kandungan mukasurat 1.1 pendahuluan 1 1.2...
TRANSCRIPT
KANDUNGAN MUKASURAT 1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 1 1.1 PENDAHULUAN 1 1.2 AKTIVITI UNIT 1
1.2.1 Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi
Masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan 1 1.2.1.1.1 Modul Sistem 3 1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) 3 1.2.1.1.3 Modul Perolehan 3
1.2.2 Muatnaik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan SPACE ke sistem ADVANCE 5 1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru 5 1.2.2.2 Rekod Graduan 6 1.2.3 Housekeeping 7 1.2.4 Pusat Sumber Fakulti Alam Bina 7 1.2.5 Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan 8 1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228) 8 1.2.5.2 Data Bridge dan Perisian Penghubung Data 9
1.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 9 1.3.1 Sistem Inventori Koleksi 9 1.3.2 Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE 9 1.3.3 Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru 9
2.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 10 2.1 PENDAHULUAN 10 2.2 AKTIVITI UNIT 10
2.2.1 Perolehan Perkakasan Komputer 10 2.2.2 Penyenggaraan Perkakasan Komputer 11 2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer 13
2.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 15 2.3.1 Maklumbalas Status Perolehan 15 2.3.2 Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot 15 2.3.3 Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 15
3.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER 16 3.1 PENDAHULUAN 16 3.2 AKTIVITI UNIT 16
3.2.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) 16 3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 16
3.2.1.1.1 Geoweb – OPAC 16 3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb 17 3.2.1.1.3 Emel 17
KANDUNGAN MUKASURAT
3.2.1.1.4 Proxy Server Staf 17 3.2.1.1.5 Proxy Server Pelajar 17
3.2.1.2 Masalah Perkakasan 18 3.2.1.2.1 Server OPAC 18 3.2.1.2.2 Server Adlis 18 3.2.1.2.3 Server CCTV 18
3.2.1.3 Instalasi Baru 18 3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar 18
3.2.1.3.2 Server Anti Virus Staf 19
3.2.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ Termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ 20 3.2.2.1 Nod Rangkaian 20 3.2.2.2 Wireless Network 21 3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ 21 3.2.2.4 Masalah Rangkaian 21
3.2.2.4.1Internet/Intranet 21 3.2.2.4.2 Sistem PSZ 22 3.2.2.4.3 Pangkalan data yang dilanggan PSZ 23
3.2.3 Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu 24 3.2.4 Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ 24 3.2.5 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 25
3.2.5.1 Proxy Server 25 3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus 25 3.2.5.3 Cleaning Tape Drive 26 3.2.5.4 Service Pack dan Patches 27 3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect 27
3.2.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ 27
3.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 28 Network Monitoring Tools 28 3.3.1
3.3.2 Disaster Recovery Plan (DRP) 28
4.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA 29 4.1 PENDAHULUAN 29 4.2 AKTIVITI UNIT 29
4.2.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan 29 4.2.1.1 Modul Meja Rujukan 29 4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran 30 4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat 30 4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat 31 4.2.1.5 Modul Forum Akademik 31 4.2.1.6 Modul Media Streaming 31 4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) 31
4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit 31 4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) 32 4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS 32 4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode 34
KANDUNGAN MUKASURAT
4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik 34 4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL 34
4.2.2 MASALAH 35
4.2.3 PENAMBAHBAIKAN 35
4.2.4 KESIMPULAN MIGS 36
4.3 LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 36 4.3.1 Change Request 37 4.3.2 Problem Report 37
4.4 PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN 37 4.4.1 Imej 37 4.4.2 Promosi 38 4.4.3 Perancangan Penambahbaikan 38 4.4.4 Manual Penggunaan Aplikasi 38
4.5 SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN 38 4.5.1 Laporan Masalah CyberDocs 38 4.5.2 Masalah 39 4.5.3 Statistik Dokumen 40
4. 6 PENAMBAHBAIKAN 41 4.6.1 Kemaskini Dokumen 41 4.6.2 Format Keselamatan 41 4.7 HOUSEKEEPING 41 4.8 KEPERLUAN APLIKASI BARU 42 4.9 LATIHAN 43 4.10 KURSUS 43
4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas 43 4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 43 4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 44 4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia 44
4.11 PENAMBAHBAIKAN 44 4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi 44
4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi 44 4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia 44
5.0 KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 45
6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI 48 6.1 Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ,
PSZ 1.11 48 6.2 Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) 48 6.3 Kemaskini Laman Web Unit 48 6.4 Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE 48 6.5 Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 48 6.6 Pemasangan Kabel USB 49 6.7 Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer 49 6.8 Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi 49
SENARAI RAJAH MUKASURAT Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 2 Bagi 2005 Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005 2 Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005 4 Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor 5 Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut
Vot Tahun 2005 10
Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005 13
SENARAI JADUAL MUKASURAT
Jadual 1 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005 5 Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005 6 Jadual 3 : Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005 7 Jadual 4 : Statistik Global Change pada 2005 7 Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005 11 Jadual 6 : Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1
(Pin. 2/2005) Tahun 2005 12
Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005 14 Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005 20 Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan 22 Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ 23 Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ 23 Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0 24
Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon 25
Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005 26
Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA 36
Jadual 16 : Permohonan Change Request 37
Jadual 17: Jumlah Problem Report 37
Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management 39 Jadual 19 : Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005 40 Jadual 20 : Housekeeping 41 Jadual 21(i) –(iii): Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri
Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005 45
1.0 UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN 1.1 PENDAHULUAN
Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem
Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah
(PSZ) Skudai, PSZ Kuala Lumpur, Pusat Sumber Loji Pandu, FKKKSA dan Pusat
Sumber FAB serta agensi lain UTM iaitu BATC. Sistem ADVANCE yang menjadi
komponen penting di PSZ bukan saja kepada staf PSZ yang sentiasa berusaha untuk
memastikan keperluan maklumat pengguna PSZ sentiasa dipenuhi di dalam menyokong
proses pengajaran dan pembelajaran di UTM tetapi juga kepada pengguna PSZ ketika
mengakses setiap bahan dan maklumat yang telah siap diproses dari koleksi PSZ yang
terdiri daripada pelbagai format.
1.2 AKTIVITI UNIT
1.2.1 Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan
1.2.1.1 Menerima, Menyemak, Menganalisis dan Mengatasi Masalah
Sistem Pengurusan Perpustakaan
Sepanjang 2005 sebanyak 144 laporan masalah telah diterima oleh unit
ini (rujuk rajah 1). Laporan yang tertinggi diterima adalah pada bulan
Mac 2005 iaitu sebanyak 28 laporan diikuti 15 laporan pada bulan
Januari, 12 laporan pada bulan Februari, September serta Oktober, 11
laporan diterima pada bulan April, Julai dan Ogos, 9 laporan pada bulan
Jun, 8 laporan pada bulan Disember dan 5 laporan pada bulan
November. Maklumat jumlah laporan mengikut modul diperincikan
seperti dalam rajah 2.
1
Rajah 1: Statistik Penerimaan Laporan Permasalahan/ Keperluan INFOLAN2 Bagi 2005
1512
28
11 10 911 11 12 12
58
0
5
10
15
20
25
30
JANUARI
FEBRUARIMAC
APRILMEI
JUN
JULA
I
OGOSSEPT
OKTNOV
DIS
JUMLAH
Rajah 2: Statistik Mengikut Modul bagi 2005
75
1915 13 12
82
0
10
20
30
40
50
60
70
80
System
sW
eb
Acquis
ition
Circula
tion
Catalog
uing
Holding
s
Integ
ration
Jumlah
2
Berdasarkan rajah 2, di antara modul yang paling banyak menerima laporan
permasalahan/ keperluan adalah Modul Sistem iaitu sebanyak 75 laporan, diikuti
dengan 19 laporan berkaitan Modul Web (INFOLAN2), 15 laporan bagi Modul
Perolehan dan 13 laporan bagi Modul Circulation.
1.2.1.1.1 Modul Sistem Penyenggaraan masalah yang telah dilakukan adalah berkaitan dengan
tindakan dan semakan di peringkat TCL bagi pangkalan data sistem
ADVANCE. Di antaranya adalah penyediaan keperluan senarai koleksi
PSZ bagi fakulti FKA, FS, FAB dan FKE bagi tujuan akreditasi fakulti
berkenaan. Selain daripada itu keperluan semakan senarai barkod bagi
projek semakan inventori dari Unit Sirkulasi, Runding Maklumat dan Unit
Media dengan rekod sebenar dari sistem ADVANCE juga telah
dilakukan. Senarai bahan yang telah ditempah melebihi 3 kali juga turut
disediakan.
Permohonan untuk melakukan global change bagi memperbetulkan
penggunaan pernyataan ayat khususnya di tag 500 telah dilakukan
sebanyak 275 rekod serta 1917 rekod untuk menukar penggunaan
koleksi kod KK1 ke KK2 bagi koleksi Tesis UTM yang diletakkan di Bilik
Rujukan Tesis di aras 3 juga di kategorikan sebagai Modul Sistem.
Selain daripada itu sebanyak 18 login baru ke sistem ADVANCE telah
diwujudkan manakala kemaskini 17 login bagi staf yang berpindah ke
Jabatan/Unit baru yang telah dilakukan pada 2005.
1.2.1.1.2 Modul Web (INFOLAN2) Modul kedua tertinggi adalah Modul Web iaitu INFOLAN2. Ini adalah
hasil semakan Pustakawan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan dan
Penyelaras Modul OPAC ke atas setiap fungsi INFOLAN2 selepas
proses naik taraf Geoweb versi 4 ke versi 5 yang dilakukan pada
Disember 2004.
1.2.1.1.3 Modul Perolehan
Di antara laporan yang diterima berkaitan dengan Modul Perolehan
adalah mengenai 124 rekod pesanan di mana Purchase Order (PO)
3
tidak dapat dicetak oleh Pustakawan Perolehan di PSZKL, semasa
melakukan pesanan untuk koleksi SPACE di Modul Perolehan pada Mei
2005. Selain daripada itu penambahbaikan kepada proses kerja juga
telah dilakukan oleh Penyelaras Modul Perolehan PSZSKD dengan
penggunaan subject code sebagai sumber pesanan bagi setiap pesanan
dibuat selain dapat mengetahui jumlah perbelanjaan serta yang telah
dilakukan.
Masalah terkini yang diterima adalah berkenaan maklumat barkod pada
satu-satu bahan yang dimasukkan di Acquisition Module tidak
dipaparkan di Holdings dan kelihatannya seperti barkod asal telah
dipadam atau diganti dengan barkod lain. Walaubagaimnapun masalah
ini masih di dalam semakan JBA.
Dari 144 laporan tersebut, 106 telah diselesaikan dengan 70 laporan
diselesaikan dalam masa 7 hari, 36 laporan melebihi 7 hari manakala 38
laporan lagi yang masih belum diselesaikan (rujuk rajah 3). Laporan
tersebut adalah terdiri daripada 4 masalah berkaitan dengan Modul
Perolehan, 7 laporan di Modul Katalog, 3 laporan dari Modul Holdings, 4
laporan di Modul Web dan 20 laporan di Modul Sistem. Daripada 38
laporan, 14 daripadanya adalah untuk tindakan vendor dan 24 laporan
adalah untuk tindakan JBA. Rujuk rajah 4.
