінімізації ризиків та запроваджен-ня жорсткої фінансової дисципліни – це саме ті заходи, які дозволяють: утримати рентабельність і ліквідність організації на необхідному рівні; отримати позитивний економічний ефект від виробництва; уни-кати розривів у надходженні виручки на підприємство, тобто з’являється можливість заздалегідь передбачити дефіцит коштів; контролюються ліміти витрат коштів, що в підсумку дає можливість звести нецільові платежі до мінімуму; мотивува-ти менеджерів усіх рівнів при досягненні показників, зафіксованих у бюджеті, що призводить до підвищення продуктивності праці й поліпшує систему оцінки діяльності персоналу.

�Ольга БАЄВА, старший бухгалтер,

компанія «Оттен Консалтинг»