1011

2.5 Perencanaan Agregat

Bagian rencana bisnis yang menyangkut kegiatan produksi atau operasi disebut rencana produksi atau dikenal dengan istilah perencanaan agregat (aggregate planning).Perencanaan agregat merupakan jantung dari perencanaan jangka menengah.Tujuan perencanaan agregat untuk mengembangkan suatu rencana produksi secara menyeluruh yang fisibel dan optimal.Fisibel berarti dapat memenuhi permintaan pasar sesuai dengan kapasitas yang ada, sedangkan optimal berarti menggunakan sumber daya sebijaksana mungkin dengan pengeluaran biaya serendah mungkin.

2.5.1 Definisi Perencanaan Agregat

Menurut Heizer dan Render (2015:148) perencanaan agregat adalah sebuah pendekatan untuk menentukan kuantitas dan waktu produksi pada jangka menengah (biasanya) 3 hingga 18 bulan kedepan. Para manajer produksi berusahan menentukan jalan terbaik untuk memenuhi permintaan yang diprediksi dengan cara menyesuaikan nilai produksi, tingkat tenaga kerja, tingkat persediaan, pekerja lembur, tingkat subkontrak dan variabel lain yang dapat dikendalikan. Sedangkan menurut Herjanto (2007:193), bagian rencana bisnis yang menyangkut kegiatan produksi atau operasi disebut rencana produksi atau dikenal dengan istilah perencanaan agregat.

Kemudian Sukendar dan Kristomi (2008,C-107) juga berpendapat bahwa perencanaan agregatberarti menggabungkan sumber daya yang sesuai ke dalam istilah-istilah yang lebih umum dan menyeluruh. Dengan adanya ramalan permintaan, serta kapasitas fasilitas, persediaan jumlah tenaga kerja dan input produksi yang saling berkaitan, maka perencana harus memilih tingkat output untuk fasilitas selama 3 sampai 18 bulan ke depan.

Pada umumnya tujuan perencanaan agregat adalah memenuhi prediksi permintaan dan memperkecil biaya pada periode perencanaan.Bagi perusahaan manufaktur, penjadwal agregat menghubungkan sasaran strategis perusahaan dengan rencana produksi. Namun, untuk organisasi jasa, penjadwalan agregat menghubungkan sasaran dengan jadwal kerja.

Menurut Sukendar dan Kristomi (2008:108) tujuan perencanaan agregat adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan perencanaan produksi yang feasible pada tingkat menyeluruh yang akan mencapai keseimbangan antara permintaan dan suplai dengan memperhatikan biaya minimal dari rencana yang dibuat, walau pun biaya bukan satu-satunya bahan pertimbangan.

2. Sebagai masukan perencanaan sumber daya sehingga perencanaan sumber daya dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.

3. Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi permintaan.Fungsi Perencanaan Agregat

Fungsi perencanaan agregat menurut Sukendar, Kristomi (2008:108), adalah untuk menemukan metode yang tepat, menjamin perencanaan penjualan dan produksi, alat performansi perencanaan produksi, menjamin kemampuan produksi, memonitor hasil produksi, mengatur persediaan produksi, mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan produksi.

Berikut ini adalah penjelasan atas fungsi perencanaan agregat :

1. Menemukan metode yang tepat untuk digunakan sebagai strategi perusahaan dalam menghadapi jumlah permintaan, sehingga ditemukan jumlah biaya terkecil.

2. Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadap rencana strategi perusahaan.

3. Alat untuk performansi proses perencanaan produksi.

4. Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi dan membuat penyesuaian.

5. Memonitor hasil produksi aktual terhadap rencana produksi dan membuat penyesuaian.

6. Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target dan membuat penyesuaian.7. Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan jadwal induk produksifungsi dari perencanaan agregat adalah untuk menemukan metode yang tepat sebagai strategi perencanaan operasi jangka menengah yang mengoptimalkan kombinasi sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan, kemampuan produksi dan pertimbangan efesiensi biaya untuk memenuhi permintaan pasar yang tidak stabil.2.5.2. Pilihan Perencanaan

Permasalahan perencanaan agregat dapat diselesaikan dengan mempertimbangkan berbagai keputusan pilihan yang tersedia.Berikut 8 strategi perencanaan agregat menurut Heizer dan Render (2015:608) secara lebih terperinci.Lima pilihan pertama disebut pilihan kapasitas sebab pilihan ini tidak berusaha mengubah permintaan, tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan.Tiga pilihan terahir adalah pilihan permintaaan dimana perusahaan berusaha mengurangi perubahan pola permintaan selama periode perencanaan.