Rajah 3: Statistik Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 2005
70
36
38
7 hari> 7 hariDalam Perhatian
4
Rajah 4: Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor
24
14
JBAVendor
1.2.2 Muat Naik Rekod Pelajar Baru/Graduan UTM dan Pelajar/Graduan
SPACE ke Sistem ADVANCE
1.2.2.1 Rekod Pelajar Baru Proses muatnaik rekod pelajar baru Diploma dan Ijazah UTM dan SPACE serta
pelajar Sarjana dan Doktor Falsafah dari SPS telah dilakukan pada Julai 2005.
Sebanyak 5,617 rekod yang diterima dari CICT, SPS dan SPACE tetapi hanya
5,501 rekod berjaya dimuatnaik manakala 117 rekod tidak berjaya. Rujuk Jadual
1.
Jadual 1: Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Julai 2005
Kategori Pelajar
Jumlah Rekod
Berjaya Muatnaik
Tidak Berjaya Muatnaik
Ijazah 3,322 3,292 30Diploma 1,056 1,056 0Sarjana 446 392 54SPACE 793 761 33
Jumlah 5,617 5,501 117
Pada November 2005 sebanyak 207 rekod pelajar baru dari CICT sahaja yang
diterima dan hanya dengan 1 rekod sahaja yang tidak berjaya dimuatnaik (rujuk
jadual 2). Rekod yang tidak berjaya dimuatnaik ini kebiasaannya adalah
5
disebabkan oleh rekod patron yang mempunyai BLOCKS pada sistem
ADVANCE, staf yang menyambung pengajian dan pendaftaran secara manual
di kaunter. Bagi isu staf yang menyambung pengajian penentuan perlu dibuat
sama ada rekod baru perlu diwujudkan atau tidak kerana ini juga mempengaruhi
proses muatnaik rekod pelajar baru.
Jadual 2 : Statistik Muatnaik Rekod Pelajar Baru Nov. 2005
Kategori Pelajar
Jumlah Rekod Berjaya Muatnaik Tidak Berjaya
Muatnaik
Ijazah 207 206 1
Jumlah 207 206 1
1.2.2.2 Rekod Graduan
Kemaskini rekod graduan di sistem ADVANCE telah dilakukan berdasarkan
senarai rekod graduan yang diterima dari Unit Akademik bagi Konvokesyen 34
dan 35 pada bulan Mac dan Ogos 2005 telah lepas.
Semasa Majlis Konvokesyen ke 34, jumlah rekod yang telah dikemaskini adalah
1,082 rekod dengan 89 rekod penalised. Pada Majlis Konvokesyen ke 35 pula,
sebanyak 3, 387 rekod yang telah kemaskini dan 457 rekod penalised.
Oleh itu keseluruhan rekod graduan tahun 2005 yang telah dikemaskini adalah
sebanyak 4,469 rekod dan 546 rekod penalised. Rekod yang dipenalised
merupakan rekod yang mempunyai masalah dengan PSZ sama ada buku masih
belum dipulangkan, mempunyai dendaan lewat yang perlu dijelaskan dan
sebagainya. Rujuk Jadual 3.
6
Jadual 3: Statistik Muatnaik Rekod Graduan 2005
Kategori Pelajar
Jumlah Rekod
Jumlah Rekod di ADVANCE
Berjaya Dikemaskini
Rekod Bermasalah
Graduan Konvo34 1,373 1,082 1,082 89Graduan Konvo35 5,352 3,844 3,387 457
Jumlah 6,725 4,926 4,469 546
1.2.3 HouseKeeping
Di antara housekeeping yang telah dilakukan adalah melakukan global change pada
pernyataan yang digunakan pada tag 500 rekod bibliografik bagi keratan akhbar,
pertukaran koleksi kod, selector pada rekod pesanan dan pertukaran jenis rekod
holdings. Statistik bagi global change yang telah dilakukan adalah seperti Jadual 4.
Jadual 4: Statistik Global Change pada 2005
Proses Global Change Fail Jumlah Rekod
New Straits Time Kepada New Straits Times B.MARC 224The Sunday Times Kepada New Sunday Times B.MARC 51Koleksi Tesis 2002 Dari KK1 Ke KK2 PIECES 1917Selector sms ke SMS POD 82Rekod multipart ke singlepart PIECES 81
Jumlah 2355
1.2.4 Pusat Sumber Fakulti Alam Bina
Di peringkat awal penubuhan dan pembangunan Pusat Sumber Fakulti Alam Bina
(PSFAB), JBA bagi mewakili PSZ telah diminta untuk turut serta semasa sesi URS staf
Pusat Sumber dengan vendor pada Mei 2005 bagi mengenalpasti kod yang akan
diwujudkan. Ini adalah kerana PSFAB akan menggunakan sistem ADVANCE seperti
PSZ dan seterusnya menggunakan server di PSZ. Justeru itu dasar dan polisi asas
berkaitan dengan pengwujudan kod pada sistem bagi penubuhan PSFAB dan pusat
sumber yang lain di masa akan datang telah disediakan.
7
Dari aspek pengurusan PSFAB, satu sesi perbincangan di antara PSZ yang terdiri
daripada Ketua Pustakawan, Ketua Jabatan dan pegawai yang terlibat, Bendahari UTM
dan Penyelaras Pusat Sumber FAB telah diadakan pada 21 Jun 2005. Beberapa siri
lawatan dan perbincangan di antara Jabatan Perkhidmatan Maklumat, Jabatan
Pembangunan Automasi dan pihak Penyelaras Pusat Sumber telah diadakan pada 23
Jun 2005. Perkongsian maklumat mengenai cara memproses bahan di PSFAB juga telah
diadakan bersama Jabatan Pembangunan Sumber. Kini PSFAB telah menjadi salah
sebuah cawangan PSZ.
1.2.5 Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan
1.2.5.1 Sistem Aduan Masalah Aplikasi (161.139.39.228)
Tumpuan kepada semakan fungsi SAMA masih belum dapat dilakukan
sepenuhnya. Oleh itu penghantaran laporan masalah dan keperluan berkaitan
dengan Sistem ADVANCE masih terbuka kepada staf PSZSKD dan KL sahaja
melalui SAMA (161.139.39.28).
1.2.5.2 “Data Bridge” dan Perisian Penghubung Data Pesanan
Beberapa siri perbincangan di antara Pegawai JBA bersama Pustakawan Unit
Perolehan dan Pengindeksan Jabatan Pembangunan Sumber (JBS) telah
dilakukan untuk memastikan proses kerja yang terlibat dengan penggunaan sub
sistem ini berjalan lancar selain dari melihat serta menilai fungsi sistem
berdasarkan dari demo yang dilakukan oleh vendor yang terpilih pada Ogos
2005. Walaubagaimanapun pembelian sistem ini ditangguhkan ke tahun 2006
disebabkan oleh masalah peruntukan.
8
1.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1.3.1 Sistem Inventori Koleksi Pelaksanaan semakan inventori melalui sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi
membolehkan proses semakan inventori dapat dilakukan dengan lancar mengikut jangkamasa
yang telah ditetapkan.
1.3.2 Kaedah Melakukan Back-up Data Sistem ADVANCE Penyimpanan data back-up bagi sistem ADVANCE perlu dikaji semula bagi memastikan
semakan dari tape back-up yang diperlukan bagi satu-satu masalah yang dilaporkan
dapat dilakukan memandangkan kepada keperluan untuk semakan semula dari tape
back-up yang agak tinggi pada akhir-akhir ini.
1.3.3 Latihan Mewujudkan Fail Interface Pelajar Baru
Bagi memastikan proses muatnaik rekod pelajar baru SPS dan SPACE dapat dilakukan setiap
kali kemasukan pelajar baru, latihan menyediakan format fail interface dari mana-mana jenis
fail sama ada .xls, txt, .doc dan sebagainya bersama CICT perlu dilakukan bagi memastikan
data untuk rekod pelajar dari SPS dan SPACE dapat dimuatnaik ke sistem ADVANCE bagi
kekinian maklumat patron di pangkalan data sistem ADVANCE.
9
2.0 UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER 2.1 PENDAHULUAN
Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi
bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian komputer dan perkakasan komputer
untuk kegunaan staf di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan juga cawangannya
di Kuala Lumpur. Walaubagaimanapun penyenggaraan komputer dan perkakasan
komputer hanya dilaksanakan di PSZ Skudai.
2.2 AKTIVITI UNIT 2.2.1 Perolehan Perkakasan Komputer Peruntukan tahunan bagi memperolehi perkakasan komputer di PSZ bagi tahun 2005
ialah sebanyak RM 200,000.00 dan telah diagihkan kepada vot 35000 dan vot 36000
sebanyak RM 150,000.00 dan RM 50,000.00. Pada Disember 2005, unit ini juga telah
mendapat peruntukan tambahan sebanyak RM 27,460.00 menjadikan keseluruhan
peruntukan tahun 2005 sebanyak RM 227,460.00. Peruntukan penyenggaraan sistem
dan perkakasan komputer tidak dinyatakan tetapi jumlah keseluruhan peruntukan
termasuk peruntukan penyenggaraan ialah sebanyak RM 618,925.43 (rujuk rajah 5). Jumlah perbelanjaan ialah sebanyak RM 239,943.00 telah dibelanjakan mengikut vot
iaitu vot 35000, vot 36000 dan vot 27299 (guna habis) – rujuk jadual 5. Lebihan
perbelanjaan bagi tahun 2005 ialah sebanyak RM 12,483.00 atau 5.5%.
Rajah 5: Jumlah Perbelanjaan Jabatan Pembangunan Automasi (JBA) Mengikut Vot Tahun 2005
Vot 28000$378,982.43
61.2%Vot 35000
$114,287.0018.5%
Vot 36000$123,681.00
20.0%
Vot 27299$1,975.00
0.3%
Jadual 5 : Perolehan/Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Vot Tahun 2005
10
VOT 27299 VOT 28000 VOT 35000 VOT 36000 Cable Numbering
Label
Cable Tie
Cable Tie Wire
Clip PVC Pipe
CMOS Bateri
PS2 scroll mouse
RJ 45 Boot
RJ 45 Plug
USB scroll mouse
VGA adapter cable
Memperbaharui anti virus - Server
emel
Memperbaharui lesen Mdaemon
Pro
Penyengaraan Monitor Compaq
Penyengaraan CPU Compaq
Penyengaraan laptop Compaq
Penyenggaraan laptop Toshiba
Penyengaraan SCK
Penyengaraan Sistem Pengurusan
Perpustakaan
Penyenggaraan UPS
Laptop Sony Vaio
Server – VPN
IDPS
AMP Cable
Barkod Scanner
Data Catridge 8 kotak
DVD Rom drive - BENQ
DVDR Sony - 14 unit
External HDD
Hard Disk
HP Deskjet
HP Scanner
Komputer
Patch Panel & Patch Ring
Printer Color
Printer LJ Hitam Putih
Thermal Printer
Perisian :
Adobe Illustrator
Adobe Premier
Director MX
Flash MX
Omni Page
Sound Forge
SwishMax
RM 1,975.00
RM 378, 982.43
RM 114,287.00
RM 123,681.00
Pembayaran bagi pembelian komputer peribadi sebanyak 25 unit berjumlah RM
69,220.00 pada bulan Oktober, 2005 telah dipindahkan ke vot 36000 dari vot 35000
kerana harga yang telah diluluskan pembeliannya oleh pihak Bendahari UTM ialah
kurang dari RM 3,000.00 seunit. Perincian agihan peruntukan mengikut vot adalah
seperti di lampiran 1.
