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VALIDACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico
Código: LG8-GD-AL-PR-01
Elaboró Revisó
________________________________ _______________________________
Autorizó
___________________________________
Fecha de documentación: __23/08/2013____________________________________________ Número de Revisión: _ REVISIÓN 01__________________________________________
Ing. Mauricio Buendía López Jefe del Departamento de
Abastecimiento y Distribución Lic. Enrique Sierra Méndez
Jefe del Departamento de Almacén Ing. David Martínez Beltrán
Subjefe de Almacén
C.P. Sergio Hernández Campos Gerente de Distribución Lic. Pedro López Pérez
Gerente de Librerías
COMERI
PRESENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
Objetivo(s):
Realizar la recepción, almacenamiento, surtido, empaque de material bibliográfico en el almacén
central, así como su distribución a clientes y puntos de venta
GLOSARIO:
AF: Área de Ferias y Eventos Especiales CA: Capturista del Almacén CIC: Centro de Información Comercial CC: Cartera de clientes DG. Director General de Educal S.A. de C.V. DP: Dirección de Publicaciones del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes DCC: Departamento de Crédito y Cobranza DOCUMENTO DEL PROVEEDOR: Factura, Remisión, Recibo, Oficio y/o correo electrónico que ampara el material entregado por el proveedor EDUCAL: Educal, S.A. de C.V. EAR: Encargado del Área de Recepción EACC: Encargado del Área de Control de Colecciones EAC: Encargado del Área de Compras EAM: Encargado del Área de Mínimos EAG: Encargado del Área de Guarda EAS: Encargado del Área de Surtido ESEMC: Encargado de Surtido, Empaque y Mesa de Control. EMC: Encargado de Mesa de Control EAE: Encargado del área de empaque EPP: Equipo de protección personal conformado por el conjunto de elementos y dispositivos de uso personal, diseñados específicamente para proteger al trabajador contra accidentes y enfermedades que pudieran ser causados con motivo de sus actividades de trabajo GD: Gerente de Distribución GL: Gerente de Librerías JDAD: Jefe del Departamento de Abastecimiento y Distribución JAL: Jefe de Almacén; JLZC: Jefe de Librerías Zona Centro JV: Jefe de Ventas RMP: Responsable de mensajería y paquetería SCIAE.- Sistema de Control Integral del Almacén de Educal SDAD: Subjefe del Departamento de Abastecimiento y Distribución SJAL: Subjefe de Almacén
Marco Normativo:
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley de Planeación
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Ley Federal de Entidades Paraestatales.
Ley Federal de Protección al consumidor.
Ley Federal de responsabilidades administrativas de los servidores públicos.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de Contabilidad Gubernamental
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018
Manuales (MANUALES ADMINISTRATIVOS DE APLICACIÓN GENERAL EN LA APF), procedimientos y normas de la Entidad
Código de Conducta de los Servidores Públicos de EDUCAL Referencias:
• Guía para la elaboración y actualización de Manuales de Procedimientos, 2013
Alcance:
• Aplica a la GD, GL y sus respectivos Departamentos, así como DCC
Responsabilidades:
Del DG:
Autorizar las salidas sin valor comercial (remisionadas) de los materiales entregados como difusión y promoción cultural a Instituciones públicas y privadas.
Del DG, GL, GD:
En el caso de la generación de pedidos en préstamo deberán estar autorizados por el DG, GD y/o GL, el pedido tendrá una vigencia de 30 días naturales, después de transcurrido este plazo se deberá realizar la devolución o el Departamento de Ventas generará el pedido correspondiente a fin de facturar al promotor o a la persona que firmó de autorización.
Del JAL:
Supervisar la recepción, almacenamiento y el control del material bibliográfico y productos
culturales que se encuentren resguardados en el Almacén Central
Administrar la distribución de los espacios para organizar el material dentro del Almacén
Central
Del EAR:
No deberá recibir material de proveedores que tengan DEVOLUCIONES en tránsito en el
Departamento de Abastecimiento y Distribución.
Recibir el material bibliográfico y de otros productos culturales de los proveedores,
verificando que la cantidad de ejemplares no sea mayor a lo solicitado o en su caso a lo
descrito en la factura, remisión, oficios y recibos.
Asegurar que la recepción del material bibliográfico y otros productos culturales sea
mediante: orden de compra, aviso para la recepción de material bibliográfico, notificación de
edición, factura, remisión, recibos y oficios.
Recibir ejemplar por ejemplar verificando que se encuentren en buen estado.
Realizar en tiempo real la entrada al sistema del material recibido y entregar impresión al
área correspondiente para notificar su recepción.
Trasladar el material recibido al área de guarda y/o mínimos.
Controlar en el área de tránsito los materiales coeditados por el CONACULTA y solicitar la
autorización del área requirente para generar la entrada o en su caso, llevar a cabo la
devolución correspondiente.
Registrar y controlar los materiales que se entregan a vistas, a las diferentes áreas, de
acuerdo al Anexo 1 (Relación de entrega de material (Área de Recepción))
Del CA;
Realizar las entradas del material en trámite, al SCIAE, previa revisión del JAL.
Asegurar que se realicen las salidas correspondientes para cada una de las entradas en
trámite.
Capturar las entradas de las devoluciones que hayan sido revisadas físicamente
provenientes de ferias y eventos especiales y del parque comercial.
Capturar y registrar las salidas de material propuestas para baja y en préstamo.
Del EAG;
Confirmar que el material bibliográfico y productos culturales corresponda a la entrada
registrada.
Aplicar las medidas de seguridad establecidas en el Anexo 2, para su control, a fin de evitar
faltantes y en su caso, reportarlos inmediatamente al JAL.
Almacenar los materiales recibidos en el Almacén Central, asegurando:
Que el manejo se realice con precaución para la debida preservación del producto.
Que se coloque en la ubicación asignada.
