bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum filejurnal yang kemudian akan ditujukan kepada pimpinan...

43

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Penggunaan komputer untuk pengolahan administrasi merupakan hal pokok

yang membedakan antara sistem berjalan dengan sistem akuntansi usulan. Pada sistem

akuntansi usulan, pengolahan data sudah terkomputerisasi sehingga akan

mempermudah dan mempercepat pekerjaan.

Sistem akuntansi berjalan pada CV. Quality Door Store saat ini sudah baik,

hanya saja dalam proses administrasi maupun laporannya masih menggunakan sistem

manual. Maka perlu adanya perubahan yang lebih baik untuk mengatasi kekurangan

tersebut.

Sistem akuntansi usulan yang diajukan adalah sistem penjualan barang dengan

menggunakan sistem komputer, yang berfungsi untuk menghasilkan informasi tentang

penjualan bulanan. Sistem penjualan yang berbasis komputer diharapkan dapat

membuat sistem kerja menjadi lebih efektif dan efisien, serta dapat menghasilkan

informasi yang berguna bagi penjualan.

44

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Prosedur sistem usulan pengolahan data sistem penjualan tunai pada Cv.Quality

Door Store adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pemesanan Barang

Konsumen Memasan Barang dengan cara langsung datang ke CV. Quality Door

Store menyerahkan data order barang kepada bagian penjualan, maka bagan

penjualan akan melihat data barang dengan membuka file barang. Apabila barang

yang dipesan ada,bagian penjualan menginput data jual untuk di simpan ke dalam

file penjualan,lalu dari file penjualan bagian penjualan membuat nota berdasarkan

file penjualan kemudian nota diterbitkan dan diberikan kepada konsumen.setelah

barang-barang yang dipesan oleh konsumen di acc oleh bagian penjualan dan

kemudian bagian penjualan melakukan penyimpanan data konsumen ke dalam file

konsumen. Kemudian data order barang diarsipkan.

2. Prosedur Pembayaran

Konsumen melakukan pembayaran ke kasir yang disesuaikan dengan nota

berdasarkan data jual,setelah konsumen menyelesaikan administrasinya. kasir

membuat data pembayaran untuk diberikan kepada konsumen sebagai bukti

pelunasan.kemudian data pembayaran di simpan ke dalam file pembayaran. Lalu

kasir memberikan bukti pelunasan kepada konsumen berdasarkan file pembayaran.

3. Prosedur Pengiriman Barang

Berdasarkan data pembayaran, bagian penjualan membuatkan Surat Jalan (SJ)

rangkap 2 (SJ asli & SJ copy an) sebagai bukti pengiriman barang yang akan di

45

ikutsertakan dalam pengiriman barang kepada konsumen. Setelah Surat jalan asli

di acc oleh konsumen, maka Surat jalan copy an dikembalikan untuk diarsipkan.

4. Prosedur Penjurnalan

Setelah transaksi pembayaran selesai dilakukan, maka dibuatlah jurnal berdasarkan

data-data dari file pembayaran dan file perkiraan.

5. Proses Pembuatan Laporan

Laporan penjualan dibuat berdasarkan data-data dari file pembayaran, dan file

jurnal yang kemudian akan ditujukan kepada pimpinan untuk proses pengambilan

keputusan yang tepat dan relevan untuk di jadikan laporan penjualan dan laporan

jurnal.

4.3. Diagram alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Perancangan

sistem informasi

penjualan

perlengkapan

interior rumah

pada CV Quality

Door Store

Konsumen

0.0

Pemilik

DOB

Nota

Nota

Bukti_Pelunasan

Surat_Jalan

Surat_Jalan_acc

Laporan_penjualan

Laporan_Jurnal

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

46

Keterangan :

DOB = Data Order Barang

Konsumen

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

Pemilik

Pemesanan

Barang

Pembayaran

Pengiriman

Barang

Penjurnalan

Pembuatan

Laporan

D1

D2

D4

D5 File Pembayaran

File Konsumen

D6 Arsip Surat_Jalan

D7 File Perkiraan

D8 File Jurnal

Nota

DOB

DOB DOB

Data_Barang

Data_Konsumen

Data_Jual

Data_Pembayaran

Surat_Jalan_copySurat_jalan

Nota

Bukti_Pelunasan

Surat_Jalan_Acc

Data_Pembayaran

Data_Jurnal

Data_Perkiraan

Data_Jurnal

Data_PembayaranLaporan_Penjualan

D3 File Penjualan

Data_Jual

Nota

File Barang

Bukti_Pelunasan

Data_Pembayaran

Laporan_Jurnal

Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan

47

Keterangan :