2.2.2 Penyenggaraan Perkakasan Komputer
Jumlah penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan Borang Laporan Kerosakan
Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) pada tahun 2005 ialah sebanyak 202 kes
berbanding 234 kes pada tahun 2004. Jumlah kerosakan pada perkakasan ialah
sebanyak 128 kes manakala masalah perisian ialah sebanyak 74 kes. Daripada 202
kes, 28 kes melibatkan pembaikan perkakasan komputer oleh pihak CICT dan juga
pembekal luar. Secara amnya, jumlah permohonan pembaikan perkakasan komputer
11
telah menurun sebanyak 32 kes atau 14% berbanding dengan tahun 2004. Antara faktor
yang membantu proses penurunan ini ialah:
i. Pengklonan cakera keras bagi membaikpulih komputer pelajar untuk kegunaan
internet, menaip tugasan dan juga menyemak INFOLAN2,
ii. Windows update yang dilaksanakan dari masa kesemasa bagi mengemaskini
patches yang diperlukan oleh sistem pengoperasian Windows 2000,
iii. Penggunaan Disk Protection System di setiap komputer yang ditempatkan di
kawasan terbuka bagi kegunaan pelajar.
Perincian jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot PSZ 18.1 (Pin.
2/2005) adalah seperti di jadual 6.
Jadual 6: Jumlah penerimaan Borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot
PSZ 18.1 (Pin. 2/2005) Tahun 2005
Bulan
Perisian
Perkakasan
Jumlah
Januari
16 5 21
Februari
6 21 27
Mac
9 24 33
April
4 6 10
Mei
8 9 17
Jun
6 16 22
Julai
3 14 17
Ogos
6 9 15
September
3 5 8
Oktober
7 8 15
November
2 4 6
Disember
4 7 11
Jumlah
74
128
202
12
2.2.3 Pelupusan Perkakasan Komputer
Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan untuk tahun 2005 ialah
sebanyak 420 unit mengikut kategori perkakasan berkenaan seperti di dalam jadual 7.
Kebanyakkan perkakasan yang dilupuskan adalah perkakasan yang telah obselete,
rosak dan tidak boleh diperbaiki lagi. Alat yang paling banyak dilupuskan ialah tetikus,
diikuti dengan keyboard, cakera keras, CPU, monitor, UPS dan lain-lain (rujuk rajah 6 –
jumlah pelupusan perkakasan komputer tahun 2005).
Rajah 6 : Jumlah Pelupusan Perkakasan Komputer Tahun 2005
55
14
47
18 20
71
44
123
3 2 3 3 116
020406080
100120140
Cakera
Kera
s
CD Rom
Driv
eCPU
Disk P
rotec
tion S
ystem
Floppy
Driv
e
Keybo
ard
Monito
r
Mouse
Pence
tak
Power
Supply
Print S
erver
Switch
Transfo
rmer
UPS
Jenis Perkakasan
Jum
lah
Uni
t
13
Jadual 7 : Perkakasan Komputer Yang Dilupuskan Tahun 2005
Bilangan Perkakasan Jumlah Unit Harga Anggaran (RM)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Cakera Keras
CD Rom Drive
CPU
Disk Protection System
Floppy Drive
Keyboard
Monitor
Mouse
Pencetak
Power Supply
Print Server
Switch
Transformer
UPS
55
14
47
18
20
71
44
123
3
2
3
3
1
16
19,861.00
2,022.00
181,538.00
3,750.00
780.00
13,845.00
36,300.00
1,435.00
23,422.00
78.00
3,090.00
4,130.00
250.00
9,790.00
Jumlah
420 Unit RM 300,291.00
14
2.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
2.3.1 Maklumbalas Status Perolehan Perlu ada tempoh mendapat maklumbalas status perolehan perkakasan
komputer yang diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga PSZ dari pihak yang
berkaitan kepada pihak yang memohon perkakasan berkenaan.
2.3.2 Pengedaran Lejer Perbelanjaan Secara Bulanan Mengikut Vot Pengedaran lejer bagi perolehan alat yang diperolehi oleh unit/jabatan di PSZ
mengikut vot perlu diedarkan secara konsisten setiap bulan bagi membolehkan
unit/jabatan terlibat mengetahui status terkini baki peruntukan unit/jabatan
mereka. Ini membolehkan unit/jabatan yang terlibat mengubahsuai keperluan
mereka mengikut peruntukan yang masih ada.
2.3.3 Semakan Spesifikasi Pada Borang BEN/UPB/003 Semakan yang teliti juga perlu dibuat oleh PKP pada borang BEN/UPB/003 yang
dihantar kepada pembekal untuk mengelakkan sebarang kesilapan pada
spesifikasi yang telah dimajukan kepada pembekal. Ini dapat mengelakkan dari
penghantaran semula spesifikasi yang sama kepada pembekal serta
mengurangkan masa menunggu oleh pemohon.
15
3.0 UNIT SERVER DAN RANGKAIAN KOMPUTER
3.1 PENDAHULUAN
Unit Server dan Rangkaian Komputer adalah unit yang bertanggungjawab terhadap
infrastruktur Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) di Perpustakaan Sultanah Zanariah
(PSZ) termasuklah dari aspek perancangan, pengujian dan pelaksanaan. Pelbagai
langkah penyelesaian dan tindakan pencegahan dilakukan untuk memastikan
kemudahan server dan rangkaian komputer di PSZ sentiasa beroperasi dengan stabil
dan mantap.
Dalam tahun 2005, pihak CICT telah memberi tumpuan terhadap peningkatan tahap
pengurusan rangkaian UTM bagi menangani tahap gangguan rangkaian agar semakin
berkurangan dan lebih terkawal. Dengan pelaksanaan ini, capaian pengguna ke sistem
PSZ akan semakin mudah dan pantas melalui sistem rangkaian yang lebih stabil,
selamat dan terjamin.
3.2 AKTIVITI UNIT
3.2.1 Memantau dan Menyenggara Server PSZ Termasuk Sistem Pengoperasian, Perisian dan Perkakasan (UNIX Based dan Windows Based) Pada tahun 2005, bilangan masalah berkaitan dengan server PSZ semakin
berkurangan jika dibandingkan dengan tahun 2004. Langkah pencegahan dan
pemantauan yang sistematik telah diambil bagi meningkatkan kestabilan server
dan mengelakkan berlaku sebarang masalah kritikal. Masalah yang dilaporkan
telah dikenalpasti dan tindakan penyelesaian telah dilaksanakan bagi
mengatasinya.
3.2.1.1 Masalah Sistem/Aplikasi 3.2.1.1 .1 Geoweb - OPAC Bagi tempoh Jan – Dis 2005, sebanyak 8 masalah dilaporkan berkaitan
server iaitu 5 masalah berpunca dari saiz log fail aplikasi yang terlalu
besar dan 3 masalah lagi tidak dapat dikenalpasti punca masalah.
Masalah yang berkaitan dengan server dan aplikasi tersebut telah
dilaporkan kepada vendor di mana proses mengenalpasti punca
16
masalah dan tindakan penyelesaian termasuk fine tuning server
dilakukan bagi membolehkan sistem dapat beroperasi dengan lebih
efisyen dan stabil.
3.2.1.1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server Smartdb Sepanjang tahun 2005, sebanyak 20 kali proses unload application
dilakukan terhadap server Smartdb apabila Sistem Aplikasi
Perpustakaan tidak boleh diakses oleh pengguna. Masalah tersebut
adalah dalam perhatian pihak vendor.
3.2.1.1.3 Emel Pada 19 Julai 2005, aplikasi WebMail PSZ dikesan tidak berfungsi
sepenuhnya. Masalah ini telah dilaporkan kepada vendor dan punca
masalah belum dapat dikesan. Oleh itu, langkah penyelesaian
sementara telah dimaklumkan kepada staf PSZ bagi mengatasi masalah
tersebut.
3.2.1.1.4 Proxy Server Staf Sepanjang tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 2 masalah
sahaja dilaporkan yang menyebabkan akses ke Internet, Intranet dan
sistem PSZ bagi segmen staf dan DMZ terjejas. Masalah ini berpunca
dari masalah konfigurasi proxy server staf. Proses penyelesaian berjaya
dilakukan setelah punca masalah dikenalpasti.
Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik turut
dilakukan bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi
kerana penggunaan server yang berkapasiti rendah.
3.2.1.1.5 Proxy Server Pelajar Bagi tempoh Jan - Jun 2005, sebanyak 2 masalah dilaporkan yang
menyebabkan perkhidmatan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ
termasuk INFOLAN2 di segmen pelajar tergendala. Masalah berpunca
dari masalah konfigurasi proxy server pelajar. Masalah berjaya
diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah dan tindakan
penyelesaian dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.
17
Proses pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik dilakukan
bagi mengelakkan server dari mengalami bebanan yang tinggi kerana
akses pengguna ke Internet yang tinggi.
3.2.1.1 Masalah Perkakasan
3.2.1.2.1 Server OPAC Pada 22 – 26 Februari 2005, server OPAC telah dikesan mengalami
masalah kritikal. Masalah tersebut telah dilaporkan kepada vendor dan
proses mengenalpasti punca masalah telah dilaksanakan. Punca
masalah adalah akibat dari kerosakan hard disk. Pada 26 Februari 2005,
proses penggantian hard disk yang baru telah dilakukan. Pada 28
Februari 2005, masalah tersebut telah berjaya diatasi setelah pihak
vendor melakukan proses fine tuning server.
3.2.1.2.2 Server Adlis Dalam tahun 2005, server Adlis hanya mengalami 1 masalah sahaja
yang berpunca dari kerosakan tape drive. Masalah tersebut telah
dilaporkan kepada vendor dan penggantian tape drive yang baru telah
dilakukan pada 9 September 2005.
3.2.1.2.3 Server CCTV Pada 25 Mei 2005, sebanyak 1 masalah dilaporkan berkaitan akses ke
sistem CCTV yang berpunca dari kerosakan motherboard. Pada 2 Jun
2005, proses penggantian sistem DigiOpG2 Digital Video Recorder
(DVR) sementara dilakukan oleh vendor bagi membolehkan DVR yang
rosak dibaikpulih. Pada 26 Sept 2005, pemasangan semula sistem DVR
yang telah dibaikpulih oleh pihak vendor.
3.2.1.3 Instalasi Baru
3.2.1.3.1 Server Proxy Pelajar Pada 22 Mac 2005, proses instalasi aplikasi utama proxy server -
Microsoft Internet Security Accelerator telah dilakukan oleh pihak CICT
di server berkapasiti tinggi yang baru dibeli oleh PSZ bagi menggantikan
server proxy pelajar yang sediada yang berkapasiti rendah.
18
Pihak CICT telah mengambilalih proses pemantauan dan penyenggaraan
proxy server staf dan pelajar PSZ sebaik sahaja peralihan rangkaian baru
PSZ berjaya dilakukan pada 25 Oktober 2005. 2 unit proxy server CICT
baru yang berkapasiti tinggi telah digunakan dan ditempatkan di CICT
bagi proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat.
3.2.1.3.2 Server AntiVirus Staf
Pada 5 Dis 2005, proses instalasi aplikasi antivirus Sophos berpusat
telah dilakukan oleh CICT menggunakan server antivirus staf yang
sediada di PSZ. Proses pengujian instalasi antivirus tersebut telah
dilaksanakan di beberapa komputer staf bagi mengenalpasti masalah-
masalah yang mungkin timbul sebelum proses instalasi antivirus tersebut
dilakukan pada semua komputer staf PSZ.
Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan
secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service
pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup
data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus.
