bab iii - hhimawan | blog pendidikan · web viewsalah satu upaya yang penting juga untuk...

Analisa Proses BisnisRumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah S.W.T. atas segala rahmat, karunia, dan hidayah-Nya sehingga pekerjaan penyusunan “Billing System Sebagai Upaya Peningkatan Kinerja Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah Surabaya” ini dapat diselesaikan.

Laporan ini berisi pendahuluan, tinjauan pustaka, data dan permasalahan, perancangan `dan kesimpulan.

Terima kasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai bentuk dan banyak membantu dalam pelaksanaan penyusunan “Billing System Sebagai Upaya Peningkatan Kinerja Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah Surabaya”. Laporan ini telah dilaksanakan sebaik-baiknya namun masih disadari bahwa hal ini belum sempurna, sehingga diharapkan kritik serta saran untuk memperbaikinya.

Akhir kata, laporan ini diharapkan dapat memenuhi harapan semua pihak dan membantu pelaksanaan proses billing system di Rumah Sakit ibu dan Anak Sitti Aisyah dan makin meningkatkan kepuasan pelanggan pada rumah sakit ini.

Surabaya, 30 Mei 2008

PENULIS

BAB I

PENDAHULUAN

1


1.1 Latar Belakang

Kondisi kesehatan di Indonesia sangatlah kompleks. Dengan jumlah penduduk yang sangat besar, dan kondisi ekonomi global yang tidak stabil akhir-akhir ini, membuat sektor kesehatan seakan terabaikan.

Perkembangan tekhnologi di bidang informasi telah memberikan pengaruh dalam segala aspek kehidupan. Perilaku masyarakat-pun mengalami perubahan yang luar biasa. Demikian juga di dalam pengelolaan rumah sakit, masyarakat pengguna jasa rumah sakit mulai menuntut layanan yang lebih baik dan lebih cepat. (www.ppimk.or.id)

Dapat dilihat dari data diatas bahwa isu-isu masalah kesehatan dewasa ini bukan lagi menjadi rahasia umum di kalangan masyarakat. Maka instansi yang bergerak di bidang kesehatan seperti rumah sakit dan apotik pun semakin marak dengan persaingan yang sangat ketat, ditambah lagi dengan perubahan peradaban masyarakatnya yang semakin cepat menuntut kualitas instansi kesehatan seperti rumah sakit juga berkembang pesat. Hal tersebut sudah semestinya dilakukan oleh rumah sakit dikarenakan kompetitor yang semakin banyak dan berkompeten. Upaya untuk bersaing dengan kompetitor pun sangat berkaitan dengan peningkatan kinerja sebuah rumah sakit. Salah satu upaya yang penting juga untuk ditingkatkan adalah billing system dikarenakan saat ini data menjadi semakin rawan dan sensitif, sehingga pengelolaannya pun seharusnya dilakukan dengan profesional dalam arti mengurangi pengerjaan secara manual dan mulai memanfaatkan teknologi informasi (komputerisasi).

Kebutuhan pasien dan rumah sakit akan billing system dapat dikelompokkan :

Kebutuhan Pasien

Harapan pasien dari sebuah pelayanan kesehatan adalah diberikannya service yang cepat dan nyaman. Tingkat mobilitas pasien yang tinggi

2

http://www.ppimk.or.id/


menuntut adanya komunikasi dan pelayanan yang cepat antara pasien dan institusi kesehatan, yang kemudian antara pasien dengan dokter. Hal ini sebenarnya bisa menggunakan fasilitas telepon, atau biar lebih keren, bisa menggunakan teleconference. Tidak perlu mendebatkan alat komunikasi mana yang lebih cocok, yang terpenting adalah pendokumentasiannya.

Kebutuhan Pihak Rumah Sakit

Jika dilihat dari sudut pandang user, dalam hal ini adalah pihak rumah sakit, mereka tentu menginginkan sebuah sistem yang ideal, istimewa, dapat menghandle semua transaksi yang ada, sehingga tak ada kata ‘terlambat’ pada pembuatan laporan masing-masing pelayanan ataupun pada pengiriman Rekap Laporan (RL 1 – 6) ke dinas kesehatan setempat oleh Sub-bagian Rekam Medis, bahkan mungkin, poli tak perlu lagi melakukan sensus harian, karena setiap laporan akan tercetak otomatis atau terkirim otomatis. Jika benar-benar diaplikasikan, maksud saya ‘SDM pihak rumah sakit bersedia menggunakan sistem yang ada dan sistem tersebut benar-benar BENAR’, jelas akan banyak mengurangi beban kerja semua komponen di rumah sakit itu sendiri, atau mungkin, malah menambah beban kerja perawat dalam menginput hasil pemeriksaan ke sistem. Ah, pada akhirnya semua tergantung desain sistem itu sendiri yang dibatasi oleh kemampuan user dalam mengoperasikan sistem, hal-hal yang berhubungan dengan hukum Indonesia yang menyangkut autetikasi dsb, atau juga kemampuan pengembang dalam membuat sistem yang sesuai dengan permintaan user.

