1

BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI (BPA)

1.1 PENGENALAN

Bahagian Pembangunan Automasi (BPA) merupakan Bahagian yang bertanggungjawab

terhadap perancangan, pembangunan dan penyediaan kemudahan Teknologi Maklumat

& Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ), UTM Johor Bahru, PSZ

International Campus Kuala Lumpur dan Perpustakaan Fakulti. Bahagian ini terdiri dari

empat (4) unit utama iaitu Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan, Unit Perolehan dan

Penyenggaraan Komputer, Unit Server dan Rangkaian Komputer dan Unit Sistem

Aplikasi Perpustakaan. Setiap unit mempunyai peranan yang berbeza dalam

menyediakan kemudahan ICT kepada staf dan pengguna PSZ.

1.2 PERANAN UNIT

1.2.1 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

Unit ini bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Pengurusan

Perpustakaan dan memastikankemudahan capaian dan pengaksesan

kepada maklumat bahan PSZ ke tahap yang optima.

Menyenggara dan menaiktaraf Sistem Pengurusan Perpustakaan

supaya dapat beroperasi dengan lebih cekap dan cekap.

1.2.2 UNIT PEROLEHAN & PENYENGGARAAN KOMPUTER

Unit ini bertanggungjawab dalam menyediakan kelengkapan Teknologi

Maklumat & Komunikasi (ICT) ke tahap optima bagi memenuhi

keperluan staf dan pelanggan PSZ.

Menyenggara kelengkapan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT)

dengan cekap dan cepat.

2

1.2.3 UNIT SERVER & RANGKAIAN KOMPUTER

Unit ini bertanggungjawab dalam menyediakan infrastruktur Teknologi

Maklumat & Komunikasi (ICT), server

dan komponen penting Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) ke tahap

yang optima.

Merealisasikan keperluan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) melalui

fungsi unit yang telah dikenalpasti.

Mengemaskini Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) PSZ seiring dengan

perkembangan teknologi maklumat universiti.

1.2.4 UNIT SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN

Unit ini bertanggungjawab menyediakan kemudahan aplikasi dan

multimedia yang terbaik dalam membantu perkhidmatan perpustakaan

berfungsi ketahap yang paling optima.

Menyediakan kemudahan perkhidmatan penyebaran maklumat yang cekap

dan berkesan.

Membangunkan laman web PSZ dan aplikasi multimedia yang lain mengikut

keperluan PSZ dan Universiti.

3

2.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 2.1 AKTIVITI UNIT

2.1.1 Memantau dan Menyenggara Sistem Pengurusan Perpustakaan 2.1.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan Sepanjang 2009 sebanyak 125 aduan masalah dan keperluan telah diterima.

Perincian masalah yang dilaporkan mengikut bulan, modul dan status tindakan

adalah seperti di Jadual 1, Rajah 1-3 seperti di bawah:-

Jadual 1 : Kategori/Tindakan/Status Permasalahan Sistem Pengurusan Perpustakaan

Jumlah/ Status

Tindakan Aduan Masalah Mengikut Modul

Selesai BPA Vendor TCL Sistem Circ Cat Acq Holdings Web Libra

112 108 4 60 38 1 0 3 2 6 2

Outstanding BPA Vendor

13 13 0 1 8 1 0 0 2 1 0

121 4

Jumlah Keseluruhan

125 61 46 2 0 3 4 7 2

Rajah 1: Statistik Laporan/Penyenggaraan Sistem Pengurusan Perpustakaan 2009 Mengikut Bulan

27

7

10

67

119 9

1311

10

5

0

5

10

15

20

25

30

J AN F E BMAC

APR ME IJ UN J UL

OG OSS E P T

OK TNO V DIS

4

Rajah 2. Statistik Aduan Masalah Mengikut Modul 2009

30

4 27

2

46

61

0

10

20

30

40

50

60

70

AC Q C AT HL DG S C IR C WE B L IB R A S Y S TC L

Rajah 3: Permasalahan Sistem Pengurusan Perpustakaan Yang Diselesaikan oleh BPA dan Vendor

121

4

B P A

V endor L MS

Daripada seratus dua puluh lima (125) laporan yang diterima oleh BPA, hanya

tigabelas (13) laporan yang masih outstanding. Empat (4) laporan melibatkan

proses global change manakala sembilan (9) laporan adalah masalah yang

diharapkan dapat diatasi melalui pelaksanaan Sistem Pengurusan Perpustakaan

yang baru pada tahun 2010.

5

2.1.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru dan Graduan UTM ke Sistem ADVANCE

2.1.2.1 Rekod Pelajar Baru

Proses muatnaik dan kemaskini rekod pelajar baru bagi sesi Januari dan

Julai 2009 adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2 : Jumlah keseluruhan Statistik Penerimaan dan Muatnaik Rekod Pelajar Baru 2009

2.1.2.2 Graduan UTM

Proses kemaskini rekod graduan majlis konvokesyen UTM ke 42 dan ke

43 yang telah berjaya dikemaskini sepanjang tahun 2009 dengan

jumlah sebanyak 5,402 rekod seperti di Jadual 3.

