bab 2 landasan teori 2.1 teori umum 2.1.1 konsep …thesis.binus.ac.id/asli/bab2/2008-1-00292-si-bab...
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Konsep Data dan Informasi
Menurut Bennett (2002, p15) data adalah fakta yang belum
terpilih untuk menjadi perhatian. Informasi adalah pesan atau fakta yang
memiliki makna, dimana maknanya selalu bergantung pada pandangan
orang yang menerima pesan atau fakta. Misalnya dalam sistem penjualan
data yang digunakan seperti data-data pelanggan, data transaksi, data
barang-barang yang dijual dan sebagainya. Dari data tersebut dapat
diperoleh informasi penjualan seperti barang apa saja yang dijual, jumlah
pelanggan per hari, jumlah transaksi dengan pembayaran tunai ataupun
kredit, dll.
Sedangkan menurut O’Brien (2003, p13) data adalah fakta mentah
atau observasi, biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis.
Atau lebih khususnya, data adalah tujuan pengukuran dari atribut
(karakteristik) dari entitas (seperti orang, tempat, barang dan peristiwa).
Informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang bermakna
dan berguna untuk pengguna akhir tertentu.
9
Sebagai tambahan, O’Brien juga menjelaskan bahwa suatu
informasi terdiri atas tiga dimensi khusus yaitu dimensi waktu, dimensi
konten dan juga dimensi bentuk (2003, p16).
- Dimensi Waktu
- Waktu yang tepat, informasi harus tersedia ketika diperlukan.
- Peredaran, informasi harus selalu up-to-date ketika disediakan.
- Frekuensi, informasi harus sering disediakan ketika diperlukan.
- Masa waktu, informasi yang tersedia dapat mengatasi kebutuhan
akan informasi masa lampau, sekarang dan juga informasi yang
akan datang.
- Dimensi Konten
- Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan.
- Relevansi, informasi harus berkaitan dengan kebutuhan informasi
dari penerima tertentu untuk situasi tertentu.
- Kelengkapan, semua informasi yang diperlukan harus disediakan.
- Keringkasan, hanya informasi yang diperlukan yang harus
disediakan.
- Cakupan, informasi dapat memiliki cakupan yang luas atau
terbatas, atau berfokus internal atau eksternal.
- Performa, informasi dapat memperlihatkan performa dengan
mengukur aktivitas yang telah diselesaikan, perkembangan yang
dibuat atau sumber daya yang diakumulasi.
10
- Dimensi Bentuk
- Kejelasan, informasi harus disediakan dalam bentuk yang mudah
dimengerti.
- Kerincian, informasi dapat disediakan dalam bentuk rinci atau
ringkasan.
- Urutan, informasi dapat diatur dalam urutan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
- Presentasi, informasi dapat dipresentasikan dalam naratif,
numerik, grafik atau bentuk lainnya.
- Media, informasi dapat disediakan dalam bentuk, dokumen kertas
yang dicetak, tampilan video atau media lainnya.
2.1.2 Konsep Sistem
Menurut O’Brien (2003, pp8-9) sistem didefinisikan sebagai
kelompok dari komponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama
menuju tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output
dalam sebuah proses transformasi yang terorganisir.
Sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang
berinteraksi:
- Input meliputi menangkap dan memasang elemen yang masuk ke
sistem untuk diproses. Contohnya, bahan mentah, energi, data dan
tenaga manusia harus diamankan dan dikelola untuk diproses.
11
- Processing meliputi proses transformasi yang mengubah input
menjadi output. Contohnya, proses manufaktur, proses pernafasan
manusia atau kalkulasi matematika.
- Output meliputi mengirimkan elemen yang telah dihasilkan oleh
proses transformasi menuju tujuan akhirnya. Contohnya, barang jadi,
layanan manusia dan informasi manajemen yang harus dikirimkan
kepada pengguna manusianya.
Konsep sistem akan lebih berguna dengan memasukkan dua
komponen tambahan yaitu feedback dan control.
- Feedback adalah data mengenai kinerja sistem. Contohnya, data
mengenai kinerja penjualan adalah umpan balik kepada manajer
penjualan.
- Control melibatkan pengawasan dan pengevaluasian feedback untuk
menentukan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuannya.
Fungsi control kemudian membuat perubahan yang diperlukan untuk
input sistem dan komponen pemrosesan untuk memastikan
menghasilkan output yang tepat. Contohnya, manajer penjualan
melakukan control ketika menugaskan ulang penjual-penjual ke
wilayah penjualan baru setelah mengevaluasi feedback mengenai
kinerja penjualan mereka.
Contoh-contoh sistem dalam kehidupan sehari-hari misalnya
sistem belajar mengajar, sistem penjualan, sistem produksi, sistem
penggajian dan lain sebagainya.
12
2.1.3 Konsep Sistem Informasi
Sistem informasi menurut O’Brien (2003, p7) merupakan
kombinasi dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan
sumber daya data yang terorganisir yang mengumpulkan, mengubah dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Connolly dan Begg (2005, p282) Sistem informasi
adalah sumber daya yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan,
pengendalian dan penyebaran informasi ke seluruh organisasi.
Contoh sistem informasi seperti sistem informasi keuangan,
sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, sistem
informasi manufaktur, dsb.
2.1.4 Identifikasi Strategi Bisnis untuk Sistem Informasi
Salah satu cara untuk mengidentifikasi strategi bisnis untuk
mencapai tujuan perusahaan adalah dengan pendekatan analisis SWOT.
Analisis SWOT adalah suatu alat perencanaan strategis yang digunakan
untuk mengevaluasi Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan),
Opportunities (peluang), and Threats (ancaman) yang terlibat dalam
sebuah proyek atau di dalam organisasi bisnis. Teknik ini
menspesifikasikan tujuan umum dari organisasi bisnis atau proyek dan
mengidentifikasi faktor-faktor internal serta eksternal yang
mempengaruhi dalam pencapaian tujuan tersebut baik yang positif
maupun negatif.
13
- Strengths: atribut organisasi yang membantu dalam mencapai tujuan.
- Weaknesses: atribut organisasi yang menghambat dalam mencapai
tujuan.
- Opportunities: kondisi eksternal organisasi yang dapat membantu
dalam mencapai tujuan.
- Threats: kondisi eksternal organisasi yang menghambat dalam
mencapai tujuan.
2.1.5 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi
Organisasi-organisasi yang dikelola dengan baik, memisahkan
pola pemikiran strategisnya menjadi tiga lapisan seperti yang
digambarkan pada Gambar 2.1 dibawah. Ide utamanya adalah
pengembangan sistem informasi baru harus mempertimbangkan dalam
konsep strategi bisnis yang telah dipikirkan dengan matang dan
pembelian perangkat-perangkat keras teknologi informasi harus
dipertimbangan atas dasar sistem informasi tertentu yang telah
direncanakan untuk dikembangkan. Dengan kata lain, strategi-strategi
bisnis memicu strategi sistem infomasi, yang kemudian juga ikut memicu
strategi teknologi informasi. Aliran informasi pada diagram dibawah
tidak hanya satu arah saja. Dalam memformulasikan strategi bisnis, para
manajer harus mencari informasi mengenai area bisnis dimana sistem
informasi dapat memberikan kontribusinya untuk mencapai tujuan bisnis.
Oleh karena itu, siklus perencanaannya pun bersifat iteratif atau berulang.
14
Komunikasi dua arah yang serupa terjadi antara perencanaan fungsi-
fungsi strategi sistem informasi dan teknologi informasi. Peran strategi
teknologi informasi adalah untuk menyukseskan implementasi dari sistem
yang telah ditentukan dalam strategi sistem informasi dan sekaligus
menginformasikan penghasil strategi sistem infomasi tentang apa yang
layak dan tidak layak.
Gambar 2.1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi sistem informasi dan strategi
teknologi informasi.
2.1.6 Internet
Internet menurut Williams dan Stacey (2005, p6) adalah jaringan
komputer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan
jaringan yang lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas
edukasional, komersil, nonprofit, militer dan juga individu.
15
2.1.7 WWW (World Wide Web)
World Wide Web (WWW) merupakan sistem berbasis hypermedia
yang menyediakan cara penelurusan informasi pada Internet dalam cara
yang tidak berurutan menggunakan hyperlink. Informasi pada Web
ditampilkan pada halaman web, yang muncul sebagai kumpulan teks,
grafik, gambar, suara dan video. Sebagai tambahan, sebuah halaman web
dapat terdapat hyperlink ke halaman web lain, yang memungkinkan
pengguna untuk berselancar dalam cara yang tidak berurutan (Connolly
dan Begg, 2005, p998).
2.1.8 HTTP
HyperText Transfer Protocol (HTTP) menentukan bagaimana
client dan server berkomunikasi. HTTP berdasarkan pada paradigma
request-response (Connolly dan Begg, 2005, p999). Sebuah transaksi
HTTP terdiri dari tahap-tahap berikut:
- Connection: client menetapkan koneksi dengan web server.