1.2 Permasalahan

Menurut Drs. Arif Rohman dkk (2003:12) :”Yang dimaksud dengan masalah penelitian adalah suatu pertanyaan yang mengungkapkan adanya hubungan antarvariabel yang ingin ditemukan jawabannya. Pada umumnya, suatu masalah muncul manakala terjadi kesenjangan antara seharusnya (das sein) dengan yang senyatanya (das sollen).”

3


Dalam tugas akhir ini kami mengambil permasalahan sistem pembayaran pada RSIA Sitti Aisyah mengingat sistem pembayaran yang telah ada masih berbelit-belit dan melalui banyak prosedur yang harus dipenuhi oleh pelanggan. Selain itu sistem pembayaran juga masih dilakukan secara manual dimana berkas pasien masih ditulis tangan dan database belum terintegrasi dengan baik sehingga kemungkinan data hilang dan redundan sangat besar. Hal ini akan menimbulkan permasalahan lagi terhadap sistem kerja karyawan yang semakin berat dikarenakan harus melakukan pencatatan data berulang kali. Proses pembayaran yang lama dan berbelit ini mengakibatkan kerugian juga bagi pelanggan karena menyita banyak tenaga dan waktu. Adapun masalah-masalah pada penelitian kami dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana billing system pada RSIA Sitti Aisyah Surabaya ?2. Apa sajakah kendala yang muncul pada proses billing system RSIA

Sitti Aisyah Surabaya ?3. Apakah alasan pihak RSIA Sitti Aisyah Surabaya menerapkan billing

system yang saat ini digunakan ?4. Apa saja kah kelemahan dari billing system yang diterapkan oleh RSIA

Sitti Aisyah Surabaya ?5. Bagaimana solusi untuk meningkatkan billing system RSIA Sitti Aisyah

Surabaya?

1.3 Tujuan

1. Ingin mengetahui billing system pada RSIA Sitti Aisyah

2. Ingin mengetahui kendala-kendala yang muncul pada proses billing system RSIA Sitti Aisyah

3. Ingin mengetahui alas an pihak RSIA Sitti Aisyah menerapkan billing System yang saat ini digunakan

4. ingin mengetahui apa saja kelemahan dari billing system yang diterapkan oleh RSIA Sitti Aisyah Surabaya

5. Ingin mengetahui solusi untuk meningkatkan billing system RSIA Sitti Aisyah Surabaya

4


1.3. Manfaat

1. Peneliti dapat menambah wawasan tentang penggunaan billing system pada sebuah rumah sakit.

2. Diharapkan penelitian ini dapat memberikan pengetahuan bagi pembaca

3. Sebagai sarana pertimbangan dalam mengambil keputusan dalam upaya memperbaiki billing system bagi pihak RSIA Sitti Aisyah

4. Sebagai bahan penelitian lebih lanjut

1.4 Metode Penelitian

1. Lokasi penelitianAdapun lokasi penelitian ini berada di Rumah Sakit Ibu Anak Sitti Aisyah, Jalan Pacar Keling No 15A Surabaya.

2. Metode penelitian

Menurut Wiradi (1988:9) dalam E.Zainal Arifin :“Metode adalah seperangkat langkah (apa yang harus dikerjakan) yang tersusun secara sistematis (urutannya logis), sedangkan teknil adalah cara melakukan setiap langkah tersebut.”

Penulis menggunakan Penelitian Deskriptif yang tarafnya memberikan penjelasan mengenai gambaran tentang cirri-ciri suatu gejala yang diteliti. Tujuannya adalah untuk mengungkapkan suatu masalah dan keadaan sebagaimana adanya dan merupakan penyingkapan fakta. Dimana dalam penelitian ini, peneliti hanya melukiskan, memaparkan, dan melaporkan suatu keadaan, suatu obyek atau suatu peristiwa(Maryati dkk, 2003:12)Menurut tempat pelaksanaannya penelitian ini disebut ”Penelitian Lapangan” yaitu penelitian yang dilakukan dalam kancah kehidupan sebenarnya(Maryati dkk, 2003:13). Selain itu penelitian ini juga dapat digolongkan sebagai Penelitian Perpustakaan (kepustakaan) yang bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan berbagai materi yang terdapat di perpustakaan misalnya, buku-buku, majalah, naskah-naskah, catatan, kisah sejarah, dan dokumen(Maryati dkk, 2003:13)

5


1.5 Sumber Data

Menurut Taufik Rahman CS (2000:107), yang dimaksud sumber data adalah :“……....Yang menjadi sumber data antara lain responden, benda mati, benda hidup dan catatan.”

