bab 3 - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2008-1-00306-si bab 3.pdfdengan menciptakan...
TRANSCRIPT
53
3.2 Visi dan Misi
Visi: Menjadi perusahaan pilihan pertama untuk solusi geosintetik di Indonesia
dengan memberikan pelayanan yang tidak hanya berfokus terhadap penjualan
tetapi juga pelayanan terhadap pelanggan .
Misi:
• Memberikan solusi sistem geosintetik kepada pelanggan dengan kualitas prima
dan tepat waktu .
• Secara sistematis menjembatani masyarakat dan unit bisnis di seluruh Indonesia
dengan menciptakan suatu konstruksi jalan raya yang kuat , aman dan terjangkau
dari segi ekonomi.
• PT. TETRASA GEOSININDO berkomitmen untuk memberikan pelayanan
Kualitas Mutu yang Terbaik kepada pelanggan dengan membangun kepercayaan
dan kepuasan setelah menggunakan jasa dan PT. TETRASA GEOSININDO.
54
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. TETRASA GEOSININDO
55
Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian pada struktur organisasi
PT. TETRASA GEOSININDO adalah sebagai berikut:
a. Tugas dan tanggung jawab President Director
• Merupakan pemilik dan pimpinan perusahaan.
• Mengatur kebijakan – kebijakan yang sedang berlaku di perusahan.
• Menentukan tujuan dan strategi perusahaan.
• Menetapkan program jangka panjang dan pendek untuk perusahaan.
• Mengatur dan mengkoordinir kegiatan unit bisnis perusahaan.
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan bisnis perusahaan.
• Menetapkan sasaran dan tujuan perusahaan.
• Mengawasi arah dan tujuan perusahaan.
b. Tugas dan tanggung jawab Director
• Memberikan kebijakan-kebijakan untuk perusahaan.
• Bertanggung jawab untuk dukungan finansial kegiatan perusahaan.
c. Tugas dan tanggung jawab Secretary
• Membantu tugas – tugas Director.
• Mencatat tugas – tugas Director.
• Menyusun jadwal Director.
d. Tugas dan tanggung jawab Finance & Adm.Director
• Bertanggung jawab kepada President Director.
• Mengkoordinasi dan mengawasi seluruh kegiatan di bidang Finance.
• Membuat rencana dalam hal penyediaan sumber dana untuk jangka panjang dan
jangka pendek.
56
• Bertanggung jawab dalam penyediaan dan penggunaan dana perusahaan secara
keseluruhan.
• Membuat laporan secara berkala kepada President Director
• Mengawasi bagian Finance, Personel, Accounting.
Bagian Finance & Adm.Director terdiri dari tiga bagian yaitu Finance, Personel,
Accounting yang memiliki tugas sebagai berikut
Tugas dan tanggung jawab Finance
• Membawahi bagian Delivery, Warehouse, HouseKeeping, Treasury & GA dan
Procurement & Import.
• Mengurusi masalah keuangan perusahaan agar perusahaan tidak mengalami
kendala dalam bidang finansial.
Tugas dan tanggung jawab Delivery, Warehouse, HouseKeeping, Treasury
• Mengurusi kegiatan pengiriman barang.
• Mengurusi persediaan barang di gudang.
Tugas dan tanggung jawab Treasury & GA
• Mengatur pembayaran tagihan dari pelanggan
e. Tugas dan tanggung jawab Sales and Marketing
• Membawahi Asisten. Sales & Marketing , bagian Sales dan Marketing
Tugas dan tanggung jawab Asisten. Sales & Marketing
• Membantu meringankan tugas dari kepala departemennya.
Tugas dan tanggung jawab Sales
• Mencapai target penjualan yang sudah ditetapkan oleh bagian Marketing.
57
Tugas dan tanggung jawab Marketing
• Menentukan strategi promosi.
• Menetapkan harga produk.
Tugas dan tanggung jawab Personel
• Mengawasi kualitas kerja dan kinerja sumber daya manusia.
• Mengevaluasi hasil kerja karyawan.
• Mengurusi masalah – masalah internal yang berhubungan dengan sumber daya
manusia.
Tugas dan tanggung jawab Accounting
• Mengkalkulasi dan melakukan perhitungan terhadap cash flow yang terjadi di
dalam perusahaan.
• Membuat laporan – laporan keuangan kepada bagian finance.
• Mengurusi masalah – masalah internal yang berhubungan dengan sumber daya
manusia.
f. Tugas dan tanggung jawab Construction Manager
• Menangani proyek pembangunan.
• Mengawasi lancarnya proyek pembangunan yang sedang berjalan.
Tugas dan tanggung jawab Asisten Construction Manager
• Membantu tugas Construction Manager.
Tugas dan tanggung jawab Project Evaluator
• Mengevaluasi proyek yang sedang dan telah dijalankan.
Tugas dan tanggung jawab Project Operation
• Menjalankan proyek yang telah direncanakan.
58
Tugas dan tanggung jawab Engineering Manager
• Membawahi Product Application Engineer.
Tugas dan tanggung jawab Product Application Engineer
• Menangani hal – hal yang berhubungan dengan aplikasi barang yang
menggunakan mesin.
g. Tugas dan tanggung jawab IT Manager.
• Menjalankan tugas seperti divisi TI dan divisi SI.
• Melakukan supervisi terhadap system development, memonitor project system
development yang sedang berjalan.
• Menyediakan sistem aplikasi.
• Merencanakan implementasi system, training user.
• Membuat schedule.
• Melakukan perawatan berkala system software yang sedang berjalan
• Menghubungi vendor untuk technical support dan bagian dari pengadaan
peralatan dengan email atau telepon.
• Mengkoordinir IT support.
• Menginventarisasi software dan hardware.
• Mewakili perusahaan dalam koordinasi dengan provider – provider network
( Internet ).
Tugas dan Tanggung Jawab System Analyst
• Mengimplementasikan system development.
• Menganalisa masalah yang ada dan membuat usulan solusi terhadap
permasalahan tersebut.
59
• Membuat modifikasi, perubahan system.
Tugas dan Tanggung Jawab System Maintenance
• Membuat requirement software, hardware, dan spesifikasi kebutuhan sistem
secara detail.
• Membuat format dan template programming, module, tampilan form, report
layout.
• Membuat Design Database.
• Membuat User Manual bersama dengan System Documentation.
• Menuangkan spesifikasi system design dalam Program Aplikasi.
• Membuat coding program sesuai format programming.
• Mengetes program.
• Debugging, Error Traping.
• Meelihara fungsi database ( object-object, user ).
• Memonitor object – object yang bekerja di database.
• Melakukan back up database.
• Melakukan restore database.
• Melakukan Test Performance pada object database yang berjalan.
• Memelihara fungsi WebServer berkaitan dengan object.
• Menginstall, Mengkonfigurasi dan maintain peralatan komputer, PC, Printer,
modem, dan peralatan data komunikasi.
• Mengidentifikasi dan memperbaiki kerusakan hardware, setup, konfigurasi dan
testing.
60
• Memberikan layanan dan pemeliharaan secara optimum terhadap infrastruktur
jaringan LAN, internet.
• Perawatan berkala, instalasi, sistem komunikasi dan jaringan kantor.
• Perawatan berkala, menangani troubleshooting Firewall, Server, router.
• Berkoordinasi dengan Provider internet, internet dalam hal maintenance
network.
• Perawatan berkala, inventarisasi software dan hardware yang berkaitan dengan
infrastruktur jaringan antara kantor.