DOB = Data Order Barang

2.1

2.2

D1 File Konsumen

D2 File Pembayaran

Pembayaran

Pembuatan Surat

Jalan

Nota

Data_Pembayaran

Data_Konsumen

Data_Pembayaran

Surat_Jalan_copy

Data_Pembayaran

D3 Surat JalanSurat_jalan

Surat_Jalan_acc

Data_Pembayaran

Gambar IV.3 Diagram Detail Sistem Usulan

4.4 Kamus Data Sistem Usulan

1. Kamus Data Dokumen Masukan

a. Nama : Data Order Barang

Alias : DOB

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus : Konsumen – Proses 1.0

Proses 1.0 – Arsip Data Order Barang

Penjelasan : Untuk pesanan penjualan barang

48

Periode : Setiap ada pesanan penjualan

Volume : 1 lembar

Struktur = Isi

Isi = Nama_Barang + Jumlah_Beli

Keterangan : Nama_Barang*Nama Barang*

Jumlah_Beli*Jumlah yang dibeli*

b. Nama Arus Data : Data Barang

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Komputerisasi

Arus : File Barang – Proses 1.0

Penjelasan : Untuk menyimpan daftar barang dan untuk

pengolahan data

Periode : Setiap terjadi transaksi

Volume : Rata-rata 10 data perhari

Struktur = Header + Isi

Header = Nama_Perusahaan + Alamat_Perusahaan

Keterangan : Nama_ Perusahaan*CV. Quality Door Store*

Alamat_Perusahaan*Jl. Percetakan Negara No.D761

A Jakarta*

Isi = 1{Kode_Barang + Jenis_Barang + Nama_Barang +

Harga_Barang + Stok}N

Keterangan : Kode_Barang*Primary key terdiri dari 5 digit*

Jenis_Barang*Jenis Barang*

49

Nama_Barang*Nama dari barang yang dibeli*

Harga_Barang*Harga Barang Satuan*

Stok*Persediaan Barang*

c. Nama : Data Perkiraan

Alias : -


Arus Data : File Perkiraan – Proses 4.0

Penjelasan : Untuk mengetahui perkiraan

Periode : Setiap membuat jurnal

Volume : -




Alamat_Perusahaan*Jl. Percetakan Negara No.6

Jakarta*

Isi = 1{Kode_Perkiraan + Nama_Perkiraan }N

Keterangan : Kode_Perkiraan*Primary key terdiri dari 5 digit*

Nama_Perkiraan*Nama Perkiraan*

d. Nama : Data Konsumen

Alias : -


Arus Data : Proses 1.0 – File Konsumen

File Konsumen – Proses 2.0

50

Penjelasan : Untuk menyimpan daftar data konsumen

Periode : Setiap terjadi transaksi

Volume : Rata-rata 10 data perhari




Alamat_Perusahaan*Jl. Percetakan Negara No.6

Jakarta*

Isi = 1{Kode_Konsumen + Nama_Konsumen + Alamat +

Telepon}N

2. Kamus Data Dokumen Keluaran

a. Nama : Nota

Alias : -

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 – Konsumen

Konsumen – Proses 2.0

Proses 2.0 – Arsip Nota Kontan

Penjelasan : Sebagai bukti adanya penjualan dan pembayaran

Periode : Setiap kali terjadi penjualan

Volume : Rata-rata 10 kali setiap hari

Struktur = Header + Isi + Footer

Header = Nama_Perusahaan+Kepada + Tanggal + No_Nota

51

Keterangan : Nama_perusahaan*Quality Door Store*

Alamat*Jl.Percetakan Negara No.D761*

Kepada*Alamat Tujuan*

Tanggal*Terdiri dari tanggal, bulan, tahun*

No_Nota*Nomor Nota*

Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga + Jumlah}N

Keterangan : Banyaknya*Jumlah beli*

Nama_Barang*Nama dari barang*

Harga *Harga per barang*

Jumlah*Jumlah Bayar*

Footer = Jumlah + Validasi

Keterangan : Jumlah*Total dari keseluruhan*

Validasi*Tanda tangan Bagian Penjualan &

Penerima Barang*

b. Nama : Data Pembayaran

Alias : -


Arus Data : Proses 2.0 – Konsumen

Proses 2.0 – File Pembayaran

File Pembayaran – Proses 3.0

Penjelasan : Sebagai bukti adanya pelunasan pembayaran

Periode : Setiap kali ada pembelian


52



Keterangan : Nama_Perusahaan*Nama Perusahaan*

Alamat_Perusahaan*Alamat Perusahaan*

Isi = No_Pembayaran + Kode_Konsumen + No_Nota +

Total_Pembayaran +Keterangan

Keterangan : No_Pembayaran*Nomor*

Kode_Konsumen*Kode Konsumen *

No_Nota*Nomor*

Total_Pembayaran*Total Harga*

Keterangan*Lunas*

Footer = Penerima + Kasir

c. Nama : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus Data :

