bab 2 landasan teorilibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2/rs1_2019_1... · 2020. 3. 28. · 13...
TRANSCRIPT
13
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Kerangka Teori
2.1.1 Pengertian Sistem
Ada beberapa ahli yang menjelaskan mengenai system, diantaranya
yakni:
Mengatakan sistem adalah suatu rangkaian yang terdiri dari dua atau
lebih komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi satu sama
lain untuk mencapai tujuan, dimana sistem biasanya terbagi dalam sub system
yang lebih kecil yang mendukung system yang lebih besar. (Romney &
Steinbart, 2015, p. 3)
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau utuk
melakukan sasaran yang tertentu. (Hutahaean, 2014, p. 2)
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan
kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan satu dengan yang
lain untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi
Pengertian Informasi juga banyak disampaikan oleh beberapa ahli,
diantaranya.
Informasi adalah data yang telah dikelola dan diproses untuk
memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan. (Romney
& Steinbart, 2015, p. 4)
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu betuk yang
penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata atau yang dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.
Dari kesimpulan para ahli yang telah disebutkan, dapat disimpulkan
bahwa Informasi merupakan suatu data yang diolah sehingga bisa
memberikan nilai untuk pengambilan keputusan. (Hutahaean, 2014, p. 9)
14
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
(Hutahaean, 2014, p. 13)
Sistem Informasi bisa berupa gabungan yang teratur dari manusia,
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data,
dan polis serta proses yang menyimpan, menarik, mengubah dan
menyebarkan Informasi dalam perusahaan. (Marakas & O'Brien, 2013, p. 4)
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem Informasi adalah
suatu sistem yang diproses dan didistribusikan kepada para pengguna sesuai
yang pengguna tersebut butuhkan.
2.1.4 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem adalah proses kerja untuk menguji sistem Informasi
yang sudah ada dengan lingkungannya sehingga diperoleh petunjuk berbagai
kemungkinan perbaikan yang dapat dilakukan dalam meningkatkan
kemampuan sistem. (Mardi, 2011, p. 124)
Analisis Sistem terdiri dari mengidentifikasi masalah, mengidentifikasi
penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan Informasi
yang diperlukan oleh sistem. (Laudon & Laudon, 2010, p. 515)
Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa Analisis Sistem adalah proses
kerja untuk menguji, mengidentifikasi masalah, mengindetifikasi
penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan yang
dibutuhkan sistem dengan lingkungannya sehingga dapat meningkatkan
kemampuan sistem.
15
2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem
Pengembangan sistem idealnya dilaksanakan dalam suatu kerangka
rancangan induk sistem yang mengkoordinasikan proyek pengembangan
sistem kedalam rancangan strategis perusahaan. (Mardi, 2011, p. 124)
Perancangan Sistem merupakan keseluruhan rencana atau model untuk
sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan bentuk
dan struktur. (Laudon & Laudon, 2010, p. 517)
2.1.6 Requirements
Requirement untuk suatu sistem adalah deskripsi dari layanan yang
harus disediakan oleh sistem dan kendala dalam operasinya. Requirement ini
mencerminkan kebutuhan pelanggan untuk sistem yang melayani tujuan
tertentu seperti mengendalikan perangkat, melakukan pemesanan, atau
mencari Informasi.
Istilah Requirement tidak digunakan secara konsisten dalam industri
perangkat lunak. Dalam beberapa kasus, Requirement hanyalah pernyataan
abstrak tingkat tinggi dari suatu layanan yang harus disediakan oleh suatu
sistem atau kendala pada suatu sistem.
Ada beberapa macam requirement (kebutuhan) menurut Sommerville
yaitu:
1) User requirements
User requirements adalah pernyataan, dalam bahasa alami plus
diagram, tentang layanan apa yang diharapkan disediakan sistem untuk
pengguna sistem dan kendala yang harus digunakannya. User
requirements dapat beragam, mulai dari pernyataan luas tentang Fitur
sistem yang diperlukan hingga uraian fungsionalitas sistem yang
terperinci.