19
Jadual 8 : Senarai Masalah Server Yang Dilaporkan Bagi Tempoh Januari – Disember 2005
Fungsi Instalasi Baru
Masalah OS
Masalah Sistem/ Aplikasi
Instalasi Semula OS/ Aplikasi
Masalah Perkakasan
Pindah ke CICT
Window- based
Proxy Server
Staf √ √
√
Proxy Server
Pelajar √ √
√
Server Anti-
virus Staf √
Sistem Aplikasi
Perpustakaan
√
Sistem Emel √
Sistem CCTV √
Unix based
Sistem
ADVANCE
√
Geoweb
(OPAC)
√ √
Jumlah 3 0 5 0 3 2
3.2.2 Memantau dan Menyenggara Peralatan dan Rangkaian Komputer PSZ termasuk Menerima, Menyemak, Menganalisa dan Mengatasi Masalah berkaitan Rangkaian PSZ Proses pemantauan dan penyenggaraan rangkaian PSZ dilaksanakan mengikut
keperluan dan proses kemaskini gambarajah fizikal/logikal rangkaian turut
dilakukan.
3.2.2.1 Nod Rangkaian Pemasangan 72 nod rangkaian oleh pihak vendor yang dilantik oleh Pejabat
Harta Bina bagi projek ubahsuai Jabatan Sokongan Penyelidikan. Proses
20
pemantauan secara terperinci dilakukan dan semakan secara berperingkat-
peringkat pada 10 – 12 Januari 2005 dan 7 – 8 Mac 2005 turut dilakukan akibat
masalah pemasangan kabel yang tidak menepati spesifikasi kabel rangkaian
mengikut piawai yang digunakan di UTM. Proses konfigurasi switch 3COM 4400
- 24 port sebanyak 3 unit juga telah dilaksanakan.
Pemasangan 1 nod rangkaian di Unit Pengurusan Dokumen Digital, Jabatan
Pembangunan Sumber juga telah dilakukan pada bulan September 2005
sebagai memenuhi keperluan rangkaian di unit berkenaan.
3.2.2.2 Wireless Network Kemudahan wireless network turut disediakan di Jabatan Sokongan
Penyelidikan bagi kemudahan pelajar iaitu 3 port khas untuk wireless access
point. Pada peringkat awal, pemasangan 1 unit wireless access point dan proses
konfigurasi wireless access point yang lebih selamat telah dilaksanakan.
Memantau konfigurasi 1 unit wireless access point yang telah dilakukan oleh
pihak vendor pada bulan Januari 2005.
3.2.2.3 Peralihan Rangkaian PSZ Pada 25 Okt 2005, pihak CICT telah berjaya melakukan proses peralihan cabling
fiber PSZ kepada sistem rangkaian yang baru. Sistem rangkaian baru ini
melibatkan pengunaan peralatan rangkaian baru yang mempunyai keupayaan
yang lebih efisyen terhadap proses pengurusan dan pemantauan rangkaian. Ini
secara tidak langsung meningkatkan tahap keselamatan rangkaian PSZ agar
lebih terjamin dan selamat. Pemindahan proxy server PSZ ke CICT turut
dilakukan bagi membolehkan proses pemantauan dan penyenggaraan berpusat
dilakukan oleh CICT. 3.2.2.4 Masalah Rangkaian Masalah rangkaian dikategorikan kepada 3 jenis iaitu masalah akses ke
Intranet/Internet, masalah akses ke sistem PSZ dan masalah akses ke
pangkalan data luar yang dilanggan oleh PSZ.
3.2.2.4.1 Internet/Intranet Sepanjang tahun 2005, sebanyak 18 masalah akses ke Intranet/ Internet
yang dilaporkan oleh pengguna.
21
Jadual 9 : Statistik Masalah Rangkaian Yang Dilaporkan Punca Masalah Bilangan
Masalah
Masalah berpunca dari kerosakan wall plate 1
Masalah berpunca dari masalah port di switch 3COM 3300 3
Masalah berpunca dari masalah wirelesss access point 2
Masalah berpunca dari konfigurasi Local Area Network (LAN) 1
Masalah berpunca dari konfigurasi aplikasi komputer 2
Masalah berpunca dari proxy server staf 2
Masalah berpunca dari proxy server pelajar 2
Masalah berpunca dari proses penyenggaraan elektrik oleh
PHB
2
Masalah berpunca dari masalah rangkaian UTM dan proses
penyenggaraan rangkaian UTM termasuklah proses kawalan
trafik rangkaian, pengujian dan pemantapan keselamatan
rangkaian UTM
3
Jumlah 18
Masalah berjaya diselesaikan setelah proses kenalpasti punca masalah
dan tindakan penyelesaian dilakukan di peringkat PSZ dan bagi masalah
yang lebih kritikal bantuan pihak CICT telah diperlukan.
3.2.2.4.2 Sistem PSZ Tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 5 masalah akses ke
INFOLAN2 telah dilaporkan oleh fakulti/bahagian dan didapati berpunca
dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian
UTM dilakukan. Manakala sebanyak 4 masalah akses menggunakan
ADVANCE Client ke server Adlis dilaporkan dan juga didapati berpunca
dari masalah konfigurasi proxy server setelah proses peralihan rangkaian
UTM dilakukan.
22
Jadual 10 : Statistik Masalah Akses Ke Sistem PSZ Akses Bilangan
Masalah Punca Masalah
1 masalah berpunca dari masalah proxy server PSZ
1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server HEP
1 masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server
CEPP
INFOLAN2
(OPAC)
5
2 masalah berpunca dari proses peralihan rangkaian baru PSZ
dan rangkaian FAB & CEPP
2 masalah berpunca dari firewall UTM yang dilaporkan oleh PSZ
KL & BATC
2 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server CEPP dan
FAB (peralihan rangkaian baru)
ADVANCE 4
1 masalah berpunca dari konfigurasi proxy server UTM KL yang
dilaporkan oleh PSZ KL
Jumlah 9
Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian
dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.
3.2.2.4.3 Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ Bagi tempoh Januari - Disember 2005, sebanyak 4 masalah berkaitan
capaian ke pangkalan data yang dilanggan PSZ telah dilaporkan :-
Jadual 11 : Masalah Berkaitan Akses Pangkalan Data Yang Dilanggan PSZ
Akses Bilangan Masalah
Punca Masalah
Scifinder
Scholar
1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi proxy server PSZ
(peralihan rangkaian baru)
Scifinder
Scholar
1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi firewall UTM
ASC Online 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data
oleh pengguna
SciDirect 1 Masalah berpunca dari salahguna kemudahan pangkalan data
oleh pengguna
Jumlah 4
23
Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian
dilakukan dengan kerjasama PSZ-CICT.
3.2.3 Memantau dan Menyenggara Sistem Perakam Waktu Sepanjang tahun 2005, sebanyak 16 rekod staf baru PSZ telah diwujudkan
dalam sistem dan sebanyak 19 rekod staf PSZ telah dikemaskini kerana
pertukaran barkod lama ke barkod baru. Pada 11 Julai 2005, penggunaan kad
matrik baru UTM telah dilaksanakan di PSZ.
Jadual 12 : Statistik Masalah Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) 3.0
Tempoh Bilangan Masalah
Punca Masalah
Januari – Jun 2005 1 Masalah berpunca dari kerosakan slide barkod
1 Masalah berpunca dari masalah penggunaan slide barkod
dan kad matrik baru UTM
1 Masalah berpunca dari masalah konfigurasi aplikasi SPWK
Julai – Dis 2005
1 Masalah berpunca dari akses ke SPWK (proses peralihan
rangkaian baru)
Jumlah 4
Proses mengenalpasti punca masalah dan tindakan penyelesaian telah
dilakukan. Proses pemantauan terhadap SPWK dilakukan mengikut keperluan
terutama dari segi pengurusan SPWK di PSZ.
3.2.4 Pengujian dan Pelaksaanaan Portal PSZ
Proses pemantauan, penyenggaraan dan kemasukan maklumat tertentu
dilaksanakan sepanjang 2005. Kemasukan maklumat tertentu tersebut adalah
berdasarkan permohonan Jabatan Perkhidmatan Maklumat dan Jabatan
Sokongan Penyelidikan kerana ia melibatkan beberapa proses teknikal yang
lebih terperinci.
Beberapa siri latihan lanjutan portal PSZ yang dirancang tidak dapat
dilaksanakan atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan. Latihan lanjutan
tersebut akan membabitkan penyertaan penyelaras/pustakawan PSZ KL dan
semua penyelaras unit PSZ Skudai.
24
3.2.5 Penyenggaraan Perisian/Perkakasan 3.2.5.1 Proxy Server Dalam tempoh Januari - Oktober 2005, pihak CICT telah melakukan proses
penyenggaraan berkala proxy server dan firewall di PSZ bagi meningkatkan
keupayaan kawalan terhadap server termasuklah mengambil log server dan
mengemaskini patches yang diperlukan.
Mulai 25 Oktober 2005, proses pemantauan dan penyenggaraan proxy server
telah diambilalih oleh CICT sepenuhnya apabila peralihan rangkaian baru PSZ
telah selesai. 2 unit proxy server CICT baru yang berkapasiti tinggi telah
digunakan dan ditempatkan di CICT bagi proses pemantauan dan
penyenggaraan berpusat.
3.2.5.2 Sistem Emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi
memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Pertukaran Mailscan
Antivirus kepada MDaemon Antivirus untuk memastikan kestabilan dan
kemantapan proses pemantauan virus bagi sistem emel MDaemon.
Jadual 13 : Naiktaraf, Pembaharuan Lesen Perisian MDaemon dan Antivirus MDaemon
Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh pelaksanaan
1 MDaemon Pro
Unlimited User
(Renewal Upgrade)
- 17 Ogos 2006 24 Ogos 2005
2 Naiktaraf MDaemon 7.1.2 ke 8.0.3
8.0.3 ke 8.1.1
- 19 Julai 2005
24 Ogos 2005
3 Naiktaraf WebAdmin 2.0.8 ke 3.1.3 - 19 Julai 2005
4 MDaemon Antivirus
(Renewal Upgrade)
2.2.7 19 Nov 2006 22 Nov 2005
Proses pemantauan dan penyenggaraan dilakukan dari semasa ke semasa bagi
memastikan server sentiasa berkeadaan stabil. Konfigurasi setting MDaemon
turut dilakukan mengikut keperluan semasa terutama membendung ancaman
dan serangan virus terhadap sistem emel.
25
Jadual 14 : Aktiviti Dilakukan Bagi Sistem Emel Sepanjang 2005
Tindakan Bilangan Masalah
Mailing List baru telah diwujudkan :-
8
Akaun emel yang diwujudkan bagi staf baru PSZ termasuk 3
orang staf PSZ KL
19
Akaun emel staf PSZ yang dikemaskini ke mailing list lain
atas sebab pertukaran jawatan
4
Pada 11 0ktober 2005, polisi penggunaan emel telah disediakan dan
dilaksanakan melalui Pekeliling Pentadbiran PSZ Bil. 6/2005 - Peraturan
Penggunaan Emel PSZ, setelah diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Bil 4/2005
pada 24 Oktober 2005.
Makluman kepada staf PSZ mengenai Prosedur Keselamatan Penggunaan Emel
dilakukan dari semasa ke semasa bagi mengelakkan serangan virus dalam
rangkaian. Proses menguji dan pelaksanaan ciri-ciri keselamatan emel server
yang terkini dilaksanakan dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi
kestabilan sistem emel dan mengelak dari serangan virus dan emel spam.
Pemantauan secara sistematik dan berterusan turut dilakukan.
3.2.5.3 Cleaning Tape Drive Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala
bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan
bagi mengelakkan wujud sebarang masalah dengan tape drive server.
