auditoria constructora colima

7/29/2019 Auditoria Constructora Colima

1/14

INDICE:

INTRODUCCIN 4

DATOS DE LA EMPRESA 5

LOGOTIPO DE LA EMPRESA 5ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 6HISTORIA DE LA EMPRESA 7MISIN DE LA EMPRESA 7VISIN DE LA EMPRESA 7VALORES DE LA EMPRESA 7

CARTA COMPROMISO 8

JUSTIFICACIN DEL ANLISIS POR REA FUNCIONAL 9

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO INTERNO 9

SUBSISTEMAS DE OBJETIVOS 9ANLISIS DEL SUBSISTEMA DE OBJETIVOS 9SUBSISTEMA ESTRUCTURAL 10ANLISIS DEL SUBSISTEMA ESTRUCTURAL 10SUBSISTEMA FINANCIERO 10ANLISIS DEL SUBSISTEMA FINANCIERO 10SUBSISTEMA HUMANO 11ANLISIS DEL SUBSISTEMA HUMANO 11SUBSISTEMA TECNOLGICO 11ANLISIS DEL SUBSISTEMA TECNOLGICO 11

DEBILIDADES 12

FORTALEZAS 12

PLANEACIN 13

OBJETIVO GENERAL 13

ALCANCES ESPECIFICOS DE LA AUDITORA 13

DETERMINACIN DEL PERSONAL NECESARIO

13

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 14

DEFINICIN DE LAS TCNICAS A UTILIZAR 15

GUA DE AUDITORA 16


2/14

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA 16NOMINAS 17IMSS 18CAPACITACIN 18

CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CONTROL INTERNO DE LACONSTRUCTORA COLIMA 19

APROBACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA 21

INFORME 22

EVALUACIN GENERAL 22

OBSERVACIONES 23

ANEXO 26

BIBLIOGRAFIA 27

INTRODUCCIN.

El presente trabajo se desarrolla con la finalidad de reafirmar los conocimientosadquiridos en nuestras clases de Capital Humano II, as como de tener la habilidad paraen un futuro no muy lejano poder llevar a cabo nosotros mismos procesos de auditora.

En este trabajo se desarrolla punto por punto el desarrollo de una auditoria, en la cual seplasma todos los pasos a seguir para desarrollarla, tomando como ejemplo unaconstructora en la cual se auditara al departamento de Recursos Humanos.

Sabedor de que hay un gran nmero de auditoras, como lo son la contable,administrativa, operativa, etc.; me di a la tarea de realizar un ejemplo de una auditoriaadministrativa, en la cual se verifican procedimientos que se pudieron realiza errneos,o simplemente con el fin de constatar que todo el manejo administrativo de esedepartamento se est llevando a cabo de acuerdo a los procedimientos y manuales que

rigen a la empresa.En este trabajo se plasma desde la misin y visn de la empresa, as como elorganigrama y personal que realizara la auditoria, para posteriormente trazar uncronograma de las actividades que se tienen que desarrollar en el transcurso de unaauditoria, siguiendo con la revisin de toda la documentacin por parte de los auditores,

para por ultimo recibir el informe final de la auditora y poder detectar las reas deoportunidad dentro de la empresa o departamento.

DATOS DE LA EMPRESA:


3/14

ORGANIGRAMA:

HISTORIA DE LA EMPRESA:

La empresa Constructora COLIMA, inicio operaciones en el Estado de Colima en elao de 1999, fundada por el seor Lic. Javier Contreras Rico, desde un principiodedicada a la industria de la construccin, pero que con el transcurso del tiempo ygracias a la excelente visin de su propietario ha ido creciendo da a da y

posicionndose en el gusto y preferencia de la sociedad colimense.

Desde un principio esta empresa ha tenido como base de crecimiento fomentar y apoyara los constructores del Estado, fomentando el empleo en el Estado, as como la

economa de la sociedad al ofrecer servicios de calidad y a muy bajos precios, haciendocon esto que la preferencia de la sociedad la haga consolidarse como la mejor en suramo en el Estado de Colima, recibiendo un sinfn de reconocimientos a lo largo de sutrayectoria por parte de las diferentes instancias de gobierno como son las cmarasempresariales y de comercio.