2) System requirements
System requirements adalah deskripsi yang lebih terperinci tentang
fungsi, layanan, dan kendala operasional sistem perangkat lunak.
Dokumen persyaratan sistem (kadang-kadang disebut spesifikasi
fungsional) harus menentukan dengan tepat apa yang harus
diimplementasikan. Ini mungkin merupakan bagian dari kontrak antara
16
pembeli sistem dan pengembang perangkat lunak. (Sommerville, 2016, p.
102)
2.1.7 Enterprise Resource Planning (ERP)
2.1.7.1 Pengertian ERP
Ada beberapa pendapat dari pada ahli mengenai pengertian tentang
ERP diantaranya yaitu:
Menurut jurnal yang ditulis oleh Wicaksono, Mulyo, & Riantono
(2015, p. 26) yang berisi bahwa ERP (Enterprise Resource Planning) atau
dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan Perencanaan Sumber Daya
Perusahaan adalah struktur sistem Informasi yang dapat mengintegrasikan
fungsi pemasaran (marketing), fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi
keuangan/Finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya.
ERP telah berkembang sebagai alat integrasi yang memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data
sehingga dapat dengan mudah diakses oleh semua bagian yang
membutuhkan, termasuk mengintegrasikan hubungan perusahaan dengan
pemasok.
ERP merupakan seperangkat sistem perangkat lunak yang digunakan
untuk menjadi sistem utama yang diperlukan untuk mendukung enterprise
system yang akan mengintegrasikan proses bisnis dan Informasi dari seluruh
area fungsional organisasi, seperti: pemasaran dan penjualan, penerimaan
kas, pembelian, pengeluaran kas, sumber daya manusia, produksi dan
logistik, dan laporan bisnis. (Gelinas, Dull, & Wheeler, 2012, p. 4)
Dari berbagai pembahasan mengenai tokoh diatas dapat disimpulkan
bahwa ERP merupakan sebuah perangkat lunak yang berguna untuk
mengintegrasikan semua aplikasi yang ada di dalam suatu perusahaan di
dalam suatu database agar dapat diakses dengan mudah oleh bagian yang
membutuhkan.
17
2.1.7.2 Tujuan ERP
Tujuan utama dari penerapan sistem ERP ini adalah untuk
meningkatkan dan memperkuat efektivitas dari sumber daya yang ada dalam
perusahaan, seperti;
• Sumber daya manusia, di mana setiap anggota perusahaan memiliki
tanggung jawab dan memiliki kemampuan untuk menciptakan suasana
produktif dalam perusahaan.
• Sumber daya produksi, agar perusahaan tersebut dapat menghasilkan
produk yang lebih berkualitas.
• Penjualan, di mana perusahaan mampu meningkatkan penjualan dengan
adanya pemasaran yang lebih efektif.
• Laporan keuangan perusahaan dan akuntansi logistic perusahaan yang
lebih efektif dan terintegrasi.
• Mampu mengikuti kompetitif.
• Untuk menghindari permasalahan sumber daya yang rumit di masa
yang akan datang. (Yasin, 2013, p. 7)
2.1.7.3 Keuntungan dan Kerugian ERP
Dalam proses implementasi ERP menurut Rainer, Prince, &
Cegielski (2015, p. 273-275) terdapat beberapa keuntungan, namun juga
terdapat beberapa kerugian diantaranya yaitu:
2.1.7.3.1 Keuntungan ERP
Beberapa keuntungan dari implementasi:
• Organizational Flexibility and Agility
o Sistem ERP membongkar bisnis proses, sistem
Informasi, dan sumber daya Informasi milik
perusahaan yang dijalankan sebelumnya. Dengan
dilakukannya hal tersebut, organisasi menjadi lebih
fleksibel, cepat, dan adaptif. Perusahaan menjadi
lebih cepat dalam menangGapi kondisi bisnis yang
berubah dan memanfaatkan kesempatan bisnis.
18
• Decision Support
o Sistem ERP menyediakan Informasi yang penting
mengenai perForma bisnis kepada tiap area
fungsional perusahaan. Informasi ini membantu
pihak manajemen untuk mengambil keputusan
yang tepat untuk perusahaan.