- Request: client mengirimkan pesan permintaan dengan web
server.
- Response: web server mengirimkan respons kepada client.
- Close: koneksi ditutup oleh web server.
2.1.9 URL (Uniform Resource Locator)
Menurut Connolly dan Begg (2005, pp1002-1003) Uniform
Resource Locators (URL) merupakan string dari karakter alfanumerik
16
yang menggambarkan lokasi atau alamat dari sumber pada Internet dan
bagaimana sumber tersebut diakses. Sintaks dari URL cukup sederhana
dan terdiri dari tiga bagian dasar: protokol yang digunakan untuk koneksi,
nama host dan nama path pada host dimana sumber dapat ditemukan.
Sebagai tambahan, URL secara opsional dapat menentukan port yang
mana yang harus dilalui koneksi (default adalah 80 untuk HTTP) dan
query string, yang merupakan salah satu cara utama untuk mengirimkan
data dari client ke server.
Sintaks URL: <protocol>://<host>[:<port>]/absolute_path[?arguments]
2.1.10 Client/Server
Menurut Williams dan Sawyer (2005, p11) Server atau server
jaringan adalah komputer pusat yang menyimpan kumpulan data
(database) dan program untuk menghubungkan atau memberikan layanan
kepada PC, workstation dan peralatan lainnya yang disebut client.
2.1.11 Web Application
Web Application memanfaatkan teknologi-teknologi khusus untuk
membuat tampilan web yang lebih dinamis dan memungkinkan user dari
sistem untuk mempengaruhi logika bisnis pada server. Perbedaan antara
web site dengan web application adalah bergantung pada kemampuan
user untuk mempengaruhi status dari logika bisnis pada server. Dengan
kata lain, jika di dalam server tidak terdapat logika bisnis, sistem ini tidak
dapat disebut sebagai web application. Untuk sistem-sistem dimana web
17
server atau application server yang menggunakan web server untuk
memperoleh input user, memungkinkan logika bisnis diubah melalui web
browser dan sistem ini dikenal sebagai web application. User web
application tidak hanya sekedar meminta informasi navigasional tetapi
juga memasukkan berbagai input data seperti teks sederhana, seleksi
check box, atau bahkan informasi biner dan informasi file.
Arsitektur sebuah web site bersifat straightforward. Komponen
yang dimilikinya seperti sebuah web server, koneksi jaringan dan client
browser. Web application menambahkan application server sebagai
komponennya. Application server ini memungkinkan sistem untuk dapat
mengatur status dan logika bisnis.
2.1.12 Web Server
Web Server dapat berarti satu dari dua hal berikut:
1. Komputer yang bertugas untuk menerima HTTP request dari
klien yang dikenal sebagai web browser dan melayani mereka
dengan HTTP response dengan konten data opsional yang
biasanya adalah halaman web seperti dokumen HTML dan
objek yang terhubung.
2. Program komputer yang menyediakan fungsionalitas seperti
yang digambarkan pada hal pertama.
18
2.1.13 Web Browser
Web Browser atau browser adalah software yang memungkinkan
pengguna untuk menemukan dan melihat halaman web dan untuk
berpindah dari halaman yang satu ke halaman yang lain (Williams dan
Sawyer, 2005, p66).
2.1.14 Konsep Database
Database merupakan kumpulan bersama dari data yang terhubung
secara logis dan deskripsi dari data tersebut, yang dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi sebuah organisasi (Connolly dan Begg,
2005, p15).
2.1.15 DBMS (Database Management System)
Database Management System (DBMS) adalah sistem software
yang memungkinkan pengguna untuk menetapkan, membuat, memelihara
dan mengendalikan akses ke database (Connolly dan Begg, 2005, p16).
(McLeod, 2004, p152) DBMS memungkinkan perusahaan dan
pengguna individunya untuk dapat:
1. Mengurangi redundansi data.
2. Mencapai independensi data.
3. Menampilkan data dan informasi dengan cepat.
4. Meningkatkan keamanan.
19
2.1.16 SQL (Structured Query Language)
SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa komputer
yang paling populer yang digunakan untuk membuat, mendapatkan,
memperbaharui dan menghapus dari relational DBMS. SQL telah
distandarisasikan oleh ANSI dan ISO.
Standar ISO SQL memiliki dua komponen utama:
- Data Definition Language (DDL) untuk menetapkan stuktur
database dan mengendalikan akses ke data.
- Data Manipulation Language (DML) untuk mendapatkan dan
memperbaharui data.
2.1.17 Microsoft .NET Framework
Microsoft .NET Framework merupakan komponen software yang
dapat ditambahkan atau termasuk dalam sistem operasi Microsoft
Windows. Microsoft .NET Framework menyediakan solusi yang telah di-
code sebelumnya untuk kebutuhan umum program dan mengatur
eksekusi dari program yang tertulis secara khusus untuk framework
tersebut. .NET Framework merupakan kunci penawaran Microsoft dan
ditujukan untuk digunakan kebanyakan aplikasi baru yang dibuat untuk
platform Windows. Solusi-solusi yang telah di-code sebelumnya yang
membentuk class library framework mencakup kebutuhan pemrograman
yang besar seperti: user interface, data access, database connectivity,
cryptography, web application development, numeric algorithm dan
network communication. Fungsi dari class library digunakan
20
programmer yang mengkombinasikannya dengan code mereka sendiri
untuk menghasilkan aplikasi. .NET Framework dimasukkan dalam
Windows Server 2003 dan Windows Vista dan dapat dipasang pada
kebanyakan versi Windows yang lebih tua.
2.1.18 ASP.NET
ASP.NET merupakan script server-side Microsoft untuk
menghasilkan halaman web secara dinamis. ASP.NET merupakan bagian
dari platform .NET Microsoft dan pengganti dari teknologi ASP
Microsoft.
Beberapa perbedaan dengan ASP klasik adalah:
- Kemampuan multi-language, memungkinkan halaman web di-
code dalam VB.NET, C#, J# dan lain-lain.
- Kumpulan control dan class library yang luas memungkinkan
pembuatan cepat aplikasi.
- Kemampuan untuk meng-cache seluruh atau sebagian
halaman untuk meningkatkan performa.
- Kesamaan dengan aplikasi Windows seperti control dan event,
yang memungkinkan pembuatan user interface yang kaya.
21
2.2 Teori Khusus
2.2.1 E-Commerce
2.2.1.1 Definisi E-Commerce
(Turban, et al, 2006, p4) Electronic Commerce (EC)
adalah proses membeli, menjual, mentransfer atau menukar
barang, jasa dan atau informasi via jaringan komputer,
termasuk Internet.
2.2.1.2 Jenis-Jenis E-Commerce
(Turban, et al, 2006, pp8-10) Klasifikasi umum dari EC
adalah dengan sifat dari transaksi atau hubungan dengan
partisipan. Berikut merupakan jenis-jenis EC:
- Business-to-Business (B2B), model EC dimana semua
pesertanya adalah bisnis atau organisasi lain.
- Business-to-Consumer (B2C), model EC dimana bisnis
menjual kepada pembeli-pembeli individu.
- Business-to-Business-to-Consumer (B2B2C), model EC
dimana bisnis menyediakan beberapa barang atau jasa
kepada klien bisnis yang memelihara pelanggan mereka
sendiri.
- Consumer-to-Business (C2B), model EC dimana individu-
individunya menggunakan Internet untuk menjual barang
atau jasa kepada organisasi atau individual-individual
22
yang mencari penjual untuk menawar barang atau jasa
yang mereka perlukan.
- Consumer-to-Consumer (C2C), model EC dimana
konsumen menjual secara langsung kepada konsumen
lainnya.
- Intrabusiness EC, kategori EC yang melibatkan semua
aktvitas internal organisasi yang melibatkan pertukaran
barang, jasa atau informasi diantara unit dan individu yang
berbeda dalam sebuah organisasi.
- Business-to-Employees (B2E), model EC dimana
organisasi memberikan layanan, informasi atau produk
kepada karyawannya.
2.2.1.3 Keuntungan E-Commerce
Berikut merupakan keuntungan-keuntungan
menggunakan teknologi E-Commerce (EC) bagi beberapa
pihak (Turban et al, 2006, pp25-27):
1. Untuk Organisasi
- Pencapaian Global: EC memperluas pangsa pasar ke
pasar nasional dan internasional. Dengan pembayaran
modal yang minimal, sebuah perusahaan dapat dengan
mudah dan cepat memperoleh pemasok-pemasok
terbaik, pelanggan yang lebih banyak dan rekan bisnis
yang paling cocok di seluruh pelosok dunia. Dengan
23
memperluas jumlah pelanggan dan pemasok
memungkinkan organisasi untuk membeli dengan
lebih murah dan menjual lebih banyak.
