รายงานการปฏบตงานสหกจศกษา

การตรวจสอบเอกสารทางบญชและ การบนทกบญชดวยโปรแกรมเอกซเพรส

Auditing account document and Record by Express Accounting Software

โดย นายจตภม บานชน 5701300011 นายกตตพนธ อนทโชต 5701300029 นางสาวนาวารตน แซอง 5704300113

รายงานนเปนสวนหนงของวชา สหกจศกษา ภาควชาการบญช

คณะบรหารธรกจ มหาวทยาลยสยาม ภาคการศกษา 3 ปการศกษา 2558

�

��������� : ก������� �ก�������������ก�������ก�������������ก�� ��ก ! "�

�����ก��ก� : ����#$%�& ����'(�

���ก&��&"��)! �&�����&

�������������! � *��+�

�����������ก� : �����!,&�&-� ��������

�����ก���ก� : ��&������

����� : ก�������

��� : ��&.��)#�ก&

��ก���ก�/ ��ก���ก� : 3 /2558

������ �

�4�5%����6�-���7&���&.ก&,�ก8���(��&8�� � � � � � ���! 6�ก�� �(� �9�)#�ก&��� $�:.���&ก������ก������� ����5�$�8� :.���&ก������ก;.��� �4�5%����6�-��������.���:.����������<%ก�������<���=�� �ก���������� ��������ก�������������ก��6� ���%������ ��ก ! "� �*����ก=��ก���7&���&���:�� ����*��=�����ก �'(���ก-�*������ =��: ก�(��ก�� �ก���������� ���=����ก8�ก��:������ก��6� ���%��������� ��ก ! "�

�����+� �4�5%����6������������ �'(�� >ก������� �ก�������������ก�������ก

�������������ก�� ��ก ! "�? "'(� "&(����&�)&$�":�ก���6���� ���,�ก8���ก84�=�� �ก���������� =�+����ก�������ก�������������ก��6� ���%������ ��ก ! "� 5���")!��(-���ก,�ก8��'� �4�5%����6��������%����� =��: ก�(��ก�� �ก���������� ����ก8�ก��:������ก������� �6���������&�)&$�"��ก=�+� ��������(�:�ก�����ก������":������ �������*����������+����������!�*��#�����(�:

�!"!��#: �ก���������� ก�������ก����� ����ก��6� ���%������ ��ก ! "�

�

Project Title : Verifying accounting documents and recording with Express Accounting Software By : Mr. Jatuphoom Banchuen Mr. Kittipun Intachode Ms. Nawarat Sae-ang Advisor : Sivilai Saibuathong Degree : Bachelor of Accounting

Faculty : Business Administration

Semester / Academic year: 3/2015

Abstract

This cooperative education program was conducted at SAC Management Co., Ltd., which provides accounting, business consulting services and legal services. The team was assigned to verify the accuracy of the accounting documents and recording with Express Accounting Software. Early performance takes quite a lot because there is no understanding of accounting documents and lack of skill in using the Express Accounting Software.

Therefore, the team created the project >Verifying accounting documents and

recording with Express Accounting Software? to increase work efficiency through studying the types of accounting documents, verify the accuracy of the accounting documents, and the process of recording accounts with Express Accounting Software. The results; the team has knowledge and understanding about the accuracy of the accounting documents, skills in using accounting software and expect this project to be useful to interested parties.

Keywords: Accounting documents, Recording accounts, Express Accounting Software.

ข

กตตกรรมประกาศ

(Acknowledgement)

การทคณะผจดท าไดมาปฏบตงานในโครงการสหกจศกษา ระหวางวนท 30 พฤษภาคม 2559 ถงวนท 2 กนยายน 2559 สงผลท าใหคณะผจดท าไดรบความรและประสบการณตางๆ ทมคณคามากมาย ส าหรบรายงานสหกจศกษาฉบบนส าเรจลงไดดวยดจากความรวมมอและสนบสนนจากหลายฝายดงน

1. คณภมพงศ วโรจนบญเกยรต กรรมการผจดการ 2. คณสรชย เกตสกลวงศ ผจดการฝายบญช 3. คณประไพ แซแต พนกงานทปรกษา 4. อาจารยศวไล สายบวทอง อาจารยทปรกษา

และบคคลทานอนๆ ทไมไดกลาวนามทกทานทไดใหค าแนะน าชวยเหลอและก าลงใจในการจดท ารายงาน

คณะผจดท าขอขอบพระคณผทมสวนเกยวของทกทานทมสวนรวมในการใหขอมลและเปนทปรกษาในการท ารายงานฉบบนจนเสรจสมบรณตลอดจนการดแลและใหความเขาใจในการใชชวตกบการท างานจรงซงคณะผจดท าขอขอบพระคณเปนอยางสงไว ณ ทนดวย

คณะผจดท า

22 สงหาคม 2559

������

���� ���� ����� ก

ก����ก������ก�� �

������� �

Abstract

���!" 1 �� �� 1.1 ��� ���� ������� �����������������������������.. 1 1.2 ���������� ��!����������������������...���1 1.3 ��#�����!������������������...��������....2 1.4 ���!%&� '()��*�+�,�-*���#���������������������...2

���!" 2 ก�����% %��&ก������������������������ ���..3 ���!" 3 ���(�)�!�ก���*�������

3.1 &.)����'()��/���������ก�#ก�������������������� 8

3.2 ��ก12�ก�����ก�#3��ก4,���������������������.. 8

3.3 �5��##ก��,�*ก���� ก����������������������� 9

3.4 ������+�����ก12���'()-*���# �#� �%............................................................ 10

3.5 &.)����������+����9��ก��'()��:ก1����������������. 10

3.6 ��%�����'()�<4#��4�������������������������. 10

3.7 ��/��������43(ก��*����4�����������������������.. 10

3.8 ���ก�2 ������.)� .�'()>&����������������������� 11

���!" 4 ,(ก���*��������-���ก���������..��������������..�12-27 ���!"5 ��/�,(ก���*�������

5.1 ����@�ก���<4#��4�������������������������.. 28

5.2. �����������������������������..�����������28

5.3 ก���ก�-������>�ก���<4#��4��������������..������..29

������ (���)

����

���&� /ก��������������������������..�������. 30

2��, %ก�����������������������..���.������. 31

���%���,34�����������.......................................................................................................

บทท 1 บทน ำ

ทมำและควำมส ำคญของปญหำ

ตามพระราชบญญตการบญชป 2543 มาตรา 7 ตามประกาศกรมทะเบยนการคา ในเรอง

ชนดของบญชทตองจดท าขอความ และรายการทตองมในบญช ระยะเวลาทตองลงรายการในบญช

และเอกสารทตองใชประกอบการลงบญช วธการบนทกบญชขนอยกบประเภทของกจการวา

ประกอบธรกจประเภทบรการ ซอขายสนคาหรอผลตสนคาเพอจ าหนาย ซงผมหนาทจดท าบญช

จะตองเลอกชนดของบญชทตองจดท าโดยพจารณาจากลกษณะของธรกจทด าเนนการ ปรมาณของ

รายการคาทเกดขนในแตละงวดบญชจะเปนตวก าหนดใหกจการเลอกประเภทของสมดรายวน

ขนตน สมดแยกประเภท และการบนทกรายการในสมดบญช

จากการทเขาไปท า สหกจศกษา ณ บรษท เอสเอซ เมเนจเมนท จ ากด บรษทเปนธรกจ

ประเภทใหบรการดานการบญช ไดรบมอบหมายใหเปนผชวยพนกงานบญช ใหท าการบนทกบญช

ลงในโปรแกรม Express Accounting Software กอนจะท าการบนทก จะตองท าการตรวจสอบ

เอกสารททางลกคาสงมาใหครบถวนกอนทน าไปท าการบนทกลงในโปรแกรม เนองจากทาง

ผจดท ายงไมมประสบการณกบเอกสารจรงและตวโปรแกรมบญชจงท างานลาชากวาทควร

จากขอมลทกลาวมาในขางตน คณะผจดท ามสวนไดรบผลกระทบจากการตรวจสอบ

เอกสารทางบญชและการบนทกบญชในโปรแกรม Express Accounting Software จงท าการศกษา

ทางดานเอกสาร และการบนทกบญชใหมความรความเขาใจทมากขนเพอเปนแนวปฏบตของ

นกศกษาสหกจศกษา

วตถประสงค

1. เพอศกษาโปรแกรม Express Accounting Software

2. เพอศกษาน าขอมลไปใชงานไดอยางถกตอง

3. เพอเปนแนวทางปฏบตนกศกษาสหกจ

2

ขอบเขตของโครงงำน

1. ศกษาเกยวกบระบบวธการท างานโปรแกรม Express Accounting Software

2. ศกษารายละเอยดในตวเอกสารทางบญช

3. ศกษาขนตอนการปฏบตงานการบนทกบญช

ประโยชนทไดรบ

1. มความรความเขาใจในโปรแกรม Express Accounting Software

2. น าความรทไดไปใชในการปฏบตงานไดอยางถกตอง

3. เปนแนวปฏบตของนกศกษาสหกจในการปฏบตงาน

3

บทท 2 กำรทบทวนเอกสำร/วรรณกรรมทเกยวของ

2.1 เอกสำรทำงบญช

เอกสารทางบญช หมายถง หลกฐานทใชในการประกอบการบนทกบญช ซงอาจจะไดรบ

จากธรกจ หรอบคคลภายนอก เชน บลเงนสด ใบเสรจรบเงน ใบสงซอ ใบก ากบภาษ ฯลฯ

เอกสารประกอบการลงบญชตามพระราชบญญตการบญช พ.ศ.2543

1. เอกสารทไดรบจากบคคลภายนอก

2. เอกสารทธรกจจดท าขนเองเพอออกใหแกบคคลภายนอก

3. เอกสารทธรกจจดท าขนเพอใชในธรกจ

เอกสารทตองใชประกอบการลงบญชทกประเภทตองมรายการทวไปดงตอไปน

1. ชอของผจดท าเอกสารซงอาจใชชอทใชในการประกอบธรกจของผจดท าเอกสารกได

2. ชอของเอกสาร

3. เลขทของเอกสาร และเลมท (ถาม)