Dalam suatu penelitian perlu juga dilakukan pendekatan. Dalam penelitian ini dilakukan Pendekatan Kuantitatif. Menurut Drs. Arif Rohman dkk (2003:15):”.............Dalam pendekatan kuantitatif, objek penelitian dilihat sebagi fakta......dan dapat diangkakan(dikuantitatifkan) serta hasilnya dapat diolah dan dianalisis dengan menggunakan teknik-teknik statistik.”

Adapun jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :1. Data Primer

Yaitu data yang didapat langsung dari lapangan atau laboratorium, dikumpulkan, diolah oleh organisasi atau perorangan. Data ini dapat deperoleh melalui wawancara, angket, atau observasi(Maryati dkk, 2003:26). Dalam penelitian ini yang menjadi data primer adalah angket yang disebarkan kepada beberapa pelanggan RSIA Sitti Aisyah Surabaya sebagai sample yang mewakili objek penelitian. Selain itu kami juga melakukan interview kepada pihak RSIA Sitti Aisyah Surabaya.

2. Data SekunderYaitu data yang diperoleh suatu organisasi/perorangan dari pihak lain. Jadi data itu tidak langsung diperoleh. Data ini dapat pula diperoleh dari bacaan, baik Koran atau majalah melalui perpustakaan(Maryati dkk, 2003:26). Dalam penelitian ini yang menjadi data sekunder adalah data yang diperoleh dari buku-buku dan media internet sebagai sumber informasi.

1.4. Teknik Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data, penulis melakukan beberapa cara/teknik sebagai berikut :

1. Teknik Kepustakaan

6


Dalam penelitian ini penulis mencari sumber-sumber data dari media-media massa maupun elektronik seperti internet dan buku-buku untuk mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan judul dan materi penelitian..

2. Teknik angket/kuesionerMenurut Drs. Arif Rohman dkk (2003:20):“Angket (kuesioner) adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan yang harus dijawab secara tertulis oleh responden.”

Dalam penelitian ini penulis menyebarkan angket kepada beberapa responden (sebagian pelanggan RSIA Sitti Aisyah Surabaya) dimaksudkan untuk menarik beberapa sample yang mewakili obyek penelitian.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1Definisi Sistem BillingSetiap bidang usaha kini selalu melakukan transaksi, apalagi bidang-

bidang yang selalu melakukan transaksi dalam jumlah besar seperti rumah sakit atau departement store atau bidang usaha yang transaksinya berbentuk abstrak seperti usaha warung internet atau warung game online, dan disinilah sistem billing bekerja.

Sistem billing merupakan sistem yang membantu para usahawan untuk mengatur dan mencatat segala transaksi yang terjadi. Contohnya bagi pengusaha warung internet, billing sistem digunakan untuk memonitor penggunaan dan pemasukan warnetnya. Sedangkan jika bagi usahawan di bidang perumahsakitan sistem billing digunakan untuk mencatat proses

7

http://id.wikipedia.org/wiki/Internet

http://id.wikipedia.org/wiki/Game_online

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Departement_store&action=edit&redlink=1


pelayanan, mulai pasien datang sampai dengan pasien pulang. Menghitung biaya yang harus dibayar pasien secara otomatis, serta memberikan informasi sebagai analisa pengambilan keputusan secara cepat dan akurat. (www.id.wikipedia.org)

Perkembangan tekhnologi di bidang informasi telah memberikan pengaruh dalam segala aspek kehidupan. Perilaku masyarakat-pun mengalami perubahan yang luar biasa. Demikian juga di dalam pengelolaan rumah sakit, masyarakat pengguna jasa rumah sakit mulai menuntut layanan yang lebih baik dan lebih cepat. (www.ppimk.or.id)

2.2 Artikel Billing System

ANALISIS SISTEM PEMBAYARAN RUMAH SAKIT DENGAN COMPUTERIZED BILLING SYSTEM : Studi kasus di Badan Rumah Sakit daerah Kabupaten Malang.

Pelaksanaan Computerized Billing System di Badan Rumah Sakit Daerah Kabupaten Malang dimulai sejak tahun 1998 dan implementasi penuh pada tahun 2001. Namun di dalam pelaksanaannya, diperoleh ketidaktepatan hasil yang diproses dengan Computerized Billing System bila dibandingkan dengan cara manual yaitu sebesar 38,65% pada bulan Januari 2001 dan terus meningkat pada beberapa bulan berikutnya serta pada bulan Agustus 2001 terdapat selisih sebesar 79,03%.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengkaji pelaksanaan Computerized Billing System, mengkaji ketepatan laporan keuangan secara Computerized Billing System dan menentukan kecenderungan besar selisih pendapatan rawat inap rumah sakit akibat ketidaktepatan perhitungan Computerized Billing System di Badan Rumah Sakit Daerah Kabupaten Malang.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif dan merupakan suatu studi kasus terhadap pelaksanaan Computerized Billing System yang diambil secara cross sectional. Sebagai responden dalam penelitim ini adalah tim Computerized Billing System.