- Pengurangan Biaya: EC mengurangi biaya membuat,
memproses, mendistribusi, menyimpan dan mendapat
kembali informasi dari kertas. Biaya mencetak dan
surat-menyurat dikurangi atau ditiadakan.
- Peningkatan Rantai Pasokan: Ketidakefisiennya rantai
pasokan, misalnya seperti persediaan yang berlebih
dan keterlambatan pengiriman.
- Waktu yang Lebih Banyak 24/7/365: Bisnis selalu
buka setiap saat dalam web tanpa waktu dan biaya
yang ekstra.
- Customization: Sistem build to order memungkinkan
untuk melakukan customization produk dan jasa tanpa
mengeluarkan biaya lebih menyediakan suatu
keuntungan kompetitif bagi perusahaan yang
mengimplementasikan strategi ini. Salah satunya
adalah perusahaan komputer Dell.
- Model Bisnis Baru: EC memungkinkan munculnya
banyak model bisnis yang inovatif yang menyediakan
keuntungan strategis dan atau meningkatkan profit.
Menyatukan pembelian berkelompok dengan reverse
24
auctions adalah salah satu contoh sebuah bisnis model
yang inovatif.
- Spesialisasi Vendor: EC memungkinkan spesialisasi
tingkat tinggi yang tidak layak secara ekonomis di
dunia fisik. Sebagai contoh, sebuah toko yang hanya
menjual mainan anjing (Dogtoys.com) dapat
beroperasi di dunia maya, tetapi di dunia fisik toko
tersebut tidak akan memiliki jumlah pelanggan yang
cukup.
- Time-to-Market yang Lebih Cepat: EC mengurangi
waktu yang dibutuhkan antara penghasilan ide dan
proses komersialisasinya untuk meningkatkan
komunikasi dan kolaborasi.
- Biaya Komunikasi yang Rendah: EC mengurangi
biaya telekomunikasi karena Internet lebih murah
dibandingkan VAN (Value Added Network).
- Pengadaan yang Lebih Efisien: EC memungkinkan e-
procurement yang efisien yang dapat mengurangi
biaya administratif hingga 80% atau lebih, mengurangi
nilai pembelian dari 5 hingga 15 dan mengurangi cycle
time hingga lebih dari 50%.
- Meningkatkan Relasi dengan Pelanggan: EC
memungkinkan perusahaan untuk dapat berinteraksi
lebih dekat dengan pelanggannya, bahkan jika melalui
25
perantara. Ini memungkinkan adanya personalisasi
terhadap komunikasi, produk dan jasa yang mewakili
CRM yang lebih baik dan meningkatkan loyalitas
pelanggan.
- Material Perusahaan yang Up-to-Date: Material
apapun dalam web, seperti harga di katalog, dapat
dikoreksi dalam hitungan menit. Informasi perusahaan
akan selalu aktual.
- Keuntungan Lainnya: Benefit lainnya termasuk
meningkatkan image perusahaan, meningkatkan servis
pelanggan, kemudahan dalam menemukan rekan bisnis
yang baru, proses-proses yang lebih sederhana,
meningkatkan produktivitas, mengurangi kerja yang
berhubungan dengan kertas, meningkatkan akses ke
informasi, mengurangi biaya transportasi dan
meningkatkan fleksibilitas operasi dan perdagangan.
2. Untuk Pelanggan
- Ada Dimana-mana: EC memungkinkan pelanggan
untuk berbelanja atau melakukan jenis transaksi
lainnya selama setahun penuh, 24 jam sehari dan dari
lokasi manapun.
- Produk dan Jasa yang Lebih Banyak: EC menyediakan
pilihan yang banyak bagi pelanggannya, mereka dapat
memilih dari banyak vendor dan banyak produk.
26
- Produk dan Jasa yang Telah Disesuaikan: Dell
menyesuaikan komputernya sesuai dengan kebutuhan
dan menjualnya dengan harga yang kompetitif.
Pelanggan dapat memperoleh lebih banyak produk
(dari sepatu, boneka hingga mobil) dan jasa sesuai
dengan keinginan mereka.
- Produk dan Servis yang Lebih Murah: EC secara
berkala menyediakan produk dan jasa yang tidak
mahal kepada para pelanggannya dengan
membolehkan mereka untuk berbelanja darimana pun
dan melakukan perbandingan harga yang lebih cepat.
- Pengiriman Instan: Untuk produk-produk digital, EC
memungkinkan untuk pengiriman cepat.
- Ketersediaan Informasi: Pelanggan dapat memperoleh
informasi produk yang relevan dan rinci dalam
hitungan detik. Dan juga, dukungan multimedia lebih
murah dan lebih baik.
- Ikut Serta Dalam Lelang: EC memungkinkan
pelanggan untuk berpartisipasi dalam lelang maya. Ini
memungkinkan penjual untuk menjual barang-
barangnya lebih cepat dan pembeli dapat memperoleh
barang-barang dan penawaran yang menarik.
- Komunitas Elektronik: EC memungkinkan
pelanggannya untuk berinteraksi dengan pelanggan
27
lainnya dalam komunitas elektronik dan saling
bertukar pendapat serta saling berbagi pengalaman.
- Tidak Ada Pajak Penjualan: Di banyak negara, bisnis
online bebas dari pajak penjualan.
3. Untuk Masyarakat
- Telecommuting: Lebih banyak individu dapat bekerja
dari rumah dan melakukan sedikit perjalanan untuk
bekerja, belanja, sehingga mengurangi kemacetan lalu
lintas dan polusi udara yang berkurang.
- Standar Kehidupan yang Lebih Tinggi: Beberapa
barang dagang dapat dijual dengan harga yang lebih
murah, memungkinkan orang yang kurang mampu
untuk membeli lebih banyak dan meningkatkan
standar kehidupan mereka.
- Ketersediaan Layanan Publik: Layanan publik, seperti
pusat perawatan kesehatan, pendidikan dan distribusi
layanan sosial pemerintah, dapat dilakukan dengan
biaya rendah dan atau peningkatan kualitas. Sebagai
contoh, EC menyediakan dokter dan perawat yang
berada di pedalaman akses ke informasi dan teknologi
dengan begitu mereka dapat merawat pasiennya
dengan lebih baik.
28
2.2.2 Manajemen Pengadaan
Menurut Pujawan (2005, p9) fungsi pengadaan mencakup
kegiatan-kegiatan antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja
supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor
supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pengadaan (Pujawan, 2005,
pp139-141) mencakup:
1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan
supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Model hubungan mana yang tepat
tentunya tergantung pada banyak hal, termasuk diantaranya kritis
tidaknya barang yang dibeli dari supplier yang bersangkutan dan
besar tidaknya nilai pembelian.
2. Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu
dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud
adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-
supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers).
3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Kegiatan
pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang
lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.
Dengan munculnya Internet, teknologi pengadaan mengalami
perkembangan yang sangat dramatis.
29
4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian
pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang
dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka.
5. Melakukan proses pembelian. Ini adalah pekerjaan yang paling rutin
dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian bisa dilakukan
dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian
dengan melalui tender atau lelang.
6. Mengevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier juga
pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya
saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan sebagai
dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk
menentukan peringkat supplier.
2.2.3 Jenis Proses Pembelian
2.2.3.1 Proses Pembelian Rutin
(Pujawan, 2005, pp141-142) Pembelian rutin dilakukan
untuk item-item yang kebutuhannya berulang. Biasanya item-
item yang seperti ini relatif standar sehingga proses pembelian
tidak lagi melibatkan perancangan spesifikasi. Proses
pembelian meliputi langkah-langkah berikut:
1. Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan
pembelian ke bagian pengadaan. Dokumen pembelian ini
biasanya dinamakan purchase requisition (PR) atau
material requisition (MR).
30
2. Bagian pengadaan akan mengevaluasi PR / MR yang
diterima. Kecuali ada kendala yang menghambat, PR / MR
ini kemudian akan ditindaklanjuti oleh bagian pengadaan
dengan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier
yang dianggap tepat. Pada PO biasanya tercantum aturan-
aturan (term and conditions) yang secara umum sudah
disepakati dan berlaku sebagai klausal kontrak begitu
supplier menyatakan bersedia memenuhi PO yang dikirim
perusahaan.
3. Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut,
bagian pengadaan harus secara proaktif memonitor
perkembangan pengirimannya agar tidak terjadi
keterlambatan.
4. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban
untuk mengecek benar tidaknya item yang dikirim serta
jumlah dan kualitasnya.
5. Bagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses
pembayaran sesuai dengan term pembayaran yang berlaku.
Kebanyakan supplier memberikan sejenit credit term atau
payment delay.
2.2.3.2 Proses Pembelian dengan Sistem Tender/Lelang
(Pujawan, 2005, pp143-145) Pembelian dengan
metode tender atau lelang dilakukan apabila tidak
31
memungkinkan untuk langsung mengirim PO ke supplier
setelah ada PR atau MR dari bagian yang membutuhkan
barang atau jasa. Hal ini bisa disebabkan karena beberapa hal.