Proses 3.0 – Konsumen

Proses 3.0 – Arsip SJ

Penjelasan : Bukti pengiriman barang

Periode : Setiap ada pengiriman barang



Header =Nama_Perusahaan+ No_SJ+ Tanggal+Kepada

53

Keterangan : Nama_perusahaan*Quality Door Store*

No_SJ*Nomor Surat yang keluar*

Kepada*Alamat Tujuan*

Tanggal*Terdiri dari tanggal, bulan, tahun*

Isi = Banyaknya + Nama_Barang + Keterangan

Keterangan : Banyaknya*Jumlah Barang*

Nama_Barang*Nama dari barang yang dibeli*

Keterangan*Total Harga*

Footer = Validasi

Keterangan : Validasi*Tanda tangan bagian penjualan &

penerima barang*

d. Nama Arus Data : Laporan Penjualan

Alias : LP


Arus Data : Proses 5.0 - Pimpinan

Penjelasan : Mencatat laporan penjualan

Periode : Setiap bulan

Volume : Setiap bulan


Header = Nama_Laporan_Perusahaan + Periode

Keterangan : Nama_Laporan_Perusahaan*Laporan Penjualan Cv.

Quality Door Store*

Periode*Waktu pembuatan per bulan*

54

Isi = 1{No + No_Faktur + Tanggal_Faktur + Kode

_Konsumen + Kode_Barang + Nama_Barang +

Harga_Barang + Qty + Jumlah_Harga + Total}N

Keterangan : No *Nomor*

No_Faktur*Terdiri dari 7 digit*

Tanggal_Faktur*Tanggal+Bulan+Tahun*

Kode_Konsumen*Terdiri dari 3 digit*

Nama_Barang*Nama barang*

Qty*Jumlah Barang*

Harga_Barang*Harga Satuan*

Jumlah_Harga*Jumlah yang dibeli*

Total*Jumlah keseluruhan*

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini dibahas mengenai bentuk dari file-file

maupun bentuk dokumen yang mempunyai peranan dalam proses pengolahan data

pada sistem yang diusulkan, serta penyusunan program yang digunakan pada sistem

komputerisasi penjualan perlengkapan interior yang diusulkan. Bentuk dari spesifikasi

sistem usulan tersebut adalah:

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Data Order Barang

Nama Dokumen : Data Order Barang

55

Fungsi : Sebagai bukti pesanan barang

Sumber : Konsumen

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap pembelian

Bentuk : Lampiran C.1

2. Data Barang

Nama Dokumen : Data Barang

Fungsi : Untuk menyimpan daftar barang dan untuk

pengolahan data

Sumber : File Barang


Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi


3. Data Perkiraan

Nama Dokumen : Data Perkiraan

Fungsi : Untuk mengetahui perkiraan

Sumber : File Perkiraan


Media : Kertas

56

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap membuat jurnal


4. Data Konsumen

Nama Dokumen : Data Konsumen

Fungsi : Untuk menyimpan daftar data konsumen

Sumber : Bagian Penjualan

Tujuan : File Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada penjualan


4.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nota

Nama Dokumen : Nota

Fungsi : Sebagai bukti barang telah terjual

Sumber : File Penjualan

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi transaksi penjualan

Bentuk : Lampiran D.1

57

2. Data Pembayaran

Nama Dokumen : Data Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti adanya pelunasan Pembayaran

Sumber : File Pembayaran

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada penjualan


3. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Bagian Pengiriman Barang

Tujuan : Konsumen

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman barang


4. Laporan Penjualan

Nama masukan : Laporan Penjualan

Fungsi : Sebagai Laporan Penjualan

Sumber : Bagian Pembukuan

Tujuan : Pimpinan

58

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Satu kali dalam sehari


5. Laporan jurnal

Nama masukan : Laporan jurnal

Fungsi : Sebagai Laporan jurnal

Sumber : File Jurnal

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Satu kali dalam sehari


4.5.3 Normalisasi File

Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-

tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Adapun bentuk normalisasi file sistem

penjualan tunai adalah sebagai berikut:

59

1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form)