• Quality Support
o Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan
proses bisnis milik perusahaan, menghasilkan
peningkatan kepada kualitas produksi, distribusi
dan customer service. (Rainer, Prince, & Cegielski,
2015, p. 273)
2.1.7.3.2 Kelemahan ERP
Beberapa kelemahan dari implementasi ERP adalah sebagai
berikut:
• Proses bisnis pada ERP seringnya bergantung pada best
practice yang sudah ditetapkan oleh vendor ERP. Hasilnya
adalah perusahaan harus merubah proses bisnis mereka
untuk menyesuaikan dengan bisnis proses sistem ERP yang
baru. Hal ini bisa bermasalah bagi perusahaan yang sudah
memiliki proses bisnis yang baik seperti karyawan yang
tidak ingin merubah cara kerja mereka.
• Sistem ERP sangatlah kompleks, mahal, dan membutuhkan
waktu yang lama untuk diimplementasikan. Sudah banyak
perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikan sistem
ERP. Perusahaan seperti Nike telah kehilangan miliaran
dolar dalam implementasi ERP. (Rainer, Prince, &
Cegielski, 2015, pp. 274-275)
19
2.1.7.4 Manfaat ERP
Menurut O’Brien & Marakas (2010, p. 272), system ERP
memberikan nilai bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Nilai bisnis
tersebut yaitu:
• Kualitas dan efisiensi
o ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan
meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang memberikan
peningkatan secara signifikan bagi perusahaan. Contohnya, dalam
segi kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi,
dan distribusi.
• Mengurangi biaya
o Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan
yang signifikan dalam transaksi pengolahan biaya, hardware,
software, dan staf IT Support.
• Pengambilan keputusan
o Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / Informasi
penting dalam kinerja bisnis kepada manajer, sehingga dapat
meningkatkan kemampuan manajer dalam membuat keputusan
yang baik dan tepat di dalam perusahaan.
• Enterprise agility
o Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung
jawab manajerial, dan peran kerja, sehingga perusahaan dapat
lebih mudah dalam memanfaatkan peluang bisnis yang baru.
2.1.8 Pengertian Manajemen Projek ( Project Management)
Manajemen Proyek (Project Management) adalah aplikasi dari
pengetahuan, kemampuan, alat dan teknik untuk menyelesaikan kegiatan
proyek untuk memenuhi kebutuhan dan persyaratan proyek. (Institute, 2013,
p. 5)
Pelaksanaan proyek manajemen masih banyak menemui kegagalan.
Menurut survei yang dilakukan oleh Apriyanto (2018, pp. 396-398), rata-rata
tingkat keberhasilan proyek untuk selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan
20
menjawab kebutuhan mencapai 60%. Data tersebut merupakan hasil survei
pada organisasi yang dikategorikan sebagai underperFormers. Melihat data
tersebut, project management sangat penting untuk dipahami oleh Project
Manager.
Dapat disimpulkan dari pengertian tersebut bahwa project management
yang baik dapat memaksimalkan sumber daya, memperbaiki relasi dengan
konsumen, menekan biaya, menaikkan produktiFitas, menaikkan laba, dan
meningkatkan kesuksesan pelaksanaan proyek.
2.1.9 Metodologi Accelerated SAP
Accelerated SAP adalah sebuah standard metodologi untuk menerapkan
dan mengoptimalisasikan software SAP. ASAP juga mendukung dalam
mengimplementasikan SAP . ASAP menyediakan alat untuk membantu
dalam menyelesaikan semua tahapan project, dimulai dari proyek
perencanaan sampai proyek perbaikan sistem SAP. Accelerated SAP
(ASAP) adalah penerapan yang dibangun secara spesifik oleh SAP
untuk membantu pengguna SAP dalam mengimplementasi software SAP
secara cepat dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan konten, cara dan
pengalaman dari berbagai implementasi yang telah sukses dilakukan, yang
dapat digunakan kembali untuk memastikan kesuksesan implementasi.