• Perawatan berkala pada PC.
• Meng-handle kerusakan PC.
• Meng-handle virus, meng-update Anti Virus.
• Mengoptimalkan LAN.
• Menginventarisasi software.
• Menginstall software.
3.4 Proses Bisnis PT. TETRASA GEOSININDO
1. Pesanan Pembelian (PO) dari pelanggan diterima oleh Bagian Penjualan (Sales/Sales
Support).
2. Atas dasar PO dari langganan, Bagian Penjualan memperbanyak PO menjadi 2
lembar dan mengisi/membuat Sales Order (SO) sebanyak 3 lembar yang lengkap
berisi data seperti tercantum dalam formulir SO. SO ditandatangani oleh Sales yang
bersangkutan sebagai tanda bahwa SO telah diperiksa dan datanya sudah benar
(sales bertanggung jawab atas kebenaran data SO). Ketidak lengkapan pengisian SO
61
dapat menghambat proses pengiriman barang, penerbitan tagihan, analisa omset dan
pembuatan laporan keuangan.
3. PO dan SO diberikan kepada Manajer S & M untuk diparaf sebagai persetujuan dan
didistribusikan sbb:
a. SO lembar ke-1 untuk bagian Surat Jalan/Ekspedisi
b. PO lembar ke-1 dan SO lembar ke-2 untuk bagian Billing
c. SO lembar ke-3 untuk file bagian Penjualan
d. PO lembar ke-2 untuk file proyek
(dalam hal tidak ada PO, maka SO dibuat 4 lembar dan lembar ke 4 untuk file
proyek dan berfungsi sebagai PO)
4. Atas dasar SO, bagian Surat Jalan membuat DO sebanyak 6 lembar dan kemudian
dimintakan tandatangan bagian Penjualan /Sales Support.
5. a. DO lembar ke 1-5 diserahkan pada bagian Pengiriman dan atas dasar DO
bagian Pengiriman ke Gudang.
b. Setelah ada konfirmasi dari Bagian Gudang bahwa barang telah dikirim, DO
lembar ke 6 diparaf pada kolom gudang (JJ) dan diserahkan pada bagian akuntansi
sebagai dasar untuk input ke GL.
6. Gudang menyiapkan barang sesuai DO kemudian menyerahkan barang kepada
bagian pengiriman dan paraf di DO pada kolom yang telah disediakan. Bagian
Pengiriman mengecek barang dan paraf DO pada kolom yang telah disediakan.
DO lembar ke-5 di file di gudang dan bagian gudang mencatat pada kartu gudang.
7 a. Bagian Pengiriman mengirim barang ke Langganan dan DO pada bagian penerima
ditandatangan dan nama jelas penerima barang.
62
b. Barang beserta DO lembar ke 3 diserahkan kepada penerima barang
c. DO lembar ke 1, 2 dan 4 diserahkan pada bagian Surat Jalan .
8. a. DO lembar ke-4 beserta SO lembar ke-1 di file di bagian Surat Jalan dan dicek
apakah yang tertulis di kartu stock sudah benar/sesuai surat jalan.
b. DO lembar ke 1 dan 2 diserahkan ke bagian Billing/Pembuatan Tagihan
9. Atas dasar PO, SO dan DO, bagian Billing menerbitkan Faktur Pajak sebanyak 4
lembar dan kuitansi sebanyak 4 lembar. Kemudian diverifikasi oleh Bag. Pajak dan
diparaf jika sudah benar dan diteruskan ke Manajer F & A untuk ditandatangani,
dikembalikan ke Bagian Billing dan didistribusikan sbb:
a. Faktur Pajak lembar ke-1, Kuitansi lembar ke-1, DO lembar ke-1 dan PO
lembar ke-1 diserahkan kepada langganan dengan meminta/membuat tanda
terima. Untuk Tagihan ke Luar Kota meminta langganan untuk mengembalikan
Tanda Terima yang telah disediakan via Pos.
b. Faktur Pajak lembar ke 3 dan 4, Kuitansi lembar ke-3, fotocopy DO, fotocopy
PO, SO lembar ke-2 dicatat ke Buku Penjualan oleh Bagian Billing dan diinput
ke program GL oleh Bagian Billing difile di bagian Billing berdasarkan nomor
urut kuitansi.
c. Faktur Pajak lembar ke-2, Kuitansi lembar ke-2 , DO lembar ke-2 dan
fotocopy PO diserahkan kepada bagian Akuntansi untuk file PPN berdasarkan
nomor urut Faktur Pajak dan sebagai dasar pembuatan laporan PPN . Laporan
PPN direkonsiliasi dengan GL/subledgernya.
63
d. Kuitansi lembar ke-4 beserta Tanda Terima Tagihan di file diserahkan ke
bagian Piutang untuk di file sementara dan dilampirkan pada Bukti Penerimaan
Uang jika telah ada Pembayaran.
Adapun penjelasan lebih lengkapnya dapat dilihat melalui Flow of Document berikut :
Gambar 3.2 Flow of Document
64
3.5 Arahan Strategi Bisnis (Strategic Intention)
Strategic Intentions merupakan kerangka kerja yang digunakan untuk
menjelaskan tujuan dan sasaran perusahaan. Adapun strategic intentions PT.
TETRASA GEOSININDO adalah:
Tabel 3.1 Strategic Intention PT. TETRASA GEOSININDO
Strategic Intention
Name
Strategic Intention Goals
Strategic Intention Metric
Weight
Total Weight
Memberikan kemudahan dalam memperoleh produk dan pelayanan jasa
10
Memberikan service yang lebih kepada pelanggan
25
Menjamin kualitas produk dan layanan yang diberikan
10
Fokus terhadap kepuasan pelanggan
Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan
• Jumlah keluhan pelanggan dalam memperoleh produk dan layanan
• Jumlah produk yang terjual
• Meningkatnya
loyalitas pelanggan • Jumlah pelanggan
yang puas(dengan kritik dan saran)
5
50
Peningkatan Sumber Daya Manusia
5
Membentuk tim kerja yang solid 5
Fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan
Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya
• Kinerja karyawan • Jumlah jam kerja dan
pelayanan karyawan terhadap pelanggan
• Para Supervisor telah
berusaha keras dalam pelaksanaan aturan yang ketat
5
15
65
Strategic Intention
Name
Strategic Intention Goals
Strategic Intention Metric Weight Total
Weight
Meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis
Pemeliharaan hubungan baik dengan mitra bisnis
• Menjaga hubungan baik dengan supplier
15 15
Fokus terhadap perkembangan bisnis
Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri
• Sedang dilakukan pembukaan agen di kota-kota besar di Indonesia dan sedang diusahakan di luar Indonesia.
20 20
Dalam penggambaran strategic intentions PT. TETRASA GEOSININDO, dapat
dijelaskan sebagai berikut:
• Fokus terhadap kepuasan pelanggan sebesar 50%
○ Memberikan kemudahan dalam memperoleh produk dan jasa.
○ Memberikan service yang lebih kepada pelanggan.
○ Menjamin kualitas produk dan layanan yang diberikan.
○ Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
• Fokus terhadap kinerja karyawan sebesar 15%
○ Peningkatan Sumber Daya Manusia
○ Membentuk tim kerja yang solid.
○ Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya.
66
• Meningkatkan kerja sama dengan mitra bisnis sebesar 15%
○ Pemeliharaan hubungan baik dengan mitra bisnis.