Pertama, aturan yang ada mengharuskan pembelian dilakukan
dengan proses tender atau lelang. Kedua, barang atau jasa
yang akan dibeli bukan merupakan barang atau jasa yang
standar sehingga perusahaan belum memiliki supplier yang
tetap. Ketiga, barang atau jasa tersebut memiliki spesifikasi
teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-
ulang.
Tender sedikit berbeda dengan lelang. Pada proses
tender, tidak ada kesempatan bagi para peserta (supplier)
untuk merevisi harga yang telah ditawarkan. Harga penawaran
biasanya bersifat rahasia dan tidak diperlihatkan ke peserta
lain. Sedangkan pada proses lelang, peserta diundang untuk
datang untuk mengikuti proses lelang. Pada saat lelang
berlangsung, peserta bisa melihat harga yang ditawarkan oleh
peserta yang lain dan mereka boleh merevisi harga sampai
pada batas waktu lelang yang ditetapkan.
Secara umum proses tender atau lelang mengikuti
langkah-langkah berikut:
1. Bagian yang membutuhkan barang atau jasa
mendefinisikan kebutuhan secara umum.
32
2. Bagian yang bersangkutan mengirim sejenis PR ke bagian
pengadaan. Sebelum proses pengajuan PR, ada
kemungkinan bagian yang membutuhkan sudah
berkonsultasi dengan bagian pengadaan. Pada saat PR
diajukan, definisi barang atau jasa sedapat mungkin sudah
relatif jelas, baik spesifikasi, waktu kebutuhan, maupun
jumlahnya.
3. Bagian pengadaan akan mengirimkan request for
quotation (RFQ) atau request for proposal (RFP) ke
supplier yang potensial. Terdapat perbedaan antara RFQ
dan RFP. Untuk barang atau jasa yang sudah cukup jelas
spesifikasinya biasanya perusahaan meminta penawaran
harga (RFQ). Sedangkan untuk barang atau jasa yang
spesifikasinya belum jelas, RFP dikirim oleh perusahaan.
4. Secara pararel dengan langkah di atas, bagian pengadaaan
dan bagian yang membutuhkan barang atau jasa, membuat
kriteria penilaian penawaran atau proposal yang masuk.
5. Untuk kasus-kasus tertentu, perusahaan terkadang harus
mengundang calon-calon supplier untuk menjelaskan
secara rinci tentang barang atau jasa yang dibutuhkan.
6. Setelah penawaran atau proposal terkumpul, perusahaan
akan melakukan proses seleksi. Proses seleksi juga
terdapat variasi. Ada perusahaan yang menggunakan satu
tahap (menilai penawaran atau proposal dari berbagi segi
33
untuk langsung mengambil keputusan). Ada juga yang
menggunakan dua tahap dimana pada tahap pertama hanya
aspek teknis yang dilihat. Pada tahap kedua, seleksi
dilakukan atas dasar harga yang ditawarkan.
7. Setelah pemenang ditentukan, bagian pengadaan akan
menindaklanjutinya dengan membuat kontrak dengan
supplier. Tahap ini kemungkinan harus terjadi klausal-
klausal kontrak.
8. Bagian pengadaan selanjutnya akan mengirimkan PO
untuk secara formal meminta pasokan barang atau jasa
sejumlah tertentu dengan harga dan waktu yang
disepakati.
9. Proses selanjutnya berupa pemantauan pengiriman atau
penyampaian jasa, pembayaran dan lain-lain tidak jauh
berbeda dengan pembelian rutin.
2.2.4 Pemilihan dan Evaluasi Pemasok
2.2.4.1 Kriteria Pemilihan Pemasok
Memilih supplier merupakan kegiatan strategis,
terutama apabila supplier tersebut akan memasok item yang
kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai
supplier penting. Kriteria pemilihan adalah salah satu hal
penting dalam pemilihan supplier.
34
Secara umum banyak perusahaan yang menggunakan
kriteria-kriteria dasar seperti kualitas barang yang ditawarkan,
harga dan ketepatan waktu pengiriman. Namun sering kali
pemilihan supplier membutuhkan berbagai kriteria lain yang
dianggap penting oleh perusahaan. Namun tentu saja
perusahaan harus menentukan sendiri kriteria-kriteria yang
akan digunakan dalam memilih supplier.
Penelitian yang dilakukan oleh Dickson menunjukkan
bahwa kriteria pemilihan supplier bisa sangat beragam. Tabel
di bawah ini menunjukkan 22 kriteria yang diidentifikasi oleh
Dickson. Angka pada kolom kedua menunjukkan tingkat
kepentingan dari masing-masing kriteria berdasarkan
kumpulan jawaban dari survey yang direspon oleh 170
manajer pembelian di Amerika Serikat. Responden diminta
memilih angka 0-4 pada skala likert dimana angka 4 berarti
sangat penting.
Kriteria Skor Quality 3.5 Delivery 3.4 Performance history 3.0 Warranties and claim policies 2.8 Price 2.8 Technical capability 2.8 Financial position 2.5 Procedural compliance 2.5 Communication system 2.5 Reputation and position in industry 2.4 Desire for business 2.4
35
Management and organization 2.3 Operating controls 2.2 Repair service 2.2 Attitudes 2.1 Impression 2.1 Packaging capability 2.0 Labor relations records 2.0 Geographical location 1.9 Amount of past business 1.6 Training aids 1.5 Reciprocal arrangements 0.6
Tabel 2.1 Kriteria pemilihan / evaluasi supplier (Dickson).
2.2.4.2 Evaluasi Kinerja Pemasok
Kinerja supplier perlu dimonitor secara kontinu.
Penilaian kinerja ini penting dilakukan sebagai bahan evaluasi
yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja
mereka atau sebagai bahan pertimbangan perlu tidaknya
mencari supplier alternatif. Pada situasi dimana perusahaan
memiliki lebih dari satu supplier untuk suatu item tertentu,
hasil evaluasi bisa juga dijadikan dasar dalam mengalokasikan
order di masa depan.
Kriteria yang digunakan untuk memilih supplier juga
bisa digunakan untuk menilai kinerja supplier. Hanya saja
perlu dibedakan antara mengevaluasi calon supplier dengan
menilai kinerja supplier. Yang pertama lebih pada penilaian
prospek atau potensi, sedangkan yang kedua lebih pada
kinerja yang telah ditunjukkan selama satu periode tertentu.
36
Namun tentu saja kriteria-kriteria yang dipentingkan
tidak sama untuk semua item karena fokus pembelian untuk
item yang berbeda tentu tidak sama. Oleh karena itu, penilaian
kinerjapun harus menggunakan kriteria dengan bobot yang
mencerminkan strategi supply chain serta karakteristik item
yang dibeli.
2.2.4.3 Teknik Analisis/Evaluasi Pemasok
2.2.4.3.1 Decision Matrix
Decision matrix adalah grafik yang
memungkinkan sebuah tim atau individu untuk
mengidentifikasi, menganalisis dan menilai secara
sistematis kekuatan hubungan antar rangkaian
informasi. Matrix ini berguna khususnya untuk
melihat pada faktor-faktor keputusan yang banyak
dan menilai kepentingan relatif dari setiap faktor.
Sebuah decision matrix memungkinkan
pembuat-pembuat keputusan untuk menstruktur
dan kemudian menyelesaikan masalah mereka
dengan:
1. Menentukan dan memprioritaskan kebutuhan
mereka dengan daftar kriteria,
2. Mengevaluasi, menilai dan membandingkan
solusi yang berbeda,
37
3. Memilih solusi terbaik yang tepat.
Dalam konteks pengadaan, dimana proses
pengumpulan dan pemilihan memungkinkan
penerimaan barang atau jasa dari sumber eksternal,
decision matrix juga disebut scoring matrix,
membantu menentukan penawaran atau proposal
yang menang di kalangan yang mengirimkan
tanggapan terhadap undangan yang dapat berupa:
Request for Proposal (RFP), Invitation for Bid
(IFB), Invitation to Bid (ITB) atau Invitation to
Tender (ITT).
Sebuah decision matrix dasarnya adalah sebuah
susunan yang menampilkan satu sumbu daftar
alternatif, juga disebut pilihan atau solusi, yang
dievaluasi berdasarkan pada sumbu lainnya, daftar
kriteria, yang diberi bobot.
Aktivitas decision matrix menggunakan
metode COWS, yang menggambarkan semua
informasi yang harus disediakan untuk membuat
keputusan yang tidak memihak. Metode COWS
tersebut adalah:
- Criteria, mengembangkan hierarki kriteria
keputusan yang juga dikenal dengan model
keputusan.
38
- Options, mengidentifikasi pilihan yang juga
disebut solusi atau alternatif.