(Motiwalla & Thompson, 2012, p. 102)
Gambar 2. 1 Metodologi Accelerated SAP
21
Pada buku SAP R/3 Implementation, ASAP terdiri dari lima langkah
yaitu:
1. Project Preparation : Mempersiapkan perencanaan seperti tujuan,
ruang lingkup proyek, jadwal proyek, anggaran dan sumber daya
yang terlibat serta untuk menilai kesiapan organisasi untuk proyek
implementasi.
2. Business Blueprint : Pada tahap ini merupakan pertemuan dengan
klien untuk menentukan kebutuhan bisnis dan kebutuhan
fungsional yang diperlukan dalam perusahaan. Setiap aspek sesuai
dengan ruang lingkup proyek dibahas dan didokumentasikan.
3. Realization : Pada tahap ini melakukan konfigurasi awal semua
kebutuhan yang telah dijabarkan pada tahap Business Blueprint
dan juga melakukan pengujian.
4. Final preparation : Pada tahap ini untuk memastikan bahwa
sistem baru telah berhasi dikonfigurasi dan juga kegiatan dari
pelatihan end user, management activities dan juga data migrasi
dalam mempersiapkan Go-Live.
5. Go Live and Support : Pada Tahap ini sistem yang telah
diimplementasikan sudah dapat berjalan dan digunakan. Tim
Support akan melakukan pemeliharaan secara berkelanjutan
setelah tahap ini. (Ritter & Appelrath, 2010, pp. 69-80)
22
2.1.10 SAP Business One
Gambar 2. 2 SAP Business One
SAP Business One adalah sebuah perangkat aplikasi yang mudah
digunakan untuk solusi manajemen dan operasional bisnis dengan ukuran
bisnis kisaran sepuluh sampai beberapa ratus karyawan. Solusi yang
sederhana namun memiliki fondasi yang kuat, yang memungkinkan
pandangan langsung dan lengkap dari kedua operasi bisnis dan aktivitas
pelanggan. Terdapat beberapa modul dari SAP Business One seperti :
• Purchasing and Procurement
Menemukan cara baru dalam penyimpanan dengan meningkatkan
keseluruhan proses Pembelian mulai dari perancangan. cara pemesanan
ke berbagai jenis pilihan vendor/penjual. membuat tanda terima dan
pembayaran.
23
• Warehouse and Production Management
Mengelola persediaan di beberapa gudang secara langsung dan
mempertahankan biaya efektif produksi. Bisnis kecil mengenai
perangkat lunak kami dapat membantu anda dalam melacak dan
merekam pergerakan, memaksimalkan tingkat persediaans
memaksimalkan pengiriman barang agar tepat waktu dan bahkan
membuat perincian pengeluaran stock ( atau Saham ) dari sebelumnya.
• Accounting and Financial Management
Mempersingkat dan mengotomatiskan manajemen finansial
dengan software bisnis yang dapat mengintegrasikan akuntasi,
penjualan dan pembelian data. Mempersiapkan untuk pembaruan
margins, mengurangi error / kesalahan dan mendorong pengambilan
keputusan yang lebih menguntungkan.
• Customer Relation Management (CRM)
Mengubah banyak kemungkinan, dengan menjaga pelanggan
tetap merasa puas. dan memaksimalkan pendapatan. CRM yang
terintegrasi mendukung semua penjualan. layanan dan kegiatan
marketing anda dimulai dari mengatur kampanye untuk arah pelacakan
untuk mengelola dukungan setelah penjualan.
• Reporting and Analysis System
Membantu atau memberikan kuasa kepada karyawan untuk
mendapatkan jalan keluar untuk masalah-ma-salah yang paling sulit
pada waktu yang tepat secara spontan dengan cepat dan mudah dalam
menggunakan kecerdastan Insting bisnisnya dan menganalisanya serta
melaporkannya. (Wolfgang, 2011, pp. 8-10)
2.1.11 Pengertian Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urutan prosedur suatu program. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart)
yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara
logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk
dokumentasi. Ada lima macam bagan alir, di antaranya:
24
a. Bagan Alir Sistem (system flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
b. Bagan Alir Dokumen (Document flowchart) disebut juga bagan
alir Formulir (Form flowchart) merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan Formulir termasuk
tembusantembusannya.