• Fokus terhadap perkembangan bisnis sebesar 20%
○ Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri.
3.6 Value Chain
Bagian Value Chain yang dipakai untuk menganalisa dengan metode NIE
hanya sebagian kecil saja diantaranya adalah rencana bisnis tahunan, proyek-proyek,
rencana tahunan proyek, rencana TI tahunan, anggaran proyek, anggaran operasional.
Gambar 3.3 Value Chain PT. TETRASA GEOSININDO
Perencanaan Strategi TI Perencanaan Tahunan TI
Kegiatan bisnis : bidang usaha, departemen
Perencanaan Bisnis
Perencanaan strategi bisnis
Proyek Perencan -aan Proyek
Anggaran Lights - on
Agenda Strategis TI Rencana Strategis TI
Kebutuhan Strategis TI
Perencanaan TI
Anggaran Proyek
Korporasi TI: Kelompok aset 4 biaya operasi
Taksiran Portfolio (Penyelarasan Layanan Kualitas Teknologi)
Matriks Pengukuran Kinerja
Tindakan
67
Keterangan : 1. Perencanaan Strategi Bisnis = PT. TETRASA GEOSININDO memiliki empat
strategi bisnis yaitu fokus terhadap kepuasan pelanggan, fokus terhadap perkembangan
bisnis, fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan, meningkatkan kerjasama dengan
mitra bisnis.
2. Taksiran Portfolio (Penyelarasan Layanan Kualitas Teknologi) = Aplikasi Portfolio
yang digunakan adalah Geosys System, Analisa Konstruksi dan Pengontrolan Budget.
Sedangkan Infrastruktur yang digunakan adalah Platform, Network LAN, Internet,
Hardware. Service yang digunakan adalah Sales Support. Dan teknologi yang digunakan
adalah tiga puluh delapan PC, tiga buah server LAN, 1 buah OHP, dua buah proyektor
dan enam belas printer, Manajemen yang digunakan yaitu Planning IT dan Program
Pelatihan Divisi TI .
3. Agenda Strategis TI = Agenda penjadwalan tentang kebutuhan bisnis yang
membutuhkan perencanaan IT. Menggunakan aplikasi TI yang dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi karyawan dan perusahaan.
4. Rencana Strategis TI = Merencanakan kepemilikan sebuah aplikasi TI yang dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang.
5. Kebutuhan Strategis TI = Dalam waktu tiga sampai lima tahun ke depan diharapkan
PT.TETRASA GEOSININDO memiliki sebuah aplikasi TI yang dapat meningkatkan
68
hubungan dengan pelanggan, mitra bisnis dan supplier serta meningkatkan proses bisnis
perusahaan.
6. Proyek = Merencanakan Proyek CRM dan proyek Program Aplikasi Kartu Stok yang
dapat membantu tugas karyawan dan perusahaan.
7. Perencanaan Bisnis = Perencanaan bisnis PT.TETRASA GEOSININDO berfokus
kepada peningkatan efektifitas dan efisiensi proses bisnis untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan melalui pengerjaan proyek yang berkualitas dan tepat waktu dengan
menggunakan aplikasi Analisa Konstruksi.
8. Perencanaan Proyek = Perencanaan proyek yang sedang dikembangkan adalah
proyek CRM dan proyek Program Aplikasi Kartu Stok.
9. Perencanaan TI = Berdasarkan anggaran biaya investasi TI yang ada, maka
perusahaan merencanakan untuk menciptakan aplikasi TI yang dapat digunakan
karyawan sesuai dengan anggaran yang ada.
10. Anggaran Proyek = Total biaya anggaran proyek Proyek CRM dan proyek Program
Aplikasi Kartu Stok yang direncanakan adalah sebesar Rp 16.000.000,00
11. Anggaran Lights-On = Total anggaran biaya Lights-On adalah Rp 543.318.000,00.
Anggaran Lights-On terdiri dari Geosys System, Aplikasi Konstruksi, Platform,
69
Hardware, Internet, Network LAN, Sales Support, Planning IT dan Program Pelatihan
divisi TI.
12. Metrik Pengukuran Kinerja = Dengan adanya aplikasi TI yang ada, maka karyawan
dapat melakukan pekerjaannya lebih baik dan tepat waktu serta meminimalisasikan
terjadinya redundancy data. Dengan adanya aplikasi TI perusahaan juga dapat
memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.
13. Tindakan = Menjaga kepuasan pelanggan dengan memberikan pelayanan berbasis TI
dan menyediakan aplikasi TI yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan
perusahaan.
3.7 IS / IT Plan
Divisi IT memerlukan perencanaan untuk teknologi informasi dan sistem informasi
di PT. TETRASA GEOSININDO yaitu :
• Meningkatkan keberadaan divisi IT sebagai penyedia dukungan TI dan SI
dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI / SI yang berkualitas kepada
perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan oleh
perusahaan.
• Menekan biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas
masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi kerugian yang terjadi akibat
masalah TI tersebut dan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi
anggaran yang telah ditentukan.
70
• Melakukan evaluasi terhadap sistem yang lama dan melakukan perbaikan dan
penyempurnaan terhadap sistem yang diperlukan serta mengembangkan sistem
baru yang diperlukan perusahaan untuk memajukan perusahaan.
3.8 Identifikasi Masalah
PT.TETRASA GEOSININDO memiliki beberapa modul sistem aplikasi,
infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses
bisnisnya antara lain:
1. Aplikasi
Aplikasi yang sedang berjalan dan digunakan PT.TETRASA GEOSININDO
adalah Geosys System, Analisa Konstruksi dan Pengontrolan Budget .
2. Infrastruktur
• Platform, berguna untuk lisensi seluruh software yang digunakan di
perusahaan.
• Network LAN, berguna untuk menghubungkan seluruh PC yang terdapat di
perusahaan untuk dapat bertukar informasi antar PC.
• Internet, jaringan yang digunakan secara luas untuk mengirim dan menerima
data serta mendapatkan informasi.
• Hardware, terdiri dari PC, Server Windows 2000, scanner, printer dan alat-alat
pendukung administrasi data.
3. Service
• Service yang ada di PT.TETRASA GEOSININDO adalah Sales Support.
71
4. Manajemen
Manajemen yang ada pada pada PT.TETRASA GEOSININDO meliputi :
Planning IT dan Program Pelatihan Divisi IT.
3.9 Lights-On
Lights-On adalah aktivitas operasional TI yang sedang berjalan. Lights-On yang
ada di PT.TETRASA GEOSININDO antara lain :
3.9.1 (Geosys System)
Geosys System adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu fungsi
dan kinerja dari seluruh departemen yang ada di perusahaan ini. Sistem ini
dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non IT. Sistem
ini menggunakan operating sistem Window Server 2003, Window XP, language
program Visual Basic, database Server 2000, dan Crystal Report 10.
• Tujuan awal : awal mulanya semua departemen menggunakan Excel untuk
menginput data barang, karyawan, pelanggan maupun supplier maka dibuatlah
Geosys System yang bertujuan untuk memudahkan dalam pendataan barang,
karyawan, pelanggan maupun supplier untuk memudahkan melakukan tracking.
• Manfaat :
o Adanya history karyawan.
o Memudahkan user dalam pencarian data.
o Adanya database sehingga data terbackup.
o Memudahkan user dalam mencetak laporan.
72
• Fungsi : Menginput data kelengkapan karyawan, barang, history dan cuti.
• User : Maintenance = Suranto.
