bab iii & dfd system flowchart coding design i/o &...

21

Wawancara Observasi

Analisa Kebutuhan

Studi Pustaka

Process Modeling Design Interface

Coding

Pengujian

Data Modeling

Kebuutuhan

Fungsional

Kebutuhan

Non-Fungsional

CDM & PDMSystem Flowchart

& DFD

Design I/O & Design

Interface Web

Aplikasi Web

Perjalanan Dinas

Dokumen Test

Case

Kebutuhan

Informasi

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian pada pembuatan sistem ini menggunakan SDLC Model

Waterfall. Seperti yang dijelaskan pada Gambar 2.1, model waterfall memiliki 4

tahap. Tahap tersebut adalah analisis sistem, rancangan sistem, implementasi sistem

dan operasi dan pemeliharaan. Namun dalam pembuatan sistem ini tahapan tersebut

hanya sampai implementasi sistem.

Dalam penelitian ini akan dilakukan tiga tahapan. Tahapan tersebut dapat

dilihat pada Tabel 3.1 berikut :

Tabel 3.1 Tahapan Metode Penelitian

No. Tahapan Kegiatan

1 Analisis Sistem

2 Rancangan Sistem

3 Implementasi Sistem

22

3.2 Analisis Sistem

Identifikasi dan analisis permasalahan diperlukan untuk mengetahui

sistem yang berjalan dan permasalahan yang ditimbulkan. Kegiatan yang dilakukan

dalam analisis sistem untuk mengidentifikasi dan menganalisis permasalahan dapat

dijelaskan sebagai berikut :

1. Wawancara

Wawancara dilakukan untuk mendapat informasi mengenai kebutuhan sistem

dan proses bisnis perjalanan dinas pada PTPN XII. Wawancara dilakukan

kepada pihak staf bagian umum, kepala bagian umum, karyawan dan asisten

kepala bagian perencanaan yang berhubungan dengan ruang lingkup sistem

atau bagian-bagian yang nantinya akan menggunakan sistem.

2. Observasi

Observasi dilakukan untuk mengamati dan meninjau langsung terhadap

kondisi bagian umum PTPN XII untuk dapat memahami sistem yang berjalan

saat ini. Pengamatan dan peninjauan secara langsung meliputi tahap-tahap

sebagai berikut :

a. Pengumpulan data terkait profil PTPN XII.

b. Mempelajari alur proses bisnis perjalanan dinas.

c. Menelaah permasalahan dalam proses perjalanan dinas.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka digunakan sebagai bahan referensi untuk pembuatan sistem.

Referensi-referensi tersebut diambil dari buku yang berisikan mengenai teori

perjalanan dinas, teori pengembangan sistem, teori penganggaran dan

23

pengendalian biaya. Teori-teori tersebut dicantumkan pada landasan teori dan

daftar pustaka.

3.2.1 Analisis Kebutuhan

Kegiatan observasi dan wawancara pada pihak PTPN XII menghasilkan

data dan informasi mengenai proses bisnis perjalanan dinas pada PTPN XII. Proses

perjalanan dinas pada PTPN XII dibagi menjadi proses pengajuan, pembuatan

dokumen dan penyelesaian perjalanan dinas. Proses bisnis pengajuan perjalanan

dinas dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Proses Pengajuan perjalanan dinas pada PTPN XII (persero) diawali

dengan karyawan menuliskan nama, tujuan, tanggal berangkat dan kembali,

transport, keterangan penugasan pada buku perjalanan dinas serta melampirkan

dokumen yang terkait dengan penugasan (berupa memo/surat perintah dari atasan).

Setelah itu, karyawan akan meminta persetujuan perjalanan dinas dari asisten

kepala bagian (askabag) dan atau kepala bagian (kabag) yang bersangkutan. Jika

askabag berhalangan maka persetujuan hanya melalui kabag saja. Jika askabag dan

kabag tidak berhalangan maka persetujuan harus melalui askabag setelah itu

melalui kabag. Jika kabag berhalangan maka persetujuan hanya melalui askabag

yang mewakili kabag dalam memberikan persetujuan.

Karyawan yang telah telah disetujui perjalanan dinasnya, dapat

mengajukan buku perjalanan dinas ke bagian umum untuk dibuatkan dokumen dan

perhitungan biaya perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas ini berupa surat

perjalanan dinas (SPD), perhitungan perjalanan dinas (PPD), surat jalan, surat

perintah pembayaran (SPP). Proses bisnis pembuatan dokumen perjalanan dinas

dapat dilihat pada Gambar 3.2.

24

Gambar 3.1 Document Flow Pengajuan Perjalanan Dinas

25

Gambar 3.2 Document Flow Pembuatan Dokumen Perjalanan Dinas

26

Proses pembuatan dokumen diawali dengan karyawan menyerahkan buku

perjalanan dinas kepada bagian umum. Staf bagian umum akan menghitung biaya

perjalanan berdasarkan daftar biaya perjalanan dinas (BPD) dan daftar biaya

transport yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika perjalanan dinas termasuk

kategori tujuan dalam kota atau dalam wilayah maka staf bagian hanya

membuatkan dokumen SPD, surat jalan dan PPD.

Jika tujuan perjalanan dinas termasuk kategori luar wilayah atau luar negeri maka

staf bagian umum akan membuat PPD uang muka dan SPP uang muka. Oleh karena

itu, dokumen yang dihasilkan adalah SPD, surat jalan, PPD uang muka dan SPP

Uang muka. Perjalanan dinas yang memiliki tujuan lebih dari satu hanya mendapat

biaya transport ke tujuan yang memiliki jarak paling jauh. Transport ke tujuan

lainnya akan diantar oleh kantor wilayah atau kebun.

Dokumen yang telah dibuat staf bagian umum selanjutnya akan diserahkan

kepada kepala bagian umum untuk disetujui. Jika dokumen tersebut disetujui maka

dokumen perjalanan dinas tersebut akan diberikan kepada karyawan dan

diarsipkan. Karyawan dapat mencairkan uang muka perjalanan dinas ke bagian

keuangan jika menerima PPD uang muka dan SPP uang muka. Karyawan dapat

melakukan perjalanan dinas setelah mendapat dokumen perjalanan dinas yang telah

disetujui kepala bagian umum. Karyawan yang telah melakukan perjalanan dinas

diwajibkan untuk melakukan penyelesaian perjalanan dinas sebagai pertanggung

jawaban dan pencairan biaya perjalanan dinasnya. Proses bisnis penyelesaian

perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.3. Proses penyelesaian harus

dilakukan tiap karyawan. Karyawan akan mendapat dana perjalanan dinas dengan

mencairkan SPP ke bagian Keuangan.

27

Gambar 3.3 Document Flow Penyelesaian Perjalanan Dinas

Proses penyelesaian perjalanan dinas diawali dengan karyawan yang

menyerahkan SPD, surat jalan dan PPD untuk pelaksana perjalanan dinas dalam

kota dan dalam wilayah dan menyerahkan SPD, surat jalan dan PPD uang muka

untuk pelaksana perjalanan dinas luar wilayah dan luar negeri. Dokumen tersebut

diserahkan kepada staf bagian umum. Staf bagian umum akan membuatkan PPD

dan SPP sisa biaya perjalanan dinas dari uang muka jika PPD uang muka yang

28

diterima. Dokumen PPD dan SPP sisa tersebut akan diserahkan kepada kepala

bagian umum untuk disetujui. Jika staf bagian menerima PPD tanpa uang muka

maka staf bagian umum akan mengecek apakah terdapat pengurangan atau

penambahan biaya.

Jika ada pengurangan atau penambahan biaya maka PPD yang telah

diserahkan akan diperbarui perhitungannya. Proses selanjutnya staf bagian umum

akan membuatkan rekapitulasi biaya perjalanan dinas dari beberapa periode PPD

sehingga SPP yang dibuat berdasarkan rekapitulasi biaya perjalanan dinas.

Dokumen rekapitulasi biaya perjalanan dinas beserta SPP selanjutnya diserahkan

kepada kepala bagian untuk disetujui. SPP sisa dan SPP dari hasil rekapitulasi BPD

akan diserahkan kepada karyawan untuk melakukan pencairan biaya perjalanan

dinas. Karyawan akan melakukan pencairan biaya perjalanan dinas dengan

menyerahkan SPP yang didapat kepada bagian keuangan.

Proses evaluasi perjalanan dinas pada PTPN XII belum dilakukan. Hal ini

dapat dilihat tidak adanya laporan-laporan yang terkait perjalanan dinas. Dari hasil

pengamatan proses bisnis yang didapat dari kegiatan observasi wawancara, dan

membandingkan dengan teori yang terkait, telah ditemukan beberapa

permasalahan. Permasalahan tersebut diuraikan pada Tabel 3.2. Tabel tersebut

menjelaskan tentang permasalahan, penyebab, dampak dan solusi dari proses

perjalanan dinas. Permasalahan terjadi pada proses persetujuan, pembuatan

dokumen, perhitungan, penyelesaian dan evaluasi. Tiap-tiap permasalahan akan

dicari penyebab dan dampaknya bagi perusahaan. Dengan mengetahui penyebab

dan dampak yang ditimbulkan, dapat dicari solusi-solusi yang tepat untuk

mengatasi permasalahan tersebut.

29

Tabel 3.2 Proses-masalah-solusi

No. Proses Permasalahan Penyebab Dampak Solusi

1. Persetujuan Adanya penyalahgunaan

perjalanan dinas untuk

kepentingan pribadi.

Kurang selektif dalam

persetujuan pengajuan karena

minimnya informasi yang

didapat dalam pengambilan

keputusan.

Meningkatnya biaya

operasional untuk

perjalanan dinas.

Pembuatan histori perjalanan dinas

karyawan untuk mengetahui

tanggal dan frekuensi pengajuan ke

tempat yang sama beserta alasan

pengajuannya

Tidak adanya informasi histori

perjalanan dinas karyawan

untuk mengetahui frekuensi dan

tanggal pengajuan ke tempat

tujuan yang sama.

Berkas-berkas perjalanan dinas

terletak di bagian umum,

sehingga kabag yang

bersangkutan harus ke bagian

umum untuk meminta berkas-

berkas terkait histori karyawan.

Penggunaan database sehingga

data dapat dipakai secara

bersamaan

2. Pembuatan

dokumen

Adanya keterlambatan

pembuatan dokumen

sampai tenggat waktu

keberangkatan.

Tidak adanya daftar prioritas

dan pengingat dalam pembuatan

dokumen dan perhitungan

perjalanan dinas yang harus

dikerjakan terlebih dahulu.

Menghambat kegiatan

pelaksanaan tugas

yang telah dijadwalkan

sehingga dapat

memperbesar biaya

perjalanan dinas.

Pembuatan daftar prioritas

pengerjaan berdasarkan selisih

tanggal pengajuan dan

keberangkatan dan adanya

lampiran dokumen terkait

penugasan. Adanya pengingat

untuk pengerjaan pembuatan

dokumen dan perhitungan dalam

bentuk sms dan email.

30

No. Proses Permasalahan Penyebab Dampak Solusi

3. Perhitungan

Resiko adanya

manipulasi biaya dan

kesalahan perhitungan

membuat kepala bagian

harus mengecek ulang

hasil perhitungan

Biaya-biaya yang ditetapkan

bisa diganti dan uraian biaya

yang tidak sesuai bisa

ditambahkan dalam perhitungan

Pengecekan ulang

yang memakan waktu

sedangkan masih ada

pekerjaan lain yang

harus dikerjakan

Perhitungan biaya perjalanan dinas

dilakukan oleh sistem, biaya-biaya

perjalanan dinas di-default oleh

sistem dan hanya pengguna yang

memiliki hak akses tertentu yang

dapat menggantinya

4. Penyelesaian Pencarian kembali

dokumen SPP uang

muka untuk pembuatan

penyelesaian perjalanan

dinas memerlukan waktu

yang lama

Pengarsipan SPP yang

berdasarkan tanggal

Pencarian dokumen

SPP uang muka yang

memakan waktu untuk

pembuatan SPP sisa

Pembuatan daftar SPP dengan fitur

pencarian dan otomasi pembuatan

dokumen melalui sistem

5. Evaluasi Tidak ada peninjauan

ulang dalam penggunaan

biaya perjalanan dinas

Tidak adanya penetapan alokasi

anggaran untuk perjalanan dinas

sehingga tidak ada laporan

penggunaan anggaran

Penggunaan biaya

perjalanan dinas tidak

terkendali

Adanya penetapan anggaran dan

pembuatan laporan penggunaan

anggaran.

6. Evaluasi Tidak adanya evaluasi

untuk pelaksanaan

perjalanan dinas

Tidak adanya laporan yang

dapat mendukung manajemen

untuk melakukan evaluasi

Tidak dapat

menganalisa

kesesuaian antara

perencanaan dan

realisasi perjalanan

dinas.

Pembuatan laporan mengenai

histori perjalanan dinas karyawan,

perbandingan penggunaan biaya

dan jumlah pengajuan perjalanan

dinas, penggunaan anggaran per

bulan dan per tahun, dan histori

realisasi anggaran untuk

mendukung manajemen dalam

melakukan evaluasi

Tidak dapat

mengetahui apabila

ada penyimpangan

31

A. Pengguna Sistem

Sistem Informasi Perjalanan Dinas ini melibatkan beberapa pengguna

seperti karyawan, asisten kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian yang

bersangkutan, staf bagian umum, kepala bagian umum, dan direksi SDM & umum.

Masing-masing pengguna memiliki tugas dalam mengelola maupun melaksanakan

perjalanan dinas. Berdasarkan tugas tersebut, akan dianalisa untuk memperoleh

kebutuhan dasar yang nantinya harus dapat dilakukan oleh sistem. Hasil dari analisa

kebutuhan dari masing-masing tugas dijelaskan pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Kebutuhan Pengguna

No. Pengguna Tugas Kebutuhan

1 Karyawan Melakukan pengajuan

perjalanan dinas terkait

tugas kedinasan.

Mampu melakukan

pengajuan perjalanan

dinas.

Melengkapi dokumen yang

terkait perjalanan dinas.

Dapat mengetahui

informasi terkait

selesainya pembuatan

dokumen perjalanan

dinas.

2 Asisten kepala

bagian yang

bersangkutan

Melakukan persetujuan dan

perwakilan persetujuan

kabag jika kabag yang

bersangkutan berhalangan

untuk perjalanan dinas yang

diajukan

Dapat melakukan

persetujuan dan


3 Kepala bagian

yang

bersangkutan

Melakukan persetujuan

perjalanan dinas yang

diajukan

Dapat melakukan

persetujuan

4 Staf bagian

umum

Membuat dokumen SPD dan

Surat Jalan

Mampu mencetak

dokumen SPD dan Surat

Jalan

Mampu memperoleh

data karyawan

Melakukan perhitungan


Mampu memperoleh

data karyawan

32


berdasarkan surat keputusan

direksi.

Mampu melakukan

perhitungan biaya

perjalanan dinas

Mencatat data tujuan

Mencatat ketetapan

biaya Transport

Mencatat ketetapan


Membuat dokumen PPD,

PPD uang muka dan PPD

Sisa

Mampu mencetak

dokumen PPD, PPD

uang muka dan PPD

Sisa

Membuat dokumen SPP,

SPP uang muka dan SPP sisa

Mampu mencetak

dokumen SPP, SPP

uang muka dan SPP Sisa

Membuat Rekapitulasi Biaya

perjalanan dinas

Mampu membuat

rekapitulasi biaya

perjalanan dinas dari

beberapa perhitungan

Dapat melakukan

pembatalan perjalanan dinas

jika karyawan batal

melakukan perjalanan dinas

Mampu melakukan

pembatalan perjalanan

dinas

Menginformasikan dokumen

perjalanan dinas telah di

tanda tangani kepala bagian

umum

Mampu melakukan

pengaktifan perjalanan

dinas

5 Kepala bagian

umum dan

Direksi SDM &

umum

Mengevaluasi perjalanan

dinas

Mampu mencetak

laporan histori

perjalanan dinas

karyawan

Mampu mencetak

laporan perbandingan

penggunaan biaya dan

jumlah pengajuan

perjalanan dinas per

bagian, per periode, per

wilayah tujuan

33


Mampu mencetak

laporan penggunaan

anggaran per bulan dan

per tahun

Mampu mencetak

laporan histori realisasi

anggaran

Menetapkan anggaran

perjalanan dinas

Mampu menetapkan

anggaran untuk

perjalanan dinas

B. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional menjelaskan fungsi-fungsi yang harus ada pada

sistem. Fungsi-fungsi ini dibuat dari hasil analisa kebutuhan dan solusi dari

permasalahan yang terjadi pada perjalanan dinas di PTPN XII. Sistem Informasi

Perjalanan Dinas ini melibatkan beberapa pengguna seperti karyawan, asisten

kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian yang bersangkutan, staf bagian

umum, kepala bagian umum, dan direksi SDM & umum. Setiap pengguna memiliki

kebutuhan fungsional yang wajib ada pada sistem. Masing-masing pengguna

memiliki kebutuhan fungsional yang berbeda-beda. Hal ini bergantung pada tugas

dan perannya dalam mengelola dan melaksanakan perjalanan dinas. Kebutuhan

fungsional masing-masing pengguna dijelaskan sebagai berikut:

1. Karyawan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna karyawan dijelaskan pada Tabel 3.4.

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Karyawan

No. Kebutuhan Fungsi

1 Mampu melakukan pengajuan perjalanan dinas. Pengajuan perjalanan

dinas.

2 Dapat mengetahui informasi terkait selesainya

pembuatan dokumen perjalanan dinas.

Lihat daftar perjalanan

dinas karyawan

34

2. Asisten kepala bagian yang bersangkutan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna asisten kepala bagian yang

bersangkutan dijelaskan pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsional Asisten kepala bagian yang bersangkutan


1 Dapat melakukan persetujuan dan


Persetujuan dan perwakilan

persetujuan perjalanan dinas

3. Kepala bagian yang bersangkutan

Kebutuhan fungsional untuk pengguna kepala bagian yang bersangkutan

dijelaskan pada Tabel 3.6.

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional kepala bagian yang bersangkutan


1 Dapat melakukan persetujuan disertai histori

kunjungan dan waktu perjalanan dinas karyawan

Persetujuan

perjalanan dinas

4. Staf bagian umum

Kebutuhan fungsional untuk pengguna staf bagian umum dijelaskan

pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional staf bagian umum


1 Mampu mencetak dokumen SPD dan

Surat Jalan

Cetak Dokumen SPD

Cetak Dokumen Surat Jalan

2 Mampu memperoleh data karyawan Impor data dan daftar

karyawan

3 Mampu melakukan perhitungan biaya

perjalanan dinas

Menghitung biaya perjalanan

dinas

4 Mencatat data tujuan Mengelola data tujuan

35


5 Mencatat ketetapan biaya Transport

Mengelola data biaya

transport

6 Mencatat ketetapan biaya perjalanan dinas Mengelola data biaya

perjalanan dinas

7 Mampu mencetak dokumen PPD, PPD

uang muka dan PPD Sisa

Cetak dokumen PPD, PPD

uang muka dan PPD sisa

8 Mampu mencetak dokumen SPP, SPP


Cetak dokumen SPP, SPP


9 Mampu membuat rekapitulasi biaya

perjalanan dinas dari beberapa

perhitungan

Cetak dokumen Rekapitulasi

BPD

10 Mampu melakukan pembatalan

perjalanan dinas

Pembatalan perjalanan dinas

11 Mampu melakukan pengaktifan

perjalanan dinas

Pengaktifan perjalanan dinas

12 Mampu melakukan penyelesaian

perjalanan dinas

Penyelesaian perjalanan dinas

5. Kepala bagian umum dan Direksi SDM & umum

Kebutuhan fungsional untuk pengguna kepala bagian umum dijelaskan pada

Tabel 3.8.

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Kepala bagian umum


1 Mampu menetapkan anggaran untuk

perjalanan dinas

Penetapan Anggaran

2 Mampu mencetak laporan histori perjalanan

dinas karyawan

Cetak histori perjalanan

dinas karyawan

3 Mampu mencetak laporan perbandingan

penggunaan biaya dan jumlah pengajuan

perjalanan dinas per bagian, per periode, per

wilayah tujuan

Cetak perbandingan per


wilayah tujuan

4 Mampu mencetak laporan penggunaan

anggaran per bulan dan per tahun

Cetak laporan

penggunaan anggaran per

bulan dan per tahun

5 Mampu mencetak laporan histori realisasi

anggaran

Cetak laporan histori

realisasi anggaran

36

Total fungsi dari hasil analisis kebutuhan pengguna adalah sebanyak 22

fungsi. Fungsi-fungsi tersebut diuraikan pada Tabel 3.9.