Mantener actualizados los rótulos que identifican el material en cada ubicación.
Mantener el orden de los espacios en los que se encuentre el material bibliográfico y/o
productos culturales dentro del área de guarda.
Identificar los materiales de nulo o de lento desplazamiento, para su devolución al
proveedor o redistribución.
Del EAM;
Mantener la disponibilidad de material bibliográfico y de otros productos culturales en el
área de mínimos, para el surtido,
Aplicar las medidas de seguridad establecidas en el Anexo 2, para su control, a fin de evitar
faltantes y en su caso, reportarlos inmediatamente al JAL.
Almacenar los materiales recibidos en el área, asegurando:
Que el manejo se realice con precaución para la debida preservación del producto.
Que se coloque en la ubicación asignada.
Mantener el orden de los espacios y actualizar los rótulos que identifican el material en cada
ubicación.
Identificar los materiales de nulo o de lento desplazamiento, para su devolución al
proveedor o redistribución.
Reintegrar el material remanente, resultado del surtido de pedidos, entregado por el EAS
Mantener el orden y control de los ejemplares en el área de material maltratado.
Del PERSONAL DEL ALMACÉN CENTRAL;
Notificar al JAL , EAG y/o EAM el material dañado o maltratado
Mantener el orden, el acomodo, limpieza y el cuidado de los materiales.
Realizar recomendaciones a su jefe inmediato, para mejorar el desempeño de sus funciones
Utilizar durante sus actividades su EPP
Del ESEMC;
Coordinar la atención y seguimiento oportuno a los pedidos capturados en el SCIAE.
Organizar y controlar el proceso de surtido y empaque de material bibliográfico y productos
culturales resguardados en el almacén central de Educal, asegurando el registro y actualización
permanente de los movimientos que afectan al inventario físico.
Supervisar y evaluar las actividades del personal que surte y empaca el material resguardado
en el almacén central
Coordinar la realización de pruebas selectivas del material empacado a fin de descartar
diferencias de inventario.
Registrar y controlar los reportes de diferencias por sobrantes y faltantes en los pedidos
atendidos.
Del EMC
Asegurar la realización de:
La impresión de los pedidos confirmados en el SCIAE, así como su entrega al EAS, la
reimpresión del pedido o folio de salida únicamente podrá autorizarla el ESEMC y/o JAL.
La corrección de los pedidos registrados por los surtidores y empacadores, debidamente
firmados por el encargado del área correspondiente (EAG, EAS, ESEMC y JAL)
La asignación de folio de salida de los pedidos
Controlar los documentos fiscales, órdenes de compra, pedidos y salidas de almacén
Anexar el soporte de entrega de las salidas con observación “SÓLO TRÁMITE” antes de su
entrega al Departamento de Abastecimiento y Distribución
Elaborar el reporte mensual de salidas generadas en el sistema a más tardar 10 días
hábiles después de concluido el mes, deberá señalar los folios de salida que no fueron
entregados al CD para la cancelación correspondiente con firma de autorización del ESEMC,
JAL y/o JDAD, y copia a las áreas de comercialización.
Recabar nombre y firma del personal del almacén que recibió el material de pedidos y/o
folios de salida cancelados en el sistema
Del EAS
Clasificar los pedidos de acuerdo a los rubros señalados en el Anexo 3
Asignar al personal para el surtido de los pedidos recibidos indicando en su caso su
ubicación en el almacén
Informar oportunamente al ESEMC sobre los pedidos que no fueron atendidos por falta de
existencias físicas o en su caso porque el material se encuentra en mal estado
Controlar que los pedidos surtidos sean turnados al área de empaque recabando nombre y
firma en el registro de surtido.
Del EAE
Verificar que la maquinaria y equipo funcionen óptimamente y en su caso reportar al
ESEMC cualquier falla en su funcionamiento
Verificar diariamente al inicio de su jornada que las básculas registren el peso de acuerdo al
patrón de medida
Controlar los materiales de empaque y reportar al ESEMC su reserva de insumos.
Consolidar los pedidos de acuerdo a su destino y controla sus documentos relacionando
todos los pedidos que conformarán la remesa.
Asignar al personal para el empaque de los pedidos surtidos
Supervisar que el empaque y embalaje se realice asegurando la preservación del producto
Asegurar la recepción de los documentos que amparan la salida de material empacado y
trasladarlo con el SDAD
Asegurar que las cajas, paquetes y/o atados de material bibliográfico estén identificadas
con los siguientes datos:
Número de Control de Almacén (Pedido)
Folio de Salida
Nombre ó razón social
Número de cajas, paquetes y atados
Peso
En su caso, etiqueta de embarque
DIABLO___________ EXTINTOR____________ TAPÓN DE GASOLINA________TAPÓN DE GASOLINA________
LLAVE DE CRUZ ______________________________
LLANTA DE REFACCIÓN______________________
HORA DE SALIDA_____________________________
FECHA: __________________________PLACAS:___________________________
GASOLINA ENTRADA___________________
KM.REGRESO__________________________
V E H Í C U L O : _______________________________
GASOLINA SALIDA____________________________
KM. SALIDA__________________________________
CAJA DE HERRAMIENTA_________________
HORA DE REGRESO_____________________
GATO HIDRÁULICO_____________________ NOMBRE PERSONAL DE VIGILANCIA:_________________________________
EFECTIVO PARA GASTOS DE RUTA: $_________________________________
Supervisar que los empacadores cumplan con los niveles de seguridad establecidos por la
organización para el empaque de pedidos Anexo 4
Del JDAD
Autorizar las rutas de distribución de material bibliográfico y otros productos culturales
propuestas por el SDAD
Verificar y validar la facturación resultado de los envíos de mensajería y paquetería
Supervisar que la captura de datos de entrega se encuentren disponibles para su consulta
en el sistema
Del SDAD
Verificar que las cajas, paquetes y/o atados de material bibliográfico que recibe para su
distribución, corresponda con lo descrito en la hoja frontal inspeccionando lo siguiente:
Número de Control de Almacén (Pedido)
Folio de Salida
Nombre ó razón social
Número de cajas, paquetes y atados
Peso
En su caso, etiqueta de embarque
Clasificar los pedidos en locales y foráneos tomando en cuenta las observaciones
registradas en la Hoja Frontal y en su caso en la Factura
Clasificar los documentos de los pedidos locales por zona (centro, norte y sur) para programar
las entregas a los puntos de venta y clientes previa autorización del JDAD registrando en la
Hoja de Ruta Anexo 5 los folios de salida, destino, contenido y ejemplares que distribuirá el
personal de reparto, así como los conceptos siguientes reportando cualquier anomalía a la
salida o regreso del vehículo
Entregar al RMP ,los documentos que amparan los pedidos foráneos
Verificar las que al realizar la entrega de material el personal de reparto cumpla con lo
descrito en el Anexo 6
Verificar que las cajas, paquetes y/o atados embarcados para entregas locales en vehículos
propiedad de Educal correspondan en cantidades a los registrados en la Hoja Frontal y Hoja de
Ruta
En el caso de recepción de otros productos (papelería, mobiliario, equipo de cómputo, etc.),
únicamente serán recibidos para programar su envío previa solicitud por escrito y los materiales
deberán estar empacados e identificados y en su caso flejados por parte del almacén origen
Almacén de Productos Culturales (Productos culturales), Consumos Internos (Papelería),
Almacén de Activo Fijo (mobiliario y equipo), etc. con el documento de salida correspondiente.