Gambar IV.4 Normalisasi Bentuk Unnormalized

No_transaksi

Tanggal

Kode_barang

Kode_konsumen

Harga_barang

Total_harga

Subtotal

Kode_barang

Nama_barang

Harga_barang

Stok

Kode_konsumen

Nama_konsumen

Alamat

Telepon

No_pembayaran

Tanggal_pembayaran

No_nota

Nama_konsumen

Totak_pembayaran

Keterangan

No_jurnal

Tanggal_jurnal

No_pembayaran

Kode_perkiraan

Nama_perkiraan

Debit

Kredit

Saldo

Kode_perkiraan

Nama_perkiraan

60

2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF, First Normal Form)

Gambar IV.5 Bentuk Normal Kesatu (1 NF)

Keterangan:

* = Candidate Key

No_transaksi*

Tanggal

Subtotal

Total_harga

Kode_barang*

Nama_barang

Stok

Kode_konsumen*

Nama_konsumen

Alamat

Telepon

No_pembayaran*

Tanggal_pembayaran

No_nota

Total_pembayaran

Keterangan

No_jurnal*

Tanggal_jurnal

Saldo

Debit

Kredit

Kode_perkiraan*

Nama_perkiraan

61

3. Bentuk Normal Kedua (2 NF, Second Normal Form)

kode_barang*

nama_barang

harga_barang

stok

No_transaksi*

tanggal

Subtotal

Total_harga

Kode_barang**

Kode_konsumen**

No_pembayaran*

Tanggal_pembayaran

No_nota

Total_pembayaran

keterangan

kode_konsumen*

nama_konsumen

alamat

teleponkode_perkiraan*

nama_perkiraan

no_jurnal*

tgl_jurnal

debet

kredit

saldo

No_pembayaran**

kode-perkiraan**

Tabel BarangTabel Penjualan

Tabel

Pembayaran

Tabel Konsumen

Tabel Perkiraan Tabel Jurnal

No_transaksi**

Gambar IV.6 Bentuk Normal Kedua (2 NF)

Keterangan:

* = Primary Key

** = Foreign Key

= One To One

= One To Many

62

4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF, Third Normal Form)

kode_barang*

nama_barang

harga_barang

stok

No_transaksi**

Subtotal

Kode_barang**

No_transaksi*

Tanggal

Harga_barang

Total

Kode-konsumen**

kode_konsumen*

nama_konsumen

alamat

telepon

kode_perkiraan*

nama_perkiraan

no_jurnal*

tanggal_jurnal

Saldo

Tabel Barang Tabel detail penjualan

Tabel Penjualan

Tabel Konsumen

Tabel Perkiraan

Tabel Jurnal

debet

kredit

no_jurnal**

kode_perkiraan**

Tabel Detail Jurnal

Gambar IV.7 Bentuk Normal Ketiga (3 NF)

63

4.5.4. Spesifikasi File

Merupakan pengelompokan dari file-file yang dapat membantu pengolahan

data pada saat pemrosesan.spesifikasi file usulan pada bab ini adalah dengan

menggunakan Visual Basic 6.0.

Spesifikasi file dalam rancangan sistem akuntansi ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Spesifikasi File Data Barang

Nama File : Data Barang

Akronim : Barang

Fungsi : Menyimpan data barang

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Field : 37 Karakter

Kunci Field : kode_barang

Software : Microsoft Visual Basic 6.0

Tabel IV.1 Spesifikasi File Data Barang

No Description Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode Barang kode_barang Text 5 Primary Key