c. Bagan Alir Skematik (schematic flowchart) merupakan bagan
alir yang menggambarkan prosedur di dalam sistem dengan
menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem dan
gambargambar komputer serta peralatan lainnya yang digunakan
oleh sistem.
d. Bagan Alir Program (program flowchart) merupakan bagan
yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program.
e. Bagan Alir Proses (process flowchart) merupakan bagan alir
yang banyak digunakan di teknik industri untuk menggambarkan
proses dalam suatu prosedur. (Indrajani, 2015, p. 36)
Gambar 2. 3 Flowchart Symbols
Sedangkan menurut Romney & Steinbart (2015, p. 56), Flowchart
adalah teknik analisis berupa gambar yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek sistem Informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Simbol
dalam flowchart dibagi menjadi 4 kategori:
25
1. Input/Output Symbols: digunakan untuk menampilkan input atau output
dari sistem.
2. Processing Symbols: digunakan untuk menampilkan proses terhadap
data baik secara sistem maupun manual.
3. Storage Symbols: digunakan untuk menampilkan tempat penyimpanan
data.
4. Flow and Miscellaneous Symbols: digunakan untuk menampilkan alur
proses data, menandakan awal dan akhir flowchart, menentukan
keputusan, dan bagaimana untuk memberikan catatan tambahan atas
aktiFitas jika dibutuhkan.
2.1.12 Fit-Gap Analysis
2.1.12.1 Pengertian Fit-Gap Analysis
Fit/Gap Analysis adalah metodologi yang digunakan untuk
membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan dilakukan
evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah
terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). (Ancveire, 2018, p. 161)
2.1.12.2 Tujuan Analisa Fit-Gap
Menurut Frue (2016), Tujuan dari analisa Gap adalah:
1. Melakukan analisis kesenjangan kesesuaian
2. Mengetahui perbedaan antara kondisi anda saat ini dan kondisi
yang anda harapkan.
3. Menafsirkan hasil analisis
4. Mengidentifikasi lingkungan sehingga dapat mengetahui
bagaimana kompetitor melakukan penjualan dan perbandingan
harga.
5. Memahami indeks ekonomi dan melakukan perhitungan yang
jelas dalam sector khusus.
26
2.1.12.3 Peringkat Requirements pada Fit-Gap Analysis
Dalam setiap proses pengembangan sistem maka diperlukan
peringkat-peringkat requirement, yang harus ditentukan terlebih dahulu.
Seluruh peringkat yang sudah ditentukan akan menjadi landasan dalam
penentu keputusan.
Memprioritaskan requirement adalah bagian yang signifikan dalam
pengembangan software untuk memungkinkan pengembangan produk atau
solusi dalam waktu yang tepat dengan sumber daya yang optimal.
(Devulapalli, 2016, pp. 52-63)
Menurut Sukmawati & Priyadi dalam Jurnal INTENSIF, Vol.3, No.2
(2019, p. 109), Ranking requirement memberikan prioritas pada bagian dari
proses bisnis setelah dilakukannya identifikasi. Adapun tingkat prioritas
dalam identifikasi ini antara lain:
• H (High Critical Requirement) merupakan requirement yang sangat
penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut
perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan
akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
• M (Medium Critical Requirement) merupakan
requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan efektiFitas
proses bisnis perusahaan.
• L (Low Critical Requirement) merupakan requirement yang hanya
menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis
perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
2.1.12.4 Degree of Fit
Menurut, Tingkat kesesuaian antara sistem berjalan dengan proses
bisnis di dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 3 tingkatan:
a. Fit adalah sebuah kondisi dimana requirement sepenuhnya sesuai
dengan sistem yang berjalan.
b. Gap adalah sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama sekali
tidak sesuai dengan requirement. Dalam kondisi ini, alternative dan
rekomendasi dapat dibuat guna memperbaiki Gap yang ada. Sebagai
27
hasilnya, akan ada kemungkinan dimana sistem yang berjalan akan
mengalami pengembangan/perubahan.
