bab ii gambaran umum tempat trainingrepository.uib.ac.id/3218/5/k-1641303-chapter2.pdf · sejarah...

9Universitas Internasional Batam

BAB II

GAMBARAN UMUM TEMPAT TRAINING

2.1 Sejarah Singkat Hotel

2.1.1 Informasi Umum Hotel

Nama Hotel : Changjiang International Hotel (长江国际酒店)

Alamat Hotel : Dong Yue Park, Dongfeng one Road, Yangjiang,

Guangdong, China. (中国广东省阳江市东风一路

东岳公园).

Telepon : (86-662) 2345678, 3222222

Faksimili : (86-662) 2665033

Gambar 2.1 Hotel Chang Jiang InternationalSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018

Jesslyn Veronica, Aktivitas Training Departemen Front Office di Hotel Changjiang International di China UIB Repository©2018

10

Universitas Internasional Batam

Gambar 2.2 Logo Hotel Chang Jiang InternationalSumber: Hotel Chang Jiang International Hotel, 2018

2.1.2. Sejarah Changjiang International Hotel

Changjiang International Hotel dibangun pada 18 Januari

1994 dengan nama Klub Changjiang (长江俱乐部). Pada masa

tersebut Klub Changjiang hanya menyediakan jasa restoran dan

klub. Penjualan kamar di mulai dari tahun 2009, dengan

membangun kamar-kamar hotel, kemudian nama Changjiang Club

diganti menjadi Hotel Changjiang International (长江国际酒店).

Changjiang International Hotel mencakup area sebesar

4.500 meter persegi dengan luas bangunan 3,200 meter persegi,

luas area parkir dengan kapasitas parkir 300 tempat.

Bangunan utama hotel terdiri dari 17 lantai, dihitung dari

lantai -1, -2, 1, 2, dan seterusnya sampai lantai 15. Hotel ini

memiliki total 135 kamar diantaranya kamar dengan pemandangan

gunung, kamar bisnis, kamar Suite, kamar Suite Deluxe, dan kamar

President Suite.


11


Hotel ini memiliki sejumlah restoran khusus, 3 ruang

perjamuan bergaya Cina mewah, yang dapat menampung 1.000

orang pada saat yang sama. Pusat Konferensi hotel dapat

menampung 250 orang untuk pertemuan atau makan. Ada juga 62

kamar VIP, restoran barat, dan lain sebagainya.

Hotel ini juga memiliki fasilitas rekreasi seperti pusat

sauna, ruang tamu khusus wanita, dan ruang KTV. Hotel ini

memiliki peralatan canggih, fungsi lengkap dan layanan sempurna,

dengan fasilitas katering, akomodasi, rekreasi dan hiburan.

Pada tahun 2012, hotel ini dihargai sebagai hotel bintang 4

nasional dan memperoleh penghargaan Food Safety kelas A.

Sumber : Changjiang International Hotel, 2018

2.2 Visi, Misi dan Tujuan Changjiang International Hotel

2.2.1 Visi dan Misi Organisasi

Visi dan misi departemen Front Office hotel Changjiang

International, yaitu:

a. Menyelesaikan transaksi keuangan dengan teliti dan akurat.

b. Menerapkan etika melayani tamu yang baik, bersikap ramah dan

sopan terhadap tamu.

c. Menangani masalah secara efektif dan efisien.

d. Menyelesaikan job description masing-masing bagian sesuai

dengan SOP (Standard Operating Procedure).

e. Meminimalisir kesalahan yang mungkin terjadi pada bagian

masing-masing staff, dengan memeriksa seluruh transaksi.


12


f. Barang-barang yang menyangkut uang, disimpan dalam safety box

dan dikunci jika tidak ada yang menjaga untuk menghindari

pencurian.

g. Menangani masalah pembayaran sesuai tagihan, konsisten sesuai

biaya tamu, dan tidak dibuat-buat.

h. Memberi informasi kepada tamu bila diperlukan.

i. Menyampaikan setiap permasalahan kepada shift berikutnya.

j. Memeriksa dan memastikan seluruh data yang ditangani oleh staff

benar.

k. Menjaga hygiene lingkungan kerja dan fasilitas.

2.2.2 Fasilitas Umum

a. Kamar hotel

Changjiang International Hotel memiliki 135 kamar hotel dari

lantai 7 sampai lantai 13 yang terdiri dari 70 kamar Deluxe Twin(

豪华双人房), 26 kamar Deluxe Single(豪华单人房), 24 kamar

Business Twin(商务双人房), 9 kamar Business Single（商务单人

房）, 2 kamar Business Single Suite (高级商务单人房), dan 2

kamar Deluxe Suite (高级单人套房), dan 2 kamar President Suite

(豪华套房) yang digabung menjadi 1 kamar.

Lebar ranjang twin sebesar 1,2 meter dan lebar ranjang Single

adalah sebesar 1,8 meter. Kamar Deluxe dan Business mempunyai

luas sebesar 35 meter persegi, kamar Business Single Suite

mempunyai luas sebesar 60 meter persegi dengan tambahan

balkon, kamar Deluxe Suite sebesar 60 meter persegi, dan kamar


13


President Suite adalah kamar paling besar yang dimiliki

Changjiang International Hotel, luas kamar sekitar 80 meter

persegi.