Tabel 3.9 Total Fungsi

No. Kebutuhan Fungsional Pengguna

1 Pengajuan perjalanan dinas. Karyawan

2 Lihat daftar perjalanan dinas karyawan Karyawan

3 Persetujuan dan perwakilan persetujuan

perjalanan dinas

Asisten kepala bagian yang

bersangkutan

4 Persetujuan perjalanan dinas

kepala bagian yang

bersangkutan

5 Cetak Dokumen SPD Staf bagian umum

6 Cetak Dokumen Surat Jalan Staf bagian umum

7 Impor data dan daftar karyawan Staf bagian umum

8 Menghitung biaya perjalanan dinas Staf bagian umum

9 Mengelola data tujuan Staf bagian umum

10 Mengelola data biaya transport Staf bagian umum

11 Mengelola data biaya perjalanan dinas Staf bagian umum

12 Cetak dokumen PPD, PPD uang muka

dan PPD sisa

Staf bagian umum

13 Cetak dokumen SPP, SPP uang muka

dan SPP Sisa

Staf bagian umum

14 Cetak dokumen Rekapitulasi BPD Staf bagian umum

15 Pembatalan perjalanan dinas Staf bagian umum

16 Pengaktifan perjalanan dinas Staf bagian umum

17 Penyelesaian perjalanan dinas Staf bagian umum

18 Penetapan Anggaran Kepala bagian umum dan

Direksi SDM & umum

19 Cetak histori perjalanan dinas karyawan Kepala bagian umum

20 Cetak perbandingan per bagian, per

periode, per wilayah tujuan

Kepala bagian umum dan

Direksi SDM & umum

21 Cetak laporan penggunaan anggaran per

bulan dan per tahun


Direksi SDM & umum

22 Cetak laporan histori realisasi anggaran


Direksi SDM & umum

C. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan-kebutuhan fungsional yang nantinya berjalan pada sistem

dapat dijelaskan secara detail. Penjelasan detail dari kebutuhan fungsional meliputi

prioritas, pemicu, kondisi awal, alur normal dan alternatif, kondisi akhir,

37

pengecualian, dan kebutuhan non-fungsional. Penjelasan spesifikasi kebutuhan

fungsional adalah sebagai berikut:

1. Pengajuan perjalanan dinas.

Nama Fungsi Pengajuan perjalanan dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan tombol pengajuan

Kondisi awal Tampil halaman pengajuan

dengan input kosong

Alur normal 1. Tekan tombol pilih tambah

pelaksana SPD

2. Pilih karyawan

3. Menampilkan daftar karyawan

yang dipilih

4. Memasukkan tujuan

5. Menampilkan daftar tujuan

yang dipilih

6. Memasukkan tanggal dan jam

berangkat

7. Memasukkan tanggal dan jam

kembali

8. Memilih jenis Transport

9. Memasukkan keterangan

tugas

10. Unggah berkas terkait

penugasan

11. Tekan tombol simpan

12. Sistem akan menyimpan data

pengajuan

Alur alternatif -

Kondisi akhir Muncul pesan data berhasil

disimpan dan semua inputan

kembali kosong

Pengecualian 1. Muncul data pelaksana tidak

boleh kosong jika belum

memilih pelaksana

2. Muncul data tujuan tidak


memilih pelaksana

3. Muncul tanggal berangkat

tidak boleh kosong jika belum

memilih tanggal berangkat

4. Muncul jam berangkat tidak

boleh kosong jika jam

berangkat kosong

38

5. Muncul tanggal kembali tidak


memilih tanggal kembali

6. Muncul jam kembali tidak

boleh kosong jika jam kembali

kosong

7. Muncul keterangan tugas tidak

boleh kosong jika keterangan

tugas kosong

8. Muncul pesan data gagal

disimpan jika data pengajuan

tidak tersimpan pada database

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

2. Lihat daftar perjalanan dinas karyawan

Nama Fungsi Lihat daftar perjalanan dinas

karyawan

Prioritas High

Pemicu Menekan tombol lihat perjalanan

dinas

Kondisi awal Tampil daftar perjalanan dinas

Alur normal 1. Sistem mengambil data

perjalanan dinas

2. Menampilkan daftar

perjalanan dinas

Alur alternatif -

Kondisi akhir Menampilkan daftar perjalanan

dinas karyawan

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

3. Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas

Nama Fungsi Persetujuan dan perwakilan


Prioritas High

Pemicu Menekan menu persetujuan

39


dengan status diajukan dan acc

askabag



memiliki status diajukan dan

acc askabag


pengajuan

3. Pengguna memilih pengajuan

yang akan disetujui dengan

menekan tombol persetujuan

4. Sistem menampilkan

informasi tentang perjalanan

dinas yang dipilih

5. Pengguna memilih menekan

tombol setujui askabag/tolak

askabag/mewakili kabag

6. Sistem memperbarui status

perjalanan dinas

Alur alternatif 5.1. Pengguna menekan tombol

Mewakili kabag

6. Muncul input keterangan

mewakili dan tombol “choose

file” untuk upload file terkait

perwakilan

7. Pengguna mengisi masukkan

keterangan dan upload file


tombol setujui kabag/tolak

kabag


perjalanan dinas

Kondisi akhir Menampilkan daftar pengajuan

Pengecualian 1. Muncul keterangan mewakili

tidak boleh kosong jika belum

terisi

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

4. Persetujuan perjalanan dinas

Nama Fungsi Persetujuan dan perwakilan


Prioritas High

40

Pemicu Menekan menu persetujuan


dengan status diajukan dan acc

askabag



memiliki status diajukan dan

acc askabag


pengajuan

3. Pengguna memilih pengajuan

yang akan disetujui dengan

menekan tombol persetujuan


informasi tentang perjalanan

dinas yang dipilih


tombol setujui kabag/tolak

kabag


perjalanan dinas

Alur alternatif -

Kondisi akhir Menampilkan daftar pengajuan

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersedian

3. Performa

5. Impor data dan daftar karyawan

Nama Fungsi Impor data dan daftar karyawan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu Karyawan

Kondisi awal Tampil daftar karyawan

Alur normal 1. Menampilkan daftar karyawan

2. Pengguna menekan tombol

impor data

3. Pengguna upload file data

karyawan

4. Sistem menyimpan data

karyawan

Alur alternatif -

Kondisi akhir Sistem menampilkan daftar

karyawan terbaru

41

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

6. Cetak Dokumen SPD

Nama Fungsi Cetak Dokumen SPD dan Surat

Jalan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu SPD


Alur normal 1. Menampilkan daftar

perjalanan dinas

2. Pengguna memilih SPD

perjalanan dinas yang akan

dicetak

3. Sistem menampilkan preview

SPD

4. Pengguna dapat menyimpan

atau mencetak SPD

Alur alternatif -

Kondisi akhir SPD tercetak atau tersimpan pada

komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

7. Cetak Dokumen Surat Jalan

Nama Fungsi Cetak Dokumen Surat Jalan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu Surat Jalan

Kondisi awal Tampil tombol cetak surat jalan

Alur normal 1. Pengguna menekan tombol

cetak surat jalan


Surat Jalan


atau mencetak Surat Jalan

Alur alternatif -

42

Kondisi akhir Surat Jalan tercetak atau

tersimpan pada komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersedian

3. Performa

8. Menghitung biaya perjalanan dinas

Nama Fungsi Menghitung biaya perjalanan

dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu perhitungan


dengan status diajukan

Alur normal 1. Pengguna memilih perjalanan

dinas yang akan dihitung

dengan menekan tombol

hitung

2. Sistem menampilkan halaman

perhitungan

3. Pengguna memilih transport

yang digunakan dan menekan

tombol update biaya transport

4. Sistem menampilkan biaya

transport per karyawan dan

menampilkan total biaya per

karyawan

5. Pengguna memilih uraian

biaya yang didapat dan

menekan tombol hitung BPD


perjalanan dinas per karyawan

dan menampilkan dan

memperbarui total biaya per

karyawan


simpan

8. Sistem menyimpan

perhitungan

Alur alternatif 1.1 Pengguna memilih perjalanan

dinas yang akan dihitung

dengan menekan tombol

perbarui

43

2. Sistem menampilkan halaman

perhitungan dengan data yang

disimpan sebelumnya

3. Pengguna memilih perbarui

transport yang digunakan dan

menekan tombol update biaya

transport


transport per karyawan dan

menampilkan total biaya per

karyawan

5. Pengguna dapat menambah

dan mengurangi uraian biaya

yang didapat dan menekan

tombol hitung BPD


perjalanan dinas per karyawan

dan menampilkan dan

memperbarui total biaya per

karyawan


perbarui

8. Sistem memperbarui

perhitungan

Kondisi akhir Tampil daftar perjalanan dinas

dengan status acc dihitung atau

dihitung

Pengecualian 1. Muncul keterangan biaya

Transport belum dihitung jika

tabel biaya transport kosong

2. Muncul keterangan biaya

perjalanan dinas belum

dihitung jika tabel biaya

perjalanan dinas kosong

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

9. Mengelola data tujuan

Nama Fungsi Mengelola data tujuan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu tujuan

Kondisi awal Tampil daftar tujuan

Alur normal 1. Pengguna memasukkan data

tujuan

44

2. Sistem menyimpan data tujuan

3. Sistem menampilkan daftar

tujuan dan pesan data berhasil

disimpan

Alur alternatif 1.1 Pengguna memilih data tujuan

untuk diperbarui

2. Sistem menampilkan masukan

dengan data yang disimpan

sebelumnya

3. Pengguna memperbarui data

tujuan

4. Sistem memperbarui data tujuan



diperbarui

1.2 Pengguna memilih data tujuan

untuk dihapus

2. Sistem menampilkan pesan

“apakah anda yakin menghapus

data tujuan?”


hapus

4. Sistem menghapus data tujuan



dihapus

Kondisi akhir Tampil daftar tujuan

Pengecualian 1. Muncul keterangan kategori

wilayah harus dipilih jika

wilayah belum dipilih

2. Muncul keterangan tujuan tidak

boleh kosong jika belum terisi


disimpan jika sistem tidak dapat

menyimpan data


diperbarui jika sistem tidak dapat

memperbarui data

5. Muncul pesan data gagal dihapus

jika sistem tidak dapat

menghapus data

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

45

10. Mengelola data biaya transport

Nama Fungsi Mengelola data biaya transport

Prioritas High

Pemicu Menekan menu biaya transport

perjalanan dinas

Kondisi awal Tampil daftar biaya transport

Alur normal 1. Pengguna memilih tab kategori

transport

2. Pengguna memasukkan data

biaya transport


transport


biaya transport dan pesan data

berhasil disimpan

Alur alternatif 2.1. Pengguna memilih data biaya

transport untuk diperbarui

3. Sistem menampilkan masukkan

dengan data yang disimpan

sebelumnya


tujuan

5. Sistem memperbarui data tujuan



diperbarui

2.2. Pengguna memilih data biaya

transport untuk dihapus


“apakah anda yakin menghapus

data transport?”


hapus

5. Sistem menghapus data

transport


transport dan pesan data berhasil

dihapus

Kondisi akhir Tampil daftar tujuan

Pengecualian 1. Muncul keterangan tujuan harus

dipilih jika tujuan belum dipilih

2. Muncul keterangan data tidak



disimpan jika sistem tidak dapat

menyimpan data

46


diperbarui jika sistem tidak

dapat memperbarui data


dihapus jika sistem tidak dapat

menghapus data

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

11. Mengelola data biaya perjalanan dinas

Nama Fungsi Mengelola data biaya perjalanan

dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu biaya perjalanan

dinas

Kondisi awal Tampil daftar biaya perjalanan

dinas

Alur normal 1. Pengguna memilih tab

kategori wilayah perjalanan

dinas

2. Pengguna memasukkan data


3. Sistem menyimpan data biaya

perjalanan dinas


biaya perjalanan dinas dan

pesan data berhasil disimpan

Alur alternatif 2.1. Pengguna memilih data biaya

transport untuk diperbarui


masukkan dengan data yang

disimpan sebelumnya


tujuan

5. Sistem memperbarui data

tujuan



diperbarui

47

2.2. Pengguna memilih data biaya

transport untuk dihapus


“apakah anda yakin

menghapus data transport?”


hapus

5. Sistem menghapus data

transport


transport dan pesan data

berhasil dihapus

Kondisi akhir Tampil daftar biaya perjalanan

dinas

Pengecualian 1. Muncul keterangan kode

rekening harus dipilih jika

belum dipilih

2. Muncul keterangan strata

harus dipilih jika belum dipilih




disimpan jika sistem tidak

dapat menyimpan data





dihapus jika sistem tidak dapat

menghapus data

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

12. Cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa

Nama Fungsi Cetak dokumen PPD, PPD uang

muka dan PPD sisa

Prioritas High

Pemicu Menekan menu PPD


dengan status sudah dihitung

Alur normal 1. Menampilkan daftar perjalanan

dinas status sudah dihitung

48

2. Pengguna memilih tab cetak

PPD berdasarkan nomor SPD

atau nomor PPD

3. Pengguna memilih nomor SPD

atau PPD yang akan dicetak

PPD, PPD Uang muka atau

PPD sisanya


PPD/PPD uang muka / PPD

sisa


atau mencetak PPD/PPD uang

muka / PPD sisa

Alur alternatif -

Kondisi akhir PPD/PPD uang muka / PPD sisa

tercetak atau tersimpan pada

komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

13. Cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa

Nama Fungsi Cetak dokumen SPP, SPP uang

muka dan SPP Sisa

Prioritas High

Pemicu Menekan menu SPP


dengan status sudah dihitung


perjalanan dinas status sudah

dihitung

2. Pengguna memilih tab cetak

SPP berdasarkan nomor SPD

atau nomor PPD

3. Pengguna memilih nomor

SPD atau PPD yang akan

dicetak SPP, SPP Uang muka

atau SPP sisanya


SPP/SPP uang muka/SPP sisa


atau mencetak SPP/ SPP uang

muka/ SPP sisa

49

Alur alternatif -

Kondisi akhir SPP/ SPP uang muka/ SPP sisa


komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

14. Cetak dokumen Rekapitulasi BPD

Nama Fungsi Cetak dokumen Rekapitulasi BPD

Prioritas High

Pemicu Menekan tombol rekapitulasi

BPD


dengan status sudah dihitung, aktif

dan ditutup


perjalanan dinas dalam

wilayah dengan status sudah

dihitung, aktif dan ditutup


PPD yang akan dicetak SPP

dan rekapitulasi BPD


SPP dan rekapitulasi BPD


SPP dan rekapitulasi BPD

Alur alternatif -

Kondisi akhir SPP dan rekapitulasi BPD tercetak

atau tersimpan pada komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

15. Pembatalan perjalanan dinas

Nama Fungsi Pembatalan perjalanan dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu pengelolaan SPD

50



perjalanan dinas


SPD yang akan dibatalkan


batalkan

4. Sistem mengubah status

perjalanan dinas menjadi

dibatalkan

Alur alternatif -


Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

16. Pengaktifan perjalanan dinas

Nama Fungsi Pengaktifan perjalanan dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu pengelolaan SPD



perjalanan dinas


SPD yang akan diaktifkan


aktifkan


perjalanan dinas menjadi aktif

Alur alternatif -


Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

51

17. Penyelesian perjalanan dinas

Nama Fungsi Pengaktifan perjalanan dinas

Prioritas High

Pemicu Menekan menu penyelesian



perjalanan dinas


SPD yang akan ditutup


ditutup


perjalanan dinas menjadi

ditutup

Alur alternatif -


Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

18. Penetapan Anggaran

Nama Fungsi Penetapan Anggaran

Prioritas High

Pemicu Menekan menu anggaran

Kondisi awal Tampil daftar anggaran

Alur normal 1. Pengguna memasukkan data

anggaran perjalanan dinas,

memilih rekening dan

memasukkan nominal

anggaran


anggaran perjalanan dinas


anggaran dan pesan data

berhasil disimpan

Alur alternatif 1.1. Pengguna memilih data

anggaran untuk diperbarui


masukkan dengan data yang

disimpan sebelumnya


anggaran

52

3. Sistem memperbarui data

anggaran


anggaran dan pesan data

berhasil diperbarui

Kondisi akhir Tampil daftar anggaran

Pengecualian 1. Muncul keterangan kode

rekening harus dipilih jika

belum dipilih

2. Muncul keterangan tahun

tidak boleh kurang dari tahun

sekarang belum dipilih




disimpan jika sistem tidak

dapat menyimpan data




Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

19. Cetak histori perjalanan dinas karyawan

Nama Fungsi Cetak histori perjalanan dinas

karyawan

Prioritas High

Pemicu Menekan menu Laporan

Kondisi awal Tampil pilihan laporan yang akan

dicetak

Alur normal 1. Pengguna memilih pilihan

laporan cetak histori


2. Pengguna memilih karyawan

yang akan dicetak histori

perjalanan dinas karyawannya


laporan cetak histori



laporan histori perjalanan

dinas karyawan

53

Alur alternatif -

Kondisi akhir Laporan cetak histori perjalanan

dinas karyawan tercetak atau


Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersedian

3. Performa

20. Cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan

Nama Fungsi Cetak perbandingan per bagian,

per periode, per wilayah tujuan

Prioritas High



dicetak


laporan perbandingan per


wilayah tujuan

2. Pengguna memilih laporan

perbandingan per bagian

3. Pengguna memilih bagian



bagian



bagian

Alur alternatif 2.1 Pengguna memilih laporan

perbandingan per periode

3. Pengguna memilih periode



periode



periode

2.2 Pengguna memilih laporan

perbandingan per wilayah

tujuan


54



wilayah tujuan



wilayah tujuan

Kondisi akhir Laporan perbandingan per

periode, per bagian, per wilayah

tujuan tercetak atau tersimpan

pada komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

21. Cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

Nama Fungsi Cetak laporan penggunaan

anggaran per bulan dan per tahun

Prioritas High



dicetak


laporan penggunaan anggaran

per bulan dan per tahun








Alur alternatif -

Kondisi akhir laporan penggunaan anggaran per

bulan dan per tahun tercetak atau


Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

1. Keamanan

2. Ketersediaan

3. Performa

55

22. Cetak laporan histori realisasi anggaran

Nama Fungsi Cetak laporan histori realisasi

anggaran

Prioritas High



dicetak


laporan laporan histori

realisasi anggaran




anggaran



anggaran

Alur alternatif -

Kondisi akhir laporan histori realisasi anggaran


komputer

Pengecualian -

Kebutuhan

non-fungsional

A. Keamanan

B. Ketersediaan

C. Performa

D. Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan yang berkaitan dengan sistem

namun di luar kebutuhan fungsional. Kebutuhan tersebut dijelaskan

sebagai berikut :

1. Keamanan

Fungsi pada sistem dapat dijalankan jika pengguna login dengan menggunakan

username dan password yang telah terdaftar dan mengisi captcha dengan

benar. Login tersebut diterapkan karena tidak semua orang berhak mengakses

dan menjalankan fungsi pada sistem. Captcha diterapkan untuk mencegah

56

Build Operate and Transfer (BOT) masuk pada sistem dan menyisipkan iklan

pada halaman web. Sistem akan otomatis keluar jika tidak ada aktivitas selama

15 menit. Hal ini berguna agar halaman web yang belum dikeluarkan oleh

pengguna dan dibiarkan tanpa ada operasi tidak disalahkan oleh pihak lain.

Password dibuat oleh sistem berupa 5 karakter random yang dikirimkan lewat

email pengguna. Pengguna dapat membuat kembali password dengan

memasukkan email yang telah terdaftar jika pengguna melupakan password

atau kata sandinya. Hal ini berfungsi untuk menjaga kerahasian password

pengguna dari pihak lain.

2. Ketersedian

Sistem tersedia selama 24 jam dalam 7 hari untuk memberikan kemudahan bagi

staf bagian umum dalam membuat dokumen dan menghitung biaya perjalanan

dinas serta karyawan dalam mengajukan perjalanan dinas. Dengan kebutuhan

non- fungsional ketersediaan pengguna dapat mengakses sistem tanpa dibatasi

oleh jam kerja perusahaan.

3. Performa

Waktu tanggap sistem bergantung pada banyaknya data yang akan

ditampilkan. Hal ini berfungsi untuk menjaga kinerja komputer dalam

menjalankan sistem informasi perjalanan dinas ini.

E. Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan tiap pengguna berbeda-beda. Kebutuhan

informasi ini dijelaskan pada tabel 3.10

57

Tabel 3.10 Kebutuhan Informasi

Pengguna Informasi yang

dibutuhkan Frekuensi Format

Karyawan Status perjalanan dinas

untuk mengetahui apa

dokumen telah siap untuk

diambil

Setiap saat Daftar tabel

pada layar

Asisten kepala

bagian yang

bersangkutan

Histori perjalanan dinas

karyawan

Setiap ada

pengajuan

Daftar tabel

pada layar

Kepala bagian yang

bersangkutan

Histori perjalanan dinas

karyawan

Setiap ada

pengajuan

Daftar tabel

pada layar

Staf bagian umum Daftar perjalanan dinas

yang telah disetujui


pada layar

Notifikasi untuk

pengerjaan perhitungan

dan pembuatan dokumen

perjalanan dinas

Jika terdapat

perjalanan

dinas yang

belum

dikerjakan

dari H-2

keberangkatan

Email dan

SMS

Daftar perjalanan dinas

yang telah dihitung


pada layar


yang telah aktif


pada layar


yang telah dibatalkan


pada layar

Kepala bagian

umum dan Direksi

SDM dan umum

Laporan histori perjalanan

dinas karyawan

Per periode PDF

Laporan perbandingan per


wilayah tujuan

Per periode PDF

Laporan penggunaan

anggaran per bulan dan per

tahun

Per periode PDF

Laporan histori realisasi

anggaran

Per periode PDF

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Gambaran Umum Sistem

Input-Process-Output (IPO) diagram digunakan untuk menggambarkan

sistem informasi perjalanan dinas yang akan dibangun. Diagram ini

58

menggambarkan hubungan input yang dibutuhkan, proses yang akan mengelola

input dan hasil output dari proses yang dijalankan. IPO diagram sistem informasi

perjalanan dinas ini dapat dilihat pada Gambar 3.4.

IPO diagram berguna untuk menggambarkan garis besar sistem yang

meliputi input, process, output. Berikut uraian penjelasan dari IPO diagram pada

Gambar 3.4 :

1. Input

Penjelasan mengenai data input pada Gambar 3.4 diantaranya adalah:

a. Data karyawan

Data karyawan yang dimasukkan terdiri dari nip, nama, strata, golongan,

bagian dan jabatan.

b. Data tujuan

Data tujuan yang dimasukkan adalah kategori wilayah dan nama tujuan.

c. Data biaya transport

Data biaya transport yang dimasukkan dikategorikan per wilayah tujuan.

Untuk tujuan dalam kota maka data yang dimasukkan adalah kepentingan

dan nominal biaya transport. Jika tujuan dalam wilayah maka data yang

dimasukkan adalah data tujuan, nominal tarif bis dan nominal tarif kereta

api sedangkan jika tujuan luar wilayah maka yang dimasukkan adalah data

tujuan, strata, keterangan transport dan nominal biaya transport. Terdapat

data biaya transport ke bandara atau stasiun jika tujuan perjalanan dinas

keluar wilayah. Data yang dimasukkan untuk biaya transport ke bandara

atau stasiun adalah data tujuan dan data tarif. Data biaya ini dapat dilihat

pada Lampiran 2.

59

Input-Proses-Output Diagram

Input Proses OutputPh

ase

Import data karyawan

Maintenance Tujuan

Maintenance Biaya Transport

Maintenance Biaya Perjalanan Dinas (BPD)

Penetapan Anggaran

Data Karyawan

Data Tujuan

Daftar Karyawan

Daftar Tujuan

Pengajuan

Penyelesaian

Pembuatan Laporan

Data Biaya Transport

Data Biaya Perjalanan Dinas

Data Anggaran

Daftar Biaya Transport

Daftar Biaya Perjalanan Dinas

Daftar Anggaran

Mengelola Data Master

Transaksi Perjalanan Dinas

Data Pengajuan

Perjalanan Dinas

Daftar Pengajuan

Perhitungan

Daftar Pengajuan disetujui

Surat Perjalanan Dinas (SPD)

& Surat Jalan

Dokumen Perhitungan

Perjalanan Dinas (PPD)

Surat Permintaan Pembayaran

(SPP) Uang Muka

PPD Sisa dari

Uang Muka

Rekap Biaya

Perjalanan Dinas

Surat Permintaan

Pembayaran

Laporan Histori Perjalanan

Dinas Karyawan

Laporan perbandingan

Penggunaan Biaya dan jumlah

pengajuan Perjalanan dinas per

bagian, per periode dan

perwilayah tujuan

Laporan Histori Realisasi

Anggaran

Laporan Penggunaan Anggaran


Periode laporan

Data Persetujuan Persetujuan

Surat Perjalanan Dinas

(SPD) & Surat Jalan

Dokumen Perhitungan

Perjalanan Dinas (PPD)

Pengaktifan dan PembatalanDaftar Perjalanan Dinas

Aktif dan Dibatalkan

Daftar Perhitungan

Gambar 3.4 IPO Diagram

60

d. Data biaya perjalanan dinas

Data biaya perjalanan dinas yang dimasukkan terdiri dari kategori wilayah,

strata, uraian dan nominal. Data biaya ini dapat dilihat pada Lampiran 2.

e. Data anggaran

Data biaya anggaran yang dimasukkan terdiri dari uraian pengeluaran dan

besaran anggaran per uraian dan total besaran anggaran dalam 1 tahun.

f. Data pengajuan perjalanan dinas

Data pengajuan perjalanan dinas yang dimasukkan terdiri dari pelaksana

perjalanan dinas, pengikut, pengemudi, tujuan, tanggal dan jam berangkat,

tanggal dan jam kembali, jenis transport yang digunakan, keterangan tugas

dan lampiran yang terkait penugasan.

g. Data persetujuan

Data persetujuan yang dimasukkan terdiri dari persetujuan kepala bagian

dan atau asisten kepala bagian, keterangan mewakili jika asisten kepala

bagian mewakili kepala bagian untuk memberi persetujuan dan lampiran

yang terkait pemberian wewenang oleh kepala bagian.

h. Daftar Pengajuan disetujui

Daftar pengajuan disetujui adalah daftar perjalanan dinas yang telah

disetujui oleh kabag untuk dibuatkan perhitungan biaya perjalanan

dinasnya.

i. Daftar Perhitungan

Daftar perhitungan adalah daftar perjalanan dinas yang telah dihitung biaya

perjalanan dinasnya.

61

j. Surat Perjalanan Dinas (SPD) & Surat Jalan

SPD dan surat jalan ini harus ditunjukkan sebagai alat pertanggungjawaban

bahwa perjalanan dinas telah selesai dilakukan. Kedua surat ini merupakan

syarat untuk melakukan pencairan biaya perjalanan dinas.

k. Dokumen Perhitungan Perjalanan Dinas (PPD)

Perhitungan perjalanan dinas merupakan dokumen hasil perhitungan biaya

yang harus diserahkan dalam proses penyelesaian untuk dilakukan

pencairan dana biaya perjalanan dinas.

l. Periode Laporan

Periode laporan adalah data waktu dalam pembuatan laporan. Periode ini

berupa tanggal dan tahun bergantung jenis laporan yang dicetak.

2. Process

Data input sistem nantinya akan diolah proses untuk menghasilkan ouput yang

diharapkan. Proses-proses pada sistem ini adalah :

a. Import data karyawan

Proses import data karyawan adalah proses penyimpanan data karyawan

melalui upload file berformat Excel.

b. Maintenance tujuan

Proses maintenance tujuan adalah proses menyimpan, memperbarui dan

menghapus data tujuan perjalanan dinas.

c. Maintenance biaya transport

Proses maintenance biaya transport adalah proses menyimpan,

memperbarui dan menghapus data biaya transport. Proses ini merupakan

62

proses menentukan standar biaya transport perjalanan dinas dalam upaya

pengontrolan biaya.

d. Maintenance biaya perjalanan dinas

Proses maintenance biaya perjalanan dinas adalah proses menyimpan,

memperbarui dan menghapus data biaya perjalanan dinas. Proses ini

merupakan proses menentukan standar biaya perjalanan dinas yang akan

diberikan dalam upaya pengontrolan biaya.

e. Penetapan anggaran

Proses penetapan anggaran adalah proses menentukan anggaran perjalanan

dinas per tahunnya. Penyusunan anggaran dilakukan melalui pendekatan

zero-based budgeting. Zero-based budgeting adalah penyusunan anggaran

dengan tahun dasar penyusunan adalah nol. Dengan begitu, anggaran

disusun berdasarkan pada kebutuhan saat ini. Terdapat tiga golongan biaya

yang harus dianggarkan. Tiga golongan biaya tersebut adalah biaya

transport, uang saku dan biaya akomodasi perjalanan dinas. Anggaran ini

tidak hanya berfungsi sebagai rencana keuangan namun juga merupakan alat

pengawasan. Alat pengawasan ini berupa perbandingan biaya perjalanan

dinas yang dikeluarkan dengan yang direncanakan yang akan disajikan

dalam laporan anggaran per bulan dan per tahun.

f. Pengajuan

Proses pengajuan adalah proses perencanaan pendahuluan perjalanan dinas

oleh karyawan. Dalam proses ini, karyawan harus terlebih dahulu

mengidentifikasi tujuan, pelaksana, pengikut, pengemudi, tanggal dan jam

berangkat, tanggal dan jam kembali, transport yang digunakan, keterangan

63

penugasan dan lampiran yang terkait penugasan. Data tersebut nantinya

akan diajukan pada kepala bagian yang bersangkutan untuk mendapat

persetujuan pelaksanaan perjalanan dinas. Dengan adanya proses ini

memastikan setiap pekerjaan pada perjalanan dinas akan terlaksana sesuai

dengan jadwal yang dibuat. Sehingga setiap pengeluaran yang dianggarkan

akan terlaksana seperti yang direncanakan.

g. Persetujuan

Proses persetujuan adalah proses pemberian persetujuan untuk pelaksanaan

perjalanan dinas oleh asisten kepala bagian dan atau kepala bagian yang

bersangkutan. Pemberian persetujuan ini berdasarkan pada keterangan

penugasan, lampiran surat perintah dan histori perjalanan dinas. Histori

perjalanan dinas berfungsi untuk mengetahui frekuensi dan tanggal

pengajuan ke tempat tujuan yang sama guna menghindari penyalahgunaan

perjalanan dinas untuk kepentingan pribadi. Proses persetujuan ini juga

merupakan proses pengawasan untuk memastikan tidak adanya kebocoran

dana karena pelaksanaan perjalanan dinas yang kurang diperlukan.

Setelah proses ini, Tahapan selanjutnya adalah tahap perencanaan yang

berkaitan dengan dokumen perjalanan dinas. Karyawan diwajibkan untuk

membawa dokumen perjalanan dinas seperti surat perjalanan dinas dan surat

jalan sebagai bukti melakukan perjalanan dinas.

h. Perhitungan

Proses perhitungan adalah proses menetapkan besaran biaya yang diperoleh

pelaksana perjalanan dinas oleh bagian umum. Proses pengerjaan

perhitungan perjalanan dinas ini dapat diprioritaskan berdasarkan selisih

64

waktu pengajuan dan waktu keberangkatan dan adanya lampiran surat

penugasan. Staf bagian umum akan memperoleh peringatan berupa sms dan

email pada H-2 tanggal berangkat perjalanan dinas. Peringatan tersebut

berfungsi untuk mengingatkan agar perhitungan perjalanan dinas segera

diselesaikan. Proses ini merupakan tahap perencanaan yang berkaitan

dengan penyusunan daftar perjalanan dinas. Penyusunan daftar perjalanan

dinas ini hanya meliputi perencanaan keuangan perjalanan dinas oleh bagian

umum. Total besaran biaya yang diberikan karyawan pelaksana perjalanan

dinas berdasarkan standar biaya transport dan biaya perjalanan dinas yang

telah ditentukan.

i. Pengaktifan dan Pembatalan

Proses pengaktifan dan pembatalan adalah proses perubahan status

perjalanan dinas menjadi aktif atau dibatalkan. Status aktif adalah status

yang menyatakan bahwa perjalanan dinas telah resmi dapat dilakukan. Hal

ini terjadi jika dokumen surat perjalanan dinas dan perhitungan perjalanan

dinas telah ditanda tangani oleh kepala bagian umum. Status dibatalkan

adalah status yang menyatakan bahwa perjalanan dinas yang diajukan telah

dibatalkan oleh karyawan yang mengajukan.

j. Penyelesaian

Proses penyelesaian adalah proses penyelesaian administrasi setelah

karyawan melakukan perjalanan dinas. Proses ini meliputi pembuatan

perhitungan perjalanan dinas dan surat permintaan pembayaran untuk

pencairan biaya perjalanan dinas dan mengubah status perjalanan dinas

menjadi ditutup.

65

k. Pembuatan laporan

Proses pembuatan laporan adalah proses pengambilan data untuk diolah

menjadi informasi yang dikeluarkan dalam format laporan.

3. Output

Dari masukkan yang diolah oleh proses akan dihasilkan informasi dan laporan.

Informasi dan laporan yang akan dihasilkan oleh sistem adalah :

a. Daftar karyawan

Pada daftar karyawan ini akan menampilkan informasi mengenai nik, nama,

strata, bagian, jabatan dan golongan.

b. Daftar tujuan

Pada daftar tujuan ini akan menampilkan informasi mengenai kategori

wilayah, nama tujuan, kategori tujuan dan jarak tujuan dari surabaya.

c. Daftar biaya transport

Pada daftar biaya transport ini akan menampilkan informasi mengenai

kategori wilayah, nama tujuan, jenis transport dan nominal biaya transport.

Daftar biaya transport digolongkan dalam dalam kota, dalam wilayah, luar

wilayah dan dalam kota ke bandara/stasiun.

d. Daftar biaya perjalanan dinas

Pada daftar biaya perjalanan dinas ini akan menampilkan informasi

mengenai kategori wilayah, uraian biaya, dan nominal biaya transport per

strata yang digolongkan dalam dalam kota, dalam wilayah, luar wilayah dan

luar negeri.

66

e. Daftar Anggaran

Pada daftar anggaran ini akan menampilkan informasi mengenai tahun,

uraian dan nominal yang dianggarkan.

f. Daftar pengajuan

Daftar pengajuan ini akan menampilkan informasi mengenai pelaksana

perjalanan dinas, tujuan perjalanan dinas, tanggal dan jam berangkat,

tanggal dan jam kembali, keperluan dan lampiran yang terkait penugasan.

g. Daftar pengajuan disetujui

Daftar pengajuan ini akan menampilkan daftar pengajuan perjalanan dinas

yang telah disetujui oleh asisten kepala bagian dan atau kepala bagian yang

bersangkutan.

h. Daftar Perhitungan

Daftar perhitungan adalah daftar perjalanan dinas yang telah dihitung biaya

perjalanan dinasnya.

i. Surat perjalanan dinas (SPD)

Format SPD ini dapat dilihat pada lampiran 3.

j. Surat Jalan

Format surat jalan ini dapat dilihat pada lampiran 4.

k. Dokumen Perhitungan perjalanan dinas (PPD)

Format PPD dapat dilihat pada lampiran 5.

l. Dokumen Perhitungan perjalanan dinas (PPD) uang muka


m. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) uang muka

Format SPP uang muka dapat dilihat pada lampiran 6.

67

n. PPD Sisa dari uang muka


o. Rekap biaya perjalanan dinas

Format Rekap biaya perjalanan dinas dapat dilihat pada lampiran 7.

p. Surat Permintaan Pembayaran

Format SPP dapat dilihat pada lampiran 6.

q. Laporan histori perjalanan dinas karyawan

Laporan histori perjalanan dinas karyawan memberikan informasi

mengenai histori pengajuan perjalanan dinas karyawan dalam periode

tertentu. Laporan ini dapat memberikan informasi mengenai perjalanan

dinas karyawan dalam kurun waktu tertentu. Selain itu, laporan ini dapat

dijadikan bukti jika ada penggunaan perjalanan dinas tidak untuk

kepentingan kedinasan atau kepentingan perusahaan.

r. Laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan perjalanan

dinas per bagian, per periode, dan per wilayah tujuan.

Laporan ini memberikan informasi mengenai perbandingan biaya dan

jumlah pengajuan perjalanan dinas per bagian, per periode dan per wilayah

tujuan pada periode tertentu. Laporan per bagian dan per periode ini

ditujukan untuk memberikan informasi mengenai indikasi-indikasi

penyalahgunaan dana perjalanan dinas. Hal ini dapat ditunjukkan jika

jumlah pengajuan perjalanan dinas dan biaya yang dikeluarkan dianggap

tidak relevan. Selain itu, disajikan juga grafik mengenai penggunaan biaya

per bagian dan per periode. Informasi perbandingan jumlah pengajuan dan

68

penggunaan biaya per wilayah tujuan dapat dijadikan sebagai acuan untuk

menentukan besaran anggaran transport perjalanan dinas.

s. Laporan penggunaan anggaran per tahun dan per bulan

Laporan penggunaan anggaran per tahun ini memberikan informasi

mengenai apakah biaya perjalanan dinas yang dikeluarkan telah sesuai

dengan yang dianggarkan. Hal ini dapat dilihat dari selisih anggaran dan

biaya aktual yang telah dikeluarkan dalam periode per bulan dan per tahun.

t. Laporan histori realisasi anggaran

Laporan histori realisasi anggaran memberikan informasi mengenai

perbandingan anggaran, realisasi anggaran dan selisihnya per tahun pada

periode tertentu untuk mendukung pembuatan anggaran baru pada tahun

berikutnya.

Proses dan output pada IPO diagram telah mencakup kebutuhan fungsional

dan kebutuhan informasi pengguna. Kebutuhan fungsional sistem pada proses

diuraikan pada Tabel 3.11 sedangkan kebutuhan informasi yang terpenuhi dari output

diuraikan dari Tabel 3.12.

Tabel 3.11 Mapping Kebutuhan Fungsional pada IPO

No. Kebutuhan Fungsional Proses

1 Pengajuan perjalanan dinas. Pengajuan

2 Lihat daftar perjalanan dinas karyawan pengajuan

3 Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan

dinas

Persetujuan

4 Persetujuan perjalanan dinas Persetujuan

5 Cetak Dokumen SPD Persetujuan

6 Cetak Dokumen Surat Jalan Persetujuan

7 Impor data dan daftar karyawan Import data karyawan

8 Menghitung biaya perjalanan dinas Perhitungan

9 Mengelola data tujuan Maintenance tujuan

10 Mengelola data biaya Transport Maintenance biaya

Transport

69

No. Kebutuhan Fungsional Proses

11 Mengelola data biaya perjalanan dinas Maintenance biaya

perjalanan dinas

12 Cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD

sisa

Perhitungan,

penyelesaian

13 Cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa Perhitungan,

penyelesaian

14 Cetak dokumen Rekapitulasi BPD Penyelesaian

15 Penyelesian perjalanan dinas Penyelesaian

16 Pembatalan perjalanan dinas Pengaktifan dan

pembatalan

17 Pengaktifan perjalanan dinas Pengaktifan dan

pembatalan

18 Penetapan Anggaran Penetapan Anggaran

19 Cetak histori perjalanan dinas karyawan Pembuatan laporan

20 Cetak perbandingan per bagian, per periode, per

wilayah tujuan

Pembuatan laporan

21 Cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan

per tahun

Pembuatan laporan

22 Cetak laporan histori realisasi anggaran Pembuatan laporan

Tabel 3.12 Mapping Kebutuhan Informasi pada IPO

No. Kebutuhan Informasi Output

1 Status perjalanan dinas untuk mengetahui

apa dokumen telah siap untuk diambil

Daftar pengajuan

2 Histori perjalanan dinas karyawan Pada proses persetujuan

3 Daftar perjalanan dinas yang telah disetujui Daftar pengajuan disetujui

4 Notifikasi untuk pengerjaan perhitungan dan

pembuatan dokumen perjalanan dinas

Pada proses perhitungan

5 Daftar perjalanan dinas yang telah dihitung Daftar perhitungan

6 Daftar perjalanan dinas yang telah aktif Daftar perjalanan dinas

aktif dan dibatalkan

7 Daftar perjalanan dinas yang telah

dibatalkan


aktif dan dibatalkan

8 Laporan histori perjalanan dinas karyawan Laporan histori perjalanan

dinas karyawan

9 Laporan perbandingan per bagian, per

periode, per wilayah tujuan

Laporan perbandingan

penggunaan biaya dan

jumlah pengajuan per


wilayah tujuan

70

No. Kebutuhan Informasi Output

10 Laporan penggunaan anggaran per bulan dan

per tahun

Laporan penggunaan

anggaran per bulan dan per

tahun

11 Laporan histori realisasi anggaran

Laporan histori realisasi

anggaran

3.3.2 Diagram Alir Sistem

Diagram alir sistem atau System flowchart adalah diagram yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Secara garis besar

diagram alir sistem dari Sistem Informasi Perjalanan Dinas pada PTPN XII

digambarkan pada Gambar 3.5.