4. วน เดอน ป ทออกเอกสาร

5. จ านวนเงนรวม

เอกสารทใชประกอบการบนทกบญชสามารถแยกไดดงตอไปน

1. เอกสารการรบเงน เปนเอกสารทบนทกรายการเกยวกบการไดรบเงนทกประเภท ซง

ผประกอบการเปน ผออกเอง ไดแก ส าเนาใบเสรจรบเงน ส าเนาใบเสรจรบเงน/ใบก ากบภาษ

ใบส าคญรบเงน เปนตนซงผประกอบการจะออกใหกบบคคลภายนอกในกรณทไดรบเงนจากการ

ขายสนคาเปนเงนสด หรอไดรบรายไดอนๆ เปนเงนสด

2. เอกสารการจายเงน เปนเอกสารทบนทกรายการเกยวกบการจายเงนทกประเภท ซง

ผประกอบการจะไดรบจากบคคลภายนอก ไดแก ตนฉบบใบเสรจรบเงน ตนฉบบใบเสรจรบเงน/

ใบก ากบภาษ ใบส าคญจายเงน เปนตน กจการไดเอกสารประกอบการบนทกบญชเหลานมา

เนองจากการซอสนคาเปนเงนสด การซอสนทรพยเปนเงนสด รวมทงการจายคาใชจายตางๆ เปน

เงนสด

3. เอกสารเงนเชอ เปนเอกสารทบนทกรายการเกยวกบการซอและขายเปนเงนเชอทกประเภท

ซงผประกอบการจะไดรบทงจากบคคลภายนอกและเปนผออกใหแกบคคลภายนอก ประกอบดวย

4

3.1 เอกสารทไดรบจากบคคลภายนอก ไดแก เอกสารเกยวกบการซอสนคาเปนเงนเชอ

การสงคนสนคาทซอเปนเงนเชอ หรอกรณซอสนทรพยอน ๆ เปนเงนเชอ ตวอยางเอกสาร เชน

ตนฉบบใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ หรอตนฉบบใบสงของ/ใบก ากบภาษ เปนตน เมอไดรบ

เอกสารจากบคคลภายนอก กจการตองก าหนดล าดบเลขทเอกสารขนมาใหมเพอใชอางอง ในการ

บนทกบญชในสมดรายวนขนตนทเกยวของ

3.2 เอกสารทออกใหแกบคคลภายนอก ไดแก เอกสารเกยวกบการขายสนคาเปนเงนเชอ

การรบคนสนคาทขายเปนเงนเชอ ตวอยางเอกสาร เชน ส าเนาใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ หรอ

ส าเนาใบสงของ/ใบก ากบภาษ เปนตน เอกสารทออกใหแกบคคลภายนอกไมตองก าหนดล าดบ

เลขทเอกสารขนมาใหมเพราะเอกสารไดจดเรยงล าดบเพอการควบคมภายในไวเรยบรอยแลว

4. เอกสารอน ๆ เปนเอกสารทกจการไดรบหรอออกใหแกบคคลภายนอกทนอกเหนอจากท

กลาวมาขางตน และใชเปนหลกฐานในการบนทกบญชได เชน ใบรบรองภาษเงนไดหก ณ ทจาย

ใบส าคญททางราชการออกให เชน ใบคาปรบ ใบคาธรรมเนยม หนงสอรบรองการจายเงน และใบ

อนโมทนาบญ เปนตน

ตวอยำงเอกสำร

ภำษซอ คอภาษมลคาเพมทผประกอบการไดจายไปใหกบผขายสนคา หรอผใหบรการทเปนผประกอบการจดทะเบยน เมอซอสนคาหรอบรการเพอใชในการประกอบกจการของตน หากภาษซอเกดขนในเดอนใดกถอเปนภาษซอในเดอนนน โดยไมค านงวาสนคาทซอมานนจะขายหรอน าไปใชในการผลตในเดอนใดกตามภาษซอดงตอไปน ไมใหน ามาหกในการค านวณภาษมลคาเพม (1) ไมมใบก ากบภาษหรอไมอาจแสดงใบก ากบภาษไดวามการช าระภาษซอ เวนแตจะเปนกรณมเหตอนสมควรตามหลกเกณฑ และเงอนไขทอธบดก าหนด (2) ใบก ากบภาษมขอความไมถกตองหรอไมสมบรณในสวนทเปนสาระส าคญตามหลกเกณฑ และเงอนไขทอธบดก าหนด (3) ภาษซอทไมเกยวของโดยตรงกบการประกอบกจการของผประกอบกจการตามหลกเกณฑ และเงอนไขทอธบดก าหนด เชน ภาษซอทไมเขาลกษณะเปนรายจายเพอกจการหรอเพอหาก าไร (4) ภาษซอทเกดจากรายจายเพอการรบรองหรอมลกษณะท านองเดยวกน (5) ภาษซอตามใบก ากบภาษซงออกโดยผทไมมสทธออกใบก ากบภาษ เปนตน ภำษขำย คอ ภาษทผ ประกอบการจดทะเบยนภาษมลคาเพมเรยกเกบจากผ ซอสนคาหรอผรบบรการ ภาษขาย ทเกดขนในเดอนไหน ใหถอเปนภาษขายของเดอนนน ใบก ากบภาษขาย สถานประกอบจะเปนผออกใบก ากบเอง

5

ใบลดหนหรอใบสงคน คอ เปนเอกสารส าคญในระบบภาษมลคาเพม กฎหมายใหถอวาเปนใบก ากบภาษ ผประกอบการทมสทธออกใบลดหนตองเปนผประกอบการจดทะเบยนภาษมลคาเพม ถามการขายสนคาโดยสงมอบสนคาใหผซอไปแลวถาตอมาปรากฏวามลคาสนคาหรอบรการมจ านวนลดลง ไมวาทงหมดหรอบางสวน (ถาออกใบลดหนโดยไมมเหตการณทกฎหมายก าหนดไวน จะตองรบผดชอบเสยเบยปรบ 2 เทา) เหตการณทกฎหมายก าหนดมดงน ผ ซอซงเปนผประกอบการจดทะเบยน ไดคนสนคาหรอแลกเปลยนสนคาตามขอตกลงทางการคากบผขายสนคา หรอมการลดราคาสนคาทขายเนองจากสนคาผดขอก าหนดทตกลงกน ค านวณราคาสนคาผดพลาดสงกวาทเปนจรงโดยจะตองมรายการตามทก าหนดดงน

ค าวา ใบลดหน ในททเหนไดชดเจน 1. เลขประจ าตวผเสยภาษอากรของผประกอบการจดทะเบยนทออกใบลดหน 2. ชอ ทอย ของผประกอบการจดทะเบยนทออกใบลดหน 3. ชอ ทอย ของผซอสนคาหรอรบบรการ 4. วน เดอน ป ทออกใบลดหน 5. หมายเลขล าดบของใบก ากบภาษเดม รวมทงหมายเลขล าดบของเลม (ถาม) 6. มลคาของสนคาหรอบรการ ทแสดงไวในใบก ากบภาษเดม มลคาทถกตอง

สนคาหรอ 7. บรการ ผลตางของจ านวนมลคาทงสอง และจ านวนภาษทใชคนของสวนตาง

นน 8. สาเหตของการออกใบลดหน (สนๆ)

ใบเพมหน ผประกอบการจดทะเบยนทไดขายสนคาหรอใหบรการไปแลว แตตองค านวณภาษมลคาเพมใหม เนองจากมลคาของสนคาหรอบรการมจ านวนเพมขนเพราะเหตการณตามท ระบไวในมาตรา 82/9 ออกใบเพมหนใหกบผซอสนคาหรอผรบบรการในเดอนภาษทเหตการณ ดงกลาวเกดขน เวนแตในกรณทมเหตจ าเปนทไมสามารถออกใบเพม หนไดทนในเดอนภาษทมเหตการณดงกลาวเกดขน กใหออกใบเพมหนใหกบผซอสนคา หรอผรบบรการในเดอนภาษถดจากเดอนทมเหตการณเกดขนมรายการครบถวนตามกฎหมายก าหนดดงน

1. ค าวา "ใบเพมหน" ในททเหนไดเดนชด 2. ชอ ทอย และเลขประจ าตวผเสยภาษอากรของผประกอบการจดทะเบยนท

ออกใบเพมหน 3. ในกรณทตวแทนเปนผออกใบเพมหนในนามของผประกอบการจดทะเบยน 4. ชอ ทอย ของผซอ หรอผรบบรการ 5. วน เดอน ป ทออกใบเพมหน 6. หมายเลขล าดบของใบก ากบภาษเดม รวมทงหมายเลขล าดบของเลม (ถาม)

6

7. สนคาหรอ บรการทแสดงไวในใบก ากบภาษเดม มลคาทถกตองของสนคาหรอบรการ ผลตางของจ านวนมลคาทงสองและจ านวนภาษทเรยกเกบเพมส าหรบสวนตางนน มลคาของสนคาหรอบรการหมายความถงมลคารวมทงหมดตามใบก ากบภาษทเปนเหตใหมการเพมหน มลคารวมทงหมดทถกตอง มลคารวมทงหมดของสวนตาง และจ านวนภาษมลคาเพมทเรยกเกบเพมส าหรบสวนตาง

8. ค าอธบายสนๆ ถงสาเหตในการออกใบเพมหน ใหแสดงเฉพาะสาเหต 9. หรอบรการทคลาดเคลอนเทานน