Jadual 3 : Statistik Kemaskini Rekod Graduan 2009

Graduan Berjaya Dikemaskini Rekod Bermasalah

(Full Block)

Konvokesyen ke 42 1,350 76

Konvokesyen ke 43 4052 221

JUMLAH 5,402

297

Bulan Kategori Pelajar

Berjaya Muatnaik

Tidak Berjaya

Muatnaik

Jumlah Rekod

Januari MRM 0 188 188

Julai Kumpulan 1 4,070 396 4,466

Kumpulan 2 329 111 440

JUMLAH

4,399 695 5,094

6

2.1.3 Housekeeping

Proses housekeeping yang telah dilaksanakan oleh BPA adalah seperti di Jadual 4.

Jadual 4 : Housekeeping Rekod Mengikut Modul

Modul

Jumlah rekod

Tindakan

Circulation 51 Kemaskini nama pada rekod patron yang mengandungi angka dan nombor barkod yang mempunyai spacing

Cataloguing 364 Delete rekod yang mengandungi no. panggilan bibliofile

Acquisitions 7780 Kenalpasti rekod pesanan berstatus CONSID untuk semakan Penyelaras Modul Perolehan

Jumlah 8195

2.1.4 Wujud dan kemaskini parameter Sistem Pengurusan Perpustakaan

2.1.4.1 Perpustakaan Fakulti (PF) dan Unit Galerium

Beberapa kod telah diwujudkan mengikut keperluan modul dan Unit Galerium

seperti Jadual 5 dan Jadual 6 di bawah.

Jadual 5 : Tindakan yang dibuat bagi keperluan Perpustakaan Fakulti

Modul

Tindakan yang telah dilaksanakan

Acquisitions Mewujudkan 11 selector code dan 11 location code

Holdings Mewujudkan 11 sublocation dan 66 collection code

Circulation Mewujudkan 154 circ code dan melakukan 924 kali kemaskini loan matriks kepada 6 patron group

Utility Mewujudkan 11 port untuk staf PF, wujudkan password security

7

Jadual 6 : Tindakan yang dibuat bagi keperluan Unit Galerium

Modul

Tindakan yang telah dilaksanakan

Acquisitions Wujudkan material code = rm, order type = Gallerium, Pay type = Free, Condition= Gift dan Selector FMS

Holdings Wujdukan collection code = GL (Koleksi Galerium), circ code VM7 – Non circulating

Cataloguing Aktifkan tag : 008,040,050,100,110,245,260,300,500,650,700,750 dan 998

2.1.5 Lain-lain Aktiviti Unit

2.1.5.1 Penyediaan senarai dan perangkaan Research University (RU)

Menyemak rekod penulisan staf UTM yang dikenalpasti serta

menyenggara portal RU dari Jan - April 2009

2.1.5.2 Perolehan Sistem Perpustakaan Baru

Bagi memastikan PSZ memperolehi Sistem Perpustakaan baru yang

mantap, penyediaan spesifikasi teknikal yang terperinci telah

disediakan berdasarkan sesi perbincangan Keperluan Pengguna atau

User Requirement Study (URS) bersama Penyelaras Modul pada Ogos

2008. Sistem Pengurusan Perpustakaan yang diperolehi adalah

Symphony Library Management System.

2.1.5.3 Rekod Serials Solution

Terlibat dalam perbincangan yang dikendalikan oleh Unit Jurnal dan

Media Elektronik serta Unit Pengurusan Teknikal bagi mengenalpasti

proses dan kaedah pengurusan rekod jurnal dari Serials Solution.

Proses pengujian muatnaik rekod .mrc Serials Solution telah dilakukan

sebanyak 3 kali untuk mengenalpasti keperluan tag serta paparan rekod

bibliografik yang berjaya dimuatnaik.

8

3.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER

3.1 AKTIVITI UNIT

3.1.1 Peruntukan Mengurus Mengikut Vot

Peruntukan asal yang diperolehi oleh Bahagian Pembangunan Automasi (BPA)

bagi mengurus keperluan ICT di PSZ menggunakan Vot Mengurus dan Dasar

One-Off adalah seperti di jadual 7.

Jadual 7 : Jumlah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus BPA Tahun 2009

Vot Peruntukan 2009 Dasar One-Off

28000 RM 730,000.00

35000 RM 156,500.00 RM 1,000,000.00

36000 RM 18,500.00

JUMLAH RM 905,000.00 RM 1,000,000.00

3.1.2 Perbelanjaan Mengikut Vot 2009

Perbelanjaan bagi perolehan perkakasan ICT di PSZ mengikut vot adalah seperti

di Jadual 8. Jumlah keseluruhan anggaran perolehan oleh BPA ialah RM

2,126,494.25 melebihi peruntukan yang diberikan iaitu RM 1,905,000.00 atau

lebihan perbelanjaan sebanyak 12%.