MISIN DE LA EMPRESA:

Atender las necesidades en materia de construccin de la sociedad, proporcionandoservicio, calidad y precio; teniendo una rentabilidad creciente y dando a sus empleadosla posibilidad de desarrollarse.

VISIN:

Ser un grupo constructor lder en el mercado, con presencia en el Estado,distinguindose por la calidad en la prestacin de sus servicios, rentabilidad para susaccionistas y un amplio desarrollo para su personal.

VALORES:

Honestidad, Servicio, Confianza, Transparencia, Compromiso y Responsabilidad.

CARTA COMPROMISO:

Auditoria AdministrativaEn atencin a solicitud de auditora el Lic. Javier Contreras Paredes, Propietario de laConstructora COLIMA, ubicado en General Nez No. 225 de esta Cd. de Colima,considera necesaria la realizacin de una auditoria administrativa en dicha empresa quecuenta con 6 reas que se enuncian posteriormente:

1. Recursos Humanos

2. Cobranza3. rea de Recepcin


4/14

4. Mantenimiento5. Direccin

De las cuales manifiesta realizar el anlisis de las rea 1, para ello se recurri a unquipo de trabajo compuesto por personal que actualmente desempea cargos de

Contadura Pblica, Administracin de Empresas y reas afines a la Administracin yson:

Lic. Eduardo Jimnez Corral, C.P Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern.

Mismos que se reunieron el da 17 de Agosto del ao en curso acordando realizar dichaauditoria bajo el siguiente programa de trabajo:

Primera Etapa

Planeacin

La auditoria se realizar tomando como base las reas funcionales dentro de las cualesse examinaran:

Recursos Humanos

Justificacin del anlisis por rea funcional

Control de Personal.- Se percibe que existe una desorganizacin en los documentos queah se manejan, al tratar de hacer algn trmite de algn trabajador de la empresa, no eslocalizada, generando retrasos y reproceso.

Tiempo: Se propone elaborar la auditoria durante las dos primeras semanas deSeptiembre.

Diagnostico Administrativo Interno:

Subsistemas de Objetivos:Aqu se pretende medir que tan claros estn los objetivos que tiene fijados la empresa.

Para esto se entrevisto verbalmente a cuatro empleados de la empresa de distintas reaspresentando los resultados a continuacin.

Anlisis del Subsistema de Objetivos.

Los resultados arrojados fueron los siguientes:

1.1. Todos tienen una misin clara de la empresa,1.2. Se tienen objetivos claros,


5/14

1.3. A pesar de que cada integrante sabe cules son sus objetivos, les hace falta difusininterna.1.4. Se tienen bien claras las metas.1.5. No existen programas de trabajo.1.6. Se da seguimiento al cumplimiento de los objetivos, por medio de reuniones.

Subsistema Estructural:

Aqu se permitir conocer cul es la estructura organizacional de la empresa, para latoma de decisiones y ver si esta es funcional o no, analizando si los canales decomunicacin internos son los adecuados, as como las cargas de trabajo sonequilibradas.

Anlisis del Subsistema Estructural.

Los resultados de las entrevistas fueron los siguientes:

2.1. Los empleados tienen claras las funciones de cada rea,2.2. Hay desequilibrio en las cargas de trabajo,2.3. Falta de comunicacin interna apropiada,2.4. No existen manuales de organizacin,2.5. Falta apoyo administrativo en algunas reas.

Subsistema Financiero:

Es aqu en donde se ven los recursos financieros con que se maneja la empresa, en basea las entrevistas con personal del rea contable, los resultados fueron los siguientes:

Anlisis del Subsistema Financiero:

3.1. Existe una distribucin equitativa de los recursos financieros entre las reas de laempresa.3.2. El departamento de contabilidad no cuenta con informacin confiable y oportunaacerca de sus costos de operacin,3.3. Hay trabajo continuo en la reduccin de costos3.4. No reciben apoyo tcnico o asesora en la toma de decisiones financieras.