Hasil penelitian dari 295 kasus yang diteliti didapatkan bahwa 62,11% perhitungan antara Computerized Billing System dan manual hasilnya tepat 28,07% tidak tepat, dan 9,82% data tidak diproses secara Computerized Billing System. Data yang tidak diproses dan yang diproses tapi tidak tepat menimbulkan selisih perhitungan sebesar Rp. 3.890.800. Layanan informasi dari Computerized Billing System sudah tepat untuk informasi lama

8

http://www.ppimk.or.id/

http://www.id.wikipedia.org/


perawatan dan ruangan perawatan pasien. Rerata selisih pendapatan perbulan sebesar Rp. 111.157.519. Proyeksi besar selisih pendapatan mempunyai kecenderungan menurun dari 50,61% menjadi 39,98% pada bulan Desember 2002.

Kesimpulan untuk faktor organisasi yaitu kurangnya dukungan manajemen terutama terhadap kehadiran pimpinan rumah sakit pada setiap pertemuan rutin tim Computerized Billing System dan kurangnya pemberdayaan karyawan, untuk faktor sumber daya manusia adalah operator Computerized Billing System yang tidak siaga 24 jam sehingga pasien yang pulang pada hari libur atau di luar jam kerja hanya diproses secara manual, adanya wewenang verifikasi data yang dilakukan oleh kasir sehingga data yang sudah diproses secara Computerized Billing System menjadi berbeda karena verifikasi data dilakukan secara manual dan ketelititan operator dalam memasukkan data, serta untuk faktor perangkat keras adalah kurangnya pemeliharaan dan kecepatan melakukan perbaikan terhadap perangkat komputer dan jaringan.

Saran untuk pihak manajemen yaitu perlu melakukan pemberdayaan karyawan dan dukungan manajemen terhadap tim Computerized Billing System, melakukan penataan ulang terhadap tugas operator Computerized Billing System dan kasir dan Meningkatkan pemeliharaan terhadap perangkat komputer dan jaringan serta kecepatan dalam melakukan perbaikan terhadap kerusakan. (www.adln.lib.unair.ac.id)

Tekan Kebocoran Pendapatan Rumah Sakit Rabu, 02 Apr 2008,

RSU dr Soetomo Terapkan Billing System SURABAYA - Untuk menekan kebocoran pendapatan, RSU dr Soetomo mulai menerapkan billing system di unit-unit tertentu. Sistem itu kemarin (1/4) dilakukan serentak di enam unit RSU dr Soetomo. Yakni, instalasi rawat jalan (IRJ), instalasi rawat darurat (IRD), Graha Amerta, gedung diagnostik center (radiologi), instalasi rawat inap bedah dan medik.

"Untuk sementara, baru enam unit tersebut. Nanti menyusul unit-unit lainnya," kata dr Urip Murtedjo SpB KL, wakil direktur pendidikan dan penelitian RSU dr Soetomo, ketika launching di IRJ kemarin. Menurut Urip, teknologi informasi tersebut bisa menekan angka kebocoran pendapatan RS. Hal itu disebabkan ada beberapa unit yang sistem keuangannya masih manual. Untuk memasukkan data, petugas tak bekerja penuh 24 jam. Hal itu

9

http://www.adln.lib.unair.ac.id/


membuat sistem pendataan pasien tak bagus sekaligus memungkinkan adanya kebocoran pendapatan.

"Dengan billing system online ini, terjadinya kebocoran bisa diminimalisasi. Diharapkan sistem itu dapat meningkatkan keuangan rumah sakit," jelasnya.

Namun, Urip enggan menjelaskan jumlah kebocoran pendapatan RSU dr Soetomo selama ini akibat sistem keuangan dan rekam medis yang belum terdata dengan baik itu. "Tahunya baru bulan depan. Setelah membandingkan pendapatan RS sebelum dan sesudah menggunakan billing system online ini," papar dokter yang juga menjabat sebagai kepala IRD RSU dr Soetomo itu. Dalam launching kemarin, Direktur RSU dr Soetomo, dr Slamet Riyadi Yuwono DTM&H MARS, langsung turun ke lapangan. Jujukan pertama di poli kulit dan kelamin RSU dr Soetomo. Poli tersebut telah menjalankan billing system dan rekam medis yang terkomputerisasi. "Untuk billing system ini, tenaganya dari Bank Jatim. Jadi, keuangan langsung masuk ke Bank Jatim. Tak ada yang mengendap di IRJ," jelas Kepala IRJ dr Roestiniadi Djoko Soemantri SpTHT. "Sementara itu, rekam medis langsung dilakukan oleh dokter," tambahnya. Urip menambahkan, sebenarnya billing system itu sudah lama diberlakukan di RSU dr Soetomo. Namun, belum online. Masing-masing unit masih bekerja sendiri-sendiri. "Kalau sudah online, Pak Direktur bisa mengontrol masalah keuangan ini," lanjutnya.