9

Jadual 8 : Jumlah Anggaran Perbelanjaan Mengurus BPA Tahun 2009

Vot

Peruntukan

(RM)

-a-

Perbelanjaan

(RM)

-b-

Peruntukan

one-off (RM)

-c-

Perbelanjaan

peruntukan

one-off (RM)

-d-

Jumlah

perbelanjaan

(RM)

b+d

Baki (RM)

1,000,000.00

27000 - 412,285.00 493,562.00 905,847.25

28000 730,000.00 472,233.00 - 472,233.00

35000 156,500.00 198,940.00 472,000.00 670,940.00

36000 18,500.00 77,474.00 - 77,474.00

JUMLAH

(RM) 905,000.00 1,160,932.25 1,000,000.00 965,562.00 2,126,494.25

(221,494.25)

@ 12%

Nota:

Vot asal untuk BPA sebelum perpindahan vot oleh BTK

Keseluruhan vot mengikut Bahagian perlu merujuk kepada lejer BTK – bergantung kepada kelulusan pembayaran oleh Bendahari UTM

3.1.3 Penyenggaraan Perkakasan Komputer

Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan

Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 daripada Januari – Disember 2009 ialah

sebanyak 149 kes.

Jumlah ini telah menurun sebanyak 69 kes atau 31.6% berbanding 218 kes pada

Januari – Disember 2008 walaupun tempoh penyenggaraan perkakasan berbeza

pada tahun 2008 dan 2009. Daripada 149 kes penyenggaraan yang diterima, 52

kes melibatkan penyenggaraan perkakasan dan 97 kes melibatkan

penyenggaraan perisian.

10

Jadual 9: Perbandingan Laporan Kerosakan Perkakasan Komputer tahun 2008

dengan 2009

Laporan Kerosakan Jan – Dis

2008

% Jan – Dis

2009

%

Perkakasan 62 28.4 52 34.9

Perisian 156 71.6 97 65.1

JUMLAH 218 100 149 100

Jadual 10 menunjukkan Pencapaian Penyenggaraan Perkakasan Komputer

Mengikut Tempoh 63 jam Waktu Bekerja dari Januari – Jun 2009 berbanding

dengan Julai - Disember 2009. Secara keseluruhan, jumlah penyenggaraan pada

separuh tahun kedua 2009 menurun sebanyak 7 kes berbanding 78 kes pada

separuh tahun pertama 2009.

Jadual 10: Pencapaian Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 63 jam Waktu Bekerja tahun 2009

Tempoh Penyenggaraan

Januari - Jun Julai- Disember

Kuantiti Peratus (%) Kuantiti Peratus (%)

0 – 63 jam 58 74 57 80.3

64 – 126 jam 5 7 1 1.4

127 – 189 jam 4 5 3 4.2

> 189 jam 11 14 10 14.1

Jumlah 78 100 71 100

3.1.4 Kelas Latihan Instalasi Antivirus Symantec EndPoint Protection (SEP)

Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer (UPP), BPA telah bekerjasama

dengan Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM), BTK bagi menjayakan Kelas

Latihan Instalasi Antivirus Symantec EndPoint Protection (SEP) untuk staf

sokongan PSZ pada 31 Julai 2009 dan 4 Ogos 2009. UPP bertanggungjawab

menyediakan manual instalasi dan tenaga pengajar di mana dua (2) orang

11

juruteknik UPP telah dipertanggungjawabkan sebagai fasilitator kelas untuk

latihan berkenaan. UPSM pula bertanggungjawab mengeluarkan surat dan

penyediaan makanan kepada peserta. Laporan lengkapbagi kelas latihan

berkenaan adalah seperti di lampiran 1.

3.1.5 Pelupusan Perkakasan Komputer

Jumlah pelupusan perkakasan komputer oleh BPA ialah sebanyak 80 unit alat

ICT berjumlah RM 933,045.25 yang melibatkan perkakasan seperti CPU (11),

external harddisk (1), harddisk (7), hub (5), monitor (20), server (12), backup

tape server (4), selfcheck machines (3) dan switch (17)

3.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

3.2.1 Latihan Asas Penjagaan dan Penyenggaraan Peralatan Perkomputeran

Meminimumkan kes penyenggaraan perkakasan perkomputeran dengan

memberi latihan asas penjagaan dan penyenggaraan khususnya komputer dan

pencetak kepada staf PSZ bagi memastikan tugas harian dapat dilakukan

dengan lebih efisyen.

3.2.2 Borang Laporan Kerosakan Perkakasan Perkomputeran

BPA perlu merangka satu borang khas untuk laporan kerosakan perkakasan

perkomputeran sebagai inisiatif untuk mengatasi isu berbangkit dalam

penggunaan borang PSZ 18.1.

3.2.3 Penambahan Peruntukan Mengurus ICT

Peruntukan Mengurus bagi keperluan ICT di PSZ perlu ditambah

memandangkan peruntukan bagi vot 35000 dan vot 36000 yang diperolehi tidak

mencukupi untuk memperolehi peralatan ICT yang diperlukan di PSZ.

Kekurangan peruntukan menyebabkan kesukaran bagi unit ini memberikan

perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada staf dan juga pengguna PSZ.

12

4.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 4.1 AKTIVITI UNIT

4.1.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian,

Perisian dan Perkakasan (UNIX based dan Windows based)

Pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik terhadap server di PSZ telah

dilaksanakan terutama bagi OPAC, Sistem Pengurusan Perpustakaan

(ADVANCE), Sistem Pengurusan Dokumen, Sistem Aplikasi Perpustakaan, Emel

dan LIBRA (Mesin Layan Diri).