26
3.2.5.4 Service Pack dan Patches
Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server
sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman
penggodam dan serangan virus serta memastikan sistem semakin mantap.
3.2.5.5 TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan Server Protect Memastikan virus pattern bagi Trend Micro OfficeScan dan Server Protect
sentiasa dikemaskini setiap pagi supaya sistem berupaya menangkis serangan
virus yang baru dan proses pemantauan imbasan virus terhadap semua server
dan komputer sentiasa dilakukan bagi mengawal serangan virus terhadap
rangkaian dan server PSZ.
3.2.6 Peralatan Keselamatan Rangkaian PSZ
Proses permohonan semula pembelian peralatan keselamatan rangkaian PSZ
terpaksa dilakukan disebabkan wujud beberapa isu teknikal yang diutarakan oleh
pihak CICT dalam permohonan tersebut pada tahun 2004. Proses perbandingan
produk keselamatan rangkaian turut dilakukan dengan menjemput 3 buah
syarikat untuk melakukan sesi demonstrasi produk yang dicadangkan. Proses
penyediaan spesifikasi peralatan keselamatan rangkaian yang mempunyai ciri-
ciri keselamatan yang komprehensif berdasarkan produk yang telah dicadangkan
dan seterusnya permohonan pembelian telah dimajukan kepada pihak Bendahari
UTM.
27
3.3 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
3.3.1 Network Monitoring Tools Peralatan mengurus dan memantau rangkaian PSZ secara sistematik diperlukan agar
proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan, proses
mengenalpasti masalah dan penyelesaian masalah rangkaian dapat dilakukan dalam
masa yang singkat dan analisa data rangkaian dapat dilakukan bagi mengawal sebarang
masalah yang mungkin berlaku pada peringkat awal. Ini secara tidak langsung akan
dapat meningkatkan tahap kestabilan rangkaian PSZ.
3.3.2 Disaster Recovery Plan (DRP) Merancang dan menyediakan satu pelan komprehensif yang mengandungi maklumat
dan bahan penting tentang tindakan yang perlu diambil apabila berlaku situasi
kecemasan dan pemulihan semula operasi di PSZ terutama dari segi pengurusan
rangkaian dan server PSZ.
28
4.0 UNIT APLIKASI DAN MULTIMEDIA
4.1 PENDAHULUAN
Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan
penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge
Management dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam
memantau pelaksanaannya, mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi
dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ.
Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman
web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya;
menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi
dan multimedia; merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan
Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di
perpustakaan
4.2. AKTIVITI UNIT 4.2.1 Sistem Aplikasi Perpustakaan Sistem Aplikasi Perpustakaan mengandungi 7 modul seperti dibawah.
Walaubagaimanapun, daripada 7 modul berkenaan, hanya modul e-Dagang yang masih
belum boleh digunakan buat sementara ini.
4.2.1.1 Modul Meja Rujukan (Reference Desk)
4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skill Classes)
4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking)
4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat (Room & Equipment Reservation)
4.2.1.5 Modul Forum Akademik (Academic Forum)
4.2.1.6 Modul Media Streaming
4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce)
4.2.1.1 Modul Meja Rujukan Modul ini digunapakai secara meluas bagi kegunaan rujukan secara atas talian.
Modul ini hanya boleh diakses oleh pustakawan kecuali borang atas talian dan
Library Frequently Asked Questions boleh diakses kepada semua pengguna
berdaftar.
29
Terdapat dua fungsi utama bagi Modul Meja Rujukan ini iaitu borang atas talian
yang terdiri dari Material Request, Unavailable Materials Query, External
Reference Query, Reference Inquiry, and Library Feedback. Modul ini lebih fokus
kepada penghantaran pertanyaan melalui emel. Alamat emel Pustakawan
Rujukan diselaraskan bagi menerima fungsi di atas.
Fungsi Kedua Modul Meja Rujukan adalah Pertanyaan kepada Pustakawan
(Ask the Librarian). Pengguna boleh menghantar pertanyaan dan kemudian
pertanyaan tersebut akan dikumpulkan di dalam segmen Frequently Asked
Question (FAQ). Pemilik Modul bertanggungjawab membuat semakan, laporan
masalah, makluman, pengisian kepada modul dan rujukan penambahbaikan.
4.2.1.2 Modul Kelas Kemahiran Modul ini digunakan untuk menyediakan jadual serta kandungan kursus kelas
kemahiran perpustakaan di PSZ secara atas talian. Kelas tersebut akan
diadakan di PSZ dan kemudian kandungan kursus bagi kelas tersebut akan
diakses secara atas talian. Hanya pelajar berdaftar sahaja yang boleh membuat
semakan dan permintaan untuk menghadiri kelas kemahiran serta dibenarkan
memasukkan data permintaan secara atas talian. Pemilik Modul sahaja yang
dibenarkan untuk mengubah kandungan kursus dan membuat perubahan bagi
jadual waktu yang berkenaan.
Fungsi bagi modul ini telah berjalan dengan baik memandangkan kepada
ketiadaan masalah dilaporkan di dalam SAMA dan hanya tiga change request di
kemukakan.
4.2.1.3 Modul Pengesan Pelawat Modul ini direkabentuk untuk mengesan pelawat yang ingin menggunakan
perkhidmatan/kemudahan di PSZ. Maklumat lawatan oleh pelawat boleh
disemak melalui modul ini jika beliau pernah mengunjungi perpustakaan sebelum
ini. Sekiranya beliau pertama kali melawat PSZ, maka butiran diri perlu diinput ke
dalam Modul Pengesan Pelawat ini untuk semakan akan datang.
30
4.2.1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat Modul ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan
ruang dan alat secara atas talian. Hanya pengguna berdaftar sahaja yang boleh
membuat tempahan ruang, alat, bilik, serta membatalkan tempahan secara atas
talian. Penggunaan kepada tempahan atas talian ini telah dipraktikkan secara
berkala dan percubaan bagi menilai tahap kecekapan dan keberkesanan modul
ini. Latihan telah diberikan kepada staf yang bertugas di bahagian kaunter
mengikut pada perancangan 2005.
4.2.1.5 Modul Forum Akademik Modul ini menyediakan ruang forum atas talian kepada pengguna yang
berdaftar. Pengguna boleh menghantar pandangan atau pendapat di dalam
forum ini dan bertukar-tukar maklumat mengenai perkara ilmiah. Pengguna
berdaftar juga boleh menetapkan kategori bagi perbincangan yang mereka ingin
bincangkan.
4.2.1.6 Modul Media Streaming Modul ini menyediakan kepelbagaian ilmu melalui media audio dan video.
Pengguna boleh mendapatkan bahan yang diinginkan dengan hanya menekan
katakunci ataupun nombor LCN bahan. Paparan bahan adalah di dalam bentuk
audio ataupun video.
4.2.1.7 Modul E-Dagang (E-Commerce) Pembayaran e-Dagang
4.2.1.7.1 Isu-isu Berbangkit Projek Perpustakaan Digital yang dimulakan pada tahun 2001 telah
memasukkan e-Dagang sebagai salah satu kriteria bagi urusan
pembayaran secara atas talian. Keperluan kepada pembayaran secara
elektronik ini bukan sahaja untuk jabatan/fakulti tertentu tetapi lebih
menyeluruh untuk semua. Setiap transaksi pembayaran boleh dilakukan
secara atas talian dan berkonsepkan e-Dagang.
Masalah utama bagi menghasilkan persekitaran e-Dagang ini adalah
bekenaan polisi pihak bank yang dilantik iaitu Maybank pada tahun 2002
dimana mereka mengenepikan penggunaan sistem transaksi e-Dagang
di perpustakaan kerana dikatakan mempunyai jumlah volume yang kecil.
31
Penggunaan aplikasi NetLife pada mulanya iaitu pada tahun 2001 tidak
mendapat pengiktirafan daripada Bank Negara oleh kerana tidak
dilengkapi dengan 3D Secure Socket Layer (SSL), namun sistem ini
telah ditukar kepada aplikasi NetMerchant yang mempunyai 3D SSL
pada tahun 2003.
Walaubagaimanapun pihak UTM tidak menerima MayBank sebagai
wakil bank mereka dan melantik Bank Islam bagi menjayakan
pembayaran atas talian untuk SPACE UTM dan meminta PSZ untuk
menggunakan kaedah yang sama. Perbincangan dengan Bank Islam
telah dilakukan dan mereka telah menyediakan aplikasi bagi jaluran
pembayaran atas talian ini dengan menggunakan aplikasi Mastercard
Internet Gateway System (MIGS) yang berupa aplikasi web dan mesra
pengguna (windows-based). Sistem ini menepati keseluruhan keperluan
yang dikehendaki seperti ianya menyokong kepada penggunaan
Mastercard dan Visa. Ianya juga diliputi oleh 3D SSL yang dilihat mampu
memberi keyakinan kepada penggunaan pembayaran atas talian ini.
4.2.1.7.2 Mastercard Internet Gateway System (MIGS) Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang
diperkenalkan oleh pihak Bank Islam kepada pedagang dengan cara
yang lebih selamat. Ianya diproses melalui Internet secara terus
mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri
keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna
yang tidak dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem
ini. Penggunaan kod keselamatan ini membantu melindungi pengguna
atau pedagang yang menggunakan pembayaran secara atas talian. Kod
keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web Bank Islam dengan
arahan yang di tetapkan.
32
4.2.1.7.3 Transaksi e-Commerce MIGS
Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun
pemegang kad kepada akaun dagang (merchant) secara berikut:
• Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara
telefon. Pembelian itu akan menggunakan payment client
sebagai perantaraan untuk disambungkan terus kepada MIGS
yang akan memproses transaksi
• Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang
berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh
pemegang kad kredit. Bank berkenaan kemudian memaklumkan
kembali kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan
mengesahkan laku sah kad tersebut terus ke pedagang.
• MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di
amanahkan mengenai transaksi yang telah berlaku.
• Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat
bayaran kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad
kredit).
• Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman
kepada pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka
dikenakan.
33
• Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan
membayar kepada akaun pedagang.
4.2.1.7.4 Mastercard SecureCode Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi
pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali
pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan
pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut.
Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod
keselamatan ini adalah:-
• Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad,
nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan
baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda
sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu
untuk tujuan membeli belah.
• Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.
• Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D
SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.
Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana
ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan
pengguna dan pedagang.
4.2.1.7.5 Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi
banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai
ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan
berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah
daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat
lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi
serta masalah ini mudah untuk dikesan.
4.2.1.7.6 Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21
Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan
ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah:
34
i. Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC,
UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan
Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana
transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di
perkenalkan oleh wakil Bank Islam.
ii. Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada
pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan
digunakan oleh pihak SPACE UTM.
iii. Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank
Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan
sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun
dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak
memenuhi kehendak Bank Islam.
iv. Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini
bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En.
Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)
4.2.2 MASALAH
Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah:
4.2.2.1 Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada
sesebuah institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang
tidak tetap. PSZ dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil
menyebabkan ianya perlu berkongsi dengan institusi lain bagi membuka
akaun.
4.2.2.2 Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan
penjanaan keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM.
4.2.2.3 Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan
Bendahari UTM bagi penyelarasan MIGS ini.
4.2.3 PENAMBAHBAIKAN
4.2.3.1 Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain.
4.2.3.2 Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan e-
Commerce ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang
standard.
35
4.2.4 KESIMPULAN MIGS Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua
pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh
dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa.
Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu
lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang
secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE
UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil.
Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari
bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian
dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini.