2.1.1 กำรจดเกบเอกสำร

เมอเอกสารทไดบนทกบญชเรยบรอยแลวในแตละวน ผท าบญชควรมวธการจดเกบเขาแฟม ตาม

หลกการดงน

- แยกแฟมเปนรายเดอน ในกรณทมเอกสารมากในแตละเดอน โดยแบงเปนแฟมรายรบราย

เดอน และแฟมรายจายรายเดอน ทหนาแฟมเขยนปะหนาไวดวยวาเปนแฟมรายรบเดอนใด และ

แฟมรายจายเดอนใด พ.ศ.ใด

- จดเกบเอกสารประเภทรายรบเขาแฟมรายรบ และรายจายเขาแฟมรายจาย โดยเรยงตามล าดบ

วนทกอนหลง

- กรณทเอกสารรายรบ-รายจาย ในแตละเดอนมไมมากสามารถเกบเอกสารหลายเดอนไวใน

แฟมเดยวกนกได โดยแยกเปนแฟมรายรบและแฟมรายจายอยางละแฟม เอกสารรายรบของทก

เดอนจดเกบเขาแฟมรายรบ ส าหรบเอกสารรายจายของทกเดอนจดเกบเขาแฟมรายจาย โดยจะเกบ

เอกสารทเรมตนไวลางสดและเรยงเอกสารตามล าดบขนมาจนถงปจจบน เอกสารแตละเดอนจะตอง

มกระดาษแขงคนไวเพอท าดชนของเอกสารและระบวาเปนเอกสารของเดอนใด พ.ศ.ใด

2.1.2 กำรเกบรกษำบญชและเอกสำรประกอบกำรลงบญช

- ผมหนาทจดท าบญชตองเกบรกษาบญชและเอกสารประกอบการลงบญชไว ณ สถาน

ประกอบการหรอสถานทท าการ หรอสถานทใชเปนทท าการผลต หรอเกบสนคาเปนประจ า หรอ

สถานททใชเปนทท างานประจ า

7

- การเกบรกษาบญชและเอกสารทตองใชประกอบการลงบญชไว ณ สถานทอน ใหยนค าขอ

อนญาตตอสารวตรใหญบญชหรอสารวตรบญชเมอไดรบอนญาตแลวจงสามารถน าไปเกบรกษาไว

ทอน

ภำพท 2.1 ภำพตวอยำงกำรเกบเอกสำรเขำแฟม

2.1.3 ระยะเวลำในกำรเกบรกษำบญชและเอกสำรประกอบกำรลงบญช

ผมหนาทจดท าบญชตองเกบรกษาบญช และเอกสารทตองใชประกอบการลงบญชไวเปน

เวลาไมนอยกวา 5 ป นบแตวนปดบญช หรอจนกวาจะมการสงมอบบญช และเอกสารทตองใช

ประกอบการลงบญชภายใน 90 วน นบแตวนเลกประกอบธรกจ

เพอประโยชนในการตรวจสอบบญชของกจการประเภทใดประเภทหนง อธบดกรมพฒนา

ธรกจ มอ านาจใหผมหนาทจดท าบญชเกบรกษาบญชและเอกสารทตองใชประกอบการลงบญชไว

ไมนอยกวา 5 ปแตตองไมเกน 7 ป

2.1.4 กำรปฏบตกรณบญชหรอเอกสำรประกอบกำรลงบญชช ำรดหรอสญหำย

การแจงการสญหายหรอเสยหายหรอเอกสารประกอบการลงบญชช ารด ใหผมหนาทจดท า

บญชแจงภายใน 15 วนนบแตวนททราบ หรอควรทราบถงการสญหายหรอเสยหายนน โดยแจงตอ

ส านกงานพฒนาธรกจการคา ทสถานประกอบการตงอย หรอตอส านกงานก ากบดแลธรกจ

กรมพฒนาธรกจการคา กได

8

บทท 3 รำยละเอยดกำรปฏบตงำน

3.1 ชอและทตงของสถำนประกอบกำร

บรษท เอสเอซ แมเนจเมนท จ ากด ทอย 492/28 ซอย สมเดจพระเจาตากสน 19 ถนนสมเดจ

พระเจาตากสน แขวงส าเหร เขตธนบร กรงเทพมหานคร 10600 โทรศพท 02-860-9054

ภำพท 3.1 แสดงแผนทบรษท เอสเอซ แมเนจเมนท จ ำกด

3.2 ลกษณะกำรประกอบกำรกำรใหบรกำรหลกขององคกร

ใหบรการทางดานจดท าบญช การยนแบบแสดงรายการเสยภาษ ตรวจสอบบญชประจ าป

ตรวจสอบเฉพาะกรณ ภาษอากร จดทะเบยนการจดตงบรษท หางหนสวน เครองหมายการคาและ

ใหค าปรกษาแนะน าทางดานบญชครบวงจร ตามทกฎหมายก าหนด เปนทยอมรบทงองคกรเอกชน

ตาง ๆ และราชการในประเทศไทย

3.3 รปแบบกำรจดองคกรและกำรบรหำรงำนขององคกร

บรษท เอสเอซ แมเนจเมนท จ ากด มการจดโครงสรางองคกรแบงเปนสายงานตางๆ 5 สาย

โดยขนตรงกบประธานบรษท

9

แผนกท 1 รบผดชอบดานการจดท าบญช

แผนกท 2 รบผดชอบดานการตรวจสอบบญช

แผนกท 3 รบผดชอบดานธรการ

แผนกท 4 รบผดชอบดานการจดทะเบยน

แผนกท 5 รบผดชอบงานดานรบ-สงเอกสาร

-ผจดการ -ผจดการ - ผจดการ

-พนกงานบญช -พนกงานตรวจสอบ -พนกงานจดทะเบยน

ภำพท 3.2 แผนภมภำพแสดงรปแบบโครงสรำงกำรบรหำรงำนของ

บรษท เอสเอซ แมเนจเมนท จ ำกด

ผบรหารบรษท

แผนกบญช ตรวจสอบ ธรกำร จดทะเบยน รบ-สง

เอกสาร

6 คน 4 คน 1 คน 2 คน 1 คน

10

3.4 ต ำแหนงงำนและลกษณะงำนทนกศกษำไดรบมอบหมำย

1. นายจตภม บานชน ผชวยพนกงานบญช

2. นายกตตพนธ อนทโชต ผชวยพนกงานบญช

3. นางสาวนาวารตน แซอง ผชวยพนกงานบญช

ลกษณะงานทไดรบมอบหมายของบรษทตางๆสงมาให

1. แยกประเภทเอกสาร

2. จดล าดบเอกสาร เรยงล าดบเลขท

3. จดแฟมเอกสาร

4. บนทกขอมลซอ-ขาย-จาย-รบ

5. การบนทกผานเชค ตาม Statement Bank โปรแกรม Express

6. กระทบยอดเงนฝากธนาคาร

7. จดงบการเงนประมาณการครงปใน Microsoft Excel

8. การตรวจสอบรายงานกบใบก ากบภาษซอ

9. ท าส าเนาเอกสารตางๆ

10. งานอนๆทไดรบมอบหมาย

3.5 ชอและต ำแหนงของพนกงำนทปรกษำ

3.5.1 คณสรชย เกตสกลวงศ ต าแหนง ผจดการฝายบญช

3.5.2 คณประไพ แซแต ต าแหนง พนกงานบญช

3.6 ระยะเวลำทปฎบตงำน

ตงแตวนท 30 พฤษภาคม 2559 ถงวนท 2 กนยายน 2559

3.7 ขนตอนและวธกำรด ำเนนงำน

3.7.1 ปรกษำหวขอรำยงำน

พจารณาหวขอรายงาน โดยปรกษารวมกนและขอค าแนะน าระหวางนกศกษา พนกงานท

ปรกษา และอาจารยทปรกษา

3.7.2 กำรรวบรวมขอมลรำยงำน

หลงจากทไดหวขอโครงการ แลวท าการรวบรวมขอมล โดยขอขอมลจาก พนกงานท

ปรกษา และสบคนจากอนเทอรเนต แลวสงขอมลเหลานนใหอาจายทปรกษาพจารณาเปนระยะ

3.7.3 เรยบเรยงเนอหำรำยงำน

11

ท าการตรวจสอบขอมลทไดมาจากการรวบรวมขอมลมาจดเรยงล าดบเนอในแตละบท แต

ละขนตอนการจดท ารายงานและขอค าแนะน าปรกษากบอาจารยทปรกษา

3.7.4 จดท ำรปเลม

หลงจากเรยบเรยงเนอหาและถกตองตามหลก น ามาจดท ารปเลมรายงานตามรปเลม

โครงการ

ขนตอนกำรด ำเนนงำน มถนำยน 59 กรกฎำคม 59 สงหำคม 59 กนยำยน 59

ปรกษำหวขอรำยงำน กำรรวบรวมขอมล เรยบเรยงเนอหำรำยงำน จดท ำรปเลม

3.8 อปกรณและเครองมอทใช

ฮำรดแวร

1. เครองคอมพวเตอร

2. เครองถายเอกสาร

3. เครอง Printer

ซอฟตแวร

1. โปรแกรม Microsoft Word

2. โปรแกรม Power Point

3. โปรแกรม Express Accounting Software

12

บทท 4

ผลกำรปฏบตงำนตำมโครงงำน

การเขาไปปฏบตงานสหกจศกษาใน บรษท เอสเอซ แมนเนจเมนท จ ากด คณะผจดท าไดปฏบตงานดงน 4.1 ขนตอนกำรบนทกขอมลทไดปฏบตงำนจรง กอนการบนทกบญช 1.เปดใชงานโปรแกรม Express Accounting Software

ภำพท 4.1 ภำพไอคอนของโปรแกรม Express

2.การเขาสระบบของโปรแกรม

ภำพท 4.2 ภำพกำรเขำสระบบ โดยจะตองใสชอและรหส

13

3.เลอกชอบรษททจะท าการบนทกขอมล

ภำพท 4.3 ภำพกำรเลอกชอบรษท

4.ก าหนดวนทท าการ

ภำพท 4.4 ภำพตวอยำงเลอกวนทท ำกำร

5.เอกสารทไดรบ - ใบก ากบภาษ โดยเอกสารใบก ากบภาษจะตองมรายการประกอบดงน

1. ค าวา "ใบก ากบภาษ" ในททเหนไดเดนชด 2. ชอ ทอย และเลขประจ าตวผเสยภาษอากรของผประกอบการ จดทะเบยนทออกใบก ากบภาษ และในกรณทตวแทนเปนผออกใบก ากบภาษในนามของผประกอบการจดทะเบยน ใหระบชอ ทอย และเลขประจ าตวผเสยภาษอากรของตวแทนนนดวย 3. ชอ ทอย ของผซอสนคาหรอผรบบรการ 4. หมายเลขล าดบของใบก ากบภาษ และหมายเลขล าดบของเลม (ถาม) 5. ชอ ชนด ประเภท ปรมาณ และมลคาของสนคาหรอของบรการ