Del RMP
Contar los sobres, cajas, paquetes y/o atados que serán documentados para su envío
Entregar las salidas de almacén que ampara los pedidos foráneos para su documentación
por parte del servicio contratado
Verificar que los datos registrados en la guía de embarque corresponda con los descritos en
la Hoja Frontal
Asegurar que sólo sean embarcados los sobres, cajas, paquetes y/o atados cuantificados
Del Personal de Reparto
Realizar la distribución y entrega de material bibliográfico de acuerdo a lo descrito en el
Anexo 6
Registra hoja frontal con los datos de embarque (No. de guía, fecha, costo, peso,
transporte) y entrega al CD
Del CD:
Recibir y revisar los documentos que amparan la entrega de material bibliográfico con el
acuse original debidamente firmado y/o sellado por el cliente, en su caso la guía de embarque
correspondiente para su captura en el sistema y archivo
En el caso de entregas realizadas por Educal proporcionar los acuses físicos que soliciten
las áreas, únicamente podrá proporcionar documentos que se encuentren en el archivo del
Almacén considerando el tiempo de conservación señalado en este documento, en su apartado
“REGISTROS”
En el caso de los envíos foráneos únicamente podrá proporcionar el número de guía con el
cual fueron embarcados, sí las áreas requieren acuse físico de envíos foráneos deberán
solicitarlo por escrito al JDAD para que dicho documento sea requerido al transporte contratado.
Se debe tomar en cuenta que la Empresa de Transporte conserva los acuses de recibido
solo hasta seis meses, por lo que en caso de que el documento solicitado se encuentre
fuera de este periodo, no será posible su entrega.
Verificar y controlar los folios reportados mensualmente por el EMC para tener
identificados los documentos no recibidos físicamente y tramitar su cancelación en el sistema
dentro de los cinco días hábiles posteriores a la recepción del reporte.
Verificar que los documentos reportados por EMC para su cancelación cuenten con la firma
y nombre EAG y EAS de acuerdo al material surtido y en el caso de las salidas con
observaciones de solo “TRAMITE” deben contar con la firma del ESEMC
Registrar solicitud de cancelación en el sistema de los documentos (folios de salida y/o
factura) no recibidos de acuerdo al reporte mensual emitido por el EMC
Archivar, controlar y foliar los documentos recibidos para que el Almacén Central a través
del Área de Mesa de Control realice su registro en el IFAI
DIAGRAMA DE BLOQUES
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico
Personal de repartoSDADCartera de ClientesEMCPersonal del área
de empaqueEAE
Consolidación de
pedidos
El pedido lo
recogen en
almacén
Empaque de
pedidos
Asignación de
folio de salida
13
14
15
NO
El pedido es
de Cartera de
Clientes
Entrega de
documentos
soporte
SI
16
Integración de
documentos
facturados
17
Entrega de
pedidos surtidos y
empacados
18
NO
Recepción de
pedidos a enviar
19
SI
Clasificación de
pedidos
El pedido es local,
foráneo, recogen en
almacén o
exportación
Elabora Hoja de
Ruta
20
21
LOCAL
Carga y entrega
de material
3
Foraneo
3
Recogen
en almacén
3
Exportaci
ón
FORANEORECOGEN
EN
ALMACEN
EXPORTACION
3
Local
22
1
3
Faltante
3
Maltrata
do
EDU-GD-PO-02-
FT-04
EDU-GD-PO-02-
FT-05
EDU-GD-PO-02-
FT-05 y 06
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico
CDEDADRMPESEMCSDAD
2
Local
Recepción de
documentos de
entrega
El pedido registro
faltante, sobrante
o cambio físico
23
Atención de
faltante
24
Faltante
originado en el
almacén
SI
2
Faltante
SI Faltante
Atención de
sobrante
SI Sobrante
25
Atención de
maltratado
26
SI Maltratado
2
Maltrata
do
NO
2
Foráneo
Recepción de
documentos de
envíos foráneos
27
Recuperación de
documentos de
pedidos foráneos
con guía de
embarque
28
2
Entrega
en
Almacén
Entrega en
Almacén
29
2
Exportac
ión
Identificación de
tipo de
exportación
30
Requiere
intervención de
agente aduanal
Solicita servicio
para envío de
exportación
31
SI
Recepción de
documentos de
pedidos
distribuidos
NO
32
El pedido es de
punto de venta
propio
Distribución de
documentos
NO
33
Archivo de
documentos
34
SI
Confirmación de
entrega
35
FIN
EDU-GD-PO-02-
FT-06
EDU-GD-PO-02-
FT-11
EDU-GD-PO-02-
FT-06
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
ETAPA
ACTIVIDAD
PUESTO DE ESTRUCTURA
RESPONSABLE
1 Aviso para la
entrega de material bibliográfico
1.1 Informa al EAR el arribo de material por parte del proveedor a través de la documentación correspondiente
Vigilancia
2 Verifica reporte de DEVOLUCIONES
2.1 El proveedor tiene devoluciones en tránsito? Si: No se recibe material. FIN DE PROCEDIMIENTO NO: pasa a la etapa siguiente
EAR
3 Verifica procedencia del material
3.1 El material es de la DGP Si: revisa oficio, remisión y requisita el Anexo 7 “Reporte de ingreso de material” recabando las firmas solicitadas en el mismo y una vez recibida la notificación de edición Anexo 8 debidamente codificada pasa a la etapa 7 No: Continúa en la etapa 4 NOTA: Cuando el material recibido es novedad, se entrega muestra al DG, GD, GL, y partes integrantes descritas en el Anexo 1
EAR
4 Revisión de documentos
4.1 4.1 Verifica que la documentación este integrada por:
Orden de Compra autorizada
DOCUMENTO DEL PROVEEDOR 4.2 Confirma que lo descrito en la documentación
señalada anteriormente coincida en título, cantidad, precio y descuento
NOTA: Deberá recibir el número de copias solicitadas en la Orden de Compra
EAR
5 Verificación y recepción de material.
5.1 Recibe pieza por pieza verificando que el material coincida con el DOCUMENTO DEL PROVEEDOR en títulos y cantidades
SI: Sella documento y pasa a la etapa 7 NO: pasa a la etapa 6
NOTA: En el caso de que el material a verificar sea superior a las 1000 unidades realiza prueba selectiva de conformidad con el Anexo 9
EAR
6 Recepción de material con cantidades diferentes
6.1 En el caso de material solicitado por las áreas de la GL y la GD con excepción del área de Ventas Especiales recibe títulos coincidentes con el DOCUMENTO DEL PROVEEDOR y no acepta títulos no incluidos en la orden de compra, ni cantidad mayor a la solicitada
NOTA: En el caso de material solicitado por el área de Ventas Especiales sólo se recibirán los títulos que se entreguen en las cantidades solicitadas en la Orden de Compra
EAR
7 Captura la entrada del material
7.1 Traslada y entrega material al EAG, EAM y/o EAS atendiendo al material de que se trate
7.2 Registra la entrada de material en el SCIAE Anexo 10 e imprime en 3 tantos:
Original: archivo Copia 1: proveedor Copia 2: Recursos Financieros 7.3 Entrega copia de factura o remisión, así como de
la entrada al almacén, al proveedor. NOTA: El área solicitante podrá consultar las entradas al almacén a través de la página atenas.educal.com.mx
EAR
8 Captura y confirmación de pedido en el SCIAE
8.1 Captura y confirma el pedido en el SCIAE de acuerdo a la “Clasificación de Pedidos” Anexo 3 previa verificación de existencias NOTA: En el caso de la generación de pedidos en préstamo deberán estar autorizados por el DG, GD y/o GL, el pedido tendrá una vigencia de 30 días naturales, después de transcurrido este plazo se deberá generar la devolución o el Departamento de ventas generará el pedido correspondiente a fin de facturar al promotor o a la persona que firmó la autorización. (El límite máximo de salidas pendientes de cierre será de 3, por lo que después de esta cantidad la cuenta del requirente será bloqueada)
Control de Colecciones, DLF, DLZC, Cartera de Clientes, Ventas Especiales
9 Impresión de pedidos
9.1Consulta e imprime pedidos confirmados en el sistema. 9.2 Entrega los pedidos impresos al EAS para ser surtidos
Mesa de Control
10 Clasificación de pedidos
10.1 Clasifica pedidos de acuerdo a las categorías señaladas en el Anexo 3 10.2 Turna el pedido al personal para el surtido
EAS
11 Surtido de pedidos 11.1 Surte pedidos en los títulos y cantidades solicitados asegurándose que el material se encuentre en buen estado. 11.2 El pedido se surtió completo:
Personal del área de Surtido
SI: pasa a la etapa 13 NO: Notifica al EAS del material que no fue surtido y pasa a la etapa 12
12 Notificación de surtido incompleto de material
12.1 Consulta existencia, ubicación e instruye lo necesario para su surtido, corrección o cancelación
EAS
13 Entrega de material al área de empaque
13.1 Registra en libreta de control y traslada el material al área de empaque 13.2 Recaba acuse de recibo del área de empaque
Personal del área de Surtido
14 Consolidación de pedidos
14.1 Consolida pedidos de acuerdo a su destino y controla sus documentos relacionando todos los pedidos que conformarán la remesa
14.2 El pedido lo recogen en el almacén
SI: No se empaca, pasa a mesa de Control y en su caso se realizan las correcciones para asignar folio de salida traslada y entrega al Departamento de Abastecimiento y Distribución recabando acuse de recibo en la libreta de control y pasa a la etapa 20
NO: se asigna al personal para el empaque de los pedidos surtidos y pasa a la etapa 15
EAE
15 Empaque de pedidos
15.1 Empaca pedidos de acuerdo a lo descrito en el Anexo 4 15.2 Coloca documentos en el buzón de pedidos empacados
Personal del área de Empaque
16 Asignación de folios de salida del almacén
16.1 Recolecta documentos en el buzón de pedidos empacados 16.2 En su caso aplica corrección con la firma de autorización del ESEMC y/o EAS y asigna folio de salida del almacén 16.3 El pedido es del área de Cartera de Clientes? SI: pasa a la etapa 17 NO: Entrega documento al EAE y pasa a la etapa 19
EMC
17 Entrega de documentos soporte
17.1 En caso de ser pedido en firme o firme con derecho a devolución, factura y entrega al EMC con las copias correspondientes tanto de factura como Orden de Compra
17.2 En caso de ser pedido en consignación entrega al EMC la Orden de Compra con las copias requeridas por el cliente.
Cartera de Clientes
18 Integración de documentos
18.1 En su caso integra facturas y órdenes de compra con las salidas de almacén correspondientes
18.2 El pedido se identificó como SOLO TRÁMITE?
EMC
SI: Se asignará folio de salida cuando el área requirente entregue el soporte que avale la entrega del material, posteriormente el EMC registra su entrega en la libreta de salidas y entrega al CD y pasa a la etapa 33.