2 Nama Barang nama_barang Text 20

3 Harga Barang harga_barang Currency 8

4 Stok Stok Single 4

64

2. Spesifikasi File Data Konsumen

Nama File : Data Konsumen

Akronim : Konsumen

Fungsi : Menyimpan data konsumen

Tipe : File Master


Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kode_konsumen


Tabel IV.2 Spesifikasi File Data Konsumen


1 Kode Konsumen kode_konsumen Text 5 Primary Key

2 Nama Konsumen nama_konsumen Text 20

3 Alamat Alamat Text 50

4 Telepon Telepon Text 15

65

3. Spesifikasi File Data Penjualan

Nama File : Data Penjualan

Akronim : Data_penjualan

Fungsi : Untuk mengetahui data penjualan



Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_transaksi


Tabel IV.3 Spesifikasi File Data Prnjualan


1 No_transaksi No_trans Int 5 Primary Key

2 Tanggal Tgl Text 10

3 Kode_barang Kd_brg Text 6

4 Harga_barang Hrg_brg Currency 8

5 Total_harga Total Currency 8

4. Spesifikasi File Data Perkiraan

Nama File : Data Perkiraan

66

Akronim : Perkiraan

Fungsi : Untuk melihat data perkiraan



Akses File : Random

Media : Hard Disk


Kunci Field : kode_perkiraan


Tabel IV.4 Spesifikasi File Data Perkiraan


1 Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 5 Primary Key

2 Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 15

5. Spesifikasi File Data Pembayaran

Nama File : File Pembayaran

Akronim : -

Fungsi : Menyimpan data penjualan

Tipe : File Transaksi


Akses File : Random

67

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_prmbayaran


Tabel IV.5 Spesifikasi File Pembayaran


1 Nomor pembayaran no_pembayaran Int 5 Primary

Key

2 Kode konsumen Kode_konsumen Text 5 Foreign

Key

3 Nomor Nota No_nota Int 5

4 Total Pembayaran Total_pembayaran Int 5

5 Keterangan Keterangan Text 5

6. Spesifikasi File Jurnal

Nama File : File Jurnal

Akronim : Jurnal

Fungsi : Untuk mengetahui arus kas

Tipe File : File Transaksi


Akses File : Random

68

Media : Hard Disk


Kunci Field : no_jurnal


Tabel IV.6 Spesifikasi File Jurnal


1 Nomor Jurnal no_jurnal Text 10 Primary

Key

2 Tanggal Jurnal tgl_jurnal Date/Time 8

3 Kode Perkiraan kode_perkiraan Text 5 Foreign

Key

4 Nama Perkiraan nama_perkiraan Text 15

5 Nomor Faktur No_faktur Text 7 Foreign

Key

6 Debet Debet Currency 8

7 Kredit Kredit Currency 8

8 Saldo Saldo Currency 8

4.5.4 Struktur Kode

Pemakaian kode bertujuan agar memudahkan dalam proses pemasukan data,

sehingga waktu yang diperlukan sangat singkat dan mempercepat pencarian data yang

benar sesuai dengan kebutuhan (user).

69

Struktur kode yang diperlukan dalam sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Kode Barang

Struktur kode barang terdiri dari 5 digit sebagai berikut:

Format

X X 9 9 9

No. Urut Barang

Kode Nama Barang

Contoh:

W P 0 0 1

Keterangan:

XX : Kode Nama Barang Wallpapper

001 : Nomor Urut 001

2. Kode Konsumen

Format

X X 9 9 9

No. Urut Konsumen

Kode Nama Konsumen

Contoh:

S N 0 0 1

70

Keterangan:

SN : SANTI

001 : No. Urut Konsumen

3. Kode Kasir

Format

X X X 9 9

Kode Kasir

Inisial Nama Kasir

Contoh:

Keterangan:

RNV : Ranvi

01 : Kode Kasir 01

4. Kode Perkiraan

Format

9 9 9 9 9

No. Urut Perkiraan

Jenis Perkiraan

Golongan Perkiraan

R N V 0 1

71

Contoh:

Keterangan:

1 : Aktiva

1 : Aktiva Lancar

001 : Kas

5. No Faktur

Format

9 9 9 9 9 9 9

No. Urut

Tahun

Bulan

Contoh:

0 1 0 2 0 1 5

Keterangan:

01 : Bulan tersebut adalah bulan Januari

02 : Tahun 2015

001 : No Urut Faktur

1 1 0 0 1

72

6. No Jurnal

Format

X X 9 9 9 9 9 9 9

No Urut Jurnal Umum

Bulan

Tahun

Jurnal Umum

Contoh:

J U 0 1 0 1 0 0 1

Keterangan:

JU : Jurnal Umum

01 : Tahun Jurnal Umum

01 : Bulan Jurnal Umum

001 : No. Urut Jurnal Umum

4.5.6. Spesifikasi Program

Spesifikasi program yang penulis usulkan adalah menerangkan program-

program yang akan digunakan dalam sistem. Program tersebut antara lain berisi menu

utama dengan sub-sub menunya yang akan membahas mengenai menu login, menu

master, menu transaksi, menu laporan, utility dan exit.

Untuk lebih jelasnya, spesifikasi program ini dapat dilihat pada bagan struktur

menu di halaman berikut :

73

HIPO (Hierarchy Plus Input Proses Output)