14

6. จ านวนภาษมลคาเพมทค านวณจากมลคาของสนคาหรอของบรการ โดยใหแยกออกจากมลคาของสนคาและหรอของบรการใหชดแจง 7. วน เดอน ป ทออกใบก ากบภาษ 8. ขอความอนทอธบดก าหนด

6. บนทกรายการซอ ตามใบเสรจของลกคาเพอจดท ารายงานภาษซอ - การบนทกการซอเชอ และซอเงนสด

ภำพท 4.5 ภำพตวอยำงใบก ำกบภำษซอ

- หลงจำกตรวจรำยละเอยดในใบก ำกบแลวจำกนนกจะท ำกำรบนทกขอมลลงในโปแกรม

15

ภำพท 4.6 ภำพตวอยำงเมนกำรบนทกซอ

- ในกรณทมชอเจาหนขนมาใหมจะตองบนทกตงชอเจาหนใหม

ภำพท 4.7 ภำพตวอยำงกำรเพมชอ

16

ภำพท 4.8 ภำพตวอยำงกำรบนทกชอ

ภำพท 4.9 ภำพตวอยำงในกำรบนทกซอ

17

ภำพท 4.10 ภำพตวอยำงกำรเขำเมนรำยงำนภำษซอ

ภำพท 4.11 ภำพตวอยำงรำยงำนภำษซอ

18

7.บนทกรำยกำรขำย ไดรบเอกสำรจำกจำกบรษทลกคำ

ภำพท 4.12 ภำพตวอยำง ใบก ำกบ(ขำย)

- ตรวจสอบรำยละเอยดและน ำไปบนทกบญช

ภำพท 4.13 ภำพตวอยำงเมนกำรบนทกรำยกำรขำย

19

- ในกรณทมชอลกคาเพมมาใหมจะท าการบนทกเพมลกคาขนใหม

ภำพท 4.14 ภำพตวอยำงกำรเพมชอลกคำ

ภำพท 4.15 ภำพตวอยำงในกำรบนทกขำย

20

ภำพท 4.16 ภำพตวอยำงกำรเมนรำยงำนภำษขำย

ภำพท 4.17 ภำพตวอยำงรำยงำนภำษขำย

21

8.เอกสารใบลดหน

ภำพท 4.18 ภำพตวอยำงของเอกสำรใบลดหน

ภำพท 4.19 ภำพตวอยำงกำรเขำเมนกำรบนทกลดหน

22

ภำพท 4.20 ภำพตวอยำงกำรบนทกลดหน

9. คำใชจำย คอรายละเอยดการใชจายทเกดขนโดยพนกงาน รวมถงผบรหาร โดยจะสะทอนใหเหนถงคาใชจายตางๆ เชน คาไฟฟา คาน าประปา

ภำพท 4.21 ภำพตวอยำงเอกสำรคำใชจำย คำน ำประปำ คำโทรศพท

23

ภำพท 4.22 ภำพตวอยำงคำงวดรถ

- ส าหรบคาใชจายจะตองน ามาเขยนลงในใบปะหนา Payment Voucher และน าสงใหพนกงานท

ปรกษาตรวจซ าอกรอบวาถกตองหรอใหมกอนน ามาบนทกบญช

ภำพท 4.23 ภำพตวอยำงกำรบนทกคำใชจำย

24

ภำพท 4.24 ภำพตวอยำงเมนกำรบนทกคำใชจำย

ภำพท 4.25 ภำพตวอยำงกำรบนทกคำใชจำย

25

10.เอกสารการรบเงน จะมส าเนาใบก ากบภาษและแนบดวยเชค แตถาในกรณ ไมมเชคแสดงวาการ

รบเงนนนเปนการรบเงนสด

ภาพท 4.26 ภาพเชคตวอยาง

ภาพท 4.27 ภาพตวอยางเมนการรบช าระหน

26

ภาพท 4.28 ภาพตวอยางการบนทกรบเงน

11.การบนทกโอนปดบญชภาษซอ-ภาษขาย การโอนปดภาษชอ-ภาษขายจะท าในสมดรายวนทวไป

โดยทวไปสถานประกอบการจะตองท าการปดภาษซอ – ขาย ทกเดอนเพอน าสงภาษตอ

กรมสรรพากรภายในวนท 15 ของเดอนถดไป โดยกรอกลงในแบบ ภพ.30

ภำพท 4.29 ภำพเมนกำรเขำบนทกโอนปดภำษ

27

ภำพท 4.30 ภำพตวอยำงกำรบบนทกกำรโอนปดภำษซอ-ภำษขำย

ภำพท 4.31 ภำพตวอยำงแบบกรอก ภพ.30 น ำสงกรมสรรพำกร

28

บทท 5 สรปผลและขอเสนอแนะ

5.1 สรปผลโครงงำนและวจย

5.1 สรปผลโครงงำน

จากทคณะผจดท าไดเขาไปปฏบตงานสหกจศกษาในบรษท เอสเอซ แมเนจเมนท จ ากด

ในสวนของผชวยพนกงานบญช คณะผจดท าไดปฏบตงานเกยวกบการบนทกขอมลทางการบญช

ของบรษทลกคา และการท าเอกสารตางๆ เชน การบนทกรายการซอ-ขายสนคาและบรการ เพอ

จดท ารายงานภาษซอและรายงานภาษขาย การบนทกรายการจายช าระเงน-รบช าระเงน และงาน

อนๆทไดรบมอบหมาย เปนตน ในการปฏบตงานในครงนไดสงผลใหไดประโยชน ดงน

ดำนทฤษฎ

มความรความเขาในเอกสารทางบญชมากขน

น าความรเกยวภาษมลคาเพมจากทไดศกษามาใชในการปฏบตจรง

ทราบถงขนตอนและวธการบนทกรายการทางบญช

ดำนปฏบต

ท าใหมประสบการณในการปฏบตงานในครงนสามารถน าไปใชในอนาคตไดจรง

ไดรบประสบการณจากการท างานจรง

ไดเรยนรการใชโปรแกรมส าเรจรทางบญชเพมขน

ขอเสนอแนะ

สถานประกอบการควรจะชวยในการคดหวขอ หรอปญหาทพบในการจดท า

รายงาน

สถานประกอบการควรทจะใหการเรยนรทเพมมากกวาน

5.2 สรปผลกำรปฏบตงำน

5.2.1 ขอดของกำรปฏบตงำนสหกจศกษำ

ดำนนกศกษำ

ท าใหนกศกษาไดรขนตอนในการปฏบตงานจรง และสามารถน าความรท

เรยนมาน ามาใชในการปฏบตงาน

29

ท าใหเพมประสบการณของนกศกษาทน าไปประยกตใชอนาคต

ท าใหนกศกษาไดรจกระบบขนตอนการบนทกบญชในการปฏบตงานจรง

ดำนสถำนประกอบกำร

ลดอตราจางของบรษทเพอใหนกศกษาเขาไปปฏบตงาน

มความสมพนธทระหวางสถานประกอบการกบมหาวทยาลย

5.2.2 ปญหำทพบของกำรปฏบตงำนสหกจศกษำ

ชวงระยะเวลาการปฏบตงานทเขาไปสหกจศกษา ยงไมไดความรไดเตมท

การปรบตวเขากบสถานประกอบการ

5.2.3 ขอเสนอแนะ

ควรฝกฝนทกษะการใชโปรแกรมส าเรจรปทางบญชใหเพมมากขน

เตรยมอปกรณตดไปใหพรอมเชน เครองค านวณ ปากกา ยางลบ ดนสอ

30

�������ก��

ก������ก�. (2559 ก). ��ก��ก�����. ����������ก https://rd.go.th/m/38061.0.html.

ก������ก�. (2559 �). ��� ��������. ����������ก www.rd.go.th/publish/fileadmin/images

/imange_law/immages/vat-202-02.pdf.

ก������ก�. (2559 3). ��� ���������. ����������ก www.rd.go.th/publish/fileadmin/user_

upload/porkor/83opv.xls.

ก678�9:;ก�<=>?ก�. (2558). �����ก���������������ก� 2558. ก�7��@�A: ��B?CDก�9ก��:��E.

;F�> �:@G:��; D6H3IH. (2543). ก���� !ก��" #�. ก�7��@�A: �KLC9:;ก� (2535) �MกK�.

"$%�#%ก���!& �� Express. (2559). ����������ก http://www.esg.co.th/esg/index.php?fi=no& page

=articles&lev=1&lang=.

CKC@E R�>�79��IE. (2547). ก�����ก��-�.$���� !. ก�7��@�A: �CKก�:��E9K�?Kก=�.

�CK�;KT ก>�F:U�V D6H��WVR�> �6:R�ก>T�F:9:@T. (2547). ก�����ก��-�.$���� !. ก�7��@�A:

�MCKก�:��E�?��KCGE.