NO: Turna documento al EAE y pasa a la siguiente etapa
19 Entrega de pedidos surtidos y empacados
19.1 Recibe documentos e identifica las cajas, paquetes y/o atados de material bibliográfico con los siguientes datos:
Número de Control de Almacén (Pedido)
Folio de Salida
Nombre ó razón social
Número de cajas, paquetes y atados
Peso
En su caso, etiqueta de embarque
19.2 Concentra pedidos en locales, foráneos y/o exportación 19.3 Traslada y entrega al Departamento de Abastecimiento y Distribución recabando acuse de recibo en la libreta de control
EAE
20 Recepción de pedidos a enviar
20.1 Recibe material en cajas, paquetes, atados o a granel asegurándose de recibir la documentación necesaria para su entrega y confirma que los datos registrados coinciden con la Hoja Frontal 20.2 Firma de recibido en libreta de control y registra datos correspondientes en la Hoja Frontal
SDAD
21 Clasificación de pedidos
21.1 Clasifica los pedidos tomando en cuenta las observaciones registradas en la Hoja Frontal y en su caso en la Factura
21.2 El pedido es local, foráneo, recogen en almacén o es de exportación?
LOCAL: pasa a la etapa 22
FORÁNEO: entrega documentos al RMP y pasa a la etapa 28
RECOGEN EN ALMACEN: pasa a la etapa 30
EXPORTACIÓN: Notifica al JDAD y pasa a la etapa 31
SDAD
22 Elaboración de Hoja de Ruta
22.1 Clasifica los documentos de los pedidos locales por zona (centro, norte y sur) para programar las entregas a los puntos de venta y clientes previa autorización del JDAD registrando
SDAD
en la Hoja de Ruta Anexo 5 los folios de salida, destino, contenido y ejemplares que distribuirá el personal de reparto, así como los conceptos solicitados en el rubro de la Hoja de Ruta, reportando cualquier anomalía.
22.2 Entrega al personal de reparto Anexo 5 debidamente registrado con los documentos correspondientes
23 Carga de material en vehículos propiedad de Educal
23.1 Ubica y concentra las cajas paquetes y/o atados registrados en la ruta asignada por SDAD 23.2 Carga vehículo con supervisión del SDAD 23.3 Realiza la entrega de pedidos a puntos de venta y clientes locales cumpliendo con lo descrito en el Anexo 6
23.4 Requisita los datos de entrega solicitados en el Anexo 5
23.5 Entrega documentos al SDAD
NOTA: el personal que realice distribución de material sólo está autorizado para recibir dinero en efectivo por parte del cliente hasta un monto de $3,000.00 M/N
Personal de Reparto (Chofer de carga pesada y/o Almacenista)
24 Recepción de documentos de entrega
24.1 Recibe documentos y verifica el cumplimiento de las condiciones descritas en el Anexo 6
24.2 El pedido registró faltante, sobrante o cambio físico?
SI:FALTANTE: notifica al ESEMC pasa a la etapa 25
SOBRANTE: pasa a la etapa 26
MALTRATADO: pasa a la etapa 27
NO: Pasa a la etapa 33
NOTA: En el caso de que no se haya entregado la totalidad de los pedidos registrados en el Anexo 5, dichos pedidos serán reprogramados en la próxima ruta.
SDAD
25 Atención de pedido con faltante
25.1 Registra en el control para la notificación de faltantes y sobrantes y asigna consecutivo para su atención 25.2 Realiza la trazabilidad del pedido para identificar donde se originó el faltante 25.3 Faltante originado en almacén? SI: a)En su caso se entrega el material físicamente al SDAD para su entrega al cliente y pasa a la etapa 22 b)Si el faltante corresponde a un pedido de un punto
ESEMC
de venta propio se elabora entrada por devolución por el material faltante de acuerdo a lo descrito en el procedimiento LG8-GD-AL-PR-02, etapa 9. Pasa a la etapa 33 NO: Se turna a la UAJ aplicando el procedimiento LG8-GL-PR-02 y pasa a la etapa 33
26 Atención de pedido con sobrante
26.1 Registra en el control para la notificación de faltantes y sobrantes y asigna consecutivo para su atención 26.2 El material es devuelto al almacén? SI: Se entrega el material al EAS para su reintegración y pasa a la etapa 32 NO: Se autoriza al área solicitante la generación del pedido “SÓLO TRÁMITE” detallando en las observaciones las indicaciones de la autorización y pasa a la etapa 18
ESEMC
27 Atención de pedido con material maltratado
27.1 Tiene existencias el almacén? SI: Entrega el material maltratado al EAS quien lo reintegra al área destinada en el almacén y se entrega cambio físico al SDAD para su envío al punto de venta. NO: Se autoriza devolución al almacén, se aplica lo descrito en el procedimiento LG8-GD-AL-PR-02, etapa 9.