Diagram alir sistem pada Gambar 3.5 memiliki 5 aktor atau pengguna

sistem. Pengguna tersebut adalah staf bagian umum, karyawan, asisten kepala bagian

yang bersangkutan, kepala bagian yang bersangkutan, kabag umum dan direksi SDM

& Umum. Masing-masing aktor menjalankan proses yang berbeda-beda. Staf bagian

umum dapat mengelola data master yaitu import data karyawan, maintenance tujuan,

biaya transpor, biaya perjalanan dinas. Proses import data karyawan berguna untuk

menyimpan atau menambahkan data karyawan, strata, bagian, golongan pada

database. Proses maintenance tujuan mengelola data wilayah dan tujuan. Proses

maintenance biaya transport mengelola data biaya transport dalam kota ke bandara

atau stasiun, biaya transport ke tujuan dalam wilayah dan luar wilayah. Data yang

dikelola adalah data biaya perjalanan dinas yang terdiri tarif biaya perjalanan dinas

(dalam wilayah dan luar wilayah), tarif iya perjalanan dinas luar negeri dan data

mess. Proses penetapan anggaran termasuk proses mengelola data master namun

dilakukan oleh kepala bagian umum. Data-data master tersebut nantinya akan saling

terkait dan digunakan untuk memproses perjalanan dinas.

71

Gambar 3.5 System Flowchart Sistem Informasi Perjalanan Dinas

72

Proses perjalanan dinas diawali dengan karyawan melalui proses

pengajuan dengan memasukkan data pengajuan perjalanan dinas. Data pengajuan,

pelaksana dan tujuan perjalanan dinas nantinya akan disimpan pada database dan

ditampilkan kepada asisten kepala bagian yang bersangkutan dan kepala bagian

yang bersangkutan untuk melakukan persetujuan dan juga ditampilkan ke karyawan

agar karyawan dapat memantau status perjalanan dinasnya. Asisten kepala bagian

yang bersangkutan dan kepala bagian yang bersangkutan akan memberikan

persetujuan. Jika pengajuan di setujui maka staf bagian umum dapat mencetak surat

perjalanan dinas, surat jalan dan melihat daftar pengajuan disetujui untuk

melakukan proses perhitungan. Hasil proses perhitungan akan disimpan dan data

perhitungan akan diolah untuk pembuatan dokumen PPD dan SPP.

Setelah dokumen ditandatangani oleh kepala bagian umum, staf bagian

dapat mengaktifkan perjalanan dinas melalui proses pengaktifkan dan pembatalan.

sistem nantinya akan memperbarui status perjalanan dinas dari sudah dihitung

menjadi aktif.

Karyawan dapat resmi melakukan perjalanan dinas jika perjalanan

dinasnya memiliki status aktif. Setelah selesai dari perjalanan dinas karyawan

menyerahkan dokumen SPD, PPD uang muka jika ada untuk dibuatkan SPP guna

pencairan dana perjalanan dinasnya. Kepala bagian umum dan direksi SDM &

umum dapat melakukan proses pembuatan laporan untuk melakukan evaluasi

terhadap jalannya perjalanan dinas. Laporan yang nantinya akan dihasilkan adalah

laporan histori perjalanan dinas karyawan, laporan perbandingan penggunaan biaya

dan jumlah pengajuan per bagian, per periode, per wilayah tujuan, laporan

penggunaan anggaran per bulan dan per tahun dan laporan histori realisasi anggaran

73

3.3.3 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang berfungsi untuk menampilkan seluruh proses yang

terdapat pada sistem dengan jelas dan terstruktur. Secara garis besar proses-proses

sistem informasi perjalanan dinas ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Perjalanan Dinas

74

Sistem informasi ini terdiri dari 3 proses utama yaitu mengelola data

master, transaksi perjalanan dinas dan pembuatan laporan. Proses mengelola data

master memiliki 5 sub proses yaitu import data karyawan, maintenance tujuan,

maintenance biaya transport, maintenance biaya perjalanan dinas dan penetapan

anggaran. Proses transaksi perjalanan dinas juga memiliki 5 sub proses yang terdiri

dari pengajuan, persetujuan, perhitungan, pengaktifan dan pembatalan,

penyelesaian dan pembuatan laporan perjalanan dinas.

Proses yang terakhir adalah proses pembuatan laporan. Proses pembuatan

laporan terdiri dari pembuatan laporan histori perjalanan dinas karyawan,

pembuatan laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan,

pembuatan laporan penggunaan anggaran dan pembuatan laporan histori realisasi

anggaran.

3.3.4 Context Diagram

Context diagram adalah diagram yang menggambarkan ruang lingkup

suatu sistem. Diagram konteks menggambarkan seluruh data yang masuk ke sistem

dan data yang keluar. Diagram ini akan memberi gambaran tentang keseluruhan

aliran data dari dan ke sistem. Context Diagram sistem perjalanan dinas ini dapat

dilihat pada Gambar 3.7.

Context diagram sistem informasi perjalanan dinas memiliki lima external

entity yakni karyawan, asisten kepala bagian yang bersangkutan, kepala bagian

yang bersangkutan, staf bagian umum dan kepala bagian umum dan direksi SDM

& umum. Masing-masing external entity memiliki peran dalam memberikan

masukkan data dan mendapat keluaran dari sistem.

75

Gambar 3.7 Context Diagram Sistem Informasi Perjalanan Dinas

Data masukkan dan keluaran banyak terjadi pada external entity staf

bagian umum karena pengelolaan data master dan transaksi perjalanan dinas

dikelola oleh staf bagian umum. Karyawan memberi masukkan berupa data

pengajuan ke sistem dan sistem akan memberikan keluaran berupa daftar perjalanan

dinas semua status kepada karyawan. Asisten kepala bagian yang bersangkutan

76

memberikan data masukkan berupa persetujuan dan perwakilan persetujuan. Sistem

akan memberikan keluaran berupa daftar pengajuan dengan status diajukan dan

memberi data histori perjalanan dinas karyawan. Kebag yang bersangkutan juga

berperan dengan memberikan data persetujuan kabag kepada sistem dan sistem

nantinya akan memberikan keluaran daftar perjalanan dinas dan histori perjalanan

dinas karyawan. Pihak manajerial yakni kabag umum dan direksi SDM & umum

memberikan data masukkan ke sistem berupa data anggaran dan masukkan untuk

laporan seperti data nik, bagian, dan periode. Keluaran yang didapat oleh entitas

tersebut berupa daftar anggaran dan berbagai laporan perjalanan dinas.

3.3.5 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang menggambarkan aliran

data pada tiap proses dalam sistem. Penggambaran aliran data tiap proses ini

merupakan proses penguraian dari context diagram. DFD level 0 sistem informasi

perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.8.

DFD level 0 ini memiliki lima entitas, tiga proses utama dan 24 tabel

penyimpanan. Proses yang pertama adalah proses mengelola data master. Proses

tersebut melibatkan staf bagian umum dan kepala bagian dan direksi SDM &

umum. Proses yang kedua adalah transaksi perjalanan dinas. Entitas yang terlibat

adalah karyawan, kepala bagian yang bersangkutan, asisten kepala bagian yang

bersangkutan dan staf bagian umum. Proses yang terakhir yaitu pembuatan laporan

oleh entitas kepala bagian umum dan direksi SDM & umum. DFD level 0 tidak

hanya menggambarkan aliran data dari entitas ke tiap-tiap proses. DFD level 0 juga

menggambarkan aliran data ke tempat penyimpanan data atau data store.

77

Gambar 3.8 DFD Level 0

78

Tempat penyimpanan data sistem ini terdari dari 24 data store yang telah

terhubung ke tiga proses. Fungsi data store adalah untuk menampung hasil

masukkan dari entity maupun menampung hasil pengelolaan data dari proses-

proses yang ada. Data store ini nantinya akan menjadi tabel-tabel yang berelasi

pada basis data yang akan dipakai oleh sistem. Arah panah pada data store

bervariasi, ada yang satu arah dan dua arah. Jika arah panah tersebut satu arah dari

data store menuju ke proses maka artinya proses hanya membaca data dari data

store. Jika arah panah satu arah dari proses menuju data store maka artinya proses

membuat data pada sistem namun jika arah panah dua arah maka artinya proses

dapat membuat atau menyimpan, membaca, memperbarui dan menghapus data.

Tiap proses pada DFD level 0 ini diuraikan lagi menjadi DFD level 1 mengelola

data master, DFD level 1 transaksi perjalanan dinas dan DFD level 1 pembuatan

laporan.

Proses mengelola data master dapat diuraikan menjadi lima proses yaitu

proses impor data karyawan, maintenance tujuan, maintenance biaya transport,

maintenance biaya perjalanan dinas, dan penetapan anggaran. Aliran data yang

terjadi pada penguraian proses mengelola data master dapat dilihat pada

Gambar 3.9.

DFD level 1 mengelola data master ini melibatkan dua entitas yaitu staf

bagian umum serta kabag umum dan direksi SDM & umum. Staf bagian umum

memasukkan data karyawan melalui proses impor data karyawan. Staf bagian

umum juga memasukkan data tujuan, biaya transport dan biaya perjalanan dinas

melalui proses maintenance tujuan, maintenance biaya transport dan maintenance

perjalanan dinas.

79

Gambar 3.9 DFD Level 1 Mengelola Data Master

Data yang diberikan masing-masing proses yang terhubung dengan staf

bagian umum adalah daftar karyawan, daftar tujuan, daftar biaya transport, daftar

biaya perjalanan dinas, daftar mess dan daftar kode rekening. Kabag umum dan

direksi SDM & umum hanya memasukkan data anggaran melalui proses penetapan

anggaran dan mendapat daftar anggaran dari sistem. Masing-masing proses

80

terhubung dengan data store sebagai tempat untuk menyimpan data. Arah panah ke

data store memiliki dua arah. Hal ini berarti proses tidak hanya membuat data,

namun juga membaca data, memperbarui data dan menghapus data. Khusus proses

impor data karyawan hanya membuat dan membaca data karyawan.

Proses transaksi perjalanan dinas pada DFD level 0 dapat diuraikan

menjadi 5 proses yaitu proses pengajuan, persetujuan, perhitungan, pengaktifan dan

pembatalan, dan penyelesaian. Aliran data yang terjadi pada penguraian proses

transaksi perjalanan dinas dapat dilihat pada Gambar 3.10.

DFD level 1 transaksi perjalanan dinas ini melibatkan empat entitas yaitu

karyawan, askabag yang bersangkutan, kabag yang bersangkutan dan staf bagian

umum. Karyawan terhubung dengan proses pengajuan. Karyawan akan

memasukkan data pengajuan dan mendapat data daftar pengajuan semua status.

Data store yang terhubung pada proses pengajuan adalah strata, karyawan,

golongan, wilayah, kategoritujuan, tujuan, SPD, pelaksanaSPD dan tujuanSPD.

Proses persetujuan dilakukan oleh askabag yang berangkutan dan kabag

yang bersangkutan. Askabag yang bersangkutan memasukkan data persetujuan

askabag dan perwakilan persetujuan. Data yang didapat oleh askabag adalah data

daftar pengajuan status diajukan dan histori perjalanan dinas karyawan. Kepala

bagian yang bersangkutan memasukkan data persetujuan kabag pada proses

persetujuan dan mendapat daftar pengajuan status diajukan & acc askbag serta

histori perjalanan dinas karyawan. Data store yang terlibat pada proses persetujuan

adalah karyawan, tujuan, SPD, pelaksanaSPD, tujuanSPD, dan logapproval.

Masing-masing data store memiliki arah panah yang berbeda-beda. Arah panah

tersebut memiliki satu arah dan dua arah.

81

Gambar 3.10 DFD Level 1 Transaksi Perjalanan Dinas

Proses persetujuan juga memberikan data daftar pengajuan yang disetujui

kepada staf bagian umum. Sehigga staf bagian umum dapat melakukan proses

perhitungan, pengaktifan & pembatalan serta penyelesaian. Data yang didapat dari

82

proses perhitungan adalah daftar perhitungan, peringatan pengerjaan, SPD & surat

jalan, PPD, PPD uang muka dan SPP uang muka. Sedangkan, data yang diberikan

oleh staf bagian umum adalah data uraian biaya perhitungan. Proses pengaktifan

dan pembatalan staf hanya memasukkan data aktif atau batal dan mendapat daftar

perjalanan dinas aktif dan batal. Proses yang terakhir yang melibatkan staf bagian

umum adalah proses penyelesaian. Staf bagian umum hanya memasukkan data

penyelesaian dan mendapat data PPD sisa, SPP sisa dan rekapitulasi biaya

perjalanan dinas dari sistem.

Proses pembuatan laporan pada DFD level 0 dapat diuraikan menjadi 4

proses yaitu proses pembuatan laporan histori perjalanan dinas karyawan,

pembuatan laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah pengajuan

pembuatan laporan penggunaan anggaran dan pembuatan laporan histori realisasi

anggaran. Aliran data yang terjadi pada penguraian proses pembuatan laporan ini

dapat dilihat pada Gambar 3.11.

DFD level 1 pembuatan laporan hanya memiliki satu entitas yaitu kabag

umum dan direksi SDM & umum. Kabag umum dan direksi SDM & umum

memasukkan data nik pada pembuatan laporan histori perjalanan dinas karyawan

untuk memperoleh laporan histori perjalanan dinas karyawan. Proses pembuatan

laporan histori perjalanan dinas karyawan ini terhubung dengan data store

karyawan, tujuan, wilayah, tujuanSPD, pelaksanaSPD dan SPD. Arah panah data

store hanya memiliki satu arah yang mengarah pada proses. Hal ini menunjukkan

bahwa proses hanya membaca data dari data store.

Proses pembuatan laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah

pengajuan memerlukan masukan data bagian. Sistem akan memberikan laporan

83

Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

perbandingan biaya dan jumlah bagian kepada kabag umum dan direksi SDM &

umum. Proses pembuatan laporan perbandingan penggunaan biaya dan jumlah

pengajuan ini terhubung dengan data store SPD, tujuan, wilayah, tujuanSPD, PPD

dan detailPPD. Arah panah data store hanya memiliki satu arah yang mengarah

84

pada proses. Hal ini menunjukkan bahwa proses hanya membaca data dari

data store.

Kabag umum dan direksi SDM & umum memberikan data periode ke

proses pembuatan laporan penggunaan anggaran dan pembuatan laporan histori

realisasi anggaran. Data yang didapat dari kedua proses tersebut adalah data laporan

penggunaan anggaran dan laporan histori realisasi anggaran. Proses pembuatan

laporan penggunaan anggaran dan pembuatan laporan histori realisasi anggaran

terhubung dengan data store PPD, detailPPD, acuanrekeningspp, anggaran dan

anggaranperrekening. Kedua proses tersebut juga memiliki arah panah data store

yang sama yakni hanya memiliki satu arah yang mengarah pada proses. Hal ini

menunjukkan bahwa kedua proses hanya membaca data dari data store.

3.3.6 Entity Relationship

Entity relationship diagram adalah suatu model untuk menjelaskan

hubungan antar data dalam basis data. Model ini dibuat melalui 2 tahapan yaitu

pembuatan conceptual data model (CDM) untuk memodelkan kebutuhan data dan

physical data model (PDM) hasil dari transformasi CDM. PDM ini nantinya akan

menjadi bentuk tabel pada basis data yang akan digunakan. CDM dan PDM dari

sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.12.

CDM ini memiliki 22 entitas yang saling terhubung. Entitas tersebut

adalah mess, golongan, karyawan, pelaksanaspd, logapproval, SPD, PPD, SPP,

detailppd, wilayah, tujuan, kategoritujuan, totaltarifbiayapdluarnegeri,

tarifbiayapd, strata, biayatransdalamkotabandarastasiun,acuanrekeningspp

,biayatransdinasdalamkota, biayatransdalamwilayah, biayatransluarwilayah,

anggaranperrekening dan anggaran. Relasi masing-masing entitas berbeda, ada

85

yang memiliki relasi one to many, one to one, dan many to many. Relasi tersebut

juga dilengkapi dengan constraint untuk menunjukkan tabel mana yang lebih

dominan.

Relasi dan constraint akan mempengaruhi bentuk basis data yang akan

digunakan ketika CDM ditransformasikan. Hasil dari transformasi relasi many to

many akan menghasilkan tabel baru, sehingga 22 entitas pada CDM akan menjadi

24 tabel pada PDM. Penambahan tabel tersebut adalah tabel tujuan_spd hasil relasi

many to many entitas tujuan dengan spd dan tabel detailspp hasil relasi many to

many entitas PPD dan SPP. Relasi one to one ketika ditransformasikan, kolom

primary key dari tabel yang kurang dominan akan terdapat pada tabel yang lebih

dominan. Sedangkan untuk relasi one to many, kolom primary key dari tabel yang

memiliki relasi one akan terdapat pada tabel yang memiliki relasi many.

PDM hasil dari transformasi CDM dapat dilihat pada Gambar 3.13. PDM

merupakan gambaran relasi dan struktur tabel yang digunakan oleh sistem ini. Pada

PDM terdapat 24 tabel yang saling terhubung. Tabel-tabel ini nantinya berfungsi

untuk menyimpan data yang dimasukkan oleh pengguna maupun data yang diolah

oleh sistem. Terdapat simbol PK dan FK pada Gambar 3.13. PK menunjukkan

primary key atau kolom pembeda yang dimiliki oleh tabel tersebut. Masing-masing

tabel harus memiliki primary key. Primary key bisa berupa satu kolom atau lebih

dari satu kolom seperti pada tabel tujuan_SPD dan detailSPP. FK menunjukkan

foreign key. Foreign key adalah suatu kolom primary key tabel lain yang

menunjukkan relasi data tersebut ke tabel lain. Dengan adanya foreign key data

pada tabel akan terpisah-pisah sesuai dengan fungsinya. Data-data pada tabel

nantinya dapat ditampilkan dan dimodifikasi dengan menggunakan bantuan SQL.