4.3 LAPORAN MASALAH SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN Masalah mengenai Sistem Aplikasi Perpustakaan telah di laporkan ke dalam SAMA oleh
pemilik modul masing-masing. Jadual 15 menunjukkan sebanyak 37 masalah yang telah
dilaporkan di dalam SAMA bagi keseluruhan tahun 2005. Secara keseluruhannya 12 dari
jumlah keseluruhan masalah tersebut telah berjaya diselesaikan, 25 masalah ataupun
67% masih tertangguh/tertunggak samada didalam pemerhatian vendor ataupun masih
lagi dalam siasatan pihak JBA.
Jadual 15 : Laporan Masalah Dari SAMA
Tahun Kategori Bulan (Jumlah) Status Selesai
Status Tindakan Vendor
Status Sedang disemak
Januari 6 3 2
Februari 1
Mac 3 1 1
April 3 1
Mei 5 2 1
Jun 0
Julai 2
Ogos 3
September 6 2 1
Oktober 0 0
November 6 2 1
2005 Laporan Masalah
Disember 2 1 1
2
JUMLAH 37 12 7 2
36
4.3.1 Change Request Daripada keseluruhan masalah di dalam SAMA samada yang tertunggak dan masalah
baru, ianya akan diasingkan kepada 2 bahagian iaitu masalah yang berbentuk change
request (permintaan perubahan) dan juga masalah aplikasi atau modul itu sendiri.
Jumlah change request ialah sebanyak 16 kategori (Jadual 16) yang melibatkan
keseluruhan modul telah diserahkan kepada pihak vendor untuk penambahbaikan modul.
Keseluruhan change request telah dimajukan pada vendor setiap kali ianya selesai
dilakukan penyiasatan.
Jadual 16 : Permohonan Change Request
Tahun Kategori Jumlah Status “Closed” Status “Outstanding”
Modul
2005 Change Request
16 9 7 Kesemua Modul SLA
4.3.2 Problem Report Keseluruhan masalah yang tertangguh serta dilaporkan pada tahun 2005 kepada pihak
vendor adalah sebanyak 17 masalah. Keseluruhan masalah ini juga telah berjaya di
selesaikan oleh pihak vendor.
Jadual 17: Jumlah Problem Report
Tahun Kategori Jumlah Status
“Closed” Status
“Outstanding” Modul
2005 Problem Report
17 15 2 Kesemua Modul SLA
4.4 PENAMBAHBAIKAN SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN
4.4.1 Imej Pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem Aplikasi Perpustakaan
perlu ditingkatkan kerana terdapat imej yang sudah ketinggalan dan kurang
sesuai pada paparan setiap modul.
37
Kualiti imej juga dikenalpasti dan dilakukan pengubahan untuk menghasilkan
kualiti grafik yang lebih menarik dan ruang storan yang cekap.
4.4.2 Promosi Mengadakan promosi dengan lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem
Aplikasi Perpustakaan ini kepada semua pengguna.
4.4.3 Perancangan Penambahbaikan Perbincangan dan perancangan dengan pemilik modul bagi penambahbaikan
setiap modul perlu dilaksanakan secara sistematik dan tersusun.
4.4.4 Manual Penggunaan Aplikasi Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara
interaktif perlu di wujudkan.
4.5 SISTEM PENGURUSAN DOKUMEN
Terdapat 3 modul di bawah Sistem Pengurusan Dokumen iaitu Docs Open, DocsFusion
dan Cyberdocs.
4.5.1 Laporan Masalah CyberDocs
Naiktaraf aplikasi CyberDocs daripada CyberDocs 3.0.9 kepada CyberDocs 4.0
telah dilakukan oleh pihak vendor pada 6 Disember 2004. Peningkatan ini lebih
kepada aplikasi profile card yang lebih mudah serta memberikan lebih
keupayaan kepada pengguna untuk membuang dokumen dan unlock profile card
secara terus tanpa melibatkan administrator. Paparan pencarian juga lebih
meluas dan pilihan untuk membuat pencarian boleh dibuat dengan lebih mesra
pengguna. Melalui upgrade ini juga, kerja pengimbasan menjadi lebih mudah di
mana dokumen yang telah diimbas boleh di muat turun terus ke dalam format pdf
tanpa perlu menukarnya di Adobe Acrobat. Pengisian profile card masih lagi
sama begitu juga upload file ke server.
38
Jadual 18 : Laporan Masalah Aplikasi CyberDocs/Document Management
Tahun Kategori Bulan (Jumlah) Status Selesai
Status Tindakan Vendor
Status Sedang disemak
Januari 1 1
Februari 5 2 1
Mac 6 3 1
April 7 4 1
Mei 2 1
Jun
Julai
Ogos 8 5 1
September 5 3
Oktober 7 4 1
November 3 2
2005 Laporan Masalah
Disember 1
Jumlah 45 25 4 1
4.5.2 Masalah Walaupun peningkatan aplikasi CyberDocs kepada version 4.0 pada 6 Disember
2004 telah dilaksanakan, namun begitu masalah-masalah baru dan permintaan
penambahbaikan sentiasa berkembang seiring dengan keperluan pengguna.
Jadual 18 menunjukkan jumlah laporan yang dikemukakan di dalam SAMA.
Semua maklumat ini telah disusun dan didokumenkan bagi melihat masalah
yang timbul. Masih terdapat 19 masalah baru yang sebenarnya tertunggak serta
dalam perhatian dan penyelidikan bagi perbincangan bersama penyelaras modul
Unit Aplikasi dan Multimedia. Ada di antara masalah yang dikemukakan ini
hanya merupakan pandangan umum ataupun makluman kepada masalah yang
timbul. Namun setiap perkara yang di laporkan akan disemak dan diteliti untuk
tindakan selanjutnya.
39
Jadual 19: Jumlah Dokumen Dalam Aplikasi Cyberdocs Sehingga 31/12/2005
User Pdf Html Tif Unknown 2004 2005 Jumlah
Rohana 6 463 1 470 0 470
Nor Asikin 1 1 0 1
Baharuddin 4132 2665 6797 0 6797
Hanafi 2267 1338 1 14 3610 1028 4618
Hisham 4230 4230 5389 9281
Kay 8 8 0 8
Rodzuan 479 14 11 504 110 614
Salina 1 1 0 1
User1 1 1 0 1
Administ 7 1 8 0 8
JUMLAH 10651 4480 16 14 15,161 6527 21,688
4.5.3 Statistik Dokumen
Semasa semakan dilakukan, terdapat banyak dokumen yang tidak mempunyai
isi kandungan, rosak dan tidak boleh dibaca. Saiz dokumen juga didapati tidak
seragam dan ada yang terlalu besar tidak sepadan dengan bilangan dokumen
yang terdapat di dalamnya. Jadual 19 menunjukkan pembahagian dokumen
mengikut format fail. Format *.tif adalah tidak sesuai untuk digunakan serta
bersaiz besar. Ruang storan akan terganggu sekiranya kapasiti dokumen
semakin bertambah. Keseluruhan dokumen yang telah disimpan di dalam server
Document Management adalah sebanyak 21,688 merangkumi keseluruhan jenis
bahan iaitu :-
• Artikel UTM
• Artikel Jurnal
• Biodata
• Buku
• Dokumen Kontrak
• Kertas Peperiksaan
• Keratan Akhbar
• Fotograf
• Laporan Penyelidikan
• Lukisan Teknik
• Tesis
• Profil Pegawai Atasan
40
4. 6 PENAMBAHBAIKAN
4.6.1 Kemaskini Dokumen
Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan di dalam CyberDocs, di
mana format grafik bagi kesemua dokumen perlu diselaraskan. Dokumen yang
tidak digunakan lagi akan dibuang dan satu standard “scanning” perlu di rangka
bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih baik.
4.6.2 Format Keselamatan Menghasilkan satu format keselamatan yang sama kepada semua dokumen.
Hasil dari beberapa kaedah keselamatan yang disemak, didapati bahawa
aplikasi Adobe FactoryPro merupakan perisian yang mampu mengekalkan
dokumen daripada ditukar failformat dan diplagiat.
4.7 HOUSEKEEPING Daripada semakan setiap modul Sistem Aplikasi Perpustakaan, kerja-kerja housekeeping
telah dilakukan. Pada bulan Januari hingga Disember 2005 satu pemantauan dan
semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan iaitu pada Modul General bahagian
Security mendapati bahawa terdapat nama-nama staf perpustakaan yang perlu
dikemaskini atau dilupuskan dari mendapat kebenaran menggunakan system. Ini
disebabkan oleh faktor seperti persaraan, perpindahan jabatan, permintaan untuk
menggunakan modul lain, percubaan patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses
pengguna (jadual 20) dan kemasukan staf baru. Pemantauan berkala setiap bulan dan
melalui makluman mengenai permintaan kepada akses telah dilaksanakan.
Jadual 20 : Housekeeping
Faktor Tahun 2004
Bersara 0
Pertukaran jabatan 24
Akses Modul lain 5
Percubaan patron 7
Keselamatan 3
Staf Baru 9
Jumlah 48
41
4.8 KEPERLUAN APLIKASI BARU Sepanjang tempoh 2005 beberapa permintaan terhadap aplikasi baru telah dikemukakan
bagi memenuhi keperluan Perpustakaan Sultanah Zanariah dalam menghasilkan montaj,
suntingan buletin PSZ, penghasilan media streaming, suntingan gambar bagi portal dan
juga brosur. Antara aplikasi yang telah di pelajari dan di gunakan adalah seperti berikut :
• Macromedia Flash MX (animasi)
• Swish MX (animasi – plug-in)
• Adobe Premiere Pro (suntingan video)
• Adobe Illustrator CS2 (grafik vektor)
• Adobe Photoshop (grafik)
• Sony Sound Forge 8 (audio)
Kesemua aplikasi baru ini begitu penting dan diperlukan bagi setiap tugas yang hendak
dijalankan mengikut jabatan tertentu di PSZ. Ianya juga amat membantu di dalam
menghasilkan satu produk yang lebih interaktif dan berkesan.
Beberapa manual interaktif telah berjaya dihasilkan seperti manual Sistem Aplikasi
Perpustakaan untuk modul Reservation
(http://ekspress.psz.utm.my/jsp/slareservation.html) dan manual bagi Adobe Photoshop
(http://ekspress.psz.utm.my/jsp/manualadobe.html).
Montaj bagi beberapa perasmian tertentu juga telah dapat dihasilkan dengan adanya
aplikasi animasi multimedia seperti Macromedia Flash dan juga aplikasi audio Sony
Sound Forge iaitu penghasilan montaj bagi Malam Kecemerlangan PSZ dan juga montaj
Perasmian Portal bagi Persatuan Pustakawan Malaysia (Kawasan Selatan).
Keperluan bagi aplikasi Adobe Photoshop adalah untuk membuat grafik yang lebih
menarik untuk di masukkan ke dalam portal, ini termasuklah menghasilkan latar belakang
portal, laman kandungan buku baru setiap bulan, gambar pustakawan dan lain-lain lagi.
Laman interaktif dari Macromedia Flash juga dapat dimasukkan ke dalam portal seperti
laman utama portal dan juga newsflash.
Adobe Illustrator adalah satu alat yang berupa grafik vector yang mampu menghasilkan
kerja seni asli bagi tujuan komersial. Ianya adalah bagi kegunaan di Jabatan
Perkhidmatan Maklumat di dalam menghasilkan buletin PSZ. Ianya digunakan di dalam
proses penyuntingan, penyusunan gambar, saiz buletin dan tatacara keseluruhan buletin
PSZ.