• Biaya pembuatan : Rp. 60.000.000,00.
• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak surat jalan,
slip gaji, dll.
• Divisi yang berhubungan : Seluruh divisi di PT. TETRASA GEOSININDO.
3.9.2 Analisa Konstruksi
Analisa Konstruksi adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu
fungsi dan kinerja dari Divisi Engineering yang ada di perusahaan ini. Sistem ini
dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non IT. Sistem
ini menggunakan operating sistem Window Server 2003, Windows XP, language
program AutoCAD 2000, database Server 2000, dan Crystal Report 10.
● Tujuan Awal : Analisa konstruksi ditujukan untuk membantu para Engineer
dalam perhitungan dan kalkulasi mengenai pengembangan proyek.
● Manfaat :
o Mempermudah Engineer dalam memberi penjelasan tentang proyek yang sedang
dikerjakan kepada konsumen.
o Para Engineer dapat mengerjakan tugasnya dua kali lebih cepat daripada
menggunakan penghitungan manual.
● Fungsi : Membantu dalam peningkatan kinerja para pekerja, dalam
pengembangan proyek-proyek selanjutnya dan mempermudah dalam perhitungan lama
proyek, bahan-bahan yang dibutuhkan (karena persediaan terbatas).
73
• User : Divisi Engineering.
• Biaya pembuatan : Rp. 10.000.000,00.
• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak surat jalan,
surat pemesanan barang, dll.
• Divisi yang berhubungan : Divisi Engineering di PT. TETRASA GEOSININDO.
3.9.3 Pengontrolan Budget
Pengontrolan Budget adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk membantu
fungsi dan kinerja dari divisi Finance and Accounting yang ada di perusahaan ini.
Sistem ini dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis bersama dengan bagian non
IT. Sistem ini menggunakan operating sistem Windows XP, language program Visual
Basic, Database Server 2000, dan Crystal Report 10.
• Tujuan Awal : Mengetahui besar biaya yang diperlukan untuk investasi atau
keperluan lain. Dan juga sebagai alat pengontrol arus keluar masuk kas.
• Manfaat : Mempermudah bagian finance dalam mengawasi arus kas yang masuk
dan keluar.
• Fungsi : Menyesuaikan budget yang dianggarkan dengan pengeluaran
perusahaan.
• User : Divisi Finance and Accounting.
• Biaya pembuatan : Rp. 10.000.000,00.
• Penambahan = Printer dot matrix = printer khusus untuk mencetak laporan
biaya.
74
• Divisi yang berhubungan : Divisi TI dan Finance di PT. TETRASA
GEOSININDO.
3.9.4 Platform
Platform adalah infrastruktur yang digunakan untuk lisensi seluruh software
yang digunakan perusahaan.
• Tujuan: Lisensi seluruh software yang digunakan perusahaan.
• Manfaat: Sebagai legalisasi software yang digunakan oleh perusahaan.
• Fungsi: Menstandarisasi software yang digunakan perusahaan.
• User: Divisi TI.
• Biaya instalasi: Rp 20.948.000,00
• Perincian biaya :
- Operating System Windows Xp Professional :
@ US $ 332(38 user) x Rp. 9200 = Rp. 3.054.000
- Lisensi Visual Basic 6 : US $ 25 x 38 x Rp. 9200 = Rp. 8.740.000
- Lisensi Microsoft Office 2003
US $ 345 (38 user) x Rp 9200 = Rp. 3.174.000
- Lisensi Antivirus AVG= US $ 20 x Rp 9200 x 5 tahun = Rp. 920.000
- Lisensi AutoCAD 2000= US $ 500 (2 user)x Rp 9200 = Rp. 4.600.000
- Lisensi Adobe Ilustrator = US $ 50 x Rp 9200= Rp. 460.000 +
Total Rp.20.948.000
75
3.9.5 Network LAN
Network LAN adalah infrastruktur yang menghubungkan PC yang ada dalam unit kerja
dalam perusahaan sehingga dapat bertukar atau menyebarkan data dan informasi dengan
cepat.
• Tujuan: Menghubungkan unit kerja dengan menggunakan PC agar proses
pertukaran atau penyebaran data dan informasi lebih cepat
• Manfaat:
o Mengakses informasi yang dibutuhkan .
o Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi.
• Fungsi: Sarana mengirim data dan informasi.
• User : Semua Divisi.
• Biaya instalasi: Rp. 15.680.000,00
3.9.6 Internet
Internet adalah infrastruktur jaringan yang digunakan secara luas untuk
mengirim dan menerima data serta mendapatkan informasi,
• Tujuan awal : Memonitor semua aktivitas yang berhubungan dengan internet.
• Manfaat :
o Memudahkan dalam pengiriman data dan informasi
o Menerima data dan informasi lebih cepat.
o Dapat mengakses informasi yang dibutuhkan
• Fungsi :
o Sebagai alat mengirim data dan informasi
76
• Mengakses informasi yang dibutuhkan
• User : Seluruh divisi
o Biaya : Rp. 1.000.000,00/bulan
o Divisi yang berhubungan : Divisi TI
3.9.7 Hardware
Hardware adalah infrastruktur yang terdiri dari PC, scanner, printer dan alat-alat
pendukung administrasi data.
• Tujuan awal : Hardware digunakan sebagai alat pendukung administrasi data
perusahaan.
• Manfaat :
o Dapat mencetak laporan yang dibutuhkan.
o Dapat melakukan scan gambar yang diperlukan.
o Dapat meng-input data dan menggunakan sistem aplikasi yang diterapkan.
• Fungsi :
o Membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.
• User : Seluruh divisi.
• Biaya Total : Rp 306.940.000,00
• Divisi yang berhubungan : Divisi TI.
• Perincian biaya terdiri atas Biaya Pembelian dan Biaya Penyusutan.