Jadual 11: Masalah Sistem/Aplikasi Server

Sistem / Aplikasi

Bilangan Masalah

Catatan

ADVANCE 3 Masalah aplikasi server ADLIS

INFOLAN2 4 Masalah aplikasi INFOLAN2 di server OPAC

Emel

6 Masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem pengoperasian server emel

Ekspress 1 Masalah sistem pengoperasian server ekspress

Doc 1 Masalah teknikal server doc

Smartweb 1 Masalah teknikal server smartweb

JUMLAH

16

Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara

berkala termasuklah muat turun dan instalasi service pack/patches terkini bagi

Windows 2000/2003 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape

drive dan imbasan virus.

13

4.1.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk

Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah Berkaitan Rangkaian

PSZ

Jadual 12: Naiktaraf dan Masalah Rangkaian di PSZ

Bil Aktiviti

Catatan

1 Naiktaraf Rangkaian PSZ/UTM

Proses test speed (downloading) rangkaian dari PSZ dilakukan oleh vendor/CICT pada April 2009

Proses Multiple Spanning-Tree Protocol Deployment (MSTP) telah dilakukan oleh vendor/CICT pada Jun 2009

2 Naiktaraf Rangkaian Tanpa Wayar PSZ

Penstrukturan semula rangkaian tanpa wayar di PSZ dan pelaksanaan sistem pemantauan secara berpusat oleh CICT-WCC pada April 2009

3 Masalah Rangkaian Telah dikategorikan kepada 2 jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet dan masalah akses ke sistem PSZ

Masalah akses ke Intranet/Internet

36 kes dilaporkan – rujuk Jadual 13

Masalah akses ke sistem PSZ

16 kes dilaporkan – rujuk Jadual 14

14

Jadual 13 : Masalah Akses Ke Intranet/Internet di PSZ

Masalah Akses Ke Intranet/Internet Bilangan Masalah

Gangguan bekalan elektrik di bilik server PSZ 2

Gangguan bekalan elektrik di bilik server CICT 1

Kerosakan pencawang elektrik utama UTM 2

Masalah rangkaian PSZ 2

Masalah rangkaian UTM 2

Kerosakan point rangkaian PSZ 1

Masalah akses pangkalan data langganan PSZ melalui VPN 1

Masalah konfigurasi server DNS CICT 3

Kerosakan router di CICT 2

Penyenggaraan firewall utama UTM 1

Penambahbaikan rangkaian dan penggantian peralatan rangkaian CICT yang rosak (F5 Internet load balancer)

1

Kes pencerobohan dan Denial-of-Service(DoS) dalam rangkaian UTM. 1

Proses naiktaraf rangkaian PSZ oleh CICT dan penukaran ISP (Jaring ke Time dan TM) yang meliputi proses fine-tuning peralatan dan perisian rangkaian di CICT dan PSZ

10

Masalah link ISP UTM 2

Masalah kerosakan kable rangkaian wireless 1

Masalah teknikal rangkaian tanpa wayar UTM. Penstrukturan semula AP rangkaian tanpa wayar UTM telah dilaksanakan oleh CICT-WCC.

4

JUMLAH 36

15

Jadual 14 : Masalah Akses Ke Sistem PSZ

Masalah Akses Ke Sistem PSZ

Akses kepada INFOLAN2 - berpunca dari masalah aplikasi di server OPAC

4

Akses kepada Sistem Pengurusan Perpustakaan - berpunca dari masalah aplikasi di server ADLIS

3

Akses ke Sistem Aplikasi Perpustakan (LAS) - berpunca dari masalah teknikal di server Smartweb

1

Akses ke Sistem Pengurusan Dokumen (DM) - berpunca dari masalah teknikal di server Doc

1

Akses ke sistem emel PSZ – berpunca dari masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem pengoperasian server emel

6

Akses ke server Ekspress – berpunca dari masalah sistem pengoperasian server Ekspress

1

JUMLAH 16

4.1.3 Memantau dan menyenggara Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK)

Sepanjang tahun 2009, sebanyak 23 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan dalam

sistem dan 2 rekod lagi dikemaskini bagi staf dari fakulti yang ditukarkan ke PSZ.

Proses mengemaskini rekod kedatangan staf dilakukan dari semasa ke semasa

apabila akses ke SPWK tidak dapat dilakukan akibat masalah rangkaian PSZ/UTM.

Rekod staf juga turut dikemaskini termasuklah cuti sakit, cuti bersalin dan lain-lain

cuti.

4.1.4 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan

4.1.4.1 Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus

Proses memperbaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi

memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel.

16

Jadual 15 : Penyenggaraan Perisian/Perkakasan Server Emel

Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus

1 MDaemon Pro 500 Users (Renewal Upgrade) v10.1.2 Jan 2011

2 MDaemon Antivirus 500 Users (Renewal Upgrade)

V4.0.2 Jan 2011

Sepanjang tahun 2009, sebanyak 3 masalah aplikasi email client (POP3)

telah dilaporkan oleh staf dan proses penambahbaikan telah dilakukan

bagi mengatasi masalah tersebut. Manakala, sebanyak 6 masalah akses ke

server emel disebabkan masalah teknikal dan proses naiktaraf sistem

pengoperasian server emel. Konfigurasi setting MDaemon sentiasa

dilakukan bagi memenuhi keperluan semasa terutama terhadap pelbagai

ancaman spam dan serangan virus terhadap sistem emel.