Subsistema Humano:En este subsistema se verifica y analiza las relaciones interpersonales que se dan entrelas diferentes personas, as como las relaciones laborales entre las distintas reas quecomponen la empresa.

Anlisis del Sistema Humano:

4.1. Los pagos de los salarios son adecuados.4.2. Existe un buen clima organizacional,4.3. Existe disciplina y aceptacin a las polticas de la empresa

4.4. No existe un estilo definido en la direccin de la empresa,4.5. Los jefes colaboran con los trabajadores,


6/14

4.6. Existen oportunidades de ascenso en la empresa.

Subsistema Tecnolgico:

Dentro de este anlisis se revisa si la tecnologa con la que cuenta la empresa y en la

cual realizan sus funciones los empleados es la adecuada para el tipo de actividad que sedesempea.

Anlisis del Subsistema Tecnolgico:

5.1. La tecnologa no est actualizada para realizar el trabajo,5.2. Algunos cuentan con el material necesario para realizar su trabajo sin ningncontratiempo,5.3. La capacitacin del personal no es la suficiente,5.4. Se cuenta con el equipo necesario para realizar el trabajo sin prdida de tiempo,5.5. El mantenimiento preventivo y correctivo al activo fijo, no es muy constante,

5.6. No todas las ideas o sugerencias para mejorar las instalaciones son tomadas encuenta.5.7. No se tiene implantado ningn mecanismo para medir estndares de calidad en elservicio que se brinda.

Respecto al anlisis que se realiza en todos los aspectos de la empresa se detallan acontinuacin sus debilidades y fortalezas.

DEBILIDADES:

a) La empresa no cuenta con canales adecuados de comunicacin interna por lo cual,cierto personal desconoce o no cumple con las metas y objetivos de la empresa.

b) Falta un programa de trabajo para cada rea laboral de la empresa.

c) No se cuenta en la empresa con un manual de organizacin, que lleve a una buenatoma de decisiones y permita una adecuada distribucin del trabajo.

d) Falta implantar liderazgo por parte de la direccin y gerencia de la empresa.

e) No existen sistemas para medir estndares de calidad y servicio en la empresa.

f) Los sistemas de tecnologa que se tienen en la empresa son obsoletos e inadecuadospara ciertas reas de la empresa.

g) Falta impartir capacitacin en algunas reas y procesos de trabajo, ya que lostrabajadores en ocasiones desconocen la forma de realizar sus labores o manejar ciertosaparatos o maquinas necesarias para el desempeo de sus labores.

FORTALEZAS:

a) Existe un buen clima organizacional dentro de la empresa, lo que permite la

resolucin de problemas en forma rpida y oportuna,


7/14

b) Existen constantes oportunidades de ascenso en la empresa,

c) El pago a los trabajadores es oportuno y adecuado en relacin a las empresas de lacompetencia,

d) Existe disponibilidad para el trabajo y disciplina dentro de la organizacin,

e) A pesar de las debilidades que enfrenta la empresa, los clientes siguen teniendo lapreferencia con esta empresa con respecto a las de la competencia.

PLANEACIN.

Objetivo General

Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las reas

funcionales a auditar, como son, Recursos Humanos y que no nos permiten alcanzar losobjetivos organizacionales.

Alcance Especfico de la Auditoria

La presente auditoria se realizar por reas funcionales dado que se especificaclaramente en cuales de estas se detecta las inconsistencia.

Determinacin del personal necesario.

Lic. Eduardo Jimnez Corral, C.P Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

Definicin de las Tcnicas a utilizar

Metodo William P. Leonard

Es un examen comprensivo y constructivo de una empresa, de una institucin o decualquier parte de un organismo en cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos ycontroles, su forma de operacin y sus equipos humanos y fsicos.

Fernndez Arena Jos Antonio

Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivosorganizacionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a su

estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.


8/14

Se determin utilizar una combinacin de ambos mtodos.