Berikut di bawah ini adalah Biaya Pembelian :
a) 38 set PC, @ Rp 3.000.000 = Rp 3.000.000 x 38 = Rp 114.000.000
b) Kabel LAN 5 roll(@300 meter),@Rp. 500.000 =
77
5 x Rp. 500.000 = Rp 2.500.000
c) 1 buah Server Windows @US $ 1700 (kurs Rp. 9200) =
US $ 1700 x Rp 9200 = Rp 15.640.000
d) 1 set Jack Connector = Rp 50.000
e) 1 buah Medium OHP Manager = Rp 3.000.000
f) 1 buah Proyektor SONY seharga US $ 2200 =
US $ 2200 x Rp 9200 = Rp 20.240.000
g) 1 buah Proyektor mobile SONY seharga US$ 3500 =
US $ 3500 x Rp 9200 = Rp 32.200.000
h) Printer Divisi Finance and Accounting :
- 1 Printer Laser Tip = Rp 5.000.000
- 2 Printer Dot Matrix, @ Rp 6.000.000 = Rp 12.000.000
- 2 Printer Epson, @Rp 600.000 = Rp 1.200.000
Printer Divisi Marketing :
- 5 unit printer Dot Matrix@Rp 5.000.000 =
5 x Rp 5.000.000 = Rp 25.000.000
Printer divisi Engineering :
- 1 unit printer Epson seharga Rp 500.000
Printer Divisi Construction :
- 1 unit Printer Hp Laser Jet, seharga Rp 5.000.000
- 2 unit Printer biasa @ Rp 500.000 = 2 x Rp 500.000 = Rp 1.000.000 +
Total Biaya Pembelian Rp 237.330.000
78
Biaya Penyusutan Hardware :
a) 38 set PC menyusut @ Rp. 200.000 x 38 x 5 tahun = Rp. 38.000.000
b) 5 roll Kabel LAN menyusut Rp. 30.000 x 5 tahun x 5 roll= Rp. 750.000
c) 1 buah Server Windows menyusut
US $ 150 x Rp. 9200 x 5 tahun= Rp. 6.950.000
d) 1 set Jack Connector menyusut Rp. 10.000 x 5 tahun = Rp. 50.000
e) 1 buah Medium OHP Manager menyusut
Rp. 150.000 x 5 tahun = Rp. 3.000.000
f) 1 buah Proyektor SONY menyusut
US $75 x Rp. 9200 x 5 tahun = Rp. 3.450.000
g) 1 buah Proyektor mobile SONY menyusut
US $85 x Rp.9200 x 5 tahun = Rp 3.910.000
h) Printer Divisi Finance and Accounting :
- 1 Printer Laser Tip menyusut Rp. 200.000 x 5 tahun= Rp. 1.000.000
- 2 Printer Dot Matrix menyusut Rp. 500.000 x 5 tahun= Rp. 2.500.000
- 2 Printer Epson menyusut Rp. 100.000 x 5 tahun = Rp. 500.000
Printer Divisi Marketing :
-5 unit printer Dot Matrix menyusut
Rp. 500.000 x 5 unit x 5 tahun = Rp. 7.500.000
Printer divisi Engineering :
- 1 unit printer Epson menyusut Rp. 50.000 x 5 tahun= Rp. 500.000
Printer Divisi Construction :
- 1 unit Printer Hp Laser Jet menyusut
79
Rp.500.000 x 5 tahun = Rp. 2.500.000
- 2 unit Printer biasa menyusut
Rp. 100.000 x 2 unit x 5 tahun= Rp. 1.000.000 +
Total Biaya Penyusutan Rp. 69.610.000
Total Biaya Investasi Hardware = Biaya Pembelian + Biaya Penyusutan
( Rp. 237.330.000 + Rp. 69.610.000 = Rp 306.940.000,00)
3.9.8 Sales Support
Sales Support adalah layanan yang digunakan berbasis telepon yang digunakan
sebagai sarana pertukaran informasi secara verbal mengenai penjualan ataupun
pemasaran produk. Layanan ini juga menangani pelanggan yang membutuhkan
informasi mengenai produk ataupun proyek yang sedang dijalankan.
● Tujuan: Sebagai sarana komunikasi antar divisi dan sebagai pemandu dalam
memberi saran.
● Manfaat:
○ Mengakses informasi yang dibutuhkan secara verbal.
○ Mempercepat pertukaran data dan informasi
● Fungsi: Sarana pengiriman data dan informasi secara verbal dan layanan dalam
pemecahan masalah pelanggan.
● User: Semua Divisi
● Biaya tagihan telepon: Rp 3.000.000,00/bulan
80
3.9.9 Planning IT
Planning IT adalah service yang digunakan sebagai alat pelatihan khusus karyawan
Divisi IT.
• Tujuan: Menghasilkan staff IT yang andal di bidangnya.
• Manfaat: Meningkatkan kemampuan dan keahlian staff IT.
• Fungsi: Memberikan training kepada staff Divisi IT sesuai dengan bidang
pekerjaannya.
• Divisi yang berhubungan: Divisi IT.
• Biaya : Rp 1.000.000,00.
• Perincian Biaya :
- Buku Agenda Rp. 100.000,00
- Biaya Tambahan untuk staff IT yang akan dilatih diluar perusahaan Rp. 900.000,00
• User : Divisi IT.
3.9.10 Program Pelatihan Divisi IT
Program Pelatihan Divisi IT adalah manajemen yang mendukung pelatihan staff TI.
• Tujuan awal :
o Training digunakan sebagai alat untuk pelatihan karyawan dan memperkenalkan
karyawan dengan lingkungan – lingkungan pekerjaan yang baru.
• Manfaat :
o Mengembangkan potensi diri karyawan dalam menjalankan tugas – tugas yang
dibebankan kepadanya.
• Menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan.
81
o Sebagai alat ukur perusahaan dalam mengetahui skill – skill dan potensi dasar
dari setiap karyawan.
• Fungsi :
o Melatih karyawan agar lebih termotivasi dan dapat bersikap profesional.
• User : Seluruh karyawan dan direksi
• Biaya Training (outsource) : Rp 11.500.000,00
● Divisi yang berhubungan : Divisi IT dan Divisi HRD.
3.10 Analisa Portfolio Lights-On
Portfolio Lights-On terdiri dari 4 area utama yaitu Portfolio aplikasi, infrastruktur,
layanan(service) dan manajemen. Untuk mengukur penyelarasan bisnis maka setiap
portfolio memiliki bobot nilai, yaitu portfolio aplikasi sebesar 40%, portfolio
infrastruktur sebesar 30%, portfolio service sebesar 20%, dan portfolio manajemen
sebesar 10%.
3.10.1 Portfolio Aplikasi
Portfolio aplikasi menggambarkan penggunaan aplikasi yang berjalan dengan unit bisnis
yang mempunyai akses menggunakannya.
82
Tabel 3.2 Penyelarasan Data Aplikasi
Bobot (Weight) 50 15 15 20
Aplikasi
Bob
ot (w
eigh
t)
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an
pela
ngga
n
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
kar
yaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Unw
eigh
ted
Tota
l
Wei
ghte
d To
tal
Geosys System 60 3 5 3 5 16 960 Analisa
Konstruksi 20 5 4 3 3 15 300
Pengontrolan Budget
20 2 3 3 5 13 260
• Skor Portfolio Aplikasi (Geosys System)
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 4
Keakuratan = 5
Skor kualitas adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 5
Skor layanan adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 5
83
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Penyelarasan Bisnis: (960/ 100 ) * 40 % = 3.84.
Biaya :
Tabel 3.3 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Geosys System
No. Keterangan Biaya pertahun
(Rp)
1. Perawatan Aplikasi Geosys System Rp 12.000.000,00
Total Rp 12.000.000,00
• Skor Portfolio Aplikasi Analisa Konstruksi
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 5
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 5 + 4 dibagi dua sama dengan 4,5
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Penyelarasan Bisnis: ( 300 / 100 ) *40% = 1,2
84
Tabel 3.4 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Analisa Konstruksi
No. Keterangan Biaya pertahun
(Rp)
1. Perawatan Aplikasi Analisa Konstruksi Rp 2.000.000,00
Total Rp 2.000.000,00
• Skor Portfolio Aplikasi Pengontrolan Budget
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 4
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Penyelarasan Bisnis: ( 260 / 100 ) *40% = 1,04
85
Tabel 3.5 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Pengontrolan Budget
No. Keterangan Biaya pertahun
(Rp)
1. Perawatan Aplikasi Pengontrolan Budget Rp 2.000.000,00
Total Rp 2.000.000,00
Hasil keseluruhan dari Portfolio Aplikasi yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.6 Portfolio Aplikasi
Aplikasi Unit Bisnis yang Menggunakannya B
iaya
O
pera
sion
al
(R
p /ta
hun)
Nila
i Pe
nyel
aras
an
Tin
gkat
Lay
anan
Kua
litas
In
tens
itas
Peng
guna
an
Geosys System
Seluruh divisi
Rp
12.000.000,003,84 4,5 4,5 4,5
Analisa Konstruksi
Pelanggan, Engineering dan
IT
Rp 2.000.000,00 1,02 4 4 4
Pengontrolan Budget
Finance and Accounting
Rp 2.000.000,00 1,04 4 4 4
3.10.2 Portfolio Infrastruktur
Portfolio infrastruktur yaitu portfolio yang menggambarkan infrastruktur yang
membangun sistem perusahaan.