30

ภาคผนวก

31

ภำพกำรปฏบตงำน

32

ภำพเอกสำรทไดรบมอบหมำย

33

แกรม Express Accounting Software โปรแกรมบญช Express ประกอบไปดวยระบบงานหลก ๆ 12 ระบบ ดงตอไปน

ภำพท 1 ภำพตวอยำงแผนผงของระบบ

ระบบบญชแยกประเภท ขอมลสวนใหญจะถกสงมาจาก ระบบซอ, ระบบขาย, การเงน และระบบอน ๆ

1. จดเตรยมผงบญชตวอยางไวให และสามารถ แกไข เพมเตม ลบทง เพอใหตรงกบระบบงานของบรษทได

2. สามารถสรางงบการเงนไดทกรปแบบ เพอใหตรงกบความตองการของธรกจแตละ ประเภท อาทเชน

- ในงบเปรยบเทยบสามารถน าขอมลมาแสดงเปรยบเทยบไดสงสด 18 คอลมน - ขอมลทน ามาแสดงสามารถสรางสตรเพอค านวณ หรอดงมาจากฟลดขอมลท

ก าหนดให - ในแตละคอลมนสามารถเลอกใหแสดงขอมลเฉพาะแผนกตามทตองการ - สามารถแสดงขอมลในรปอตรา( %) โดยใชยอดรวมของขอมลเปนฐานการ - ในงบเดยวกน ในแตละบรรทด หรอแตละบญช สามารถดงขอมลจากคนละฟลด - สามารถก าหนดขอความ(Wording)ทจะแสดงในรายละเอยดหนางบได

3. มระบบควบคมเงนสดยอย หรอเงนทดลองจาย สามารถดความเคลอนไหวของเงนสดได 4. รายงานสมดเงนสดยอย สามารถก าหนดชอคาใชจายทแสดงในหวรายงานของแตละ

คอลมนไดเอง 4 ชอ 5. สามารถพมพและแกไขรปแบบใบเบกเงนสดยอยและใบเบกชดเชยเงนสดยอย ไดตาม

ความตองการ

34

6. สามารถบนทกคาใชจายทมใบก ากบภาษหลายใบ ในใบส าคญจาย(Voucher)ใบเดยวกน 7. สามารถพมพและแกไขรปแบบใบส าคญ (Voucher) ไดตามความตองการ 8. สามารถพมพหนงสอรบรองการหกภาษ ณ ทจาย ทงแบบภงด.3 และภงด.53 ตรงตาม

แบบกรมสรรพากร 1. สามารถล าดบ (Running) เลขทใบส าคญในสมดรายวนได 5 แบบ ไดแก

0=ปอนเลขทเอง, 1=YMMDDxx, 2=YMMxxxx, 3=YYMMxxxx, 4=YYMMDDxx (Y=ป, M=เดอน, D=วนทเอกสาร, x=Running Number)

10. สามารถก าหนดผงบญชใหแยกตามแผนกไดไมจ ากด (Cost Center) 11. มระบบลอคงวดบญช ท าใหปองกนการเพมหรอแกไขขอมลในงวดทปดบญชไปแลว 12. สามารถก าหนดวนเรมตนรอบระยะเวลาบญชของบรษท ตามวนเดอนทแจงกบ

สรรพากร 13. สามารถปอนขอมลของปถดไปไดไมจ ากดโดยไมตองรอการปดบญชสนป ท าใหการ

ท างานตอเนองไมลาชาและเมอท าการปดสนป ระบบบญช Express กจะน าขอมลเขาไปในงวดทถกตองใหโดยอตโนมต

14. สามารถเกบขอมลรายวนไดสงสด 24 งวด และงวดท 24 ไมจ ากดเวลา ขนอยกบผใชก าหนด

15. สามารถดงบญชตนแบบ (Template) มาลงรายการรายวน ท าใหรวดเรว และชวยบคคลากรทมความรทางดานบญชนอย สามารถบนทกบญชไดถกตอง

16. สามารถก าหนดยอดประมาณการ (Budget) ของแตละบญช ได 12 เดอน เพอแสดงในงบประมาณการ

17. สามารถบนทกรายการดานเดบทและเครดตไดไมจ ากดจ านวนรายการ (Compound Entry)

18. โปรแกรมบญช Express จะท าการตรวจสอบยอดเดบทและเครดตใหสมดล กอนบนทก 19. สามารถเลอกวธบนทกบญชสนคาไดทงแบบ Periodic และ Perpetual 20. สามารถก าหนดสมดรายวนไดไมจ ากดจ านวน 21. สามารถปรบเปลยนเลขทบญชไดตลอดเวลา 22. สามารถคนหาขอมลตามเลขทบญชหรอชอบญช และม Look up ในกรณทจ าไมได 23. ในใบส าคญ(Voucher)แตละใบ สามารถบนทกหมายเหตเพมเตมได 5 บรรทดๆละ

50 ตวอกษร 24. สามารถบนทกเอกสารอางองทท าการปรบปรงตามหลกบญชตามประกาศ

กรมสรรพากรฉบบท 63

35

25. เมอมการลงบญชภาษซอหรอภาษขาย โปรแกรมจะน าไปบนทกในแฟมภาษซอหรอภาษขายใหทนท

26. เมอมการลงบญชภาษเงนไดหก ณ ทจาย โปรแกรมจะน าไปบนทกในแฟมภาษเงนไดหก ณ ทจายใหทนท

27. เมอมการลงบญชเชครบหรอเชคจายลวงหนา โปรแกรมจะน าไปบนทกในทะเบยนเชค ใหทนท

28. สามารถพมพงบทดลองไดทงแบบเตม (แสดงยอดยกมา,ยอดเคลอนไหว,ยอดคงเหลอ), แบบยอ (แสดงเฉพาะยอดเคลอนไหว), แบบแยก 3 เดอน, แบบแยก 12 เดอน และแบบเตม/ยอแยกตามแผนก ระบบสนทรพยถำวร

ภำพท 2 ภำพตวอยำงกำรบนทก สนทรพย

1. สามารเลอกวธการคดคาเสอมราคาของสนทรพยได 3 วธ ไดแก - วธเสนตรง (Straight-Line Method) -วธลดยอด (The Constant Percentage of Declining Book-Value Method) ก าหนดคาเสอมราคาเอง 2. สามารถจดแยกกลมการบนทกบญชทรพยสน ไดตามตองการ

36

3. การคดคาเสอมราคาสามารถเลอกได 2 แบบ ไดแก คดรายเดอน หรอคดรายป 4. มรายงานรายละเอยดคาสกหรอและคาเสอมราคาทหกไดตามพระราชกฤษฎกาฯ

สามารถน าสงไดทนท 5. สามารถลงบญชคาเสอมแยกตามแผนกได 6. เมอเรมน าขอมลเขาระบบ สามารถเลอกไดวา จะใหระบบคดคาเสอมทนท หรอ ยงไม

คด (ถายงไมคดขณะบนทก ระบบจะท างานไดเรวกวา เมอเรยบรอยจงไปสงค านวณคาเสอมราคาทงแฟม)

7. สามารถปรบเปลยนรหสทรพยสนไดตลอดเวลา 8. สามารถคนหาขอมลตามรหสสนทรพยหรอชอสนทรพย และม Look up ในกรณทจ า

ไ ม ไ ด ระบบควบคมสนคำคงคลง

ภำพท 3 ภำพตวอยำงกำรบนทกสนคำ

ขอมลสวนใหญจะถกสงมาจากระบบซอและระบบขายสนคา 1. สามารถก าหนดคลงสนคาไดหลายคลง โดยไมจ ากดจ านวน

2. สามารถเลอกวธการคดตนทนได 2 แบบ ไดแก - แบบตนทนถวเฉลย (Moving Weighted Average) - แบบเขากอนออกกอน (FIFO = First-In-First-Out)

37

3. รองรบการขายสนคาเปนชด (Component set=สนคาทมสวนประกอบมากกวา 1 ชน) เพยงแตก าหนดวาสนคาชดนนมสวนประกอบอะไรบาง เมอบนทกการขาย ระบบบญช

Express จะตดสวนประกอบในสตอคใหเองอตโนมต 4. ในสนคาชดสามารถเลอกตดสวนประกอบและพมพสวนประกอบในบลได เพยงแต

ก าหนดเอง 5. สามารถเลอกไดวาตองการแสดงราคาขายทตวสนคาชด หรอทสวนประกอบ

6. ในการซอสนคาชด โปรแกรมบญช Express จะท าการแตกยอยเปนสวนประกอบและเพมในสตอคใหทนท

7. การเพมสนคาชดใหมทมสวนประกอบคลายกบสนคาชดเดม สามารถกอปปสนคาชดเดมมาแกไข-เพมเตมไดทนท

8. สนคาชด 1 ชด มสวนประกอบได 999 รายการ 9. สามารถก าหนดหนวยนบซอ, หนวยนบขาย ตางกบหนวยนบหลกได (หนวยนบทเกบ

ไวในสตอคและเปนหนวยทเลกทสด) แตตองมอตราสวนทสมพนธกบหนวยนบหลก และมทศนยมไดถง 4 ต าแหนง

10. สนคาทเกบเปนหนวยยอย แตสามารถพมพรายงานแสดงหนวยได 2 ระดบ เชน ยอดคงเหลอ 5 ลง 4 ซอง

11. มตารางก าหนดอตราสวนตอหนวยนบหลกไวลวงหนา เพอสะดวกในการเรยกใช และควบคม

12. ระบบสามารถน าคาใชจายทเกดขนจากการซอหรอน าเขา มาเฉลยเปนตนทนสนคาได เชน คาขนสง, คาภาษสรรพสามต, อากรขาเขา ฯ

13. สอบถามยอดคงเหลอในสตอคไดตลอดเวลา ทหนาจอไหนกได(กด Alt-F4) ท าใหลกคาไดค าตอบทนทโดยไมตองรอนาน และไมจ าเปนจะตองออกจากงานทเราก าลงท าอย 14. สามารถเลอกไดวาตองการใหยอดสนคาตดลบไดหรอไม ถาตดลบได (เปดบลไปกอน) เมอบนทกรบสนคาเขา ระบบบญช Express จะกระทบยอดสนคาและตนทนยอนหลงใหเองโดยอตโนมต ไมวาจะมการเปดบลขายไปแลวซกกใบกตาม

15. สามารถก าหนดไดวาตองการใหบคลากรทานใดท าการตดสนคาและตดลบในสตอคไดบาง

16. สามารถเกบขอมลไดทงสนคาส าเรจรป, วตถดบ, สนคากงส าเรจรป, สนคาประกอบ และสนคาบรการ

17. สามารถก าหนดราคาขายของสนคาได 5 ระดบ และพมพรายงาน Price List ได

38

18. สามารถก าหนดราคาเสรม ส าหรบจดโปรโมชน โดยก าหนดเงอนไข (เชนซอ 10 ชน ลด 2%) และก าหนดชวงวนตามทเราตองการ (เชน ชอค!ลดกระหน า ตงแตวนท 1 กมภาพนธ ถง 31 กรกฎมคม 2544 นเทานน)

