bab iii analisa sistem berjalan...merekap semua data dan membuat penjadwalan dengan tamu ......
TRANSCRIPT
23
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi
serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Bluewater Fibersteel merupakan perusahaan penyedia manufaktur yang
bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa yang dimulai sejak tahun 2008.
Perusahaan ini membantu kolega serta pelanggan dalam bentuk dukungan
keterampilan, teknik dan teknologi dalam memenuhi kebutuhannya. Memiliki
komitmen untuk memberikan kontribusi yang signifikan, khususnya di bidang
fiberglass dan steel. Produk yang dibuat di perusahaan ini yaitu fiberglass untuk
industri, lining and coating, fabrication steel dan casting product.
Kantor PT. Bluewater Fibersteel berada di Jl. Harapan Baru Raya Plaza THB
Blok C1 No. 7. Selain memiliki kantor, dikarenakan perusahaan ini adalah
perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yaitu dimana memproduksi barang
sendiri maka perusahaan ini memiliki bengkel yang berlokasi di Jl. Laskar Dalam
No. 99 Pekayon Bekasi.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi merupakan langkah dasar dalam membentuk suatu organisasi
yang besar. Di dalam struktur organisasi menjabarkan tentang kegiatan organisasi
seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian dan pengawasan. Struktur
organisasi berfungsi sebagai pembagian kerja seperti apa saja yang harus dikerjakan
24
oleh setiap bagian, serta menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda. Berikut struktur organisasi pada PT. Bluewater Fibersteel
dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Sumber : Bagian HR PT. Bluewater Fibersteel (2019)
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Bluewater Fibersteel
Tabel III.1
Pembagian Tugas Tiap Bagian
Bagian Tugas
General Manager
Mengelola dan mengarahkan staf manajemen yang ada di bawahnya, merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,
mengawasi dan menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan
dan mengelola anggaran keuangan perusahaan.
Produksi
Membuat perencanaan dan jadwal proses produksi, mengawasi proses produksi, serta mengatur manajemen gudang agar tidak
terjadi kelebihan atau kekurangan ketersediaan bahan baku, bahan
penolong maupun produk yang sudah jadi di gudang.
Engineering
Melaksanakan pengawasan teknis, menjaga kelancaran proses
produksi perusahaan, mampu bekerja dengan efektif dan efisien
dan melakukan check mesin secara berkala.
Accounting
Membuat pembukuan keuangan kantor tersedia dan terlaksana dengan baik sesuai dengan target terdistribusi kepada manajemen
serta memastikan data jurnal akutansi terinput ke dalam sistem
yang dimiliki perusahaan tanpa ada yang terlewatkan.
Administrasi Membuat surat yang dibutuhkan, menerima telepon yang masuk, merekap semua data dan membuat penjadwalan dengan tamu
perusahaan tentang pertemuan yang akan dilakukan.
Kordinator Projek Menjaga agar proyek tetap berjalan dengan baik dan lancar.
25
Bagian Tugas
Maintenance
Mengontrol tegaknya kedisiplinan dan tata tertib perusahaan
diseluruh unit yang dipimpin, kelancaran pengoperasian peralatan
dan mesin untuk pencapaian target kualitas dan kuantitas produksi, dan bertanggung jawab atas rahasia perusahaan
khususnya dibidang teknologi produksi.
Kordinator Produksi
Mengawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi,
memastikan anggaran biaya produksi, menyusun skala waktu pekerjaan, memperkirakan biaya dan menetapkan standar
kualitas.
Gudang
Membuat perancanaan pengadaan barang dan distribusinya, memimpin semua staf gudang, mengecek persediaan barang yang
diterima sesuai SOP, dan melaporkan semua transaksi keluar
masuk barang dari dan ke gudang.
Kurir Mengirim barang ke customer yang telah siap atau selesai. Sumber : Hasil Wawancara dengan Bagian HR PT. Bluewater Fibersteel (2019)
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan secara rinci suatu sistem informasi ke
dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi berbagai permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-
perbaikannya.
Berikut adalah prosedur sistem berjalan pada PT. Bluewater Fibersteel :
1. Prosedur Pemesanan
Customer mendatangi perusahaan untuk memesan barang yang dibutuhkan ke staf
administrasi, lalu staf administrasi memberitahu staf produksi mengenai barang
yang akan dipesan. Setelah itu, staf produksi akan menghitung terlebih dahulu
mulai dari bahan yang dibutuhkan sampai proses pembuatan barang selesai.