86
Tabel 3.7 Penyelarasan Data Infrastruktur
Bobot (Weight) 50 15 15 20
Infrastruktur
Bob
ot (w
eigh
t)
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an
pela
ngga
n
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
kar
yaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Unw
eigh
ted
Tota
l
Wei
ghte
d To
tal
Platform 20 5 5 4 3 17 340
Network LAN 30 3 5 2 2 12 360
Internet 30 2 5 2 4 13 390
Hardware 20 4 4 3 4 15 300
Unweighted Total 14 19 11 13
• Skor Portfolio Platform
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 5
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 5 + 4 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 5
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 5 + 4 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
87
Ketergantungan pada aplikasi = 5
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Penyelarasan Bisnis: (340/ 100) *30% = 1,02
Biaya :
Tabel 3.8 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Platform
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1. Biaya lisensi microsoft (O/S dan
Software, Adobe, Antivirus, dll). Rp 1.000.000,00
Total Rp 1.000.00,00
• Skor Portfolio Network LAN
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 3
Keakuratan = 3
Skor kualitas adalah 3 + 3 dibagi 2 sama dengan 3
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 3
Skor layanan adalah 4 + 3 dibagi 2 sama dengan 3,5
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
88
o Penyelarasan Bisnis: ( 360/100 ) * 30% = 1,08
Biaya :
Tabel 3.9 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Network LAN
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1. Biaya pemasangan jaringan. Rp 1.000.000,00
Total Rp 1.000.000,00
• Skor Portfolio Internet
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 4
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 3
Skor layanan adalah 4 + 3 dibagi 2 sama dengan 3,5
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Penyelarasan Bisnis: ( 390/ 100) * 30% = 1,17
o Biaya :
89
Tabel 3.10 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Internet
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1. Biaya instalasi dan biaya bulanan. Rp 12.000.000,00
Total Rp 12.000.000,00
• Skor Portfolio Hardware
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 5
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 5 + 4 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 5
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 5 + 4 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 4
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Penyelarasan Bisnis: (300/ 100) *30% = 0,99
Biaya :
90
Tabel 3.11 Kegiatan dan Biaya Operasional Infrastruktur Hardware
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1. Biaya kertas dan tinta printer. Rp 36.000.000,00
Total Rp 36.000.000,00
Hasil keseluruhan dari Portfolio infrastruktur yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.12 Portfolio Infrastruktur
Infrastruktur Unit Bisnis yang Menggunakannya
Bia
ya O
pera
sion
al
(j
uta/
tahu
n)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Tin
gkat
Lay
anan
Kua
litas
Inte
nsita
s Pen
ggun
aan
Platform Divisi IT
Rp
1.000.000,001,02 4,5 4,5 4,5
Network LAN Semua Divisi Rp
1.000.000,00 1.08 4 3,5 3
Internet
Divisi IT Rp 12.000.000 1,17 4 3,5 4
Hardware
Semua Divisi Rp 36.000.000 0,99 4 4.5 4
3.10.3 Portfolio Service
Portfolio service yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai layanan yang digunakan
oleh perusahaan.
91
Tabel 3.13 Penyelarasan Data Layanan (Service)
Bobot (Weight) 50 15 15 20
Layanan
Bob
ot (w
eigh
t)
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an
pela
ngga
n
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
kar
yaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Unw
eigh
ted
Tota
l
Wei
ghte
d To
tal
Sales Support 100 3 4 5 4 16 1600 Unweighted Total 3 4 5 4 16
• Skor Portfolio Sales Support
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 3
Keakuratan = 3
Skor kualitas adalah 3 + 3 dibagi 2 sama dengan 3
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 5
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 5 dibagi 2 sama dengan 4,5
o Penyelarasan Bisnis: (1600 / 100 )* 20% = 3,2
92
Biaya:
Tabel 3.14 Kegiatan dan Biaya Operasional Layanan Sales Support
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1 Pembayaran tagihan telepon bulanan Rp 36.000.000,00
Total Rp 36.000.000,00
Hasil keseluruhan dari Portfolio Layanan (service) yaitu digambarkan pada tabel di
bawah ini:
Tabel 3.15 Portfolio Layanan (Service)
Layanan (Service)
Unit Bisnis yang Menggunakannya
Bia
ya O
pera
sion
al
(j
uta/
tahu
n)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Tin
gkat
Lay
anan
Kua
litas
Inte
nsita
s Pen
ggun
aan
Sales Support
Semua Divisi Rp
36.000.000,00 1,6 3 4 4,5
3.10.4 Portfolio Manajemen
Portfolio manajemen yaitu portfolio yang menggambarkan berbagai kegiatan
yang digunakan oleh perusahaan untuk penggunaan portfolio aplikasi, infrastruktur, dan
layanan.
93
Tabel 3.16 Penyelarasan Data Manajemen
Bobot (Weight) 50 15 15 20
Manajemen
Bob
ot (w
eigh
t)
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an
pela
ngga
n
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
ka
ryaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Unw
eigh
ted
Tota
l
Wei
ghte
d To
tal
Planning IT 40 4 4 3 4 15 600 Program Pelatihan
Divisi TI 60 4 5 4 4 17 1020
Unweighted Total 8 9 7 8
• Skor Portfolio Aplikasi Planning IT
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 4
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 4
Kecepatan merespon = 4
Skor layanan adalah 4+ 4 dibagi 2 sama dengan 4
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 4
Penggunaan aplikasi = 3
Skor intensitas penggunaan adalah 4 + 3 dibagi 2 sama dengan 3,5
94
o Penyelarasan Bisnis: (600/100)*10% = 0,6
Biaya:
Tabel 3.17 Kegiatan dan Biaya Operasional Aplikasi Planning IT
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun (Rp)
1. Planning IT Rp 500.000,00 Total Rp 500.000,00
• Skor Portfolio Program Pelatihan Divisi TI
o Kualitas terbagi atas:
Fungsionalitas = 3
Keakuratan = 4
Skor kualitas adalah 3 + 4 dibagi 2 sama dengan 3,5
o Tingkat layanan terbagi atas:
Ketersediaan = 3
Kecepatan merespon = 3
Skor layanan adalah 3 + 3 dibagi 2 sama dengan 3
o Intensitas penggunaan terbagi atas:
Ketergantungan pada aplikasi = 3
Penggunaan aplikasi = 3
Skor intensitas penggunaan adalah 3 + 3 dibagi 2 sama dengan 3
o Penyelarasan Bisnis: ( 1020 / 100 )* 10% = 1,02
Biaya:
95
Tabel 3.18 Kegiatan dan Biaya Operasional Program Pelatihan Divisi TI
No. Kegiatan Operasional Biaya pertahun
(Rp)
1. Program Pelatihan Divisi TI Rp 1.000.000,00
Total Rp 1.000.000,00
Hasil keseluruhan dari Portfolio Manajemen yaitu digambarkan pada tabel di bawah ini:
Tabel 3.19 Portfolio Manajemen
Manajemen Unit Bisnis yang Menggunakannya
Bia
ya O
pera
sion
al
(j
uta/
tahu
n)
Nila
i Pen
yela
rasa
n
Tin
gkat
Lay
anan
Kua
litas
Inte
nsita
s Pen
ggun
aan
Planning IT Divisi IT Rp 500.000,00 0,6 4 4 3.5
Program Pelatihan Divisi TI
Divisi IT Rp 1.000.000,00 1,02 3,5 3 3
3.11 Project
Project adalah gambaran mengenai proyek aplikasi yang akan
dikembangkan di PT. TETRASA GEOSININDO, yaitu:
96
3.11.1 CRM (Customer Relationship Management)
CRM dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
• Fungsi : Mengetahui data pelanggan ( history transaksi, data diri pelanggan ).