- Weights, memberikan bobot pada setiap kriteria
berdasarkan pada kepentingannya dalam
keputusan akhir.
- Scores, menilai setiap pilihan pada skala rasio
dengan memberikan skor atau rating pada
setiap kriteria.
Contoh decision matrix. Katakanlah telah
diidentifikasi kriteria C1, C2 dan C3 memegang
peran dalam keputusan akhir, dengan bobot 1, 2
dan 3. Dan telah didapatkan tiga penyedia yang
prospektif A, B dan C yang dapat menawarkan
solusi yang bagus.
ALTERNATIVES
Option A Option B Option C
CRITERIA Weight Rating Score* Rating Score* Rating Score*
Criteria C1 1 3 3 3 3 3 3
Criteria C2 2 2 4 1 2 2 4
Criteria C3 3 1 3 3 9 2 6
Total 6 4 10 7 14 7 13
Score* = Rating * Weight
Tabel 2.2 Contoh Decision Matrix.
39
Option dengan nilai tertinggi tidak harus
menjadi salah satu yang dipilih, tetapi skor relatif
dapat menghasilkan diskusi yang berguna dan
mengarahkan tim pada konsensus.
2.2.4.3.2 AHP (Analytical Hierarchical Process)
AHP merupakan pendekatan untuk
pembuatan keputusan yang melibatkan
penstrukturan berbagai kriteria pilihan menjadi
hierarki, menilai kepentingan relatif dari kriteria-
kriteria tersebut, membandingkan alternatif untuk
setiap kriteria dan menentukan peringkat alternatif
secara keseluruhan.
Dengan mengorganisir dan menilai
alternatif terhadap hierarki dari tujuan yang
beraneka segi, AHP menyediakan alat yang
terbukti efektif untuk menghadapi pembuatan
keputusan yang kompleks. AHP memungkinkan
identifikasi kriteria pemilihan dan pembobotan
serta analisisnya lebih baik, lebih mudah dan lebih
efisien. Jadi, AHP secara drastis mengurangi
putaran keputusan.
AHP membantu menangkap pengukuran
evaluasi subyektif dan obyektif, menyediakan
40
mekanisme yang berguna untuk memeriksa
konsistensi dari pengukuran evaluasi dan alternatif
yang diusulkan oleh tim sehingga mengurangi bias
dalam pembuatan keputusan.
AHP memungkinkan organisasi untuk
meminimalkan perangkap umum dalam proses
pembuatan keputusan, seperti kurang fokus, kurang
perencanaan atau partisipasi, yang pada akhirnya
adalah gangguan yang merugikan yang dapat
mencegah tim untuk membuat keputusan yang
tepat.
Langkah-langkah dalam AHP:
1. Decomposing
Tujuannya adalah menstruktur masalah
menjadi sub-masalah yang dapat dikelola
manusia. Untuk melakukannya, diulangi dari
puncak (yang lebih umum) ke dasar (yang lebih
spesifik), membagi masalah yang tidak
terstruktur dalam langkah ini, menjadi sub-
modul yang akan menjadi sub-hierarki.
Dikemudikan melalui hierarki dari puncak ke
dasar, struktur AHP terdiri dari tujuan (cabang
dan node sistematis), kriteria (parameter
41
evaluasi) dan penilaian alternatif (pengukuran
kecukupan solusi untuk kriteria).
Setiap cabang kemudian dibagi lebih
lanjut menjadi tingkatan rinci yang tepat. Pada
akhirnya, proses pengulangan mengubah
masalah yang tidak terstruktur menjadi masalah
yang dapat dikelola yang diorganisir secara
vertikal dan horizontal dalam bentuk hierarki
dari kriteria yang diberi bobot.
Dengan meningkatnya jumlah kriteria,
kepentingan dari setiap kriteria menjadi tipis,
yang diimbangi dengan memberikan bobot
pada setiap kriteria.
2. Weighting
Memberikan bobot relatif pada setiap
kriteria, berdasarkan pada kepentingannya.
Jumlah dari semua kriteria yang dimiliki oleh
kriteria induk dalam tingkatan hierarki yang
sama harus sama dengan 100% atau 1. Prioritas
global adalah perhitungan yang mengukur
kepentingan relatif dari kriteria dalam model
keputusan secara keseluruhan.
42
3. Evaluating
Memberi skor alternatif dan
membandingkan satu sama lain. Dengan
menggunakan AHP, skor relatif untuk setiap
alternatif diberikan untuk setiap daun hierarki,
kemudian untuk cabang dari daun tersebut
berada dan seterusnya, hingga puncak dari
hierarki dimana skor keseluruhan dihitung.
4. Selecting
Membandingkan alternatif dan memilih
satu yang dengan baik memenuhi keperluan.
Contoh AHP. Dalam kasus analisis
kualitas software multi atribut yang berarti
menentukan build mana yang akan dievaluasi
dan atribut apa yang akan digunakan untuk
evaluasi. Misalkan telah dipilih tiga build untuk
dibandingkan, yakni Build A, Build B dan
Build C. Berikutnya adalah menentukan atribut
apa yang akan digunakan untuk mengevaluasi
kualitas keseluruhan dari setiap build.
Kemudian, akan dipecah setiap atribut menjadi
sub-atribut. Misalnya atribut performance
dipecah menjadi startup performance dan file
save performance dan atribut functionality
43
menjadi user interface, database dan network
functionality. Setelah menentukan masalahnya,
langkah berikutnya adalah menentukan bobot
relatif dari setiap atribut perbandingan.
Gambar 2.2 Contoh struktur AHP.
Untuk contoh, misalnya ditentukan
functionality adalah diantara “penting” (nilai = 3)
dan “sangat penting sekali” (nilai = 5)
dibandingkan dengan performance dan didapat
nilai 4. Sekarang elemen tabel dari kiri atas ke
kanan bawah secara diagonal membandingkan
kepentingan performance dengan dirinya sendiri
dan kepentingan relatif dari functionality terhadap
dirinya sendiri. Diberi nilai 1 karena setiap atribut
memiliki kepentingan yang sama dibandingkan
dengan dirinya sendiri. Karena sebelumnya telah
ditentukan bahwa functionality dibanding dengan
performance adalah 4, maka kepentingan relatif
44
dari performance terhadap functionality adalah ¼
atau 0.250. Jika ditempatkan dalam tabel, adalah
sebagai berikut:
Performance Functionality
Performance 1 0.250
Functionality 4 1
Tabel 2.3 Hasil awal perbandingan berpasangan.
Setelah melengkapi tabel kepentingan
relatif, berikunya adalah menghitung “priority
vector” dari tabel. Pertama-tama, dijumlahkan
setiap kolom, didapat 5 dan 1.250. Kemudian
setiap masukan dalam tabel kepentingan relatif
dibagi dengan jumlah kolomnya. Dalam kasus ini
didapat 1/5 dan 4/5 pada kolom pertama dan
0.250/1.250 dan 1/1.250 pada kolom kedua.
Performance Functionality
Performance 0.200 0.200
Functionality 0.800 0.800
Tabel 2.4 Tabel hasil pembagian nilai sel dibagi jumlah kolom.
45
Langkah terakhir adalah menentukan
priority vector untuk mendapatkan rata-rata dari
setiap baris. (0.200 + 0.200) / 2 = 0.200 dan (0.800
+ 0.800) / 2 = 0.800 atau diekspresikan sebagai
vektor kolom:
Performance 0.200
Functionality 0.800
Tabel 2.5 Tabel perhitungan akhir bobot kriteria.
Setelah menghasilkan priority vector untuk
atribut perbandingan tingkat tertinggi
(performance dan functionality), berikutnya adalah
menghitung priority vector untuk setiap sub-
tingkatan.
User Interface Database Network
User Interface 1 3 7
Database 1/3 1 2
Network 1/7 1/2 1
Tabel 2.6 Hasil awal perbandingan berpasangan untuk kriteria Functionality.
46
Hasil perhitungan akhir bobot untuk
masing-masing sub-kriteria adalah:
User Interface 0.681
Database 0.216
Network 0.103
Tabel 2.7 Tabel hasil perhitungan akhir untuk kriteria Functionality.
Setelah menghitung priority vector untuk
atribut functionality, kemudian akan dihitung
priority vector untuk atribut performance. Hasil
dari perhitungan tersebut adalah sebagai berikut:
Startup File Save
Startup 1 5
File Save 0.200 1
Startup 0.833
File Save 0.167
Tabel 2.8 Tabel perbandingan berpasangan dan hasil akhir
perhitungan bobot untuk subkriteria Performance.
Setelah menyelesaikan menentukan priority
vector untuk setiap atribut perbandingan, langkah
47
berikutnya dalam AHP adalah melakukan
perbandingan setiap build berdasarkan setiap
atribut perbandingan tingkat terendah. Dalam
contoh ini berarti perlu dibandingkan Build A
terhadap Build B terhadap Build C pada setiap lima
atribut perbandingan: startup, file save, user
interface, database dan network. Proses
perbandingan build adalah sama persis dengan
proses perbandingan atribut. Jadi, untuk start up
performance sebagai contoh, membandingkan
setiap build menggunakan kriteria ini dalam tabel.