Misalnya, berapa jumlah pasien di IRJ. Dari jumlah tersebut, bisa diketahui jumlah dana yang masuk RS. "Sistem penghitungannya makin jelas," tambahnya.

Selain untuk meningkatkan pelayanan, sistem online itu mempermudah kinerja RS ketika melaksanakan tarif berobat berdasar kelompok penyakit atau INA DRG (Indonesia Diagnostic Related Group). Ketika petugas memasukkan data dan diagnosis penyakit, langsung bisa diketahui tarifnya. "Masyarakat tahu berapa dana yang dikeluarkan. Ini lebih efisien dan efektif baik bagi RS maupun pasien," kata Urip.

Sistem keuangan online juga menjadi salah satu persyaratan ketika RSU dr Soetomo menerapkan badan layanan umum (BLU). Hal itu berguna untuk menghitung remunerasi, insentif kepada karyawan berdasar keaktifan dalam bekerja. Semakin aktif bekerja, karyawan tersebut akan mendapat remunerasi yang besar. "Karena sistem keuangan jelas, gampang mengatur uang remunerasinya," tegas Urip. (www.indopos.co.id )

10

http://www.indopos.co.id/


BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Profil

3.1.1 Identitas Rumah Sakit1. Alamat :Jl.Pacar Keling 15 A Surabaya

Kecamatan Tambak Sari Kodya Surabaya

2. No Telp :(031)5035053 , 5031191 , 50191643. No Fax :(031)50191464. Email :[email protected]. Pemilik :PWM-MKKM Jawa Timur6. Surat ijin pendirian :SK Gubernur Jatim PEM/425/G7. Surat Ijin Penyelenggaraan :SK Menkes RI No YM.02.04.3.5.015948. Nama Direktur :Sugeng Ristanto

3.1.2 Sejarah Perkembangan Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah

Keberadaan rumah sakit ibu dan anak ini merupakan perwujudan dari Amal Usaha Muhammadiyah, khususnya Muhammadiyah cabang Surabaya Timur.Rumah sakit ini dibangun di atas tanah seluas 1.540 m2 dengan luas bangunan 1.248 m2 dengan menyewa lahan pada Perusahaan Jawatan Kereta Api(PJKA).Pada awal mula berdirinya rumah sakit ini,direncanakan bahwa rumah sakit ini tidak hanya menolong persalinan saja tetapi juga akan dikembangkan menjadi pusat pelayanan,rehabilitasi,perawatan dan

11


penyembuhan bagi bayi,anak dan ibu.Pada awal berdirinya rumah sakit ini mendapat sumbangan dari Departemen Sosial terdiri dari 1 kamar periksa,1 kamar mandi/WC,1 ruang bersalin dan 1 ruang pasien dengan kapasitas 6 tempat tidur.

Rumah sakit ini diresmikan pada tanggal 18 November 1966 bertepatan dengan Milad Muhammadiyah.Peresmian ini ditandai dengan penyelenggaraan Rapat Akbar berupa pengajian.Rumah Sakit Ibu dan Anak baru melakukan operasional(melakukan pelayanan terhadap pasien) pertama kali tanggal 1 Desember 1966 sesuai SK Kepala Dinas Kesehatan Kotamadya Surabaya(dr.Liem Khoen Go) No 6700/D/49 tertanggal 1 Desember 1966.Sedangkan SK Gubernur Kepala Daerah Propinsi Jawa Timur No.Pem./425/G.,tentang perijinan untuk membuka Rumah Sakit Bersalin Sitti Aisyah Surabaya baru keluar tanggal 1 Agustus 1969.Pengelolaan rumah sakit waktu itu di bawah ibu-ibu”Pimpinan Aisyiyah Cabang Surabaya Timur”.

Rumah sakit ini semakin berkembang semakin cepat.Setelah perjuangan keras dengan bebagai pihak yang terkait serta tuntutan perkembangan runah sakit dan kebutuhan masyarakat,RSAB Sitti Aisyah menambah fasilitas bangunan,pelayanan maupun sumber daya manusia baik kualitas maupun kuantitas.Sejak tahun 1996 Rumah Sakit Bersalin Sitti Aisyah berubah meningkat statusnya menjadi Rumah Sakit Anak dan Bersalin berdasarkan SK MenKes No.YM.02.0.3.5.01594 dan pemberian ijin penyelenggaraan perpanjangannya di keluarkan tahun 2002 berdasarkan SK MenKes No.YM.02.04.2.2.857