86

a. Conceptual Data Model

Gambar 3.12 Conceptula Data Model

87

b. Physical Data Model

Gambar 3.13 Physical Data Model

88

c. Struktur Database

Rancangan basis data dari hasil PDM terdiri dari beberapa tabel

sebagai berikut :

1. Nama Tabel : KARYAWAN

Fungsi : Menyimpan data karyawan

Primary Key : KARYAWAN_NIK

Foreign Key : -

Tabel 3.13 Struktur Tabel Karyawan

Nama Kolom Tipe Ukuran Deskripsi

KARYAWAN_NIK Varchar 25 NIP Karyawan

KARYAWAN_NAMA Varchar 255 Nama Karyawan

KARYAWAN_JABATAN Varchar 150 Jabatan

KARYAWAN_BAGIAN Varchar 100 Bagian

KARYAWAN_GOLONGAN Varchar 25 Golongan

KARYAWAN_STRATA Varchar 25 Strata

KARYAWAN_NOTELP Varchar 25 Nomer telp

KARYAWAN_EMAIL Varchar 255 Email

2. Nama Tabel : STRATA

Fungsi : Menyimpan data strata

Primary Key : STRATA_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.14 Struktur Tabel Strata


STRATA_ID Int - Id strata

STRATA_NAMA Varchar 100 Nama strata

89

3. Nama Tabel : GOLONGAN

Fungsi : Menyimpan data golongan

Primary Key : GOLONGAN_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.15 Struktur Tabel Golongan


GOLONGAN_ID Int - Id golongan

GOLONGAN_NAMA Varchar 100 Nama golongan

4. Nama Tabel : WILAYAH

Fungsi : Menyimpan data wilayah

Primary Key : WILAYAH_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.16 Struktur Tabel Wilayah


WILAYAH_ID Int - Id wilayah

WILAYAH_NAMA Varchar 100 Nama wilayah

5. Nama Tabel : KATEGORITUJUAN

Fungsi : Menyimpan data kategori tujuan

Primary Key : KATEGORITUJUAN_ID

Foreign Key : -

90

Tabel 3.17 Struktur tabel tujuan


KATEGORITUJUAN_ID Int - Id kategori tujuan

KATEGORITUJUAN_NAMA Varchar 255 Nama kategori tujuan

6. Nama Tabel : TUJUAN

Fungsi : Menyimpan data tujuan

Primary Key : TUJUAN_ID

Foreign Key : WILAYAH_ID, KATEGORITUJUAN_ID

Tabel 3.18 Struktur tabel tujuan


TUJUAN_ID Int - Id tujuan

WILAYAH_ID Int - FK-Id wilayah

TUJUAN_NAMA Varchar 100 Nama tujuan

TUJUAN_JARAK Int - Jarak Tujuan dari Surabaya

KATEGORITUJUAN_ID Int - FK-id kategori tujuan

7. Nama Tabel : ACUANREKENINGSPP

Fungsi : Menyimpan data kode rekening spp

Primary Key : ACUANREKENINGSPP_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.19 Struktur tabel kode rekening


ACUANREKENINGSPP_ID Int - Id kode rekening

ACUANREKENINGSPP_KODE Varchar 10 Kode rekening

ACUANREKENINGSPP_NAMA Varchar 100 Nama rekening

91

8. Nama Tabel : BIAYATRANSDALAMKOTABANDARASTASIUN

Fungsi : Menyimpan data biaya transport ke bandara atau stasiun

Primary Key : BIAYATRANSDALAMKOTABANDARASTASIUN_ID

Foreign Key : TUJUAN_ID, ACUANREKENINGSPP_ID

Tabel 3.20 Struktur tabel biaya transport ke bandara/stasiun


BIAYATRANSDALAMKOTA

BANDARASTASIUN_ID

Int - Id biaya transport

ke bandara/stasiun

TUJUAN_ID Int - FK-Id tujuan

ACUANREKENINGSPP_ID Int - FK- Id rekening

BIAYATRANSDALAMKOTA

BANDARASTASIUN_TARIF

Int - Tarif transport

9. Nama Tabel : BIAYATRANSDINASDALAMKOTA

Fungsi : Menyimpan data biaya transpor dalam kota

Primary Key : BIAYATRANSDINASDALAMKOTA_ID


Tabel 3.21 Struktur tabel biaya transport dalam kota


BIAYATRANSDINAS

DALAMKOTA_ID


Dalam kota



BIAYATRANSDINAS

DALAMKOTA_KEPENTINGAN

Varchar 100 Kepentingan

perjalanan dinas

BIAYATRANSDINAS

DALAMKOTA _TARIF


10. Nama Tabel : BIAYATRANSDALAMWILAYAH

Fungsi : Menyimpan data biaya transpor dalam wilayah

92

Primary Key : BIAYATRANSDALAMWILAYAH_ID


Tabel 3.22 Struktur tabel biaya transport dalam wilayah


BIAYATRANS

DALAMWILAYAH _ID


Dalam wilayah



BIAYATRANS

DALAMWILAYAH _TARIF_BIS

Varchar 100 Tarif transport

bis

BIAYATRANS

DALAMWILAYAH _TARIF_KA


kereta api

11. Nama Tabel : BIAYATRANSLUARWILAYAH

Fungsi : Menyimpan data biaya transpor luar wilayah

Primary Key : BIAYATRANSLUARWILAYAH_ID

Foreign Key : TUJUAN_ID, STRATA_ID, ACUANREKENINGSPP_ID

Tabel 3.23 Struktur tabel biaya transport luar wilayah


BIAYATRANS

LUARWILAYAH_ID


Luar wilayah

STRATA_ID Int - FK-id strata



BIAYATRANS

LUARWILAYAH_TARIF

Varchar 100 Tarif transport

BIAYATRANS

LUARWILAYAH_

KETERANGAN

Int - Keterangan

tarif transport

12. Nama Tabel : TARIFBIAYAPD

Fungsi : Menyimpan data biaya perjalanan dinas dalam dan luar wilayah

93

Primary Key : TARIFBIAYAPD_ID

Foreign Key : WILAYAH_ID, STRATA_ID, ACUANREKENINGSPP_ID

Tabel 3.24 Struktur tabel biaya perjalanan dinas dalam dan luar wilayah


TARIFBIAYAPD_ID Int - Id tarif biaya


WILAYAH_ID Int - FK-id wilayah


TARIFBIAYAPD_URAIAN Varchar 255 Uraian tarif

TARIFBIAYAPD_NOMINAL Int - nominal

13. Nama Tabel : TOTALTARIFBIAYAPDLUARNEGERI

Fungsi : Menyimpan data biaya perjalanan dinas luar negeri

Primary Key : TOTALTARIFBIAYAPDLUARNEGERI_ID

Foreign Key : WILAYAH_ID, STRATA_ID

Tabel 3.25 Struktur tabel biaya perjalanan dinas luar negeri


TOTALTARIFBIAYAPD

LUARNEGERI_ID

Int - Id tarif biaya

negeri


WILAYAH_ID Int - FK-id wilayah

TOTALTARIFBIAYAPD

LUARNEGERI_LUMPSUMHARIAN

Inti - Nominal harian

TOTALTARIFBIAYAPD

LUARNEGERI_UANGPAKAIAN

Int - Nominal

uang pakaian

14. Nama Tabel : MESS

Fungsi : Menyimpan data mess

Primary Key : MESS_ID

Foreign Key : GOLONGAN_ID

94

Tabel 3.26 Struktur tabel mess


MESS_ID Int - Id mess

GOLONGAN_ID Int - Fk-id golongan

MESS_NOMINAL Int - Nominal

15. Nama Tabel : ANGGARAN

Fungsi : Menyimpan data anggaran

Primary Key : ANGGARAN_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.27 Struktur tabel anggaran


ANGGARAN _ID Int - Id anggaran

ANGGARAN_TAHUN Int - Tahun anggaran

ANGGARAN_JUMLAH Int - Jumlah anggaran

16. Nama Tabel : ANGGARANPERREKENING

Fungsi : Menyimpan data detil anggaran

Primary Key : ANGGARANPERREKENING_ID

Foreign Key : ANGGARAN_ID, ACUANREKENINGSPP_ID

Tabel 3.28 Struktur tabel detail anggaran


ANGGARANPERREKENING_ID Int - Id detail anggaran

ANGGARAN_ID Int - Fk-Id anggaran

ACUANREKENINGSPP_ID Int - Fk-Id kode rekening

ANGGARANPER

REKENING_NOMINAL

Int - Nominal yang

dianggarkan

95

17. Nama Tabel : SPD

Fungsi : Menyimpan data pengajuan perjalanan dinas

Primary Key : SPD_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.29 Struktur tabel SPD


SPD_ID Int - Id SPD

SPD_NOMER Varchar 35 Nomer SPD

SPD_TANGGALDIAJUKAN Datetime - Tanggal diajukan

SPD_TANGGALBERANGKAT Date - Tanggal berangkat

SPD_TANGGALKEMBALI Date - Tanggal kembali

SPD_JAMBERANGKAT Varchar 50 Jam berangkat

SPD_JAMKEMBALI Varchar 50 Jam kembali

SPD_JENISTRANSPORT Varchar 50 Jenis transport yang

digunakan

SPD_NAMAPERSEWAAN Varchar 100 Nama persewaan

SPD_STATUS Varchar 50 Status SPD

SPD_KEPERLUANTUGAS Varchar 255 Keperluan pengajuan

SPD_FILE Text - Lampiran file

SPD_STATUSTERAKHIR

PEMBATALAN

Varchar 50 Status terakhir saat

dibatalkan

SPD_TANGGALCETAK Date - Tanggal cetak SPD

SPD_STATUSCETAK Varchar 50 Status cetak

(tercetak/belum

tercetak)

18. Nama Tabel : PELAKSANASPD

Fungsi : Menyimpan data pengajuan perjalanan dinas

Primary Key : KARYAWAN_NIK, SPD_ID

Foreign Key : KARYAWAN_NIK, IPD_ID

Tabel 3.30 Struktur tabel pelaksana SPD


KARYAWAN_NIK Varchar 25 Nip karyawan

SPD_ID Int - Id SPD

PELAKSANASPD_STATUS Varchar 100 Status pelaksana/pengikut/pengemudi

96

19. Nama Tabel : TUJUAN_SPD

Fungsi : Menyimpan data tujuan perjalanan dinas

Primary Key : TUJUAN_ID, SPD_ID

Foreign Key : TUJUAN_ID, SPD_ID

Tabel 3.31 Struktur tabel tujuan SPD


TUJUAN_ID Int - Id tujuan

SPD_ID Int - Id SPD

20. Nama Tabel : LOGAPPROVAL

Fungsi : Menyimpan data log persetujuan pengajuan

Primary Key : LOGAPPROVAL_ID

Foreign Key : SPD_ID

Tabel 3.32 Struktur tabel logapproval


LOGAPPROVAL_ID Int - Id log approval

SPD_ID Int - Fk-Id SPD

LOGAPPROVAL_ASKABAG char 1 Berisi persetujuan

Y/T

LOGAPPROVAL_

TANGGAL_ASKABAG

datetime - Tanggal pemberian

persetujuan

LOGAPPROVAL_KABAG char 1 Berisi persetujuan

Y/T

LOGAPPROVAL_

TANGGAL_KABAG

datetime - Tanggal pemberian

persetujuan

LOGAPPROVAL_KETERANGAN Varchar 255 Keterangan jika

mewakili

LOGAPPROVAL_FILE Text - File lampiran terkait

perwakilan

97

21. Nama Tabel : PPD

Fungsi : Menyimpan data perhitungan

Primary Key : PPD_ID

Foreign Key : KARYAWAN_NIK, SPD_ID

Tabel 3.33 Struktur tabel PPD


PPD_ID Int - Id PPD

KARYAWAN_NIP Int - Fk-nip karyawan

SPD_ID Int - Fk-id spd

PPD_NOMER Varchar 35 Nomer PPD

PPD_TANGGALPEMBUATAN Datetime - Tanggal perhitungan

PPD_JUMLAH Int - Total jumlah

perhitungan

PPD_UANGMUKA

DIBAYARKAN

Int 255 Jumlah uang muka

PPD_SISADIBAYARKAN Int - Sisa uang muka

PPD_STATUSUANGMUKA char 1 Status uang muka Y/T

PPD_STATUS Varchar 100 Status PPD

tercetak/belum tercetak

PPD_PROSENUM Decimal 8,2 Prosentase uang muka

PPD_TGLCETAK Datetime - Tanggal cetak PPD

22. Nama Tabel : DETAILPPD

Fungsi : Menyimpan data detail perhitungan

Primary Key : DETAILPPD_ID

Foreign Key : PPD_ID, ACUANREKENINGSPP_ID

Tabel 3.34 Struktur tabel detail PPD


DETAILPPD_ID Int - Id detail PPD

PPD_ID Int - Fk-Id PPD

ACUANREKENINGSPP_ID Int - Fk-Id kode rekening

DETAILPPD_URAIAN Varchar 255 Uraian perhitungan

DETAILPPD_KELIPATAN Int - Jumlah kelipatan

DETAILPPD_NOMINAL Int - Nominal perhitungan

DETAILPPD_STATUS Varchar 10 Utama/tambahan

98

23. Nama Tabel : SPP

Fungsi : Menyimpan data permintaan pembayaran

Primary Key : SPP_ID

Foreign Key : -

Tabel 3.35 Struktur tabel SPP


SPP_ID Int - Id SPP

SPP_NOMER Varchar 35 Nomer SPP

SPP_TANGGALPEMBUATAN datetime - Tanggal pembuatan SPP

SPP_STATUS Varchar 100 Tercetak/belum

SPP_TIPE Varchar 100 Tipe SPP (Uang

muka/Sisa)

24. Nama Tabel : DETAILSPP

Fungsi : Menyimpan data detail permintaan pembayaran

Primary Key : SPP_ID, PPD_ID

Foreign Key : SPP_ID, PPD_ID

Tabel 3.36 Struktur tabel detail SPP


SPP_ID Int - Id SPP

PPD_ID Int - Id PPD

3.3.7 Rancangan Antar muka

Rancangan antar muka adalah rancangan tampilan interaksi pengguna

dengan aplikasi. Tampilan ini dibuat sesederhana dan seefisien mungkin untuk

memudahkan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi. Rancangan tampilan ini

harus memperhatikan prinsip User Friendly dan User Oriented.

99

A Rancangan masukan

Rancangan masukan merupakan rancangan antarmuka pengguna untuk

berinteraksi dengan sistem. Pengguna nantinya dapat memasukkan, memperbarui,

menghapus, mencari data malalui rancangan ini.

a. Halaman Login

Gambar 3.14 merupakan tampilan login yang berfungsi sebagai keamanan

sistem. Pengguna harus memasukkan nama pengguna dan kata sandi untuk

masuk ke dalam sistem. Menu lupa sandi berfungsi untuk reset kata sandi

dengan memasukkan email pengguna yang telah terdaftar.

Gambar 3.14 Tampilan Login

b. Halaman Utama

Gambar 3.15 merupakan tampilan menu utama ketika pengguna staf bagian

umum berhasil masuk dalam aplikasi. Terdapat tiga peringatan pada halaman

ini. Peringatan tersebut adalah peringatan pengajuan yang menunggu

persetujuan askabag atau kabag yang bersangkutan, pengajuan yang menunggu

perhitungan, pengajuan yang menunggu penyelesaian, prosentase dana atau

anggaran bulan ini yang tersedia dan total dana anggaran yang tersedia untuk

periode tahun ini.

Aplikasi Perjalanan Dinas

Nama Pengguna

Sandi

Gambar Captcha

Kode Angka

Lupa Sandi

Masuk

Aplikasi Perjalanan Dinas

Email

Lupa Sandi

Set Ulang Sandi

100

Gambar 3.15 Tampilan Menu Utama

c. Import Karyawan

Gambar 3.16 merupakan tampilan daftar karyawan ketika memilih menu

karyawan. Pengguna dapat impor data karyawan melalui file excel dengan

format yang telah ditentukan.

Gambar 3.16 Tampilan Import Karyawan

d. Maintenance Tujuan

Gambar 3.17 merupakan tampilan daftar tujuan ketika memilih menu

karyawan. Pengguna dapat menambahkan data tujuan dengan menekan tombol

Aplikasi Perjalanan Dinas PTPN XII

Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Import Karyawan

Karyawan Import Data

NIP Nama Golongan Strata Bagian Jabatan Aksi

Enter Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui

Perbarui

Perbarui

Menampilkan 10 Data

Menampilkan 1-5 dari data

Cari Data

Sebelumnya 1 2 Selanjutnya

101

tambah data maka akan tampil Gambar 3.18. Pengguna kemudian harus

memilih kategori wilayah dan mengisikan tujuan untuk menympan data.

Gambar 3.17 Tampilan Maintenance Tujuan

Gambar 3.18 Tambah Data Tujuan

e. Maintenance Kode Rekening

Gambar 3.19 merupakan tampilan daftar kode rekening ketika memilih menu

kode rekening. Pengguna dapat menambahkan data kode rekening dengan

menekan tombol tambah data maka akan tampil Gambar 3.20. Data yang

dimasukkan adalah data kode rekening dan nama rekening.


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Tujuan

Tujuan Tambah data

No. Kategori Wilayah Tujuan Aksi

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Menampilkan 1-5 dari data Sebelumnya 1 2 Selanjutnya

Enter TextCari DataMenampilkan 10 Data

Tambah Data

Pilih...

Enter Text

Kategori Wilayah :

Tujuan :

BatalSimpan

Tambah Wilayah

102


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Kode Rekening

Kode Rekening Tambah data

No. Kode Nama Rekening Aksi

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus



Gambar 3.19 Tampilan Maintenance Kode Rekening

Gambar 3.20 Tambah Data Kode Rekening

f. Maintenance Biaya Mess

Gambar 3.21 merupakan tampilan daftar biaya mess ketika memilih menu

mess. Pengguna dapat mencari data dengan memasukkan kata kunci pada

kolom cari data. Pengguna juga dapat menambahkan data mess dengan

menekan tombol tambah data maka akan tampil Gambar 3.22. Pengguna harus

memilih golongan dan memasukkan nominal mess sesuai dengan golongan

yang telah dipilih. Selain menambahkan data, pengguna juga dapat

memperbarui dan menghapus data dengan menekan link perbarui dan hapus.

Tambah Data

Enter Text

Enter Text

Kode Rekening :

Nama Rekening :

BatalSimpan

103


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Mess

Mess Tambah data

No. Golongan Nominal Aksi

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus



Gambar 3.21 Tampilan Maintenance Biaya Mess

Tambah Data

Enter Text

Pilih...

Golongan

Nominal

BatalSimpan

Gambar 3.22 Tambah Data Biaya Mess

g. Maintenance Biaya Perjalanan Dinas


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Biaya Perjalanan Dinas

Tarif Biaya Perjalanan Dinas – Dalam Wilayah

Tambah data

No. Kode Rekening Nominal AksiStrata Uraian

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Luar NegeriLuar WilayahDalam Wilayah



Gambar 3.23 Tampilan Maintenance BPD Dalam Wilayah

104

Gambar 3.23 merupakan tampilan daftar biaya perjalanan dinas dalam wilayah

ketika memilih menu biaya perjalanan dinas dan memilih tab dalam wilayah.

Pengguna dapat menambahkan data data biaya perjalanan dinas dalam wilayah

dengan menekan tombol tambah data maka akan tampil Gambar 3.24.

Tambah Data

Pilih...

Pilih...

Enter Text

Enter Text

Kode Rekening

Strata

Simpan Batal

Nominal

Uraian

Gambar 3.24 Tambah data BPD dalam dan luar wilayah


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log


Tarif Biaya Perjalanan Dinas – Luar Wilayah

Tambah data

No. Kode Rekening Nominal AksiStrata Uraian

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text




Gambar 3.25 Tampilan Maintenance BPD Luar Wilayah

Gambar 3.25 merupakan tampilan daftar biaya perjalanan dinas luar wilayah

ketika memilih menu biaya perjalanan dinas dan memilih tab luar wilayah.

Pengguna dapat menambahkan data biaya perjalanan dinas luar wilayah

dengan menekan tombol tambah data maka akan tampil seperti Gambar 3.24.

105

Gambar 3.26 merupakan tampilan daftar biaya perjalanan dinas luar negeri

ketika memilih menu biaya perjalanan dinas dan memilih tab luar negeri.

Pengguna dapat menambahkan data biaya perjalanan dinas luar negeri dengan

menekan tombol tambah data maka akan tampil seperti Gambar 3.27.


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log


Tarif Biaya Perjalanan Dinas – Luar Negeri

No. Uang Pakaian AksiStrata Uang Lumpsum Harian

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text


Tambah data



Gambar 3.26 Tampilan Maintenance BPD Luar Negeri

Tambah Data

Pilih...

Enter Text

Enter Text

Strata

Simpan Batal

Uang Pakaian

Uang lumpsum Harian

Tambah Strata

Gambar 3.27 Tambah data BPD luar negeri

h. Maintenance Biaya Transport Perjalanan Dinas

Gambar 3.28 merupakan tampilan daftar biaya transport perjalanan dinas dinas

dalam kota ketika memilih menu biaya transport perjalanan dinas dan memilih

106

tab dinas dalam kota. Pengguna dapat menambahkan data biaya transport

perjalanan dinas dinas dalam kota dengan menekan tombol tambah data maka

akan tampil seperti Gambar 3.29.

Gambar 3.28 Tampilan Maintenance Biaya Transport Dinas Dalam Kota

Gambar 3.29 Tambah Data Biaya Transport Dinas Dalam Kota

Gambar 3.30 merupakan tampilan daftar biaya transport dalam wilayah ketika

memilih menu biaya transport perjalanan dinas dan memilih tab dalam

wilayah. Pengguna dapat menambahkan data biaya transport perjalanan dinas

dalam wilayah dengan menekan tombol tambah data maka akan tampil seperti

Gambar 3.31.


Dinas Dalam Kota

Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Biaya Transport

No. Nominal AksiTujuan Kepentingan

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Luar WilayahDalam WilayahDinas Dalam Kota Dalam Kota ke Bandara/Stasiun

Tambah data



Tambah Data

Pilih...

Enter Text

Enter Text

Tujuan

Simpan Batal

Nominal

Kepentingan

Tambah Tujuan

107

Gambar 3.30 Tampilan Maintenance Biaya Transport Dalam Wilayah

Gambar 3.31 Tambah Data Biaya Transport Dinas Dalam Wilayah

Gambar 3.32 merupakan tampilan daftar biaya transport luar wilayah ketika

memilih menu biaya transport perjalanan dinas dan memilih tab luar wilayah.