GUA DE AUDITORIA:

Procedimiento de auditoria

OBJETIVO:Localizar e identificar las causas que estn originando los malos resultados en las reasfuncionales a auditar, como es Recursos Humanos, y que no nos permiten alcanzar losobjetivos organizacionales.

Recabar los manuales de procedimientos, polticas, programas y reglamentos internos;para verificar que las operaciones de la empresa se realicen con base en la normatividad.

Solicitar el organigrama actualizado para analizar la estructura organizacionalSolicitar la plantilla de personal actualizada, para:a) Realizar una inspeccin fsica y verificar que el personal se encuentre en su rea

de adscripcin.b) Verificar que se cuente con un control de asistencia, mediante el cual se registrela asistencia y permanencia del personal.

NOMINASSolicitar listado de pago de tiempo extra y pago quincenal a los trabajadores de laempresa, para verificar se est depositando puntualmente su salario a los trabajadores

Obtener archivo de listados de asistencias de trabajadores de base, temporales yeventuales de la constructora para corroborar que se est llegando y saliendo en loshorarios establecidos y no hay ausencias del personal a sus labores.Verificar formatos de todas las incapacidades del personal de la empresa, y checar sucorrecta aplicacin.Solicitar listados de vacaciones de trabajadores con el fin de checar se cumpla con sus

periodos vacacionales en tiempo y formaRecabar listado de permisos de personal para ver se estn aplicando los descuentos ensu pago correctamente.Verificar toda la documentacin se est archivando en el lugar adecuado y en formaordenada para su pronta localizacin.

IMSSSolicitar listado de Altas y bajas de los trabajadores temporales ante el IMSS, paracomprobar se est cumpliendo con darles atencin mdica oportuna a los trabajadores ysus familias.Revisar listado de pagos al IMSS (cuotas obrero patronales, pago del seguro facultativo

para los jubilados y pago del modulo 10 para los trabajadores activos; para verificar seest cumpliendo con estos oportunamente.Solicitar documentacin de prestaciones excedentes (lentes, ortopedia, endodoncias)que se hayan otorgado a los trabajadores, para verificar se est cumpliendo con el pagode dicha prestacin.Constatar se tenga toda la documentacin de su rea en orden y archivada.

CAPACITACIN


9/14

Solicitar documentacin de todos los cursos de capacitacin impartidos al personaldentro y fuera de la empresa, para constatar se est dando la capacitacin adecuada al

personalRevisar listado de asistencias del personal para verificar estn asistencia a lacapacitacin que se les imparte.

Entrevistar al personal de estudios en nivel acadmico, para constatar se est dando elapoyo necesario para sus estudios.Revisar la documentacin de las becas otorgadas a los hijos de los trabajadores, con elfin de conocer que no exista faltante de documentos en los expedientes de estos.Verificar en los listados de capacitacin, que los instructores sean los adecuados,dependiendo del tipo de instruccin que se le d al personal en su capacitacin.

CUESTIONARIO DE ANLISIS DE CONTROL INTERNO DE LACONSTRUCTORA COLIMA.

1. Conoces la misin y visin de la empresa?

Si No

2. Crees que los objetivos en la empresa y en t rea de trabajo se cumplen?

Si No

3. Conoces el programa de trabajo de t rea?

Si No

4. Se te ha proporcionado tus funciones de trabajo dentro de tu rea de desempeo?

Si No

5. Existe un manual de organizacin actualizado?

Si No

6. Son adecuados los salarios de t rea, considerando el nivel de los mercadosactuales?

Si No

7. Cundo surgen problemas en t rea de trabajo, estas se resuelven de manerapacfica, por medio del dialogo y tratando de llegar a las mejores soluciones posibles?

Si No

8. Las polticas y prcticas, los horarios y la disciplina son aceptados por todo elpersonal de manera natural y sin que afecten en el trabajo?

Si No


10/14

9. La tecnologa existente en la empresa es la adecuada para realizar sus funciones?

Si No

10. El personal se encuentra debidamente capacitado para realizar sus funciones o para

el manejo de los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones?