3.1.3 VisiMenjadikan Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah Surabaya sebagai

rumah sakit pilihan untuk masalah kesehatan Ibu dan Anak di Jawa Timur

3.1.4 Misi

Menyelenggarakn pelayanan kesehatan Ibu dan Anak yang bermutu tinggi dan professional dengan dilandasi semangat Islam sebagai rahmatan lil’alamin

3.1.5 Motto

Layananku Ibadahku

12


3.1.6 Struktur Organisasi

13


3.2 Proses bisnis

3.2.1 Dokumentasi prosesProses bisnis utama:1. Rawat inap2. Rawat jalan3. Logistik4. Proses pengolahan data5. Proses pembayaran(finance)6. Customer serviceProses penunjang1. Proses tpa(tempat penitipan anak)2. Proses pra kehamilan(Senam hamil)3. laboratorium Surya Husada4. HRD

General affair Personalia Training and recruitment

Dokumentasi proses dengan menggunakan flowchartProses pembayaran

Rawat Inap

14


Proses rawat inap anak

15


3.2.2 Self AssesmentUntuk menilai tingkat kinerja suatu perusahaan dan

mengetahui performa prosesnya perlu dilalkukan self assessment.Pihak yang melakukan Self assessment adalah perusahaan sendiri yaitu Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah. Berdasar data-data yang kami dapatkan dari rumah sakit ini kami menginterpretasikan ke dalam Performance Matrix untuk mengetahui gambaran umum dan utuh tentang kinerja perusahaan sehingga bisa diketahui proses-proses yang berjalan baik dan yang perlu ditingkatkan.

16


Importance

Dari performance matrix tersebut proses pengolahan data,pembayaran dan customer service merupakan proses utama yang perlu ditingkatkan karena performa pada ketiga proses tersebut pada saat ini adalah kurang baik dan merupakan proses bisnis yang mempunyai kepentingan yang tinggi.

Berdasarkan self assessment dan dengan melihat hasil dari performance matrik kami telah mengetahui area dan proses bisnis yang perlu ditingkatkan. Dari ketiga proses tersebut yaitu proses pengolahan data,proses pembayaran,customer service.Dari ketiga proses tersebut perlu dilakukan pemahaman lebih mendalam lagi. Untuk memahami secara detail proses tersebut kami menggunakan tool check sheet.

3.2.3 Process and problem understanding

Check sheet merupakan salah satu cara untuk mengetahui seberapa sering sebuah masalah atau insiden muncul. Dengan mengetahui seberapa sering masalah tersebut muncul maka bisa didapatkan informasi penting tentang masalah dan kemungkinan penyebab kesalahan.

Check sheet ini dibuat berdasarkan data survey yang telah diberikan kepada pelanggan selama kurun waktu 2 minggu.Jumlah pelanggan yang mengisi kuisioner berjumlah 37 orang.

Jenis Keluhan Turus JumlahAkumulatif

Persentase Akumulatif

Pelayanan yang lambat I I I I I I 6 6 16,216216 %Minimnya fasilitas I I I 3 9 24,324324 %

OverkillProses di tpa

OKRawat inapRawat jalanLaboratorium

UnimportantProses pra persalinan(senam hamil)

ImportantProses pengolahan dataProses pembayaranCustomer service

17

Current

Performance


kesehatanKurangnya dokter ahli I I I I 4 13 35,135135 %Harga yang mahal I I I I I 5 18 48,648649 %Pembayaran yang rumit dan lama I I I I I I I I 8 26 70,27027 %Petugas tidak ramah I I 2 28 75,675676 %Registrasi yang lama I I I I I I 6 34 91,891892 %Lain-lain I I I 3 37 100 %

Berdasarkan data check sheet dapat diketahui bahwa pembayaran yang rumit dan lama merupakan masalah yang sering muncul.

3.2.4 Problem AnalysisUntuk mengetahui akar permasalahan atau inti dari

permasalahan adalah dengan mengkaji secara lebih detail proses pembayaran yang rumit dan lama. Dengan menggunakan salah satu tool problem analysis yaitu root cause analysis dapat diketahui inti permasalahan dari proses pembayaran yang lama.

Why-why chartPembayaran rumit

Lama menunggu penghitungan rincian oleh kasir

Kasir menunggu kwitansi rincian dari bagian lain

Bagian “lain” tidak memiliki hubungan jelas / terpisah dari bagian pembayaran

karena system pembayaran yang belum terintegrasi

karena belum ada billing system yang memadai

Berdasarkan data- data dari rumah sakit dan observasi yang telah kami lakukan secara langsung dapat kami buat why-why chart sehingga dapat diketahui bahwa belum ada billing system yang memadai.Observasi yang kami lakukan adalah dengan wawancara

18


beberapa pegawai dari departemen lainnya begitu juga dengan pegawai yang berkaitan erat dengan proses pembayaran.

