aula 18 - manualização
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MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais
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Conceito
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes dever ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.
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Indicadores
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de: Divulgação Coordenação Análise Treinamento
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Objetivos Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.
O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.
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Vantagens
Importante e constante fonte de informações sobre o trabalho realizado na empresa;
Facilitam o processo de efetivar normas; Fixam critérios e padrões; Evitam discussões e equívocos; Possibilitam treinamento aos novos e antigos
funcionários Restringem a improvisação inadequada.
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Desvantagens Não são a solução para todos os problemas
administrativos da emrpesa; Se não for elaborado cuidadosamente pode causar
inconvenientes ao desenvolvimento normal das operações;
Pode ter elevado custo de preparação e atualização;
São pouco flexíveis; Incluem somente os aspectos formais da empresa; Freiam a iniciativa e a criatividade individual; Seu uso pode ser prejudicado se a redação for
muito prolixa, pouco clara, deficiente e inadequada.
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Estratégia para a Manualização Itemizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.
Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.
Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;
Distribuir o manual.
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Tipos e Técnicas de Manualização
Manual de Organização: tem como escopo a própria organização.
Manual de Instruções Especializadas, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.
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Tipos e Técnicas de Manualização Manual de Formulários: define a
finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa.
Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento.
Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase.
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Tipos e Técnicas de Manualização Manual do Empregado: Mais
utilizados nos níveis hierárquicos mais baixos. Propicia rápido entendimento da empresa ao novo funcionário, apresentando direitos e deveres do mesmo.
Manual de Finalidade Múltipla: É um único manual que atende aos vários aspectos considerados pelos outros tipos de manuais (estruturas mais simples).
Manual de Políticas e Diretrizes: Contém a descrição detalhada e completa dos parâmetros para tomada de decisão pelos executivos.
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Tipos de Manuais Manual de Instruções Especializadas
Instruções Origem Áreas de Operação Justificativas das Instruções
Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificação dos Assuntos Preparo e Emissão de Normas Padrões para redação de
comunicações normativas Modificação de Normas
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Tipos de Manuais Manual de Processo
Normas Básicas Processo Interface
Manual de Serviços (a) Normas básicas Roteiro de Execução Roteiro de supervisão
Manual de Serviços (b) Normas legais Roteiro de Execução Formulários Interface Roteiro de Supervisão
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Tipos de Manuais Manual de Formulários
Objetivos Freqüência Preenchimento Fluxograma Interface Anexos
Manual de Seqüência administrativa Processo Formulários Volume Espaço Físico Cuidados na Supervisão
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Recomendações Finais O manual é elaborado para quem
não sabe, pois quem sabe não o consulta.
Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.
É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual
É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.
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Estrutura de um manual Índice Apresentação Instruções de uso Contgeúdo básico Apêndice ou anexo Glossário Índice temático, e Bibliografia
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Fases da elaboração do manual Definição do objetivo do
manual; Escolha dos responsáveis
pela preparação; Análise preliminar da
empresa; Planejamento das atividades; Levantamento de
informações; Elaboração propriamente dita; Distribuição; Instrução aos usuários; e Acompanhamento do uso.
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MANUALIZAÇÃO
Formulação e Análise Estrutural
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Objetivos Explicar os objetivos e diretrizes básicas
da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral.
Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.
Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas.
Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura
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Objetivos Atender às exigências das
normas internacionais (série ISO 9000, ou mesmo da série ISO 14000 que trata das questões ambientais).
Manualização, no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização.
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Tipos e Técnicas de Manualização 1. Manual de Política
Processo decisório (unidades de direção)
Delegação de autoridade Processo decisório (unidades
de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).
Coordenação global Intervenção ambiental
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2. Manual de Organização (a)
Políticas e diretrizes organizacionais.
Estrutura orgânica Competências Estatutos e regimentos
internos Quadro de pessoal
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2. Manual de Organização (b)
Introdução Objetivos do manual Definição das finalidades e
objetivos da organização Organogramas parciais e
global Descrição por unidades Descrição de cargos
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2. Manual de Organização (c)
Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade
Ascendente Descendente
Funções
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2. Manual de Organização (d) Preliminares Quadro Organizacional Planos de ação
natureza estratégica natureza operacional
Envolvimento ambiental circunstancial permanente
Atuação individual-conceitual
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Recomendações Finais A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.
Forma de impressão do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfuração da folha (quando
for o caso) Formato da folha padrão
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Recomendações Finais Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso): tamanho gravação ferragens
O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.
O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.
A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.