42
Adobe Premiere Pro merupakan satu aplikasi suntingan video secara real time. Ianya
digunakan bagi proses kerja penyuntingan video untuk dimasukkan secara analog ke
dalam komputer secara digital. Ini diperlukan bagi menyunting bahan media seperti video
untuk dipaparkan di dalam Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Media
Streaming. Sebelum ini penyuntingan video telah dilakukan dengan menggunakan
aplikasi Snazi Mill, namun setelah berlaku peningkatan dalam spesifikasi komputer yang
digunakan, aplikasi bagi perisian juga telah ditingkatkan kepada Adobe Premiere Pro.
4.9 LATIHAN Latihan bagi penggunaan Sistem Aplikasi Perpustakaan di bawah modul Reservation
telah diadakan pada 13 dan 22hb Disember 2005. Latihan tersebut telah dilakukan di
Makmal Pencarian Maklumat 2 (MPM2) dan dihadiri oleh semua staf USK. Masa latihan
adalah daripada pukul 2.30 ptg sehingga jam 4.00 ptg. Latihan ini telah diadakan dalam
2 sesi disebabkab oleh ruang MPM2 yang terhad. Perkara yang dibincangkan di dalam
latihan adalah berkisar mengenai proses kerja tempahan ruang yang dibuat melalui
modul Reservation yang boleh dilakukan secara atas talian. Ini termasuklah cara
membuat tempahan ruang, pemulangan kunci dan membatalkan tempahan ruang yang
telah di buat. Latihan ini juga adalah untuk menerangkan serba ringkas mengenai modul
Sistem Aplikasi Perpustakaan kepada semua staf USK yang baru.
Latihan secara hands-on yang lain yang telah diberikan ialah latihan portal untuk
pustakawan di Jabatan Sokongan dan Penyelidikan. Latihan ini dijalankan pada 16 Mac
2005 menekankan aspek penyediaan hyperlink dan bagaimana fungsi categories dan
content boleh diaplikasikan dalam pembinaan laman web portal PSZ.
4.10 KURSUS
Sepanjang tahun 2005, tiada sebarang kursus mengenai multimedia yang disediakan
kepada Pustakawan Unit Aplikasi dan Multimedia. Daripada 4 kursus multimedia yang
dimohon seperti Macromedia Dreamweaver, Sound Forge, Director dan Video
Streaming, tiada satu pun kursus multimedia yang ditawarkan. Setiap aplikasi baru yang
dibeli perlu dipelajari sendiri sebelum diadaptasi kepada yang unit yang memerlukan.
4.10.1 Kekangan Dalam Melaksanakan Tugas
4.10.1.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan terhadap keperluan aplikasi baru kian bertambah, namun
kursus atau latihan cara bagaimana menggunakan aplikasi tersebut
begitu minima kerana kekurangan tenaga kerja.
43
4.10.1.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi Penggunaan aplikasi baru sentiasa berkembang dan ketinggalan
mengetahui mengenainya akan menyebabkan pergantungan kepada
jabatan lain.
4.10.1.3 Kurang Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia
Tiada kesedaran mengenai wujudnya teknologi multimedia
menyebabkan tahap aplikasi di paras rendah dan dilihat kurang
berkeupayaan.
4.11 PENAMBAHBAIKAN Cadangan penambahbaikan dalam mengurangkan kekangan semasa menjalankan tugas
4.11.1 Permintaan Penggunaan Aplikasi Permintaan kepada aplikasi terkini perlulah seiring dengan kursus yang hendak
diberikan dan bersesuaian dengan keperluan Jabatan.
4.11.2 Pengetahuan Mengenai Aplikasi
Pemantauan dan keperluan kepada teknologi baru perlu sentiasa dikemaskini
dan bukan hanya melibatkan unit/jabatan tertentu sahaja.
4.11.3 Kesedaran Mengenai Teknologi Multimedia Wujudkan kesedaran kepada staf mengenai kepentingan aplikasi baru dengan
menghantar mereka menyertai kursus yang bersesuaian.
44
5.0 KURSUS/BENGKEL/LATIHAN/SEMINAR/PERSIDANGAN YANG DIHADIRI OLEH STAF DI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI Sepanjang tahun 2005, staf di Jabatan Pembangunan Automasi telah menghadiri
latihan/bengkel/kursus/seminar/persidangan seperti di dalam jadual 21.
Jadual 21 (i) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005
BIL STAF KURSUS/BENGKEL/ LATIHAN/SEMINAR/
PERSIDANGAN
TEMPAT TARIKH
1 Anuar Talib Sesi Latihan Standard
People Practice (SPP)
Seminar Islam Hadhari
Perancangan Strategik
Bilik Seminar 3, PSZ,UTM
Skudai
KUiTTHO, Parit Raja, Batu
Pahat, Johor
Bilik Seminar, Rumah Alumni,
UTM
07.01.2005
4.8.2005
21-23.11.2005
2 Aslinda Mohd
Aris
SAS Interprise Version 9
Program Kesedaran Kualiti
Pra Perancangan Strategik
Perancangan Strategik
CICT/CICT
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,
UTM.
Bilik Seminar, Rumah Alumni,
UTM
9-10.3.2005
11.05.2005
17.11.2005
21-23.11.2005
3 Haslina Nasir Sesi Latihan Standard People Practice
(SPP)
Program Kesedaran Kualiti
Seminar Islam Hadhari
Kursus Pengurusan Stress
Pra Perancangan Strategik
Perancangan Strategik
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,
UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,
UTM Skudai
KUiTTHO, Parit Raja, Batu
Pahat, Johor
HRD/Grand Blue Wave Hotel,
Johor Bahru.
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,
UTM Skudai.
Bilik Seminar, Rumah Alumni,
UTM
07.01.2005
11.05.2005
4.8.2005
8-9.8.2005
17.11.2005
21-23.11.2005
45
Jadual 21(ii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005
BIL STAF KURSUS/BENGKEL/ LATIHAN/SEMINAR/
PERSIDANGAN
TEMPAT TARIKH
4 Nor Asikin
Mohamad
Program Kesedaran Kualiti
Pembangunan Sistem Maklumat
Universiti
Pengurusan Era Baru Yang
Berkaliber
Seminar Percambahan Pemikiran
Islam Hadhari
Membangun Ekonomi, Memelihara
Alam/Karam Singh Walia
Online Information and Education
Conference 2005
Bengkel Perancangan Strategik
Pra Bengkel Modul Penyediaan
Modul Latihan Staf UTM 2005
Building The Balanced Scorecard
Lawatan ke SAJ dan JCorp, JB
Bengkel Modul Penyediaan Modul
Latihan Staf UTM 2005
Program Bimbingan dan Kursus PTK
Gred 44/TK3
Kursus PTK Gred 44/TK3
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ,UTM
Skudai
Bilik Mesyuarat PSZ
HRD/Allamanda, Club House, Golf
& Country Club, Senai
KUiTTHO, Parit Raja, Batu Pahat,
Johor
Dewan Senat, Pejabat
Pentadbiran UTM
Bangkok, Thailand
Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM
Hyatt Regency Hotel, JB
HRD/Grand Bluewave Hotel, Johor
Bahru
Johor Bahru
The Legacy, Melaka
Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM
Bilik Seroja, Rumah Alumni, UTM
11.05.2005
12.7.05
2-3.8.2005
4.8.2005
18.8.05
15-20.11.2005
21-23.11.2005
24-25.11.2005
28-29.11.2005
30.11.05
14-16.12.2005
19-20.12.2005
28.12.2005 -
5.1.2006 5 MD Razib
Karno
Sesi Latihan Standard People
Practice (SPP)
Program Kesedaran Kualiti
Perancangan Strategik
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM
Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4, PSZ, UTM
Skudai
Bilik Seminar, Rumah Alumni, UTM
07.01.2005
11.05.2005
21-23.11.2005
46
Jadual 21(iii) : Senarai Kursus/Bengkel/Latihan/Seminar/Persidangan Yang Telah Dihadiri Oleh Staf di Jabatan Pembangunan Automasi Tahun 2005
BIL STAF KURSUS/BENGKEL/ LATIHAN/SEMINAR/
PERSIDANGAN
TEMPAT TARIKH
6
7
8
Azrina Benan
Jamaluddin Abd
Malek
Roziana
Kamarudin
Sesi Latihan Standard People Practice
(SPP)
Effective Speaking Skills
Effective Speaking Skills
Effective Speaking Skills
Sesi Susulan Effective Speaking Skills
Advanced Effective Speaking Skills
Program Kesedaran Kualiti
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar, Rumah Alumni,
UTM
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
19.01.2005
29.03.2005
30.03.2005
31.03.2005
04.04.2005
7 & 11.04.2005
11.05.2005
9 Nor Hafizah
Hamdan
Taklimat Induksi Staf Baru PSZ Bilik Mesyuarat, PSZ, UTM
Skudai
16.11.2005
10 Fahrurrozi
Mohd Sa’ban Sesi Latihan Standard People Practice
(SPP)
Effective Speaking Skills
Effective Speaking Skills
Effective Speaking Skills
Sesi Susulan Effective Speaking Skills
Sesi Susulan Effective Speaking Skills
Advanced Effective Speaking Skills
Program Kesedaran Kualiti
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
Bilik Seminar Rumah Alumni,
UTM Skudai
Bilik Seminar 3, Aras 4,
PSZ,UTM Skudai
12.01.2005
08.02.2005
15.02.2005
18.02.2005
22.02.2005
24.02.2005
1 & 4.03.2005
11.05.2005
47
6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI
6.1 Pindaan Borang Pendaftaran / Kemaskini Akses ke Sistem PSZ, PSZ 1.11
Beberapa pindaan kecil telah dilakukan pada borang tersebut serta proses kerja
penggunaan borang telah dikenalpasti untuk memastikan setiap staf dapat
mengakses kepada sistem serta modul yang diperlukan. Kemaskini ke atas
borang dan penggunaannya akan dilakukan dari masa ke semasa.
6.2 Menyemak dan Mengemaskini Senarai Tugas PmP(BA) Semakan dan kemaskini senarai tugas dan proses kerja yang melibatkan
PmP(BA) telah dilakukan di mana sebarang urusan surat menyurat dan memfail
akan dilakukan oleh Pembantu Tadbir Rendah JBA (PTR(BA)), yang telah
memulakan tugas di JBA pada 25 Julai 2005.
6.3 Kemaskini Laman Web Unit Laman web khusus untuk Sistem Pengurusan Perpustakaan di laman web JBA
perlu dikemaskini bagi pengorganisasian manual yang telah diwujudkan supaya
lebih teratur khususnya yang berkaitan dengan sistem ADVANCE. Ini adalah
untuk memudahkan proses semakan dan rujukan yang akan dilakukan bagi
setiap laporan yang diterima. Selain dari itu, perangkaan penting yang berkaitan
dengan Unit juga perlu dimasukkan.
6.4 Semakan Kepada Lesen Penggunaan Sistem ADVANCE
Semakan ini perlu dilakukan memandangkan pertambahan staf di PSZ serta
keperluan akses ke sistem ADVANCE yang tinggi dan memastikan lesen
pengguna kepada client adalah mencukupi.
6.5 Projek Naiktaraf Penggunaan Sistem Pengoperasian Windows 2000 Projek ini telah dilaksanakan secara berperingkat–peringkat dari bulan Januari
hingga Mac 2005. Kesemua komputer di kawasan terbuka di aras 2,3,4,5 telah
dinaiktaraf penggunaan sistem pengoperasiannya dari Windows 98 kepada
Windows 2000. Selain dari itu juga setiap komputer di aras berkenaan juga telah
dipasang dengan disk protection system bagi menjamin keselamatan fail sistem
yang telah dipasang pada komputer berkenaan.