Gambar 2.3 Deluxe Single Room, Deluxe Twin Room.Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018

Gambar 2.4 Business Single Room and Business Twin RoomSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018


14


Gambar 2.5 Business Single Suite (1 Bedroom 1 Living Room)Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018

b. Ruangan VIP

Ruangan VIP disebut juga sebagai kamar pribadi (包间/bao

jian) dalam restoran ini, berfungsi sebagai ruangan makan

sekaligus ruangan karaoke. Biasanya tamu akan melakukan

reservasi terlebih dahulu kepada departemen restoran. Pemesanan

menu dapat berupa paket-paket ataupun secara ala carte. Tamu

dapat memilih paket yang sesuai yang ditawarkan oleh restoran.

Gambar 2.6 Ruangan VIPSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.


15


c. Restoran

Ruangan Restoran berupa aula besar yang dapat menampung

banyak tamu. Semua restoran fungsinya sama yaitu untuk

mengadakan event-event MICE seperti acara resepsi pernikahan,

acara ulang tahun, dan acara wisuda. Restoran di Chang Jiang

International Hotel terdiri dari:

i. Chang Jiang Restaurant (长江厅).

Gambar 2.7长江厅 (Chang Jiang Restaurant)

Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.


16


ii. Dragon Phoenix Restaurant (龙凤厅).

Gambar 2.8 Dragon Phoenix Restaurant (龙凤厅).


iii. Paris Restaurant (巴黎厅).

Gambar 2.9 Paris Restaurant (巴黎厅).



17


iv. Shang Hai Restaurant (上海厅 ).

Gambar 2.10 Shang Hai Restaurant (上海厅 )


v. Washington Restaurant (华盛顿厅).

Gambar 2.11 Washington Restaurant (华盛顿厅)



18


vi. New York Restaurant (纽约厅 ).

Gambar 2.12 New York Restaurant (纽约厅)


d. Ruangan relaksasi

Ruangan relaksasi ini terletak di lantai 5, terdiri dari ruangan

spa, ruangan massage, tempat permandian, dan kasir. Ruangan ini

dipisah antara wanita dan laki-laki.

Gambar 2.13 Ruangan SaunaSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.


19


Gambar 2.14 Ruangan MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.

Gambar 2.15 Ruangan Foot MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018

e. Ruangan VIP sauna

Ruangan VIP sauna terletak di lantai 6, khusus untuk tamu VIP

yang melakukan reservasi. Di dalam ruangan VIP terdapat kamar spa

pribadi, tempat permandian pribadi, dan ranjang spa di dalam ruangan.


20


Gambar 2.16 Ruangan VIP Sauna dan MassageSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.

f. Ruangan meeting

Ruangan meeting dapat digunakan untuk MICE, serta untuk rapat

manajemen.

Gambar 2.17 Ruangan MeetingSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018.

g. Wifi gratis

Wifi disediakan secara gratis tanpa menggunakan password atau kata

sandi kepada seluruh tamu dan staff karyawan hotel.


21


2.2.3 Fasilitas Staff

a. Mess karyawan.

b. Ruangan santai untuk karyawan.

c. Kantin karyawan.

d. Wifi gratis di dalam mess.

e. Tempat parkir untuk karyawan.

2.2.4 Departemen Hotel

Terdapat beberapa departemen dalam hotel untuk melangsungkan

kegiatan-kegiatan operasional di Changjiang International Hotel

antara lain sebagai berikut:

a. Room Division Department (客房部/ke fang bu)

Departemen Divisi Kamar dipimpin oleh seorang Room

Division Manager atau Front Office Manager. Departemen ini

dibagi lagi menjadi 2 sub departemen yaitu bagian Housekeeping (

服务中心 /fu wu zhong xin) dan Front Office(前台 /qian tai).

Penulis melakukan praktek kerja pada bagian Front Office sebagai

Resepsionis(接待/jie dai), Cashier(收银/ shou yin), dan Operator(

总机/zong ji).

Bagian Resepsionis mempunyai tanggung jawab terhadap

pelayanan tamu dibantu oleh Cashier dan Operator. Bagian

Cashier bertanggung jawab terhadap keuangan bagian Front Office

dan pengeluaran faktur. Operator berfungsi untuk menjawab

panggilan telepon tamu yang menginap di hotel maupun tidak.


22


Tetapi pada saat operasional, Operator membantu pihak

resepsionis dan Cashier.

b. Food and Beverage Department (餐饮部/can yin bu)

Departemen F&B ini dibagi lagi menjadi departemen F&B

Service dan F&B Product. F&B Service dipimpin oleh seorang

F&B Service Manager dibantu oleh 4 wakil manajer. Departemen

F&B Service juga bertugas menerima Banquet Event Order seperti

acara pernikahan, seminar, dan lain sebagainya. Selain itu,

Departemen F&B Service mempunyai tanggung jawab dalam

urusan makanan, minuman, ruangan karaoke, ruangan VIP,

ruangan meeting, dan MICE. Bagian F&B Product dipimpin oleh

seorang Ex Chef.

c. Recreation Department (康乐部/kang le bu)

Departemen ini disebut juga sebagai departemen rekreasi dan

kesehatan. Departemen ini bertanggung jawab atas ruangan sauna,

massage, dan ruangan VIP sauna yang terletak di lantai 5 dan 6.