Startup Build A Build B Build C
Build A 1 3 5
Build B 0.333 1 2
Build C 0.200 0.500 1
Tabel 2.9 Tabel perbandingan berpasangan solusi-solusi terhadap
subkriteria Startup.
Dengan menggunakan algoritma yang sama
pada bagian sebelumnya (menghitung total kolom,
membagi setiap sel dengan total kolomnya,
48
menghitung rata-rata setiap baris), maka
didapatkan:
Startup
Build A 0.648
Build B 0.230
Build C 0.122
Tabel 2.10 Tabel hasil perhitungan akhir bobot solusi terhadap
subkriteria Startup.
Setelah menggunakan cara yang sama
untuk sisa empat atribut perbandingan, langkah
berikutnya adalah menjumlahkan semua data untuk
menghasilkan metrik evaluasi akhir.
Nilai kualitas akhir dari Build A adalah:
(.200) (.800) (.648) +
(.200) (.167) (.571) +
(.800) (.681) (.443) +
(.800) (.216) (.639) +
(.800) (.103) (.638) = 0.531
Nilai kualitas akhir dari Build B adalah:
(.200) (.800) (.230) +
(.200) (.167) (.286) +
49
(.800) (.681) (.387) +
(.800) (.216) (.274) +
(.800) (.103) (.273) = 0.329
Nilai kualitas akhir dari Build C adalah:
(.200) (.800) (.122) +
(.200) (.167) (.143) +
(.800) (.681) (.170) +
(.800) (.216) (.087) +
(.800) (.103) (.089) = 0.140
Dengan demikian maka urutan build
berdasarkan hasil penilaian keseluruhan adalah
Build A, Build B dan Build C.
2.2.5 E-Procurement
2.2.5.1 Definisi E-Procurement
E-procurement (Electronic Procurement) merupakan
pembelian dan penjualan barang dan jasa bisnis-ke-bisnis
melalui Internet dan juga sistem informasi dan jaringan seperti
Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource
Planning (ERP).
50
Dengan kata lain, e-procurement adalah suatu sistem
informasi untuk kegiatan pembelian dan penjualan barang serta
jasa bisnis ke bisnis yang berbasiskan Internet.
2.2.5.2 Jenis-jenis E-Procurement
Terdapat enam jenis utama dari e-procurement:
- Web-based ERP: membuat dan menyetujui
permintaan pembelian, menempatkan purchase
order dan menerima barang dan jasa dengan
menggunakan sistem software berbasiskan teknologi
Internet.
- e-MRO (Maintenance, Repair and Operating):
Sejenis dengan web-based ERP terkecuali barang
dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk
yang berkaitan dengan MRO.
- e-sourcing: mengidentifikasi supplier baru untuk
kategori tertentu dari keperluan pembelian
menggunakan teknologi Internet.
- e-tendering: mengirimkan permintaan untuk
informasi dan harga kepada supplier dan menerima
balasan dari supplier menggunakan teknologi
Internet.
51
- e-reverse auctioning: menggunakan teknologi
Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier
yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.
- e-informing: mengumpulkan dan mendistribusikan
informasi pembelian dari dan ke pihak internal dan
eksternal menggunakan teknologi Internet.
2.2.5.3 Keuntungan E-Procurement
Beberapa keuntungan yang dapat direalisasikan dengan
mengaplikasikan e-procurement antara lain:
1. Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat,
akurat dan murah. Mengundang supplier untuk memasukkan
proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat surat
atau fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas web. Calon-
calon supplier bisa mendapatkan pesan tersebut dengan
cepat dan akurat dimanapun mereka berada asalkan
tersambung dengan jaringan Internet.
2. Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa
mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih
murah karena supplier sedapat mungkin menurunkan harga
penawaran agar bisa menjadi pemenang.
3. Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang
lebih banyak dari berbagai tempat sehingga berpeluang
52
untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih
berkompeten.
4. Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun
proses-proses fisik (pengiriman dan lain-lain) sehingga
kedua belah pihak cepat mengetahui kalau ada masalah yang
membutuhkan penanganan lebih lanjut.
5. Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-
proses tersebut dari mana saja asalkan terhubung dengan
jaringan Internet.
Keuntungan-keuntungan diatas tentunya akan memberikan
kontribusi yang baik bagi perkembangan perusahaan yang
menerapkan e-procurement baik dalam kondisi internal maupun
eksternal perusahaan.
2.3 Teori Pengembangan Sistem Informasi
2.3.1 Metode Pengembangan Sistem Informasi
2.3.1.1 Unified System Development Process
(Bennet, 2002, pp54-55) Unified Software Development
Process (USDP) mencerminkan arus penekanan pada daur hidup
yang iteratif dan bertambah. USDP dibuat berdasarkan pada
pendekatan-pendekatan sebelumnya oleh Jacobson (1992), Booch
(1994) dan Rumbaugh (1991). USDP memasukkan UML dan
terdiri dari banyak nasihat bagus dalam pengembangan software.
53
Daur pengembangan untuk USDP digambarkan pada
gambar di bawah ini dan terdiri dari empat fase:
- Inception berkenaan dengan menentukan cakupan dan tujuan
dari proyek.
- Elaboration berfokus pada penentuan syarat atau keperluan
sistem dan menentukan struktur dari sistem.
- Construction yang mempunyai tujuan utama untuk membuat
sistem software.
- Transition berkenaan dengan instalasi produk dan rollout.
Daur pengembangan khusus dapat terdiri dari banyak
iterasi. Pada gambar berikut terdapat dua iterasi dalam fase
inception dan empat iterasi dalam fase construction. Hal ini
membantu menjelaskan secara murni dan jumlah dari iterasi
dalam setiap fase ditentukan dalam proyek berdasarkan dasar
proyek. Pada akhir setiap iterasi penambahan dihasilkan dan
komposisinya dapat berkisar dari elemen-elemen requirement
model untuk mengerjakan code program untuk porsi dari sistem.
Dalam USDP sebuah penambahan tidak harus aditif, hal tersebut
dapat berupa versi pengerjaan ulang dari penambahan
sebelumnya.
54
Gambar 2.3 Tahapan dan workflow Unified Software Development Process.
Diagram tersebut juga menggambarkan sebuah fase dapat
melibatkan berbagai aktivitas atau alur kerja yang berbeda. Hal ini
berbeda dengan daur hidup waterfall dimana setiap fasenya secara
garis besar terdiri dari satu aktivitas tunggal. Fase inception
melibatkan elemen-elemen dari semua arus kerja, meskipun lebih
cenderung bahwa perancangan, implementasi (seperti
pembangunan software) dan pengujian akan difokuskan pada
setiap prototyping penelitian yang diperlukan. Bagaimanapun
juga, umumnya inception secara utama melibatkan keperluan-
keperluan dan analisis arus kerja.
(Bennet, 2002, p109) Proses pengembangan harus
menentukan apa yang harus diselesaikan, kapan harus
55
diselesaikan, bagaimana harus diselesaikan dan oleh siapa untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Teknik manajemen proyek
digunakan untuk mengatur dan mengendalikan proses untuk
setiap individual proyek. Salah satu dari proses pengembangan
software yang sekarang digunakan secara luas adalah Unified
Software Development Process (USDP). USDP telah
dikembangkan oleh tim yang menciptakan UML. Diklaim bahwa
USDP memasukkan banyak praktek-praktek terbaik dalam
pengembangan sistem informasi. Hal-hal tersebut antara lain
adalah:
- Iterative and incremental development
- Component-based development
- Requirement driven development
- Configurability
- Architecture centrism
- Visual modeling techniques
Akvitas-Aktivtas Utama
(Bennet, 2002, pp112-115) Proses pengembangan sistem
memasukkan aktivitas-aktivitas utama berikut ini:
1. Requirements Capture and Modeling
Berbagai teknik pencarian fakta digunakan untuk
mengidentifikasi keperluan-keperluan. Keperluan-keperluan
didokumentasikan dalam use case. Sebuah use case
56
menangkap elemen fungsional yang dibutuhkan oleh sistem
dan dalam sebuauh requirement model sendiri dapat terdiri
atas banyak use case.
Use case juga dapat dimodel secara grafis. Model use case
disaring untuk mengidentifikasi prosedur-prosedur umum dan
ketergantungan antar use case. Tujuan utama dari penyaringan
ini adalah untuk menghasilkan keperluan-keperluan yang
ringkas tetapi mempunyai deskripsi yang lengkap.
Prototype dari beberapa user interface utama dapat dibuat
untuk membantu pemahaman keperluan yang user harapkan
dari sistem.