Si No

11. Se cuenta en la empresa y rea de servicio con el equipo e instrumentos necesariospara desarrollar sus trabajos sin prdidas de tiempo?

Si No

12. Existen mecanismos para la medicin de estndares de calidad en los servicios quebrinda la empresa?

Si No

Aprobacin del programa de auditoria

En base a la informacin analizada con anterioridad es necesario, efectuar la auditoria aesta organizacin, con la finalidad detectar y corregir las anomalas detectadas en lasreas funcionales.

En la Cd. Colima, Col. a 31 de Agosto del 2009, se reuni el Lic. Javier ContrerasParedes, Propietario de la Constructora COLIMA, ubicado en General Nez No. 225de esta Cd., con el despacho Contreras y Asociados, con la finalidad de presentar uncontrato de prestacin de servicios profesionales (Auditora Administrativa), el cualabarcar el rea funcional de:

Recursos Humanos

Se estima tendr un duracin del 01 de Septiembre al 17 de Septiembre del ao encurso.

Se acuerda el pago de honorarios de un total de 35,000.00 (Treinta y Cinco Mil Pesos

00/100 M.N.), el cual se detallan a continuacin:50% a la firma del contrato y el otro 50% a la entrega del informe final.

Equipo auditor que realizar el trabajo Honorarios:

Lic. Eduardo Jimnez Corral (Auditor Principal) $17,500.00 C.P. Blanca Gonzlez Trejo, Lic. Benjamn Lpez Ibarra, Ing. Jos Humberto Lira Pia, Lic. Tomas Barrios Caldern


11/14

NOTA: La informacin que resulte de esta auditora ser estrictamente confidencial yde uso exclusivo de la Institucin objeto de este contrato.

INFORME:

EVALUACIN GENERAL:

De la revisin practicada a la Constructora Colima, con el fin de hacer una revisin a loscontroles internos por medio de una auditoria administrativa al departamento deRecursos Humanos se desprenden las siguientes observaciones:

1. Existe un control inadecuado para llevar el registro de asistencias del personal.

2. Existen expedientes del personal incompletos.

3. La tecnologa con la que se manejan las operaciones del rea est obsoleta y le falta

mantenimiento, por lo cual no se tiene un correcto resguardo de la informacin.

4. Los manuales de organizacin obsoletos.

5. Falta capacitacin adecuada, a algunos trabajadores respecto al manejo de equipos yherramientas necesarios para el desempeo de sus funciones.

6. Se debe de tener mayor liderazgo en la empresa y tener firmeza en la toma dedecisiones.

.

OBSERVACIONES:

OBSERVACINRECOMENDACINFECHA DE SOLUCIN1. CONTROL DE ASISTENCIASITUACIN ACTUAL:Al realizar una inspeccin al departamento de nominas, en cuanto a los registros deasistencias, se detecto que Jacobo Arias, se encontraba laborando no teniendo registrada

su asistencia en el reloj de asistencias y salidas, sin tener justificante algunoCORRECTIVA:Implementacin de un control de asistencias que permita llevar un registro deincidencias que se presenten da a da.CAUSA:El no contar con un control que lleve el registro de las asistencias.EFECTO:Provoca se paguen sueldos no devengados.

OBSERVACINRECOMENDACIN

FECHA DE SOLUCIN2. RECURSOS HUMANOS


12/14

SITUACIN ACTUAL:Al analizar los expedientes de los trabajadores temporales Roberto Gmez Tirado yJess Palacios Tinajero, se detecto que no se tenan sus actas de nacimiento, as comosus movimientos de trabajo de los ltimos quince das.

CORRECTIVA:

Realizar todos los movimientos de trabajo al da y no recibir documentos de lostrabajadores, hasta que estos los tengan completos.CAUSA:Al momento de entregar su documentacin, les hicieron falta documentos y nunca se lesexigieron de nueva cuenta, as como falta del personal encargado de nominas de irregistrando los movimientos laborales al da.EFECTO:La secretaria del trabajo pudiera aplicar sanciones en caso de la falta de documentacincompleta de los trabajadores as como por la falta de movimientos oportunos de los daslaborados de los trabajadores temporales, afectando el patrimonio de la empresa.