BAB IV

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI

4.1.Menemukan solusiMenentukan dan mencari solusi yang sesuai untuk diimplementasikan

di Rumah sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah dengan menggunakan tool-tool improvement.Dengan adanya salah satu solusi diharapkan rumah sakit tersebut kinerjanya dapat meningkat setelah mengimplementasikannya.

19


4.1.1Tools For Idea generation

Brainstorming

Brainstorming adalah merupakan salah satu metode untuk mencari solusi dengan menghasilkan gagasan dari tiap anggota brainstorming.Tiap peserta brainstorming bebas mengeluarkan idenya masing-masing meskipun kadang ide tersebut tidak masuk diakal,berani maupun aneh.Peserta brainstorming:1. Aghita Sekarrini Yusinda2. Pradipta Dinar Utomo3. Alip Novita Sari4. Fatchy Nurhidayati5. Dhenistara Dhevi WibawatiLangkah-langkah yang kami lakukan dalam brainstorming:1. Menentukan tema yang akan dicari solusi permasalahannya

Tema:solusi dari tidak adanya billing system yang memadai sehingga mengakibatkan proses pembayaran yang lama

2. Dengan menggunakan metode unstructured brainstorming dengan memberikan tiap peserta kesempatan untuk menyampaikan gagasannya.Tidak ada kritikan,ejekan maupun alasan untuk mengomentari pendapat dari peserta lainnya.

Hasil akhir dari brainstorming adalah:1. Ringkas proses pemasukan transaksi2. Integrasi unit-unit kerja

20


4.2 ImplementasiDari brainstorming, kita dapati bahwa salah satu cara yang akan

dilakukan untuk menuju perbaikan kinerja Rumah Sakit adalah meringkas proses pemasukan transaksi dan mengintegrasikan lebih dalam unit-unit kerja yang saling berkaitan.Selama ini dari hasil observasi, didapati bahwa proses pemasukan transaksi berlangsung sangat lama, karena menunggu pihak administrasi untuk merekap seluruh data pada akhir saat pelanggan akan pulang.Setelah melakukan “imaginasi”, kita dapati bahwa ada alternative proses yang bisa dilakukan untuk memangkas waktu proses awal.

4.2.1 Proses lama Dalam proses lama, kita dapati bahwa jika kita ingin

membayar, kita harus mempertimbangkan waktu kerja. Jika saat itu adalah saat di luar jam kerja, maka kita harus menunggu hingga keesokan harinya. Selain itu pada saat pasien datang ke kasir, waktu menunggu juga relatif lama, karena harus menunggu rekapan data administrasi dari petugas yang berkaitan.

21


4.2.2 Proses yang diinginkan Pada saat pasien ingin membayar, asalkan ada petugas yang

berjaga, maka dia dapat melakukan transaksi pembayaran.Hal menunggu data rekapan administrasi pun tidak perlu

terjadi, karena setiap transaksi / administrasi yang didapat oleh pasien, maka pada saat itu juga petugas administrasi memberikan data, dan pada saat itu kasir langsung memasukkan data tersebut dalam Billing System (real time).

22


Dari proses yang kita inginkan, dan dari beberapa solusi yang kita dapatkan dalam proses sebelumnya didapati bahwa hal-hal yng harus segera dilakukan untuk peningkatan kinerja adalah :

1. Pembuatan Billing System Real Time yang mengintegrasikan semua unit dalam fungsional yang jelas

2. Pelatihan IT pada karyawan untuk menunjang Billing system tersebut, terutama untuk menekan waktu tunggu jam kerja, yang kemudian dilakukan oleh petugas jaga yang sudah terlatih

BAB V

KESIMPULAN

5.1.Kesimpulan

23


Dalam menjalankan proses bisnisnya, RSIA Sitti Aisyah mempunyai banyak kelemahan yang dapat menghambat kinerja dari para karyawannya, penghambat kinerja RSIA Sitti Aisyah terbagi dalam dua kategori yang pertama adalah kelemahan diungkapka oleh karyawannya dan yang kedua adalah kelemahan yang ter ungkap dari keluhan para pelanggan kepada RSIA Sitti Aisyah

Kelemahan menurut para Karyawan, diantaranya adalah :o Pemfokusan departementalisasi yang masih kurango Kurangnya fasilitas untuk pegawaio Kurangnya peningkatan mutu karyawano Tidak adanya evaluasi secara berkala bagi karyawano Tidak adanya shift yang memadai untuk pelayanan 24 jam

Sedangkan menurut pelanggan kelemahan yang ada di RSIA Sitti Aisyah diantaranya adalah:

o Pelayanan yang lambato Minimnya fasilitas kesehatano Kurangnya dokter ahlio Harga yang mahalo Proses pembayaran yang rumit dan lamao Registrasi yang lamao Petugas yang kurang ramah

Dengan adanya informasi mengenai kelemahan dari RSIA Sitti Aisyah, maka akan dilakukan analisa untuk mencari asal mula penyebab munculnya masalah tersebut. Kelemahan tersebut dapat dianalisis dengan menggunakan tools – tools yang telah yang telah diberikan dalam mata kuliah Analisa Proses Bisnis.