48
49
6.6 Pemasangan Kabel USB
Bekerjasama dengan Unit Runding Maklumat pada 5 April 2005 mengadakan
projek gotong royong memasang kabel USB pada komputer di kawasan Internet
dan INFOLAN2 serta menyusun komputer di kawasan berkenaan mengikut
nama komputer.
6.7 Instalasi Perisian Pengakuan Penggunaan Komputer Projek instalasi perisian pengakuan penggunaan komputer (System Lock) di
setiap komputer staf dan komputer di kawasan terbuka aras 2-5 pada 12-13 Mei
2005 bagi memberi peringatan kepada staf/pengguna supaya tidak memuat
turun perisian yang tidak berlesen ke dalam komputer yang digunakan.
6.8 Projek Penyelarasan Penggunaan Aplikasi
Projek kemaskini penggunaan aplikasi pada komputer di kawasan Internet bagi
penyeragaman penggunaan perisian pada komputer Internet telah dilaksanakan
pada 31 Mei – 3 Jun 2005.
6.9 Windows Update Secara Berkala Menjalankan update windows secara berkala iaitu mengemaskini atau updates
patches untuk setiap komputer di kawasan terbuka aras 2,3,4,5 pada 19-20
Disember 2005 bagi meningkatkan tahap kestabilan sistem pengoperasian
komputer dan rangkaian di PSZ.
Lampiran 1
BULAN Jumlah Keseluruhan
PERUNTUKANPERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN PeruntukanJANUARI $0.00 $0.00 $150,000.00 $50,000.00 $618,925.43FEBRUARI $0.00 $0.00 $0.00 $0.00MAC $208.00 $3,040.00 $0.00 $0.00APRIL $196.00 $5,600.00 $0.00 $0.00MEI $0.00 $80.00 $0.00 $0.00JUN $60.00 $1,680.00 $0.00 $0.00JULAI $0.00 $341,437.43 $0.00 $0.00OGOS $0.00 $280.00 $0.00 $0.00SEPT $1,471.00 $2,500.00 $0.00 $3,975.00OKTOBER $0.00 $10,230.00 $98,800.00 $86,266.00NOVEMBER $0.00DISEMBER $7,988.00 $19,472.00DISEMBER $40.00 $14,135.00 $15,487.00 $33,440.00
JUM. PERBELANLEBIHAN PERBELANJUMLAH $1,975.00 $378,982.43 $157,988.00 $114,287.00 $69,472.00 $123,681.00 $618,925.43
* Nota Peruntukan Vot Wiremen Vot JumlahPeruntukan 28000 - Tidak diambil kira untuk pengiraan lejer Vot 35000 $157,988.00 35000 157,988 - 69,220 $88,768.00
Vot 36000 $69,472.00 36000 69,472 + 69,220 $138,692.00
Jum .Peruntukan $227,460.00 $227,460.00
Jum P'untukan $227,460.00Jum. Pbelanjaan $239,943.00Overcomitt $12,483.00
Peratus overcommit 5.5%PerhatianPembelian PC sebelum ini dikira menggunakan vot 35000 sebanyak RM 69,220.00 tetapi setelah kelulusan dari Bendahari memilih PC yang lebih murah iaitu RM 2,800.00/RM 2670.00 seunit, jumlah peruntukan bagi pembelian PC telah dimasukkan ke dalam vot 36000 memandangkan harga seunit adalah kurang dr RM 3000.00 seunit
Harap dapat pindahkan jumlah RM 69,220.00 dari vot 35000 kepada vot 36000
LEJAR BULANAN PERBELANJAAN VOT 28000, 35000 DAN 36000JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI, PSZ TAHUN 2005
28000 35000 36000VOT
27299
Lampiran 2
LAPORAN JALURAN PEMBAYARAN ATAS TALIAN MENGGUNAKAN APLIKASI MASTERCARD INTERNET GATEWAY SYSTEM (MIGS) 1.0 PENGENALAN 1.1 Mastercard Internet Gateway System (MIGS)
Ini merupakan satu sistem pembayaran secara atas talian yang diperkenalkan oleh pihak
Bank Islam kepada pedagang dengan cara yang lebih selamat. Ianya diproses melalui
Internet secara terus mengikut masa sebenar (real-time). MIGS ini menepati ciri-ciri
keselamatan sepertimana penggunaan 3D SSL yang mana pengguna yang tidak
dibenarkan/tidak berdaftar dihalang dari mengakses sistem ini. Penggunaan kod
keselamatan ini membantu melindungi pengguna atau pedagang yang menggunakan
pembayaran secara atas talian. Kod keselamatan ini boleh dimohon melalui laman web
Bank Islam dengan arahan yang di tetapkan.
1.1.1 Transaksi e-Commerce MIGS
Proses Transaksi e-Commerce Semasa transaksi berjalan, wang akan dihantar daripada akaun pemegang kad
kepada akaun dagang (merchant) secara berikut:
• Pemegang kad membeli barangan melalui Internet atau secara telefon.
Pembelian itu akan menggunakan payment client sebagai perantaraan
untuk disambungkan terus kepada MIGS yang akan memproses
transaksi.
• Seterusnya dari transaksi MIGS akan dibawa kepada bank yang
berkenaan mengikut kepada bank yang digunakan oleh pemegang kad
kredit. Bank berkenaan kemudian memaklu memaklumkan kembali
kepada MIGS baki kredit pemegang kad dan mengesahkan laku sah kad
tersebut terus ke pedagang.
• MIGS sekali lagi akan memaklumkan kepada bank yang di amanahkan
mengenai transaksi yang telah berlaku.
• Bank yang diamanahkan ini kemudiannya akan membuat bayaran
kepada bank yang di lantik oleh pemegang kad ini (kad kredit).
• Bank Islam yang di lantik ini kemudian akan membuat makluman kepada
pemegang kad mengenai pembayaran yang mereka dikenakan.
• Bank (Bank Islam) yang diamanahkan ini kemudiannya akan membayar
kepada akaun pedagang.
1.1.2 Mastercard SecureCode
Ianya adalah merupakan 3 Domain SecureCode yang mana ia melindungi
pengguna kredit kad bagi urusan membeli belah secara atas talian. Setiap kali
pembayaran atas talian hendak dilakukan maka program ini mampu memberikan
pengesahan ketulenan pemegang kad kredit tersebut.
Bagi penggunaan kad kredit Bank Islam, langkah pertama bagi memperolehi kod
keselamatan ini adalah:-
• Mesti mempunyai nombor MasterCard Bank Islam, nama pada kad,
nombor IC baru dan juga enam nombor terakhir pada kad pengenalan
baru sebagai ID Internet. Kemudian cipta SecureCode peribadi anda
sendiri, seterusnya anda sudah boleh menggunakan SecureCode itu
untuk tujuan membeli belah.
• Memilih kedai yang mempunyai logo kod keselamatan ini.
• Setiap kali penggunaan pembayaran atas talian hendak digunakan 3D
SecureCode perlu dimasukkan bagi mengesahkan identiti pengguna.
Penggunaan 3D SecureCode ini menepati kehendak Bank Negara oleh kerana
ciri-ciri keselamatan serta keupayaan penggunaan yang mampu menyakinkan
pengguna dan pedagang.
1.1.3 Pemerhatian Pembayaran Elektronik Pembayaran secara elektronik telah menjadi satu kaedah pembayaran bagi
banyak universiti di luarnegara. Kaedah pembayaran atas talian ini mempunyai
ciri-ciri keselamatan yang tinggi dan terjamin melalui identiti kod keselamatan
berbeza bagi setiap pengguna. Pengguna dan pedagang mendapat faedah
daripada sistem pembayaran elektronik ini. Pembayaran secara kendiri ini dilihat
lebih mudah dan pantas. Terdapat jaminan bagi sebarang masalah transaksi
serta masalah ini mudah untuk dikesan.
1.1.4 Perbincangan di ITC, UTM KL Satu perjumpaan bagi membincangkan mengenai MIGS ini telah di buat pada 21
Jun 2005, bertempat di Information Technology Centre, UTM, KL. Perbincangan
ini untuk melihat keupayaan MIGS dan hasil dari perbincangan tersebut adalah:
i. Perjumpaan umum diantara pihak Information Technology Centre (ITC,
UTM), Wakil Teknologi Maklumat dari Bank Islam, Perpustakaan
Sultanah Zanariah (PSZ) dan pihak vendor untuk melihat bagaimana
transaksi pembayaran elektronik dapat dilakukan dengan MIGS yang di
perkenalkan oleh wakil Bank Islam.
ii. Ciri-ciri keselamatan dengan Secure Socket Layer (SSL) yang ada pada
pelayan pembayaran MIGS iaitu 3D SecureCode dan aplikasi web akan
digunakan oleh pihak SPACE UTM.
iii. Akaun SPACE yang besar dilihat dapat memenuhi kriteria pihak Bank
Islam untuk menerapkan sistem ini. Sekiranya PSZ hendak menerapkan
sistem pembayaran elektronik ini, PSZ hendaklah berkongsi akaun
dengan SPACE UTM. Ini kerana akaun PSZ yang dilihat kecil dan tidak
memenuhi kehendak Bank Islam.
iv. Sehingga kini pihak SPACE masih lagi belum menggunakan sistem ini
bagi pembayaran elektronik mereka. (Hasil dari temubual dengan En.
Saiful Hadli, Penolong Pegawai Penyelidik – IT/Bulan Oktober 2005)
2.0 MASALAH
Masalah yang dikenalpasti bagi penggunaan MIGS ini di perpustakaan adalah:
• Masalah polisi Bank Islam dalam memperuntukkan MIGS kepada sesebuah
institusi bergantung kepada andaian jumlah pendapatan yang tidak tetap. PSZ
dikaitkan dengan hasil volume akaun yang kecil menyebabkan ianya perlu
berkongsi dengan institusi lain bagi membuka akaun.
• Keperluan tinggi dari Bank Islam terhadap asas keselamatan dan penjanaan
keuntungan daripada MIGS untuk PSZ, UTM.
• Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank Islam dan Bendahari
UTM bagi penyelarasan MIGS ini.
3.0 PENAMBAHBAIKAN
• Polisi bagi MIGS ini perlu diperluaskan kepada bank-bank yang lain.
• Pihak pentadbiran PSZ dan Bendahari UTM perlu merealisasikan e-Commerce
ini dengan lebih berkesan melalui penyelarasan yang standard.
4.0 KESIMPULAN MIGS
Sistem MIGS ini sesuai kerana ianya memenuhi ciri-ciri keselamatan di antara dua
pihak iaitu pembeli dan pedagang. Sistem SSL yang terjamin dan diperakui seluruh
dunia menyakinkan semua pihak serta mendapat pengiktirafan antarabangsa.
Pada masa hadapan pembayaran secara elektronik dijangka akan menjadi satu
lumrah. Ianya telah diperkenalkan pada tahun 1999 dan semakin berkembang
secara rasminya selamat dan terjamin. Perkongsian akaun dengan pihak SPACE
UTM perlu dilakukan memandangkan volume akaun PSZ yang masih kecil.
Penggunaan MIGS telah mula digunapakai oleh pihak SPACE UTM semenjak dari
bulan Disember 2005. Ianya masih lagi di peringkat penyusunan dan pemerhatian
dalam meningkatkan penggunaan MIGS ini.