c. Partial Fit adalah sebuah sistem yang berjalan sudah cukup
memenuhi requirement meskipun belum secara sempurna. (Indrajit,
2015, p. 3)
2.1.12.5 Gap Resolution
Berdasarkan pendekatan perbandingan yang dipilih, kami pertama-
tama membandingkan setiap kebutuhan bisnis dengan kemampuan sistem
ERP. Jika sistem ERP tidak mendukung kebutuhan bisnis, kami
mendokumentasikan kebutuhan bisnis sebagai celah dan memberikan
estimasi waktu dan biaya yang diperlukan. Gap dapat muncul dari
persyaratan khusus perusahaan, sektor publik atau khusus negara yang tidak
sesuai dengan kemampuan sistem ERP (Eaton & Kilby, 2015, pp. 259-
278). Jika sistem ERP untuk mendukung kebutuhan bisnis, ada dua
opsi. Jika konfigurasi tambahan dari ERP sistem diperlukan maka kami
mendokumentasikan kebutuhan bisnis sebagai konfigurasi sistem ERP dan
memperkirakan waktu dan biaya konfigurasi sementara, di sisi lain, jika
tidak ada konfigurasi diperlukan maka kami mendokumentasikan kebutuhan
bisnis sebagai fungsionalitas sistem ERP standar.
Output potensial dari analisis kesenjangan tingkat tinggi adalah
• Daftar persyaratan High-level Fit Gap dengan penjelasan tentang
bagaimana jadinya ditangani sebagai bagian dari implementasi dan
estimasi upaya yang berhasil ini akan membutuhkan; dan
• Laporan High-level Fit Gap yang menjelaskan kebutuhan bisnis
membahas kesesuaian fungsi
Tingkat kesesuaian atau Degree of Fit adalah indikator penting dari
keselarasan bisnis dengan ERP standar fungsionalitas sistem. Ini dihitung
sebagai jumlah dari semua kebutuhan bisnis yang sesuai, dibagi dengan
semua kebutuhan bisnis. Selain kemampuan sistem ERP standar, bisnis ini
juga membutuhkan categorised as Fit. Categorised as Fit adalah
konfigurasi sistem ERP dan adaptasi bisnis perusahaan proses. Selain itu,
setiap kebutuhan bisnis harus dipertimbangkan dalam hal kepentingannya.
28
Tingkat kecocokan membantu perusahaan memahami risiko tidak
memenuhi ruang lingkup proyek dan memberikan estimasi penting yang
diperlukan dalam ERP proses pemilihan sistem (Roys & Babić, 2009, p.
145). Alternatif yang dicirikan dalam analisis kesenjangan tingkat tinggi
sebagai kecocokan bisnis adalah:
• Kemampuan sistem ERP standar;
• Konfigurasi sistem ERP
Kesimpulan dari pengertian Gap resolution, untuk mengetahui
kekurangan sistem ERP, maka diperlukan pengulasan poin-poin desain
utama, membahas penyesuaian dan integrase persyaratan grasi, dan
meninjau desain konseptual yang diusulkan dan daftar setiap asumsi yang
dibuat.
2.1.13 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi mengacu pada tindakan untuk mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditetapkan dalam suatu keputusan. Tindakan ini berusaha untuk
mengubah keputusan-keputusan tersebut menjadi pola-pola operasional serta
berusaha mencapai perubahan perubahan besar atau kecil sebagaimana yang
telah diputuskan sebelumnya. (Mulyadi, 2015, p. 12)
Implementasi pada hakikatnya juga merupakan upaya pemahaman apa
yang seharusnya terjadi setelah program dilaksanakan. Dalam tataran praktis,
implementasi adalah proses pelaksanaan keputusan dasar. Proses tersebut
terdiri atas beberapa tahapan yakni:
1. Tahapan pengesahan peraturan perundangan.
2. Pelaksanaan keputusan oleh instansi pelaksana.
3. Kesediaan kelompok sasaran untuk menjalankan keputusan.
4. Dampak nyata keputusan baik yang dikehendaki maupun tidak.
5. Dampak keputusan sebagaimana yang diharapkan instansi pelaksana.
6. Upaya perbaikan atas kebijakan atau peraturan perundangan.
Proses persiapan implementasi setidaknya menyangkut beberapa hal
penting yakni:
1. Penyiapan sumber daya, unit dan metode.
29
2. Penerjemahan kebijakan menjadi rencana dan arahan yang dapat
diterima dan dijalankan.