Jadual 16 : Aktiviti Penyenggaraan Sistem Emel Sepanjang Tahun 2009

Tindakan Bilangan

Mailing List baru telah diwujudkan :- jk-ekcp@mel.psz.utm.my pf@mel.psz.utm.my ajk-ppb@mel.psz.utm.my ajk-bicarakarya@mel.psz.utm.my ajk-utmrs@mel.psz.utm.my pszkl_officer@mel.psz.utm.my webteam@mel.psz.utm.my

7

Akaun emel baru yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 5 orang staf di PSZ KL

30

Akaun emel staf PSZ yang dihapuskan dari sistem emel 5

4.1.4.2 Cleaning tape drive

Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara

berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam keadaan

yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang

berasingan bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive

server.

17

4.1.4.3 Service Pack dan Patches

Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Windows 2000

server & Windows 2003 server (Windows based) sentiasa dilakukan bagi

memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan

serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap.

4.1.5 Naiktaraf Server

4.1.5.1 Server Smartweb - Compaq ProLiant 8000

Proses naiktaraf server telah dilakukan pada bulan April 2009 yang

meliputi penambahan RAM dan hard disk.

4.1.5.2 Server Emel - Compaq ML370

Proses naiktaraf server emel meliputi penambahan RAM, hard disk dan

sistem pengoperasian dari Windows 2000 server ke Windows 2003 server

telah dilaksanakan pada bulan Mei 2009.

4.1.5.3 Server DMS - Compaq ProLiant 8000

Proses naiktaraf server telah dilakukan pada bulan Disember 2009 yang

meliputi penambahan RAM dan hard disk.

4.1.6 Instalasi Server baru – HP Proliant DL380 G6

Proses instalasi sistem pengoperasian Windows 2003 bagi server baru bagi Aplikasi

Laporan iaitu Web Reporting dan Director Station.

4.1.7 Pelaksanaan Storage Area Network (SAN)

Permohonan perolehan bagi storan server berskala besar iaitu Storage Area

Network (SAN) telah diluluskan oleh pihak universiti untuk menampung keperluan

perpustakaan digital PSZ. Proses penerimaan dan pelaksanaan storan tersebut

dilakukan pada awal tahun 2010.

18

4.2 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

4.2.1 Penggantian (naiktaraf) server Sistem Pengurusan Dokumen dan Sistem

Aplikasi Perpustakaan - Compaq Proliant 8000

Proses penggantian bagi kedua-dua server diperlukan bagi memenuhi keperluan

ICT semasa memandangkan model kedua-dua server telah obselete. Gantian

perkakasan bagi server berkenaan semakin sukar diperolehi di pasaran dan

mahal seperti tape drive, data cartridge, hard disk dan sebagainya.

19

LAPORAN TAHUNAN UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 2009

5.1 AKTIVITI UNIT

5.1.1 Memantau, Membangun dan Menyenggara Sistem Aplikasi Perpustakaan

(SAP) dan Sistem Pengurusan Dokumen (SPD)

Sistem Aplikasi Perpustakaan mempunyai lapan (8) modul iaitu Modul Meja

Rujukan (Reference Desk), Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skills

Classes), Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking), Modul Tempahan Ruang &

Alat (Room & Equipment Reservation), Modul Forum Akademik (Academic

Forum), Modul Media Streaming, Modul E-Dagang (E-Commerce) dan Modul

Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP). Sistem Pengurusan Dokumen pula

terdiri dri tiga (3) modul iaitu Docs Open, Docs Fusion dan Cyberdocs.

5.1.1.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP)

Keseluruhan modul Sistem Aplikasi Perpustakaan masih melalui proses

penambahbaikan yang berterusan dan didapati semakin mantap. Modul

seperti Visitor Tracking, Reservation, Media Streaming dan Academic

Forum menunujukkan tiada sebarang permasalahan sepanjang tahun

2009 memandangkan pemantauan dan pengemaskinian modul ini oleh

pemilik modul telah dilaksanakan dengan berkesan.

Modul Perisian Penghubung Data Pesanan (PPDP) yang di bangunkan

pada tahun 2007 masih lagi belum dapat beroperasi dengan berkesan

kerana masih terdapat permasalahan integrasi antara modul dan

paparan laporan yang perlu di lakukan penambahbaikan.

a) Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah

SAP Yang Dilaporkan

20

Jadual 17 : Masalah SAP Mengikut Modul sepanjang tahun 2009

Modul Change Request Problem Report

Visitor Tracking 0 0

Library Skill Classes 1 0

Reservation System 0 0

Media Streaming 0 0

Discussion Forum 0 0

Billing 0 0

Online Reference Desk 1 1

General Utility Screens 0 1

PPDP 12

Jumlah 2 14

Jadual 17 menunjukkan pelaporan masalah SAP melalui SAMA bagi

tahun 2009. Sebanyak enambelas (16) laporan diterima di mana dua (2)

laporan adalah penambahbaikan dan empatbelas (14) adalah laporan

masalah. Sebanyak tigabelas (13) laporan telah berjaya diselesaikan

manakala tiga (3) masih lagi tertangguh. Aduan laporan diperolehi dari

SAMA, emel dan laporan dari pihak vendor.