Pengguna dapat menambahkan data biaya transport perjalanan dinas luar

wilayah dengan menekan tombol tambah data maka akan tampil seperti

Gambar 3.33. Pengguna dapat menambahkan data dengan memilih strata,

tujuan, memasukkan tarif dan memilih keterangan. Setelah semua masukan

terisi, sistem akan menyimpan data saat pengguna menekan tombol simpan.


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Biaya Transport

Dalam Wilayah

Tambah data

No. Tarif KA AksiTujuan Tarif Bis

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text




Tambah Data

Pilih...

Enter Text

Enter Text

Tujuan

Simpan Batal

Tarif KA

Tarif Bis

Tambah Tujuan

108


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Biaya Transport

Luar Wilayah

Tambah data

No. Keterangan AksiTujuan TarifStrata

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text


Text

Text

Text



Gambar 3.32 Tampilan Maintenance Biaya Transport Luar Wilayah

Gambar 3.33 Tambah Data Biaya Transport ke bandara/stasiun

Rancangan tampilan daftar biaya transport dalam kota ke bandara/stasiun dapat

dilihat pada Gambar 3.34. Tampilan ini akan muncul jika pengguna memilih

menu biaya transport perjalanan dinas dan memilih tab dalam kota ke

bandara/stasiun. Pengguna dapat menambahkan data biaya transport dalam

kota ke bandara/stasiun dengan menekan tombol tambah data maka akan

tampil seperti Gambar 3.35.

Tambah Data

Pilih...

Enter Text

Pilih...

Pilih...

Strata

Keterangan

Tarif

Tambah Strata

Simpan Batal

Tujuan

Tambah Tujuan

109

Gambar 3.34 Tampilan Maintenance Biaya Transport ke bandara/stasiun

Tambah Data

Enter Text

Pilih...

Tarif

Simpan Batal

Tujuan

Tambah Tujuan

Gambar 3.35 Tambah Data Biaya Transport Dinas ke bandara/stasiun

i. Maintenance Anggaran

Gambar 3.36 merupakan tampilan daftar biaya anggaran ketika memilih menu

anggaran. Daftar ini menampilkan total anggaran per tahun yang telah

dimasukkan ke basis data. Pengguna dapat menambahkan data anggaran

dengan menekan tombol tambah data maka akan tampil seperti Gambar 3.37.

Setelah form modal muncul, pengguna memasukkan data anggaran dengan

cara memasukkan tahun, memilih nama rekening, dan nominal anggarannya

kemudian menekan tombol simpan untuk menyimpan data anggaran.


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Biaya Transport

Transport Ke Bandara/Stasiun

Tambah data

No. AksiTujuan Tarif

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text




110

Gambar 3. 36 Tampilan Maintenance Anggaran

Tambah Data

Enter Text

Pilih...

Nominal

Simpan Batal

Nama Rekening

Rekening Nominal

Enter TextText

Text

Text

Text

Text

Text

Enter Text

Tahun

Tambah

Total

Gambar 3.37 Tambah Data Anggaran

j. Pengajuan Perjalanan Dinas

Gambar 3.38 merupakan tampilan pengajuan perjalanan dinas ketika pengguna

memilih menu pengajuan. Pengguna dapat memilih karyawan yang ikut serta

dalam perjalanan dinas dengan menekan tombol tambah pelaksana maka akan

tampil seperti pada Gambar 3.39. Karyawan yang dipilih nantinya akan tampil

pada tabel pelaksana pada pengajuan. Setelah memilih karyawan yang

melakukan perjalanan dinas, pengguna dapat menambahkan tujuan dengan

Anggaran

No. AksiTahun Total Detail

Text

Text

Text

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Perbarui || Hapus

Text

Text

Text

Text

Text

Text



Detail Anggaran

Detail Anggaran

Detail Anggaran

111

memilih wilayah dan mengisikan data tujuan. Jika data tujuan yang

dimasukkan terdapat pada database maka akan muncul data yang dimasukkan.

Namun, jika tujuan yang dimasukkan tidak terdapat pada database maka akan

muncul data tidak tersedia. Pengguna kemudian dapat mengisi tanggal dan jam

berangkat dan kembali dan memilih jenis transport yang digunakan. Jenis

Transport tersebut adalah umum, dinas dan sewa.

Gambar 3.38 Pengajuan Perjalanan Dinas


Halaman Utama

Perjalanan Dinas

Data Utama

Laporan

Konfigurasi Akun

Lihat Log

Pengajuan

Pengajuan

NIP Nama Status

Text Text Text

Dd-mm-yyyy hh:min

Wilayah Tujuan Hapus

Text Text Text

Dd-mm-yyyy hh:min

Enter Text

Pilih...

Enter text

Pelaksana Tambah Pelaksana

Pilih Tujuan

Tambah TujuanPilih Wilayah...

Tanggal Berangkat & Jam Berangkat

Tanggal Berangkat & Jam Kembali

Transport

Kepentingan

File yang terkait

Upload

Simpan Batal

112

Khusus untuk yang bepergian ke wilayah tujuan luar wilayah dan luar negeri

maka jenis transport yang hanya bisa dipilih adalah umum. Jika pengguna

memilih jenis transport dinas maka akan muncul kolom input tambahan berupa

pengemudi, Nomer plat kendaraan dan tombol pilih pengemudi. Jika pengguna

memilih jenis transport sewa maka akan muncul kolom input tambahan berupa

nama persewaan dan nomer plat kendaraan.

Tipe masukkan kepentingan juga bergantung pada jenis wilayah tujuan. Jika

jenis wilayah tujuan adalah dalam kota maka pengguna dapat memilih

kepentingan antara seminar dan dinas lainnya. Jika tidak dalam kota maka

pengguna harus memasukkan kepentingan perjalanan dinasnya. Terdapat

tombol upload jika pengguna memiliki berkas yang terkait perjalanan

dinasnya. Pengguna hanya dapat mengunggah satu berkas saja sehingga jika

berkas yang akan unggah lebih dari satu file maka pengguna harus

mengarsipkan dalam bentuk .rar atau .zip terlebih dahulu.

Gambar 3.39 Daftar Karyawan

Daftar Karyawan

NIP StatusNama Bagian Jabatan Checklist

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari.. Cari.. Cari.. Cari..



Pelaksana

Pelaksana

Pelaksana

113

k. Persetujuan Perjalanan Dinas

Proses persetujuan dilakukan oleh asisten kepala bagian (askabag) dan kepala

bagian yang bersangkutan (kabag). Askabag dan kabag memilih terlebih

dahulu pengajuan yang disetujui pada daftar pengajuan seperti pada

Gambar 3.40. Setelah memilih pengajuan, askabag dan kabag dapat menkan

tombol persetujuan maka akan tampil seperti pada gambar 3.41. Kabag dan

askabag akan memperoleh data pengajuan yang dipilih dan informasi histori

perjalanan dinas karyawan. Askabag dan kabag dapat menekan tombol setuju

jika menyetujui dan tombol tolak jika menolak perjalanan dinasnya.

Askabag dapat juga mewakili persetujuan kabag dengan menekan tombol

mewakili maka akan tampil kolom masukkan keterangan untuk memasukan

alasan mewakili dan tombol upload jika terdapat berkas bukti bahwa kabag

tidak dapat memberikan persetujuan saat itu.

Gambar 3.40 Daftar Pengajuan untuk disetujui

Daftar Pengajuan

Prioritas Status SPD Aksi Pelaksana Tujuan Tanggal..

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari.. Cari..

Text

Text

Text

Cari..



Persetujuan

Persetujuan

Persetujuan

Lihat Pelaksana

Lihat Pelaksan

Lihat Pelaksana

Lihat Tujuan

Lihat Tujuan

Lihat Tujuan

114

Persetujuan Perjalanan Dinas

Nama Kota Kepentingan Terakhir Kali

Enter Text

Enter Text Enter Text


Enter Text

Text Text Text

No. Wilayah Tujuan

Text Text Text

NIP Nama StatusBagian Jabatan

Text Text TextText Text

Text

Nomer SPD

Tanggal & Jam Berangkat

Tanggal & Jam Kembali

Keperluan

Lampiran

Unduh LampiranTujuan

Pelaksana

Histori Perjalanan Dinas

Setujui Tolak

Gambar 3.41 Tampilan pemberian persetujuan

l. Perhitungan Perjalanan Dinas

Gambar 3.42 adalah tampilah daftar perhitungan. Daftar ini diurutkan

berdasarkan prioritas pengerjaan. Staf bagian umum dapat memilih pengajuan

yang akan dihitung.

Daftar Perhitungan

Prioritas Nomer SPDAksi Nomer PPD Status SPD Tgl Berangkat Tgl...

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari.. Cari..

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text

Cari..Cari.. Cari.. Cari..

Menampilkan 1-5 dari 3 data Sebelumnya 1 2 Selanjutnya


Hitung

Hitung

Hitung

Gambar 3.42 Tampilan Daftar Perhitungan

115

Jika staf bagian umum menekan hitung maka akan ke halaman perhitungan

perjalanan dinas. Tampilan perhitungan perjalanan dinas akan berdasarkan

wilayah tujuannya. Jika wilayah tujuannya dalam kota maka tampilan

perhitungan seperti pada Gambar 3.43. Jika wilayah tujuan dalam wilayah

maka tampilan perhitungan seperti pada Gambar 3.44. Jika wilayah tujuan luar

wilayah maka tampilan perhitungan seperti pada Gambar 3.45 dan jika wilayah

tujuan luar negeri maka tampilan perhitungan seperti pada Gambar 3.46.

Perhitungan Perjalanan Dinas – Dalam Kota


Enter Text

Enter Text

Enter Text

No. Wilayah Tujuan

Text Text Text

Pilih.. Enter Text

Enter Text

Enter Text

No. NIP Nama Status Kepentingan Total

Text Text Text Text Text Text

Nomer SPD Tanggal Berangkat

Tanggal Kembali

Tujuan

Update Transport

Simpan

Jam Kembali

Jam Berangkat

Jenis Transport Pengemudi

No. Pol Kendaraan

Biaya Transport

Hitung Biaya

Total Biaya Perjalanan Dinas

Batal

Gambar 3.43 Perhitungan Dalam Kota

116

Perhitungan Perjalanan Dinas – Dalam Wilayah


Enter Text

Enter Text

Enter Text

No. Wilayah Tujuan

Text Text Text

Pilih.. Enter Text

Enter Text

Pilih.. Enter Text

Nama Strata StatusNo Nominal


Enter TextPilih..

Strata Uraian NominalNama Kelipatan Total


Enter Text

Text


Tujuan Terjauh

Tujuan

Update Transport

Simpan

Jam Kembali

Jam Berangkat

Jenis Transport Pengemudi

No. Pol Kendaraan

Biaya Transport

Batal

Perbarui tanggal kembali

Transport Tarif

Hitung Transport

Kelipatan


Uraian

Tambah BPD

Jam Berangkat

Nama Strata Total

Text Text Text


Gambar 3.44 Perhitungan Dalam Wilayah

117

Perhitungan Perjalanan Dinas – Luar Wilayah


Enter Text

Enter Text

Enter Text

No. Wilayah Tujuan

Text Text Text

Pilih..

Pilih.. Enter Text



Enter Text



Enter Text

Text


Tujuan Terjauh

Tujuan

Simpan

Jam Kembali

Jam Berangkat

Jenis Transport

Biaya Transport

Batal

Transport Tarif


Hitung BPD

Jam Berangkat

Nama Strata Total

Text Text Text


Transport dalam kota Enter Text Hitung Transport

Uang Muka %

Gambar 3.45 Perhitungan Luar Wilayah

118

Perhitungan Perjalanan Dinas – Luar Negeri


Enter Text

Enter Text

Enter Text

No. Wilayah Tujuan

Text Text Text

Pilih..

Enter Text



Enter Text



Enter Text

Text


Tujuan Terjauh

Tujuan

Simpan

Jam Kembali

Jam Berangkat

Jenis Transport

Biaya Transport

Batal

Tarif


Hitung BPD

Jam Berangkat

Nama Strata Total

Text Text Text


Hitung Transport

Uang Muka %

Gambar 3.46 Perhitungan Luar Negeri

m. Pengaktifan dan Pembatalan

Proses pengaktifan berfungsi untuk memberikan informasi kepada karyawan

yang mengajukan bahwa berkas administrasi untuk perjalanan telah selesai

dibuat dan ditanda tangani kepala bagian umum. Staf bagian umum dapat

119

mengaktifkan atau membatalkan perjalanan dinas dengan memilih pengajuan

pada daftar pengaktifan dan pembatalan seperti pada Gambar 3.47.

Pengaktifan kembaliPembatalanPengaktifan

Pengaktifan

Prioritas Nomer SPDAksi Status SPD Pelaksana Tujuan Tgl...

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari.. Cari..

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text

Cari..Cari.. Cari.. Cari..



Aktifkan

Aktifkan

Aktifkan

Gambar 3.47 Pengaktifan dan pembatalan perjalanan dinas

n. Penyelesaian

Proses penyelesaian berfungsi untuk memastikan bahwa karyawan benar

melakukan perjalanan dinas. Staf bagian umum dapat menutup dan menambah

perhitungan dengan memilih pengajuan dengan status aktif pada daftar

penyelesaian seperti pada Gambar 3.48.

Penyelesian

Nomer SPD Nomer PPD Aksi Status SPD Pelaksana Tujuan Tgl...

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text

Cari.. Cari.. Cari..Cari..



Tutup || Perbarui Hitungan



Gambar 3.48 Penyelesain perjalanan dinas

120

Jika staf bagian umum menekan tautan tutup maka mengubah status perjalanan

dinas menjadi ditutup dan perjalanan dinas telah resmi dilakukan. Jika staf

bagian umum menekan tautan perbarui hitungan maka halaman akan

mengarahkan pada perhitungan perjalanan dinas.

o. Pembuatan Dokumen

Rancangan tampilan pembuatan dokumen berfungsi agar pengguna dapat

dengan mudah mencetak dokumen SPD, Surat Jalan, PPD, SPP dan

Rekapitulasi BPD. Tampilan pembuatan dokumen SPD dapat dilihat pada

Gambar 3.49.

Gambar 3. 49 Daftar Pembuatan Dokumen SPD

Pembuatan dokumen PPD, SPP, dan rekap dapat melalui dua cara. Cara yang

pertama adalah mencetak PPD, SPP, dan rekap melalui nomer SPD untuk luar

wilayah dan luar negeri dan mencetak PPD, SPP, dan rekap melalui nomer PPD

untuk dalam kota dan dalam wilayah.

Cetak SPD

Nomer SPDAksi Status SPD Pelaksana Tujuan Tgl...Tgl Diajukan

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..

Text

Text

Text


Text

Text

Text

Cari..



Cetak SPD

Cetak SPD

Cetak SPD

121

Tampilan daftar pembuatan dokumen PPD, SPP, dan rekap ini dapat dilihat

pada Gambar 3.50 untuk cetak PPD, SPP, dan rekap per nomer SPD dan

Gambar 3.51 untuk cetak PPD, SPP, dan rekap per nomer PPD.

Gambar 3.50 Daftar Pembuatan Dokumen PPD, SPP & rekap per nomer SPD

Gambar 3.51 Daftar Pembuatan Dokumen PPD, SPP & rekap per nomer PPD

Cetak PPD & SPP Luar Wilayah dan Luar Negeri

Tanggal DiajukanAksi

Text


Cetak PPD,Rekap & SPP per Nomer PPDCetak PPD & SPP per Nomer SPD

Text



PPD UM

SPP UM SPP Sisa

Nomer SPD

PPD Sisa

Text Text

Rekap BPD

Nomer PPD Status SPD

Cetak PPD & SPP Dalam Kota dan Dalam Wilayah

Nomer PPDChecklist Status SPD Tgl brngktTgl Diajukan

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Text

Cari..Cari.. Cari.. Cari..Cari..

Text

Text

Text

Cetak PPD,Rekap & SPP per Nomer PPDCetak PPD & SPP per Nomer SPD

Text

Text

Text



PPD

Nomer SPD

Rekapitulasi BPD

SPP Rekap

122

B Rancangan Keluaran

Rancangan keluaran merupakan rancangan laporan yang akan didapat

pengguna. Rancangan keluaran dari sistem ini adalah sebagai berikut :

a. Laporan Histori Perjalanan Dinas Karyawan

Gambar 3.52 merupakan rancangan laporan histori perjalanan dinas karyawan

yang dihasilkan dari proses perjalanan dinas. Dokumen ini dapat dicetak dan

disimpan ke dalam bentuk pdf.

Gambar 3.52 Laporan Histori Perjalanan Dinas Karyawan

Laporan histori perjalanan dinas karyawan ini memberikan informasi data

karyawan yang berupa nik, nama, jabatan dan bagian yang telah melakukan

perjalanan dinas pada periode tertentu.

123

b. Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Perjalanan

Dinas Per Bagian

Gambar 3.53 merupakan rancangan laporan perbandingan penggunaan biaya

dan jumlah pengajuan per bagian. Dokumen ini dapat dicetak dan disimpan ke

dalam bentuk pdf.

Gambar 3.53 Laporan Perbandingan per bagian

124

c. Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Perjalanan

Dinas Per Periode



dalam bentuk pdf.

Gambar 3.54 Laporan Perbandingan per periode

125

d. Laporan Perbandingan Penggunaan Biaya dan Jumlah Pengajuan Perjalanan

Dinas Per Wilayah Tujuan



dalam bentuk pdf.

Gambar 3.55 Laporan Perbandingan per wilayah tujuan

e. Laporan Penggunaan Anggaran Per Bulan



dalam bentuk pdf.

126

Gambar 3.56 Laporan Penggunaan Anggaran Per Bulan

f. Laporan Penggunaan Anggaran Per Tahun



dalam bentuk pdf.

Gambar 3.57 Laporan Penggunaan Anggaran Per Tahun

127

g. Laporan Histori Realisasi Anggaran



dalam bentuk pdf.

Gambar 3. 58 Laporan Histori Realisasi Anggaran

h. Surat Perjalanan Dinas (SPD)

Rancangan output untuk SPD menyesuaikan dengan dokumen SPD pada PTPN

XII. Tampilan dokumen ini dapat dilihat pada Lampiran 3.

i. Perhitungan Perjalanan Dinas (PPD)

Rancangan output untuk PPD menyesuaikan dengan dokumen PPD yang pada

PTPN XII. Tampilan dokumen ini dapat dilihat pada Lampiran 5.

128

j. Rekapitulasi Biaya Perjalanan Dinas

Rancangan output untuk rekapitulasi biaya perjalanan dinas menyesuaikan

dengan dokumen rekapitulasi biaya perjalanan dinas yang telah ada pada PTPN

XII. Tampilan dokumen ini dapat dilihat pada Lampiran 7.

k. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)

Rancangan output untuk SPP menyesuaikan dengan dokumen SPP yang telah

ada pada PTPN XII. Tampilan dokumen ini dapat dilihat pada Lampiran 6.

3.3.8 Rancangan Uji Coba

Sebuah aplikasi yang baik, idealnya telah memenuhi semua kebutuhan

penggunanya. Rancangan uji coba dibuat untuk menguji apakah aplikasi yang

dibuat telah sesuai dengan fungsi-fungsinya. Rancangan uji coba ini menggunakan

metode black box testing. Metode uji coba black box memfokuskan pada keperluan

fungsional dari aplikasi. Karena itu, uji coba black box memungkinkan

pengembang software untuk membuat himpunan kondisi masukkan yang akan diuji

ke seluruh fungsional aplikasi.

a. Import data dan daftar karyawan

Pengujian untuk fungsi import data dan daftar karyawan terdiri dari rancangan

data dan rancangan uji coba. rancangan data tersebut dapat dilihat pada Tabel

3.37 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.38.

Tabel 3.37 Rancangan data Import data dan daftar karyawan

ID

Skenario

NIP Nama Golongan Strata Bagian Jabatan

SK-01 11111 Adi Buana IA I PKBL &

Umum

Staff

129

ID

Skenario

NIP Nama Golongan Strata Bagian Jabatan

22222 - IIIB III PKBL &

Umum

Kepala

Bagian

33333 Chris

Suhendra

- - - -

- Deni

Wibowo

IIA II PKBL &

Umum

Staff

55555 Edy

Susanto

IVA IV SDM Kepala

Bagian

Tabel 3.38 Rancangan uji coba import data dan daftar karyawan

Fungsi ID

Skenario

Skenario Tujuan Hasil yang

diharapkan

Import

data dan

daftar

karyawan

SK-01 Pengguna

mengimportkan

file excel dengan

data seperti pada

rancangan data

Memastikan

semua data

yang

diimportkan

yang memiliki

NIP dan nama

tersimpan pada

database.