3. Penyediaan layanan, pembayaran dan hal lain secara rutin.
Implementasi menurut teori Jones (Mulyadi, 2015, p. 45): “Those
Activities directed toward putting a program into effect” (proses mewujudkan
program hingga memperlihatkan hasilnya), sedangkan menurut Horn dan
Meter: “Those actions by public and private individual (or group) that are
achievement or objectives set forth in prior policy” (tindakan yang dilakukan
pemerintah).
Jadi implementasi adalah tindakan yang dilakukan setelah suatu
kebijakan ditetapkan. Implementasi merupakan cara agar sebuah kebijakan
dapat mencapai tujuannya.
2.1.14 Use Case Diagram
Menurut Satzinger, J. Jackson, & Burd (2012, p. 78), Use case diagram
adalah rangkaian/uraian sekelompok yang saling terkait dan membentuk sistem
secara teratur yang dilakukan atau diawasi oleh sebuah aktor. Use Case
Diagram merupakan rangkaian tindakan yang dilakukan oleh sistem, aktor
mewakili user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang
dimodelkan. Tujuan dari use case diagram adalah untuk mengidentifikasi
bagaimana sistem akan digunakan oleh user.
Gambar 2. 4 Contoh Use Case Diagram
Sumber : Satzinger, Jackson dan Burd (2012). Page 78 .
30
Gambar yang digunakan pada contoh menggambarkan use case diagram
sederhana untuk Informasi supplier. Subsistem menunjukkan empat kasus
penggunaan sebagai oval dan dua pengguna yaitu Purchasing agent dan
Manager. Garis yang menghubungkan pengguna dan use case menunjukkan
siapa yang menggunakan sistem. Agen pembelian melakukan keempat use
case, sedangkan manager hanya mencari pemasok atau kontak.
Tabel 0.1 Daftar Simbol Use Case Diagram (Satzinger, Jackson, dan Burd,
2012)
Komponen Simbol Penjelasan
Use case
Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai
unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit
atau actor, biasanya dinyatakan dengan
menggunakan kata kerja di awal frase nama use
case.
Actor
Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem Informasi yang akan
dibuat, jadi walaupun simbol actor adalah
gambar orang, tapi actor belum tentu
merupakan orang, biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda di awal frase nama
actor.
Asosiasi
Komunikasi antara actor dan use case
yang berpartisipasi pada use case atau use case
memiliki interaksi dengan actor.
Generalisasi
Hubungan Generalisasi dan spesialisasi (umum
khusus) antara dua buah use case dimana fungsi
yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari
lainnya.
31
Extend
Relasi use case tambahan ke sebuah use case
dimana use case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walau tanpa use case tambahan
itu, mirip dengan prinsip inheritance pada
pemrograman berorientasi objek, biasanya use
case tambahan memiliki nama depan yang
sama dengan use case yang ditambahkan.
Include
Relasi use case tambahan ke sebuah use case
dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan
fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use
case ini. Include berarti use case yang
ditambahkan akan selalu dipanggil saat use
case tambahan dijalankan.
Berdasarkan teori tersebut dapat disimpulkan bahwa, use case diagram
mendeskripsikan interaksi antara aktor dengan sistem yang akan dibuat. Selain
itu, use case diagram juga akan mengetahui siapa saja yang dapat menggunakan
fungsi tersebut.
2.1.15 User Interface
User Interface adalah tampilan dari software. User Interface merupakan
salah satu elemen penting dari sistem berbasis komputer. (Sridevi, 2014, pp.
415-426)
User Interface adalah bagian dari sistem dimana user dapat melakukan
interaksi dengan sistem. User Interface merupakan tampilan yang dapat
menyediakan navigasi melalui sistem, tampilan yang dapat menangkap data
dan menyampaikan Informasi yang ditampilkan oleh sistem. (Dennis, Wixom,
& Roth, 2011, p. 313)
Dapat disimpulkan bahwa user interface merupakan tampilan interaksi
antara user dengan sistem.