19. สามารถบนทกการเบกหรอรบเขาสตอคทไมเกยวกบการซอหรอขาย เชน เบกวตถดบไปผลต, รบสนคาเขาจากการผลตฯ

20. สามารถพมพและแกไขรปแบบของเอกสารการเบกหรอรบสนคาเขา ทแตกตางกนไดถง 3 รปแบบ

21. มระบบควบคมการตรวจนบสนคา เพออ านวยความสะดวก รวดเรว และถกตอง 22. สามารถปรบเปลยนรหสสนคาไดตลอดเวลา

23. สามารถคนหาขอมลตามรหสสนคา หรอชอสนคา และม Look up ในกรณทจ ารหสไมได

24. มแฟมเกบสนคาทม Serial No. หรอ Part No. (แยกตางหาก ไมเชอมโยงกบระบบอนๆ) 25. สามารถจดแยกกลมการค านวณตนทนสนคาวากลมใดค านวณแบบ FIFO และกลมใดค านวณแบบถวเฉลยภายในบญชสนคาชดเดยวกน (สตอคเดยวกน)

26. สามารถจดแยกกลมการบนทกบญชสนคา และบญชวตถดบ ไดตามตองการ 27. สามารถก าหนดจดสงซอ (Re-order) แยกตามเดอน เพอขายงานโครงการ หรอจดโปรโมชนตามเทศกาล

28. สามารถก าหนดจดสงสดของสนคา (Maximum) แยกตามเดอนหรองวด ไดตามตองการ

29. เตรยมคอลมน วนท ส ารองไว 2 คอลมนตอ 1 สนคา เผอรองรบในกรณทตองการเพมเตม

30. เตรยมคอลมน ขอความ ส ารองไว 4 คอลมนตอ 1 สนคา เผอรองรบในกรณทตองการเพมเตม

31. เตรยมคอลมน จ านวน (ตวเลข) ส ารองไว 1 คอลมนตอ 1 สนคา เผอรองรบในกรณทตองการเพมเตม

32. สามารถควบคมระบบสนคาดวยรหสแทง (Barcode) และเครองอานบารโคด 33. รองรบสนคาทอยในกลมภาษมลคาเพม(VAT)อตราปกต และกลมทไดรบยกเวนภาษมลคาเพม

34. สนคาในแตละคลงสามารถแสดง ปรมาณ, ตนทน, มลคาสนคา, ปรมาณคางรบ, ปรมาณคางสง, ชนทเกบสนคา และแผนก ซงท าใหธรกจบางประเภทไดขอมลสมบรณแบบมากยงขน ตวอยางเชน ธรกจรบเหมากอสราง สามารถทราบวสดคงเหลอและตนทนของวสดทน าไปใชในแตละไซดงานไดทนท

39

35. สามารถเลอกไดวาเมอท าการขายหรอเบกสนคา ทยอดคงเหลอต ากวาจดสงซอ ตองการใหเตอนหรอไม ระบบกำรจองสนคำและกำรจดจ ำหนำย

1. สามารถพมพและแกไขรปแบบในแตละเอกสารทแตกตางกนได 3 รปแบบ ตวอยางเชน ใบเสนอราคา, บลเงนสด และเฉพาะใบสงขาย, ใบก ากบสนคา/ใบก ากบภาษ สามารถก าหนดไดถง 9 แบบ

2. สามารถบนทกขายสนคาทมภาษมลคาเพม(VAT)อตราปกต และทไดรบยกเวนภาษ ไวในบลใบเดยวกนได

ภำพท 4 ภำพตวอยำงกำรบนทกขำยเชอ

3. สามารถก าหนดไดวาตองการใหบคลากรทานใดเขาไปแกไขราคาขายในขณะทก าลงบนทกการขายไดบาง

4. รองรบการขายทมการรบเงนมดจ าลวงหนา และพมพใบเสรจ/ใบก ากบภาษ ตอนรบเงนมดจ า

5. ในอนวอยส 1 ใบ สามารถบนทกรายการสนคาไดสงสด 999 รายการ และพมพใบตอเนองเรยงตามล าดบรายการใหเอง และเลอกไดวาตองการปอนล าดบทเอง หรอใหโปรแกรมจดล าดบทให

6. สามารถเปลยนชอสนคาในใบก ากบสนคาไดตามตองการ

40

7. สามารถขายสนคาดวยหนวยนบทแตกตางกบหนวยนบทเกบในสตอคได เพยงแตมอตราสวนทสมพนธกน

8. รองรบการขายสนคาทมของแถม และในรายงานวเคราะหการขาย สามารถแยกยอดออกใหเหนไดชดเจนวา ปรมาณสนคาทขาย เปนเงนจ านวนเทาไร? และสวนของแถมเทาไร ? 9. หลงจากบนทกใบอนวอยส สามารถทราบก าไรข นตนตออนวอยสไดทนท 10. สามารถบนทกสวนลดแตละรายการสนคา และสวนลดจากยอดรวม ซงลดเปนจ านวนเงน(บาท), เปอรเซนตและเปนเปอรเซนตหลายชน เชน 5+3+2 ( ลด 5% เหลอเทาไหรลดอก 3% เหลอเทาไหรลดอก 2%)

11. สามารถก าหนดไดวาถามการขายสนคาต ากวาจดสงซอ ตองการใหเตอนหรอไม 12. สามารถก าหนดไดวาถามการขายสนคาต ากวาราคาทน ตองการใหเตอนหรอไม 13. สามารถก าหนดคลงสนคาทตองการขายได ท งในใบสงขาย และใบอนวอยส 14. มระบบเตอน เมอท าการบนทกขายเชอ หรอใบสงขายเกนวงเงนทอนมตไว 15. การอนมตลกคาเกนวงเงน สามารถเลอกไดวาจะใหอนมตตอนออกเอกสาร หรอจะใหเอกสารไปกอนแลวอนมตทหลง

16. สามารถก าหนดวงเงนขายเชอ และระดบผอนมตวงเงน ไดตามตองการถง 5 ระดบ 17. มระบบควบคมการจองสนคา เพอทยอยสงสนคาตามคว, น าเขาสนคา/ผลตสนคาตามยอดสงจอง (Order)

18. ในใบสงขายใบเดยวกน สามารถก าหนดวนทสงสนคาแยกกนคนละวนไดตามวนเวลาทลกคาสง

19. ส าม า ร ถท า ก า ร ย ก เ ล ก ย อด ท ค า ง ส ง ใ น ใ บส ง ข า ย ไ ด ท ง ใ บ ไ ด 20. สามารถออกใบก ากบสนคาไดไมจ ากดจ านวนครง จนกวาจะสงสนคาครบตามยอดสงจอง 21. รองรบธรกจการขายบรการ (เกณฑเงนสด) และจะปรบยอดภาษขายให เมอบนทกรบช าระเงน

22. รอง รบ ธ ร ก จฝากขาย โดยใชคลง สนคา เ ปนสถานทฝากขาย สนคา 23. ในใบอนวอยสสามารถเพมค าอธบายแตละรายการสนคาไดจ านวน 10 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร และเพมค าอธบายหมายเหตไดจ านวน 5 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร 24. ในใบเสนอราคาสามารถก าหนดสถานะของลกคา ชวยใหการตดตามผลการขายมประสทธภาพมากขน 25. สามารถเซตใบเสนอราคาใหเปนตนแบบ Price List เพอดงมาพมพใบแจงหนไดตลอดเวลา ท าใหอ านวยความสะดวกส าหรบธรกจ เชาอพารทเมนท, คาสมาชกรายเดอน จะไดไมตองคยรายการเดมซ าทกเดอน

41

26. สามารถโอนใบเสนอราคา ไปเปนใบสงขาย หรอ ใบอนวอยส ไดทนทโดยไมตองคยขอมลใหมอกครง 27. สามารถก าหนดเหตผลในการยกเลกใบเสนอราคาไดตามตองการ 28. สามารถเพมแฟมหลกของสนคา, ลกคา, พนกงานขาย และเขตการขายไดในขณะบนทกรายวนขาย 29. เมอบนทกการขาย ระบบบญช Express จะตงลกหน, ตดสตอค, บนทกภาษขาย, ลงบญช และเกบสถตการขายใหทนท

ระบบควบคมลกหนและรำยไดอน ๆ

ภำพท 5 ภำพตวอยำงกำรบนทกรำยชอลกหน

ขอมลลกหนจะถกสงมาจากระบบขายสนคา 1. สามารถพมพและแกไขรปแบบในแตละเอกสารทแตกตางกนไดถง 3 รปแบบ เชน ใบวางบล, ใบเสรจรบเงน, ใบเสรจรบเงน/ใบก ากบภาษ, ใบลดหน/รบคนสนคา และใบเพมหน 2. สามารถบนทกรายได ทนอกเหนอจากลกหนจากการขายสนคา 3. สามารถรบช าระหนไดอยางสะดวกทงการรบช าระแบบเตมบล หรอรบช าระบางสวน

4. การรบช าระหนสามารถช าระโดย เงนสด, เชค(กใบกได), บตรเครดต(เหมอนเชค), โอนเงนเขาบญช, ดราฟ, หกภาษ ณ ทจาย, สวนลด และก าไร/ขาดทนจากอตราแลกเปลยน 5. เพอลดโอกาสการเกดหนสญ ผใชสามารถวเคราะหสภาพหนจากงบอายหน ทงแบบสรป และแบบละเอยด และสามารถก าหนดชวงการวเคราะหอายหนไดเอง 6. มรายงานใบวางบลตามวนทนดรบเงน เพอโทรไปเตอนลกคาใหเตรยมเชค และใชวางแผนเสนทางของพนกงานเกบเงน