Data karyawan

yang memiliki

NIP,data nama,

data strata, data

golongan

tersimpan,

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar karyawan

b. Mengelola data tujuan

Pengujian untuk mengelola data tujuan terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data mengelola data tujuan dapat dilihat pada

Tabel 3.39 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.40.

Tabel 3.39 Rancangan uji coba mengelola data tujuan

ID Skenario Kategori Wilayah Tujuan Keterangan

SK-02

Dalam Kota Surabaya

Dalam Wilayah Kalitelepak

Luar Wilayah Jakarta

Luar Negeri Mexico

130

ID Skenario Kategori Wilayah Tujuan Keterangan

SK-03 - Kelikepiting

Dalam Wilayah -

SK-04 Dalam Kota Surabaya Data yang diganti

Dalam Kota Surabaya Data pembaruan

SK-05 Luar Negeri Mexico Data yang diganti

Luar Negeri Spanyol Data pembaruan

SK-06 Luar Wilayah Jakarta

SK-07 Luar Negeri Spanyol

Tabel 3. 40 Rancangan uji coba mengelola data tujuan

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Hasil

Mengelola

data

tujuan

SK-02 Pengguna

memasukkan

data tujuan

secara lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar tujuan

100%

SK-03 Pengguna

memasukkan

data tujuan

dengan

mengosongkan

salah satu

kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

validasi

dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

100%

SK-04 Pengguna

memasukkan

atau

memperbarui

data tujuan

yang sama

dengan data

tujuan lain

Memastikan

tidak ada

data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah

ada

100%

SK-05 Pengguna

memperbarui

data tujuan

dengan tidak

mengosongkan

kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

100%

131

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Hasil

SK-06 Pengguna

menghapus

data tujuan

yang telah

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastikan

konsistensi

dana

Muncul pesan

data data

gagal dihapus

100%

SK-07 Pengguna

menghapus

data tujuan

yang tidak

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

dihapus

100%

c. Mengelola data biaya transport

Mengelola data biaya transport terdiri dari mengelola biaya transport dinas

dalam kota, dalam wilayah, luar wilayah dan dalam kota ke bandara/stasiun.

Pengujian untuk Mengelola data tujuan terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.41

untuk dinas dalam kota, Tabel 3.42 untuk dalam wilayah, Tabel 3.43 untuk luar

wilayah, dan 3.44 untuk dalam kota ke bandara atau stasiun. Rancangan uji

coba mengelola data biaya transport dapat dilihat pada Tabel 3.45.

Tabel 3.41 Rancangan data mengelola data biaya Transport dinas dalam kota

ID

Skenario

Tujuan Kepentingan Nominal Keterangan

SK-08

Surabaya Seminar 100.000

Surabaya Dinas Lainnya 75.000

Surabaya Event di Grahadi 50.000

SK-09 - Seminar 200.000

132

ID

Skenario

Tujuan Kepentingan Nominal Keterangan

Surabaya - 150.000

SK-10

Surabaya Seminar 100.000

Surabaya Seminar 100.000 Data yang

diganti

Surabaya Dinas Lainnya 75.000 Data pembaruan

SK-11

Surabaya Event di Grahadi 50.000 Data yang

diganti

Surabaya Pergi ke mess

surabaya

30.000 Data pembaruan

SK-12 Surabaya Seminar 100.000

SK-13 Surabaya Pergi ke mess

surabaya

30.000

Tabel 3.42 Rancangan data mengelola data biaya Transport dalam wilayah

ID

Skenario

Tujuan Tarif

Bis

Tarif

KA

Keterangan

SK-14 Kalikepiting 175.000 0

Kalisepanjang 175.000 0

SK-15 - 175.000 175.000

Malang - -

SK-16

Kalikepiting 175.000 0

Kalisepanjang 175.000 0 Data yang diganti

Kalikepiting 175.000 0 Data pembaruan

SK-17 Kalisepanjang 175.000 0 Data yang diganti

Kalisepanjang 0 175.000 Data pembaruan

SK-18 Kalikepiting 175.000 0 Data terelasi dengan data

pengajuan

SK-19 Kalisepanjang 0 175.000

Tabel 3.43 Rancangan data mengelola data biaya Transport luar wilayah

ID

Skenario

Strata Tujuan Tarif Keterangan Ket

SK-20

I Jakarta 1.800.000 Pesawat

II Jakarta 750.000 KA Eksekutif

I Bandung 1.800.000 Pesawat

SK-21 I Bandung - -

SK-22

I Jakarta 1.800.000 Pesawat

II Jakarta 750.000 KA Eksekutif Data yang

diganti

133

ID

Skenario

Strata Tujuan Tarif Keterangan Ket

I Bandung 1.800.000 Pesawat Data pembaruan

SK-23

I Jakarta 1.800.000 Pesawat Data yang

diganti

I Semarang 1.800.000 KA Eksekutif Data pembaruan

SK-24 II Jakarta 750.000 KA Eksekutif

SK-25 I Bandung 1.800.000 Pesawat

Tabel 3.44 Rancangan data mengelola data biaya Transport dalam kota ke

bandara/stasiun

ID Skenario Tujuan Tarif PP ke Bandara/Stasiun Keterangan

SK-26

Jakarta 200.000

Bandung 200.000

Yogyakarta 150.000

Semarang 150.000

SK-27 - 100.000

SK-28

Jakarta 200.000

Jakarta 200.000 Data yang diganti

Bandung 200.000 Data pembaruan

SK-29 Bandung 200.000 Data yang diganti

Bandung 150.000 Data pembaruan

SK-30 Jakarta 200.000

SK-31 Semarang 150.000

Tabel 3.45 Rancangan uji coba mengelola data biaya transport

Fungsi ID

Skenario Skenario Tujuan Hasil yang

diharapkan

Mengelola

data biaya

transport

dinas dalam

kota

SK-08 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

dinas dalam

kota secara

lengkap

Memastika

n semua

data yang

dimasukka

n tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

transport

dinas dalam

kota

SK-09 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

dinas dalam

Memastika

n fungsi

validasi

dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

134

Fungsi ID


diharapkan

kota dengan

mengosong

kan salah

satu kolom

masukkan

SK-10 Pengguna

memasukka

n atau

memperbaru

i data biaya

transport

dinas dalam

kota yang

sama

dengan data

biaya

transport

dinas dalam

kota lain

Memastika

n tidak ada

data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah

ada

SK-11 Pengguna

memperbaru

i data biaya

transport

dinas dalam

kota dengan

tidak

mengosong

kan kolom

masukkan

Memastika

n fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-12 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam kota

yang telah

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n

konsistensi

data

Muncul pesan

data data

gagal dihapus

SK-13 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam kota

yang tidak

Memastika

n fungsi

hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

dihapus

135

Fungsi ID


diharapkan

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Mengelola

data biaya

transport

dalam

wilayah

SK-14 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

dalam

wilayah

secara

lengkap

Memastika

n semua

data yang

dimasukka

n tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

transport

dalam

wilayah

SK-15 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

dalam

wilayah

dengan

mengosong

kan salah

satu kolom

masukkan

Memastika

n fungsi

validasi

dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-16 Pengguna

memasukka

n atau

memperbaru

i data biaya

transport

dalam

wilayah

yang sama

dengan data

biaya

transport

dalam

wilayah lain

Memastika

n tidak ada

data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah

ada

SK-17 Pengguna

memperbaru

i data biaya

transport

dalam

wilayah

dengan

tidak

Memastika

n fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

136

Fungsi ID


diharapkan

mengosong

kan kolom

masukkan

SK-18 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam

wilayah

yang telah

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n

konsistensi

data

Muncul pesan

data data

gagal dihapus

SK-19 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam

wilayah

yang tidak

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n fungsi

hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

dihapus

Mengelola

data biaya

transport luar

wilayah

SK-20 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

luar wilayah

secara

lengkap

Memastika

n semua

data yang

dimasukka

n tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

transport luar

wilayah

SK-21 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

luar wilayah

dengan

mengosong

kan salah

satu kolom

masukkan

Memastika

n fungsi

validasi

dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

137

Fungsi ID


diharapkan

SK-22 Pengguna

memasukka

n atau

memperbaru

i data biaya

transport

luar wilayah

yang sama

dengan data

biaya

transport

luar wilayah

Memastika

n tidak ada

data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah

ada

SK-23 Pengguna

memperbaru

i data biaya

transport

luar wilayah

dengan

tidak

mengosong

kan kolom

masukkan

Memastika

n fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-24 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

luar wilayah

yang telah

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n

konsistensi

data

Muncul pesan

data data

gagal dihapus

SK-25 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

luar wilayah

yang tidak

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n fungsi

hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

dihapus

Mengelola

data dalam

SK-26 Pengguna

memasukka

Memastika

n semua

muncul pesan

data berhasil

138

Fungsi ID


diharapkan

kota ke

bandara/stasiu

n

n data biaya

dalam kota

ke

bandara/stas

iun secara

lengkap

data yang

dimasukka

n tersimpan

pada

database.

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

transport

dalam kota ke

bandara/stasiu

n

SK-27 Pengguna

memasukka

n data biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun dengan

mengosong

kan salah

satu kolom

masukkan

Memastika

n fungsi

validasi

dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-28 Pengguna

memasukka

n atau

memperbaru

i data biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun yang

sama

dengan data

biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun

Memastika

n tidak ada

data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah

ada

SK-29 Pengguna

memperbaru

i data biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun dengan

tidak

Memastika

n fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

139

Fungsi ID


diharapkan

mengosong

kan kolom

masukkan

SK-30 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun yang

telah

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n

konsistensi

data

Muncul pesan

data data

gagal dihapus

SK-31 Pengguna

menghapus

data biaya

transport

dalam kota

ke

bandara/stas

iun yang

tidak

terhubung

dengan data

pengajuan

perjalanan

dinas

Memastika

n fungsi

hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

dihapus

d. Mengelola data biaya perjalanan dinas

Mengelola data biaya perjalanan dinas terdiri dari mengelola data kode

rekening, biaya mess dan biaya perjalanan dinas dalam wilayah, luar wilayah

dan luar negeri. Pengujian untuk mengelola data tujuan terdiri dari rancangan

data dan rancangan uji coba. Rancangan data tersebut dapat dilihat pada Tabel

3.46 untuk mengelola data kode rekening, Tabel 3.47 untuk biaya mess dan

140

tabel 3.48 untuk biaya perjalanan dinas dalam wilayah, tabel 3.49 luar wilayah

dan tabel 3.50 luar negeri. Rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.51.

Tabel 3.46 Rancangan data mengelola data kode rekening

ID

Skenario

Kode Nama Rekening Keterangan

SK-32

406.02.00 Uang Saku Biaya Perjalanan Dinas

406.05.00 Transport Biaya Perjalanan Dinas

406.10.00 Biaya rumah tangga

SK-33 406.11.00 -

- Biaya Perjalanan Dinas Luar Negeri

SK-34

406.02.00 Uang Saku Biaya Perjalanan Dinas

406.05.00 Transport Biaya Perjalanan Dinas Data yang

diganti

406.02.00 Uang Saku Biaya Perjalanan Dinas Data pembaruan

SK-35

406.05.00 Transport Biaya Perjalanan Dinas Data yang

diganti

406.05.00 Transport Perjalanan Dinas Luar

negeri

Data pembaruan

Sk-36 406.05.00 Transport Biaya Perjalanan Dinas

SK-37 406.10.00 Biaya rumah tangga

Tabel 3.47 Rancangan data mengelola data mess

ID Skenario Golongan Nominal Keterangan

SK-38

IA 100.000

IIB 100.000

IVD 25.000

SK-39 - 50.000

IVA -

SK-40

IA 100.000

IA 100.000 Data yang diganti

IIB 100.000 Data pembaruan

SK-41 IVD 25.000 Data yang diganti

IVD 50.000 Data pembaruan

SK-42 IVD 50.000

141

Tabel 3.48 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas dalam wilayah

ID

Skenario

Kode

Rekening

Strata Uraian Nominal Keterangan

SK-43

406.02.00 I Uang Saku 45.000

406.07.00 I Penginapan 187.500

406.07.00 V Uang Makan

Pagi

15.000

SK-44

406.07.00 - Uang Makan

Siang

22.000

406.07.00 I - -

SK-45

406.02.00 I Uang Saku 45.000

406.02.00 I Uang Saku 45.000 Data yang

diganti

406.07.00 I Penginapan 187.500 Data

pembaruan

SK-46


diganti

406.02.00 I Uang Saku 50.000 Data

pembaruan

SK-47 406.07.00 V Uang Makan

Pagi

15.000

Tabel 3.49 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas luar wilayah

ID

Skenario

Kode

Rekening

Strata Uraian Nominal Keterangan

SK-48

406.02.00 I Uang Saku 60.000

406.07.00 I Penginapan 434.000

406.07.00 V Uang Makan 60.000

SK-49

406.07.00 - Transport

Lokal

22.000

406.07.00 I - -

SK-50

406.02.00 I Uang Saku 60.000


diganti

406.07.00 I Penginapan 434.000 Data

pembaruan

SK-51


diganti

406.02.00 I Uang Saku 50.000 Data

pembaruan

SK-52 406.07.00 V Uang Makan 60.000

142

Tabel 3.50 Rancangan data mengelola data biaya perjalanan dinas luar negeri

ID Skenario Strata Uang

Lumpsum

Harian

Uang

Pakaian

Keterangan

SK-53

I $510 $600

II $450 $540

III $300 $450

SK-54 - $300 $450

IV - -

SK-55

I $510 $600

I $510 $600 Data yang diganti

II $450 $540 Data pembaruan

SK-56 I $510 $600 Data yang diganti

I $510 $500 Data pembaruan

SK-57 III $300 $450

Tabel 3.51 Rancangan uji coba mengelola data biaya perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Mengelola

data kode

rekening

SK-32 Pengguna

memasukkan data

kode rekening

secara lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar kode

rekening

SK-33 Pengguna

memasukkan data

kode rekening

dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

validasi dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-34 Pengguna

memasukkan atau

memperbarui data

kode rekening

yang sama dengan

data kode rekening

lain

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

SK-35 Pengguna

memperbarui data

kode rekening

Memastikan

fungsi

Muncul pesan

data data

143

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

dengan tidak

mengosongkan

kolom masukkan

pembaruan

berjalan

berhasil

diperbarui

SK-36 Pengguna

menghapus data

kode rekening

yang telah

terhubung dengan

data perjalanan

dinas

Memastikan

konsistensi

data

Muncul pesan

data data gagal

dihapus

SK-37 Pengguna

menghapus data

kode rekening

yang tidak

terhubung dengan

data perjalanan

dinas

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

Mengelola

data mess

SK-38 Pengguna

memasukkan data

mess secara

lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar mess

SK-39 Pengguna

memasukkan data

mess dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

validasi dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-40 Pengguna

memasukkan atau

memperbarui data

mess yang sama

dengan data mess

lain

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

SK-41 Pengguna

memperbarui data

mess dengan tidak

mengosongkan

kolom masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-42 Pengguna

menghapus data

mess

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

Mengelola

data biaya

SK-43 Pengguna

memasukkan data

Memastikan

semua data

muncul pesan

data berhasil

144

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

perjalanan

dinas dalam

wilayah

biaya perjalanan

dinas dalam

wilayah secara

lengkap

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

perjalanan dinas

dalam wilayah

SK-44 Pengguna

memasukkan data

biaya perjalanan

dinas dalam

wilayah dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

validasi dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-45 Pengguna

memasukkan atau

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas dalam

wilayah yang sama

dengan data biaya

perjalanan dinas

dalam wilayah lain

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

SK-46 Pengguna

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas dalam

wilayah dengan

tidak

mengosongkan

kolom masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-47 Pengguna

menghapus data

biaya perjalanan

dinas dalam

wilayah

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

Mengelola

data biaya

perjalanan

dinas luar

wilayah

SK-48 Pengguna

memasukkan data

biaya perjalanan

dinas luar wilayah

secara lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

perjalanan dinas

luar wilayah

SK-49 Pengguna

memasukkan data

biaya perjalanan

dinas luar wilayah

Memastikan

fungsi

validasi dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

145

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

SK-50 Pengguna

memasukkan atau

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas luar wilayah

yang sama dengan

data biaya

perjalanan dinas

luar wilayah lain

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

SK-51 Pengguna

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas luar wilayah

dengan tidak

mengosongkan

kolom masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-52 Pengguna

menghapus data

biaya perjalanan

dinas luar wilayah

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

Mengelola

data biaya

perjalanan

dinas luar

negeri

SK-53 Pengguna

memasukkan data

biaya perjalanan

dinas luar negeri

secara lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan

pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar biaya

perjalanan dinas

luar negeri

SK-54 Pengguna

memasukkan data

biaya perjalanan

dinas luar negeri

dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi

validasi dapat

berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-55 Pengguna

memasukkan atau

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas luar negeri

yang sama dengan

data biaya

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

146

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

perjalanan dinas

luar negeri

SK-56 Pengguna

memperbarui data

biaya perjalanan

dinas luar negeri

dengan tidak

mengosongkan

kolom masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-57 Pengguna

menghapus data

biaya perjalanan

dinas luar negeri

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

e. Penetapan Anggaran

Pengujian untuk penetapan anggaran terdiri dari rancangan data dan rancangan

uji coba. Rancangan data mengelola data tujuan dapat dilihat pada Tabel 3.52

sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.53.

Tabel 3.52 Rancangan data penetapan anggaran

ID

Skenario

Tahun Nama

Rekening

Nominal Total Keterangan

SK-58 2016

Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

100.000.000

Rp.

100.000.000

Biaya

transport

perjalanan

dinas

Rp.

100.000.000

Akomodasi

perjalanan

dinas

Rp.

100.000.000

SK-59

- Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

300.000.000

-

2017 - Rp.

300.000.000

-

147

ID

Skenario

Tahun Nama

Rekening

Nominal Total Keterangan

SK-60 2016

Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

100.000.000 -

Nilai total

mengikuti

jumlah

masukkan

SK-61

2016

Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

100.000.000 -

Data yang

diganti

2016

Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

200.000.000 -

Data

pembaruan

SK-62

2017

Uang saku

perjalanan

dinas

Rp.

200.000.000 -

Tabel 3.53 Rancangan uji coba penetapan anggaran

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Penetapan

anggaran

SK-58 Pengguna

memasukkan data

anggaran secara

lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan dan

menampilkan

daftar anggaran

SK-59 Pengguna

memasukkan data

anggaran dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi validasi

dapat berjalan

Muncul pesan

data tidak boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-60 Pengguna

memasukkan data

anggaran yang

sama dengan data

anggaran lain

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

SK-61 Pengguna

memperbarui data

anggaran dengan

tidak

mengosongkan

kolom masukkan

Memastikan

fungsi

pembaruan

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil

diperbarui

SK-62 Pengguna

menghapus data

anggaran

Memastikan

fungsi hapus

berjalan

Muncul pesan

data data

berhasil dihapus

148

f. Pengajuan perjalanan dinas.

Pengujian untuk pengajuan perjalanan dinas terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data pengajuan perjalanan dinas dapat

dilihat pada Tabel 3.55 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada

Tabel 3.54. Rancangan uji coba pengajuan terdiri atas tiga skenario.

Skenario tersebut adalah ketika pengguna memasukkan data secara lengkap,

ketika pengguna memasukkan data dengan menggosongkan salah satu

kolom masukkan dan ketika pengguna memasukkan data pengajuan yang

sama dengan yang sudah tersimpan pada database. Terdapat tiga data

pengujuan yang akan dimasukkan untuk menguji skenario yang telah

dibuat.