2.5.2.1. Pilihan Kapasitas (Capacity Option)Pilihan kapasitas disebut juga pure strategy merupakan pilihan yang berusaha untuk tidak mengubah permintaan tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan dengan mengubah kapasitas yang tersedia. Pilihan kapasitas terdiri dari 5 pilihan, yaitu:

Mengubah tingkat persediaan.

Manajer biasa meningkatkan persediaan selama periode permintaan rendah untuk memenuhi permintaan yang tinggi pada masa mendatang. Jika strategi tersebut dipilih, biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan, asuransi, penanganan, keusangan, pencurian dan mdal yang diinvestasikan akan meningkat. Pada sisi lain dengan persediaan di tangan yang rendah dan permintaan yang meningkat, kekurangan dapat terjadi, mengakibatkan waktu tunggu lebih panjang dan pelayanan pelanggan yang buruk. Mengubah jumlah tenaga kerja dengan merekrut atau memberhentikan

Salah satu cara untuk memenuhi permintaan adalah dengan merekrut atau memberhentikan tenaga kerja produksi untuk menyesuaikan tingkat produksi. Namun karyawan baru perlu dilatih dan produktivitas menurut sementara waktu seiring mereka menjadi terbiasa. Pemberhentian (PHK) tentu saja menurunkan moral semua karyawan dan mendorong mereka ke arah produktivitas lebih rendah.

Mengubah-ubah tingkat produksi melalui waktu lembur atau waktu kosong

Tenaga kerja dapat dijaga tetap konstan dengan mengubah-ubah jam kerja. Meskipun demikian, ketika permintaan sedang tinggi, terdapat keterbatasan mengenai banyaknya jam kerja lembur yang dapat diberlakukan. Upah lembur memerlukan lebih banyak biaya dan terlalu banyak kerja lembur mengakibatkan kelelahan pada tenaga kerja dan kemerosotan prduktivitas. Lembur juga menyiratkan naiknya biaya tambahan untuk menjada sehingga fasilitas dapat tetap berjalan. Disisi lain ketika permintaan menurun, perusahaan harus mengurangi waktu kosong tenaga kerjanya, ini biasanya merupakan proses yang sulit dan mahal.

Subkontrak.

Sebuah perusahaan dapat memperoleh kapasitas sementara dengan melakukan subkontrak selama periode permintaan tinggi. Akan tetapi, subkontrak memiliki beberapa kekurangan. Pertama, subkontrak mungkin mahal. Kedua, subkontrak membawa resiko dengan membuka pintu klien terhadap kopetitor. Ketiga, sering kali sulit untuk mendapat pemasok subkontrak sempurna yang selalu dapat mengirimkan produk berkualitas dan tepat waktu.

Penggunaan karyawan paruh waktu.

Terutaman dalam sektor jasa , tenaga kerja paruh waktu paruh waktu dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja tidak terampil. Praktik ini umum dilakukan di restoran, toko ritel dan toko serba ada.2.5.2.2 Pilihan Permintaan (Demand Option)

Berikut pilihan permintaan yang mendasar.

Mempengaruhi permintaan.

Ketika permintaan rendah, perusahaan dapat meningkatkan permintaan melalui iklan, promosi, penjualan pribadi dan potongan harga. Bagaimanapun iklan khusus, promosi, penjualan, dan penetapan harga tidak selalu mampu menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas produksi.

Tunggakan pesanan selama periode permintaan tinggi.

Tunggakan pesanan adalah pesanan barang atau jasa yang diterima perusahaan tetapi tidak mampu (secara sengaja atau kebetulan) untuk dipenuhi pada saat itu. pilihan ini digunakan ketika pelanggan berkenan menunggu tanpa kehilangan kehendak atas pesanannya. Namun konsekuensinya adalah bisa berakibat kehilangan penjualan.

Bauran produk dan jasa yang melawan tren musiman

Suatu teknik permulusan aktif yang secara luas digunakan oleh produsen adalah mengembangkan bauran produk dari barang-barang yang melawan kecenderungan musiman.Tabel 2.3 Pilihan-pilihan Perencanaan Agregat: Keunggulan dan Kelemahan

PilihanKeunggulanKelemahanBeberapa Komentar

1)Mengubah tingkat persediaanMengubah sumberdaya manusia secara bertahap atau tidak sama sekali; tidak ada perubahan produksi secara tiba-tiba.Biaya menahan persediaan dapat meningkat.Kekurangan persediaan dapat menyebabkan kehilangan penjualan.Diterapkan terutama untuk produksi dan operasi, bukan jasa.