• Manfaat : Dengan aplikasi ini perusahaan dapat mendapatkan data pelanggan
secara lengkap, memudahkan perusahaan dalam mencari data pelanggan lama
(membina hubungan baik dengan pelanggan lama ), menjaring pelanggan baru,
mendorong loyalitas pelanggan, mengurangi biaya, meningkatkan efektifitas
operasional dan meningkatkan pendapatan.
3.11.2 Program Aplikasi Kartu Stok
Program Aplikasi Kartu Stok dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
• Fungsi : Mengetahui barang apa saja yang sedang dikirimkan, jumlah stok di
gudang dan sales yang bertanggung jawab terhadap barang yang dikirimkan.
• Manfaat : Dengan aplikasi ini perusahaan dapat melacak dimana barang
kemungkinan hilang apabila jumlah barang di gudang tidak sama dengan jumlah
stok di komputer, selain itu juga perusahaan dapat mengetahui barang yang habis
stoknya sehingga dapat melakukan pemesanan barang ke supplier untuk
meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis.
3.12 Annual Project Plan
Dalam sub-bab ini akan menjelaskan tentang perencanaan proyek yang dilakukan
oleh perusahaan.
3.12.1 Analisis Prioritization
Menggambarkan analisis prioritas berdasarkan penyelarasan nilai bisnis.
97
Tabel 3.20 Tabel Business Value Scorecard Proyek CRM
50 15 15 20
Business Value Scorecard untuk CRM
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an
pela
ngga
n
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
ka
ryaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Suranto IT Manager 5 4 4 5 Dendy Ardany System Analyst 4 5 4 4 Franky System
Maintenance 4 4 4 4
Total 14 13 12 13 Rata-rata 4,6 4,3 3 4,3 Skor 230 64 45 86 425
Tabel 3.21 Tabel Business Value Scorecard Proyek Program Aplikasi Kartu Stok
50 15 15 20
Business Value Scorecard Untuk Program Aplikasi Kartu Stok
Foku
s ter
hada
p ke
puas
an p
elan
ggan
Foku
s ter
hada
p pe
ning
kata
n ki
nerja
ka
ryaw
an
Men
ingk
atka
n ke
rjasa
ma
deng
an m
itra
bisn
is
Foku
s ter
hada
p pe
rkem
bang
an b
isni
s
Suranto IT Manager 5 3 3 4 Dendy Ardany System Analyst 3 3 4 4 Franky System
Maintenance 4 3 3 4
Total 12 9 10 12 Rata-rata 4 3 3,3 3 Skor 200 45 50 60 355
98
3.13 Portfolio Proyek
Menggambarkan portfolio proyek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko.
• Skor portfolio CRM
o Dampak pada tujuan strategi perusahaan: 425
o Nilai resiko terdiri atas:
Resiko proyek atau organisasi = 8
Ketidakpastian pendefinisian = 7
Ketidakpastian teknis = 9
Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 6
Resiko teknis TI = 5
Resiko investasi = 7
Resiko manajemen proyek = 8
Jumlah nilai resiko 8 + 7 + 9 + 6 + 5 + 7 + 8 = 50
o Biaya investasi = Rp 10.000.000,00
Tabel 3.22 Biaya Investasi CRM
No. Keterangan Biaya (Rp)
1. Biaya pembuatan CRM Rp 8.000.000,00
2. Biaya Maintenance (termasuk biaya
Software update license and support) Rp 2.000.000,00
Total Rp 10.000.000,00
• Skor portfolio Proyek Program Aplikasi Kartu Stok
o Dampak pada tujuan strategi perusahaan: 355
o Nilai resiko terdiri atas:
99
Resiko proyek atau organisasi = 8
Ketidakpastian pendefinisian = 7
Ketidakpastian teknis = 8
Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 5
Resiko teknis TI = 4
Resiko investasi = 6
Resiko manajemen proyek = 7
Jumlah nilai resiko 8 + 7 + 8 + 5+ 4 + 6 + 7 = 46
o Biaya investasi = Rp 6.000.000,00
Tabel 3.23 Biaya Investasi Program Aplikasi Kartu Stok
No. Keterangan Biaya (Rp
1. Biaya pembuatan Program Aplikasi
Kartu Stok Rp 5.000.000,00
2. Biaya Maintenance (termasuk biaya
Software update license and support) Rp 1.000.000,00
Total Rp 6.000.000,00
3.14 Demand / Supply Planning
Berdasarkan arahan strategi yang telah dibuat maka dibuatlah suatu Demand
/ Supply Planning yang merupakan turunan dari arahan strategi bisnis yang sudah
ada, sehingga dapat melihat jelas Demand (kebutuhan) apa saja yang diminta
unit bisnis terhadap TI sehingga Divisi TI dapat merealisasikannya dalam bentuk
Supply ( pasokan).
100
Tabel 3.24 Demand/Supply Planning Fokus pada Kepuasan Pelanggan
Demand Supply Konteks Strategi
Bisnis Perencanaan Strategi untuk penggunaan TI (Strategic Agenda)
Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI (Strategic IT Plan)
Arahan Strategi
Fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan
Menyediakan sistem yang secara cepat dapat membantu menangani keluhan dan menyimpan keluhan serta kritik dari pelanggan berbentuk data.
Menyediakan layanan yang dapat menghubungkan user, pelanggan dan perusahaan
Tujuan Strategi
Fokus terhadap kepuasan dan loyalitas pelanggan Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan
Mengetahui dan memenuhi keluhan/kebutuhan pelanggan saat mereka datang untuk berkonsultasi mengenai kebutuhan mereka.
Perusahaan dan pelanggan dapat berinteraksi mengenai layanan yang diberikan.
Inisiatif Strategi
Memberikan pelayanan yang memuaskan.
Menyediakan sistem aplikasi yang bisa melakukan interaksi dengan pelanggan.
Menciptakan layanan yang mendukung adanya interaksi antara user dan pelanggan.
101
Tabel 3.25 Demand/Supply Planning Fokus Terhadap Peningkatan Kinerja Karyawan
Demand Supply Konteks Strategi
Bisnis Perencanaan Strategi untuk penggunaan TI (Strategic Agenda)
Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI (Strategic IT Plan)
Arahan Strategi
Fokus terhadap peningkatan kinerja karyawan
Mengetahui kinerja karyawan sesuai standar perusahaan.
Menyediakan aplikasi yang mengatur, mengontrol dan memberikan laporan tingkat kinerja karyawan.
Tujuan Strategi
Peningkatan Sumber Daya Manusia Membentuk tim kerja yang solid Memastikan karyawan telah memberikan service yang terbaik kepada pelanggan Memastikan karyawan bertanggung jawab pada setiap tugasnya
Untuk mengembangkan produktivitas dan keahlian karyawan.