Gambar IV.8 Diagram HIPO

LOGIN

0.0

Menu Utama

1.0

Menu

Master

0.0

1.1

Data

Penjualan

1.0

1.2

Data

Barang

1.0

1.3

Data

Konsumen

1.0

1.4

Data

Perkiraan

1.0

2.0

Menu

Transaksi

0.0

2.1

Data

Pembayar

an

2.0 2.2

Jurnal

2.0

3.0

Menu

Laporan

0.0

3.1

Laporan

Penjualan

3.0

3.2

Laporan

Jurnal

3.0

4.0

Utility

0.0

4.1

Back Up

4.0

5.0

Exit

0.0

4.2

Ganti

Password

4.2

74

A. Spesifikasi Program Menu Login

1. Menu Login

Nama Program : Menu Login

Akronim : login.frm

Fungsi Program : Menampilkan menu login

Index Program : Sequential

Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk lampiran : Lampiran E.1

Proses Program : Dengan mengisi User dan password

a. Klik Login : Untuk masuk kemenu utama

b. Klik Keluar : Untuk membatalkan masuk kemenu utama

B. Spesifikasi Program Menu Utama

1. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : menu_utama.frm

Fungsi : Menampilkan menu utama



Proses Program : Pada menu utama terdapat 5 buah pilihan yaitu :

a. Klik Menu Master

Untuk menampilkan data barang, data

konsumen, data kasir dan data perkiraan.

75

b. Klik Menu Transaksi

Untuk menampilkan data faktur, dan data jurnal.

c. Klik Menu Laporan

Untuk menampilkan laporan penjualan dan

jurnal.

d. Klik Menu Utility

Untuk menampilkan menu back up

e. Klik Menu Exit

Untuk keluar dari menu utama.

C. Spesifikasi Program Menu Master

1. Menu Master

Nama Program : Menu Master

Akronim : menu_master.frm

Fungsi Program : Menampilkan menu master




a. Klik menu Data Barang untuk menampilkan data

barang.

b. Klik menu Data Konsumen untuk menampilkan

data konsumen.

76

c. Klik menu Data Kasir untuk menampilkan data

kasir.

d. Klik menu Data Perkiraan untuk menampilkan data

perkiraan.

2. Menu Data Barang

Nama Program : Menu Data Barang

Akronim : barang.frm

Fungsi : Menampilkan data barang



Proses Program : a. Klik menu Data Barang

b. Klik Add untuk menginput atau menambah data

barang.

c. Klik Save untuk menyimpan data barang yang telah

dibuat atau setelah diperbaiki.

d. Klik Delete untuk menghapus data barang.

e. Klik Edit untuk memperbaiki data barang.

f. Klik Exit untuk keluar dari form menu data barang.

3. Data Konsumen

Nama Program : Menu Data Konsumen

Akronim : konsumen.frm

77

Fungsi : Menampilkan data konsumen



Proses Program : a. Klik menu Data Konsumen


konsumen.

c. Klik Save untuk menyimpan data konsumen yang

telah dibuat atau setelah diperbaiki.

d. Klik Delete untuk menghapus data konsumen.

e. Klik Edit untuk memperbaiki data konsumen.

f. Klik Exit untuk keluar dari form menu data

konsumen.

4. Menu Data Penjualan

Nama Program : Menu Penjualan

Akronim : penjualan.frm

Fungsi : Menampilkan data Penjualan



Proses Program : a. Klik menu Data Penjualan

b. Klik Ok untuk menyetujui data penjualan.

c. Klik Edit untuk mengedit data penjualan

d. Klik Add untuk menambah data penjualan.

e. Klik Save untuk menyimpan data penjualan

78

f. Klik Delete untuk menghapus data penjualan

g. Klik Cancel untuk membatalkan data penjualan

h. Klik Exit untuk keluar dari menu data penjualan.

5. Menu Perkiraan

Nama Program : Menu Perkiraan

Akronim : perkiraan.frm

Fungsi : Menampilkan data perkiraan



Proses Program : a. Klik menu perkiraan


perkiraan

c. Klik Save untuk menyimpan data perkiraan

d. Klik Delete untuk menghapus data perkiraan

e. Klik Exit untuk keluar dari menu perkiraan.

D. Spesifikasi Program Menu Transaksi

1. Menu Transaksi

Nama Program : Menu Transaksi

Akronim : transaksi.frm

Fungsi : Menampilkan menu transaksi



79


a. Klik menu Faktur untuk menampilkan data faktur.

b. Klik menu Jurnal untuk menampilkan data jurnal.

2. Menu Data Pembayaran

Nama Program : Menu Data Pembayaran

Akronim : Data_pembayaran.frm

Fungsi : Menampilkan data pembayaran



Proses Program : a. Klik menu data pembayaran


pembayaran

c. Klik Save untuk menyimpan data pembayaran

d. Klik Delete untuk menghapus data pembayaran.

e. Klik Edit untuk memperbaiki data pembayaran.

f. Klik Exit untuk keluar dari form menu pembayaran.