2. Requirements Analysis
Pada dasarnya setiap use case menggambarkan satu
keperluan atau lebih. Setiap use case dianalisis secara terpisah
untuk mengidentifikasi objek yang diperlukan untuk
mendukung use case tersebut. Use case juga dianalisis untuk
menentukan bagaimana objek-objek tersebut berinteraksi dan
tanggung jawab apa yang dimiliki setiap objek untuk
mendukung use case tersebut. Diagram collaboration
digunakan untuk memodel interaksi objek. Model untuk setiap
use case kemudian diintegrasikan untuk menghasilkan
analysis class diagram.
57
3. System Design
Pada tahap ini berbagai keputusan yang berkenaan dengan
proses perancangan dibuat termasuk didalamnya spesifikasi
lanjut dari arsitektur sistem yang cocok. Bagian dari
spesifikasi arsitektur dapat memasukkan identifikasi dari
teknologi khusus yang akan digunakan.
Perancangan sistem juga berkenaan dengan identifikasi
dan dokumentasi standar pengembangan yang cocok (seperti
standar perancangan interface, standar coding) untuk
penyelesaian proyek.
4. Class Design
Setiap model analysis use case diuraikan secara terpisah
untuk memasukkan rinci perancangan yang relevan. Diagram
sequence dapat digambarkan untuk menampilkan secara rinci
komunikasi objek dan diagram state dapat dipersiapkan untuk
objek dengan perilaku state yang kompleks. Model yang
terpisah kemudian diintegrasikan untuk menghasilkan design
class diagram yang rinci. Design class memiliki atribut-
atribut dan operasi-operasi yang ditentukan untuk
menggantikan tanggung jawab yang kurang spesifik yang
mungkin telah diidentifikasi dalam aktivitas analisis.
5. Interface Design
Sifat dasar dari fungsionalitas yang ditawarkan via setiap
use case telah diuraikan dalam requirement analysis.
58
Perancangan interface menghasilkan spesfikasi rinci seperti
bagaimana fungsionalitas yang diinginkan dapat terealisasi.
Perancangan interface memberikan sistem tampilan dan
menentukan gaya interaksi dari yang akan dilakukan user.
Perancangan interface memasukkan peletakan dan warna dari
tombol dan mode navigasi yang digunakan antara bagian-
bagian dari sistem.
6. Data Management Design
Perancangan manajemen data berfokus pada spesifikasi
mekanisme yang cocok untuk implementasi Database
Management System (DBMS) yang akan digunakan. Teknik-
teknik seperti normalisasi dan pemodelan entity-relationship
dapat berguna jika DBMS relational yang digunakan.
Perancangan manajemen data dan perancangan class saling
tergantung.
7. Construction
Konstruksi berkenaan dengan pembuatan aplikasi
menggunakan teknologi pengembangan yang tepat. Bagian-
bagian berbeda dari sistem mungkin dibangun dengan
menggunakan bahasa yang berbeda.
8. Testing
Sebelum sistem dapat diberikan kepada client, sistem
harus diuji secara seksama. Naskah pengujian harus
didasarkan dari deskripsi use case yang sebelumnya telah
59
disetujui dengan client. Pengujian harus dilakukan sebagai
elemen dari sistem yang dikembangkan.
9. Implementation
Implementasi dari sistem akan memasukkan instalasi pada
berbagai komputer yang akan digunakan. Hal tersebut
termasuk mengatur transisi dari sistem lama ke sistem baru
untuk client. Hal ini akan melibatkan manajemen resiko dan
pelatihan staf.
2.3.1.2 Web Application Extension for UML
(Conallen, 2003, p379) WAE (Web Application Extension)
merupakan profile Unified Modeling Languange (UML) formal
yang memungkinkan tim pengembang aplikasi web untuk
menggunakan UML untuk merancang abstraksi aplikasi web
mereka pada tingkat perancangan.
(Conallen, 2003, p236) WAE memungkinkan kita untuk
mempresentasikan halaman-halaman web dan elemen-elemen
signifikan arsitektur lainnya dalam model berdampingan dengan
normal classes dari model.
60
2.3.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
2.3.2.1 Analisis Sistem Informasi
2.3.2.1.1 Requirement Gathering
Tahapan awal dalam analisis sistem informasi
adalah mengumpulkan requirement dari sistem.
Requirement-requirement tersebut terdiri atas functional
requirement dan non-functional requirement. Kemudian
berdasarkan requirement tersebut, akan ditentukan use
case dan rencana arsitektur awal dari sistem.
Functional Requirement
(Bennet, 2002, p121) Functional requirement
menggambarkan apa yang dilakukan atau apa yang
diharapkan dapat dilakukan oleh sistem, seringkali
dirujuk dengan fungsionalitas dari sistem sendiri. Dalam
pendekatan berorientasi objek, pertama-tama adalah
menentukan use case untuk mendokumentasikan
fungsionalitas sistem. Memasuki tahap analisis, rincian
dari fungsionalitas tersebut akan dicatat dalam bentuk
data mengenai objek, atribut dan operasinya.
Requirement fungsional terdiri atas:
- Gambaran proses yang akan dijalankan oleh sistem.
- Rincian inputan ke dalam sistem dari formulir kertas.
dan dokumen-dokumen bisnis lain, dari interaksi
61
antar orang, seperti panggilan telepon dan dari sistem
lain.
- Rincian data yang harus diolah oleh sistem.
Non-Functional Requirement
Non-functional requirement menggambarkan
aspek-aspek dari sistem yang mendukung requirement
fungsional sistem. Diantaranya:
- Kriteria kinerja sistem seperti response time yang
diharapkan dalam mengubah data di dalam sistem
atau mengambil data dari sistem.
- Jumlah data yang dapat dikelola, baik yang
ditampilkan ataupun yang disimpan.
- Pertimbangan keamanan.
Use Case dan Use Case Diagram
(Bennet, 2002, pp134-135) Use case adalah
gambaran dari fungsionalitas sistem dari perspektif user.
Use Case Diagram digunakan untuk menunjukkan
fungsionalitas yang akan disediakan oleh sistem dan
untuk menunjukkan user mana yang akan berkomunikasi
dengan sistem untuk menggunakan fungsionalitas yang
ada. Gambar 2.4 menunjukkan salah satu contoh dari use
case diagram.
62
Gambar 2.4 Contoh Use Case Diagram untuk sistem aplikasi e-retail.
Use case didukung dengan behaviour
specifications. Spesifikasi behaviour ini biasanya
digambarkan dalam bentuk diagram UML seperti
Collaboration diagram atau Sequence diagram, atau
dapat juga dalam bentuk teks sebagai use case
description.
2.3.2.1.2 Requirement Analysis
Setelah menentukan requirement dan spesifikasi
fungsi dari sistem, selanjutnya adalah melakukan
analisis terhadap requirement yang ada. Tahap ini akan
menghasilkan beberapa diagram analisis seperti Class
Diagram dan juga Sequence Diagram.
63
Object
(Bennet, 2002, p64) Objek merupakan abstraksi
dari sesuatu dalam problem domain, mencerminkan
kemampuan-kemampuan dari sistem untuk menyimpan
informasi mengenai objek tersebut dan berinteraksi
dengannya atau keduanya.
Class dan Class Diagram
(Bennet, 2002, p66) Sebuah objek
menggambarkan sebuah contoh khusus dari sebuah
class. Objek yang cukup mirip satu sama lain dikatakan
termasuk dalam class yang sama. Contoh (instance)
merupakan kata lain untuk sebuah objek tunggal, tetapi
juga dapat mempunyai konotasi dari class dimana objek
tersebut termasuk: setiap objek merupakan sebuah
contoh dari beberapa class. Jadi, seperti sebuah objek,
sebuah contoh menggambarkan sebuah manusia, benda
atau konsep dalam application domain. Sebuah class
merupakan gambaran abstrak untuk rangkaian contoh
dengan kemiripan logikal satu sama lain.
Attribute
(Bennet, 2002, p168) Attribute (atau atribut)
adalah bagian terpenting dalam menggambarkan suatu
64
class. Atribut adalah struktur umum dari apa yang dapat
‘diketahui’ oleh setiap member dari class. Setiap objek
akan memiliki nilai yang unik untuk setiap atribut (atau
nilai-nilai jika atributnya berupa array).
Operation
(Bennet, 2002, p174) Operation adalah elemen-
elemen dari perilaku-perilaku umum yang di-shared oleh
semua instance suatu class. Operation adalah tindakan
yang dilakukan oleh, atau pada suatu objek. Classes
yang ditentukan pada tahap analisis requirement
mewakili hal-hal dan konsep pada dunia nyata, jadi
operation-nya dapat juga direpresentasikan sebagai
aspek perilaku dari hal-hal dan konsep yang sama.
Multiplicity
(Bennet, 2002, p172) Multiplicity (skala
kardinalitas yang mungkin) adalah istilah yang
digunakan untuk menggambarkan batasan-batasan pada
jumlah objek-objek yang berpartisipasi. Multiplicity
merefleksikan aturan-aturan perusahaan (atau bisnis),
yang membatasi suatu aktivitas bisnis dapat dilakukan.