Bagi sistem PPDP, laporan masalah yang dilaporkan sepanjang tahun

2009 agak tinggi oleh kerana ianya masih lagi dalam pengujian.

Keseluruhan masalah yang dilaporkan kepada pihak vendor tidak dapat

diselesaikan mengikut tarikh ditetapkan. Hasil dari log yang

didokumenkan mendapati kebanyakan permasalahan hanya dapat

diselesaikan melebihi dari 14 hari bekerja. Rujuk Jadual 18.

Jadual 18: PPDP Problem Report/Change Request

Log Masalah

Aktiviti Keputusan

Problem Report

12 Laporan kepada Vendor

Selesai 9 Tertangguh 3

Change Request

0 Laporan Kepada Vendor

Selesai

Jumlah 12 9 3

21

5.1.1.2 Sistem Pengurusan Dokumen

a) Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah SPD

Yang Dilaporkan

Sistem Pengurusan Dokumen (Cyberdocs) mengalami masalah ketara

sepanjang tahun 2009 di mana sistem ini tidak dapat memenuhi

keperluan semasa dan perlu dinaiktaraf. Antara kelemahan sistem ini

ialah:

Aplikasi Cyberdocs tidak seiring dengan Sistem Pengoperasian

yang terkini.

Aplikasi Java yang dipasang pada sistem sudah ketinggalan dan

perlu di kemaskini.

Aplikasi pembacaan dokumen yang rumit dan tiada peningkatan

versi (Adobe Reader).

Keadaan permasalahan di atas menyebabkan timbulnya beberapa

perkara iaitu:

Sistem Pengoperasian yang dipasang pada komputer yang

digunakan perlu di downgrade supaya selaras dengan keperluan

aplikasi CyberDocs. Apabila updates dibuat pada Sistem

Pengoperasian, masalah untuk mengakses Cyberdocs gagal

kerana patches terkini tidak compatible dengan aplikasi Java

dan Adobe Reader versi rendah yang diperlukan oleh Cyberdocs

Kemaskini aplikasi Java juga perlu mengikut kesesuaian pada

aplikasi komputer dan perkakasan yang digunakan dan faktor ini

juga menyebabkan CyberDocs gagal berfungsi dengan

berkesan.

Kekangan peningkatan versi pembacaan juga menyukarkan

dokumen untuk di baca.

Kekangan yang terdapat pada modul CyberDocs menyebabkan permasalahan aplikasi tersebut sentiasa berulang. Pada bulan Ogos dan Oktober 2009, permasalahan mengenai aplikasi dan perkakasan seperti di atas menyebabkan staf sukar untuk memuat turun dokumen ke pelayan.

22

Jadual 19: Masalah Aplikasi Sistem Pengurusan Dokumen (Cyberdocs)

Tahun Kategori

Bulan (Jumlah) Status Selesai

Status Tindakan Vendor

Status Sedang disemak

Belum selesai/ *Baru

2009 Laporan Masalah

Januari

Februari 2

Mac

April

Mei

Jun

Julai 1

Ogos 4

September

Oktober 4

November

Disember 2

Jumlah 11 2

Jumlah Keseluruhan 13

5.1.1.3 Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan (SAP)

Semakan setiap Modul SAP untuk tujuan housekeeping telah dilakukan pada bulan Januari hingga Disember 2009 terutama pada Modul General bahagian Security seperti di jadual 20.

Jadual 20 : Housekeeping Sistem Aplikasi Perpustakaan

Faktor Tahun 2009

Bersara/Kematian 3

Pertukaran jabatan 11

Akses Modul lain 0

Percubaan patron 0

Keselamatan 0

Staf Baru 9

Jumlah 23

23

5.1.2 Pembangunan dan penyelarasan laman web Perpustakaan dan Bahagian /Unit

5.1.2.1 Portal PSZ

Pembangunan portal bagi tahun 2009 telah bermula dengan

pemindahan data ke pelayan baru yang lebih sesuai. Proses ini telah di

lakukan pada bulan Februari 2009. Keupayaan akses kepada portal yang

perlahan dan sistem keselamatan yang agak rendah menyebabkan

Sistem Operasi pelayan ditukar kepada Linux Ubuntu 9.04. Ini

termasuklah menyediakan pelayan sokongan bagi menghadapi sebarang

masalah berkaitan dengan portal PSZ.

Jadual 21 : Spesifikasi Perkakasan Pelayan Portal

Server Name/hostname Portal

Operating System & Svc Pack Ubuntu Linux 9.04

Model HP Proliant DL380 G6

Processor

Intel Xeon, Quad-core processor 2.5 GHz, 1333 MHz FSB - Intel 5000P

Chipset

Total RAM Installed (GB) 4GB PC2-5300

Function / Application Installed Library Portal/Web based/CMS -

(Joomla/Wordpress/Drupal/Liferay)

Database version MySQL 5.0

Masalah dan penambahbaikan dalam portal sepanjang tahun 2009

adalah agak tinggi dengan enambelas (16) masalah serta sebelas (11)

penambahbaikan telah direkodkan. Bagaimanpun semua aduan yang di

laporkan telah berjaya diselesaikan mengikut masa ditetapkan.