ESEMC
28 Recepción de documentación de envíos foráneos
28.1 Recibe documentos correspondientes a envíos foráneos y cuantifica cajas paquetes, sobres y/o atados 28.2 Turna documentos al personal asignado por la empresa de Paquetería para elaborar la GUIA DE EMBARQUE
RMP
29 Recuperación de DOCUMENTOS DE PEDIDO foráneo con GUIA DE EMBARQUE
29.1 Recupera DOCUMENTOS DE PEDIDO foráneo con GUIA DE EMBARQUE. 29.2 Coteja que los datos registrados en la Hoja Frontal y GUIA DE EMBARQUE sean coincidentes 29.3 Requisita el formato “ENTREGAS EN EL DEPARTAMENTO” Anexo 11 recabando firma del documentador y entrega copia a vigilancia al cierre del día 29.4 Registra datos de envío en Hoja Frontal y turna DOCUMENTOS DE PEDIDO con el CD 29.5 Archiva GUIAS DE EMBARQUE al cierre del día y pasa a la etapa 33 NOTA: para servicio de entrega 24 hrs. requerirá la autorización del Gerente del área solicitante
RMP
30 Entrega de pedidos en almacén
30.1 Recibe aviso de vigilancia de la llegada del cliente para la recepción de pedido 30.2 Entrega el pedido de acuerdo a lo descrito en el
SDAD
Anexo 6 y pasa a la etapa 33
31 Identificación de tipo de exportación
31.1 Identifica si requiere la intervención de un agente aduanal SI: pasa a la etapa 31 NO: solicita recolección al transporte que corresponda, embarca y pasa a la etapa 32
JDAD
32 Envío de exportación
32.1 Solicita el servicio de la empresa transportista internacional señalando el tipo de envío (aéreo, marítimo o terrestre) 32.2 Embarca material con las especificaciones de empaque del material y documentos requeridos por el transportista NOTA: Será responsabilidad del área solicitante integrar la documentación necesaria que sea solicitada por el transportista
JDAD
33 Recepción de documentos de pedidos distribuidos
33.1 Recibe documentos y captura datos de entrega en el SCIAE 33.2 El pedido es de puntos de venta propios? SI: Pasa a la etapa 35 NO: Pasa a la etapa 34 33.3 Tramitar la cancelación en el sistema, de los Folios de salida generados por el encargado de MC y que no fueron recibidos en el periodo reportado 33.4 Verificar que los documentos a cancelar, cuenten con nombre y firma de recibido del material a reintegrar del EAG y EAS 33.5 Verificar que los documentos a cancelar con la leyenda de SOLO TRAMITE, deberán contar con la autorización y firma del ESEMC 33.6 Registrar la Solicitud de cancelación en el sistema de los documentos no recibidos, de acuerdo al reporte mensual emitido por EMC
CD
34 Distribución de documentos
34.1 Distribuye documentos de la siguiente forma a) CARTERA DE CLIENTES, VENTAS
ESPECIALES, FERIAS INTERNACIONALES Y VENTAS INTERNET: Copia de acuse de recibo de la salida del almacén, Hoja Frontal y en su caso copia de la factura y guía de embarque
NOTA: en el caso de pedidos de Cartera de Clientes, Ventas Especiales, Ventas Internet y exportación se entrega al Departamento de Crédito y Cobranza la factura de acuerdo a las condiciones de pago y en su caso copia de la guía de embarque.
CD
35 Archivo de documentos
35.1 Archiva copia de la salida del almacén, original de Hoja Frontal en su caso copia de la factura y
CD
orden de compra.
36 Confirmación de entrega
36.1 En el caso de pedidos embarcados a puntos de venta propios foráneos confirmará la entrega a través de la validación de los servicios prestados mensualmente FIN DEL PROCEDIMIENTO
JDAD
Tiempo máximo de ejecución: 9 días hábiles
ANEXOS
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
PROPÓSITO
CÓDIGO DEL DOCUMENTO
Relación de entrega de material (Área de Recepción)
Controlar las novedades que se entregan a vistas AL-PR-A-01
Medidas de seguridad para material recibido
Prevención para la preservación del producto
AL-PR-A-02
Clasificación de pedidos Clasificar e identificar los pedidos por categorías para su atención oportuna
AL-PR-A-03
Niveles de seguridad de empaque
Establecer las medidas de seguridad para asegurar que los materiales empacados lleguen a su destino completos y en buen estado
AL-PR-A-04
Hoja de Ruta Programar y controlar los envíos en vehículos propiedad de la entidad
AL-PR-A-05
Lineamientos para la entrega de material
Establecer los mecanismos a observar para el personal responsable de entrega de material
AL-PR-A-06
Reporte de ingreso de material
Registro y control de la recepción de material entregado por proveedores
AL-PR-A-07
Notificación de Edición Requisito para el ingreso al SCIAE de los materiales de la Dirección de Publicaciones
AL-PR-A-08
Tabla de inspección para la recepción de materiales del proveedor
Determinar la cantidad de unidades que deberán inspeccionarse en la recepción de materiales
AL-PR-A-09
Entrada de material al Almacén Central
Registro y control de los materiales recibidos de los proveedores, así como su disponibilidad de distribución
AL-PR-A-10
Entregas en el Departamento de Abastecimiento y Distribución
Registro de las entregas realizadas en el almacén
AL-PR-A-11
ANEXOS
1. RELACIÓN DE ENTREGA DE MATERIAL (ÁREA DE RECEPCIÓN)
FOLIO
OFICINA CANTIDAD
DIR. GRAL.
DISTRI.
CIC.
C.C.
VENTAS
VENTAS
VENTAS
VENTAS
VENTAS
DISTRI.
INTERNET
LIB. FOR.