65
Struktur Class: Generalisasi, Agregasi, Asosiasi
(Bennet, 2002, p68) Generalisasi merupakan
hubungan taksonomi antara satu elemen yang lebih
umum dan satu elemen yang lebih spesifik. Elemen yang
lebih spesifik konsisten secara penuh dengan elemen
yang lebih umum (mempunyai semua sifat-sifat,
anggota-anggota dan hubungan) dan dapat mempunyai
informasi tambahan.
(Bennet, 2002, p213) Agregasi komposisi adalah
sebuah tipe abstraksi yang mengenkapsulasi sekelompok
classes yang secara kolektif memiliki kapasitas untuk
menjadi suatu sub-assembly yang reusable. Tidak sama
halnya dengan generalisasi, hubungan yang terbentuk
adalah antara satu hal dan bagian-bagiannya. Idenya
adalah suatu hal yang kompleks dibuat dari komponen-
komponen yang lebih sederhana.
(Bennet, 2002, p171) Sebuah asosiasi adalah
suatu koneksi antara dua classes yang mewakili
kemungkinan instance yang berpartisipasi dalam
koneksi logisnya.
Patterns
(Bennet, 2002, pp223-225) Pattern digunakan
untuk menggambarkan solusi-solusi dari masalah-
66
masalah yang muncul dalam arsitektur. Coplien
mengidentifikasikan aspek-aspek kritis dari sebuah
pattern yakni sebagai berikut.
- Menyelesaikan suatu masalah.
- Suatu konsep yang diakui.
- Solusi yang ada tidaklah selalu pasti.
- Menggambarkan sebuah relasi.
- Pattern memiliki komponen manusia yang
signifikan.
Contoh pattern: Transaction-Transaction Line Item
Pattern oleh menurut Coad et al dan Accountability
Analysis Pattern menurut Martin Fowler.
Gambar 2.5 Contoh Class Diagram.
67
Sequence Diagram
(Bennet, 2002, p234) Sequence diagram adalah
salah satu dari dua diagram interaksi UML selain
collaboration diagram.
Suatu sequence diagram menunjukkan sebuah
interaksi antara objek-objek sesuai dengan urutan waktu.
Sequence diagram dapat digambarkan pada tahap rincian
yang berbeda dan untuk mencapai tujuan yang berbeda
di tiap tahapannya dalam siklus hidup pengembangan.
Bentuk aplikasi yang paling umum dari sequence
diagram adalah untuk mereprensentasikan interaksi
objek yang rinci yang terjadi untuk satu use case atau
untuk satu operation. Ketika suatu sequence diagram
digunakan untuk menggambarkan perilaku dinamis dari
suatu use case, dapat dilihat sebagai suatu spesifikasi
terperinci dari use case tersebut. Sequence diagram yang
dibuat pada tahap analisis berbeda dengan yang dibuat
pada tahap perancangan dalam dua hal utama. Sequence
diagram analisis biasanya tidak mengikutsertakan objek-
objek perancangan atau juga tidak menspesifikasikan
pesan khusus pada setiap rincian.
68
Gambar 2.6 Contoh Sequence Diagram.
Interface Interaction Diagram using WAE for UML
User Experience (UX) merupakan superset dari
konsep user interface normal (Conallen, 2003, p212).
Screen merupakan sesuatu yang ditampilkan
kepada pengguna. Bagaimana hal tersebut dapat sampai
kepada pengguna bukan merupakan sifat yang melekat
pada screen.
Tidak semua sifat dari screen tepat untuk
dimasukkan ke dalam model. Konten statis seperti label
teks dan gambar yang tidak signifikan secara
69
arsitektur, jadi tidak dimasukkan ke dalam model.
Struktur atau susunan konten juga tidak tepat untuk
modelnya. Konten dinamis, merupakan elemen penting
dalam model UX. Cara termudah untuk mengidentifikasi
konten dinamis adalah dengan menyebutkannya sebagai
atribut dari stereotyped class (Conallen, 2003, pp193-
194).
Screen behavior merupakan sifat penting lain
dari screen yang dimasukkan ke dalam model. Behavior
dalam model UX adalah behavior dari screen yang
pengguna dapat invoke. Screen behavior dimasukkan
sebagai operation pada screen (Conallen, 2003, p196).
Input user dalam sebuah aplikasi web biasanya
diatur dengan standar input contol HTML. Dalam model
UX, penting untuk menangkap setiap input field dan
secara opsional, tipe dari control yang digunakan untuk
mengumpulkannya. Input forms dimodel secara terpisah
dengan class stereotype <<input form>>. Field
ditangkap sebagai atribut dan dapat secara opsional
ditulis dengan tipe input control-nya.
70
Gambar 2.7 Input form dalam asosiasinya dengan screen.
Screen compartment merupakan subscreen yang
ditujukan untuk dikombinasikan dengan compartment
lainnya untuk membentuk sebuah screen. Keuntungan
utama dari compartment adalah penggunaan ulang.
Screen compartment dimodel dengan sebuah class
stereotype <<screen compartment>>. Satu-satunya
perbedaan antara screen dan screen compartment adalah
bahwa sebuah screen compartment selalu dimuat oleh
satu parent screen.
71
Gambar 2.8 Screen dengan compartment-nya.
Navigational map menggambarkan struktur dari
screen aplikasi dengan jalur navigasi potensialnya yaitu
jalur peta dari screen aplikasi (Conallen, 2003, p192).
Tanda dolar amerika ($) ditambahkan pada nama
screen untuk mengindikasikan bahwa screen tersebut
dapat dipilih dari halaman lainnya dalam sistem,
biasanya dari menu bar dalam user interface aplikasi.
Halaman dengan tanda plus (+) ditambahkan pada nama
berarti “scrollable”. Halaman ini berisikan daftar
informasi yang banyak yang pelu di-page dan memiliki
jumlah item yang terbatas dalam satu halaman. Hasil
dari search engine merupakan contoh dari mekanisme
ini (Conallen, 2003, p210).
72
Gambar 2.9 Contoh Navigational Map.
Class stereotype dapat dibuat dengan icon class
opsional seperti di tabel berikut ini:
Stereotype Icon Decoration Icon
<<screen>>
<<input form>>
<<screen compartment>>
Tabel 2.11 Optional Class Icons.
2.3.2.2 Perancangan Sistem Informasi
Perancangan suatu sistem informasi dimulai dengan
pemilihan pola arsitektur yang sesuai dengan requirement sistem.
Rancangan arsitektur sistem dapat digambarkan dalam bentuk
Component Diagram dan Deployment Diagram.
73
Component Diagram
(Bennet, 2002, p495) Component diagram
menggambarkan hubungan ketergantungan antara
komponen-komponen perangkat lunak dalam sistem.
Deployment Diagram
(Bennet, 2002, p497) Deployment diagram
biasanya digunakan untuk menunjukkan konfigurasi
elemen-elemen run-time processing dan komponen
perangkat lunak dan memproses komponen-komponen
tersebut di dalamnya. Deployment diagram dapat
digambarkan dengan komponen-komponen dan objek-
objek aktif dalam sebuah node untuk menunjukkan
lokasinya pada lingkungan run-time.
Web Application Architecture Pattern
(Conallen, 2003, pp144-145) Suatu pola
arsitektural mengekspresikan sebuah skema organisasi
yang terstruktrur dan fundamental untuk sistem software.
Pola arsitektural menyediakan satu set subsistem yang
telah ditentukan sebelumnya, yang memspesifikasikan
tanggung jawab termasuk aturan dan pedoman untuk
mengorganisasi relasi antara subsistem tersebut.
74
Tiga pola yang paling umum untuk aplikasi web
adalah arsitektur thin web client, thick web client dan web
delivery.
1. Thin Web Client
Sering digunakan untuk aplikasi-aplikasi yang
berbasiskan internet, dimana hanya terdapat sedikit
kontrol konfigurasi client. Client hanya membutuhkan
sebuah web browser yang standard form capable.
Semua logika bisnis dieksekusi oleh server.
Gambar 2.10 Deployment diagram dari aplikasi dengan arsitektur Thin Web Client sederhana.
2. Thick Web Client
Pola thick web client biasanya digunakan ketika
sejumlah besar logika bisnis dieksekusi pada mesin
client. Client menggunakan HTML yang dinamis, Java
Applet, atau Control Active X untuk mengeksekusi
logika bisnis. Komunikasi dengan server masih
menggunakan HTTP.
75
3. Pola Web Delivery
Pola web delivery digunakan ketika web
browser berlaku sebagai alat pengiriman dan
penyimpanan untuk suatu sistem yang terdistribusi.
Sebagai tambahan untuk komunikasi client dan server
selain HTTP protokol lainnya seperti IIOP dan
DCOM.