24

Rajah 4 : Carta Permasalahan Portal 2009

5.1.2.2 Membina Laman Web Baru

Pelaksanaan pelarasan portal baru PSZ mula dilaksanakan bermula pada

Mei 2009 berpandukan Laman Rasmi UTM. Keseluruhan laman web yang

telah diwujudkan sepanjang 2009 adalah sebanyak 18 tapak. Pembinaan

tapak laman web berkenaan semakin bertambah seiring keperluan Bahagian

di PSZ. Pembinaan laman web ini juga adalah kesinambungan daripada

laman web portal PSZ yang baru untuk tujuan keselamatan, memudahkan

proses penyenggaraan dan untuk mengelak sesebuah laman menjadi

sasaran mudah untuk digodam. Pemindahan data dari server lama ke server

baru telah di lakukan pada Januari hingga Februari 2009

Url bagi laman web adalah seperti berikut:

25

a. Laman Web Utama PSZ

http://www.utm.my/psz

http://portal.psz.utm.my/psz

b. Laman Web Bahagian

Laman Bhg Pemb. Automasi http://portal.psz.utm.my/div/bpa_eng

Laman Bhg. Pemb. Koleksi http://portal.psz.utm.my/div/bpk

Laman Bhg. Perkhidmatan Maklumat

http://portal.psz.utm.my/div/bpm

Laman Bhg. Pembangunan Sumber http://portal.psz.utm.my/div/bps

Laman Bhg. Pemprosesan Teknikal http://portal.psz.utm.my/div/bpt

Laman Bhg. Repositori http://portal.psz.utm.my/div/br

Laman Bhg. Sokongan Penyelidikan http://portal.psz.utm.my/div/bsp

Laman Bhg. Pentadbiran dan Kewangan http://portal.psz.utm.my/div/btk

Laman Bhg. International Kampus KL http://portal.psz.utm.my/div/kl

c. Laman Web Sosial yang berkaitan dengan Portal PSZ juga telah

diwujudkan. Laman ini perlu dipantau dan diselenggara oleh pentadbir

laman web yang telah dilantik.

Laman media sosial - Chat Online http://portal.psz.utm.my/chat

Laman media sosial - video http://portal.psz.utm.my/video

Laman Sistem Pengurusan Kualiti PSZ http://portal.psz.utm.my/quality

26

Laman UTM Reading Station http://portal.psz.utm.my/utmrs

Laman web Knowledge Management http://portal.psz.utm.my/km

Laman web pencarian dan input UTMRS http://portal.psz.utm.my/rs

Laman web slide kehadiran pelajar http://portal.psz.utm.my/buku/slide/front.php

Laman web Pelajar praktikal http://portal.psz.utm.my/ps09

5.1.2.3 Latihan Pembangunan Laman Web

Beberapa siri latihan bagi penyenggaraan laman web mengikut

Bahagian telah dilaksanakan pada 10 -11 September 2009. Latihan ini

melibatkan kerjasama kumpulan laman web (webteam) dalam

memberikan latihan suntingan, seksyen, kategori dan penyenggaraan

laman web bahagian masing-masing.

Perjumpaan lanjutan bagi sebarang permasalahan baru telah di

laksanakan pada setiap hari Khamis sepanjang tahun 2009. Setiap laman

web Bahagian dikendalikan oleh seorang Pustakawan dan dibantu oleh

Pembantu Perpustakaan bagi tujuan kemasukan data dan rekabentuk

paparan. Pembangunan laman web bahagian juga adalah selaras

dengan keperluan Portal Perpustakaan sebagai gerbang maklumat

Universiti.

5.1.2.4 Keperluan Aplikasi Terkini

Aplikasi suntingan grafik dan aplikasi suntingan video masih lagi dilihat

sebagai aplikasi yang paling utama. Latihan dan kursus kepada kedua-

dua aplikasi ini perlu dipertingkatkan dengan menghadiri latihan

lanjutan bagi memantapkan pengetahuan. Persediaan ke arah modul

aplikasi 3 dimensi juga dikemaskini untuk pembangunan portal dan

27

penghasilan montaj persembahan. Peningkatan versi Aplikasi seperti

Adobe Photoshop CS3, Edius Conopus HD MAX dan 3D Max dilihat

mampu memberikan impak pada penghasilan persembahan montaj dan

penghasilan portal.

5.1.3 Membina Animasi Montaj

Montaj bagi beberapa perasmian besar telah dapat dihasilkan dengan adanya

aplikasi animasi multimedia seperti aplikasi suntingan video Edius Conopus (High

Definition), Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony Sound Forge iaitu

penghasilan montaj bagi:

1. Montaj persembahan AKNC (Dis 2008 – Feb 2009) 2. Montaj Persembahan Reading Station (April-Mei 2009) 3. Montaj Persembahan APA (Disember 2009).