Tabel 3.54 Rancangan uji coba pengajuan perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Pengajuan

perjalanan

dinas

SK-63 Pengguna

memasukkan data

pengajuan secara

lengkap

Memastikan

semua data

yang

dimasukkan

tersimpan pada

database.

muncul pesan

data berhasil

disimpan

SK-64 Pengguna

memasukkan data

pengajuan dengan

mengosongkan

salah satu kolom

masukkan

Memastikan

fungsi validasi

dapat berjalan

Muncul pesan

data tidak

boleh

kosong/data

harus dipilih

SK-65 Pengguna

memasukkan data

pengajuan yang

sama dengan yang

sudah tersimpan di

database

Memastikan

tidak ada data

duplikasi

Muncul pesan

data sudah ada

149

Tabel 3.55 Rancangan data pengajuan perjalanan dinas

ID

Skenar

io

Pelaksana Tujuan Berangkat Kembali Tranport

Keteranga

n Tugas

File

Terk

ait NIP Nama Status

Wilay

ah Tujuan

Tangg

al Jam

Tang

gal Jam Jenis

Pengemu

di

Pe

rse

wa

an

Nopol

Kendara

an

SK-63

111

11

Adi

Buan

a

Pelaksan

a

Dalam

Kota

Surabaya 08/06/

16

09:00 08/06

/16

13:00 Umum - - - Seminar -

333

33

Chris

Suhen

dra

Pelaksan

a

Dalam

Wilay

ah

Kalikepit

ing

09/06/

16

09:00 11/06

/16

09:00 Dinas

Brian

Robson

-

-

-

L 5101

KA

Pemantau

an Kebun Ada

555

55

Edy

Susan

to

Pengikut Dalam

Wilay

ah

Kalikepit

ing

09/03/

16

09:00 11/03

/16

09:00 Dinas

555

55

Edy

Susan

to

Pelaksan

a

Luar

Wilay

ah

Jakarta 12/06/

16

10:00 15/06

/16

12:00 Umum - - - Rapat -

SK-64 222

22

Budi

Dore

mi

Pelaksan

a

- - 10/03/

16

10:00 12/0/

16

12:00 Umum - - - Rapat -

SK-65 111

11

Adi

Buan

a

Pelaksan

a

Dalam

Kota

Surabaya 08/06/

16

09:00 08/06

/16

13:00 Umum - - - Seminar -

150

g. Lihat daftar perjalanan dinas karyawan

Pengujian untuk lihat daftar perjalanan dinas karyawan terdiri dari rancangan data

dan rancangan uji coba. Rancangan data pengajuan perjalanan dinas seperti pada

Tabel 3.56 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.57.

Tabel 3.56 Rancangan data lihat daftar perjalanan dinas

ID

Skenar

io

Pelaksana Tujuan Berangka

t Kembali

NIP Nama Status Wilay

ah Tujuan

SK-66

1111

1

Adi

Buana

Pelaksa

na

Dalam

Kota

Surabaya 08/06/16

09:00

08/06/16

13:00

3333

3

Chris

Suhen

dra

Pelaksa

na

Dalam

Wilay

ah

Kalikepiting 09/06/16

09:00

11/06/16

09:00

5555

5

Edy

Susant

o

Pengik

ut

Dalam

Wilay

ah


09:00

11/03/16

09:00

5555

5

Edy

Susant

o

Pelaksa

na

Luar

Wilay

ah

Jakarta 12/06/16

10:00

15/06/16

12:00

SK-67 1111

1

Adi

Buana

Pelaksa

na

Dalam

Kota

Surabaya 08/06/16

09:00

08/06/16

13:00

Tabel 3.57 Rancangan uji coba lihat daftar perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenari

o


diharapkan

Lihat

daftar

perjalanan

dinas

karyawan

SK-66 Pengguna dapat melihat

data pengajuan

berdasarkan ketentuan

prioritas selisih tanggal

berangkat dan tanggal

pengajuan dan adanya

file lampiran

Memastik

an data

yang

ditampilka

n sesuai

dengan

prioritas

pengerjaan

Data yang

ditampilkan

sesuai dengan

prioritas

SK-67 Pengguna mencari data

dengan memasukkan

keyword pencarian

Memastik

an fungsi

pencarian

dapat

berjalan

Data yang

ditampilkan

sesuai dengan

keyword

pencarian

151

h. Persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas askabag

Pengujian untuk persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas askabag

terdiri dari rancangan data dan rancangan uji coba. Rancangan data persetujuan

dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas askabag seperti pada Tabel 3.58 dan

Tabel 3.59 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.60. Tujuan

dari pengujian ini adalah untuk memastikan fungsi persetujuan, fungsi perwakilan

persetujuan dan pemberian informasi histori perjalanan dinas dapat berjalan

dengan lancar.

Tabel 3.58 Rancangan data persetujuan dan perwakilan persetujuan perjalanan dinas

askabag

ID

Sken

ario


t Kembali

Ketera

ngan NIP Nama Status Wilay

ah Tujuan

SK-

68

1111

1

Adi

Buana

Pelaksa

na

Dalam

Kota

Surabaya 08/06/16

09:00

08/06/16

13:00

Perwak

ilan

3333

3

Chris

Suhen

dra

Pelaksa

na

Dalam

Wilay

ah


09:00

11/06/16

09:00

Persetu

juan 5555

5

Edy

Susant

o

Pengik

ut

Dalam

Wilay

ah


09:00

11/03/16

09:00

SK-

69

1111

1

Adi

Buana

Pelaksa

na

Dalam

Kota

Surabaya 09/06/16

09:00

09/06/16

13:00

Ditolak

Tabel 3.59 Rancangan data setelah persetujuan askabag

ID

Skenario Nomer SPD Berangkat Kembali

Status

SPD

SK-68

5/SPD/VI/2016 08/06/16

09:00

08/06/16

13:00

Acc

Kabag

6/SPD/VI/2016

09/06/16

09:00

11/06/16

09:00 Acc

Askaba

g 09/03/16

09:00

11/03/16

09:00

SK-69 8/SPD/VI/2016 09/06/16

09:00

09/06/16

13:00

Ditolak

152

Tabel 3.60 Rancangan uji coba persetujuan dan perwakilan persetujuan

perjalanan dinas askabag

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Persetujuan

dan

perwakilan

persetujuan

perjalanan

dinas askabag

SK-68 Askabag

menyetujui

perjalanan dinas

Memastikan

fungsi

persetujuan

dapat berjalan

Status SPD

menjadi Acc

askabag

SK-69 Askabag tidak

menyetujui

perjalanan dinas

Memastikan

fungsi

persetujuan

dapat berjalan

Status SPD

menjadi ditolak

SK-70 Pengguna dapat

melihat histori

perjalanan dinas

pelaksana dan

pengikut

perjalanan dinas

Memastikan

data histori

perjalanan

dinas

ditampilkan

dengan benar

Sistem

menampilkan

data histori

perjalanan dinas

pelaksana dan

pengikut

i. Persetujuan perjalanan dinas kabag

Pengujian untuk persetujuan perjalanan dinas kabag terdiri dari rancangan data

dan rancangan uji coba. Rancangan data persetujuan perjalanan dinas kabag

seperti pada Tabel 3.61 dan Tabel 3.62 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat

pada Tabel 3.63. Tujuan dari uji coba ini adalah untuk memastikan bahwa fungsi

persetujuan untuk kepala bagian dapat berjalan dengan baik serta sistem mampu

memberikan informasi histori perjalanan dinas terkait pelaksana dan pengikut

perjalanan dinas. Informasi tersebut diperlukan guna untuk mencegah pengajuan

perjalanan dinas yang kurang perlu dan sebagai indikasi jika ada pengajuan yang

terlalu sering ketempat tujuan yang sama

153

Tabel 3.61 Rancangan data persetujuan perjalanan dinas kabag

ID

Sken

ario


t Kembali

Ketera

ngan NIP Nama Status Wilay

ah Tujuan

SK-

71

3333

3

Chris

Suhen

dra

Pelaksa

na

Dalam

Wilay

ah


09:00

11/06/16

09:00

Persetu

juan 5555

5

Edy

Susant

o

Pengik

ut

Dalam

Wilay

ah


09:00

11/03/16

09:00

5555

5

Edy

Susant

o

Pelaksa

na

Luar

Wilay

ah

Jakarta 12/06/16

10:00

15/06/16

12:00 Persetu

juan

Tabel 3.62 Rancangan data setelah persetujuan perjalanan dinas kabag

ID

Skenario Nomer SPD

Berangka

t Kembali

Status

SPD

SK-71

6/SPD/VI/2016

09/06/16

09:00

11/06/16

09:00 Acc

Kabag 09/03/16

09:00

11/03/16

09:00

7/SPD/VI/2016 12/06/16

10:00

15/06/16

12:00

Acc

kabag

Tabel 3.63 Rancangan uji coba persetujuan perjalanan dinas kabag

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

persetujuan

perjalanan

dinas

kabag

SK-71 kabag

menyetujui

perjalanan

dinas

Memastikan

fungsi

persetujuan

dapat

berjalan

Status SPD

menjadi

disetujui

askabag

SK-72 Pengguna

dapat melihat

histori

perjalanan

dinas

pelaksana dan

pengikut

perjalanan

dinas

Memastikan

data histori

perjalanan

dinas

ditampilkan

dengan

benar

Sistem

menampilkan

data histori

perjalanan

dinas

pelaksana

dan pengikut

154

j. Menghitung biaya perjalanan dinas

Pengujian untuk menghitung biaya perjalanan dinas terdiri dari rancangan data

dan rancangan uji coba. Rancangan data menghitung biaya perjalanan dinas

seperti pada Tabel 3.64 dan Tabel 3.65 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat

pada Tabel 3.66.

Tabel 3.64 Rancangan data menghitung biaya perjalanan dinas

ID

Skenario Nomer SPD Status

SPD

Biaya

Transport

Biaya

Perjalanan

dinas

Total biaya

SK-73

SK-74

5/SPD/III/2016 Acc

kabag Rp.

100.000 - Rp. 100.000

6/SPD/III/2016 Acc

kabag Rp. 0 Rp. 1.318.375 Rp. 1.318.375

7/SPD/III/2016 Acc

kabag Rp.

175.000 Rp. 76.125 Rp. 251.125

9/SPD/III/2016 Acc

kabag Rp.

950.000 Rp. 1.067.000 Rp. 2.017.000

Tabel 3.65 Rancangan data setelah perthitungan tersimpan

ID

Skenario Nomer SPD Status

SPD

Biaya

Transport

Biaya

Perjalanan

dinas

Total biaya

SK-73

SK-74

5/SPD/III/2016 Telah

dihitung Rp.

100.000 - Rp. 100.000


dihitung Rp. 0

Rp.

1.318.375

Rp.

1.318.375


dihitung Rp.

175.000 Rp. 76.125 Rp. 251.125


dihitung Rp.

950.000

Rp.

1.067.000

Rp.

2.017.000

155

Tabel 3.66 Rancangan uji coba menghitung biaya perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

menghitung

biaya

perjalanan

dinas

SK-73 Pengguna

menambahkan

biaya transport

dan uraian

perjalanan dinas

Memastikan

tarif yang

ditampilkan

sesuai dengan

Menampilkan tarif

transport dan

uraian yang

ditambahkan

disertai total yang

didapat per

karyawan

SK-74 Pengguna

menyimpan hasil

perhitungan

Memastikan

pengajuan

yang telah

dihitung

tersimpan pada

database

Muncul pesan

data berhasil

disimpan dan data

tampil pada daftar

perhitungan

k. Pengaktifan perjalanan dinas

Pengujian untuk pengaktifan perjalanan dinas terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data pengaktifan perjalanan dinas dapat dilihat

pada Tabel 3.67 dan Tabel 3.68 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat

pada Tabel 3.69.

Tabel 3.67 Rancangan data pengaktifan perjalanan dinas

ID

Skenario Nomer SPD Status SPD

SK-75 5/SPD/III/2016 Telah dihitung

6/SPD/III/2016 Telah dihitung



Tabel 3.68 Rancangan data setelah pengaktifan

ID Skenario Nomer SPD Status SPD

SK-75

5/SPD/III/2016 Aktif




156

Tabel 3.69 Rancangan uji coba pengaktifan perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

pengaktifan

perjalanan

dinas

SK-75 Pengguna

mengaktifkan

pengajuan

Memastikan

fungsi

pengaktifan

dapat berjalan

Muncul pesan

pengajuan

berhasil

diaktifkan

l. Pembatalan perjalanan dinas

Pengujian untuk pembatalan perjalanan dinas terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data pembatalan perjalanan dinas dapat dilihat

pada Tabel 3.70 dan Tabel 3.71 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada

Tabel 3.72.

Tabel 3.70 Rancangan data pembatalan perjalanan dinas

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-76 5/SPD/III/2016 Aktif


Tabel 3.71 Rancangan data setelah pembatalan

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-76 5/SPD/III/2016 Dibatalkan

9/SPD/III/2016 Dibatalkan

Tabel 3.72 Rancangan uji coba pembatalan perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

pengaktifan

perjalanan

dinas

SK-76 Pengguna

mengaktifkan

pengajuan

Memastikan fungsi

pengaktifan dapat

berjalan

Muncul pesan

pengajuan berhasil

dibatalkan

157

m. Penyelesian perjalanan dinas

Pengujian untuk penyelesian perjalanan dinas terdiri dari rancangan data dan

rancangan uji coba. Rancangan data penyelesian perjalanan dinas dapat dilihat

pada Tabel 3.73 dan Tabel 3.74 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada

Tabel 3.75.

Tabel 3.73 Rancangan data penyelesaian perjalanan dinas

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD



Tabel 3.74 Rancangan data setelah penyelesian

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-77 5/SPD/III/2016 Ditutup

9/SPD/III/2016 Ditutup

Tabel 3.75 Rancangan uji coba penyelesain perjalanan dinas

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Penyelesian

perjalanan

dinas

SK-77 Pengguna

menutup

perjalanan

dinas

Memastikan

fungsi

penyelesian dapat

berjalan

Muncul pesan

pengajuan

berhasil

disimpan

n. Cetak Dokumen SPD

Pengujian untuk cetak dokumen SPD terdiri dari rancangan data dan rancangan

uji coba. Rancangan data cetak dokumen SPD dapat dilihat pada Tabel 3.76


158

Tabel 3.76 Rancangan data cetak dokumen SPD

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-78





Tabel 3.77 Rancangan uji coba cetak dokumen SPD

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Cetak

Dokumen

SPD

SK-78 Pengguna

memilih data

pengajuan

mencetak SPD

Memastikan fungsi

cetak dokumen SPD

dapat berjalan

Muncul print

dialog

o. Cetak Dokumen Surat Jalan

Pengujian untuk cetak dokumen surat jalan terdiri dari rancangan uji coba saja

karena tidak membutuhkan masukkan dari pengguna. Pengguna hanya akan

menekan tombol cetak surat jalan untuk mencetak surat jalan sehingga tidak

diperlukan berbagai macam skenario. Rancangan uji coba tersebut dapat dilihat

pada Tabel 3.78.

Tabel 3.78 Rancangan uji coba cetak dokumen surat jalan

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

Hasil

Cetak

Dokumen

surat jalan

SK-79 Pengguna

mencetak

Surat jalan

Memastikan

fungsi cetak

dokumen surat

jalan dapat

berjalan

Muncul

print dialog

100%

159

p. Cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa

Pengujian untuk cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa terdiri

dari rancangan data dan rancangan uji coba. Rancangan data cetak dokumen

PPD, PPD uang muka dan PPD sisa dapat dilihat pada Tabel 3.79 sedangkan

rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.80.

Tabel 3.79 Rancangan data cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-80





Tabel 3.80 Rancangan uji coba cetak dokumen PPD, PPD uang muka dan PPD sisa

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

cetak dokumen

PPD, PPD uang

muka dan PPD

sisa

SK-80 Pengguna

memilih data

pengajuan

mencetak PPD

Memastikan

fungsi cetak

dokumen PPD

dapat berjalan

Muncul

print dialog

q. Cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa

Pengujian untuk cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa terdiri dari

rancangan data dan rancangan uji coba. Rancangan data cetak dokumen SPP,

SPP uang muka dan SPP Sisa dapat dilihat pada Tabel 3.81 sedangkan

rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.82.

160

Tabel 3.81 Rancangan data cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD

SK-81





Tabel 3.82 Rancangan uji coba cetak dokumen SPP, SPP uang muka dan SPP Sisa

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

cetak dokumen

SPP, SPP uang

muka dan SPP

Sisa

SK-81 Pengguna

memilih data

pengajuan

mencetak SPP

Memastikan

fungsi cetak

dokumen SPP

dapat berjalan

Muncul

print dialog

r. Cetak dokumen Rekapitulasi BPD

Pengujian untuk cetak dokumen rekapitulasi BPD terdiri dari rancangan data

dan rancangan uji coba. Rancangan data cetak dokumen rekapitulasi BPD

dapat dilihat pada Tabel 3.83 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada

Tabel 3.84.

Tabel 3.83 Rancangan data cetak dokumen rekapitulasi BPD

ID

Skenario Nomer SPD

Status

SPD



Tabel 3.84 Rancangan uji coba cetak dokumen rekapitulasi BPD

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

cetak dokumen

rekapitulasi

BPD

SK-82 Pengguna memilih data

PPD yang akan dicetak

dan mencetak PPD

Memastikan

fungsi cetak

dapat berjalan

Muncul

print

dialog

161

s. Cetak histori perjalanan dinas karyawan

Pengujian untuk cetak histori perjalanan dinas karyawan terdiri dari rancangan

data dan rancangan uji coba. Rancangan data cetak histori perjalanan dinas

karyawan dapat dilihat pada Tabel 3.85 sedangkan rancangan uji coba dapat

dilihat pada Tabel 3.86.

Tabel 3.85 Rancangan data cetak histori perjalanan dinas karyawan

ID

Skenario

Periode Data Karyawan

Awal Akhir

SK-83 07/01/2016 12/01/2016

NIP Nama Jabatan Bagian

11111 Adi

Buana Staff

PKBL &

Umum

20746 Gagat

Pri Askabag

Sekretaris

Perusahaan

55555 Edy

Susanto Kabag

Sumber

daya

manusia

33333 Chris

Suhendra Staff

PKBL &

Umum

Tabel 3.86 Rancangan uji coba cetak histori perjalanan dinas karyawan

Fungsi ID

Skena

rio


diharapkan

cetak

histori

perjalanan

dinas

karyawan

SK-83 Pengguna memilih

data karyawan dan

periode kemudian

mencetak laporan

histori perjalanan

dinas karyawan

Memastikan

fungsi cetak

histori

perjalanan dinas

karyawan dapat

berjalan

Muncul

print dialog

t. Cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah tujuan

Pengujian untuk fungsi ini terdiri dari rancangan data dan rancangan uji coba.

Rancangan data pada Tabel 3.87 sedangkan rancangan uji coba pada Tabel 3.88.

162

Tabel 3.87 Rancangan data cetak perbandingan per bagian, per periode, per wilayah

tujuan

ID

Skenario

Periode Data Bagian

Awal Akhir

SK-84 07/01/2016 12/01/2016 PKBL & Umum, Sekretaris Perusahaan,

Sumber Daya Manusia

Tabel 3.88 Rancangan uji coba cetak perbandingan per bagian, per periode, per

wilayah tujuan

Fungsi Skenario Tujuan Hasil yang

diharapkan

cetak perbandingan

per bagian, per

periode, per wilayah

tujuan

Pengguna memilih

periode kemudian

mencetak perbandingan

per bagian, per periode,

per wilayah tujuan

Memastikan

fungsi

perbandingan per

bagian, per

periode, per

wilayah tujuan

dapat berjalan

Muncul

print dialog

u. Cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

Pengujian untuk cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun

terdiri dari rancangan data dan rancangan uji coba. Rancangan data cetak

laporan penggunaan anggaran per bulan dan per tahun dapat dilihat pada Tabel

3.89 sedangkan rancangan uji coba dapat dilihat pada Tabel 3.90.

Tabel 3.89 Rancangan data cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan per

tahun

ID

Skenario

Periode

Bulan Tahun

SK-85 Juni 2016

163

Tabel 3.90 Rancangan uji coba cetak laporan penggunaan anggaran per bulan dan

per tahun

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

cetak

laporan

penggunaan

anggaran per

bulan dan

per tahun

SK-85 Pengguna

memilih

periode

kemudian

mencetak

laporan

penggunaan

anggaran per

bulan dan per

tahun

Memastikan

fungsi cetak

laporan

penggunaan

anggaran per

bulan dan per

tahun dapat

berjalan

Muncul

print

dialog

v. Cetak laporan histori realisasi anggaran

Pengujian untuk cetak laporan histori realisasi anggaran terdiri dari rancangan

data dan rancangan uji coba. Rancangan data dapat dilihat pada Tabel 3.92


Tabel 3.91 Rancangan data cetak laporan histori realisasi anggaran

ID

Skenario

Periode

Awal Akhir

SK-86 2014 2016

2015 2016

Tabel 3.92 Rancangan uji coba cetak laporan histori realisasi anggaran

Fungsi ID

Skenario


diharapkan

cetak laporan

histori realisasi

anggaran

SK-86 Pengguna

memilih periode

kemudian

mencetak

laporan histori

realisasi

anggaran

Memastikan

fungsi cetak

laporan

histori

realisasi

anggaran

dapat

berjalan

Muncul

sprint

dialog

bab iii & dfd system flowchart coding design i/o &...

Documents