OBSERVACINRECOMENDACINFECHA DE SOLUCIN3. TECNOLOGASITUACIN ACTUAL:Al trabajar en el equipo de cmputo de la empresa, se detecto que las maquinas yatienen muchos aos de servicio y no cuentan con la capacidad de almacenamientosuficiente, as como los programas de estas ya no son los adecuados para el desarrollode ciertas reas de trabajo. CORRECTIVA:Comprar equipo de cmputo nuevo y programas adecuados para el desarrollo de lasfunciones del personal.CAUSA:Se comenta que no se han cambiado los equipos de cmputo por falta de presupuestosuficiente.EFECTO:Los trabajadores que cuentan con equipo de cmputo lento por lo cual no desempeansus funciones con rapidez, adems de que se pierde informacin por la falta decapacidad del disco duro de la computadora.


FECHA DE SOLUCIN4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACINSITUACIN ACTUAL:En el anlisis de la organizacin se detecto que no cuentan con un manual de la

procedimientos, el que se encontr tiene ya muchos aos de haber sido elaborado y estobsoleto.

CORRECTIVA:Elaborar un manual por parte de los directivos en los cuales se especifiquen lasfunciones de cada puesto y difundirlos entre los trabajadores.CAUSA:

No se cuenta con un manual de procedimientos que se d a conocer a los empleados

EFECTO:


13/14

Los trabajadores no tiene claras las funciones a realizar y existe una sobrecarga detrabajo en algunos puestos.


FECHA DE SOLUCIN5. CAPACITACINSITUACIN ACTUAL:Al efectuar una inspeccin con el Sr. Fernando Corona sobre la forma de realizar suslabores, se detecto que este no saba al 100% la forma de operar uno de los equipos conlos que se realiza la fabricacin de tabicn, pudiendo ocasionar un accidente de trabajoy prdidas econmicas para la empresa y lesiones al trabajador. CORRECTIVA:Disear programas de capacitacin de acuerdo a las necesidades de cada puesto detrabajo y de acuerdo al equipo de trabajo que se necesite operar.CAUSA:

No se le da la adecuada capacitacin al personal para el manejo de equipos necesarios

para el desarrollo del trabajo.EFECTO:Fala de visin de los encargados de capacitacin para detectar las necesidades decapacitacin en sus trabajadores.

OBSERVACINRECOMENDACINFECHA DE SOLUCIN6. DIRECCINSITUACIN ACTUAL:Al hacer una revisin a todas las reas, se detecto que no existe un liderazgo eficaz en laempresa y falta un mayor grado de firmeza en la toma de decisiones, para que losdirectivos tomen las acciones correctivas necesarias para el logro de los objetivos ymetas de la empresa.

CORRECTIVA:Capacitar a la direccin y gerencia en liderazgo para la adecuada toma de decisiones.CAUSA:Se deja que los directivos de cada rea tomen sus decisiones, sin hacer una supervisineficiente de los planes de trabajo de estos para el logro de los resultadosEFECTO:Falta del carcter suficiente de los lideres para tomar el adecuado control de la empresa,

con la consecuencia de tener malos resultados en todas las reas si no se toman lasmedidas necesarias a tiempo.

ANEXO:

La presente auditoria fue realizada por los siguientes auditores:

NOMBRECARGOFIRMA

Lic. Eduardo Jimnez Corral


14/14

C.P Blanca Gonzlez Trejo

Lic. Benjamn Lpez Ibarra

Ing. Jos Humberto Lira Pia

Lic. Tomas Barrios Caldern.

BIBLIOGRAFA:

AUDITORA ADMINISTRATIVAGestin estratgica del cambioEnrique Benjamn FRANKLINSegunda EdicinEDITORIAL PEARSON

PAGINAS WEB:

http://www.mitecnologico.com/Main/MetodoDeWilliamPLeonard

auditoria constructora colima

Documents