5.1.4 Penganjuran Latihan Dalaman Staf PSZ

Beberapa siri latihan bagi penyenggaraan laman web mengikut bahagian telah

dilaksanakan pada 10 -11 september 2009. Perjumpaan lanjutan bagi sebarang

permasalahan baru juga telah di laksanakan pada 20 Oktober 2009. Setiap

laman web bahagian dikendalikan oleh seorang Pustakawan dan di

bantu oleh Pembantu Perpustakaan bagi tujuan kemasukan data dan

menyediakan rekabentuk atau layout. Pembangunan laman web bahagian

adalah selaras dengan keperluan Portal Perpustakaan sebagai gerbang

maklumat. Latihan dan perbincangan bersama kepada pemilik modul Sistem

Aplikasi Perpustakaan. dan Pengurusan Dokumen telah dilaksanakan secara

berperingkat-peringkat :

Modul Library Skills Classes – Februari 2009 – Cik Nazrinda A Samah

Modul Academic Forum – Ogos 2009 – Pn Syahranah Ahmad Raqi

Modul Online Reference Desk – September 2009 – Pn Zafarina Dol

28

5.2 ISU DAN MASALAH

Keperluan pembinaan laman web perpustakaan dan laman pautan yang lain semakin

bertambah. Laman pautan seperti Unit perlu diwujudkan dan diselaraskan bagi

keperluan laman web Bahagian tersebut. Laman web sosial seperti chat online dan video

perlu sentiasa di kemaskini bagi menghasilkan data yang tepat.

Keseluruhan laman web ini meliputi 18 buah tapak memerlukan pemantauan dan

kemaskini yang berterusan. Latihan terhadap penggunaan laman web yang dijalankan

dan kemaskini di bahagian administrator dan server menjadi bertambah rumit.

Keselamatan rangkaian juga memerlukan pemantauan sepanjang masa dari segi aliran

trafik keluar masuk ke portal agar pautan ke portal sentiasa pantas dan cekap. Ahli

kumpulan web yang diwujudkan seramai 5 orang seringkali menghadapi masalah bagi

menangani semua permasalahan yang timbul. Keperluan dalam menangani teknologi

Sistem Pengurusan Kandungan (CMS) juga perlu sentiasa dikemaskini bagi

membolehkan laman web perpustakaan tidak ketinggalan.

5.3 TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

5.3.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan/Pengurusan Dokumen

Sistem Aplikasi perpustakaan dan Sistem Pengurusan Dokumen yang di

bangunkan pada tahun 2000 dilihat sudah ketinggalan dari segi teknologi,

rekabentuk, paparan antaramuka dan interaksi. Aturcara program ASP yang

digunakan telah ketinggalan begitu juga dengan perkakasan pelayan yang tidak

dapat menampung keperluan aplikasi masakini. Operasi penggunaan menjadi

perlahan dan sudah tidak sepadan dengan keperluan pengguna. Aplikasi pada

kedua-dua sistem ini kadangkala tidak membenarkan pelajar untuk mengakses

dokumen dari pelayan akibat dari aplikasi sistem yang sudah ketinggalan.

Aplikasi yang dipertontonkan juga sudah ketinggalan dan dilihat tidak mesra

pengguna (Modul Forum Akademik, Modul Tempahan, Modul Kelas kemahiran

dan Modul Meja Rujukan) serta tidak mampu berinteraksi dengan berkesan

kepada pengguna. Biarpun aplikasi ini masih digunakan namun ianya tidak

29

menarik dan pengguna mula beralih kepada aplikasi sosial yang lain. Ini dapat di

lihat dari jumlah penggunaan modul-modul ini yang semakin berkurangan.

Pihak pengurusan perlu melihat kepada aplikasi baru yang lebih sesuai dan

mampu menangani permasalahan teknologi masa kini. Peningkatan aplikasi

kepada versi yang terkini juga sudah tidak mampu dilakukan kerana penggunaan

teknologi itu sendiri yang telah luput (obsolete).

6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

6.1 Pelaksanaan Kajian User Time Spent in PSZ oleh semua staf BPA dari April – September

2009 6.2 Pembangunan Portal BPA di bawah tanggungjawab PmP(BA) dengan seliaan P(USA) 6.3 Perbincangan dan pengwujudan lapan (8) dasar yang melibatkan Bahagian

Pembangunan Automasi bermula pada Oktober-November 2009 yang meliputi dasar seperti di bawah :-

a. Dasar Pengurusan Kewangan b. Dasar Perolehan c. Dasar Pengurusan Aset Alih d. Dasar Pelupusan, Kehilangan dan Hapuskira e. Dasar Teknologi Maklumat f. Dasar Keselamatan g. Dasar Data h. Dasar Laporan dan Statistik

6.4 Attachment oleh Pustakawan Universiti Malaysia Kelantan di BPA pada 24-27 Ogos

2009.

7.0 LATIHAN, SEMINAR, KURSUS DAN BENGKEL STAF BPA Latihan, Seminar, Kursus dan Bengkel yang dihadiri oleh Staf di Bahagian Pembangunan

Automasi sepanjang tahun 2009 adalah seperti di Lampiran 2.