2)Meragamkan ukuran tenaga kerja dengan merekrut atau memberhentikannyaMenghindari biaya alternatif lain.Biaya perekrutan, PHK dan pelatihan dapat berjumlah cukup besar.Digunakan di saat jumlah tenaga kerja besar.

3)Meragamkan tingkat produksi melalui waktu lembur atau waktu kosongMenyesuaikan fluktuasi musiman tanpa biaya perekrutan/pelatihan.Upah lembur mahal; karyawan lelah; mungkin tidak dapat memenuhi permintaan.Memungkinkan fleksibilitas dalam rencana agregat.

4)SubkontrakMembolehkan adanya fleksibilitas dan memuluskan keluaran perusahaan.Kehilangan pengendalian mutu; laba berkurang; kehilangan bisnis di masa depan.Diterapkan terutama dalam penentuan produksi.

5)Menggunakan karyawan paruh waktuLebih murah dan lebih fleksibel daripada karyawan penuh waktu.Biaya perputaran/ pelatihan tenaga kerja tinggi; mutu rendah; sulit melakukan penjadwalan.Cocok untuk pekerjaan yang tidak memerlukan keterampilan.

6)Mempengaruhi permintaanMencoba untuk menggunakan kapasitas berlebih. Diskon menarik pelanggan baru.Ketidakpastian permintaan. Sulit menyesuaikan permintaan dan penawaran secara tepat.Menciptakan ide-ide pemasaran. Menjual terlalu banyak sering dilakukan dalam beberapa bisnis.

7) Tunggakan pesanan selama perioda permintaan tinggiDapat menghindari lembur. Menjaga kapasitas tetap konstan.Pelanggan harus mau untuk menunggu, tetapi kehilangan itikad yang baik.Banyak perusahaan melakukan tunggakan pesanan.

8)Bauran produk dan jasa yang melawan kecenderungan musimanMenggunakan sumberdaya sepenuhnya; memungkinkan jumlah tenaga kerja yang stabil.Mungkin membutuhkan keahlian atau peralatan di luar keahlian perusahaan.Beresikodalam menemukan produk atau jasa dengan pola permintaan yang berlawanan.

Sumber: Heizer dan Render (2015:610)2.5.3 Strategi Perencanaan Agregat

Menurut Heizer dan Render (2015:611) perencanaan agregat dapat dilakukan dengan melakukan pilihan atas 2 strategi, yaitu strategi Chase dan strategi Penjadwalan Bertingkat (Level Scheduling Strategy). Berikut penjelasan dari masing-masing strategi.

2.5.3.1 Chase StrategyChase Strategy merupakan strategi perencanaan yang menetapkan produksi sama dengan prediksi permintaan (produksinya disesuaikan dengan permintaan). Strategi ini mencoba untuk mencapai tingkat output untuk setiap periode yang memenuhi prediksi permintaan untuk periode tersebut. Sebagai contoh, manajer operasi dapat mengubah-ubah tingkat tenaga kerja dengan merekrut atau memberhentikan karyawan, atau dapat mengubah-ubah jumlah produksi dengan waktu lembur, waktu kosong, karyawan paruh waktu, atau subkontrak.Banyak organisasi jasa menyukai strategi perburuan ini karena pilihan persediaan sangatlah sulit atau mustahil untuk diadopsi.Industri yang telah beralih ke strategi perburuan meliputi sektor pendidikan, perhotelan, dan konstruksi.Kelebihan dan kekurangan dari Chase Strategy adalah sebagai berikut:Kelebihan Chase Strategy:

Investasi pada persediaan rendah

Tingkat penggunaan tenaga kerja yang tinggi (high labor utilization)

Kekurangan Chase Strategy:

Terdapat biaya untuk memperbaiki tingkat keluaran dan/atau tingkat angkatan kerja

2.5.3.2 Level Scheduling StrategyStrategi penjadwalan tingkat (level scheduling strategy) adalah rencana agregat di mana tingkat produksi tetap sama dari periode ke periode (produksinya konstan). Penjadwalan tingkat mempertahankan tingkat output, tingkat produksi, atau tingkat tenaga kerja yang konstan pada horizon perencanaan. Perusahaan seperti Toyota dan Nissan mempertahankan tingkat produksi mereka pada tingkat yang seragam dan memungkinkan untuk membiarkan persediaan produk mereka naik atau turun untuk menopang perbedaan antara jumlah permintaan dan produksi atau menemukan pekerjaan alternatif bagi karyawan.Filosofi mereka adalah tenaga kerja yang stabil menciptakan produk dengan kualitas lebih baik, lebih sedikit perputaran karyawan dan ketidakhadiran, serta karyawan yang lebih berkomitmen terhadap tujuan perusahaan. Penghematan lain mencakup karyawan yang lebih berpengalaman, penjadwalan dan pengawasan yang lebih mudah, serta lebih sedikit pembukaan dan penutupan usaha yang dramatis. Penjadwalan bertingkat akan bekerja dengan baik ketika permintaan cukup stabil. Kelebihan dan kekurangan strategi level adalah sebagai berikut:Kelebihan Level Scheduling Strategy:

Tingkat keluaran dan angkatan kerja yang stabil

Kekurangan Level Scheduling Strategy:

Biaya persediaan yang tinggi

Meningkatkan overtime dan idle time Utilisasi sumber daya bervariasi dari waktu ke waktu2.5.3.3 Mixed Strategy

Strategi ini melibatkan pengubahan lebih dari satu variabel yang dapat di kontrol (controllable decision variable).Beberapa kombinasi dari pengubahan variabel yang dapat dikontrol dapat menghasilkan suatu strategi perencanaan agregat yang terbaik. Menurut Simamora dan Natalia (2014,356), mixed strategy merupakan pencampuran antara chase dan level strategy, dengan memperhtungkan kelebihan dan kekurangan chase dan level strategy dengan tujuan untuk mengurangi dampak negatif dari alternatif pure strategy.

2.5.4 Input Perencanaan Agregat

Menurut Sukendar dan Kristomi (2008:108) Informasi yang diperlukan untuk membuat perencanaan agregat yang efektif adalah:

1. Sumber daya yang tersedia sepanjang periode rencana produksi harus diketahui.

2. Data permintaan yang berasal dari peramalan dan pesanan yang kemudian diterjemahkan kedalam tingkat produksi.

3. Memasukkan kebijakan perusahaan yang berkenaan dengan perencanaan agregat, misalnya perubahan tingkat tenaga kerja, dan penentuan kebutuhan sumber daya.

2.5.5 Output Perencanaan Agregat

Menurut Sukendar dan Kristomi (2008,C-108) Output dari proses perencanaan agregat biasanya berupa jadwal produksi untuk pengelompokkan produk berdasarkan famili. Misalnya untuk produsen mobil, output memberikan informasi mengenai berapa mobil yang harus diproduksi , tetapi bukan pada berapa mobil yang bermerk A, berseri B maupun berseri C. Jadi berupa jumlah keseluruhan output yang dihasilkan tiap periode tertentu bukan berdasarkan tipe.

2.5.6 Metode Perencanaan Agregat

Menurut Heizer dan Render (2015:611), terdapat beberapa teknik yang manajer operasional dapat dunakan untuk mengembangkan perencanaan agregat.

Metode Grafik

Teknik-teknik grafik (graphical techniques) sangat populer karena mudah dipahami dan digunakan.Pada dasarnya rencana ini menggunakan beberapa variabel secara bersamaan sehingga perencana dapar membandingkan proyeksi permintaan dengan kapasitas yang ada.Pendekatan ini merupakan pendekatan uji coba yang tidak menjamin sebuah rencana produksi yang optimal, tetapi hanya memerlukan perhitungan yang terbatas. Berikut lima tahap dalam metode grafik.

1. Menentukan permintaan pada setiap periode

2. Menentukan kapasitas untuk waktu biasa, lembur, subkontrak pada setiap periode.

3. Menghitung biaya tenaga kerja, biaya merekrut dan memberhentikan tenaga kerja, serta biaya penyimpanan persediaan.

4. Mempertimbangkan kebijakan perusahaan yang dapat diterapkan pada tenaga kerja atau tingkat persediaan.

5. Mengembangkan rencana alternatif dan menelaah total biaya.

Pendekatan Matematis

Metode transportasi pemrogaman linier (transportation method of linear programming) merupakan salah satu dari pendekatan matematis yang menghasilkan rencana optimal untuk meminimalisasi biaya. Metode transportasi juga fleksibel karena dapat memerinci produksi reguler dan lembur di setiap periode waktu, jumlah unit yang akan disubkontrakan, giliran kerja tambahan serta persediaan yang dibawa dari satu periode ke periode 2.6 Kerangka Pemikiran

Berikut gambar kerangka pemikiran :

Gambar 2.2 Kerangka Pemikiran

Sumber: Peneliti (2015)

Kebijakan Perusahaan

Biaya Produksi

Peramalan

Sumberdaya Perusahaan

Perencanaan Agregat

Pilihan Kapasitas

Chase/Level/ Mixed Strategy

Rekomendasi

9