42

7. ในใบลดหน/รบคนสนคา สามารถเลอกไดวาจะหกจากใบก ากบสนคาเดม, เกบไวหกเมอรบช าระหน หรอจายเปนเงนสด 8. ในเอกสารแตละใบสามารถเพมค าอธบายหมายเหตได จ านวน 5 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร 9. มใบตรวจสอบวงเงนสนเชอของลกคา เพอเปนเอกสารประกอบการพจารณาเรองเพมวงเงน 10. สามารถพมพรายชอของลกคาลงบนสตกเกอรและจาหนาซองจดหมายได

11. สามารถปรบเปลยนรหสลกคา, รหสพนกงานขาย และรหสรายไดอน ๆ ไดตลอดเวลา 12. สามารถคนหาขอมลตามรหสลกคา หรอชอบรษท และม Look up ในกรณทจ ารหสไมได 13. ในรายละเอยดพนกงานขาย สามารถก าหนดอตราคอมมชชนและเปาการขายได 24 งวด เพอค านวณหายอดคอมมชชน 14. ยอดขายของพนกงานขาย สามารถแยกไดตามวนทรบเงน และวนทเชคผาน เพอน ายอดไปคดคอมมชชน 15. ส าหรบธรกจบรการ สามารถพมพใบก ากบภาษ ใหกบลกคาไดทนท ทรบช าระเงน ระบบจดซอสนคำและกำรรบสนคำ 1. สามารถพมพและแกไขรปแบบในแตละเอกสารทแตกตางกนไดถง 3 รปแบบ เชน ใบสงซอ และใบรบสนคา 2. รองรบภาษซอแบบทขอคนไดไมเตมจ านวน โดยระบบบญช Express จะเฉลยภาษซอทขอคนไดและภาษซอทขอคนไมได ใหเองอตโนมต 3. วนททไดรบสนคา เปนคนละวนกบวนทของใบก ากบภาษซอได 4. สามารถบนทกรบสนคาทมภาษมลคาเพม(VAT)อตราปกต และกลมทไดรบยกเวนในใบรบสนคาใบเดยวกนได 5. สามารถบนทกการซอทมการจายเงนมดจ าลวงหนาได 6. สามารถบนทกสวนลดแตละรายการสนคา และสวนลดจากยอดรวม ซงลดเปนจ านวนเงน(บาท), เปอรเซนตและเปนเปอรเซนตหลายชน เชน 5+3+2 ( ลด 5% เหลอเทาไหรลดอก 3% เหลอเทาไหรลดอก 2%) 7. เปดโอกาสใหแกไขยอดภาษมลคาเพม(VAT) ใหตรงกบใบก ากบภาษของผจ าหนายได

8. สามารถซอสนคาดวยหนวยนบทแตกตางกบหนวยนบทเกบในสตอคได เพยงแตมอตราสวนทสมพนธกน 9. ในใบสงซอ สามารถบนทก ขนสงโดย, สถานททจะใหสงสนคา และคลงทท าการสงซอไ ด

43

10. ในใบสงซอใบเดยวกน สามารถก าหนดวนทรบสนคาแตละตวแยกกนคนละวนไดตามตองการ ประโยชนกคอ สามารถทยอยสงสนคาตาม Order ของลกคาได 11. สามารถบนทกการรบสนคา โดยอางองถงใบสงซอสนคา หรอไมตองเปดใบสงซอกอนกได 12. ในใบสงซอ โปรแกรมจะควบคมยอดทสงซอและคางรบ และสามารถรบสนคาตามทสงไดไมจ ากดจ านวนครง จนกวาจะรบสนคาครบตามยอดสงซอ 13. มรายงานสนคาทถงจดสงซอ (เพอเตอนฝายจดซอสงของเพอใหทนขาย) แยกตามหมวดสนคาและผจ าหนาย 14. สามารถสงซอสนคาตามยอดสงจอง(Order) ชวยลดภาระการสตอคสนคา โดยดจากรายงานสนคาคางสง 15. สามารถสงซอวตถดบตามยอดสงจองสนคา(Order) โดยใชสนคาชดชวยค านวณหายอดวตถดบทจะตองใชในการผลต 16. ในเอกสารแตละใบสามารถเพมค าอธบายรายการสนคาได จ านวน 10 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร 17. ในเอกสารแตละใบสามารถเพมค าอธบายหมายเหตได จ านวน 5 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร 18. สามารถเพมสนคา และผจ าหนาย ไดในขณะบนทกรายการซอ

ภำพท 6 ภำพตวอยำงกำรบนทกชอเจำหนกำรคำ 19. สามารถบนทกรายการซอสนคาไดสงสด 999 รายการ/เอกสาร

44

20. รองรบธรกจการซอบรการ (เกณฑเงนสด) และจะปรบยอดภาษซอให เมอบนทกจายช าระหน

21. เมอบนทกรบสนคาโปรแกรมบญช Express จะตงเจาหน, เพมสตอค, บนทกภาษซอ, ลงบญช และเกบสถตการซอใหทนท

ระบบควบคมเจำหนและคำใชจำยอน ๆ

ขอมลเจาหนจะถกสงมาจากระบบซอสนคา 1. สามารถพมพและแกไขรปแบบในแตละเอกสารทแตกตางกนไดถง 3 รปแบบ เชน ใบ

รบวางบล, ใบจายเงน, ใบลดหน/สงคนสนคา, ใบเพมหน และหนงสอรบรองการหกภาษ ณ ทจาย 2. สามารถบนทกคาใชจายอนๆ นอกเหนอจากเจาหนจากการซอสนคา

3. สามารถจายช าระหนไดอยางสะดวกทงการจายช าระแบบเตมบล หรอจายช าระบางสวน 4. การจายช าระหนสามารถช าระโดย เงนสด, เชค(กใบกได), บตรเครดต(เหมอนเชค), โอนเงน , ดราฟ , หกภาษ ณ ทจาย, สวนลด และก าไร/ขาดทนจากอตราแลกเปลยน 5. สามารถเรยกดยอดบลทยงคางจายของเจาหนแตละราย (ทงแบบสรปและละเอยด) เพอใชประมาณการรายจาย โดยก าหนดชวงเวลาทบลจะครบก าหนดไดเอง เชน จะตองจายภายใน 7 วน 15 วน 30 วน เปนเงนเทาไร

6. มรายงานใบรบวางบลตามวนทนดจายเชค ท าใหทราบรายจายลวงหนา เพอเตรยมท าจายไดถกตอง

7. ในเอกสารแตละใบสามารถเพมค าอธบายหมายเหตได จ านวน 5 บรรทดๆ ละ 50 ตวอกษร 8. สามารถพมพรายชอของผจ าหนายลงบนสตกเกอรและจาหนาซองจดหมาย 9. สามารถปรบเปลยนรหสผจ าหนาย และรหสคาใชจาย ไดตลอดเวลา 10. สามารถคนหาขอมลตามรหสผจ าหนาย หรอชอบรษท และม Look up ในกรณทจ ารหสไมได 11. สามารถพมพหนงสอรบรองการหกภาษ ณ ทจาย ทงแบบ ภงด.3 และภงด.53 ถกตองตามแบบกรมสรรพากรก าหนด 12. ในใบลดหน/สงคนสนคา สามารถเลอกไดวา จะหกจากใบรบสนคาเดม หรอเกบไวหกเมอจายช าระหน หรอ รบเปนเงนสด

ระบบควบคมเชคและเงนฝำกธนำคำร

45

เชครบและเชคจายจะถกสงมาจากการรบช าระหน และจายช าระหน 1. สามารถพมพและแกไขรปแบบเชคทแตกตางกนได 6 ธนาคาร 2. การรบช าระ/จายช าระหนดวยเชค ระบบบญช Express จะน าเชคไปเกบไวในทะเบยนเชค เพอใหผมหนาทดแลและตรวจสอบ 3. มรายงานเชครบเรยงตามวนทเชค เพอชวยเตอนวามเชคใบไหนทถงก าหนดน าฝาก 4. สามารถพมพใบน าฝากเชค(Pay in Slip) แทนการเขยนดวยมอ ท าใหสะดวกและรวดเรวขน 5. สามารถบนทกการผานเชคทงชดทน าฝาก หรอผานเชคทละใบกได 6. สามารถเกบประวตเชคคน (เชคเดง) เพอเกบไวพจารณาการใหเครดต 7. มรายงานเชคจายเรยงตามเลขทเชค ส าหรบตรวจสอบกบสมดเชคแตละใบทเซนตจายไป 8. มรายงานเชคจายเรยงตามวนทเชค เพอเตอนใหฝายการเงนทราบวาจะมเชคใบไหนบางและจ านวนเงนเทาไหร ทจะตดจากบญช จะไดเตรยมโอนเงนจากบญชออมทรพยเขาบญชกระแสรายวนไดทนเวลา 9. สามารถก าหนดใหระบบท าการผานเชคจายใหเองอตโนมต (ไมตองเสยเวลาผานเอง) 10. สามารถบนทกรายการทเกยวของกบบญชเงนฝากธนาคาร เชน ฝาก/ถอนเงนสด, โอนเงนระหวางธนาคาร, จายคาธรรมเนยม ฯ และพมพรายงานเพอน ามากระทบยอดกบ Bank Statement ได (ท า Bank Reconcile) 11. สามารถถอนเงนสดดวยเชคของบรษท และบนทกการขายลดเชคได ระบบภำษมลคำเพม (vat) และภำษเงนไดหก ณ ทจำย ขอมล จะถกสงมาจากระบบการซอสนคา, คาใชจายอนๆ, ลดหน/สงคนสนคา, ขายสนคา, รายไดอนๆ, ลดหน/รบคนสนคา และระบบบญช 1. สามารถบนทกการซอ/ขายไดทงแบบ ราคารวมภาษ (Inclusive) และราคาแยกภาษ (Exclusive) รวมทงรายการสนคาทไดรบการยกเวนภาษ 2. สามารถพมพรายงานภาษซอ, ภาษขาย และมลคาฐานภาษ ทมขอมลครบถวนตามทกรมสรรพากรก าหนด และน าตวเลขมากรอกในแบบ ภ.พ.30 พรอมน าสงทกวนท 15 ไดทนท 3. รองรบธรกจทขอคนภาษซอไดไมเตมจ านวน โปรแกรมจะพมพรายงานภาษซอแยกเปน 2 ยอด คอ ยอดทขอคนได และยอดทขอคนไมได 4. รองรบกรณทมใบก ากบภาษมาถงลาชาแตไมเกน 6 เดอน และกรณเกน 6 เดอน ระบบ จะแยกรายงานภาษซอออกเปน 2 รายงาน ไดแก รายงานภาษซอ (ยนปกตและยนเพมเตม) 5. รายงานภาษซอ สามารถเลอกพมพออกเครองพมพและจอภาพไดทง 2 แบบ ไดแก