3. Menu Jurnal

Nama Program : Menu Jurnal

Akronim : jurnal.frm

Fungsi : Menampilkan data jurnal



Proses Program : a. Klik menu Jurnal

80

b. Klik Add untuk menginput data jurnal

c. Klik Save untuk menyimpan data jurnal yang telah

dibuat atau setelah diperbaiki.

d. Klik Delete untuk menghapus data jurnal.

e. Klik Edit untuk memperbaiki data jurnal.

f. Klik Exit untuk keluar dari form menu jurnal.

E. Spesifikasi Program Menu Laporan

1. Menu Laporan

Nama Program : Menu Laporan

Akronim : laporan.frm

Fungsi : Menampilkan menu laporan



Proses Program : Pada menu Laporan terdapat 2 buah pilihan yaitu :

a. Klik menu Laporan Penjualan untuk menampilkan

data laporan penjualan.

b. Klik menu Laporan Jurnal untuk menampilkan data

laporan jurnal jurnal.

2. Menu Laporan Penjualan

Nama Program : Menu Laporan Penjualan

Akronim : lap_penjualan.frm

81

Fungsi : Menampilkan menu laporan penjualan



Proses Program : a. Klik menu Laporan Penjualan.

b. Klik Print untuk mencetak laporan penjualan.

c. Klik Exit untuk keluar dari menu laporan penjualan

3. Menu Laporan Jurnal

Nama Program : Menu Laporan Jurnal

Akronim : lap_jurnal.frm

Fungsi : Menampilkan menu laporan jurnal



Proses Program : a. Klik menu Laporan Jurnal

b. Klik Print untuk mencetak laporan jurnal.

c. Klik Exit untuk keluar dari menu laporan jurnal.

F. Spesifikasi Program Menu Utility

1. Menu Utility

Nama Program : Menu Utility

Akronim : utility.frm

Fungsi : Menampilkan menu back up



82

Proses Program : a. Klik menu Utility untuk menampilkan menu

Backup

2. Menu Back Up

Nama Program : Menu Back Up

Akronim : back_up.frm

Fungsi : Menampilkan data Back up



Proses Program : a. Klik menu Back Up

b. Klik Ok ntuk menyetujui data back up.

c. Klik Cancel untuk membatalkan data back up.

3. Nama Program : Program Menu Ganti Password

Fungsi Program : Untuk memasuki program

Akronim : Ganti Password.frm


Bentuk Tampilan : Lampiran E-16

Proses Program : Akan menampilkan tampilan ganti password dengan

command button terdiri dari :

a. Klik Update Password untuk mengupdate

password yang lama menjadi password yang baru

b. Klik Batal untuk membatalkan input ganti

password

83

c. Klik Tutup untuk keluar dari tampilan ganti

password dan kembali ke menu utama.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Spesifikasi sistem komputer menjelaskan tentang penggunaan dari perangkat

keras(Hardware) dan perangkat lunak(Software) yang akan digunakan dalam sistem

usulan dan penggambarannya dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1 Umum

Suatu sistem dapat dikatakan baik dan dapat berhasil dipakai atau diterapkan

jika didukung oleh beberapa unsur-unsur seperti perangkat keras (Hardware),perangkat

lunak (Software) dan juga pemakai (Brainware). Diantara unsur-unsur tersebut adalah

peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi yang

diusulkan,artinya memliki kemampuan yang cukup baik bagi sistem yang diusulkan.

Sehingga suatu sistem tidak akan berhasil diterapkan dengan efektif jika tidak

didukung oleh sarana dan prasarana yang baik pula. Sarana dan prasarana yang

dimaksud bukan berarti harus dengan harga atau merk tertentu,melainkan dapat

beritegrasi dengan baik satu sama lain dari sistem yang ada agar kelak dikemudian hari

sistem ini dapat berjalan dengan baik .

84

4.6.2 Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras adalah sebuah komponen perangkat keras dari suatu sistem

komputer dan perangkat lain yang menunjang kegiatan dari komputer. Adapun

komponen-komponen yang dibutuhkan untuk pelaksanaan kegiatannya adalah sebagai

berikut :

1. Processor : Pentium 4 2.0GHZ

2. RAM : 2 GB

3. Harddisk : 80 GB

4. CD ROM : 700 RPM

5. Mouse : Standard mouse

6. Keyboard : 108 Keys

7. Monitor : 17’’

8. Printer : Dotmatrik

4.6.3 Perangkat Lunak (Software)

Teknologi perangkat keras tidak akan berfungsi tanpa adanya perangkat lunak

. Perangkat lunak merupakan bagian dari sistem pengolahan data yang digunakan untuk

mengkaitkan fungsi dari perangkat keras komputer .

Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut :

1. Sistem operasi (Operating System)

Merupakan jenis perangkat lunak yang terpenting dalam pengolahan data

karena tanpa adanya sistem operasi tersebut sebuah komputer tidak dapat digunakan.

Kegunaan sistem operasi ini untuk mengatur peralatan input dan output agar berfungsi

85

sebagaimana mestinya dan system operasi yang digunakan penulis adalah Windows

XP .

2. Paket Program (Application Program)

Paket program adalah suatu bahasa pemrograman yang dapat digunakan dan

dimengerti oleh suatu aplikasi. Dalam penulisan tugas akhir ini paket program yang

penulis gunakan adalah Microsoft 6.0 sebagai bantuan database yaitu bahasa

pemrograman yang berorientasi pada objek 00P (Object Oriented Programming)

artinya sebuah program aplikasi yang disusun berdasarkan objek-objek .

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi adalah suatu prosedur atau uraian mengenai tahapan yang

akan dilakukan dan menjelaskan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses

implementasi yang berupa komputerisasi dari sistem. Dalam proses implementasi ini

membutuhkan jadwal implementasi yang berfungsi sebagai panduan atau pedoman

terhadap kegiatan serta tahapan yang harus dilakukan didalam proses implementasi

sistem tersebut.

Adapun jadwal yang harus dibuat didalam perencanaan implementasi sistem ini

dibagi dalam beberapa tahap yaitu:

a. Persiapan Data Awal

86

Merupakan kegiatan yang tujuannya mengumpulkan data yang nantinya akan

digunakan pada sistem usulan setelah selesai diimplementasikan. Waktu yang

dibutuhkan dalam hal ini sekitar dua minggu.

b. Pembuatan dan Test Program

Didalam pembuatan program berikut pengetesan program dikelompokkan

menjadi menu utama dan sub menu program. Dalam pembuatannya dibutuhkan

ketelitian agar terhindar dari kesalahan-kesalahan sehingga program dapat

digunakan dengan baik. Dalam pengetesan program ini untuk tiap-tiap modul

penulis memperkirakan jangka waktu satu minggu.

c. Pembuatan Buku Petunjuk

Dalam pengoperasian buku petunjuk sangat berperan dalam tata cara

melaksanakan sistem usulan ini. Dari buku petunjuk dapat diketahui cara

pengoperasian program komputer, teknik input data dan laporan. Untuk

kegiatan ini penulis menentukan waktu dua minggu.

d. Pelatihan Training

Pelatihan dilakukan untuk memberikan pengarahan kepada para personal untuk

pengoperasian program baru tersebut, agar dapat memahami dengan baik dan

dapat menangani kemungkinan kesalahan yang timbul. Dalam pelatihan ini

penulis memberikan waktu selama satu minggu.

e. Test Sistem

Yaitu kegiatan yang bertujuan guna melakukan uji coba terhadap sistem secara

keseluruhan agar mengetahui sampai dimana sistem ini dapat dipahami dengan

87

baik dan benar, hingga apabila terjadi kesalahan maka dapat langsung

diperbaiki. Untuk sistem ini pelaksanaannya selama dua minggu.

f. Peralihan Sistem

Peralihan sistem merupakan suatu kegiatan penggantian sistem lama dengan

sistem yang baru. Peralihan yang dilakukan pada sistem ini dapat dilakukan

secara bersamaan dengan sistem baru, dan setelah melihat bahwa kondisi sistem

usulan dapat diterapkan dengan baik, sistem yang lama dapat ditinggalkan.

g. Evaluasi dan Operasional

Kegiatan ini adalah kegiatan mengoperasikan sistem baru secara keseluruhan

dan menggunakan data yang sesungguhnya tetapi masih diperlukan

pengawasan terhadap sistem agar terhindar dari kesalahan dan bagaimana

membuat jalan keluar dari kesalahan yang terjadi.

Untuk mengetahui tahapan dan jadwal waktu yang dibutuhkan dalam usaha

mewujudkan sistem yang baru, maka penulis menyajikan bentuk dari pada

jadwal implementasi sistem yang harus dibuat. Adapun bentuk jadwal

implementasinya dapat dilihat sebagai berikut:

88

Tabel IV.7 Jadwal Implementasi

Nama Bulan I Bulan II Bulan III Bulan IV

Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Persiapan data awal

Pembuatan dan

Test Program

Pembuatan Buku

Petunjuk

Pelatihan Training

Test Sistem

Peralihan sistem

Evaluasi dan

Operasional

bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum filejurnal yang kemudian akan ditujukan kepada pimpinan...

Documents