Departemen ini dipimpin oleh seorang Manager dan seorang

wakil manajer. Departemen ini menyediakan jasa massage, sauna,

spa, dan relaksasi kepada tamu serta ruangan VIP untuk tamu yang

melakukan reservasi.

d. Security Department(保安部/bao an bu)

Departemen keamanan bertugas untuk menjaga keamanan hotel

dan dipimpin oleh seorang Manager. Departemen keamanan atau

security juga bertugas untuk melakukan ronde malam. Walaupun


23


mempunyai pos, security juga ditempatkan di tempat yang

berbeda-beda seperti pada tempat parkir lantai 1, tempat parkir

lantai -1 atau basement 1, dan tempat parkir lantai -2 atau basement

e. Engineering Department(工程部/gong cheng bu)

Departemen Engineering bertugas untuk melakukan

maintenance mesin-mesin, pipa, dan alat-alat yang berhubungan

dengan hotel, melakukan perbaikan pada mesin-mesin yang rusak,

dan lain sebagainya. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan

struktur bangunan, masalah listrik, dan mesin-mesin yang ada.

f. Human Resource Department(行政部/xing zheng bu)

Departemen ini bertugas untuk mengurus hal-hal yang

berhubungan dengan karyawan seperti rekrutmen dan Training

karyawan, mengurus tentang gaji karyawan, upah lembur, kontrak

karyawan, dan lain-lain.

g. Finance Department(财务部/cai wu bu)

Departemen ini berfungsi untuk mengurus hal-hal yang

berhubungan dengan keuangan hotel antara lain: perhitungan gaji

dan biaya lembur karyawan, pengurusan hal mengenai perpajakan

hotel, pembelian faktur (发票/fa piao) untuk setiap departemen,

dan lain sebagainya

h. Network Department(网络部/wang luo bu)

Departemen ini berhubungan dengan mesin-mesin yang

berhubungan dengan komputer dan internet misalnya mesin

scanner, mesin pembaca KTP, internet, mesin advertisement.


24


2.3 Struktur Organisasi

2.3.1. Struktur Organisasi Hotel

Gambar 2.18 Struktur Organisasi Chang Jiang International HotelSumber: Chang Jiang International Hotel, 2018

2.3.2. Struktur Organisasi Departemen Front Office di Hotel

Gambar 2.19 Struktur Organisasi Departemen Front Office Chang JiangInternational Hotel

Sumber: Chang Jiang International Hotel, 2018


25


2.3.3. Job Description Departemen Front Office

2.3.3.1 Front Office Manager/Room Division Manager

a. Mengawasi kelancaran operasional Front Office.

b. Menghitung laporan transaksi operasional Front Office dan

memberi laporan tersebut kepada departemen Finance.

c. Menyelesaikan keluhan atau complaint dari tamu.

d. Mengatur kamar tamu yang telah melakukan reservasi pada

pagi hari.

e. Mengkoordinasi jalannya operasional Front Office dengan

Housekeeping.

f. Mengatur jadwal kerja staff Front Office dan

Housekeeping.

g. Mengganti shift pagi jika ada karyawan yang berhalangan.

2.3.3.2 Front Office Supervisor

a. Mengawasi jalannya operasional.

b. Melayani kebutuhan tamu.

c. Memberikan solusi dan menyelesaikan permasalahan tamu.

d. Menghitung seluruh transaksi yang ada di Front Office.

e. Melakukan training kepada karyawan baru.

2.3.3.3 Receptionist

a. Menghitung kartu kamar sebelum dan sesudah pergantian

shift

b. Melayani tamu check in dan check out

c. Mengisi data tamu


26


d. Mengisi buku pergantian shift

2.3.3.4 Cashier

a. Menghitung jumlah uang tunai dan faktur sebelum dan

setelah pergantian shift.

b. Bertanggung jawab atas segala transaksi keuangan.

c. Mencetak faktur sesuai kebutuhan tamu.

d. Membantu bagian resepsionis dalam tugasnya melayani

tamu.

2.3.3.5 Operator

a. Melayani permintaan tamu melalui telepon, seperti

peminjaman barang, pembelian barang minibar, dan lain-

lain.

b. Memberi informasi kepada tamu melalui telepon.

2.4 Fasilitas Departemen

2.4.1. Fasilitas Departemen Front Office

Untuk melangsungkan dan mendukung kegiatan operasional Front

Office, maka disediakan beberapa fasilitas:

a. Komputer

b. Printer

c. Mesin scanner

d. Telepon

e. Mesin penghitung uang

f. Rak penyimpanan nota

g. Mesin EDC


27Universitas Internasional Batam


bab ii gambaran umum tempat trainingrepository.uib.ac.id/3218/5/k-1641303-chapter2.pdf · sejarah...

Documents