46

- เรยงตามวนท ทไดรบใบก ากบภาษ ตามประกาศกรมสรรพากรฉบบท 89 มผลตงแต 29 เม.ย. 2542 - เรยงตามวนทใบก ากบภาษ ตามประกาศฉบบเกา (จะคนหาใบก ากบภาษในรายงานไดงายกวา) 6. สามารถพมพและแกไขรปแบบรายงานภาษซอทแตกตางกนได 6 แบบ และมตนฉบบทชวยใหแกไขได 7 แบบ 7. สามารถพมพและแกไขรปแบบรายงานภาษขายทแตกตางกนได 6 แบบ และมตนฉบบทชวยใหแกไขได 7 แบบ 8. สามารถเลอกวธการบนทกบญชภาษมลคาเพมได 2 แบบ คอ แบบเกณฑสทธ และแบบเกณฑเงนสด 9. สามารถพมพรายงานภาษซอ, ภาซอขาย และแบบยน ภงด. แยกตามแผนกได 10. สามารถพมพแบบยน ภงด.3, ภงด.53 ซงตรงตามแบบสรรพากรก าหนด และแนบน าสงทกวนท 7 ของเดอนไดทนท 11. สามารถก าหนดประเภทเงนได และอตราทหกภาษ ณ ทจายไวลวงหนา ท าใหเวลาทท าใบหก จะไดไมผดพลาด ระบบวเครำะหกำรขำย ท า การรวบรวมขอมลเกยวกบการขายสนคา และจดท าเปนรายงานทงแบบสรปและแบบละเอยด ขอมลเปรยบเทยบ เพอใชในการวเคราะหผลการด าเนนงานของบรษทฯ ประกอบดวยรายงานดงตอไปน 1. ประวตการขายแยกตามลกคา,ตามสนคา และตามพนกงานขาย 2. ยอดขายแยกตามเขตการขาย แจกแจงตามพนกงานขาย, ลกคา ทงแบบละเอยดและสรป 3. สรปยอดขายประจ างวด 4. สรปยอดขายเชอแยกตามลกคา (เปรยบเทยบ 12 งวด) 5. รายงานการจดล าดบยอดขาย แยกตามมลคาสนคา, ตามปรมาณ, ตามมลคาของแตละสนคา+ลกคา, ตามปรมาณของแตละสนคา+ลกคา, ตามมลคาของแตละสนคา+พนกงานขาย, ตามปรมาณของแตละสนคา+พนกงานขาย, ตามลกคา และตามพนกงานขาย 6. สรปยอดขาย(ทราบก าไรขนตนทนท) แยกตามหมวดสนคา, ตามคลง, ตามลกคา, ตามพนกงานขาย(เทยบกบเปาการขาย), ตามพนกงานขาย+ลกคา, ตามเขตการขาย+พนกงานขาย และตามเขตการขาย+ลกคา

47

ระบบวเครำะหกำรซอ ท า การรวบรวมขอมลเกยวกบการซอสนคา และจดท าเปนรายงานทงแบบสรปและแบบ

ละเอยด ขอมลเปรยบเทยบ เพอใชในการวางแผนการด าเนนงานของบรษทฯในอนาคต ประกอบดวยรายงานดงตอไปน

1. ประวตการซอ แยกตามผจ าหนาย และสนคา 2. สรปยอดซอประจ างวด 3. สรปยอดซอเชอ แยกตามผจ าหนาย (เปรยบเทยบ 12 งวด) 4. สรปยอดซอ แยกตามหมวดสนคา, ตามคลง และตามผจ าหนาย

ระบบรกษำควำมปลอดภย

ภำพท 7 ภำพตวอยำงรหสผใชระบบ 1. ผดแลระบบสามารถก าหนดสทธการใชขอมลของผใชงานแตละคนหรอแตละกลม ไดตามตองการ ท าใหปองกนผทไมเกยวของเขาไปดขอมลทเปนความลบ 2. ผใชแตละคน สามารถตงรหสผาน (PassWord) ของตนเองได 3. สามารถแบงระดบชนของผใชงานไดวาเปน พนกงาน, ผจดการแผนก หรอ ผดแลระบบ 4. สามารถก าหนดสทธการใชขอมลไดทกเมนยอย แมแตเมนยอย/รายงาน/งบการเงน ทสรางเพมเตมขนเอง 5. การเพม แกไข ยกเลก ลบ สามารถก าหนดไดวา ถาผใชเขาไปท างานแลวตองการใหเกบประวตไวหรอไม

48

6. การพมพเอกสาร สามารถก าหนดไดวา ตองการใหใครพมพดไดเฉพาะหนาจอ หรออนญาตใหใครพมพออกเครองพมพได 7. สามารถก าหนดการตรวจสอบแบบเขมงวด ท าใหงายส าหรบผดแลระบบ โดยไมจ าเปนจะตองเขาไปก าหนดสทธการใชงานเพมอก โปรแกรมบญช Express จะจดการบนทกเหตการณของผใชงานรายนนเกบไวใหทกครง 8. สามารถก าหนดการยกเลกการใชรหสผใชบางรหสเปนการชวคราว อาจเนองมาจาก พนกงานผนนลาออก หรอลาพกรอนเปนเวลานาน ๆ แตยงไมตองการลบรหสผใชรหสนทง

สงผำนรำยกำรบญชไปยงแยกประเภท หากใชงานโปรแกรมเวอรชนสรรพากร (เลขเวอรชนของโปรแกรมจะลงทายดวย x.5 เชน เวอรชน 1.5 หรอ 5.5) เพราะหากยงไมไดท าการผานรายการ จะไมมตวเลขไปปรากฏในรายงานทางบญช เชน รายงานแยกประเภท งบดล งบก าไรขาดทน และหลงจากผานรายการไปยงแยกประเภทแลว จะไมสามารถแกไขขอมลในเอกสารทผานรายการนนไดอก ดงนนจงขอใหตรวจสอบความถกตองของขอมลบญช กอนการปฏบตในขนตอนน

- ไปทเมนบญช ขอ 1 ลงประจ าวน เลอกเมนยอยขอ 1 รายการทยงไมผานบญช และเลอกสมดรายวนเลมทมรายการทยงไมผานบญช เชน สมดรายวนขาย

ภำพท 8 ภำพตวอยำงกำรเขำเมนสมดรำยวน

49

ภำพท 9 ภำพตวอยำงกำรลงผำนบญชแยกประเภท

- ระบบจะแสดงหนาจอใหก าหนดชวงเลขทเอกสาร และวนททตองการผานรายการ หากตองการผานบญชในสมดรายวนทกเลม ตามชวงวนททก าหนด ใหปลอยชอง ‘ใบส าคญจาก’ วางเอาไว และก าหนดคาในชอง ‘ถง’ ใหเปนเลขเกาไทย ดงรป จากนนก าหนดชวงวนท ทเราตองการจะปดประมวลผลสนป ซงควรจะก าหนดเปนทงป เพอใหมนใจวาขอมลบญชของปเกาทกๆ รายการจะถกผานไปยงแยกประเภททงหมด เมอเรยบรอยแลว ใหคลกปม ‘ท างาน’

ภำพท 10 ภำพตวอยำง ผำนรำยกำรแยกประเภทจำกใบส ำคญ

50

ส ำรองขอมล การปกปองและรกษาขอมลใหปลอดภยนน ขนตอนทส าคญประการหนงคอ การส ารองขอมล โดยเฉพาะอยางยงส าหรบขอมลทางบญชซงมความส าคญมาก การส ารองขอมลควรจะท าในทก ๆ วน หรออาจจะบอยขนกวานน หากมการปอนขอมลเขาไปในระหวางวนเปนจ านวนมาก หรอกอนทจะมการแกไขขอมลทส าคญในโปรแกรมบญช Express ซงรวมถงการประมวลผลสนป กมความจ าเปนทจะส ารองขอมลเอาไวกอนทจะเรมลงมอด าเนนการ

ภำพท 11 ภำพตวอยำงกำรเขำเมนส ำรองขอมล

- จากนนใหเลอกวาจะบนทกไฟลส ารองขอมลน ไปไวทไดรฟและโฟลเดอรใด ซงขอ

แนะน าใหส ารองไวในสอบนทกขอมลทอยภายนอกคอมพวเตอรทเราใชงานเปนประจ า เชน อาจจะส ารองใส Flash Drive , Thumb Drive จากในรป เปนการเลอกส ารองเอาไวในไดรฟ G: โดยชอไฟลส ารองขอมลคอ Express.5 เมอตรวจสอบความถกตองแลว ใหคลกปม ‘เรมส ารอง’

51

ภำพท 12 ภำพตวอยำง กำรตงชอส ำรองขอมล

ประวตผจดท ำ

รหสนกศกษา 5701300011

ชอ-นามสกล : นายจตภม บานชน

คณะ : บรหารธรกจ

สาขา : การบญช

ทอย : 16 ซ.ราษฎรบรณะ 22 แยก 3

แขวง/เขต ราษฎรบรณะ กทม.10140

รหสนกศกษา 5701300029

ชอ-นามสกล : นายกตตพนธ อนทโชต

คณะ : บรหารธรกจ

สาขา : การบญช

ทอย : 80 ซ.ลาดหญา 1

แขวงสมเดจเจาพระยา เขตคลองสาน

กทม 10600

รหสนกศกษา 5704300113

ชอ-นามสกล : น.ส.นาวารตน แซอง

คณะ : บรหารธรกจ

สาขา : การบญช

ทอย : 35 ซอยเลยบคลองภาษเจรญ

แขวงหนองแขม เขตหนองแขม

กทม.10160