32
2.1.16 User Acceptance Test
UAT adalah software testing yang dijalankan pada calon pengguna
sebelum aplikasi di rilis. Tujuan utama dari UAT adalah untuk meyakinkan
bahwa sistem baru sudah sesuai dengan kebutuhan yang sudah ditentukan.
Menurut (Hambling & Goethem, 2013, p. 15), User Acceptance Test
bersifat Formal yang berarti tes harus di desain dan di eksekusi dengan cara
yang terstruktur dan menyediakan bukti objektif tentang aplikasi. UAT
merupakan tes yang krusial dimana otoritas yang bersangkutan menentukan
untuk menerima sistem atau tidak.
33 2.2 Kerangka Pikir
Gambar 2. 5 Kerangka Pikir
34
Aktivitas pertama yang dilakukan dalam Identifikasi Objek adalah menentukan
target projek yang akan diterapkan sistem baru dan menentukan pihak-pihak yang
terlibat, dari kedua belah pihak baik pihak konsultan maupun dari pihak client-nya.
Hal ini bertujuan untuk menentukan siapa saja yang bertanggung jawab mengenai
data-data yang diperlukan dalam implementasi, dan yang bertanggung jawab secara
keseluruhan dalam proyek tersebut. Setelah diketahui siapa saja yang terlibat dalam
proyek implementasi ini, maka langkah selanjutnya adalah menentukan objek
penelitian.
Pada objek penelitian, pihak konsultan akan mencari tahu struktur sistem yang
terdapat pada pihak client, untuk dapat mencari tahu kelemahan ataupun kekurangan
dari sistem yang pernah diterapkan, lalu pihak konsultan akan mencari produk ERP
yang sesuai dengan requirement pihak client dan menggantikan produk ERP sesuai
dengan kebutuhan bisnis proses. Selanjutnya, setelah mengetahui objek penelitian
yang akan diteliti, maka langkah selanjutnya adalah mengumpulkan perolehan data
dan teori yang dibutuhkan. Metode pengambilan data yang dilakukan adalah metode
studi pustaka dan metode studi lapangan. Dengan kedua metode tersebut, pihak
konsultan dapat menyesuaikan konfigurasi dan penyesuaian dengan bisnis proses
yang telah berjalan. Setelah mendapatkan seluruh data yang dibutuhkan dari pihak
client adalah aktivitas berikutnya yang dikerjakan, setelah business blueprint. Pada
business blueprint, user akan diminta untuk menjelaskan pihak konfigurasi yang
dibutuhkan dan diinginkan untuk meningkatkan kredibilitas dan fungsi dari program
ERP. Requirement yang telah didapatkan dari pihak client, akan disusun menjadi
minute of meeting yang dipisahkan sesuai dengan function-function yang ada pada
SAP Business One dan digunakan oleh pihak client. Selain itu, pihak konsultan akan
melakukan analisis dengan metode analisis fit/gap untuk mengetahui adanya
kesenjangan dan kekurangan dari software sebelumnya dengan bisnis proses yang
dimiliki oleh client. Dengan mengetahui adanya kekurangan-kekurangan untuk
mendukung perubahan sistem ERP yang lebih sesuai dengan bisnis proses utama dari
pihak client.
Setelah blueprint Document disetujui oleh pihak client, maka client harus
memberikan data-data (berupa Master data) kepada pihak konsultan yang
dibutuhkan dalam tahap Realization Master Data (struktur Chart of Account,
35 Business Partner, dan Item) yang telah dikirimkan oleh client, akan diperiksa dan
disesuaikan kembali dengan template dari SAP Business One, kemudian akan di-
Import ke SAP Business One. Aktivitas selanjutnya adalah merancang UDF, yang
ditambahkan ke setiap dokumen yang diperlukan. Sesuai dengan ruang lingkup
pada penulisan skripsi ini, maka aktivitas implementasi ini berakhir pada
tahapan Results dengan Aplikasi SAP Business One untuk pihak client.
36