Kemudian staf administrasi membuatkan surat penawaran harga mengenai barang
yang akan dipesan. Setelah mendapat surat penawaran harga dan apabila customer
setuju, maka customer membuat surat purchase order yang akan diberikan ke staf
26
administrasi. Kemudian staf administrasi menghubungi staf produksi bahwa ada
purchase order masuk, lalu staf produksi mengerjakan barang yang dipesan.
2. Prosedur Pembuatan Invoice
Setelah menerima surat purchase order dari customer, staf produksi akan
membuatkan barang pesanan tersebut. Setelah barang selesai dibuat staf
administrasi membuatkan surat invoice yang berisi barang yang dipesan, jumlah
barang, harga total keseluruhan, lama produksi barang dan mencantumkan nomor
rekening perusahaan untuk pembayaran serta terdapat materai sebagai bukti
bahwa customer memesan barang tersebut. Setelah itu staf administrasi
memberitahu kurir untuk mengambil barang tersebut ke staf produksi.
3. Prosedur Pengiriman
Setelah membuat surat invoice, staf administrasi membuat surat jalan dan surat
tanda terima sebagai pengantar bahwa barang tersebut telah selesai dikerjakan dan
akan dikirimkan oleh kurir serta barang yang dipesan ke customer sebagai bukti
bahwa barang tersebut telah sampai dan diterima oleh customer dengan baik.
Setelah barang dan berkas diterima, customer menandatangani surat jalan dan
surat tanda terima, kemudian diserahkan kembali kepada kurir dan akan
diserahkan ke staf administrasi.
4. Prosedur Pembuatan Laporan
Setalah semua proses pemesanan selesai, maka staf administrasi melakukan
pencatatan dan rekap untuk dimasukkan dalam laporan yang terkait dengan proses
pemesanan barang seperti, laporan penawaran harga, laporan purchase order dan
laporan invoice. Kemudian menyerahkan laporan tersebut ke manajer setiap
bulan.
27
2.3. Activity Diagram
Dibawah ini merupakan diagram aktivitas berjalan pada PT. Bluewater
Fibersteel.
1. Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang
Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang
Customer Staf Administrasi Staf Produksi
Mendatangi kantor
Meminta penawaran harga dari barang yang ingin dipesan
Menghubungi Staf Produksi
Menghitung biaya untuk barang yang
dipesan
Menginformasikan biaya ke Staf Administrasi
Menerima informasi
Membuat surat penawaran harga
dan memberikannya ke Customer
Menerima surat penawaran harga
Ya
Membuat surat purchase order dan memberikannya ke
Staf Administrasi
Menerima surat purcahse order
Menghubungi Staf Produksi bahwa ada
purchase order
Menerima purchase order dan
mengerjakan barang yang dipesan
Tidak
Gambar III.2 Activity Diagram Berjalan Pemesanan Barang
28
2. Activity Diagram Berjalan Invoice
Activity Diagram Berjalan Invoice
Staf Produksi KurirStaf Administrasi
Menberitahukan Staf Administrasi bahwa barang yang dipesan
telah selesai dikerjakan
Menerima informasi bahwa barang yang
dipesan telah selesai dikerjakan
Membuat surat invoice
Memberitahukan Kurir untuk
mengambil barang yang dipesan
Menerima informasi untuk mengambil
barang
Memberikan barang yang dipesan
Menerima barang yang dipesan
Gambar III.3 Activity Diagram Berjalan Invoice
29
3. Activity Diagram Berjalan Pengiriman
Activity Diagram Berjalan Pengiriman
Staf Administrasi Kurir Customer
Membuat surat jalan dan tanda terima
Menyerahkan berkas ke Kurir
Menerima berkas dan mengirimkan barang
Menerima barang dan berkas
Menandatangani berkas
Meyerahkan kembali surat jalan dan tanda
terima
Menerima surat jalan dan tanda terima
Memberikan surat jalan dan tanda
terima
Menerima surat jalan dan tanda terima
Gambar III.4 Activity Diagram Berjalan Pengiriman
30
4. Activity Diagram Pembuatan Laporan
Activity Diagram Berjalan Pembuatann Laporan
Staf Administrasi Manajer
Membuat laporan
Menyerahkan laporan
Menerima laporan
Gambar III.5 Activity Diagram Berjalan Pembuatan Laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Spesifikasi bentuk masukan terdiri dari dokumen masukan yang diperlukan
untuk memasukkan data sebelum data tersebut diolah menjadi informasi yang
diperlukan. Dokumen masukan yang diperlukan pada perancangan program ini
sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Purchase Order
Fungsi : Untuk memesan barang
Sumber : Customer