Tools – tools tersebut adalah:1. Dokumentasi Proses

Dalam dokumentasi proses, menggunakan flowchart. Penggunaan flowchart digunakan untuk melihat hubungan antar aktivitas yang terjadi di dalam RSIA Sitti Aisyah

2. Improvement Tools

24


Di dalam Improvement Tools, digunakan pengukuran Self Assessment.Untuk menilai tingkat kinerja suatu perusahaan dan mengetahui performa prosesnya perlu dilakukan self assessment.Pihak yang melakukan Self assessment adalah perusahaan sendiri yaitu Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah. Berdasar data-data yang kami dapatkan dari rumah sakit ini kami menginterpretasikan ke dalam Performance Matrix untuk mengetahui gambaran umum dan utuh tentang kinerja perusahaan sehingga bisa diketahui proses-proses yang berjalan baik dan yang perlu ditingkatkan.

3. Tools for Problem UnderstandingCheck sheet merupakan salah satu cara untuk mengetahui seberapa sering sebuah masalah atau insiden muncul. Dengan mengetahui seberapa sering masalah tersebut muncul maka bisa didapatkan informasi penting tentang masalah dan kemungkinan penyebab kesalahan. Check Sheet dibuat berdasarkan data survei.

4. Problem AnalysisUntuk mengetahui akar permasalahan atau inti dari permasalahan adalah dengan mengkaji secara lebih detail proses pembayaran yang rumit dan lama. Dengan menggunakan salah satu tool problem analysis yaitu root cause analysis dapat diketahui inti permasalahan dari proses pembayaran yang lama.

5. BrainstormingBrainstorming adalah merupakan salah satu metode untuk mencari solusi dengan menghasilkan gagasan dari tiap anggota brainstorming.Tiap peserta brainstorming bebas mengeluarkan idenya masing-masing meskipun kadang ide tersebut tidak masuk diakal,berani maupun aneh.Dengan Berbagai tools tersebut, diharapkan dapat membantu pihak RSIA Sitti Aisyah untuk memperbaiki proses Billing system sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.2.Kritik dan Saran

5.2.1 Kritik

Mengingat di era globalisasi yang menuntut segalanya serba cepat dan instan, begitu pun dengan sistem pembayaran pada RSIA Sitti Aisyah yang memerlukan peningkatan pelayanan dikarenakan

25


proses pembayaran yang belum efisien dan masih dilakukan secara manual.

5.2.2 Saran

Dari adanya informasi diatas, maka hal – hal yang perlu dilakukan oleh pihak RSIA Sitti Aisyah adalah meminimalkan keluhan – keluhan dari pihak konsumen. Dalam hal ini adalah proses biling system dari RSIA Sitti Aisyah.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................1BAB I................................................................................................................2PENDAHULUAN.................................................................................................2

1.1 Latar Belakang.......................................................................................21.2 Permasalahan.........................................................................................41.3 Tujuan.......................................................................................................41.4 Metodologi Penelitian..........................................................................51.5 Sumber Data...........................................................................................6

BAB II...............................................................................................................8TINJAUAN PUSTAKA..........................................................................................8

26


2.1Definisi Sistem Billing...........................................................................82.2 Artikel Billing System..........................................................................8

BAB III............................................................................................................12PEMBAHASAN.................................................................................................12

3.1 Profil.........................................................................................................123.1.1 Identitas Rumah Sakit...............................................................123.1.2 Sejarah Perkembangan Rumah Sakit Ibu dan Anak Sitti Aisyah.........................................................................................................123.1.3 Visi....................................................................................................133.1.4 Misi...................................................................................................133.1.5 Motto................................................................................................133.1.6 Struktur Organisasi....................................................................14

3.2 Proses bisnis.........................................................................................153.2.1 Dokumentasi proses..................................................................153.2.2 Self Assesment............................................................................173.2.3 Process and problem understanding...................................183.2.4 Problem Analysis.........................................................................19

BAB IV............................................................................................................21PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI............................................................21

4.1.Menemukan solusi..............................................................................214.1.1Tools For Idea generation.........................................................21

4.2 Implementasi........................................................................................224.2.1 Proses lama...................................................................................224.2.2 Proses yang diinginkan.............................................................23

BAB V.............................................................................................................25KESIMPULAN..................................................................................................25

5.1.Kesimpulan............................................................................................255.2.Kritik dan Saran...................................................................................27

5.2.1 Kritik.................................................................................................275.2.2 Saran................................................................................................27

27

bab iii - hhimawan | blog pendidikan · web viewsalah satu upaya yang penting juga untuk...

Documents