LIB. CENTRO
SISTEMAS
LIB. CENTRO
MIGUEL MATUS
ENCARGADO DE GUARDA
CARLOS MERAZ
ENCARGADO DE RECEPCION
FECHA DE ENTREGA A GUARDA
CANTIDAD FISICA ENTREGADA A
GUARDA ENTREGA RECIBE
LUIS GONZALEZ QUIÑONES
JOSE LUIS SOTO
HECTOR JIMENEZ
ISAURA BARRITA
CESAR MEDINA
LIC. PEDRO LOPEZ
ING. ALEJANDRO OSORIO
OSCAR MORALES
SERGIO HERNANDEZ
PILAR CENTENO
MTRO. JORGE HERNANDEZ
MARIA DE LOS ANGELES VEGA
ARMANDO MENDOZA
SERGIO ALVAREZ CELAYA
EJEMPLARES DE SALAS DE LECTURA EJEMPLARES PARA DISTRIBUCIÓN OFICIAL
LIC. HÉCTOR CHÁVEZ
MATERIAL EN PRÉSTAMO
NOMBRE Y CARGO FIRMA Y FECHA FECHA DEVOLUCIÓN
EJEMPLARES PARA COMERCIALIZACIÓN
FIRMA
ENTRADA SISTEMA
FECHA
NOTIFICACIÓN DE EDICIÓNOFICIO AVISO DE EDICIÓN
FECHA FECHA
CANTIDAD RECIBIDA ENTRADA MANUAL
FECHA FECHA
GERENCIA DE DISTRIBUCIÓN
RELACIÒN DE ENTREGA DE MATERIAL (ÁREA DE RECEPCIÓN)
TÍTULO PROVEEDOR
DP
IMPRESOR
IEPSA
2. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA MATERIAL RECIBIDO
3. CLASIFICACIÓN DE PEDIDOS Y/O SALIDAS
ANEXO 3
CLASIFICACIÓN DE PEDIDOS Y/O SALIDAS
Propósito: establecer las categorías para clasificar los pedidos y/o salidas por surtir para su
atención oportuna:
A. PEDIDO CARTERA DE CLIENTES LOCALES (DEPTO. DE VENTAS)
B. PEDIDO CARTERA DE CLIENTES FORÁNEAS (DEPTO. DE VENTAS)
C. PEDIDO LIBRERÍAS LOCALES (ÁREA DE CONTROL DE COLECCIONES)
D. PEDIDO LIBRERIAS FORÁNEAS (ÁREA DE CONTROL DE COLECCIONES)
E. PEDIDO FERIAS Y EVENTOS ESPECIALES (DEPTO. LIBRERIAS FORÁNEAS)
F. SALIDA DISTRIBUCIÓN OFICIAL (DG, GD Y GL)
G. PEDIDO VENTAS ESPECIALES (DEPTO. VENTAS) H. PEDIDO LIBROBUS (DEPTO. LIBRERIAS FORÁNEAS) I. PEDIDOPRODUCTOS CULTURALES (DEPTO. PRODUCTOS CULTURALES) J. SALIDA DE MATERIAL A PRÉSTAMO (DG, GD Y GL) K. SALIDA SIN VALOR COMERCIAL “REMISIONADA” (DG)
Anexo 4
Propósito: Establecer las medidas de seguridad para asegurar que los pedidos
empacados lleguen a su destino completos y en buen estado.
I. De la selección de la caja o empaquetamiento apropiado
A. El empacador deberá seleccionar el tipo de empaque apropiado tomando
en cuenta la cantidad de material y sus características, así como su destino.
Asegurando que tenga la debida protección, con el objeto de que llegue sin
deterioro al cliente.
B. Para el caso de pedidos de exportación, se deberán observar las
especificaciones que el transportista internacional indique.
II. De los niveles de seguridad para pedidos foráneos
Primero. Bolsa de plástico transparente cerrada con cinturón de plástico
Segundo. Cajas, paquetes o atados cerrados con cinta canela Institucional
Tercero. Cajas, paquetes o atados asegurados con fleje
III. De las medidas en general para el empaque de pedidos
A. El empacador debe confirmar que el material físico corresponde al descrito
en el pedido, por lo que deberá leer completamente el título y cantidad
B. El material debe ser empacado limpio
C. El empacador se asegurará de registrar en los documentos de trabajo la
cantidad de ejemplares por título que va empacando
D. Elaborará la relación de empaque, anotando el número de caja o paquete
en que se empaca el material
E. El material debe ser empacado en el orden que se encuentra descrito en el
pedido
F. Las cajas no deberán pesar más de 30 kg para facilitar su manejo
G. Anotar el número de pedido en la caja, atado o paquete
H. Registrar el peso de cada caja, paquete o atado
I. Flejar las cajas, paquetes o atados
J. Registrar en el pedido y hoja frontal, si existen correcciones y señalarlas
con marca textos
K. Reportar los incidentes que detecten en el empaque de pedidos al
encargado del turno
4. NIVELES DE SEGURIDAD DE EMPAQUE
DIABLO___________ EXTINTOR____________ TAPÓN DE GASOLINA________
Caja cerrada Libro X Libro
GATO HIDRÁULICO_____________________ NOMBRE PERSONAL DE VIGILANCIA:_________________________________
LLANTA DE REFACCIÓN______________________ CAJA DE HERRAMIENTA________________
GASOLINA SALIDA____________________________ GASOLINA ENTRADA___________________
KM. SALIDA__________________________________ KM.REGRESO__________________________
HORA DE SALIDA_____________________________ HORA DE REGRESO_____________________
Hora de entrega Observaciones
EDUCAL S.A. DE C.V.DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
HOJA DE RUTAV E H Í C U L O : _______________________________ PLACAS:______________________________ FECHA: ___________________
No. De folio y Departamento Destinatario Contenido EjemplaresForma de Entrega
EFECTIVO PARA GASTOS DE RUTA: $________________________________
LLAVE DE CRUZ ______________________________
JEFE DEL DEPARTA DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN CHOFER AYUDANTE (S)
5. HOJA DE RUTA
1. El operador (Chofer) recibirá Hoja de Ruta al inicio de la jornada y verificará que los
documentos coincidan con los datos registrados en ésta
2. Consolidar el material a entregar verificando que la cantidad de cajas paquetes y/o atados
coincida con lo registrado en la Hoja Frontal así como el número de pedido y folio de salida
3. Al realizar la carga en los vehículos propiedad de Educal deberá entregar copia de la Hoja de
Ruta al personal de vigilancia para que verifiquen la cantidad de cajas paquetes y/o atados
ingresados al vehículo
4. La entrega de material deberá realizarse Pieza X Pieza recabando nombre, fecha y firma del
cliente, entregando copia de la salida, excepcionalmente y previa autorización del JDAD, si éste
solicita su recepción a caja cerrada deberá registrar la leyenda “Material Completo”, en ningún
caso quedará sujeto a revisión
5. Si se detectan diferencias al momento de la entrega deberá reportarlo de inmediato al EAEMC
para su registro y en su caso autorización de entrega
6. En el caso de pedidos de contado contra entrega que el cliente pague en efectivo, el personal
que efectúe distribución de material, sólo estará autorizado para recibir dinero en efectivo hasta
por $3,000.00, el cual deberá entregar inmediatamente a su llegada al almacén central al SDAD
para su registro y liberación correspondiente, en caso de no entregar el efectivo será
responsabilidad del chofer, ayudante y/o SDAD el pago del mismo.