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Kertas
31
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap customer ingin memesan barang
Bentuk : Lihat lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirim
Sumber : Customer
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 3 lembar
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang
Bentuk : Lihat lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Surat Tanda Terima
Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang tersebut telah sampai
dan diterima oleh customer
Sumber : Customer
Tujuan : Staf Administrasi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang
Bentuk : Lihat lampiran A.3
32
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran merupakan segala bentuk dokumen atau berkas-berkas yang
dihasilkan dari proses suatu sistem yang berjalan serta sebagai dokumen hasil
pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut adalah :
1. Nama dokumen : Surat Penawaran Harga
Fungsi : Untuk memberitahukan penawaran harga barang
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Customer
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada customer yang ingin mengetahui harga
barang
Bentuk : Lihat lampiran B.1
2. Nama dokumen : Surat Invoice
Fungsi : Sebagai penagihan pembayaran barang yang dipesan
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Customer
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada purchase order
Bentuk : Lihat lampiran B.2
3. Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Sebagai surat pengantar pengiriman barang yang
dipesan
Sumber : Staf Administrasi
33
Tujuan : Customer
Jumlah : 3 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada purchase order
Bentuk : Lihat lampiran B.3
4. Nama dokumen : Surat Tanda Terima
Fungsi : Sebagai bukti bahwa barang telah diterima
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Customer
Jumlah : 1 Lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada purchase order
Bentuk : Lihat lampiran B.4
5. Nama dokumen : Laporan Penawaran Harga
Fungsi : Digunakan sebagai laporan untuk mengetahui data
penawaran harga barang masuk dan keluar
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Manajer
Jumlah : 1 rangkap
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada penawaran harga
Bentuk : lihat lampiran B.5
6. Nama dokumen : Laporan Purchase Order
Fungsi : Digunakan sebagai laporan untuk mengetahui data
purchase order
34
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Manajer
Jumlah : 1 rangkap
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada purchase order
Bentuk : Lihat lampiran B.6
7. Nama dokumen : Laporan Invoice
Fungsi : Digunakan sebagai laporan untuk mengetahui data
invoice
Sumber : Staf Administrasi
Tujuan : Manajer
Jumlah : 1 rangkap
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada purchase order
Bentuk : Lihat lampiran B.7
3.6. Permasalahan Pokok
Setelah penulis menganalisa sistem yang sedang berjalan di bagian pemesanan
pada PT. Bluewater Fibersteel maka ditemukan beberapa permasalahan diantaranya:
1. Sulit dalam pencarian data dikarenakan banyaknya berkas yang menumpuk dalam
satu ordner.
2. Pembuatan surat menyurat dan laporan dinilai lambat.
3. Penyimpanan atau pengarsipan dokumen yang berupa kertas rentan rusak bahkan
hilang karena belum menggunakan sistem database yang terintregasi dengan
sistem komputerisasi, sehingga tidak ada backup data.
35
3.7. Pemecahan Masalah
Setelah penulis mengetahui masalah-masalah yang terjadi dalam proses
pemesanan yang ada pada PT. Bluewater Fibersteel, maka penulis mengusulkan
pemecahan masalah sistem tersebut sebagai berikut:
1. Membangun aplikasi sistem informasi pengolahan data pemesanan barang yang
memudahkan staf dalam mencari data atau berkas-berkas dan juga tentunya
mudah untuk dioperasikan.
2. Aplikasi ini memudahkan karyawan dalam melakukan proses penginputan data-
data pemesanan barang dan memudahkan dalam mencetak surat-surat serta
laporan yang terdapat dalam proses pemesanan barang secara otomatis.
3. Aplikasi yang dibangun harus terintegrasikan dengan database sehingga dapat
diupdate jika ada perubahan informasi serta aman dalam penyimpanan data dan
juga memudahkan dalam mem-backup data.