Mengetahui tingkat kinerja karyawan dan jenjang karir yang harus diberikan kepada karyawan yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi pada perusahaan.
Inisiatif Strategi
Mengembangkan keahlian karyawan untuk meningkatkan fungsi produktivitas Meningkatkan kualitas pengetahuan karyawan sesuai dengan bidangnya
Menyediakan sistem yang dapat mendukung untuk pengembangan produktivitas dan kompetensi karyawan.
Membangun aplikasi yang dapat menangkap seluruh pengetahuan yang tersebar didalam perusahaan dan mampu menyebarkan pengetahuan-pengetahuan tersebut kepada seluruh karyawan.
102
Tabel 3.26 Demand/Supply Planning Meningkatkan Kerjasama dengan Mitra Bisnis
Demand Supply Konteks Strategi
Bisnis Perencanaan Strategi untuk penggunaan TI (Strategic Agenda)
Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI (Strategic IT Plan)
Arahan Strategi
Meningkatkan kerjasama dengan mitra bisnis
Hubungan relasi yang baik sesama mitra bisnis.
Menyediakan aplikasi TI yang dapat menghubungkan mitra bisnis dengan direksi perusahaan
Tujuan Strategi
Pemeliharaan hubungan yang baik dengan mitra bisnis
Pembinaan hubungan yang lebih baik kepada mitra bisnis.
Perusahaan dan mitra bisnis dapat bertukar informasi mengenai perkembangan bisnis dengan cepat dan just in time.
Inisiatif Strategi
Penyelenggaraan event yang melibatkan mitra bisnis
Menyediakan aplikasi yang dapat berinteraksi dengan mitra bisnis.
Membangun aplikasi yang mendukung adanya interaksi antara direksi perusahaan dengan mitra bisnis.
103
Tabel 3.27 Demand/Supply Fokus Terhadap Perkembangan Bisnis
Demand Supply Konteks Strategi
Bisnis Perencanaan Strategi untuk penggunaan TI (Strategic Agenda)
Perencanaan Strategi untuk mensuplai TI
(Strategic IT Plan) Arahan Strategi
Fokus terhadap perkembangan bisnis
Pembuatan aplikasi yang dapat mengetahui area-area potensial.
Menyediakan infrastruktur dan pendukung Sistem Informasi
Tujuan Strategi
Pengembangan target pasar baik di dalam maupun luar negeri
Pengembangan aplikasi Mengumpulkan data kelebihan dan kelemahan pesaing
Mendukung strategi pemasaran yang lebih luas atau global. Mengetahui dan mengolah data tentang pesaing
Inisiatif Strategi
Strategi pemasaran yang aktif dan mengetahui kondisi pasar
Menyediakan aplikasi untuk pengambilan keputusan
Membuat aplikasi yang dapat membantu pengambilan keputusan
3.15 Management Agenda
Management agenda adalah tolak ukur untuk mengimplementasikan
investasi IT ke dalam bentuk sistem informasi. Penilaian akan kondisi
perusahaan sangat diperlukan untuk mengimplementasikan suatu investasi IT
dalam bentuk sistem kedalam perusahaan.
Ada beberapa sudut pandang yang digunakan untuk melakukan penilaian
terhadap perusahaan dalam Management Agenda, yaitu:
a. Menentukan sasaran.
b. Bertanya dengan pertanyaan yang tepat
c. Menghubungkan dengan lapisan bawah (Bottom-line).
104
d. Memahami biaya dan sumber daya.
e. Fokus pada sesuatu yang benar.
f. Mengadopsi proses yang efektif untuk menghasilkan tindakan.
Tabel 3.28 Management Agenda: Menentukan sasaran
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T
Rencana perbaikan
Apakah rencana bisnis dan TI sepenuhnya terkait dan terpadu? Y
Apakah TI mampu berinovasi memberikan impact pada rencana bisnis dan mengajukan usulan baru? T
Mengembangkan inovasi TI dalam setiap aplikasi yang berpengaruh terhadap rencana bisnis.
Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? T
Investasi TI dikembangkan secara bertahap sesuai kebutuhan strategi bisnis.
Apakah seluruh pengeluaran TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) selaras dengan strategi bisnis?
Y
Apakah Bisnis TI dan kinerja teknis terlacak? Y Apakah bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pd kinerja bisnis lapisan bawah?
Y
Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI baik operasional mapun proyek?
Y
Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen? Y
105
Tabel 3.29 Management Agenda: Bertanya Dengan Pertanyaan yang Tepat
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan
Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Y
Apakah manajemen mengetahui apa yang akan dihasilkan? Y
Apakah manajemen dapat menghilangkan biaya TI yang tidak perlu? T
Mengontrol pengeluaran TI yang dianggap kurang penting dengan melaporkan setiap pengeluaran TI ke manajemen.
RIGHT DECISION
Apakah manajemen dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?
Y
Dapatkah manajemen mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Y RIGHT
ACTIONS Dapatkah manajemen merubah strategi bisnis manajemen pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?
Y
Apakah manajemen mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?
Y RIGHT RESULT
Dapatkah manajemen mampu mengontrol biaya TI secara efektif? T
Memberi otorisasi kepada manajemen sehingga dapat mengontrol biaya TI.
Tabel 3.30 Management Agenda: Menghubungkan dengan lapisan bawah (Bottom-line)
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan
Apakah manajemen tahu arahan strategi? Y Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi?
T TI yang ada di perusahaan terus dikembangkan secara berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
Apakah investasi TI diprioritaskan berdasar arahan strategi?
Y
Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasi, perawatan, layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?
Y
Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tak perlu?
Y
Apakah manajemen mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi?
Y
Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen?
Y
106
Tabel 3.31 Management Agenda: Memahami Biaya dan Sumber Daya
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan
Apakah ada pengelolaan pada proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portfolio proyek? Y
Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portfolio? Y
Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Y
Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Y
Apakah diketahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen? Y
Adakah strategi investasi pada aplikasi yang ada? Y Bila manajemen saat ini melakukan portfolio, apakah manajemen mampu merawat informasi secara akurat? Y
Tabel 3.32 Management Agenda: Fokus pada Sesuatu yang Benar
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan
Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategis secara tegas dan mampu utk dilaksanakan?
Y
Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Y
Apakah kegiatan TI dan rencana penggunaan sumber daya diprioritaskan, dilaksanakan dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?
Y
Apakah sumber daya – baik pengeluaran operasional dan investasi baru – dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategis?
Y
Apakah peranan manajer jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?
Y
Apakah semua kegiatan TI dan pengeluaran organisasi pada sumber daya dan proses portfolio ditujukan untuk penilaian dampak, pengelolaan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan dan kesepakatan sumber daya?
Y
Apakah proses perencanaan, prioritasasi, pengukuran dikombinasikan untuk mendukung tindakan strategi dengan kemampuan untuk bereaksi atas kejadian yang tak terduga dan perubahan bisnis?
Y
107
Tabel 3.33 Management Agenda: Mengadopsi Proses yang Efektif Untuk Menghasilkan Tindakan
PERTANYAAN MANAJEMEN Y/T Rencana Perbaikan
Perencanaan kebutuhan /pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya
Y
Inovasi – apakah perusahaan punya inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses, dan kinerja? Y
Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Y
Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TI-nya? Y
Pengukuran Kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?
Y
Pengelolaan Budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?
Y
Manajemen Portfolio – apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis? Y
Pengelolaan Dampak TI – apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?
Y