7. Para la entrega de pedidos de contado, entrega factura original, recibe efectivo o cheque (Sólo
si el cliente cuenta con autorización para realizar este tipo de pago), o depósito bancario
recabando nombre, firma, sello y fecha de recibido en la factura.
8. Para el caso de documentos de pedidos generados por el Departamento de Ventas el Controlador de Documentos CD deberá entregar al departamento de Crédito y Cobranza la factura original con sello y/o firma del cliente, Orden de Compra Original, salida del Almacén Central y en su caso contra recibo del cliente recabando nombre, firma y fecha por parte del personal del Departamento de Crédito y Cobranza en la bitácora correspondiente.
9. Para entrega de pedidos en consignación generados por el Departamento de Ventas a solicitud por escrito del promotor entrega copia de la salida del almacén con sello y/o firma del cliente recabando nombre, firma y fecha por parte del personal del Departamento de Ventas en la bitácora correspondiente.
10. Realizar la descarga de material dando aviso al personal de vigilancia para su verificación y entregar el material al SDAD
11. Entrega Hoja de Ruta y documentación de para verificar los requisitos de entrega señalados en los puntos 4 al 9
12. En el caso de que el operador (Chofer) se haga acreedor a una multa de tránsito derivada de
alguna infracción señalada en el Reglamento de Tránsito vigente del área en la cual haya sido
comisionado a realizar entregas, el operador será el responsable de dar aviso de esta situación
y realizar el pago inmediato a mas tardar 5 días hábiles después de registrada la infracción, lo
anterior con la intención de evitar recargos y/o restricciones de circulación al vehículo propiedad
de la Entidad.
13. El operador (Chofer) deberá reportar cualquier desperfecto mecánico y/o eléctrico que detecte
en el vehículo mediante bitácora, registrando nombre, fecha, placas del vehículo y firma, con la
intención que en caso de presentarse una infracción por estos supuestos no sea el responsable
de la misma, trasladando esta responsabilidad a la entidad, en este caso el responsable del
área deberá solicitar el registro de acta administrativa para deslindar responsabilidades.
EDUCAL S.A. DE C.V.
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA DE MATERIAL
6. LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA DE MATERIAL
7. REPORTE DE INGRESO DE MATERIAL
8. NOTIFICACIÓN DE EDICIÓN
9. TABLA DE INSPECCIÓN PARA LA RECEPCIÓN DE MATERIALES DEL PROVEEDOR
25000
24000
23000
22000
21000
20000
19000
18000
17000
16000
15000
14000
13000
12000
11000
10000
9000
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
6000 5800 5800 5600 5200 5000 4800 4600 4400 4200 4000 3800 3600 3400 3200 3000 2800 2600 2400 2200 2000 1800 1600 1400 1000
CANTIDAD DE EJEMPLARES A RECIBIR
CANTIDAD DE EJEMPLARES A REVISAR
10. ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN
Caja cerrada Libro X Libro
NOMBRE O RAZON SOCIALDOCTO.FOLIO DE
SALIDA
ENTREGAS EN EL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
EDUCAL S.A. DE C.V.
SELLO Y FIRMA SELLO Y FIRMA
AUTORIZÓ AUTORIZÓ
No. DE CAJASNo. DE
PAQUETES
No. DE
ATADOS
No. DE
SOBRES
Forma de EntregaDEPTO.
SOLICITANTEDESTINO
11. ENTREGAS EN EL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
REGISTROS
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
DOCUEMENTOS DE TRABAJO
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
RESPONSABLE DE
CONSERVAR
CÓDIGO DE REGISTRO
Hoja de Ruta 1 Año JDAD AL-PR-R-01
Reporte de ingresos de material del Almacén.
2 Años EAR AL-PR-R-02
Entrada de material del Almacén Central.
2 Años JAL AL-PR-R-03
Entregas en el Departamento de Abastecimiento y Distribución
1 Año JDAD
AL-PR-R-04
Control para la notificación de faltantes y sobrantes
1 Año ESEMC
AL-PR-R-05
Guía de Embarque 2 Años JDAD AL-PR-R-06
Hoja Frontal 2 Años JDAD AL-PR-R-07
Salida del Almacén 2 Años JDAD AL-PR-R-08
HISTORIAL DE CAMBIOS
Procedimiento para Recepción, Almacenamiento, Surtido, Empaque y Distribución de Material Bibliográfico Código: LG8-GD-AL-PR-01
REVISIÓN No.
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
MOTIVO(S)
01
PENDIENTE
ADECUACIÓN DEL FORMATO
ACTUALIZACIÓN DE ACUERDO A LA GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 2013